J U R I D I S C H E

K E N N I S G E V I N G E N

Copyright © 1999–2004 ScanSoft, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie
mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd of opgeslagen in een archiveringssysteem of
vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, hetzij
mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze,
zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van ScanSoft, Inc., 9 Centennial Drive,
Peabody, Massachusetts 01960. Gedrukt in de Verenigde Staten en Ierland.
De software die in deze handleiding wordt beschreven, wordt onder licentie verstrekt en mag
uitsluitend gebruikt en gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van
betreffende licentie.
BELANGRIJKE KENNISGEVING
ScanSoft, Inc. verstrekt deze publicatie "as is", zonder enige garantie, uitdrukkelijk noch
stilzwijgend, met inbegrip, maar niet beperkt tot de stilzwijgende garantie van
verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Sommige staten of rechtsgebieden
staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties toe.
Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. ScanSoft behoudt zich het
recht voor om deze publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan
aan te brengen zonder verplicht te zijn derden van deze herzieningen of wijzigingen op de
hoogte te stellen.
HANDELSMERKEN
ScanSoft, PaperPort, ScanDirect, SET, FormTyper, DesktopDelivery, All-in-One Search en
OmniPage zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van ScanSoft, Inc. of
dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen.
Outside In ® Viewer Technology © 1992-1999, Word for Word ® copyright © 1998 Stellent
Chicago, Inc. Alle rechten voorbehouden. Het Verity-logo is een handelsmerk of geregistreerd
handelsmerk van Verity in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige
bedrijfsnamen of productnamen in deze publicatie kunnen handelsmerken zijn van hun
respectieve eigenaars.
ScanSoft, Inc.
9 Centennial Drive
Peabody, Massachusetts 01960, V.S.
ScanSoft Belgium BVBA
Guldensporenpark 32
BE-9820 Merelbeke, België
PaperPort 10 Startgids
Onderdeelnummer 50-F31L-10030
Augustus 2004
I N H O U D

Welkom bij PaperPort 5

PaperPort installeren en activeren 5
Registratie 6
PaperPort leren gebruiken 6
Technische ondersteuning 7
Minimale systeemvereisten 7
Nieuw in PaperPort 10 8

Vertrouwd raken met PaperPort 11

Het PaperPort-bureaublad 11
PaperPort-items 12
Het deelvenster Mappen 12
PaperPort-itemminiaturen 13
PaperPort-paginaminiaturen 15
Tweedelig bureaublad 15
Het venster Paginaweergave 16

Items ophalen 17
Scannen naar het PaperPort-bureaublad 18
De scanner instellen met PaperPort 19
Afdrukken naar PaperPort 19
Webpagina’s vastleggen 20
PaperPort-mappen toevoegen 20
Werken met DesktopDelivery 21
Foto’s vanaf een camera importeren 21

Afbeeldingen retoucheren 22
SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) 22
Meerdere afbeeldingen bewerken 23

PaperPort 10 Startgids iii

 Pagina’s annoteren 24
Annotatiehulpmiddelen 24

Items beveiligen 25

Items archiveren 26
Zoekcriteria aan items toevoegen 27

Items zoeken 28
Items zoeken op eigenschappen 28
Woorden in een item zoeken 28
Items toevoegen aan de All-in-One Search-index 29
Het deelvenster All-in-One Search gebruiken 29
PDF Searchable Image gebruiken 30
Indexeringstaken plannen 30

Bestanden delen 31

Items naar een ander programma verzenden 32

PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage 32
De balk Verzenden naar aanpassen 33
Verzendopties aanpassen 33

Items converteren 35
Items converteren naar afbeeldingsbestanden 35
Afbeeldingen naar tekst converteren 35

Gescande formulieren invullen 36

PDF-documenten maken 37

ScanDirect gebruiken 38

PaperPort verwijderen 38

iv Inhoud
Welkom bij PaperPort
Welkom bij de ScanSoft® PaperPort Startgids.
PaperPort® biedt u de gemakkelijkste manier om papieren documenten om te
zetten in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan
terugvinden en gebruiken. In combinatie met scanners, multifunctionele printers
en digitale kopieermachines op het netwerk zet PaperPort papieren documenten
om in digitale documenten. Vervolgens helpt het programma u deze bestanden
en alle andere elektronische documenten te beheren via een handig,
gebruiksvriendelijk opbergsysteem.
Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten,
waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto’s
gemakkelijk visueel organiseren, ophalen en gebruiken. De SET-hulpmiddelen
(Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de
kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is. Met de
annotatiehulpmiddelen kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden
toevoegen.

PaperPort installeren en activeren

U kunt PaperPort vanaf een cd of het web installeren.
Het installatieprogramma biedt eenvoudige stapsgewijze instructies. Volg de
instructies op het scherm om de software te installeren.
U kunt het programma alleen installeren of de installatie ervan ongedaan maken
als u beschikt over beheerdersrechten op de computer. Wanneer de installatie is
voltooid, wordt u verzocht het product te activeren. Hiervoor heeft u een
internetverbinding nodig. Als het serienummer correct is ingevoerd en
overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en
wordt er geen persoonlijke informatie verzonden.
Als u het product niet bij de installatie activeert, wordt u verzocht dit alsnog te
doen wanneer u het programma start. U kunt PaperPort 10.0 slechts vijf keer
starten zonder het product te activeren.

PaperPort Startgids 5
 Registratie
Als u zich registreert, kunt u volledig gebruik maken van ScanSoft-
productondersteuning en wordt u op de hoogte gesteld van productupdates.
Na afloop van de installatie wordt u gevraagd of u zich online wilt registreren als
gebruiker van PaperPort. Als u uw registratiegegevens wilt bijwerken, kunt u
altijd naar de website van ScanSoft, Inc. gaan op http://www.scansoft.nl.

PaperPort leren gebruiken

In deze startgids vindt u basisinformatie over PaperPort en ziet u hoe u met
PaperPort uw informatie kunt beheren. Daarnaast kunt u gebruik maken van
andere informatiebronnen, zoals de online Help, Release-opmerkingen en de
ScanSoft-website.

Gebruik van deze handleiding

In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft
Windows-omgeving. Zie uw Windows-documentatie voor vragen over
dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten,
snelmenu’s, enzovoort.

Online Help gebruiken

De online Help van PaperPort bevat uitgebreide informatie over functies,
instellingen en procedures. U opent de Help via het Help-menu van PaperPort.
Verdere technische ondersteuning, zoals technische opmerkingen, veelvuldig
gestelde vragen, software-updates en meer is ook beschikbaar via het Help-menu
van PaperPort.

Release-opmerkingen gebruiken
De PaperPort Release-opmerkingen bieden belangrijke informatie over deze
release van PaperPort. U vindt dit document op de installatie-cd, via het
PaperPort Help-menu en als voorbeelddocument op het bureaublad van
PaperPort.

6 Welkom bij PaperPort

Technische ondersteuning
ScanSoft biedt allerlei technische ondersteuningsmogelijkheden die zijn
afgestemd op uw individuele behoeften. Sommige hiervan zijn gratis, voor
andere moet u betalen. U kunt technisch ondersteund worden via de telefoon of
per e-mail. U kunt ook zelf uw problemen oplossen via onze Knowledge Base, die
24 uur per dag toegankelijk is.
Bezoek http://www.scansoft.nl voor informatie over uw ondersteunings-beleid,
plaatselijke ondersteuningscontacten en productupdates. Lees voordat u contact
opneemt met ScanSoft eerst de gebruikersdocumentatie en bekijk de Release-
opmerkingen.

