ESCUELA POLITECNICA NACIONAL MAESTRIA EN SISTEMAS INTEGRADOS SISTEMAS DE COSTOS EN PROCESOS COSTOS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y DE SERVICIOS CASO ECUA-PETROL S.A. La empresa ECUA-PETROL S.A. de conformidad con la Planeacién estratégica de corto y mediano plazo esté avanzando en el cumplimiento de su misién institucional, es asi como puso en vigencia los procesos gobernantes, procesos agregadores de valor, procesos habilitantes de asesoria y apoyo y procesos desconcentrados. De acuerdo con los Procesos Gobernantes que tienen que ver con la orientacién de la gestién institucional a través de la formulacién de politicas, directrices, normas y Procedimientos, planes acuerdos y resoluciones para la adecuada administracién y optimizacién de los servicios, ejercicio de la representacién legal de la Institucién, entre los principales, necesita conocer los costos de los procesos administrativos y dé servicios de las distintas gerencias, para el efecto a desarrollado los macro procesos, sub procesos, procesos, actividades y tareas de cada una de las unidades de negocios de la empresa, asi como la determinacién de los objetos de costos. Para el efecto se esté dando cumplimiento al CATALOGO DE PROCESOS Y LA ESTRUCTURA BASICA PARA SU GESTION, que rige en la empresa a nivel nacional. PROCESOS DE LA INSTITUCION: Los procesos que participan en la generacién de productos y servicios de la empresa, se ordenan y clasifican en funcién del grado y nivel de contribucién al cumplimiento de la misién institucional. La misién y visién del Instituto se cumpliran mediante la gestién de los siguientes procesos: PROCESOS GOBERNADORES: Los procesos gobernantes constituyen un conjunto de actividades relacionadas con el direccionamiento estratégico que orienta la gestion de la empresa mediante el establecimiento de politicas, directrices, objetivos, estrategias y disposiciones en el horizonte de su actividad comercial, de transporte y refinacién. PORTAFOLIO DE PROCESOS GOBERNADORES INSTITUCIONALES: De acuerdo con la planeacién estratégica y a la misién y visién de la empresa se cumpliran mediante la gestién de los siguientes procesos gobernantes 1.- Gestién Estratégica, Gestién Técnica’ PROCESOS AGREGADORES DE VALOR: Los procesos agregadores de valor constituyen el conjunto de actividades que aseguran la entrega de bienes o servicios. PORTAFOLIO DE PROCESOS AGREGADORES DE VALOR: La misién y visién de la empresa se cumpliré mediante la gestién de los siguientes procesos agregadores de valor: Gestién Gerencia de Comercializacién Gestién Gerencia de Transporte y Almacenamiento Gestién Gerencia de RefinaciénPROCESOS HABILITANTES DE ASESORIA Y APOYO: Constituyen el conjunto de actividades y tareas que aseguran la generacién de productos y servicios para la satisfaccién de las necesidades internas y requerimientos de los procesos ejecutivos, agregadores de valor y de si mismos, proporcionando a la organizacién la asesoria y el apoyo necesarios para la continuidad de la gestién con eficiencia y eficacia. PROCESOS HABILITANTES DE ASESORIA: 1. Gestién de Asesoria Juridica 2. Gestién de Planificacién y Control 3. Gestién de Comunicacién Social PROCESOS HABILITANTES DE APOYO: 1. Gestién Administrativa 2. Gestién Financiera 3. Gestién Tecnolégica y de Comunicaciones 4, Gestién de Administracién del Talento Humano COMITE DE GESTION DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.