contribui¢c6es tecnicas LEAN OFFICE iene Introdugao Lean, significa acabat com 0 desperdico ao nivel das operayses, taretas, tempo, energia, inheiro e materials, nas orgarizacoes, dando origem a uma “guerra” contra as perdas,estabelecenco um ‘compromissa com # qualicade totale crisnco um frteenvolvmento os colaboragore, em todos os rves de decisdo” (© coneeito Lean associado a Produgdo (Lean Manufacturing ou Procueso Magra), teve orgem ne TPS-Ioyta Production Syston desenvavida por Taichi Ohno na década de 50 no Jano, para rminimizar a varagdo dos processos procutves, elminardesparcicios ¢@reduzir cusos operaionais. Ne entant, analsardo bem,aflosoia Lean tem uma abrangéncia bastante mais ample, id que procura aumectar a efcicdca (prazos, qualidade, custos)¢ 0 grav de ‘ex biidace de qualquer processol". Este conceito aplca-se através de lum conjunto de ferramertas que visam tomar a organieagao mals compettiva, eliminando actividades que no acrescentam valor, quer fem processos de realizaedo do produto, quer em processos de ges {Ho ou de monitoizaydo. Assim, a empresa atnge malo fiedcia, 20 cplimizar os custos e a qualdade des produtose servigas prestados 08 seus lentes (concelio Lean Oificebasea-se nos princpios do Lean Manufacturing adaptados 8 actividades acminstratvas, ou sea, significa aplcar 3S ‘operagées de escrito, nao légicasequencial dala ce mortagem, "mas sim, 98 prtcas da Podusso Magra, Aaalicaco da metocolog's Lean Office tem canseguido comprovados resultados na mehora do fuxo das oporagoes adminisatvas, Neste artigo abordar-se-8 lesseneaimenteaspectos da sua implemertagao pritica resultados aleancades, Durante as actividades admiistrativas, as pessoas procuram & gerem informagbes na corsecucdo de determinadaslaefas, senco ‘requente, neste ambierte: {0 serem constantementeintertompicas; Ain estarem muito atartadas; Ai) arasarem-se ns expedisso de relates efou na compra de materia, {i} soguitem procedimentos demasiado burocrticns; {snd comuniearem ene si, {ui cesconnecerem os processes intenes; (ui ulizarer documerts supériues« exigher assinatras desne- cessdras, erie muilasoulras siuagbes de desperccio™, De facta os escitéris sie traquentemente a areas mais desorga izadas@ anti-Lean numa empresa, Pode, pois, conclur-se que 8 aplcapo das feramentas Lean é fundamental nest ea funcional das orgaizagées,j8 que estas visem a eliminagao do desperaci, ‘em todas 38 suas formas, avelerando a veacisade dos processos” Os 5 prinefpios do Lean Manufacturing Tal como i fl refer, © Lean Manurtacturing deserwoWeu técnicas que procuzam minimizar as perdas interes, consequentemente 0s Custos internos, permitindo 8s empresas colocarem arodutos no mercado com preyos mis compettivos e sem perda de qualdace. Esta ferramentasassertam em cinco rincipios bdscos que visam 2 celminagae de desperaiio durante a fabricago, sem sua esquecer as expectatvas do clenta2 1. VALOR -identficar © que gora nde gora valor na perspectiva do cliente; ae contrrio do que traccionalmente se faz, esta andlse ndo cle ser realzada ra Optica da empresa ou dos seus departamen- ‘05 2. FLUXO DE VALOR - deri todos os pasos nscessios pars fabricar © produto ao longo ds linha de roducao, sem gerardesperdcis, 13. FLUXO CONTINUO - acter ce forma @ garandr Um Tuxo de valor continuo, sem interrupgbes ou esperas; 4. PRODUGKO PULL - prods apenas as quartidades salictadas pelo lente: 5. PERFEIGAO - conceritar-se na melhor continua, procutarde 2 clminagde constante de percas ¢ cesperdicies. O Lean office Embora a procura de um sistema de Procucso Magra sejaessencial, rio deixa de ser importante desenwalverem-se acgoes de melons focaizadas nas operacbes adminisraivas. Pode mesmo afimarse {que 3s vantagens da primeira op;3o podem fcar compromedidas se no ve deservolverem as acpbes orentadas para as operacbes ad rinistratvas. Refra-se que, ra maior cas empresas, estas podem epresentarcetca de 25% da custo tla produ, conibuirde para ‘mais de melade do lead time otal itervaio de tempo entre o meio Contacto do cients até &entrege de prec). “Traicionalmente agosto de po focabza-se no items de abicap a0, onde & possvel alcangarrapidamente e com sucesso os resultados de opimizagao pretenitos. S80 varos os motives que oientam as atengbes, quase sempre, para 0s problemas de fabricagao, feanéo ‘muitas vezes esquecidas as oportunidad de melhora as operacies admiistativas™™: + ineistncia ou teudade na mecigdo Go fad time rlatva 3s ‘operagdes adrinistratvas; + andlse de custos baseada no trabalho direct (a fabricae3oh ala de sersioiizagdo para o impacto e benefcios da redic3a do lead tine