Minimale systeemvereisten
Computer met Intel® Pentium®processor of hoger
Microsoft Windows® 98 (vanaf Second Edition), Windows Me, Windows 2000
met Service Pack 4 of hoger of Windows XP met Service Pack 2 of hoger
Microsoft Internet Explorer 5.5 of hoger
128 MB geheugen (RAM), 256 MB aanbevolen
150 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor toepassingsbestanden, plus 5 MB
werkruimte tijdens de installatie
5 MB voor het Microsoft-installatieprogramma MSI indien niet aanwezig (dit
programma maakt in Windows Me, Windows 2000 en Windows XP deel uit van
het besturingssysteem)
SVGA-monitor met 256 kleuren, maar bij voorkeur 16-bits kleur (Hoge kleuren
in Windows 2000 en Gemiddelde kleurkwaliteit in XP) en een resolutie van
800 x 600 pixels
Aanwijsapparaat dat compatibel is met Windows
Cd-romstation voor installatie
Internetverbinding (met Internet Explorer 5.5 of later) voor activering en
updates

Het programma werkt beter en sneller als de processor, het geheugen en de beschikbare
schijfruimte van de computer de minimale eisen overtreffen. Dit is met name het geval
bij de verwerking van hele grote kleurenafbeeldingen en PDF-bestanden.

PaperPort Startgids 7
 Nieuw in PaperPort 10
PaperPort 10 bevat een aantal waardevolle nieuwe functies om u te helpen bij het
beheer van uw documenten.

Paginaminiaturen
Met de paginaminiaturen kunt u documenten die uit meerdere pagina’s bestaan,
in de bureaubladweergave en in PageViewer bekijken. Zo heeft u een beter
overzicht en kunt u pagina’s snel terugvinden, verwerken en in een andere
volgorde plaatsen.

SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology)

U kunt beelditems verbeteren met de SETTM-hulpmiddelen. Klik met de
rechtermuisknop op een beeldbestand en u heeft direct vanaf het PaperPort-
bureaublad toegang tot de SET-functies. Met de annotatiehulpmiddelen kunt u
beelditems voorzien van markeringen.

Wizard Nieuwe scanner

U kunt nu scanners nog eenvoudiger opnemen in PaperPort. Bovendien heeft u
meer controle over de scanner en meer mogelijkheden voor het onbeheerd
ophalen van documenten die uit meerdere pagina’s bestaan.

Betere zoekmogelijkheden
De nieuwe functie All-in-One SearchTM biedt meer mogelijkheden en meer
precisie, zowel bij zoekopdrachten in de volledige tekst als bij zoekopdrachten in
trefwoorden en andere bestandsgegevens.

PDF’s maken
U kunt nu PDF-bestanden maken van het type Alleen beeld. Gebruik voor
beelditems, inclusief MAX-bestanden, de opdracht Als PDF-item dupliceren.
Druk tekstitems af naar PDF vanuit PaperPort of elk ander programma op uw
systeem met een afdrukfunctie. Met All-in-One Search kunt u in PaperPort de
tekst van deze bestanden volledig doorzoeken.

8 Welkom bij PaperPort

Verbeterde formulierfunctionaliteit
Met de functie Alleen velden afdrukken van FormTyperTM vult u via PaperPort
voorgedrukte formulieren razendsnel in.

Uitgebreide snelmenu’s
Als u met de rechtermuisknop klikt, bijvoorbeeld op een bestand of een map,
vindt u veel meer mogelijkheden in het menu dat verschijnt.

Meer flexibiliteit bij het stapelen

PaperPort biedt nu meer mogelijkheden bij het stapelen van bureaubladitems van
verschillende bestandsindelingen. Ook zijn er meer opties voor het ongedaan
maken van stapels.

Verbeteringen in de mappenstructuur
U kunt via Mappenbeheer de PaperPort-mappenstructuur regelen. Het snelmenu
voor mappen bevat meer opdrachten en met de knop Vorige navigeert u snel en
eenvoudig door alle mappen.

Betere integratie met andere ScanSoft-producten

• Als u beschikt over ScanSoft OmniPage® Pro, is de samenwerking tussen
beide programma’s nu beter dan ooit. U kunt profiteren van de allerbeste
OCR-paginaherkenningsfuncties en geavanceerde mogelijkheden voor het
maken van PDF-bestanden.

• Als u ScanSoft PDF Converter voor Microsoft® Word heeft, ziet u deze
optie op de balk Verzenden naar, zodat u PDF-bestanden kunt ontgrendelen
en omzetten naar bewerkbare Word-documenten.

PaperPort Startgids 9
 De volgende geavanceerde functies zijn alleen beschikbaar in PaperPort
Professional 10:

Tweedelig bureaublad
U kunt het bureaublad van PaperPort opsplitsen in twee aparte werkruimten,
waardoor u veel gemakkelijker pagina’s van documenten op verschillende locaties
kunt vergelijken, verplaatsen of kopiëren. Als u de werkruimten van een
bladwijzer voorziet, kunt u met één klik terugkeren naar favoriete locaties.

PDF’s volledig naar wens maken

Bij PaperPort ontvangt u de meest recente versie van ScanSoft PDF Create!
Hiermee kunt u PDF 1.5-bestanden maken die compacter en van betere
kwaliteit zijn. De bestanden die u heeft gemaakt met een tekstprogramma,
kunnen worden doorzocht en bewerkt. Vanuit PaperPort of elk ander
programma met een afdrukfunctie kunt u voor uw PDF-bestanden precies de
gewenste instellingen kiezen voor compressie, lettertype-insluiting, wachtwoord-
beveiliging, watermerken, enzovoort. U opent het programma via het menu Start
van Windows, het dialoogvenster Afdrukken van PaperPort of de opdracht
Afdrukken naar PaperPort (PDF) in het menu Bestand. Het programma beschikt
over een eigen Help-systeem.

Index Manager
U kunt nu de volledige indexering van uw items plannen, zodat u op de
achtergrond een All-in-One Search kunt uitvoeren op een tijdstip dat het u
uitkomt.

DesktopDelivery
U kunt mappen op uw systeem door DesktopDeliveryTM laten controleren op
bestanden van de opgegeven types en deze bestanden automatisch laten
overbrengen naar PaperPort-mappen. Op dezelfde manier kunt u e-mailbijlagen
controleren.
Voor bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers bestaan er Special Editions van PaperPort.
De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier.

10 Welkom bij PaperPort

 Vertrouwd raken met PaperPort
In dit gedeelte maakt u kennis met de verschillende onderdelen van PaperPort.
Raadpleeg de PaperPort Help voor gedetailleerde informatie over al deze
onderwerpen.

Het PaperPort-bureaublad
Wanneer u voor het eerst het programma start, verschijnt het PaperPort-
bureaublad met het deelvenster Mappen. Hierin ziet u uw documenten en de
hulpmiddelen die u kunt gebruiken om ze te beheren. PaperPort biedt alle
hulpmiddelen die nodig zijn om documenten en afbeeldingen te organiseren,
zoeken en gebruiken.

