Version 7 GPS{S)M2 Fecha de sdb Manual del Sistemade — |°"""" ee SodeXO | Gestién de Seguridad, salud |e [Gis MY Sem eneltrabajoy Medio —_[Ravaade Jefe de HSEG ambiente. Aprobado Director Nacional de HSEQ 10 de marzo de 2018 Eta prosadinionto 68 propiedad intaoctual de Sodexo S.A, Su conlanid no podra Sor reproduc Sh previa autorizactn de Sodeto S.A. El uso adecuado de la informacién aqui contenid, es de cardcter exclusivo y seré responsabiided de los uncionarios designados por Sodexo S.A. Una vez impraso, éste documonto $2 consi road 1. Objetivo General Planear, ejecutar, monitorear y evaluar, cada uno de los componentes del sistema de Gestién; a través de la identificacién de los peligros, la prevencién y la promocién de la salud, con el fin de preservar y mantener la seguridad, salud y medio ambiente en los lugares de trabajo 1.4 Objetivos Especificos ‘+ Identificar los peligros asociados a las actividades y evaluar los riesgos para identificar medidas de control ‘+ Gestionar los Riesgos no aceptables segtin los resultados de la valoracion; para evitar la ocurrencia de incidentes laborales (Accidentes y enfermedades laborales) a través de la implementacion de los programas de gestion aplicables. + Establecer metodologias de trabajo seguro que permitan controlar incidentes en nuestros colaboradores, Implementar y mantener una cultura de prevencién en la compafiia a todo nivel Mejorar continuamente los sistemas de gestion de Salud, Seguridad y Medio ambiente ‘+ Implementar los programas de gestién ambiental, para lograr el uso racional de los recursos intervenidos: agua, energia, papel y materiales, a través de la identificacion de los aspectos e impactos ambientales y los controles operacionales requeridos. 1.2 Metas Las metas son definidas por la Gerencia Nacional de HSEQ y orientadas por los resultados en los indicadores establecidos y lineamiento corporativos, 2. Alcance Este programa aplica en los contratos donde Sodexo S.A presta sus servicios, 3. Definiciones Accién correctiva: Accién tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacion no deseable (Norma OHSAS 18001 v 2007) Accién preventiva: Accién para eliminar o mitigar fa(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacién potencial no deseable. 14229Version 7 [Mant SN __liace Sl cawmarawerore | Manual del Sistemade = |S" sodexo Gestién de Seguridad, salud | !sbo=o dete de HSE Sed y Site eneltrabajoy Medio —_|Ravssdo___| ele de HSE ambiente. Aprobado Director Nacional de HSEQ sla procedimionlo os propiedad infaectial de Sodexo SA. Su contenido no podra ser reproductdo sn provi autorzacion de Sodexo S.A. El uso adecuado de Ja informacion aqul contenida, es do cardcter exclustvo y sord responsabilidad do os funcionarios designados por Sodexo S.A. Una voz inproso, ésle documento se considera una copta no controlads. Accidente de trabajo (Ley 1562 de 2012): Es accidente de trabajo todo suceso repentino ‘que sobrevenga por causa 0 con ocasién del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesion organica, una perturbacién funcional o psiquidtrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucion de érdenes del empleador, 0 contratante durante la ejecucién de una labor bajo su autoridad, atin fuera del lugar y horas de trabajo Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo 0 viceversa, ‘cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerard como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la funcién sindical aunque el trabajador se enouentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzea en cumplimiento de dicha funcién. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecucién de actividades recreativas, deportivas 0 culturales, cuando se actle por cuenta o en representacién del empleador 0 de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de ‘empresas de servicios temporales que se encuentren en mision. Condiciones de salud: Ei conjunto de variables objetivas y de auto-reporte de condiciones fisiolégicas, psicolégicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemogréffico y de morbilidad de la poblacién trabajadora, Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generacién de riesgos para la seguridad y salud de los trabaladores. Quedan especificamente incluidos en esta definicién, entre otros: a): las caracteristicas generales de los locales, instalaciones, maquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demas utiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los agentes fisicos, quimicos y biologicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones 0 niveles de presencia; c) los procedimientos para la utllizacion de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generacién de riesgos para los trabajadores y; d) la organizacién y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonémicos 0 biomecanicos y psicosociales COPASST: Comité Paritario en Seguridad y Salud en e! Trabajo 2de29Version 7 Manual del Sistema de sodex® | gestion de Seguridad, salud en el trabajo y Medio ambiente. Fecha 401 0 de marzo do 2016 Elaborado Revisado Jefe de HSEG JAorobado | Director Nacional de HSEQ la procedimionlo es propiedad inllectual da Sodexo S.A. Su contenido no pade® Sor reproducido Sh previa avtoriacian do Sodexo S.A. El uso adecuado de la informacion aqul contenida, es de caracter excusivo y seré responsabilidad de [os uncionarios designados por Sodexo §.A. Una ver impreso, éste documento se considera una copia no control Efectividad: Logro de los objetivos del SG-SST con la maxima eficacia y eficiencia (Decreto 1072 de 2015) Eficacia: Es la capacidad de alcanzar e! efecto que espera o se desea, tras la realizacion de una accién (Decreto 1072 de 2015) Relacion entre resultado alcanzado y los recursos utllizados (Decreto 1072 de Enfermedad: Condicién fisica 0 mental adversa identificable, que surge, empeora 0 ambas a causa de una actividad laboral, una situacién relacionada con el trabajo o ambas. (Norma OHSAS 18001 v 2007) Enfermedad Laboral: (Ley 1562 de 2012) Es enfermedad laboral la contraida como resultado de la exposicion a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinara, en forma periédica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relacién de causalidad con los factores de riesgo ocupacional seran Teconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes, HSEQ: Seguridad, Salud, Medio ambiente y Calidad. Identificacién de Peligro: Proceso de reconocimiento de que existe un peligro y definicion de sus caracteristicas. (Norma OHSAS 18001 v 2007 Incidente: Evento relacionado con el trabajo, en el que ocurrié © pudo haber ocurrido lesion 0 enfermedad (independiente de su severidad), o victima mortal. (Norma OHSAS 18001 v 2007) Peligro: Fuente, situacién 0 acto con potencial de dafio en términos de enfermedad 0 lesion a las personas, 0 una combinacién de estos. (Norma OHSAS 18001 v 2007) Side 29GPS{s)m2 sodex | Gestion de Seguridad, salud en el trabajo y Medio ambiente. Manual del Sistema de Version Fecha 4/0 gomarzo de 2018 la ae ASE Satay Saas Lier de Gestion evade [ee de HSE Aorobato | vector Nacional do HSEQ Ela procedimionto @s propiedad intelectual de Sodexo SA. Su contenido no poaka sor reproducido si previa aulorzacion {de Sodexo S.A, El uso adecuado de la Informacion aqui contenida, e& de cardctar exclusvo y sort responsablidad de [os urcionarios