SERIE G ESTION DE INFORMACION G Joria Ponjudn Dante ESTION DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES principios, conceptos y aplicaciones CENTRO DE CAPACITACION EN INFORMACION PRORRECTORIA CECAPI UNIVERSIDAD DE CHILE© Gloria Ponjuan Dame Inscripcidn N° 103.593, Santiago de Chile Derechos de edicién reservados para todos los paises por © CECAPI - Centro de Capacitacién en Informacién Prorrectoria - Universidad de Chile Av, Bernardo O'Higgins 1058, Oficina 123 Teléfono : (5-62) 678-1083 Fax : (5-62) 678-1081 e-mail : cecapi@uchile.cl Ninguna parte de este libro, incluido el disco de la portada, puede ser reproducida, transmitida 0 almacenada, sea por procedimientos mecénicos, dpticos, quimicas o electrénicos, incluidas las fotocopias, sin permiso escrito del editor. ISBN 956-7782-00-8 Cédigo intemo :GDI-001 ‘Texto compuesto on tipografia Book Antiqua 11/18 Se tormind de imprimir esta PRIMERA EDICION de 1,500 ejemplares ‘en los Talleres de Impresos Universitaria, San Francisco 454, Santiago de Chile, en abril de 1998. PROYECTO LA EDICION CECAPI - Universidad de Chile CUBIERTA Versién Produeciones Grificas Teléfono : (5-62) 269-8489 IMPRESO EN CHILE / PRINTED IN CHILE,Gestidn de Informacion en las Organitaciones : principios, conceptos y aplicaciones Primero: E1 establecimiento de objetivos se realiza anualmente y en esta actividad participan los miembros de la organizacién para definir las situaciones que se van a enfrentar y desarrollar los planes de accion para cada objetivo. Los supervisores revisan los objetivos con los miembros del equipo, negocian las condiciones y ambas partes acuerdan los objetivos finales. Estos pueden quedar registrados en formularios que firman todas las partes involucradas en la discusi6n. Segundo: Trimestralmente, los miembros del equipo revisan con el supervisor la marcha de cada objetivo, determinan el nivel de cumplimiento de los mismos, y toman medidas conjuntas para rectificar el curso de algunos, impulsar otros, etc. Tercero: Al término del aho, ambas partes evaldan el grado de cumplimiento para cada objetivo, discuten los éxitos o fracasos y determinan el nivel global de cumplimiento de los objetivos trazados. En este mismo momento, estableven las bases para los nuevos objetivos. Sus mayores beneficios se derivan de: mejor planifieacién mejor coordinacién mejor control mayor flexibilidad * mejores relaciones entre superiores y subordinades + promueve el desarrollo personal. Este método de trabajar simultaneamente en Ios anélisis y en la definicién de los planes, hace que el proceso sea menos traumitico y que existan més posibilidades de alcanzar resultados favorables EL PROCESO DE PLANIFICACION Siempre se ha planificado ya que constituye una de las funciones bisicas de la gestin. Considerando que este proceso se origina en principios que se van generalizando a partir del comportamiento organizacional de las personas, es necesario que cuente con una parlicipacién cada vez mayor de sus miembros, y en alguna medida, también de sus clientes/ usuarios y de los propios suministradores. Esta funcién no se ejerce en un s6lo momento, sino que es un proceso interactive, de gran importancia para personas, organizaciones y la sociedad en general.Capitulo 2. Princlpios de Gestién para las Bibliotecas y otras Unidades de Informacién Voranmencion: proceso de determinar los fines (objetivos) a ser alcanzados y los medios (planes) que se utilizaran para alcanzar tales fines. El proceso de planificaci6n incluye la formulaci6n de la tarea, 1a obtencién de la informacién requerida, evaluar alternativas, seleccionar entre ellas, e interpretar decisiones mediante un plan de accién. Fl marco general de la planificacién requiere de informacién acerca del ambiente y de la propia organizacién, sus capacidades, sus posibilidades, y tiene diferentes enfoques, como se refleja en las definiciones siguientes : IPLANIFICACION ESTRATEGICA: proceso de decidir acerca de los objetivos de la organizacién, las modificaciones a estos abjetivos, los recursos utilizados para obtener estos objetivos y las politicas que deben regir la adquisicién, uso y disposicién de estos recursos, asi como los factores relevantes del ambiente organizacional y en particular del medio externa, Vorannercacron OPERACIONAL: enfoca las actividades diarias que tienen relacién con abjetivos superiores, centra su