Hoofdwerkbalk

Bureaublad

Toegang tot
Mappen
andere
pagina’s

Balk
Verzenden
naar

Functievenster kan het volgende bevatten:

• Mappen (menu Beeld) Beeldminiatuur Tekstminiatuur
• Paginaminiaturen (menu Beeld)
• Eigenschappen van item (menu Beeld)
• Scannen of foto ophalen (menu
Bestand)
• All-in-One Search (menu Extra)

PaperPort Startgids 11
 PaperPort-items
De documenten en foto’s die u in PaperPort ophaalt, worden items genoemd. Er
zijn twee soorten items: beelditems en tekstitems.
Beelditems zijn gescande documenten, foto’s en andere digitale items in een
afbeeldingsindeling, zoals PDF, JPEG, TIFF, of PaperPort Image (.max).
U maakt beelditems van documenten, foto’s, illustraties of andere items die u
scant, kopieert of naar het bureaublad van PaperPort brengt.
Tekstitems zijn documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals Word- (.doc),
HTML- en Excel-bestanden, en die door tekstverwerkingsprogramma’s en andere
tekstgeoriënteerde programma’s worden gemaakt.
U kunt in PaperPort werken met elke PDF-bestandssoort (PDF Image, PDF
Searchable Image en PDF Formatted Text & Graphics). PaperPort maakt
onderscheid tussen PDF-items van het type Alleen beeld en PDF-items zonder
beeld. Met de SET-hulpmiddelen kunt u de kwaliteit van PDF-items van het
type Alleen beeld verbeteren.
U kunt snel een item naar een ander programma verzenden zonder het
PaperPort-programma te verlaten. U hoeft alleen het item naar het
koppelingspictogram op de balk Verzenden naar te slepen. Deze balk bevindt
zich onder aan het bureaublad. PaperPort ondersteunt een groot aantal
programma’s, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, e-mail-,
beeld-, OCR- en online serviceprogramma’s.
In de PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten vindt u voorbeelden van de
itemtypes die u kunt bewaren op het bureaublad van PaperPort.
In PaperPort kunt u ook niet-PaperPort-items op de computer bekijken. Kopieer
of verplaats hiervoor het documentbestand of de foto eenvoudigweg naar een
PaperPort-map.

Het deelvenster Mappen

Het deelvenster Mappen geeft een hiërarchisch overzicht van uw PaperPort-
mappen, vergelijkbaar met het overzicht dat u ziet in Windows Verkenner.
In de map Mijn documenten wordt de PaperPort-map Mijn PaperPort-
documenten geïnstalleerd. Op een systeem met meerdere gebruikers heeft iedere
gebruiker zijn eigen map Mijn PaperPort-documenten.

12 Vertrouwd raken met PaperPort

De map Mijn PaperPort-documenten bevat verscheidene submappen met namen
die aangeven op welke manieren u uw items kunt ordenen in PaperPort (zoals
Artikelen, Visitekaartjes, Foto’s en Ontvangstbewijzen).
De map Voorbeelden bevat voorbeelddocumenten en foto’s om u op weg te
helpen met PaperPort.
Als u uw eigen PaperPort-items heeft, hoeft u deze niet perse in de map Mijn
PaperPort-documenten op te bergen. U kunt andere lokale mappen en
netwerkmappen toevoegen aan de mapweergave van PaperPort. U kunt de map
Mijn PaperPort-documenten ook verwijderen, maar de PaperPort-structuur op
uw systeem moet ten minste één map bevatten.

U kunt het deelvenster Mappen weergeven of verbergen door op de hooftwerkbalk

te klikken op de knop Mappen. Als u het bureaublad splitst, kunt u in elke
werkruimte het deelvenster Mappen weergeven.

PaperPort-itemminiaturen
Er zijn twee soorten miniaturen in PaperPort: item- en paginaminiaturen. Elke
itemminiatuur is een kleine grafische voorstelling van een document of foto.
Paginaminiaturen geven pagina’s met beelditems en PDF-bestanden weer in het
deelvenster Paginaminiaturen van het PaperPort-bureaublad en PageViewer.
U kunt uw PaperPort-items snel terugvinden door visueel te ’bladeren’ door de
itemminiaturen op het bureaublad van PaperPort. Met miniaturen kunt u zien
wat een document bevat zonder het te openen. Bovendien geven miniaturen u de
mogelijkheid om door de pagina’s van het document te bladeren zonder het
document te openen.
PaperPort toont grote, duidelijke miniaturen van al uw documenten en foto’s,
zoals:
• gescande pagina’s en foto’s
• foto’s van uw digitale camera
• beeldbestanden in vele indelingen, zoals BMP, TIFF, JPEG, GIF en MAX
• Microsoft Word-, PowerPoint-, Excel-, WordPerfect-documenten en andere
documenten die zijn gemaakt in populaire programma’s
• PDF-documenten

PaperPort Startgids 13
 • PDF Image-items
• HTML-documenten
Het pictogram bij elke itemminiatuur geeft aan met welk programma het item is
gemaakt of waaraan het is gekoppeld. Hierdoor kunt u heel simpel en handig de
verschillende soorten items op uw computer zien en terugvinden.
Klik op een miniatuur om de kenmerken van de afbeelding weer te geven. Met
wordt aangegeven dat het om een item van het type Alleen-lezen gaat. Met
ziet u dat de afbeelding annotaties heeft. Beelditems met meerdere pagina’s
zijn voorzien van , zodat u door de pagina’s kunt bladeren, zelfs als het
deelvenster Paginaminiaturen is gesloten.
Voordat u met een item kunt werken, moet u eerst de miniatuur op het
PaperPort-bureaublad selecteren. Rond het item verschijnt een rode lijn om aan
te geven dat het item is geselecteerd. Met de itemminiaturen kunt u:
• een miniatuur op een andere plaats op het PaperPort-bureaublad zetten door
hem te verslepen;
• een miniatuur naar een map slepen om het item naar de betreffende map te
verplaatsen;
• een miniatuur maar een andere geopende werkruimte slepen om het item
naar die map te verplaatsen;
• op een miniatuur dubbelklikken om het item te bekijken;
• op de Ctrl-toets drukken en dubbelklikken op een miniatuur om het item in
het bronprogramma te openen;
• met de rechtermuisknop klikken om het snelmenu van het item weer te
geven;
• een miniatuur naar de balk Verzenden naar slepen om een kopie van het item
naar een ander programma te sturen.
Net zoals u documenten op uw fysieke bureaublad legt en rangschikt, kunt u ook
snel de items op uw PaperPort-bureaublad rangschikken. U kunt bijvoorbeeld
een miniatuur selecteren en deze op een andere plaats zetten of draaien.
Via de miniaturen op het PaperPort-bureaublad kunt u ook heel eenvoudig
afzonderlijke PaperPort Image-items of PDF Image-items combineren en zo
items met meerdere pagina’s maken. Dit is met name handig als u een scanner
gebruikt die een pagina alleen als een afzonderlijk item kan scannen.

14 Vertrouwd raken met PaperPort

PaperPort-paginaminiaturen
Het deelvenster Paginaminiaturen van het PaperPort-bureaublad en PageViewer
geeft miniaturen weer voor beelditems die uit meerdere pagina’s bestaan.
Selecteer een item met meerdere pagina’s en klik vervolgens op de knop
Paginaminiaturen of gebruik het menu Beeld. Bewerkingen op paginaniveau
kunt u heel snel uitvoeren zonder de bestanden te openen. Dit is mogelijk met
PDF-bestanden (zowel op het PaperPort-bureaublad als in PageViewer) en met
MAX-bestanden (alleen via het bureaublad). In het deelvenster kunt u:
• de grootte van de miniatuur aanpassen;
• pagina’s kopiëren, plakken, knippen, verwijderen en opnieuw ordenen;
• nieuwe pagina’s in het document invoegen;
• nieuwe pagina’s aan het eind toevoegen;
• geselecteerde pagina’s kopiëren en deze als aparte PDF-bestanden naar een
werkruimte verplaatsen;
• pagina’s van en naar documenten in verschillende deelvensters kopiëren en
verplaatsen.

