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  • Reglamento de Certificación (R-SG-01)

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    ® REGLANENTO DE LAceRTNcACHuICoNTES DesisreMAs oe [ESS ICONTEC ‘GESTION Pagina ce 8 Este Reglamento hace parte de los requisites contractuales que suscrben la Organizacion e ICONTEC y que rigen ta certfleacién 1. Propésito y alcance. Establecer las condiciones que aplican para la cericacién ICONTEC de Sistemas de Gestién con base en documentos que estabiezcan requsitos para sistemas de gestion, tales como = ISO 9001 Gestion de Calidad 180 14001 Gestion Ambiental - OHSAS 18001 Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional = ISO 22000 Gestion de Inecuidad Alimentaria - ISO 27001 Gestion de Seguridad de fa Informacion «Analisis de Petgros y Puntos de Control Criteos - APPCC (HACCP), = NCh 2728, Organismos Técnicas de Capacitacion. Requistos, NCh 2908, Sistemas de Gestion, Requstos fundamentales para la Gestion Pyme = NTC.6001, Modelo de Gestion para micro empresas y pequefias empresas (Mypes) + NTCGP 1000, Sistema de Gestén de la Calidad para la rama ejecutiva del poder publico y otras entidades prestadoras de servicios. Requisitos = ISO 13485 Dispostivos Médicas. Sistemas de Gestion de la Calidad, Requisitos para propéstes regulatorio - NTC 5555 Sistemas de Gestion de la Caidad para Instituciones de Formacion para el Trabajo 2. Definictones. Para los efectos de este reglamento se denomina: 21. Equipo auditor: persona © gupo de personas asignadas para realizar una aucitoria y que esta constituido por un ‘auditor lider, quien podra estar acompariado de aucltor(es), experto(s)técnico(s), evaluador(es) de organssmos de ‘acredtacién y/o auditor(es) en entrenamiento 2.2. Nosconformidad mayor: Es el incumplimiento de un requisite que consttuye una fala total del Sistema de Gestion para su cumpliiento con respecto @ un referencial 0 norma de certficacién 0 la reduccion de la capacidad del Sistema de Gestén para cumplir requisttos especticados. Un niimero de na conformidades menores contra un requsito, puede representar ina falia total del sistema y por tanfo ser considerades como una no-conformisad mayor. 2.3. Nosconformidad menor: Es el incumplimiento de un requisto, cuyo resultado de su revision indica que su impacto no afecta la capacidad de la organizacién para cumpi con los requistos especificados de la norma de ccertficacion 24, Co-cettficado: Es un certiicado de sistema de gestion que emite un miembro de la red internacional de Ccerbficacion IQNet con base en los resuitados de autoriarealzadas por otro miembro de la red 25 Suspensién del certficado: Es la pérdida temporal de valdez de la Certfcacion hasta por maximo 160 fas Esta ‘suspension es solcitada por la Orgenizacion o decidida por el ICONTEC ante el incumplimiento de requsitos y Condiciones establecidos en este reglamento y las relativas a los resultados obtenidos en las audtorias realzadas nla organizacion. 2.6 Cancelacién del ceticado: Es la pérdida defintiva de validez de la Certficacién. Esta cancelacién es soleitada por la Organizacién o decidida por el ICONTEC ante el incumpimiento de requsstos y condiciones establecidos en este reglamento y las celativas alos resitados obtenidos en las aucitorias realzadas en la orgerizecion 27 Reactivacién del certficado. Es la reanudacién de Ia vaidez de la Certiicacién luego de un periado de euspensién, La reactivacion de la certficacién se da por una sola vez a partir de la decisién tomada por el ICONTEC como resultado de une suctoria de reactivacion. scones om Reena sels dase, gnapae ce ime ie Set epeaa oz e BRU Tmo opr aR ese tin om ® REGLANENTO DE LAceRTNcACHuICoNTES DesisreMAs oe [ESS ICONTEC ‘GESTION Pagina 2 ce 8 3, Obligaciones de la Organizacién. 