dasignados por Sodexo S.A. Una voz improse, éste documanto se considera una copia no controlada Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad 0 un proceso, (Norma OHSAS 18001 v 2007) Riesgo: Combinacién de la probabilidad de que ocurra un evento 0 exposicién peligrosa y la severidad de la lesién o enfermedad que puede ser causada por el evento 0 exposicién, (Norma OHSAS 18001 v 2007) ‘Seguridad y Salud ocupacional: Condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (Incluidos los trabajadores temporales y personal por contrato) visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo. (Norma OHSAS 18001:2007) Sistema de Gestion de S y SO: Parte del sistema de gestion de una organizacién empleada para desarrollar e implementar su politica de S y SO y gestionar sus riesgos de 8 y SO, (Norma OHSAS 18001:2007) SG-SST: sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el trabajo Valoracién del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre Ia tolerancia o no del riesgo estimado (Decreto 1072 de 2018) 4. Generalidades de la empresa Razén Social: SODEXO S.A NIT: 800 230 447 -7 Actividad Econémica: Alimentacion y Servicios Materias primas: ‘+ Insumos requeridos para la preparacién de alimentos y bebidas para el consumo humano. + Insumos requeridos para desarrollar los servicios contratados con el cliente. 4de 29Version 7 GPSISH2 Fecha de 40 de marzo de 2016 * Manual del Sistemade |""*"" “ sodeXO | Gestion de Seguridad, salud |Foao —[2e'GSSun utY Stem enel trabajo y Medio —_[Rewsado__| Jere ae Hse ambiente. Javtedo | orecor Nacional de HSEQ ala procadimionlo 0s propiedad iflectral de Sodexo S.A. Su contenido no podi® sor Teproduclo Sh provi aulorizacion do Sodexo S.A. El uso adecuado de la informacion aqul contanida, os do cardctor exclusivo y sors responsabilidad de los Tuncionarios designados por Sodexo S.A. Una vez impreso, ésle documento se considera una copia no contoade. Procesos productivos: * Servicios de limpieza, Jardineria, Mensajeria, Mantenimiento locativo y menor, Alimentacién, Logistica interna, Apoyo a produccién, entre otros los cuales aportan Soluciones Integrales de Servicio en las instalaciones del cliente Resefia Histérica: - Creada en Marsella, Francia en el afio 1966 por el sefior Pierre Bellon. - En 1971, llegé a Bélgica siendo su primera actividad internacional; luego en 1975, en Attica, inicié el desarrollo de campamentos en plataformas petroleras. ~ En 1985 llegé @ América del Norte y del Sur, con servicios a colectividades en Estados Unidos y Canada, - En 1987 se crearon los cheques de servicio; en 1990 Sodexo S.A inicia actividades en México. - En 1994 llega @ Colombia, en convenio con Suramericana de Seguros. ~ Actualmente la Empresa en el mundo se encuentra en 76 paises y cuenta aproximadamente con 315,000 Colaboradores. ~ Sodexo en América Latina, esta en 9 paises, mas de 1500 clientes. - Sodexo Colombia ubicado en las 4 principales ciudades, ubicados en 1562 Sites y 143, clientes. Localizacién de la empresa’ + Bogoté. (Oficina Principal). Carrera 7 No. 127-48 Piso 5 Ed.128 Centro Empresarial * Medellin (Sucursal). Calle 30 A No 82 A- 26 piso 17 Torre ejecutiva los molinos * Cali (Sucursal). Calle 64N No, 5B-146 Of. 9 Centro empresa * Barranquilla (Sucursal). Cr. 63 No. 82-86 Ed.OceanTower Teléfonos oficinas Principales: - Bogota: 7421460 = Medellin: 6040056 = Cali: 4852600 - Barranquilla: 3850444 5 de 29wae Ti |__ PSiS)M2 Fecha ae Manual del Sistemade —|*"°* _| sodex0 | Gestion de Seguridad, salud |Eeraso [Se c8,c0% Sebdy Sens eneltrabajoy Medio | Revsado___| ele do sa - 10:de marzo de 2016 ambiente. Aprobado Director Nacional de HSEQ Esto procedimionto 8s propiedad ifelecual de Sodexo SA. Su conlonido no pOUra Sor reproduc Sh provia aulrizacin [de Sodexo S.A. EI uso adecuado de la informacion aqul contend, es de cardcter exclusivo y seré responsabildad de fos uncionarios designados por Sodexo S.A, Una vez impreso,éste documento se considera una copia no contol Nombre del Representante Legal: Sr, Juan Camilo Chaves Zuluaga Clase de Riesgo: |, Il, Ill, IV, V Porcentaje de Cotizacién: De acuerdo al centro de trabajo Organizacién del trabajo Formas de contrataciér Colaboradores del area Directiva, Administradores de contrato y oficina principal ingresan con un contrato a termino indefinido. Personal operativo: Término Fijo Jornada Laboral: = Personal Administrativo: Lunes a Viernes 07:30 a 12:00 y 19:00 a 17:30 = Personal Operativo: Realiza diferentes turnos, dependiendo del punto de operacién en el cual realice su labor Distribucién y clasificacién de los colaboradores: Depende del centro de costes al cual pertenece el colaborador Beneficios oxtralegales para los trabajadores: " Subsidio de alimentacién: Los trabajadores que se desempefian en operaciones de alimentacion, tienen derecho en forma gratuita a las comidas, segiin el turno en que laboren, "El personal administrativo recibe los dias treinta de cada mes cheques restaurante para el almuerzo. 6 de 29version Te Fecha 6° | 0. de marzo de 2016 * Manual del Sistemade |*"*"" : _ Sodexo | Gestién de Seguridad, salud |==ea [Schon Oe eneltrabajoy Medio —_[Ravsado ete de HSEG ambiente. [Aprobado Director Nacional de HSEQ Esta procedimianio 08 propiedad intelectual de Sodexo SA Su conlanido ho podra ser reproducid sin provia aulonzacion | do Sodexo S.A. El uso adecuado de Ia informacién aqul contenid, es de carécler exclusive y sord responsabilidad de fos Tuncionarios designados por Sodexo S.A, Una vez improso, ée documento se considera una copia no contolada * Vacaciones : Para el calculo de los dias libres por vacaciones, no se tienen en cuenta los sabados, de manera que son generalmente tres dias més de descanso remunerado, * Fondo de empleados Sodexo: Todos los empleados pueden acceder a los beneficios del fondo de empleados de la Empresa FONDEXO * Auxilio de movilizacién; Se entrega a las personas que colocan su vehiculo a disposicién de la compafiia; se paga segtin tabla de kilometraje 5. Fases del Sistema de Gesti el trabajo y Medio ambiente n de Seguridad, Salud en Desde el proceso de Gestion HSEQI se dirigen los esfuerzos para que los servicios que se entreguen al cliente sean con calidad, es decir que durante su proceso 0 ejecucién tengamos la tranquilidad que lo hemos logrado sin tener esiones, dafios a la propiedad 0 al medio ambiente. Salud y Seguridad del Grupo declara a través del Sr. Michel Landel ~ Director General MISION: “Crear una ventaja competitiva para Sodexo con alcanzar una cultura de excelencia en Salud y Seguridad y un desempefio de clase mundial en Salud y Seguridad” VISION: “lograr una Organizacién libre de Accidentes, a través de un EFECTIVO MEJORAMIENTO DE LAS CONDUCTAS, que permita administrar efectivamente los riesgos en todas las operaciones.” La Compafila dirige todos sus esfuerzos a lograr un trabajo seguro, que nos permita ser mas competitivos en el mercado no solo desde el punto de vista econdmico sino, porque trabajamos con seguridad para tener familias felices. ‘Ademas es importante resaltar otros aspectos como: 7 d028x sodexo GPS{SH2 Manual del Sistema de Gestion de Seguridad, salud en el trabajo y Medio ambiente. [Warsibn -{Fechs 1 40.de marzo de 2016 Jefe de HSE Salud y Sitama Elaborado |e Gestion Fevsade ofa do SEG [Aprobade | Director Nacional de HSEQ Este procedimiento 6s propiedad