U kunt alleen de paginaminiatuur van een beveiligd PDF-bestand bekijken als u

het bijbehorende wachtwoord invoert.

Tweedelig bureaublad
Als u PaperPort Professional 10 voor de eerste keer start, ziet u het bureaublad
opgesplitst in twee werkruimten boven elkaar. Deze indeling geeft u een prettig
overzicht, zodat u documenten effectiever kunt ordenen en combineren, zelfs van
de ene map naar de andere. Klik met de rechtermuisknop op de actieve
werkruimte of gebruik de knop Beelden om een andere weergave te kiezen. Als u
met documenten werkt die uit meerdere pagina’s bestaan, kunt u via het
bijbehorende functievenster paginaminiaturen bekijken zonder dat u het
document hoeft te openen. Via de bureaubladruimten kunt u ook uw mappen of
de eigenschappen van het geselecteerde item bekijken. Als u met een ongesplitst
bureaublad wilt werken, gaat u naar het menu Bureaublad en schakelt u de optie
Bureaublad splitsen uit.

PaperPort Startgids 15
 U kunt uw werkruimten ook voorzien van een bladwijzer. Kies hiervoor de
opdracht Bladwijzerwerkruimte in het menu Bureaublad. Als u veel met
bladwijzers werkt, kunt u deze ordenen via de opdracht Bladwijzers ordenen.
Op deze manier bent u altijd slechts één muisklik verwijderd van een werkruimte
die u veel gebruikt. Alle bladwijzers worden namelijk in hetzelfde menu
weergegeven.

Functievenster met
paginaminiaturen
Actieve
werkruimte

Bureaubladsplitsing

Niet-actieve
werkruimte
Functievenster met
mappen

Balk
Verzenden
naar

Het venster Paginaweergave

Met het venster Paginaweergave kunt u de items van dichtbij bekijken en deze
retoucheren en annoteren. U kunt de weergave ook vergroten of verkleinen zodat
de informatie eenvoudig leesbaar is. Met de SET-hulpmiddelen kunt u het
huidige paginabeeld verbeteren. In het deelvenster Paginaminiaturen kunt u het
document op paginaniveau bewerken.
Als u een item in het venster Paginaweergave wilt bekijken, dubbelklikt u op een
itemminiatuur, selecteert u Beeld in het bijbehorende snelmenu of selecteert u
het item en klikt u op de knop Pagina op de hoofdwerkbalk.

16 Vertrouwd raken met PaperPort

Knop Bureaublad:
klik hierop om terug SET-hulpmiddelen
te keren naar het
PaperPort-
bureaublad
Annotatiehulp-
middelen

Deelvenster
Paginaminiaturen

Items ophalen
Er zijn vele manieren om afbeeldingen en pagina’s over te brengen naar
PaperPort, zodat u de functies van PaperPort voor weergave, bewerking,
annotatie, indexering, OCR en bestandsbeheer kunt gebruiken. U kunt
bijvoorbeeld:
• foto’s, pagina’s en andere afbeeldingen op een scanapparaat scannen;
• mappen die al afbeeldingen en documenten bevatten toevoegen aan
PaperPort;
• afbeeldingen van webpagina’s vastleggen;
• bestanden vanuit andere programma’s op uw computer importeren;
• documenten vanuit andere programma’s naar het PaperPort-bureaublad
afdrukken;
• afbeeldingen en documenten vanuit Windows Verkenner of vanuit andere
programma’s naar het PaperPort-bureaublad slepen of knippen en plakken;
• foto’s vanaf een digitale camera ophalen;
• bestanden via DesktopDelivery overbrengen naar PaperPort Professional 10;

PaperPort Startgids 17
 Scannen naar het PaperPort-bureaublad
PaperPort ondersteunt TWAIN- en WIA-compatibele scanners. (ISIS wordt
alleen ondersteund in PaperPort Professional 10.)
Klik op de knop Foto scannen of ophalen om het scannen te starten. In het
deelvenster Scannen kunt u kiezen uit de eigen interface van de scanner of het
nieuwe deelvenster Scannerinstellingen van PaperPort. Als u de interface van het
scannerstuurprogramma wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje
Scannerdialoogvenster weergeven in. Als u dit selectievakje niet inschakelt, ziet
u het PaperPort-deelvenster met de volgende twee tabbladen.
• Uitvoer: hiermee stelt u het bestandstype in en worden bestandsnamen
automatisch van een achtervoegsel voorzien.
• Scannen: hiermee past u scaninstellingen aan, zoals modus, resolutie,
grootte, afdrukstand, filterkleur, helderheid en contrast.

Na afloop van de scan wordt het item weergegeven op het bureaublad van
PaperPort.

Als uw scanner geen TWAIN-, WIA- of ISIS-apparaatstuurprogramma gebruikt,

gebruikt u het bij uw scanner geleverde programma om items te scannen. Kopieer of
verplaats vervolgens de gescande items naar PaperPort. Raadpleeg PaperPort Help voor
nadere informatie over het scannen.

Met PaperPort kunt u heel simpel pagina’s als afzonderlijke items of als een item
met meerdere pagina’s scannen. Als u tweezijdige pagina’s op uw ADF-scanner
wilt scannen en sorteren, draait u de pagina’s om als dit gevraagd wordt en klikt u
op Andere kant scannen. PaperPort scant en sorteert de pagina’s automatisch in
de juiste volgorde.

U kunt ook een hogesnelheidsscanner op een netwerk gebruiken om items naar een
map op het netwerk te scannen. Voeg de map vervolgens toe aan PaperPort.
Gebruik DesktopDelivery (beschikbaar in PaperPort Professional 10) om mappen
te controleren op binnenkomende gescande beelden.

18 Items ophalen
De scanner instellen met PaperPort
Alle bestanden die nodig zijn voor het instellen en ondersteunen van scanners
worden tijdens de installatie van het programma automatisch naar uw systeem
gekopieerd. Tijdens de installatie wordt er echter nog geen scanner ingesteld.
Voordat u met PaperPort gaat scannen, moet u uw scanner plus het bijbehorende
scannerstuurprogramma installeren en testen. Scannerstuurprogramma’s worden
niet meegeleverd bij PaperPort.
U stelt de scanner in via de wizard Scanner instellen. Deze wizard start u als
volgt: klik op de knop Foto scannen of ophalen en vervolgens op de knop
Instellen in het deelvenster Scannen. U kunt de wizard ook vanuit ScanDirect
starten door met de rechtermuisknop te klikken op de knop Scannen. Als u dat
niet doet, verschijnt de wizard als u de eerste keer met ScanDirect scant. Volg de
instructies op het scherm om de scanner in te stellen.

