Howard (1996) menyatakan komitmen peribadi dan penglibatan individu daripada peringat

pengurus memainkan peranan penting dalam komunikasi dalaman kerana sebagai pihak
pengurusan, merekalah yang akan menentukan rentak dan iklim komunikasi dalaman di
organisasi tersebut. Dalam suatu kajian yang dijalankan oleh Gemini Consulting and
Yankelovich Partners (dalam Argenti, 2003,127), “Lebih separuh daripada pekerja syarikat
tidak mengetahui visi syarikat, 84 peratus tidak menganggap ia sebagai satu asas keperluan
kepada bidang kerja mereka, dan 44 peratus pula merasakan mereka tidak ada kaitan dengan
majikan mereka.

Sarjana organisasi komunikasi menyatakan maklumat yang padat dan tepat daripada pihak
majikan akan mempengaruhi tahap kepuasan dan prestasi pekerja (Rosenfeld, Richman &
May, 2004). Pendapat oleh Dawkins dan Hannegan (dalam White, Vanc dan Stafford, 2010,
66), menyatakan “Komunikasi dalaman yang efektif dapat meningkatkan reputasi dan
kredibiliti syarikat kerana pekerja digambarkan sebagai sumber yang dipercayai oleh
‘stakeholder’ luaran.” Menurut Jo dan Shim (dalam White, Vanc dan Stafford, 2010, 66),
“Dengan kemunculan paradigma perhubungan awam yang dikaitkan dengan pengurusan
perhubungan, terma komunikasi dalaman harus diolah sebagai sebahagian daripada asas
pembinaan yang menyokong perhubungan di antara pengurusan dan pekerja.”.

Hospital Ampang mengamalkan ketiga–tiga aliran corak aliran corak informasi iaitu
komunikasi secara menegak, menurun dan mendatar. Menurut (Adler & Elmhorst, 1996;
Koontz & O’Donnell, 1986), mereka berpendapat ketiga–tiga aliran komunikasi di atas
amatlah penting di setiap organisasi yang mementingkan amalan komunikasi kepengurusan
yang efektif. Aliran corak informasi yang dibincangkan disini ialah komunikasi secara
menurun iaitu daripada atas ke bawah melibatkan komunikasi yang mengalir daripada
pengurus yang berada di peringkat atasan kepada pekerja peringkat bawahan yang mengikut
hierarki organisasi seperti mana yang diperkatakan oleh Adler & Elmhorst (1996) dan Koontz
& O’Donnell (1986). Manakala komunikasi menegak pula melibatkan maklumat daripada
pekerja bawahan kepada pegawai (Adler & Elmhorst, 1996). Aliran corak komunikasi ini
boleh berlaku dalam bentuk formal dan tidak formal (Saodah Wok, Narimah Ismail, Mohd
Yusof Hussain, 2004). Kebanyakkan pengurus di Hospital Ampang menggunakan
surat/memo sebagai medium penyampai maklumat dalaman untuk menyalurkan informasi
kepada pekerja-pekerja di bawah seliaan mereka. Pemilihan surat/memo ini masih menjadi
pilihan pengurus-pengurus di teknologi email ini dan dijadikan medium utama komunikasi
dalam Hospital Ampang kerana pengguna dapat berinteraksi dengan cepat dan mendapat
maklumat serta maklum balas dengan segera. Pengguna aplikasi email ini boleh menghantar
mesej dalam bentuk teks, imej, video, dan mesej audio serta boleh membentuk kumpulan
tertentu melaluinya. Dengan keupayaan aplikasi ini yang membolehkan interaksi berlaku
dengan pantas, maka ianya telah digunakan secara meluas sebagai medium komunikasi
dalaman organisasi Hospital Ampang.

Strategi komunikasi pengurusan yang digunakan oleh pengurus di Hospital Ampang ialah
Strategi Pemilihan Saluran Media. Penjanaan mesej yang berkesan berkait rapat dengan
strategi pemilihan saluran media kerana tidak semua mesej dapat disampaikan dengan hanya
melalui tulisan atau lisan sahaja. Perkembangan teknologi media dewasa ini memudahkan
mesej disampaikan dengan lebih cepat, ringkas, murah dan berupaya meliput sasaran audien
yang luas. Ini dikuatkan lagi dengan pandangan daripada Noa & Taly (2016) yang
menyatakan email adalah salah satu aplikasi yang praktikal kerana pengguna boleh
menghantar mesej berupa teks, imej, video, dan mesej audio, boleh membentuk kumpulan
tertentu melaluinya, melampirkan pelbagai fail seperti imej, dokumen, video, dan muzik yang
menjadikan aplikasi ini berciri lengkap sebagai alat komunikasi pengurusan. Selain itu juga,
pemilihan teknologi email ini sebagai saluran komunikasi oleh pengurus di Hospital Ampang
ialah ianya membolehkan komunikasi berlaku tanpa mengira masa dan tempat. Kelebihan
pengurus memilih strategi pemilihan media ini juga dapat meningkatkan komunikasi dan
interaksi antara pengurus. Menurut Saodah Wok., Narimah Ismail and Mohd. Yusof Hussain.
(2004), kelebihan teknologi email elektronik sebagai alat komunikasi dalaman dan
menggunakan bantuan teknologi tersebut telah meningkatkan keupayaan berinteraksi dan
melaksanakan fungsi pengurusan yang menyumbang kepada keberkesanan komunikasi
pengurusan.