infelecual da Sodovo SA. Su connie no pod'a Sor reproduce Sh previa auloizacin de Sodexo S.A. uso adecuado dela informacion au! cantonid, es de cardcter exclusiva y soré responcabilded de [0s uncionarios designados por Sodexo S.A. Una vez impreso, éste documento ee considera una copia no contolada - Responsabilidad ético moral, - Requerimientos legales ~ Es un costo beneficio necesario para realizar todas las operaciones industriales con economia, eficlencia y seguridad, de tal manera que no afecte la salud e integridad fisica de los trabajadores, los bienes materiales de la Empresa y el Medio Ambiente, 5.1 Planificacién del Sistema de Gestién de Seguridad, Salud y Medio ambiente — (Planear) Con Ia planificacién se busca que la misma, aporte al cumplimiento de los requisitos legales; ‘a aplicacion de cada uno de los elementos del sistema y la mejora continua. Anualmente después de haber realizado la evaluacion de los resultados del affo anterior, desde la Gerencia Nacional de HSEQ se definen los lineamientos de trabajo los cuales son base fundamental para que desde las Jefaturas de HSEQ de cada segmento, se defina el plan estratégico y los respectivos cronogramas de trabajo, los cuales seran ejecutados en los SITES a cargo de! equipo de especialistas de HSEQ. 5.2 Politica de la empresa La compafiia cuenta con las siguientes politicas corporativas: Bde 29version 7 GPS{S)M2 [rece ae 410 de marzo de 2016 » |_ ManualdelSistemade [°° s0dex0 | Gestion de Seguridad, salud [Eee |S'ssion eneltrabajoy Medio —_[Rewsado [erode isa ambiente. |Aprobado Director Nacional de HSEQ Este procadiionto 08 propiedad ifalectual de Sodexo S.A, Su contanid na podra Sor reproducdo Sh provia autonacion {de Sodexo S.A, El uso adscuado de fa informacion aqu! contenida, es de cardcter exclusiva y seré responsabilidad de los funcionarios designados por Sodexo S.A. Una vez impreso, éste documento se considera une copia no contol * Politica de Salud, Seguridad, Medio Ambiente, Calidad e inocuidad * Politica de No alcohol, drogas y porte de armas * Politica de Seguridad vial (Ver politicas Sodexo S.A - Sistema integrado de Gestion). 5.3 Funciones / responsabilidades Las funciones y Responsabilidades estan descritas en el procedimiento de asignacién y evaluacién de responsabilidades en HSEQ y en cada uno de los programas y procedimientos establecidos desde el proceso. 5.4 Asignacion y evaluacién de responsabilidades La compafiia cuenta con un proceso interno de evaluacién del desemperio, donde se determinan los factores a calificar incluyendo Seguridad, Salud, Medio Ambiente y Calidad, 5.5 Organizacion y recursos 5.5.1 Estructura Organizacional (Ver Anexo 1. Estructura HSEQ)). 5.8.2 Recurso Financiero La compafiia tiene dentro de su planeacién financiera asignado un presupuesto anual para La Gerencia Nacional de HSEQI en cabeza de la Gerencia de Plataforma de servicios, donde se soporta una parte del recurso humano requerido para el proceso y los recursos necesarios para soportar el cumplimiento del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el trabajo Cada Gerencia de Segmento cuenta con una estructura de HSEQ que ejecuta en campo la planeacién anual del Sistema y cada operacion incluye en sus proyecciones el de 29Version 7 aed _|Feche de Manual del Sistemade =" 40 de marzo de 2016 x SodeXO | Gestién de Seguridad, salud [Frei [2555.60 ele de ASE Saud y Seema eneltrabajoy Medio —_[Revsado Jefe de HSEG ambiente. Aprobado Director Nacional de HSEQ Elo procediiono 0s propiedad infaloctual de Sodexo S.A. Su contenido no podra sar reproducido tn preva autorzacion [de Sodevo S.A. £1 uso adscuado de fa informacicn agu! contenida, es de cardctor exclusive y sor rasponsabildad de [os funcionaris designados por Sodexo S.A. Una ver impreso, éste documonto se considera una copia rio contrlads, presupuesto para elementos de proteccién personal, dotacién, sefializacion, examenes médicos y medidas de control incluidas en la negociacién y dentro de la oferta del contrato y demas relacionada con el SG-SST 5.5.3 Recurso Técnico Para las diferentes actividades especializadas y para cobertura a nivel nacional se cuenta con los servicios en prevencién de la ARL, Corredor de Seguros, Fondo de Empleados, EPS, prestadores privados IPS, Caja de Compensacién Familiar. Cada Responsable de HSEQ cuenta con un equipo de cémputo y de comunicaciones ‘como herramienta para facilitar su gestion. 5.5.4 Recurso Locativo Cada Responsable de Seguridad, Salud en el trabajo y Medio Ambiente (HSE), cuenta con una oficina o médulo de trabajo, dotado con un equipo de computo, En cada contrato se cuenta con los elementos definidos en el plan de emergencia En algunos contratos el cliente no permite botiquin, ya que cuentan con area de salud, para atencién de primeros auxilios, 5.6 Identificacién y evaluacion de requisitos legales en seguridad, salud y medio ambiente La compafiia dentro de su Sistema Integrado de Gestion (SIG) en Seguridad, Salud en el trabalo y medio ambiente, incluye un procedimiento interno en la Identificacién de requisites legales, actualizacin y divulgacién de los mismos, en los contratos. GPS-(S)-P-3 Procedimiento Identificacién y Evaluacién de Requisitos Legales y otros requisitos Los requisitos legales que apliquen a la organizacién estén descritos en la matriz de identificacién y evaluacién de requisitos legales GPS-{S)-F-26, estos son validados en las operaciones, la actualizacién se realiza cada 3 meses, la evaluacién se realiza en Octubre y Abril de cada ato. 10de 29Version 7 GPSS Fecha do * Manual del Sistemade [*"**" : sodeXO | Gestién de Seguridad, salud |b | 2GeSan nt Y Some eneltrabajoy Medio [Revie | eee nist ambiente. /Aprobado Director Nacional de HSEQ 10 de marzo de 2016 Esta procediionto 08 propleded intelectual de Sodexo S.A, Su conlenido no poa'a Sor reproduc si prova aulonzacin {de Sodexo S.A, El uso adecuado de la informacion aqu! contenida, es de cardctor exclusivo y sord responsabilidad de los fuancionaris designados por Sodexo S.A. Una vez impreso, éste documento se considera una copia no contolada 5.7 Identificacién de peligros, Valoracién de riesgos y determinacion de controles. GPs-s)-F-32 La metodotogta utilizada para la valoracién de los rlesgos se basa en la estructura sugerida en la GTC-45 versién 2012 y se aplica de tal forma que ayude a la organizacién a Identificar tos peligros asociados a las actividades en el lugar de trabajo y valorar los riesgos derivados de estos peligros, para poder determinar las medidas de control que se deberian tomar para establecer y mantener la seguridad y salud de sus trabajadores y otras partes interesadas 5.8 Identificacion de aspectos e impactos ambientales Procedimiento Para La Identificacion De Aspectos Y Evaluacién De Impactos Ambientales GPS-(E)-P-1 A través de la identificacién de los aspectos ambientales significativos de las actividades, productos 0 servicios que ofrece la empresa, se determinan los. impactos y se establece la implementacién de programas ambientales para el control de los mismos. La identiicacion de aspectos e impactos queda documentada en el formato GPS-{E)-F-1 Formato Matriz de Identificacion de Aspectos y Evaluacién de Impactos. Ambientales. 