Afdrukken naar PaperPort

Als u items vanuit andere programma’s wilt overbrengen, kunt u ze naar het
PaperPort-bureaublad afdrukken als PDF Image of PaperPort Image-items
(.max).
Zo kunt u spreadsheets, beelden, databasebestanden, tekstverwerkingsbestanden
en andere bestanden snel als items importeren in PaperPort.
In PaperPort Professional 10 kunt u met Afdrukken naar PDF het document in
PDF Formatted Text & Graphics-indeling afdrukken.
U kunt via Afdrukken naar PaperPort ook een afdrukbare weergave van
webpagina’s maken.

PaperPort Startgids 19
 Webpagina’s vastleggen
Met Web Capture kunt u internetpagina’s naar het PaperPort-bureaublad
downloaden als PaperPort Image- of PDF Image-items. Deze items functioneren
als handige wijzers naar uw favoriete websites.
Nadat u een webpagina heeft vastgelegd, kunt u er allerlei bewerkingen op
uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld:
• de pagina bekijken;
• de pagina opslaan voor archiveringsdoeleinden;
• naar de eigenlijke webpagina op internet gaan (alleen voor PaperPort Image-
items);
• de inhoud van vastgelegde webpagina’s indexeren.

Met de functie Afdrukken naar PaperPort maakt u een afdrukbare weergave van
webpagina’s. Deze kunnen vervolgens worden toegevoegd aan de All-in-One Search-
index voor het zoeken op tekstuele inhoud.

PaperPort-mappen toevoegen
PaperPort biedt een gebruiksvriendelijk archiveringssysteem waarmee u uw items
kunt ordenen en delen met anderen. In het deelvenster Mappen kunt u:
• bestaande mappen op uw computer toevoegen aan het deelvenster Mappen;
• nieuwe mappen, netwerkmappen en mappen op aangesloten externe
apparatuur maken.
Als u PaperPort de eerste keer start, bevat het deelvenster Mappen een aantal
mappen die zijn bedoeld om u op weg te helpen met PaperPort. U kunt deze
mappen desgewenst verplaatsen of verwijderen.
U kunt mappen op uw computer, maar ook netwerkmappen en mappen op
externe apparatuur die op uw computer aangesloten is, toevoegen aan het
deelvenster Mappen. Documenten in deze mappen zijn dan beschikbaar voor
gebruik in PaperPort.
Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het toevoegen en
gebruiken van PaperPort-mappen.

20 Items ophalen
Werken met DesktopDelivery
Met DesktopDelivery (alleen in PaperPort Professional 10) controleert u
automatisch of lokale mappen en netwerkmappen bestanden binnenkrijgen van
het type dat u heeft opgegeven (PDF, TIFF, JPEG en MAX). Met de functie kunt
u ook e-mailmappen controleren op bijlagen. DesktopDelivery importeert deze
bestanden naar de opgegeven PaperPort DesktopDelivery-mappen. Dit zijn
PaperPort-mappen die zijn aangewezen om bestanden uit bewaakte mappen
buiten PaperPort te ontvangen. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige
PaperPort-map en selecteer in het snelmenu de opdracht DesktopDelivery.

Gecontroleerd Postvak IN

Gecontroleerde map

Raadpleeg PaperPort Help voor nadere informatie.

Foto’s vanaf een camera importeren

Als u digitale foto’s wilt overbrengen naar het PaperPort-bureaublad, moet u eerst
uw camera aansluiten. Zodra de camera wordt weergegeven als station, kunt u
bestanden importeren. Als uw camera dit niet ondersteunt en het stuur-
programma van de camera correct is geïnstalleerd, verschijnt de TWAIN- of
WIA-interface van de camera en kunt u de foto’s alsnog importeren.

Bewerk nooit foto’s op uw camera zelf. Niet alle bewerkingshandelingen geven

namelijk direct het gewenste resultaat. Breng de bestanden in plaats daarvan eerst
over naar PaperPort en verbeter ze vervolgens met de SET-hulpmiddelen.

PaperPort Startgids 21
 Afbeeldingen retoucheren
Als u een beelditem weergeeft in het venster Paginaweergave, biedt PaperPort
verscheidene hulpmiddelen om de afbeelding aan te passen of te verbeteren.
U kunt bijvoorbeeld een gescande pagina rechtzetten, een onderbelichte foto
lichter maken, de kleuren in een kleurenfoto aanpassen, vlekjes van een
documentpagina verwijderen of wazige foto’s scherper maken. Bovendien kunt u
een item draaien, verspreide stippen verwijderen, lijnen verduidelijken, rode ogen
verwijderen en een afbeelding bijknippen.

SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology)

Gebied Gebruik het selectiehulpmiddel om dat gedeelte van de
selecteren afbeelding te selecteren dat u wilt knippen, kopiëren of
verwijderen met de opdrachten in het snelmenu of het menu
Bewerken. U kunt hiermee ook een deel van de afbeelding
selecteren voordat u gaat bijknippen of rode ogen gaat
verwijderen.
Een afbeelding Klik op Rechts draaien om het geselecteerde item 90 graden
draaien naar rechts te draaien.
Een afbeelding Soms komt een document scheef uit de scanner. Als dit
rechtzetten gebeurt, kunt u met de hulpmiddelen Rechtzetten en
Automatisch rechtzetten het document weer rechtzetten.
Een afbeelding De functie Automatisch verduidelijken stelt de helderheid,
verduidelijken het contrast, de kleur en de tint van een afbeelding bij. De
afbeelding wordt door PaperPort geanalyseerd en waar
mogelijk automatisch gecorrigeerd.
U kunt uw afbeelding handmatig bijstellen met behulp van
het hulpmiddel Verduidelijken.
Een afbeelding Selecteer het hulpmiddel Verscherpen om de scherpte van een
scherper wazige afbeelding bij te stellen, of om een scherpe afbeelding
maken te vervagen voor een speciaal effect.

22 Afbeeldingen retoucheren
Rode ogen Met het hulpmiddel Rode ogen verwijderen verwijdert u de
verwijderen rode ogen die ontstaan als mensen of dieren worden
gefotografeerd met weinig licht of met flitslicht.
Een deel van Als u een deel van een pagina of afbeelding wilt opslaan of
een afbeelding ermee wilt werken, kunt u deze bijknippen en het deel dat u
verwijderen niet wilt behouden verwijderen.
Selecteer met het selectiehulpmiddel het deel dat u wilt
behouden en verwijder vervolgens de rest met het hulpmiddel
Bijknippen.
Selecteer het hulpmiddel Vlakgom om het gedeelte van de
afbeelding waar u met de aanwijzer overheen gaat te wissen.
Verspreide Gescande beelden bevatten soms verspreide stippen of
stippen "spikkels". Het hulpmiddel Verspreide stippen verwijderen
verwijderen zoekt automatisch naar dit soort "ruis" en verwijdert het van
de pagina.
Lijnen Het hulpmiddel Lijnen verbeteren maakt lijnen donkerder en
verbeteren verbindt onderbroken lijnen in een tabel of formulier zodat ze
donkerder en rechter lijken.

Meerdere afbeeldingen bewerken

De mogelijkheid om items als groep te verwerken wordt batchverwerking
genoemd. PaperPort biedt batchverwerkingsfuncties zodat u met één handeling
meerdere afbeeldingen kunt verbeteren, wijzigen of draaien.
Selecteer een of meerdere beelditems op het bureaublad en ga vervolgens in het
menu Item naar SET-hulpmiddelen. Selecteer hier de gewenste opdracht.
Raadpleeg de online Help voor meer informatie.