3.1, Permit el acceso del equipo auditor a todas los procesos y areas, regstros y personal correspondiente al Sistema de Gestion para el cual solicta posee el Certiicado y designar un responsable para la coordinacién de las ‘actividades Con ICONTEC. 3.2. Permit la participacion de equipos evaluadores de organismos de acteditacion en las auditorias que dichos ‘organisms seleccionen como parte de sus actividades de acredtacion 3.3. Pagar dentro de los plazos estipulados, las facturas que ICONTEC le presente a la Organizacién por concepto de los servicios de certicacién 3.4, Informer, sin demora, a ICONTEC acerca de los cambios que puedan afecter al Sistema de Gestion 0 el aeance del certioado, tales como: ‘a. Cambios en la razén u objeto social . Cambios en la dreccion de contacto os sitios bajo el alcance de la cerficacion. Cambios en la organizacién, en su tamafio, en su estructura organizacional, en la de sus procesosy en el personal que este relacionada con la administracion del Sistema de Gestién, 4. Cambios en el alcance de as operaciones bajo el Sistema de Gestion certficado, 2. Cambios mayores en el Sistema de Gestion y sus procesos. Fusion, escision, liguidacion, cesion de acciones y en general cualquier otra operacién que implque un ‘cambio en la naturalezajuridica de la organizacion 9. En caso de presentarse intervencién judicial © administraiva 0 sanciones impuestas por autoridad ‘competent, fh. Cese de actividades mayores a sesenta (60) dias. De acuerdo con la anterior, ICONTEC se reserva el derecho de realizar auditrias extraordinarias al Sistema de Gestion, para verticar el cumpimiento de los requisitos de la certiicacién, lo cual podré ocasionar la modificacién, suspension 0 cancelacién del Certficado. El cese temporal de actividades no dara liger a la amplacién del perodo de valdez del certiicado. 3.5. Mantener un registro controlado de lo indicado continuacién, segin sea aplicable al Sistema de Gestén cerbfieade! 12. Las quejas yreclamos de las partes interesadas aplicables (tales como clentes, la comunidad, etc), asi como del tratamiento dado a los mismos, b. Cualguier crcunstancia relacionada con enfermedades profesionales © accidentes laborales, asi como el tratamiento dado alos mismos, Las sanciones impuestas por la autoridad competente por incumplimiento de requisites legales 0 reglamentarios aploables 35 Permity que ICONTEC tenga accesible al pilbie © proporcione a peticién, fa informacién relativa @ las Certficaciones otorgadas, suspendidas o retradas. Si por razones excepcionales, la Organizacién considera que fl acceso a esta informacion debe ser limitado, debe notficar de este hecho al ICONTEC indicando las Justiicaciones correspondientes. Estas justficaciones deben ser validadas por el ICONTEC. 4, Obligaciones de ICONTEC. 4.1 Tratar de manera confidencial la informacion obtenida de la Organizacién en relacién con las actividades desarroladas para la gestion del certficado y usaria solamente para los fines relacionados con la gestion del mismo. En caso que la autoridad competente requiera esta informacion, ICONTEC informara por escrito a la organizacién, Cuando esta solitud sea de terceros, diferente a autoridad competente, se solctard a la orgarizacién previamente una autorizacién escrta para bindar esta infermacion, 4.2 Evaliat sufciente evidencia objetva para fundamentar su decisién sobre la Certiicacién, La Organizacién, y no ICONTEC, es responsable de la conformidad con los requisites de Ia cerifcacion. La certficacién del Sistema de Gestion no exime a la Organizacion de su responsabiidad de cumplr con la legislacion legal vigente y proveer scones om Reena sels dase, gnapae ce ime ie Set epeaa oz e BRU Tmo opr aR ese tin om ® REGLANENTO DE LAceRTNcACHuICoNTES DesisreMAs oe [ESS ICONTEC ‘GESTION Pagina 3 ce 8 bienes o servicios que cumplan los requistos aplicables, La certficacion del Sistema de Gestion no es gavantia de ‘cumplimiento de requittos legales o contractuales exigbles a los bienes o servicios cublertos por