5.9 Otros aspectos a tener en cuenta en la planificacion Para identificar las prioridades en HSE se realiza seguimiento del sistema incluyendo los siguientes aspectos. + Identificacién de las amenazas y evaluacién de la vulnerabilidad de la empresa + Cumplimiento del programa de capacitacién Anual ( Formacién) 11 de29Version 7 = Fecha de Manual del Sistemade |°""**" 10 de marzo de 2016 x Sodex0O | Gestion de Seguridad, salud |e | %e.55, “ie de ASE Saud y Sterna eneltrabajoy Medio —_[Rewsaio [sete de SEG ambiente. ‘Aprobado Director Nacional de HSEQ Eafe procedimionto 8: propedad ifalocual de Sodexo S.A, Su conlonido no pod'a ser reproducldo an previa autorizacton do Sodexo S.A. El uso adecuado de uncionarios designadas por Sode> 'A. Una vez impreso, éste documento so considera una copia no cantolada, informacian aqui contenida, os de caréclor exclusive y sord responsabilidad do los * Evaluacién de puestos de trabajo + Informes de examenes médicos ( Condiciones de salud) + Auto reporte de condiciones de salud: Se hace directamente al Administrador y de forma verbal quien a su vez solicita al colaborador asistir por EPS para que inicie proceso de estudio y manejo de la enfermedad, ‘+ Auto reporte de condiciones de trabajo: Se realiza a través del formato de Reporte de condiciones inseguras S$O-F-74 0 la metodologia establecida por el cliente de acuerdo @ sus parametros y se consolida en el Formato de reporte y seguimiento de condiciones inseguras GPS(S)-F-16 + Estadisticas de accidentalidad y enfermedad laboral + Indicadores del Sistema de Gestion + Comité de seguridad seguimiento accidentalidad.( Conformado por la Direccién Nacional de HSEQ, Directores , Gerente de Operaciones Administrador) + Metas de Preaxion 5.10 Aplicacion (Hacer) Para dar inicio a la implementacion del Sistema de Gestion, nos basamos en el siguiente esquema 5.11 Identificacion de peligros - Gps-s)-F-32 124029Version 7 GPSISHM2 Fecha de 40 de marzo de 2016 x Manual delSistemade —|*"*"" S0deXO | Gestion de Seguridad, salud |Esboao [sesh Sey Seema eneltrabajoy Medio | Revsado_ [Jefe eo HSC ambiente. |Aprobado Director Nacional de HSEQ. ale procadimianio 8 propiedad italactual de Sadaxe SA. Su conTanido na pears Sor reproducido sh previa aulorzacian [do Sodexo S.A. EI uso adecuado de Ia informacién aqui conten, es de carécler exclusive y serd responsabilidad de los Tunclonarias designados por Sodexo S.A. Una vez impreso, éste documento se considera una copia no controlada, [cas] Figura 4: Tomade de a norma NTC ~OHSAS 19002 Figura 2: Deseripcién general Del proceso de Identlicscién de Peligros y Valoraciin do 5.12 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene Industrial Contempla las acciones sobre el proceso de Salud- Enfermedad que incluye el area de Medicina preventiva y de salud en el trabajo. 5.12.1 Perfiles Ocupacionales Estos son definidos de acuerdo a las especificaciones fisicas requeridas para cada cargo; estén descritas en el Procedimiento de examenes médicos y control de estado de salud- Anoxo 1 Profesiograma. Las IPS que realizan los examenes médicos segiin Orden de examenes médicos SO-F- 13, utiizan como ayuda el profesiograma para emitir el concepto de aptitud, el cual es diligenciado en el formato establecido por cada una de las entidades. Los Administradores de contrato 0 responsable en conjunto con el especialista de HSEQ , con base en las recomendaciones emitidas, socializan al colaborador sobre los 13.de 29a Fecna "lo aemarzode 2016 i | emision * Manual del Sistema de - sodexo | Gestién de Seguridad, salud | Elsvoredo Pee enel trabajo y Medio —_[Revsado “ofe de HSEG ambiente, Aerobado | Director Nacional de HSEQ sla procedimiento x propiedad ifeloctual de Sodexo SA Su contenido no poa'a sor reproducldo Sin previa autoriacin de Sodexo S.A. El uso adecuado de le informacién aqul contenida, os do cardctor excusivo y seré responsabilidad de los uncionarios designados por Sodexo S.A. Una vez impreso, éste documento se considera una copia no controlada resultados, los cuales son documentados en el formato Seguimiento de! control de estado de salud, examenes médicos, clinicos y para clinicos alterados. SO-F-11 6.12.2 Historia clinica Ocupacional * _ Diligenciada por médicos especialistas en Salud Ocupacional * El centro médico contratado con Sodexo S.A. da a conocer a los médigos especialistas los crterios de aptitud de la empresa + La custodia de los exémenes esta a cargo de las IPS que ejecutan los exémenes, segiin la legislacion vigente. + Todo lo referente a los examenes médicos de ingreso, periédicos y de retiro, esta consignado en el procedimiento de exémenes médicos y control de estado de salud SO-P-8 * Sodexo solo recibird de las IPS los certficados de aptitud y sera lo que estara bajo custodia de la Empresa. 6.12.3 Evaluacién de las condiciones de Salud * El Administrador de contrato solicita por escrito al area de HSEQ los exémenes médicos periédicos. "El area de HSEQ envia la orden de examenes médicos, al centro médico definido para cada ciudad, *Elcentro médico realiza los exmenes y deja en custodia la historia clinica + El area de HSEQ revisa los informes y envia al contrato para el archivo y respectivo seguimiento, "Cada Administrador es el responsable de hacer seguimiento al colaborador. 5.12.4 Estudio y manejo de Enfermedad laboral y Origen Comin * El colaborador hace entrega de la solicitud escrita de estudio de enfermedad laboral al Administrador de contrato o responsable de contrato, quien la entrega a su vez al proceso de HSEQ + Desde HSEQ se revisa la solicitud y recopila la informacion para enviar a la IPS * Si se requiere andlisis de puesto de trabajo, desde HSEQ se realiza solicitud al proveedor del estudio para remitirlo posteriormente a la IPS. 14de29Version 7 GPSISHM2 Fecha de 10 de marzo de 2016 | Manual del Sistemade |°"**" ° sodexo Gestion de Seguridad, salud | £'#erdo Bie ie HSE Gated y See eneltrabajoy Medio —_[Revsaio ele de HSEG ambiente. Aprobade Director Nacional de HSEQ Esto procodimionto 6s propiedad infolocual de Sodexo SA Su conloniao no pod. or reproduc sin previa aurorzacion do Sodero S.A. EI uso adscuado do fa informacién agul content, es de caréotor exclusive y sord responsabilidad de los uncionarios designados por Sodexo S.A. Una vez imareso, éste documento so considera una copia no contolada, * Durante el proceso de calificacién de enfermedad, se realiza seguimiento laboral y adaptacion de puesto de trabajo, 5.12.5 Programa de Reintegro GPS-(H)-PR-2 + Reintegrar al colaborador cuando ha sufrido un incidente de trabajo (Accidente y enfermedad laboral) y/o enfermedad de origen comun, para garantizar la reincorporacién a nivel social, familar y laboral + La ARLy EPS del colaborador definen en conjunto con el area de HSEQ el posible reintegro o reubicacién seguin sea el caso, + HSEQ informa al Administrador para faciltar las condiciones del reintegro y se realiza acompafiamiento en campo de ser necesario, ‘+ Durante el periodo de adaptacién de tareas se realiza seguimiento laboral al estado de salud del colaborador y se registra en el formato GPS (H)-F-2 0 3 GPS (H) -F-3 segtin corresponda. + Antes del reintegro segtin criterio, se procede a asegurar los items necesarios Ej, Examen post incapacidad, induccion ete. 5.12.6 Respuesta a emergencias ( Primeros auxilios) = En cada uno de los contratos se cuenta con un botiquin basico para atender lesiones menores el cual debe estar dotado con los elementos basicos del botiquin de primeros auxilios