relatvo 8s operagdes acinistratves, + descorhnecimerto ca metocologia ce aplcagao das tcnicas Lean {35 operagoes acminstratvas, -Avanstormaco do ambiente dos esertirios nara anova realidad Lean frequentemente mas ciel do que no caso a fabreagan,sendo as barroas mass diiels de ultapassar *moritorzar e contol o fuxo da informacso; *vonvereer, na auséncia de dades, as pessoas dos eseriries que ‘stem problemas nos seus sistemas; "azer parceber e sertr que 3 mudanga depende de uma nova aituce das pessoas, De salentar este ima aspect mportantssima em qualquer stuag30 cde mudanga rum organizags0, De facta, & funcamental preparar as,pessoas para a mudanga, evlande deste modo quaiquer tipo de re sistBncia capaz do imped a sua implemertaoetectva.Salinte-s0 {quesem oervolvimante de todos os colaboradores, clund a gostfo de topo, todo © esfrgo sera em vio, O desperdicio nas actividades administrativas Actualmente asise-se& apiosgdo das prticas Lean em processos {administatvos de empresas com experiencia anterior em Lean Me rutactuange que adoptaram 0 Lean Office como parte ntegrarte c3 sua estratéga global Porém, como jd se referu, a absorgao destes concetes apart da area fabri no & uma tarefa simples. De facto, & ‘muito mas fii dentficar os desperdicis om processos que visam a ‘vansformago de materials do que om processos administatves que lenvolvem 2 produc eo faa de informacae. Uma maquina parada (ua alta de uma matéia-prima na fabricagaoSéosituagSes imeciata- ‘mente idenifcadas, Pelo corr, visualzaro processamento de algo intargivel, como a informacdo,e dentiicar stages de cesperaco constitem difculdaces na apicagao do Lean Office", Mas, num ambiente de escitinooque se entende por deftos?»Arecorérci de ‘arefas aor ma terretagao de dads? Eo que a socks?» Relarios Drodzidos mas patados & espera de andlse ou aprovac20? Este tpo de questies tem sida detalbadamente dscutdo por varias autores. £0 ase do Rubric © Sur que roferom os soguintes desparcicios + objectives dapartamertaisndo anhades com a estratigie global da empresa slocacées, entre au dentro dos departamentos, esnecessaias; transporte de informage em format fsico (olhas, caps, dos- sles): + tempos de espera diversos (por falta de assinaturas, autoriza 5805.3; + recorincias na elaboragdo de documentos (ewerk + processamento de formacao desnecessaria + xcesso de eguamentas 04 matorias do estén " postas de trabalha desartumadas @ com excesso de material dis pone paragens para conversa ou para ratar de assuntos secundétos, empo perdido na localizacao de documentos scoslarquivos; Lay-out eos esertéxos desadequaco, Eporce mais evdente que a elimnagao destes desperdicos consuls ‘uma excelente oportunidade para a melharia do desempenho. ASS, expective! que a aplieagio do Lean Otice contribus para {0 acelerar os processos assocados a clentes e forececores (pro cssamento de encomendas,servigaapés-venda, deservaiiento do ves produtos, dstibuicd,, Ai) malhorar a eicdia des processos-chave © (ii) meorar a comuricagao entre colaboradores e a cooperagio ‘funcional Rubich#/e Suns! apresentam os seguintes resuitados da apicagdo do Lean em ambientes administatvos: + mudanga de uma sbordagem tradicional turciona) para ums aber: dager por processes; + substuigdo de arquivs em pape! gor suportes informatica; *ereulagde de documertas om ermata digital em vee ce papel; + simpliieagao e ormalzagdo de documents; + desenvolvimento ce ferramartas de pesquisa ealertaautomstica de {areas a executar ‘ecu cas cesiocagdes dos colaboredores dena da empresa: redugdo ce tempos espera; elminagao de etapas no processo de valdapdo de documentos; + eliminagao de registasefcheies desrecesssrio ou dupicados, + orpanizago @ manuten efcazes os postos ce aban, contribuiges tecnicas 7SLM Tag eect 7SLM 7SLM “SLM “SLM aae] + controlo mais apertade co ‘avert + deservolimento co trabalho fem equa e meboria da proc ‘wide redugdo de arose do a5; deservoliments ce uma cuturs de resolusao de problemas; + claricagso de fungoes e res ponsabiidaces, Para transtoxmar um esertiio Lean através da eliminagdo das actividades que acreseentars tempo aos processos sem gerar valor pode acoptar-se uma me- todologia semeharte 2 utiizada no Lean Manufacturing, que consist em {Wicerstiear o fx de valor {il denticar¢ elimnar 08 pro: Dlemas# 0s desperdicos; i) medir restos © aalar a sudan Refira-se que as organ zagdes dispBem de varias ferramentas, Leanque podem tia para me- Ihorar 0s seus processos eat © Lean Office!'3*, Na secsao sequinte aaresentam se algunas estas ferramentas,tocas elas ‘vanspestas 63 faorcagao para o ambente adminstatve Ferramentas