el cance de la certficacion 5, Gestién del Certificado, La Gestion del Certficado comprende las actividades necesarias para decid, para las cuales [CONTEC conserva [a autonomia, acerca del otorgamiento de la cetficacion del Sistema de Gestion, cu mantenimiento, renovacién, ‘ampliacién, reduccién, suspension, reactivacion y cancelacién 5.1. Programacién de aueitorias y asignacién del equipo auditor. El ICONTEC asignara un equipo auditor, que puede ‘ser_subcontratado, para realizar las auditorias de otorgamiento, segumiento, renovacién, extfaordnaria, ‘ampliacién, reactivacion ylo reduccion de la certficacion. En el caso que la Organizacién tenga objeciones relacionadas con el equip auditor, debe notficar a ICONTEC por escrto las razanes dentro de los (3) dias habies Contados @ partir dela fecha en que fue notficada la autora. Si curplido este plazo, la Organtzacion no presenta ‘bjecion, ICONTEC asumira que esta de acuerdo y por lo tanto aceptara sin restrcciones al equipo autor, en la fecha prog’amada, ICONTEC atendera las objeciones en los casos en que alguno de los integrantes del equipo ‘auditor presente conficto de intereses. 5.2. Aueltoria Etapa 1 ‘Aplca Unicamente en el caso de audiorias de otorgamiento y puede ser necesaria en auditorias de renovacién 0 reactivacién en el caso que se hayan producido cambios signficatves en el Sistema de Gestion de la ‘Organizacién o en el contexto en que opera el Sistema de Gestion (por ejemplo, cambios en la legislacién). Una \vez aceptada por parte de la Organizacién la Propuesta de Certficacion, se programa y se lleva a cabo en las instalacones de la Organizacién, una revision para ‘a. Audta la decumentacisn del sistema de gestén de la erganizacén '. Evaluar la sede de la organizacion y sus condiciones especificas e intercambiarinformacién con el personal de fa organizacién con a! fn de determinar el estado de preparacion para la autora etapa 2, cc. Revisar el estado de la organizacion, su comprensién de los requisites de la norma, en particular en lo que Concierne a la identficacion de desempena clave o de aspectos, procesos, objetives y funcionamiento ‘ighficativos del sistema de gestion 1d. Reunir la informacion necesaria correspondiente al alcance del Sistema de Gestiin, alos procesos y a los ‘los de la organizacion, asi como a los aspectos legales y reglamentarias relacionados y su cumnplimiente, (@.Revisar la asignacion de recursos para la aucltoria etapa 2 y acordar con la erganizacién los detalles para su. realzacion, .Suminstrar un enfoque para la planficacién de la auditoria etapa 2, mediante la comprensién suficiente del Sistema de gestion y de las operaciones del sito en un contexto en el qle pueden haber aspectos ‘Signficativos dei Sistema de Gestion de la organizacion, 19. Evaluar si las audtorias internas y la revision por la Direccién han sido planficadas y realizadas y si el nivel de implementacién del Sistema de Gestién garantiza que la organizacién esta preparada para la auditoria etapa 2 Durante la etapa 1 se establece el plan de la auditoria para la etapa 2. El ausitor lider elabora un informe que incluye los hallazgos y conclusiones en relacion con la vabiidad de realizar la audtoria etapa 2. Estos resultados ‘no constituyen impedimento para que no pueda realizare la etapa 2, sin embargo la organizacién audtada asume los rlesgos ante posbles no conformidades mayores que puedan presentarse durante [a reaizacién de la etapa 2. En caso de conciurse que la Organizacién no esta preparada para la aucitoria etapa 2, se realiza nuevamente la ‘etapa 1, cuando la Organizacion supere las defciencias identficadas, 5.3. Auditoria Etapa 2. Esta etapa aplca para las auditorias de otorgamiento, seguimiento, renovacion, ampiacin, reduccion, extraordinaria y de reactvacion Para audiorias de otorgamiento, se realza maximo tres meses

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