definidos en la Ficha técnica Botiquin,SO-FT-1 * Cada persona direccionada desde primeros auxilios debe ser registrada en el Formato Reporte de utilizacién del Botiquin/ Primeros auxilios. SO-F-22 * En las empresas donde el cliente cuenta con Departamento médico, se solicita el apoyo para una atencién inicial, en caso de requerir atencién médica, se envia al colaborador a la Institucion prestadora de servicios basica de la entidad promotora de Salud 0 de la Administradora de riesgos Laborales. * Cuando ocurre un incidente de trabajo se procede a cumplir con lo descrito en el procedimiento de Reporte ¢ investigacién de incidentos + Enlas oficinas principales se cuenta con Botiquin y camila portal + Seguin plan de emergencias se definen responsabilidades y funciones para brigadistas 5.12.7 Actividades de prevencién en Salud Publica 15de29Version T GPSS} Fecha 10 de marzo de 2016, x | ManualdelSistemade [°° ——— sodexo | Gestion de Seguridad, salud |®=b2:0 | 2e'Gcsean , eneltrabajo yMedio | Revinao | ete ae se ambiente. Aprobado Director Nacional de HSEQ Este procedimiento 6s propiedad intelectual de Sodexo SA, Su conleniio no pod'a Ser reproduc sn previa aulorzacin {do Sodexo S.A. El uso adecuado de [a informacion aqui contenida, es de cardcler exclusive y seré responsabilidad do los uncionarios designados por Sodexo S.A. Una vez impraso, ésto documento se considera una copia no controlada * Se analiza el comportamiento en salud publica de acuerdo a cada regién y/o sitio remoto en donde se tenga operaciones para lo cual se revisan los boletines de la Secretaria de Salud Regional o Ministerio de Salud. "Cada afo se define las actividades de salud publica para ejecutar en las operaciones. 5.12.8 Programa de Riesgo Biolégico GPS-(S)-PR-1 * El alcance del programa esta dado a las operaciones de limpieza en instituciones de salud en donde el principal factor de peligro es el Biolégico generado por posibles contactos con elementos corto punzante y manejo de residuos hospitalarios que han estado en contacto con pacientes as{ como la exposicién a virus y Bacterias propias de las instituciones de salud + Para adelantar el programa se identifican las operaciones alcance y se define el cronograma de intervencién, que debe ser desarrollado por el especialista de HSEQ en campo. 5.12.9 Actividades de prevencién No drogas, No alcohol y tabaquismo El objetivo de ofrecer y mantener un ambiente sano, seguro y productivo para todos sus colaboradores Los especialstas de HSEQ incluyen dentro del plan de trabajo la divulgacion de la politica y se desarrollan procesos de sensiblizaci6n. Los colaboradores de Sodexo por estar en instalaciones del cliente, se acogen a las Politica de control de estos. 5.12.10 Fomentos de estilos de vida saludables + La-empresa cuenta con el programa E-quilibrate para nuestros clientes internos y externos el cual permite identificar poblaci6n a riesgo cardiovascular desde el punto de vista nutricional 16 de 29Version 7 arsine [iain |todemmoueore Manual del Sistemade _|*"**" * SodexO | Gestion de Seguridad, salud |Faoao —[eesGunF Sebey Seems Revisado Tete de HSEG Aprobado Director Nacional de HSEQ Esta procediento 6s propiedad ifelecual de Sodexo SA Su conlenido ho pad. ser reproduc Sin previa autorzacion {do Sodexo S.A. El uso adecuade de la informacion aqui contenida, es de cardcter exclusive y soré responsabilidad de los Tuncionarios designados por Sodexo S.A. Una vez impraso, dsta documento so consiera una copia no controlada, * Desde el area de Bienestar se promueven actividades de promocién en oficinas principales con el apoyo de diferentes entidades, y en las operaciones son las Consultoras de Gestion humana en conjunto con el Administrador quien las programa, 5.12.11 Protocolos de vigilancia epidemiolégica * Para definir la patologia a intervenir se utiliza como principales fuentes: La identificacién de peligros y la valoracién de riesgos, ta identiicacion de requisitos legales, las evaluaciones médicas, los informes de salud entregados por las IPS registros de ausentismo, + Los documentos de los programas de vigilancia epidemiolégica a nivel nacional son definido por un profesional de la salud, especialista en Salud Ocupacional, quien en Conjunto con la ARL establecen los planes de trabajo. - Programa de Vigilancia Epidemiolégica para Condiciones Disergonémicas SO-PR2 Otros programas documentados que pueden ser utiizados de acuerdo a las necesidades son: - Programa de Vigilancia Epidemiolégica para la Conservacién Auditiva SO-PR-10 - Programa de Vigilancia para exposicién a Silice Los programas no incluidos en este primer alcance son vigllados e intervenidos a través del seguimiento a los resultados de los Examenes Médicos, seguimiento de indicadores, esas laborales con la ARL, seguimiento a cumplimiento de recomendaciones médicas y capacitacion, 5.12.12 Riesgo Psicosocial: Mediante las diversas actividades que se incluyen en el plan de bienestar de cada’ afto se Planifica, Documenta, Implementa y Monitorea las actividades propias para la prevencién de! Riesgo Psicosocial en Sodexo, siguiendo los lineamientos que emite la resolucién 2646 del 17 de Junio del 2008, a fin de mejorar ta calidad y estilo de vida de los colaboradores; generando lealtad y compromiso, los cuales se reflejarén en la seguridad personal, estabilidad emocional, compromiso y_motivacién personal. GPS-(H)-PR-12 Programa Para El Manejo Del Factor De Riesgo Psicosocial Gestion Humana es él encargado de realizar el monitoreo y seguimiento de planes de accion de los resultados del programa 17 do 29> Vers 7 GPS{S)M2 Fecha a] : : — Manual del Sistema de 2 sodexo Gestion de Seguridad, salud |Ebordo | JEGSsJIS€ Sad y Stems enel trabajo y Medio | Reviaio | eae SEO ambiente. Aprobado | Diector Nacional do HSEQ Esa provedimiento es propiedad intelectual de Sodexo SA Su conlontla na pours sor reproduc sin previa autorizacion de Sodexo S.A. El uso adecuado de la informacion aqut cantenid, es de cardcter exclusive y sord responsabilidad do los funcionarios designados por Sodexo S.A, Una vez impreso, éste documento se considera una copia no controlad. 5.12.13 Diagnéstico de las condiciones de Salud * El diagnéstico de las condiciones de salud se realiza a través de los extmenes médicos, + Cada contrato define el periado en el cual va a realizar los examenes, teniendo en ‘cuenta la fecha de la ultima actividad y el ingreso o traslado de colaboradores. + Segiin periodicidad establecida, la entidad médica realiza los examenes médicos, clinicos y para clinicos, emite un informe general de las condiciones de salud de la poblacién de la compafiia y conclusiones finales de la actividad. + El area de HSEQ, analiza los diferentes resultados de los informes de ausentismo, diagnésticos de salud, informe de actividades; con el fin de priorizar la poblacién a intervenir y los programas de prevencion y promocién a implementar. + El.colaborador es informado de los hallazgos en el momento del examen y el area de HSEQ posteriormente realizara seguimiento o remision de ser necesario a las EPS correspondiente, a cada caso en particular ‘+ Elcolaborador debe seguir las recomendaciones e informar al Administrador para que solicite el control ‘+ El colaborador en consulta conoce las recomendaciones médicas que debe seguir para mejorar sus condiciones de salud; cada uno de ellos debe