atencién en ta eficiencia y en la eficacia, en hacer las cosas bien. La planificacion operacional es detallada en cuanto a plazos, asignacién de recursos y resultados esperacios. Los planes operacionales son cuantificables y medibles. Weranmcacton TACTICA: es la més especifica y concreta, toma el marco general de la planificacién estratégica y operacional y crea planes de trabajo detallados para asegurar los resultados esperados. Con frecuencia aparece unida a la planificaci6n operacional, Bajo cualquiera de los enfoques anteriores, se puede hablar de planificacién a corto, mediano y largo plazo. \ PLANIFICACION A LARGO PLAZO: proceso de planificacién que contempla las metas basicas de Ja organizacién come minimo y ustialmente se proyecta para perfodos de cinco aftos como minimo. Contempla los objetivos y los recursos de los que debe disponerse para cumplir las metas trazadas. La Ultima etapa del proceso de planificacién es la formulacién del plan y su implementacién. El plan refleja los objetivos detallados de la estrategia, la evaluaci6n de la organizacién y su ambiente y las vias por las cuales pueden lograrse los objetivos. 79Gestién de Informacion en las Organizaciones : principtos, conceptos y aplicaciones Mientras que Ja estrategia se define en términos muy amplios, el plan debe responder a elementos concretos cuantificados y en lo posible con sus costos bien definidos. También el plan requeriré un monitoreo permanente a fin de asegurar que se correspond con la estrategia definida. El plan estratégico incluye detalles de cémo llevar a cabo la estrategia bésica. La politica y la planificaci6n estratégica incluyen aspectos generales sobre la naturaleza y direccién de las operaciones, que determinan que no sea alterado a cada instante. Por supuesto, puede ser modificado en funcién de los cambios que se presenten en la organizacién y en su ambiente y debe ser revisado con determinada periodicidad LA PLANIFICACION ESTRATEGICA El praceso de planificacién estratégica debe tener presente: + mision + politicas + bjetivos + metas * — estrategias © alternativas y contingencias * asignacién de recursos + implementacion + evaluacién. También se recomienda tener en cuenta: los planes de acci6n, sus vinculos con otras planes institucionales, los planes de contingencia, ta revisién necesaria que deben sufrir, asi como, determinados elementos asociados a la cultura organizacional. Uno de los propésitos de la planificacién estratégica es determinar futuras reas de actividad y decidir cursos de accion que propendan a mejorar: los niveles, los resultados, las metas y los objetivos de la organizacién. Este proceso provee un conjunto de estrategias y politicas que contribuyen a mantener un marco para planificar y tomar decisiones en la organizacién. Como se ha expresado, la planificaci6n estratégica surgié en la década de los “60 y en tomo a ella, han existido diversos enfoques. Algunos autores han hecho énfasis en los propésitos, misién, metas, objetivos, asf como en las politicas y planes. Otros autores centran su atencién en los medios para conseguir los fines en el proceso estratégico, mas que en los propios fines. 80Gestiin de Informacion en las Organtzactones : principtos, conceptos y aplicaciones De la misma forma CLADES recomienda en este documento, a modo de ejercicio, concentrar el ciagnéstico en los componentes servicios y productos de informacion, pot cuanto resumen el resultado global de todas las actividades de la biblioteca /unidad de informacién, Ademés el diagnéstico de los servicios permitiré prever las modificaciones futuras del sistema. Ciertamente, en todo gjercicio de esta naturaleza deben tenerse en cuenta un conjunto de intereses: de los directivos, de los gerentes, de los profesionales, etc. Por tanto los objetivos generales deben responder a un balance de todos los intereses que puedan estar actuando desde fuera o dentro de la organizaci6n. Al formuler los planes puede ser til definir la llamada brecha estratégica que existe entre Ios objetivos y las metas propuestas a partir de las politicas vigentes. Obsérvese que en la Figura n° 16, tanto las metas como los logros, aparecen representados con linea recta, lo que no siempre se corresponde con casos reales, ya que el crecimiento no necesariamente es representado por una linea recta, ni siquiera continua, pudiendo ser afectade por eventuales