Lean Office 58 — Tal como 2 gereraidade das ferramentas Lean, também esta tove origem em amtientes Incustias, todavia pode ser utlizaca com grance sucesso fem ambiertes administratvos Tem comoobjectvo fundamental ‘impificaroambiente ce vabalho através da rocugdololminacio das actividades que rdo acres- Centar vale. A sua designacso, 2, deve-re as cinco alanas gue cdevem ser seguicas”: SEIRI~Separagdo segregaro que &necessaio a0 pracesso {2 deve ser manta, slo que & inate deve ser eiminacc »SEITON ~ Arrumao dent. care afin olocal spropriad para arrumar tudo © que & necessérie, de mace a que se possa facimante localizar, Ulzar © devoiver ao local do tiger SFISO - Limpeza (manter um ambiente sempre limp, ccontrbuindo para o bam fun csonamerto do process); contribuigées técaicas + SEIKETSU ~ Normalizagao (rar regras, procecimentos ce normas para manter 05 6s primerros $ de forma conti- uaa SHITSUKE ~ DISCIPLINA (esta 6a etapa mais erica © {que tem como objectvo sus tentar os resultados obsidos anteriormente; & através da disciplna que se consegue converter em rota a6 prt cas estabelecdas nas elapas anteriores Value Stream Mapping (VSM) —€ uma feramesta orientaca para 2 visualizagao dos processos, esquematizanco os fluxos de rmateriais e de informacao. € utizads para caractorzar 0 {ado atual (ertiea snalsar 0s problemas e suas causas) & etn o estado future, desoac, Nur ambiente adminstratvo, as entradas e sides dos racessos resumem-se essencialmente 2 aos eirformagan. Assim send © VSM focalizase no fluso de Infarmagao, de modo identficar 0s principals eonstrangimentos @ desperdcs (6, Criar um tlxo continue ou “p ado" (PULL) ¢ nivelado ~ Urs sgtande desafio de um proecto lean Office & comoresséo do lead te, ose, 2 recugs0 do tempo que determinadainforma- (0 leva a percorer 0 processo amiristratio e a transformar-se ‘em "produto acabado™ Crar um ‘iyxo continuo signies organzar trabalho par que informario ua aaves as elapas do proces ‘so sem paragense, portato, sm ctiar “socks” fer ambiente ad ministrative os stocks podem ser Interpretades come informagdo Darada). Nos situagSes em que 6 impossivl erar um fuxo con- tinuo, deve-se utlzar sistemas *puxados” que getantem que 2 Informapdo estes isponivel no momento exacto, nem antes, fem depois de eequeride pelos ciontes Em fluxes continues ou “pua- los furcamenta assegurar-s, também, onvelamente da carga de trabano para qe as pessoas, 2.05 recursos, sejam utizados 0 melhor possivel, evitando mo: mentos de concentragao de trabalho, convastantes com outos de menor actiidade Células do Tabatha - A cus abate consisem na reorgeniza- (0 de recursos e pessoas (necessérias para realizar um determinado Um servi), colocand-as oréximas umas das outs, conforme a sequbncia das actividades que tém de ser realizadas, ‘Avartagem ests na reducso do tempo, do espacoe dos recursos des Dendidos, aceleranco a processo e, cnsequentement, mlhorando 2 sua produtwdade", [Método FIFO (First In First Ou estabelce que tocas 25 informa (0s dovem ser processadas sogund a ordom de errata no fx, ou sei, a primaia informagdo a ertrar (por exempio um pecido ¢& ‘orgamenta), sera a primera a ser processade e consecuentemente 2 primeira anal zar®, ‘Trabathepadronizado- significa ostabelecerprocesimertos prcisas® cespacifios pars a operagsastareta realizar gor cada pessoa Estes procedimentos gaantem 0 melhor resutaco através da apicags0 do melhor méiodo e da sequércia de operacdes mais eficaz Consideragées finals Lean 6 uma abordagem sisematica que visa a eliminag3o do des- perc tanto na fabricagSo (Lean Manufacturing) como has funges administaivs (Lean Office). Considerando a cversidade ce casos d2 ‘aplcapao co Lean Manufacturing, pode armar-se que esta metoco- lagia tem consequico coresponder 8s exoectatvas ma’ exigentes oa indistra de ransfoemagso, aresentando atusimente um consieravel rive de ceservolvimerta, ‘Alendendoas suas semelhangas com o Lean Manufacturing pren®-se um progesso signficatwo na apicagdo do Lean ao nivel dos sistemas admiistaves, normalmente caracterizadas por uma franca varabil- dade, O Lean Office eas suas eramentas aoresentadas nest artigo) proporcicnam a lareza necesséia para idenicar eimp2mentar opce- ‘undaces de melrria(ruitas veres negigenciadas),conseguindo-se assim importantes resulta ao rival de caca um dos sistemas, ro ‘esses, colaboracorese cles envolvidos com a organizac3o ibliogratia UI LAREAU, W, Office Keizer: transforming office operations ito a slratoge compelive advantage, USA, ASG Qualty Press, 2002 [2] HINES, #, TAYLOR, D. 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