asistir por la Entidad Promotora de Salud para atencién médica Higiene Industrial + En los contratos, los peligros ambientales, se evaluan con el cliente o con recurso de la ARL, y su medida de intervencién se propondra al cliente y se intervendra de acuerdo a su viabilidad y dentro de las negociaciones del contrato, + En las areas administrativas y oficinas regionales, se evalian con recursos de la ARL o.corredor de seguros. + Adicionaimente en las areas criticas en los contralos, se definiria conjuntamente la intervencién del riesgo, suministrando los EPP necesarios y estudiando la viabilidad de las acciones sobre la fuente en conjunto con el cliente. + Anualmente dentro del pian de trabajo se deberd inclu las mediciones ambientales, las cuales en primera instancia deben ser solictadas al cliente para identificar las zonas de riesgo, en caso que no se cuente con ellas, se solicitaré monitoreo en la persona 5.13 Subprograma de Seguridad Industrial 18 de 29Vorsiba [Fecha ae| * Manual del Sistemade |*"*°" i SodeXO | Gestion de Seguridad, salud [Berd [SE H.FSE Satay Seems eneltrabajoy Medio —_([Revsado “elo de HSEQ ambiente. ‘Aprobado Director Nacional de HSEQ 10 de marzo de 2016, Esto procedimianto 6 propledad ifelacual de Sodexo SA Su contenido no pada sar reprodicido Sh previa aulonPaeian | 'do Sodexo S.A. El uso adecuado do la informacion aqul contenida, es de carécter exclusiva y serd responsabilidad de fos | uncionarios designados por Sodexo S.A, Una vez impreso, éste documento so considera una copia no controlada Dentro del subprograma de Seguridad industrial se contemplan los siguientes programas y procedimientos 5.13.1 Programa de interven n del comportamiento 5.13.1.1 Preaxion GPS(S)-PR-9 El programa busca disminuir el indice de frecuencia y severidad de la Compafia enfocandose en la observacién y correccién de los comportamientos rlesgosos con la metodologia de Observacién de Conducta Planeada, Observacién de Conducta Incidental, el Andlisis de Seguridad en el Trabajo, charlas de seguridad, reuniones de gestion y la investigacion de los AT. 5.13.2 Programas de Gestion de riesgo prioritario Programa de prevencién de accidentes de transito GPS- (S)- PR-6 = Programa de Seleccién, uso y Mantenimiento de elementos de proteccién personal GPS-(S)- PRS + Inspecciones GPS- (S)- PR-7 + Lideres en Misién- Estrategia ARL SURA 5.13.3 Procedimientos de Seguridad Industrial 5.13.3.1 Procedimientos de Tareas de alto riesgo: Para asegurar los trabajos de alto riesgo, la Compafifa tiene establecido aplicar el + Programa control de energias peligrosas GPS- (S)- PR-10 + Programa de proteccién contra caidas GPS- (S)- PR-8 + Procedimiento para Trabajos en confinados SO-P-15 v3 + Procedimiento para Trabajos en caliente SO-P-17 v3 5.3.3.2 Procedimiento Entrega y Control de elementos de proteccién personal GPS(S)-P-3 1940.29Version GPS{SHI2 Fecha Manual del Sistemade = |*"""" 10 de marzo 6e 2016 * SOdeXO | Gestion de Seguridad, salud [Eo Toto de HSE Salud y Sisioma’ 4e Gostisn “efe do HSE en el trabajo y Medio — ambiente. ‘Aprobado Director Nacional de HSEQ sla provedimianio 6s propiedad intelectual de Sodexo SA. Su conlenido io podra sor reproducio sin prova aulorzacin de Sodexo S.A. El uso adecuado de Ia informacion aqut contend, es de cardcter exclusivo y seré responsabildad de los uncionarios designados por Sodexo S.A, Una vez impreso, éste documento se considera una copia no contolada Implementar de acuerdo a las politicas de la empresa, las normas y reglamentos ecesarios respecto a la obligatoriedad sobre el uso de los elementos de proteccién personal, los mecanismos de control del uso, conservacién y su reposicion, HSEQ define la Matriz de elementos de proteccién personal de acuerdo a las actividades que hoy se desarrolian La entrega de los elementos de proteccién personal se registra en el formato entrega de elementos de proteccién GPS(S)-F-27 5.13.4 Anal is seguro de trabajo — AST GPS(S)-P-6 Método para identificar los riesgos de accidentes potenciales relacionados con cada etapa de un trabajo y el desarrollo de soluciones que en alguna forma eliminen o controlen estos riesgos 5.13.5 Estandar Seguro de Trabajo Estructurar los esténdares guias de seguridad, con el fin de orientar a los trabajadores en la prevencisn de lesiones o dario a la propiedad 5.13.6 Demarcacién y seftalizacion Presentar a través de un esquema de sefializacién definido por la empresa, las medidas de prevencién para evitarincidentes de trabajo. La sefializacién 0 avisos relacionada con HSEQ es disefiada por el area de Marketing y comunicaciones y validada por el proceso; esta aplica a los servicios de alimentacién en donde Sodexo presta los servicios. En las operaciones de limpieza la sefalizacion es la que tiene definida el cliente, solo se podra hacer uso del espacio exclusivo para Sodexo ( cuartos de almacenamiento, cuartos de limpieza) La sefializacién para los servicios de alimentos fue definida por el area de HSEQ, baséndose en los principales estdndares de seguridad que deben aplicar en un servicio. Cuando el cliente exija el uso de la sefializacién de ellos, se validara en el sitio su ubicacién y el cubrimiento de las reas. 20 de 29GPSISHM2 Fecha de * Manual del Sistemade — [°° | SOdeXO | Gestién de Seguridad, salud |£2=2 —|ue¢Scun oY SM Version 7 10 de marzo de 2016, eneltrabajoy Medio | Revsado | ete de HSEC ambiente. | Aprobado Director Nacional de HSEQ ale procedimionlo os propleded infalactual de Sodexo S.A, Su conlonido no podra Sor reproducido Sin previa autorzacian ‘do Sodox0 S.A. El uso adecuado de la informacién aqui conteniga, es de carécler exclusive y sera responsabilidad do los Tunclonarios designados por Sodexo S.A. Una vez impreso, éte documento se considera une copia no controlada, + En los servicios de limpieza en planta y oficinas, los colaboradores deben seguir las instrucciones dadas en la seftalizacion instatada por el cliente. 5.13.7 Manejo seguro de productos quimicos El procedimiento establece un sistema esténdar para el uso de productos quimicos, determinando las condiciones mas seguras para la realizacion de la tarea, eliminado los peligros inherentes al uso de quimicos, cuidando la integridad fisica de los colaboradores y el medio ambiente; desde el transporte hasta el uso final segin normatividad vigente ( Rotulo y etiquetado) Los colaboradores deben aplicar el Procedimiento aprobacién y manejo seguros de productos quimicos GPS-(S)-P-1 ; en cada contrato se debe tener las hojas de seguridad de los productos quimicos las cuales deben ser entregadas por el proveedor, adicionalmente se tendra un listado de productos quimicos GPS.(S)-F-7 y Ficha de aprobacién productos quimicos GPS-(S)-F-8 5.13.8 Procedimientos de emergencias Descrito en el documento procedimionto general de emergencias, se establece el procedimiento seguro de evacuacién de las personas ubicadas en las oficinas principales y deseribir el funcionamiento en los contratos. En los contratos el plan de emergencias est a cargo de la empresa cliente, el Administrador de contrato participa junto con su equipo en los simulacros programados, adicionalmente el cliente los involucra en los procesos de formacién, La documentacion general que soporta el plan de emergencias es la siguiente Procedimiento general de emergencias - SO-P- 10, Procedimiento de evacuacién SO-P-21 Cada uno de ellos con sus anexos correspondientes. 