discontinuidades, tte Pronésticos a fe ganancias BRECHA ESTRATEGICA Logs expences «Fatt do as paticas avistertes Perfodo planificado Figura n® 16. La brecha estratégica EVALUACION DELA SITUACION ACTUAL DELA ORGANIZACION En un andlisis DAFO 0 FODA se revisa cada funcién de la organizacién, asi como determinados elementos de su ambiente. Este andlisis incluye una revision del desempeio pasado y actual En general este andlisis se hace en términos financieros, lo que no necesariamente implica limitarlo a esto. 82Capituto 2. Principios de Gestion para las Bibliotecas y otras Unidades de Informacién Por lo general las variables que se consideran en esta evaluacién son: * desempefio financiero * productos * marketing * operaciones * recursos humanos © sistema de gestién. En el 4mbito de bibliotecas/unidades de informacién, no siempre se cuenta con datos e informaciones de caracter financiero, por lo que el andlisis debe considerar otras variables. El desempeno financiero de una organizacién es muy importante para su estrategia. Mientras mis fuerte sea su posicion financiera, mas amplio seré el alcance de la estrategia, Mientras mas débil sea su posicidn, afectaré negativamente a las otras variables. Dentro del desempefto financiero se incluye; el andlisis de varianzas, la comparacién de ingresos actuales y previstos, la recuperacién de inversiones y las ganancias, Una desventaja de este andlisis es que proyecta el enfoque de la organizacién a un plazo més corto y esto puede entrar en contradicci6n con su visién a un plazo més largo. Los productos de una organizacién pueden constituir una fuente de fortaleza o debilidad. Para juzgar la evolucién futura de un producto, es importante tener en cuenta su ciclo de vida (ver Capitulo III). Por tanto, es importante que la organizacién conozca en qué medida un producto tiene futuro © no, Fl marketing puede aportar fortalezas, principalmente a partir de la mezcla de marketing (marketing mix) en relacién a los competidores. El tamafo del mercado atendido puede ser importante para definir el nivel de fortalezas que tiene 1a organizacién para aleanzar el éxito. El conocimiento y manejo de oportunidades para introducir nuevos productos y para alcanzar determinades retos, se obtienen a través de la investigacién de mercado (ver Capitulo {I1). Por tanto, esta metodologia puede aportar a la organizacién un conjunte de oportunidades y alertarlo acerca de los riesgos que puedan estar presente, Asimismo permite evaluar la procisién y confiabilidad de los pronésticos. E] propésito final de la gestién de operaciones, es elevar la eficiencia de la produccién y de los resultados. Una evaluacién de estos elementos permitiré conocer en qué medida existe la capacidad para enfrentar un incremento de la demanda sin elevar los costes unitarios. Debilidades en estas areas pueden ser un riesgo en la pérdida de usuarios. 83Gestidn de Informacién en las Organizaciones : principios, conceptos y aplicaciones Los recursos humanos constituyen Ja variable més importante de las organizaciones dedicadas a la informacién. Por tanto, la aplicacion de determinados enfoques o filosofias, como por ejemplo, la gestién de calidad total, contribuiré a obtener un mayor nivel de compromiso por parte del personal y su participacion en el incremento de los parémetros de calidad de la organizacién. EI sistema de gestion como se ha enfatizado en diferentes partes de este texto, puede ser uno de los componentes fundamentales para elevar la eficiencia del flujo de informacién y comunicacién dentro de la misma. Existen elementos vilales en el sistema de gestiin, ellos son, la rapidez y la precisi6n. EVALUACION DELA SITUACION ACTUAL DEL AMBIENTE Al igual qué se sostiene la importancia del andlisis interno de la organizaci6n, hay que tener en cuenta cémo evaluciona el ambiente o entorno. Intentar adelantarse a Jos cambios obliga 2 un monitorea permanente del ambiente. Generalmente este andlisis es conocido como PEST atendiendo a los cuatro componentes que mayor influencia pueden ejercer sobre la organizaci6n. Estos componentes son de orden: Politico Econémico Socio-demografico Tecnolégico. Los gerentes de una biblioteca/unidad de informacién deben manejar adecuadamente estos factores a fin de hacer corresponder la propia evolucién de su organizacién con los cambios que se estin operando 0 que se evidencian en el