PaperPort Startgids 23
 Pagina’s annoteren
PaperPort bevat een aantal annotatiehulpmiddelen waarmee u in een gescand
document informatie kunt opnemen die u bij dat document wilt houden.
Annotaties bij PDF- en PaperPort Image-bestanden (.max) kunnen worden
bewerkt: u kunt ze op elk moment verplaatsen, wijzigen of verwijderen of de
tekst ervan bewerken. Bij andere typen beelditems, zoals JPEG- en Windows-
bitmapbestanden, worden annotaties een permanent deel van de afbeelding
wanneer u het item opslaat. Bij itemsoorten die annotaties niet ondersteunen,
zijn de annotatiehulpmiddelen niet beschikbaar.
U kunt met de annotatiehulpmiddelen van PaperPort notities en tekst toevoegen,
tekst markeren, lijnen en pijlen tekenen of een beeld op een beelditem stempelen.
Via de PDF Image-indeling kunt u een document met annotaties probleemloos
naar mensen verzenden die niet beschikken over PaperPort. De ontvanger hoeft
alleen maar op de e-mailbijlage te dubbelklikken en hij of zij ziet het document
met annotaties in Adobe Acrobat.

Annotatiehulpmiddelen
U kunt op de annotatiewerkbalk een annotatiehulpmiddel selecteren als het
venster Paginaweergave een beelditem bevat. Klik met de rechtermuisknop op
een hulpmiddel om instellingen voor de annotatie te kiezen.

Annotatie Selecteer hiermee een annotatie, die u vervolgens kunt

selecteren verplaatsen, knippen of kopiëren of de grootte ervan op de
pagina kunt wijzigen.

Notitie Wilt u voor uzelf een herinnering maken? Selecteer het

hulpmiddel Notitie en voeg een notitie toe, net zoals een
klevend notitievelletje dat u vervolgens op een document plakt.
De grootte van de notitie kan worden aangepast aan de
hoeveelheid informatie.

24 Pagina’s annoteren
Tekst Een tekstlabel toevoegen aan uw afbeeldingen is met het
hulpmiddel Tekst heel eenvoudig. Selecteer het hulpmiddel en
voeg een tekstregel met een transparante achtergrond toe.

Markeerstift Met het hulpmiddel Markeerstift kunt u net als met een
markeerpen op papier, een deel van de afbeelding markeren.

Potlood Met het hulpmiddel Potlood kunt u lijnen of tekens vrij op de

pagina tekenen.

Pijl of lijn Selecteer het hulpmiddel Pijl of lijn om rechte lijnen op een
pagina te tekenen, al dan niet met pijlpunten.

Stempel Met het hulpmiddel Stempel kunt u elke gewenste

bitmapafbeelding op de pagina plakken, alsof u een
rubberstempel gebruikt.

Items beveiligen
In PaperPort Professional 10 kunt u het beveiligingsniveau van de PDF-
bestanden (ondersteund tot en met 1.5) instellen. Als u een nieuw PDF-bestand
maakt van bestaande bestanden, bijvoorbeeld door een paginaminiatuur naar een
werkruimte te kopiëren, zijn de beveiligingsinstellingen gelijk aan die van het
oorspronkelijke bestand. PDF-bestanden die u heeft gemaakt, worden
gegenereerd op basis van de standaard PDF-beveiligingsinstellingen in PaperPort.
Deze vindt u via het menu Extra.
Het programma kent twee soorten wachtwoorden. Het wachtwoord waarmee u
het document opent, beperkt de toegang tot het document: u kunt het alleen
openen als u op het juiste moment het wachtwoord geeft. Met het
machtigingswachtwoord geeft u op hoe het document kan worden gebruikt. Als
dit wachtwoord niet is opgegeven, is verder gebruik van het bestand onbeperkt
mogelijk.

PaperPort Startgids 25
 Items archiveren
Voor uw werk in PaperPort is het belangrijk dat u items in de juiste mappen
archiveert. U kunt items naar een andere map slepen of van het PaperPort-
bureaublad naar elke map slepen die u wenst. U kunt zoekcriteria opgeven om u
te helpen uw items later terug te vinden. Het is ook mogelijk het bureaublad op
te splitsen in aparte werkruimten, zodat u heel eenvoudig items kunt verplaatsen
en kopiëren. De naam van elk item verschijnt onder de miniatuur in de
miniatuurweergave. Bij een item met meerdere pagina’s verschijnt de naam onder
de afzonderlijke paginanamen.
Met het dialoogvenster Mappenbeheer kunt u PaperPort-mappen toevoegen,
verwijderen, verplaatsen en hernoemen. U kunt de kleur van een mappictogram
wijzigen in een kleur die u helpt bij het rangschikken van uw items. U kunt ook
in Windows Verkenner mappen die verschijnen in de PaperPort-
mappenstructuur toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. Deze
wijzigingen worden automatisch weerspiegeld in PaperPort.
In het deelvenster Mappen kunt u submappen met inhoud verslepen, kopiëren of
verplaatsen naar andere submappen of PaperPort-mappen, submappen maken en
mappen verwijderen. U kunt instellingen voor DesktopDelivery en het delen of
beveiligen van bestanden rechtstreeks via het snelmenu van de map aanpassen.
Met de knop Vorige keert u heel eenvoudig terug naar alle mappen die u recent
heeft bekeken, vergelijkbaar met de knop Vorige in Internet Explorer. U kunt zo
ook snel terugbladeren in elke werkruimte afzonderlijk.

26 Items archiveren
Zoekcriteria aan items toevoegen
U kunt itemeigenschappen toevoegen aan PaperPort Image-items en PDF-
bestanden en deze eigenschappen vervolgens gebruiken als zoekcriteria in
PaperPort.

U kunt ook trefwoorden toewijzen aan meerdere items tegelijkertijd, waarmee u

een krachtig hulpmiddel heeft voor het rangschikken en zoeken van
gelijksoortige documenten en afbeeldingen.
Selecteer hiervoor meerdere items op het PaperPort-bureaublad en kies
vervolgens in het snelmenu de optie Eigenschappen. De woorden die u bij
Onderwerp, Auteur en Trefwoorden invoert, worden toegepast op alle
geselecteerde items.

PaperPort Startgids 27
 Items zoeken
PaperPort biedt verscheidene functies voor het zoeken naar PaperPort-items. U
kunt een item snel vinden door visueel te bladeren door de miniaturen op uw
PaperPort-bureaublad.
Als u veel mappen en items heeft, biedt PaperPort krachtigere mogelijkheden met
All-in-One SearchTM.
U kunt met All-in-One Search op allerlei manieren opgeven waar en wat u wilt
zoeken, onder andere in geïndexeerde tekst. De gegevens die u wilt zoeken
worden in PaperPort zoekcriteria genoemd.
U kunt items zoeken op:
• eigenschappen
• tekstinhoud

Items zoeken op eigenschappen

U kunt naar elk soort item op itemnaam zoeken.
U kunt ook naar PDF en PaperPort Image (.max)-bestanden zoeken op
itemeigenschappen zoals trefwoorden en onderwerpinformatie.
Als u op eigenschappen zoekt, kunt u zoeken op itemnaam, auteur, toegevoegde
opmerkingen of trefwoorden, geannoteerde tekst of de URL van een webpagina
die u heeft gedownload.

Woorden in een item zoeken

U kunt ook woorden in een item zoeken. Hiervoor voegt u het item toe aan de
All-in-One Search-index en schakelt u het selectievakje All-in-One-index
gebruiken in. Als u zoekt met de index, kunt u zoeken op eigenschappen,
inhoud of beide.