- Gerente General o su delegado, quien lo presidiré, Coordinador General De Desarrollo Organizacional, Director de Procesos Director de Comercializacién, Director de Transportes y Almacenamiento, Director de Refinacién, Director de Planificacién y Control, Director de Asesorfa Juridica, Director de Comunicacién Social, Director de Finanzas y el Director de Administracién del Talento Humano. RESPONSABILIDADES DEL COMITE DE GESTION DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.- De conformidad con lo establecido en el articulo 115 del Reglamento ala Ley Organica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, LOSCCA, tendré las siguientes responsabilidade: + Coordinar y evaluar la aplicacién de las politicas, normas y prioridades relativas al desarrollo institucional; Coordinar la planificacién estratégica de la institucién; Conocer, previo a su aprobacién, el plan de fortalecimiento institucional preparado por la Direccién de Administracién de Talento Humano; + Conocer y coordinar la ejecucién de los programas de redisefio y reingenieria de procesos, unidades organizacionales y estructura de puestos; + Conocer, coordinar, evaluar y monitorear la implementacién de la Planificacién Estratégica Institucional, planificacién anual de recursos humanos institucional, donde se contemple la creacién, supresién, fusién y reestructuracién de puestos y plazas, asi como contratos de trabajo con o sin relacién de dependenci ‘+ Conocer y ajustar el Plan Operativo Anual y el Presupuestado de la empresa.La gerencia general en funcién de los macro procesos, sub procesos, procesos, actividades de la Coordinacién de Finanzas de la Gerencia de Comercializacién, asi como la determinacién de un objeto de costos se determine su costo y en base a este sistema establecer un procedimiento de costeo administrativo a fin de implementar un costeo ABC a toda la organizacién MACROPROCESO: COORDINACION DE GESTION FINANCIERA PROCESO: COORDINACION DE TESORERIA SUBPROCESO: ELABORACION, EJECUCION Y CONTROL DE FLUJO DE CAJA OBJETO DEL COSTO: EJECUCION FLUJO DE CAJA CENTRO DE RESPONSABILIDAD: COORDINACION DE TESORERIA ~ GERENCIA DE COMERCIALIZACION PIRAMIDE ESTRUCTURAL DEL PROCESO: DENOMINACION DEPENDENCIA GERENTE GENERAL ECUA PETROL MATRIZ SUBGERENTE GESTION FINANCIERS ECUAETROL MATRIZ ‘COORDINACION SENIOR TESORERIA ECUA PETROL MATRIZ ‘COORDINADOR GESTION FINANCIERA ‘GERENCIA COMERCIALIZACION /ANALISTA DE PRESUPUESTO (GERENCIA COMERUIALIZACION ANALISTA DE CONTABILIDAD COORDINADOR DE TESORERIA GERENCIA COMERCIALIZACION ANALIS@A DE TESORERIA GERENCIA COMERCIALIZACION [AUATLIAR DETESORERIA -RENCIA COMERCIALIZACION. SUBPROCESO: ELABORACION, EJECUCION Y CONTROL DE FLUJO DE CAJA 1. PROPOSITO Disponer de la informacion financiera de ingresos y egreso en forma veraz para toma de decisiones oportunas 2. ALCANCE (|) DESDE: Analizar y verificar Detalle de Proyeccién de Ingresos. HASTA: Elaborar y entregar Reporte de Flujo de Caja. 3. DUENO DEL PROCESO (1) Analista de Tesoreria (Subgerencia de Gestion Financiera) 4. POLITICAS Los productos de los procesos de: Administrar los Ingresos y Control de Requerimiento de Fondos deben remitirse hasta el titimo dia laborable de cada semana en curso y hasta el ultimo dia laborable de la penultima semana de cada mes.El Flujo de Caja debe ser presentado hasta el fin de la jomada laboral del primer dia laborable de cada semana. 5. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SPI.- Sistema de Pagos Interbancario, Cuentas banca privada del Ecuador. SPL.- Sistema de Pagos en Linea, Cuentas en Banco Central del Ecuador. Sistema Financiero Contable.- Software Financiero aplicado por la Empresa. 6._RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD i Puesto Responsable ‘Rutoridad ‘Asistente de Tesoreria Realbir y registrar requerimientos de fondos y reportes de ejecucién ‘Analista de Tesoreria ‘Analizar, elaborar y ejecutar reportes y flujo de caja ‘Analista de Tesoreria (Subgerencia) ‘Analizar y elaborar Flujo de Caja Coordinador de Tesoreria Revisar_requerimientos de fondos Coordinador Sénior de Tesoreria Revisar _requerimientos de | Aprobar Flujo de Caja fondos ‘Subgerente de Gestion Financiera Validar y aprobar Flujo de Caja Gerente General ‘Autorizar Flujo de Caja 7. CONTROL DE REGITROS GENERADOS Identificacién FLUJO DE CAIA Formato ‘Anexos 1-7 de Flujos de caja Responsable de Recoleccién ‘Analista de Tesoreria (Subgerencia) Archivo Coordinacién Sénior de Tesoreria ‘Acceso ‘Analistas y Coordinador Sénior de Tesoreria Tipo de Archivo Digital y Fisico Tiempo de Retencién Aafios Disposicién Final Enviar a manejo de Documentacion8, DOCUMENTOS RELACIONADOS DOCUMENTOS Cédigo Nombre Ley Organica de Empresas Publicas. Ley Organica para la Recuperacion del uso de los Recursos Petroleros del Estado y Racionalizacién Administrativa de los Procesos de Endeudamiento. Directrices para la liquidacion y distribucién de los ingresos petroleros emitidos por el Ministerio de Finanzas, Ley Organica de la Contraloria General del Estado Ley 10 Eco-Desarrollo Convenio Interinstitucional de Intercambio Crudo - Productos Procedimientos de Gestion Financiera Ley de Régimen Tributario interno Cédigo de Trabajo9. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES (Diagrama de Flujo). ape Hess ucRoPROCES: Frcs = en oon Fee wei “Permoccumaor SUBPROCESO: Eabuatn, usin y Cele Fo de Cala [risa —z0 | ] a ~ | ROMER TRENT EREEATESTTON | Sacer | ROETESORERA | coommcsnarresmet ce | SRENCAGEHER | | | \ TI io | ee | | | e| = < — Scene e 2 8 8 _—l 8 fl —— — _easorano ror: coosonacnoe Rewsio0or:cooRoADoRsewoR oz | APROBADO PR seceREATE DE GESTION “hwosoPROCESOS "eso, NCR INDICADORES: NOMBRE Ejecucibn de Flujo de Caja ‘DESCRIPCION FORMULADE | RESPONSABLE DEL RESPONSABLE DEL ‘CALCULO INDICADOR, FRECUENCIA ESTANDAR ANALISIS Porsentae de Ejeucibn | Analista de Tesorevia | Semanal oR Coordinator de del Fujo de Caja Tesoreria,CENTRO DE ACTIVIDADES: CENTRO DE ACTIVIDAD ACTIVIDAD. (COORDINACION TESORERIA G. COMERCIAL REGISTRAR REQUERIMIENTOS FLUJO FONDOS (COORDINACION DE PRESUPUESTO G. COMERCIAL VERIFICAR PART. PRESUPUEST. Y PRES. COORDINACION TESORERIA G. COMERCIAL [ANALIZAR, ELABORAR, EJECUTAR FF: SPL-SPI COORDINACION FINANZAS G. COMERCIAL [SOLICITAR Y APROBAR PAGOS POR SPL-SPI |COORDINACION SENIOR TESORERIA MATRIZ 'SUBGERENCIA DE GESTION FINANCIERA MATRIZ REVISAR Y TRANSFERIR FF \VALIDAR Y APROBAR PEDIDO FF GERENTE GENERAL MATRIZ ‘AUTORIZAR FF POR GERENCIAS COORDINACION CONTABILIDAD G. COMERCIAL REGISTRAR CANCELACION 0... COORDINACION TESORERIA G. COMERCIAL CONTROLAR ¥ CONCILIAR FF DENOMINACION DE PUESTOS Y NUMERO DE PERSONAS EN LA