ambiente, Existen diferentes enfoques en cuanto al andlisis de la organizacion y su inserci6n en el ambiente. Unos van del ambiente a la organizacién, y otros, de la organizacién al ambiente, LA LUCHA POR SOBREVIVIR EN LA ERA DE LA TURBULENCIA. Las organizaciones de hoy, enfrentan a diario miltiples retos. Las bibliotecas/unidades de informacién, si bien se han caracterizado por determinado nivel de estabilidad, no gozan de una posicién competitiva, ni de una imagen que las distinga por su insercién en la cadena de soluciones y éxitos asociados a los resultados de una organizacién.Capitulo 2. Principios de Gestién para tas Bibliotecas y otras Unidades de Informacion La gestion contemporénea identifica cinco objetivos fundamentales para obtener el éxito: = obtener sélides niveles de rendimiento y un desarrollo estratégico en el medio en que se desarrolle + establecer relaciones estratégicas con sus clientes/usuarios . utilizar adecuadamente la tecnologia en funcidn, principalmente, de la atencién de las necesidades del cliente /usuario © estar listos para la accién, a partir de una disposicién al dinamismo y ala flexibilidad * — emplear adecuadamente los recursos humanos disponibles. Para ello, sera indispensable tener una clara identificacién de cual es la misién de la biblioteca/unidad de informacién. La intemalizecin por parte de todos sus miembros: del por qué existe, cudles son sus propésitos, que se espera de ella y ofras interrogantes similares, permitiré una mejor proyeccién colectiva. Del misma mado, es deseable contar con una direccién colectiva, donde, los que tengan la responsabilidad de trazar una estrategia, tanto como aquellos que se encarguen operativamente de su materializacién, deberén coincidir en proyecciones ¥ enfoques, asegurando un mayor nivel de eficacia. Indispensable resulta la realizacién de inversiones en la formacién de lideres que puedan asumir todas las acciones tanto de desarrollo estratégico, como de la constante valoracién del ambiente (sus amenazas y oportunidades) y que puedan desarrollarse acciones colectivas a partir de un trabajo en equipo con una gran dosis de transparencia en la conduccién de este proceso.Capitulo 2. Principios de Gestidn para tas Bibliotecas y otras Unidades de Informacion La formulacién e implementacién de la estrategia organizacional tiene determinadas etapas, elles son: © definicién acerca de los objetivos + evaluacién del desempeno pasado y situacion actual + valoracién del ambiente actual y futuro «= formulacién y evaluacién de estrategias alternativas « seleccién de la mejor estrategia « — formulaci6n de un plan para la implementacién de la estrategia. El plan estratégico incluye detalles de la forma en que se leva a cabo la estrategia organizacional basica. La politica y la planificacién estratégica incluyen aspectos generales sobre la naturaleza y direcci6n de las operaciones, que orientan el rambo sostenido de la estrategia seleccionada, el que por cierto, puede ser modificado en funcién de los cambios que se presenten en Ja organizacién y en su ambiente y que debe ser revisado con determinada periodicidad. La organizacién debe evaluar aquellos factores que pueden representar ventajas 0 desventajas para su posicién actua) y futura. Generalmente estos elementos son conocides como fortalezas y debilidades de la organizacién. La organizacién est inmersa en un universo que ejerce cierta influencia en ella. Este universo que se ha mencionado, conocide come ambiente o entorno, aporta un conjunto de oportunidades y amenazas para la organizacién. Se puede decir que esas oporturidades y aimenazas, son ventajas y desventajas presentes en ¢} ambiente El analisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas es generalntente conocida como andlisis DAFO 0 FODA {en inglés SWOT). En un documenta generado por CEPAL/CLADES acerca de este tema, se recomiendan pautas para su aplicacién al ambito de la informacién. CEPAL/CLADES identifica como los hitos mis importantes de la planificacién estratégica, los siguientes: ¢ — diagndstico estratégico de la situacién actual « — elaboracién de un marco de referencia acerca de la situacién deseada + descripeién de fortalezas y debilidades = anilisis del ambiente para identificar las principales amenazas y oportunidades + seleccién de las opciones viables para alcanzar una situacién deseable y posible. 81