Selain itu juga, fail-fail berbentuk teks, grafik, animasi, audio, video yang diterima boleh
disimpan

Menurut Ahmad Kamil Mohamed (1992) komunikasi dalam sesebuah organisasi berlaku
melalui lima pancaindera iaitu melalui penglihatan, pendengaran, sentuhan, bauan dan
perasaan. Komunikasi bersemuka selalunya akan menggunakan kesemua pancaindera ini
sebagai saluran untuk menerima dan menghantar mesej. Mesej lisan mengandungi unsur-
unsur paralinguistik dan humanistik yang dapat menyelami maksud mesej dengan lebih jelas
dan ditambah pula dengan mesej-mesej bukan lisan semasa interaksi bersemuka. Malah
maklum balas secara terus mudah diperolehi sama ada secara lisan atau melalui tafsiran
perlakuan bukan lisan. Faktor interaksi simbolik pula merujuk kepada fenomena sosiologi
dan psikologi terutama dalam kalangan pengurus-pengurus. Dikatakan pemilihan media
komunikasi oleh pengurus boleh melambangkan tahap kecekapan, kebijaksanaan, kesahihan
dan rasional mereka. Pemilihan komunikasi bersemuka misalnya menunjukkan bahawa
seseorang pengurus itu prihatin tentang hal-hal subordinatnya. Dia juga mementingkan kerja
berkumpulan kerana komunikasi bersemuka mampu merapatkan lagi hubungan antara ahli
kumpulan.
Selain itu juga penggunaan emel elektronik ini juga berkemungkinan berlakunya
gangguan oleh pengodam komputer. Ada di kalangan mereka yang ingin menguji sistem
keselamatan laman-laman tertentu, ada yang suka-suka, ada yang mengugut, ada yang berniat
khianat, ada yang ingin menjatuhkan reputasi institusi atau syarikat atau pentadbir sistem
maklumat dan ada yang mempunyai motif-motif yang tidak diketahui.Tidak ada satupun
sistem keselamatan internet yang selamat melainkan jika komputer atau talian ditutup. Sebab
itu, penggodam mempunyai ruang dan peluang untuk menggodam di mana sahaja kecuali
bagi sistem yang benar-benar kebal. Dikatakan bahawa firewall, enkripsi dan alatan
keselamatan pengaksesan internet tidak menumpukan kepada tempat tumpuan yang paling
lemah dalam rantaian keselamatan internet. Amini Amir Abdullah. (2006), jika seseorang
menyatakan bahawa teknologi boleh menyelesaikan masalah keselamatan siber, ini bermakna
orang itu tidak memahami masalah itu dan orang itu juga tidak memahami teknologi.

Email elektronik merupakan komunikasi yang semakin umum dan menjadi pilihan organisasi
masa kini. Jika dilihat dahulunya email elektronik ini hanya digunakan oleh golongan-
golongan professional sahaja, tetapi kini penggunaannya semakin meluas
Amini Amir Abdullah. (2006). Cabaran organisasi menghadapi arus perdana teknologi maklumat dan
komunikasi (ICT). Brunei Darussalam: Universiti Brunei Darussalam

Teknologi email ini sememangnya Memo dalaman Kepelbagaian waktu tugas, umur,
jawatan

Dapatan kajian juga mendapati terdapat komunikasi mendatar melibatkan pekerja di antara
jabatan dan jawatan yang sama seperti komunikasi di antara kerani di unit pentadbiran dan
kerani di unit pemasaran. Manakala komunikasi secara berpenjuru pula melibatkan interaksi
di antara pekerja yang tidak sama peringkat dan juga tidak mempunyai hubungan secara
langsung dengan hirarki syarikat. Aliran corak komunikasi ini boleh berlaku dalam bentuk
formal dan tidak formal (Saodah Wok, Narimah Ismail, Mohd Yusof Hussain, 2004). Dalam
kajian ini, pengkaji mendapati walau pun terdapat ketiga – tiga aliran informasi yang
dipraktikkan di Penang Port Sdn Bhd, terdapat ketidak seimbangan dalam aliran informasi
yang diterima oleh pekerja Penang Port Sdn Bhd iaitu 70 peratus menerima maklumat
melalui aliran komunikasi mendatar iaitu perkongsian maklumat dengan rakan sekerja.
Perkongsian maklumat ini lebih kepada komunikasi tidak formal. Kesahihan tentang sesuatu
maklumat tidak dapat dipastikan. Komunikasi tidak formal dan khabar angin merujuk kepada
berita atau komunikasi yang berlaku di kalangan pekerja di organisasi tersebut (Wood, 1999).
 Adler, R.B., and Elmhorst, J. M. (1996). Communicating at work: Principles and practices for
business and the professions. New York: McGraw-Hill Co.