ACTIVIDAD: ANALISTA TESORERIA ANALISTA PRESUPUESTO. COORDINADOR TESORERIA COORDINADOR FINANZAS COORDINADOR SENIOR SUBGERENTE G FINANCIERA GERENTE GENERAL (a) ANALISTACONTABILIDAD (2) AUXILIAR ANALISTA TESORERIA (1) (a) () a a a a NIVEL MENSUAL DE SUELDOS: DENOMINACION NOMBRES CARGO us $ NA |ANALISTA TESORERIAG.C. 2.200,00 NB___ [ANALISTA PRESUPUESTO G.C. 2.200,00 NC___|COORDINADOR TESORERIA G.C. 3.200,00, ND___[COORDINADOR FINANZAS G.C. 3.400,00 NE___ | COORDINADOR SENIOR EP. 3.400,00 NF__ |SUBGERENTE EP. 3.800,00 NG__|GERENTE GENERAL EP. 5.200,00 Ni___[ANALISTA CONTABILIDAD G.C. 2.200,00 NJ AUXILIAR ANALISTA TESORERIA G.C. 1.600,00Para la determinacién del costo mensual se debe afiadir los beneficios obligatorios de ley mas los beneficios voluntarios, para este caso la empresa otorga anualmente a cada funcionario un seguro médico de US 800,00 mas uniformes por el valor de US $ 1.600,00. De acuerdos a estudios de tiempos y movimientos se ha determinado que los funcionarios publicos trabajan 22 dias al mes y en promedio 6 horas efectivas diarias. Para la determinacién del objeto del costo los funcionarios involucrados en este subproceso trabajan efectivamente al mes las siguientes horas dia actividad: ‘ANALISTA TESORERIA a ANALISTA PRESUPUESTO ‘COORDINADOR TESORERIA (COORDINADOR FINANZAS ‘COORDINADOR SENIOR. ‘SUBGERENTE GERENTE GENERAL ANALISTA CONTABILIDAD [AUXILIAR ANALISTA TESORERIA alafe)ely|ulsl = MATERIALES FUNGIBLES: PRECIO | CANTIDAD MATERIALES: UNITARIO | PROMEDIO | % DIRECTO MENSUAL uso PAPEL BOND Aa 0,08 11,000 80% PAPEL CONTINUO 0.P. (2 copias) 06 11.000 100% FOLDERS 08 500 20% PAPEL CONTINUO REGISTROS 0.P. = SPI -SPL (3 copias) 0,89 11,000 100% PAPEL BOND A4 FOTOCOPIADORA | 0,03 16.000 6056 SERVICIOS DIRECTOS: CONCEPTO VALOR MENSUAL | SERVICIO DIRECTO us$ % USO (*) PANILLA LUZ 2.200,00 2% PLANILLA AGUA. 1.800,00 2% TELEFONO (8 LINEAS) 1.600,00 100% INTERNET (8 PUNTOS RED) 320,00 100% ‘ALQUILER FOTOCOPIADORA 800,00 100% ‘SEGURIDAD 20.000,00 2% MANTENIMIENTO EQUIPOS & SOFTWARE 3.000,00 2% EMPASTADO 800,00 20% Se determinaron los siguientes costos indirectos:Materiales No fungibles, Depreciaciones y Amortizaciones, + Servicios de Terceros, Costos Fijos MATERIALES NO FUNGIBLES: PRECIO CANTIDAD MENSUAL CONCEPTO UNITARIO DE USO % DE USO us$ TONER IMPRESORAS 120,00 2 60% TONER FOTOCOPIA 180,00 2 40% BOLIGRAFO 0,80 24 80% FECHADOR 12,00 6 40% CORRECTOR 2,00 6 20% RESALTADOR 2,50 6 20% ‘SELLOS 15,00 2 20% REGLA 1,00 4 20% ARCHIVADOR AZ 3,80 20 20% SERVICIO DE TERCEROS: PROPORCION PROPORCION VALOR CONCEPTO. MENSUAL IDENTIFICADA IDENTIFICADA us$ G.COMERCIALIZACION | AL PROCEDIMIENTO. ‘SERVICIO ‘TRANSPORTE 8.000,00 20% 4% MANTENIMIENTO ASCENSORES 12.000,00 8% 10% MANTENIMIENTO EDIFICIO 33,333,383 10% 2% DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES: PROPIEDAD, PLANTA & EQUIPO: PROPIEDAD PORCENTAJE ‘VALOR ORIGINAL PLANTA & EQUIPO DEPRECIACION VIDA UTIL P.P.