MỘT SỐ CÔNG CỤ EXCEL THÔNG DỤNG

1. Chuyển font chữ bằng Unikey ……………………………………………………………...1

2. Dùng công cụ pivot phân tích biến động các khoản mục theo tháng và theo tài khoản đối
ứng……………………………………………………………………………………………..3

2.1. Các bước thực hiện pivot table……………………………………………………………3

2.2. Vận dụng pivot table trong kiểm toán……………………………………………………10

3. Các hàm excel thông dụng trong kiểm toán………………………………………………..12

4. Các công cụ excel khác……………………………………………………………...……..12

1. Chuyển font chữ bằng Unikey
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần chuyển font
Lưu ý: cần phải kiểm tra định dạng của ngày tháng có phải là dd/mm/yy, số phải ở
định dạng mumber
Để chọn vùng dữ liệu nhanh có thể kích chuột vào ô đầu tiên giữ 2 nút
Ctrl shift, bấm nút , bấm nút

Bước 2: Copy vùng dữ liệu (Ctrl + C)

Bước 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + F6. Nếu không được thì kích chuột phải vào
biểu tượng Unikey chọn dòng “Công cụ…(CS+F6)

1
 - Bước 4: Chọn bảng mã của font nguồn (font của dữ liệu cần chuyển, VD nếu font
gốc là .VNtimes thì bảng mã là TCVN3- tham khảo font và bảng mã tương ứng ở bảng 1) và
font đích (times new roman)  ích chọn n t “Chu ển mã

Bước 5: Bấm Ctrl V  Chọn lại font times new roman

Lưu ý:
Chuyển đổi font chữ ở file word cũng làm tương tự
Các bảng mã của các font chữ thông dụng
Loại Font Ví dụ Bảng mã
.Vnarial, .Vntime, .VnarialH, .VntimeH,
ABC TCVN3
…
VNI VNI-Times,VNI-Top, VNI-Book, … VNI / VNI-Win
Vietware VNtimes new roman, VNumbrella, … Vietware_x
SVNtimes new roman, SVNumbrella, … Vietware_f
Unicode Times new roman, Arial, Tahoma, … Unicode / VN Unicode 1

2
2. Dùng công cụ pivot phân tích biến động các khoản mục theo tháng và theo tài
khoản đối ứng
- Nguồn dữ liệu: Bảng kê chứng từ
2.1. Các bước thực hiện pivot table

Bước 1: Kiểm tra, chèn thêm các cột cần thiết vào “Bảng kê chứng từ trước khi convert

- Tạo cột TK mẹ (TK cấp 1 (dùng hàm left)

- Tạo cột Tháng (dùng hàm month)
- Lưu ý: không có ô nào trong dòng đầu tiên của bảng kê là ô trống. Các cột đều có
tiêu đề rõ ràng.
- Cách xử lý các lỗi:
Nếu khi gõ đ ng công thức hàm left nhưng vẫn không tạo được tài khoản mẹ thì
khắc phục bằng cách, chọn tất cả các cột Nợ, Có, TK nợ, TK có  chọn format
cell về general  gõ lại hàm left

3
 Cách copy công thức cho cả cột nhanh nhất: Để chuột vào góc phải phía dưới ô chứa
công thức cần copy (khi đưa chuột đến vị trí này sẽ thấy dấu +) nhấp đôi chuột

4
Bước 2: Chọn vùng dữ liệu bảng kê  Chọn insert  Chọn pivot table

5
Bước 3: Thiết lập các field trên pivot table. (Nhấp chuột vào field cần report, kéo thả vào ô
phù hợp)
Report filter: chọn cột TK nợ (TK mẹ)
Column labels: chọn cột TK có (TK mẹ)
Row labels: chọn cột tháng
Values: chọn cột số tiền (Lưu ý: format value field ở dạng sum)

Bước 4: Định dạng lại dữ liệu số ở dạng number, font time news roman

6
Bước 5: Muốn phân tích dữ liệu theo T đối ứng bên có chỉ cần copy vùng dữ liệu đã pivot
(report filter theo TK nợ)  Paste (nên dán vào phía dưới bảng pivot theo TK nợ để thuận
tiện trong việc phân tích)  Thiết lập lại các field cho bảng pivot mới này.
Report filter: chọn cột TK có (TK mẹ)
Column labels: chọn cột TK nợ (TK mẹ)
Row labels: chọn cột tháng
Values: chọn cột số tiền (Lưu ý: format value field ở dạng sum)

Lưu ý:
 hi bôi đen vùng pivot bên có thì thanh công cụ “pivot table field list sẽ hiện ra để
chỉnh sửa thiết lập. Nếu thanh này không tự động hiển thị thì hiển thị thanh bằng cách:
- Nhấp chuột vào 1 ô bất kỳ trong vùng pivot table  Kích chuột vào biểu tượng
“pivottable tools  nhấp chuột vào biểu tượng “field list trên thanh công cụ.

7
 Khi value field không phải ở dạng sum thì chọn lại bằng cách:
- Nhấp chuột trái vào trường values -> chọn value field setttings  chọn sum


8
 Nếu muốn vừa phân tích TK mẹ, vừa phân tích TK con thì Chọn thêm cột TK con vào
“report filter

9
2.2. Vận dụng pivot table trong kiểm toán
 Phân tích tổng hợp đối ứng TK  nhận diện đối ứng bất thường và nghiệp vụ bất
thường
VD: Phân tích tổng hợp đối ứng nợ TK 642
- Tại dòng nợ trên pivot theo TK nợ, Chọn TK 642

- Kết quả đối ứng nợ TK 642:

- Nhấp đôi chuột vào từng ô của dòng “grand total sẽ được kết quả list nghiệp vụ
ghi nợ T 642 có T tương ứng (111, 112,…)  đọc lướt sẽ nhận diện được
nghiệp vụ bất thường

10
 Phân tích biến động nợ/có từng TK theo tháng
VD: Phân tích biến động CP quản lý doanh nghiệp

- Vẽ biểu đồ để dễ nhìn thấy biến động bất thường (copy số liệu theo tháng  insert
line chart)

11
3. Các hàm excel thông dụng trong kiểm toán

 Hàm tính tổng

SUM  tính tổng thông thường

SUMIF  tính tổng theo 1 điều kiện

SUMIF  tính tổng theo nhiều điều kiện

Ví dụ: Tính tổng VAT đầu vào theo tháng từ sổ cái tài khoản 133  dùng hàm sumifs (điều
kiện 1: tháng = tháng cần tính VAT đầu và; điều kiện 2 (T nơ = 13311))

 Hàm có chức năng tìm kiếm (Vlookup, Hlookup): thường dùng để đối chiếu số liệu
giữa các file tài liệu khác nhau.
 Hàm if: dùng để tính khấu hao, tính lại số dư nợ/có (T lưỡng tính), …
 Các hàm thống kê: count, countif, average, min, max,...
 Các hàm ký tự: Left, right, …
 Các hàm thời gian: day, month, year; DAYS360 (tính số ngày giữa 2 mốc thời gian)
 Các hàm làm tròn số: Round, roundup

4. Các công cụ excel khác

 Sort: Sắp xếp số liệu

 Filter: Lọc số liệu
 View Freeze Panes: Cố định hiển thị tiêu đề dòng/cột của các bảng số liệu dài
 Format cell: chỉnh sửa các định dạng của ô (số, ….)

12