Ahmad Kamil Mohamed (1992). Kejayaan berkomunikasi: dalam era masyarakat informasi.
Nurin Enterprises: Kuala Lumpur

Samsuddin A. Rahim. (2003). Komunikasi Asas. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Saodah Wok., Narimah Ismail and Mohd. Yusof Hussain. (2004). Teori-teori komunikasi.
Bentong, Pahang: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.

pa kelebihan E-mel sehingga menjadikan aplikasi ini menjadi pilihan ramai pengguna dalam urusan
rasmi dan tidak rasmi mereka?

Terdapat banyak kelebihan emel yang boleh dimanfaatkan oleh pengguna. secara kasar, berikut
antara kelebihan yang tidak mampu disangkal lagi iaitu;
•         PANTAS:   semua urusan yang melibatkan penggunaan e-mel dapat dilakukan dengan  lebih pantas.
Hanya dengan klik pada butang “send”, emel mampu dihantar atau diterima sekiranya terdapat talian
internet yang stabil walaupun jarak antara pengirim dan penerima emel beratus kilometer jauhnya.
Sekiranya menggunakan perkhidmatan surat menyurat secara tradisi, jarak akan menentukan berapa
lama masa diperlukan untuk penerima menerima surat berkenaan. Contohnya, penerima surat yang
tinggal di Alaska mungkin akan menerima surat kiriman anda dalam masa sebulan, penerima di
London akan menerima kiriman anda dalam masa seminggu, manakala penerima yang tinggal di
Lembah Klang mungkin hanya memerlukan masa sehari sahaja untuk menerima surat anda.
Sekiranya menggunakan emel, penerima mampu menerima emel anda dalam masa beberapa detik
sahaja atau beberapa jam sekiranya terdapat gangguan talian internet.

•         EKONOMI: menilai dari sudut ekonomi, penggunaan emel hanya menggunakan kos yang rendah dan
murah. pengguna hanya perlu mengeluarkan kos untuk mendapat talian internet sahaja sekiranya
menggunakan emel yang ditawarkan secara percuma seperti yahoo, gmail, hotmail dan sebagainya.
Sekiranya pengguna menggunakan akaun emel yang berbayar, kos berkenaan hanyalah untuk
membayar host emel tersebut dan talian internet. Sekiranya menggunakan perkhidmatan surat
menyurat secara tradisi, jarak dan berat kandungan surat anda akan menentukan berapa bayaran
dikenakan untuk menampung kos. Contohnya, surat menyurat biasa yang beratnya 0.01g yang
dihantar kepada penerima di Perlis memerlukan stem berharga RM0.50 dengan kaedah pos biasa,
sementara penggunaan Pos Ekspress memerlukan RM3. Lebih berat kandungan surat, dan lebih
jauh jarak penerima surat berkenaan, maka kosnya juga turut bertambah.

•       CEKAP: Penggunaan emel membolehkan pengirim membuat kepilan pelbagai bentuk fail iringan
dalam kapasiti tertentu. pengguna juga boleh menghantar emel berkenaan secara serentak kepada
ramai penerima.

•         KESELAMATAN: pengguna emel mempunyai kata laluan yang tersendiri membolehkan emel
tersebut hanya dibaca oleh penerima yang ada kata laluan yang sah sahaja. pemilihan kata laluan
 perlu menepati ciri-ciri kata laluan yang baik bagi mengelakkan emel tersebut diceroboh oleh
golongan yang tidak bertanggungjawab.

•      MULTIMEDIA: emel boleh membuat pelbagai jenis kepilan fail iringan yang lain dalam pelbagai bentuk
seperti grafik, teks, audio, video dan sebagainya. Ini memberi kemudahan kepada pengguna untuk
mengirim, berkongsi dan menyebarkan maklumat yang diingini secara lebih meluas.

Terdapat banyak kelebihan lain yang disediakan emel. pengguna juga boleh menggunakan pelbagai
aplikasi yang sentiasa ditambahbaik pihak penyedia kemudahan. Yahoo mail dan gmail umpamanya,
menyediakan aplikasi chat di dalam emel mereka bagi memudahkan komunikasi penggunanya tanpa
perlu berpindah ke aplikasi sembang di laman bual (chat room). ini memudahkan pengguna emel
berkomunikasi dengan kenalan mereka, pada masa yang sama masih lagi boleh menggunakan
aplikasi lain dalam emel.

Cukup dahulu setakat ini untuk entri kali ini, saya akan cuba menulis tentang garis panduan penulisan
emel dan beberapa tips menulis emel dalam entri yang lain. Harapnya, anda sabar menanti entri
seterusnya.