28 Items zoeken
Items toevoegen aan de All-in-One Search-index
De All-in-One Search-index gebruikt de OCR-software van PaperPort om
tekstinhoud van de items te extraheren en kopiëren. Hiervan wordt een database
gemaakt, vergelijkbaar met de index van een boek.
Itemeigenschappen, zoals naam en auteur, worden ook aan de index toegevoegd.
Hoewel het maken van een index veel tijd kost, gaat het zoeken naar items in de
index vaak veel sneller dan het zoeken per bestand.
Met de PaperPort-opties die beschikbaar zijn vanuit het menu Extra kunt u
opgeven of u automatisch een All-in-One Search wilt uitvoeren als u een nieuw
item toevoegt of een bestaand item wijzigt. U kunt ook een periode instellen
waarna de index wordt bijgewerkt.
Desgewenst kunt u de All-in-One Search-index handmatig bijwerken voor alle
items, voor één item of voor alle items in een of meer mappen. Het is een goede
gewoonte om de All-in-One Search-index regelmatig bij te werken omdat het
proces dan sneller kan worden voltooid.

Gebruik in PaperPort Professional 10 de Index Manager om regelmatig

indexeringstaken te maken en te plannen.

Het deelvenster All-in-One Search gebruiken

Gebruik het deelvenster All-in-One Search om zoekcriteria in te voeren en opties
te selecteren waarmee u PaperPort-items wilt zoeken.
Het doorzoeken van een bestand gebeurt uitsluitend op basis van item-
eigenschappen. De itemeigenschappen typt u bij Naam, Auteur, Trefwoorden.
Bij het zoeken via de index wordt de All-in-One Search-index van PaperPort
gebruikt om itemeigenschappen of tekst in een item te zoeken. De
itemeigenschappen typt u bij Naam, Auteur, Trefwoorden en de tekst geeft u op
in het vak Met geïndexeerde tekst.
All-in-One Search geeft een lijst met alle items die overeenkomen met de door u
opgegeven criteria.

Voor snelle toegang tot de periodieke indexeringsprocessen start u de Index

Manager rechtstreeks vanuit het deelvenster All-in-One Search.

PaperPort Startgids 29
 PDF Searchable Image gebruiken
Naast het gebruik van de eigen zoek- en indexeringsmogelijkheden van PaperPort
kunt u ook PDF Searchable Image-bestanden maken waarmee u buiten
PaperPort kunt indexeren en zoeken.
Een PDF Searchable Image-bestand is een type PDF met een bitmapafbeelding
van een document of afbeelding plus tekstinhoud die is opgeslagen als verborgen
tekst. Het bestand ziet er precies hetzelfde uit als het oorspronkelijke document,
maar kan worden doorzocht door andere programma’s zoals Adobe Acrobat.
U kunt bestanden in PDF Searchable Image-indeling maken als u naast
PaperPort 10 ook ScanSoft OmniPage (11 Pro Office of later) heeft
geïnstalleerd.

Indexeringstaken plannen
De Index Manager is een hulpprogramma van PaperPort Professional 10
waarmee u indexeringstaken voor lokale mappen of netwerkmappen kunt
maken, wijzigen en plannen. Geïndexeerde bestanden kunnen vervolgens
worden doorzocht met All-in-One Search.
Bij nieuwe taken kunt u opgeven in welke map moet worden gezocht (lokaal of
op het netwerk), met of zonder submappen. U kunt de tijd instellen en de
frequentie waarmee wordt gezocht (duur, patroon en bereik) en u kunt een taak
activeren en deactiveren, onderbreken of overslaan. In het dialoogvenster met
programma-instellingen kunt u opgeven hoe en wanneer de Index Manager moet
stoppen.

30 Items zoeken
Bestanden delen
PaperPort bevat veel functies waarmee u bestanden, afbeeldingen en documenten
gemakkelijk kunt delen met vrienden, collega’s en zakenpartners.
Deze functies zijn geïntegreerd in het programma en zijn direct beschikbaar via
werkbalken, menu’s en opdrachtbalken.
Met PaperPort kunt u heel gemakkelijk:
• items naar anderen e-mailen, door eenvoudigweg de items naar uw favoriete
e-mailprogramma te slepen op de PaperPort-balk Verzenden naar;
• items scannen of converteren naar PDF-indeling, een zeer populaire indeling
voor het delen van bestanden en door velen beschouwd als de norm voor
documentdistributie;
• toegang verkrijgen tot gedeelde mappen op uw LAN- of WAN-netwerk,
door de mappen aan uw deelvenster PaperPort-mappen toe te voegen;
• direct instellingen voor delen en beveiliging benaderen via het snelmenu van
de map.
Met PaperPort kunt u heel eenvoudig een gedeelde map, die kan dienen als een
centrale verzamelplaats voor alle belangrijke kantoordocumenten, op een server
of pc maken. Alle PaperPort-clients hebben toegang tot deze map en kunnen via
de PaperPort-functies voor documentbeheer en papierverwerking documenten
rechtstreeks opzoeken en gebruiken.

Daarnaast kunt u items converteren naar populaire uitvoerindelingen voor

gedeeld gebruik in talrijke andere programma’s, zoals Microsoft Word, Adobe
Acrobat, Claris HomePage en Adobe Photoshop. Ga via de ScanSoft-website
www.scansoft.nl naar PaperPort voor een lijst van alle programma’s die worden
ondersteund.

PaperPort Startgids 31
 Items naar een ander programma
verzenden
U kunt in PaperPort heel eenvoudig via slepen en neerzetten uw bestanden
openen in uw favoriete programma. Kies het bestand dat u wilt openen en sleep
het naar het programmapictogram op de balk Verzenden naar onder in het
PaperPort-bureaublad.
Veelvoorkomende kantoortaken zoals e-mailen en faxen gaan nu sneller dan ooit.
Gescande documenten kunnen nu probleemloos worden gebruikt in andere
programma’s. Via de balk Verzenden naar wordt het document automatisch naar
een indeling geconverteerd die door het ontvangende programma wordt
ondersteund.
U kunt bijvoorbeeld het gescande beeld van een brief naar de Microsoft Word-
koppeling op de balk Verzenden naar van PaperPort slepen. PaperPort weet dan
dat u de brief wilt openen als tekstbestand en niet als statisch afbeeldingsbestand.
PaperPort voert het OCR-programma uit en stuurt bewerkbare tekst naar Word.

OmniPage OP-workflows Microsoft Outlook PDF Converter

PaperPort ondersteunt een groot aantal programma’s, waaronder tekst-

verwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, e-mail-, beeld-, OCR- en online
serviceprogramma’s. De programmakoppeling op de balk Verzenden naar voert
de benodigde conversies uit en biedt soms opties voor het verzenden van het
item.

PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage

Als u naast PaperPort ook OmniPage Pro heeft, kunt u beschikken over de OCR-
services van dat programma en zo de mogelijkheden van PaperPort uitbreiden. U
kiest OmniPage Pro door in een tekstprogramma met de rechtermuisknop op de
PaperPort-koppeling te klikken, Verzendopties te kiezen en vervolgens als OCR-
programma OmniPage Pro te selecteren, in plaats van PaperPort OCR.
Met OmniPage kunt u:

32 Items naar een ander programma verzenden

• papieren documenten rechtstreeks converteren naar bruikbare Microsoft®
Office-documenten;
• PDF-bestanden met behoud van opmaak omzetten in bewerkbare
documenten;
• voor elektronische archieven PDF-bestanden maken die onbeperkt kunnen
worden doorzocht;
• automatisch beelden van multifunctionele printers en scanners in een
netwerk verwerken;
• documenten scannen en converteren naar XML, PDF, TIFF en andere
indelingen;
• documenten delen via e-mail, internet, XML en e-Books;
• OmniPage-workflows gebruiken voor directe, effectieve controle over
documentconversies.

De balk Verzenden naar aanpassen

U kunt zelf bepalen hoe de balk Verzenden naar eruit ziet. U kunt bijvoorbeeld
programmapictogrammen toevoegen, verwijderen of verplaatsen. Raadpleeg de
PaperPort Help voor nadere informatie.

Verzendopties aanpassen
U kunt via de verzendopties aangeven op welke manier u de programma’s op de
balk Verzenden naar wilt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld de bestandsindeling
selecteren waarin PaperPort een item opslaat.

PaperPort Startgids 33
 Als u OmniPage Pro 14 of een latere versie heeft, kunt u via de verzendopties
voor de koppeling OmniPage-workflows een workflow kiezen.

U kunt een item versturen per e-mail door het te verslepen naar het pictogram
van het e-mailprogramma op de balk Verzenden naar. Gebruik de e-mail koppe-
lingsopties om de bestandsindeling van de bijlagen en andere opties op te geven.

34 Items naar een ander programma verzenden

Items converteren
Met PaperPort kunt u gescande documenten en tekstitems converteren naar
afbeeldingen, en afbeeldingen converteren naar tekst.

Items converteren naar afbeeldingsbestanden

U kunt gescande documenten en tekstitems converteren naar afbeeldingsbestan-
den.
Met de opdracht Opslaan als kunt u beelditems opslaan naar allerlei standaard
afbeeldingsindelingen, zoals PDF, JPEG en TIFF, maar ook naar de eigen
bestandsindeling van PaperPort Image (.max).
U kunt tekstitems en beelditems converteren naar PaperPort Image-items (.max)
met behulp van de opdracht Als PaperPort-afbeeldingsitem dupliceren. Met de
opdracht Als PDF-item dupliceren kunt u tekstitems converteren naar PDF
Image-items.
In PaperPort Professional 10 kunt u ook tekstitems zoals Word-documenten
converteren naar PDF Formatted Text & Graphics-indeling.
Als u meerdere items selecteert, kunt u deze tegelijkertijd converteren naar een
nieuwe indeling. Raadpleeg de online PaperPort Help voor nadere informatie.

Afbeeldingen naar tekst converteren

U kunt gescande documenten converteren naar tekst door de miniatuur te slepen
naar uw tekstverwerkingsprogramma. PaperPort verwerkt uw gescand document
automatisch met behulp van de OCR-software van PaperPort, start uw
tekstverwerkingsprogramma en laadt de gescande tekst in een document zodat u
deze kunt bewerken.
In het venster Paginaweergave kunt u ook tekst van een deel van de afbeelding
kopiëren zodat u deze kunt gebruiken in een tekstverwerkings- of
spreadsheetprogramma.
De OCR-software verwerkt de tekst en kopieert deze naar het Klembord van
Windows. Open het programma waarin u de tekst wilt invoegen en plak de tekst
in het bestand.

PaperPort Startgids 35
 Gescande formulieren invullen
FormTyperTM is een programma van PaperPort waarmee u formulieren kunt
invullen, zoals verzekeringsformulieren, registratiekaarten en medische
formulieren die u naar het bureaublad van PaperPort scant.
U sleept gewoon een formulier van het PaperPort-bureaublad naar het
programma FormTyper op de balk Verzenden naar. FormTyper analyseert het
formulier automatisch, herkent de blanco gebieden waarin gegevens kunnen
worden ingevoerd en maakt hiervan lege velden. Elk veld wordt in kleur
onderstreept, zodat u gemakkelijk kunt zien waar u de gegevens dient in te
vullen.

Nu kunt u snel typen en met de tabtoets naar elk veld gaan. U kunt desgewenst
ook de plaats van velden veranderen, nieuwe velden invoegen en velden
verwijderen. Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, slaat u het formulier op het
bureaublad van PaperPort op, zodat u het formulier in zijn geheel (met alle
ingevulde gegevens) kunt afdrukken of verzenden via e-mail.
Als u werkt met een voorgedrukt formulier, drukt u met de functie Alleen velden
afdrukken uw antwoorden rechtstreeks in het formulier.

36 Gescande formulieren invullen

PDF-documenten maken
PDF (Portable Document Format)-bestanden worden vaak in drie verschillende
categorieën ingedeeld:
• PDF Image
• PDF Searchable Image
• PDF Formatted Text & Graphics
Afhankelijk van uw PaperPort-versie kunt u een of meer van deze PDF-types
maken. Raadpleeg de online PaperPort Help voor nadere informatie.
In de volgende tabel ziet u met welke functies u de verschillende soorten PDF-
bestanden in PaperPort 10 en PaperPort Professional 10 kunt maken:

PaperPort
Indeling PaperPort 10
Professional 10
PDF Image Scannen Scannen
Foto halen Foto halen
Afdrukken naar PaperPort Afdrukken naar PaperPort
Opslaan als Opslaan als
Web Capture Web Capture
PDF Searchable Image Scannen Scannen
(OmniPage Pro vereist) Foto halen Foto halen
Afdrukken naar PaperPort Afdrukken naar PaperPort
Opslaan als Opslaan als
Web Capture Web Capture
Item dupliceren
PDF Formatted Text (Alleen-lezen) Afdrukken naar PaperPort
& Graphics Item dupliceren

PaperPort Startgids 37
 ScanDirect gebruiken
ScanDirectTM is een PaperPort-programma waarmee u items kunt scannen en
rechtstreeks naar PaperPort of andere programma’s op uw computer kunt
verzenden zonder PaperPort te starten.
ScanDirect wordt als een afzonderlijk programma uitgevoerd vanuit het
Windows-menu Start en verschijnt met de ScanDirect-balk.

Met ScanDirect kunt u een item scannen en het onmiddellijk verzenden naar:
• een programma op de balk Verzenden naar van ScanDirect. Pictogrammen
op de ScanDirect-balk verwijzen naar de programma’s die een koppeling
hebben naar PaperPort en ScanDirect. Klik op het programmapictogram om
een item te scannen en naar het programma te verzenden en scan het item
vervolgens. ScanDirect start het programma automatisch zodra het item is
gescand.
• het PaperPort-bureaublad. Klik op het PaperPort-pictogram en scan het
item. Na het scannen wordt PaperPort gestart en kunt u het item met alle
PaperPort-functies bewerken.
Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het gebruik van
ScanDirect.

PaperPort verwijderen
1. Selecteer in het Configuratiescherm de optie Software.
2. Selecteer PaperPort 10.0.
3. Klik op Verwijderen om het programma te verwijderen of op Wijzigen om
het automatisch te laten repareren.
Als u besluit het programma te verwijderen, wordt het eerst gedeactiveerd.
Hierdoor kunt u het later zonder activeringsproblemen opnieuw installeren. Voor
het deactiveren en opnieuw activeren is een internetverbinding vereist.

38 ScanDirect gebruiken