&Equipo LINEAL ANios us$ Edificios 5,00% 20 200.000.000,00 Equipos de Computacién 33,33% 3 2.800.000,00 Vehiculos 20,00% 5 1.200.000,00 ‘Maquinarias 110,00% 10 120.000.000,00 Instalaciones 110,00% 10 180,000.000,00 Equipos de oficina 10,00% 10 ‘989.000,00| Muebles y Enseres 10,00% 10 £860.000,00|AMORTIZACION DE INTANGIBLES: VALOR NO. CONTRATO | AMORTIZACION CONCEPTO fio ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD OFICINAS — READECUACIONES _ 250.000,00 5 G. CONSTITUCION Y PUESTA EN MARCHA 60.000,00 5 respectivamente. COSTO FIJOS: ELEMENTOS DE VALOR US $ costo MENSUAL (GUARDERIA 20.000,00 CENTRO MEDICO 32,000,00 ‘SEGURO EDIF E INSTALACIONES 3.750.000,00 INDUCTORES POR CENTRO DE ACTIVIDAD: En relacién a los Costos Fijos, la proporcién identificada Comercializaci6n corresponde al 20%, 20% y 6% respectivamente. Y la proporcién identificada con el procedimiento corresponde al 4%, 10% y 2% respectivamente. La utilizacién de P.P.& Eq., y las amortizaciones corresponden al 100% de la Gerencia de Comercializacién. Asi mismo la proporcién identificada al procedimiento por estos dos conceptos previo a las valoraciones correspondientes corresponde un 2% a la Gerencia de ‘COST DRIVER / ELEMENTO DEL COSTO INDUCTOR MATERIAL NO FUNGIBLE NO. ORDENES DE PAGO [SERVICIO DE TERCEROS NO. DE CONTRATOS DEPRECIACION DE ACTIVOS m2 JAMORTIZACION DE INTANGIBLES NO. PROYECTOS [cOsTos FuOs NO.ORDENES DE COMPRA INDUCTORES POR CENTRO DE ACTIVIDAD: ELEMENTO DEL COSTO PRESUPUESTO | CONTABILIDAD | FINANZAS | TESORERIA MATERIAL NO FUNGIBLE 528 440, 420 a2 | [SERVICIO DE TERCEROS 2 4 2 3 DEPRECIACION DE ACTIVOS 20 60 10 30 AMORTIZACION DE INTANGIBLES 5 12 20 2 COSTOS FOS 2 22. 10 30ACTIVIDADES EN FUNCION DEL TIEMPO UTILIZADO EN LAS AREAS INVOLUCRADAS: COORDINACION DE PRESUPUESTO: TIEMPO TOTAL PORCENTALE (%) EFECTIVO DE DE APLICACION ELEMENTO DE COSTO ACTIVIDADES POR POR ACTIVIDAD CENTRO DE ACTIVIDAD REAL MATERIAL NO FUNGIBLE 80% 10% ‘SERVICIO DE TERCEROS 80% 10% DEPRECIACION DE ACTIVOS 100% 2% |AMORTIZACION DE INTANGIBLES 80% 2% ‘COSTOS FUOS 100% 10% COORDINACION DE CONTABILIDA! TIEMPO TOTAL PORCENTAJE (%) EFECTIVO DE DE APLICACION ELEMENTO DE COSTO ACTIVIDADES POR POR ACTIVIDAD CENTRO DE ACTIVIDAD, REAL MATERIAL NO FUNGIBLE 80% 1056 SERVICIO DE TERCEROS 80% 10% DEPRECIACION DE ACTIVOS 100% 4% J AMORTIZACION DE INTANGIBLES 80% 2% COSTOS FUOS 100% 10% COORDINACION DE GESTION FINANCIERA: TIEMPO TOTAL PORCENTAJE (%) EFECTIVO DE DEAPLICACION ELEMENTO DE COSTO ACTIVIDADES POR POR ACTIVIDAD CENTRO DE ACTIVIDAD. REAL MATERIAL NO FUNGIBLE 80% 8% [SERVICIO DE TERCEROS 80% 8% DEPRECIACION DE ACTIVOS 100% 6% AMORTIZACION DE INTANGIBLES 80% 8% COSTOS FUOS 100% 6%COORDINACION DE TESORERIA: TiEPOTOTAL | ~PORCENTALE (=) EFECTIVO DE DE APLICACION ELEMENTO DE CosTO acrivipapes por | POR ACTIVIDAD centro ve action | REAL MATERIAL NO FUNGIBLE 0% 20% SERVICIO DE TERCEROS 80% 10% DEPRECIACION DE ACTIVOS 10% o% AMORTIZACION DE INTANGIBLES | 60% 9% cOsTOs Fos 100% 10% Para las areas involucradas el tiempo de consumo de las actividades para los objetos del costo se tomara como base los 60 minutos por hora, 8 horas laborables y en promedio 22 dias mes. Se pide determinar el costo unitario de la prestacién de servicios 0 procedimientos 0s del objeto del costo dispuesto: EJECUCION DEL FLUJO DE CAJA. admi “Todos los errores humanos son fruto de la impaciencia. Interrupcién prematura de un proceso ordenado, obstéculo artificial levantado al derredor de una realidad artificial”. Franz Kafka Caso desarrollado por el Prof. Econ. Carlos Artieda C., MBA para fines pedagégicos de discusién en clases determinar las costos de procesos administrativos y de servicios especialmente del sector piblico y no ‘ecesariamente para un manejo eficaz o ineficaz de las empresas.(Quito, afio 2012).