21 de 29Venn «dT GPS{S}I2 Fecha a 10 de marzo de 2016, * Manual del Sistemade = [*"*"" — S0deXO | Gestién de Seguridad, salud see [asune SmMsY SeEre enel trabajo y Medio | Reisado___| ete de sea ambiente. Jrerovado | Director Nacional de HSEQ | Ese procedinionto es propleded intelectual de Sodexo SA. Su contenido no podr® Ser reproducido Sn previa autorzacion de Sodexo S.A. El uso adecuado de fa informacion aqui contenida, es de cardcler exclustvo y sera responsabilidad de os funcionarios designados por Sodexo S.A. Una ver improso, ésfa decumanto se considera una copia no controlada 5.13.9 Control a contratistas| ‘Se cuenta con el manual de requisitos HSEQ para proveedor y /o contratistas GPS (S)-M-1 Manual de Requisitos HSEQ para Proveedores y Contratistas en donde se desoriben los requisitos a cumplir para realizar labores en instalaciones de Sodexo o el cliente La Informacién importante para los proveedores se encuentra en el sitio web de Sodexo, Ingresando al siguiente link: ttp:/co,sodexo,com/cosp/proveedores/proveedores asp 5.13.10 COPASST Sodexo tiene conformados Cuatro (4) Comités Paritarios en seguridad y salud en el trabajo, en las ciudades principales Bogota, Medellin, Barranquilla y Cal, los cuales reciben a través de los Administradores 0 colaboradores, los requerimientos para ser revisados en reunién mensual en cada ciudad. Para las ciudades alternas el direccionamiento es el siguiente: Santanderes- Boyacd y Tolima: Se adhiere al COPASST de Zona centro Eje Cafetero: Copasst Medellin Operaciones Zona Norte: Copasst Barranquilla Operaciones Sur Occidente: Copasst Cali 5.13.11 Induccién sin excepcién RH(FE)-F-11 El proceso de inducoién es una etapa que inicia en la contratacion del colaborador, esta incluye la induccién organizacional, la sensibilizacién del entorno y la induccién en Seguridad, Salud, Medio Ambiente; cada colaborador diligencia al finalizar la evaluacion de conocimientos para conocer el grado de entendimiento. 5.13.12 Comunicacién y Participacion La organizacién establece en el Procedimiento de Comunica consulta en Seguridad, Medio ambiente y salud en el trabajo GPS-(S)- P-20, 22 de 29WersiGr 7 M2 Fecha de Manual del Sistemade |°""°" 10 de marzo de 2016 sodexo Gestion de Seguridad, salud | 'borado de Gestion Jefe de HSE Said y Sistema eneltrabajoy Medio | Revsado___| ere de HSET ambiente. |Aprobado Director Nacional de HSEQ ata procedimianto 6 propiedad ineloaual de Sodexo SA. Su conlontdo no pogrd Ser reproduc sin previa Bulorzacn {de Sodexo S.A. El uso alocuado do [a informacién aqui content, es de cardcler exclusive y serd responsabilidad de los | la forma de asegurar la comunicacion interna con los colaboradores, con los diferentes niveles de la organizacion y la comunicacion con contratistas y visitantes. Dentro de los medios de comunicacién se tienen’ + Espacio en Somos News * Videos empresariales + Charlas de 5 minutos + Safety Alert: Mecanismo que permite dar a conocer en el contrato y a nivel de toda la corganizacién un incidente de trabajo ocurrido o generado. + Boletines de HSEQ, Se publican a las operaciones con el fin de realizar campafias preventivas e informativas hacia todos los cotaboradores. + Los visitantes 0 proveedores debe registrarse en el formato Registro de visitantes SO-F-28 5.14 Diagnéstico de las Condiciones Ambientales El diagnostico e identificacién de los aspectos ambientales es evaluado por medio de la caracterizacion de actividades, productos o servicios que offece la compafia, valorando el nivel de impactos por medio del Procedimiento identificacién y evaluacién de aspectos e impactos ambientales GPS- (E)-P-1 y la matriz de identificacién de aspoctos y evaluacién de impactos ambientales GPS -(E) -F-1 de la empresa 5.141 Planificacién del Programa Ambiental La planeacién de los programas ambientales se encuentra orientado por la identificacién de los aspectos e impactos ambientales evaluados en la compafila en desarrollo de sus actividades, instrumento que permite y orienta la gestion ambiental de todos los programas implementados por Sodexo, en la prestacién de servicios on-site, brindando luna respuesta al entorno ambiental presentes en cada uno de los segmentos y actividades ejecutadas por la compatia. 5.14.2 Programas ambientales Los programas ambientales definidos por la compafila se encuentran enfocados en cubrir las necesidades y controles operacionales requeridos para la ejecucién y mejora de 23de 29Version 7 GPSEIM2 ere fy |, Manualdel Sistema de |" 50deXO | Gestion de Seguridad, salud |Eoeo 10 de marzo de 2016, en el trabajo y Medio Revisade [Jefe de HSE ambiente. Aprobado Director Nacional de HSEQ Esa procedimiento 6s propiedad intelectual de Sodexo SA. Su contenido no padi® Sor reproducido sn previa auTorzaGien de Sodexo S.A. El uso adecuado de fa informacion aqul contenida, es de caracter exclusNo y sord responsabiilad Tos funcionarios designados por Sodexo S.A. Una vez improso, éste documento se considera una copia no eontrolada, los procesos desarrollados por todo el personal de la compafila, de acuerdo al aprovechamiento y utlizacion de los recursos naturales. Se define los siguientes programas dentro de la gestion ambiental de la compaita: 5.14.3 Plan de Manejo Integral de Residuos Sélidos y Liquidos GPS-(E)-PL- Sodexo aplica El Plan de Manejo Integral de Residuos Sélidos y Liquide documento que implementa la gestién de soluciones de servicios on - site permitiendo conttibuir con la preservacién del medio ambiente mediante la clasificacion y correcta disposicion final de los residuos generados, cumpliendo con las normas establecidas para tal fin, garantizando asi un mejor aprovechamiento de los recursos 6.14.4 Programa De Ahorro y Uso Eficlente De Energia GPS- (E)-PR-1 EI Programa de ahorro y uso eficiente de Energia es la herramienta, que permite incorporer_una visién racional en el uso energético dentro de las. actividades desarroliadas por Sodexo, en la prestacién de servicios On-Site, aplicando medidas y buenas practicas de consumos que promuevan una respuesta a la necesidad en el manejo y uso eficiente del recurso incluyendo medidas que reduzcan la cantidad de energla utllizadas permitiendo una correcta utiizacion del recurso enérgico y la sostenibilidad del mismo, 5.14.5 Programa de Ahorro y uso eficiente del agua GPS-(E)-PR-2 EI Programa de ahorro y uso eficiente de agua es la herramienta, que permite y orienta las actividades desarrolladas por Sodexo, en la prestacién de servicios On-Site, brindando una respuesta a la necesidad de mantener el uso eficiente del agua incluyendo medidas gue reduzcan la cantidad de agua utllizadas en todas las actividades desarrolladas, permitiendo una correcta utilizacién del recurso hidrico y la sostenibilidad del mismo, 5.14.6 Programa De Emergencia Ambiental GPS-{ E)- PR-3 EI Programa de Emergencias Ambientales establece las accién que debe seguir la ‘empresa en el caso de producirse una emergencia ambiental por derrames de liquidos 24 de 29- ~T a [Version 7 _ fect 88 0 gems de 2016 i ein * Manual del Sistema de ——— sodex0 | Gestién de Seguridad, salud |Esteaio | end” enel trabajo y Medio Revisado iefe de FSEQ ambiente. |Aprobado Director Nacional de HSEQ_ Esto procedimionto 0: propiedad infelooual de Sodexo S.A, Su connie no podra Sor reproduc sin provia aulonzacion ‘de Sodexo S.A. El uso adecuado de la informacion aqui cantenide, es de cardcter exclusivo y sera responsabilidad de los uncionarios designados por Sodexo S.A, Une vez impreso, éste documento se consilera una copia no contolada peligrosos y no peligrosos, almacenamiento de sustancias y residuos sélidos, que pudieran afectar a los recursos naturales renovables (suelo, agua, flora y fauna), con el propésito de controlar y minimizar los efectos negativos producidos durante y después de la emergencia y su correspondiente plan de seguimiento, Es importante mencionar que el cliente es el responsable de la disposicién final de los, residuos, teniendo en cuenta que Sodexo desarrolla las actividades dentro de sus Instalaciones, En los servicios de alimentacion de entidades de salud, la empresa aplica el programa de Gestién de Residuos del Hospital o la Clinica, En los servicios FM, Ja empresa implementa y participa del plan de Gestion Ambiental del cliente, 5.15 Verificacién Para la rendicién de cuentas se tiene definida la matriz GPS-(S)-F-14 Matriz de Rendicién de cuentas, con base en ella se realizan los respectivos reportes Ver Documento GPS (S)-P-2 Procedimiento de Medicién y seguimiento del desempefio en Seguridad y Salud Ocupacional. 25 de 29Version 7 [Festa 110 G0 marzo 2010 : emision * Manual del Sistemade |° ca S0deXO | Gestion de Seguridad, salud |®=beae [tosses Ne Y Sere eneltrabajoy Medio —_|Ravéado [oto HSE ambiente. JAprobado | Director Nacional de HSEQ Ese procedimionto 8 propiedad Tfaloctual de Sodexo S.A, Su contonido na pedra Sor reprodcido Sn proviaautoreacian {de Sodexo S.A. El uso adecuado de (a informacion aqu! contenida, es de cardoter exclusiva y serd responsabilidad de fos uncionarios designados por Sodexo S.A, Una vez impreso, éste documento se considera una copia no controada. 5.16.2 Medicién y seguimiento en HSEQ GPS-(S)-P-2 Procedimiento de Medicién y seguimiento del desempefio en Seguridad y Salud Ocupacional Establecer la metodologia para realizar periédicamente la medicién y seguimiento del desempefio en S y SO de acuerdo a las caracteristicas y actividades propias del servicio, asi como orientar al grupo asignado por el sistema Integrado de Gestion en el seguimiento y cumplimiento de los objetivos y metas. Los indicadores se definen anualmente y deben ser documentados en el siguiente formato GPS-(S)-F-13 Tabla Indicadores de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, 5.15.3 Gestion del Cambio GMC-(PR)-P-5 Procedimiento para gestionar los cambios que impactan el SIG. El procedimiento tiene como objetivo Establecer los lineamientos y responsabilidades, relacionadas con el control de las modificaciones generadas en: estructura organizacional, servicios, actividades, procesos, condiciones de trabajo (éreas fisicas, tecnologia), equipos, insumos y en general, todas aquellas acciones que signifiquen un cambio y que puedan generar impacto en el sostenimiento del Sistema Integrado de Gestion de Sodexo S.A; con el fin de asegurar que todas las modificaciones se ejecuten con riesgos controlados para la seguridad, salud ocupacional, medio ambiente, calidad, inocuidad y bienes fisioos. 5.15.4 Auditorias Al-P-1 Procedimiento Auditorias Internas Este procedimiento tiene objetivo Definir el alcance y responsabllidades para los diferentes esquemas de Auditoria Intema empleados en la Compafiia 5.15.5 Reporte e investigacién de incidentes de trabajo La metodologia esta definida en el Procedimiento de reporte, Investigacion y Seguimiento de Incidentes Laborales y Ambientales. 26 de 29Version Fecha de “Manual del Sistemade = |" 10 de marzo de 2016 sodexo Gestion de Seguridad, salud [Ebro ‘Tele de HSE Salud y Sistema de Gaston en el trabajo y Medio Revsada__| Jefe de HSEQ ambiente, | Aprobado | Director Nacional de HSEQ ae procedimianto es propiedad ifalectual de Sodexo S.A. Su contenido no pow'a sor reproduc sh provia aulorizacin dde Sodexo S.A, El uso adecuado dla informacion aqu! contenida, es de cardctor exclusive y soré responsabilied de los Tuneionatios designados por Sodexo S.A. Una vez impreso, éste documento se considera una copia no contolada El formato a utilizar dependerd del tipo de incidente; para el caso de los evento graves se liza el establecido por la ARL y para los otros eventos el formato interno. —* 5.16 Actuar aS Se implementa con el fin de asegurar la conveniencia, adecuacién y eficacia continua del Sistema integrado de Gestion, las revisiones aportan a para la evaluacién de oportunidades de mejora. Procedimiento de Revision por la ccién- GMC-(PR)-P-6 5.16.1 Revision por la Direccién 5.16.2 Acciones correctivas, preventivas El objetivo es definir las actividades que permitan establecer un método unificado de trabajo para eliminar las causas de las no conformidades reales y potenciales a través de la definicion e implementacién de acciones que prevengan su ocurrencia ylo eviten su reincidencia, asi como detectar oportunidades de mejora sobre situaciones conformes. Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas GMC-(PR)-P-2 27 de 29Versa PS. a * Manual del Sistemade = [S"""" _| S0dexO | Gestion de Seguridad, salud [Estoaio | Sager Seba Sstone en el trabajo y Medio Revisado ‘Jefe de HSEG ambiente. Aprobado Director Nacional de HSEQ 10 de marzo de 2016 sla procedimienio 6s propiedad ineloclual de Sodoro SA Su conlanido na poai® ser reproducio Sn previa auoreacion de Sodexo S.A. El uso adecuado de fa informacién aqul contonida, os do cardolar exclushvo y seré responsabilidad de os funcionarios designados por Sodexo S.A, Una vez impreso, éste documento se cansidera una copia no controlad. 5.16.3 Ajustes de controles y programas de Gestion Una vez revisados los avances de los diferentes programas de Gestién, se estableceré acciones correctivas 0 preventivas tendientes a controlar las desviaciones 5.17 Mejora Continua Los insumos que permitiran ser entrada para la busqueda de la mejora continua son ‘© Revisién de cumplimiento de los objetivos del Sistema ‘+ Resultados de revisiones y mediciones realizadas en las operaciones + Resultados de las auditorias de proceso + Seguimiento a los planes de accién de las investigaciones de los incidentes * Resultados de los indicadores de enfermedad laboral * Recomendaciones presentadas por jos integrantes del COPASST ‘+ Resultados de las revisiones en campo por parte de los Gerentes ‘+ Resultados de los grupos primatios ‘+ Seguimiento al plan de accién de condiciones inseguras 6. Anexos + Anexo 4 Estructura HSEQ 7.Revisiones VERSION AUTOR FECHA DESCRPCION DEL CAMBIO 7 Jefe de HSE Saludy | 10/03/2016 Cambio de Cécigo, Sistema de Gestion pasa a ser Manual antes era Programa, 28 de 29cous Fecha do * Manual del Sistema de eee sodex0 | Gestion de Seguridad, salud |Esboedo | JRgS, RSE Satay Stone enel trabajo y Medio | Reviaio—|vefeao sea | ambiente. version 7 10 de marzo de 2016 Aprobado Director Nacional de HSEQ. Esto procedimionto 08 propiedad infelocual de Sodexo SA. Su confonid no podra Sor roproducido Sin previa aulorzacion ‘de Sodexo S.A. El uso adecuado dela informacion aqul cantenida, es de caracter exclusvo y seré responsabilidad de los uncionarios designados por Sodexo S.A, Una vez impreso, éste documento se considera una copia no controlad, JUAN CAMIKQ CHAVEZ Couhtry President. a LUIS CARLOS CASTANEDA GALVIS Director Nacional de HSEQI. 29.de 29