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    CREATION DU DOSSIER DE L'ENTREPRISE JoBJECTIFS WW Présenter l’entreprise concernée par la gestion commerciale Créer le dossier de l’entreprise et ses paramétres i Nous allons, dans le cadre de cet ouvrage, gérer les ventes, achats et stocks de ’entreprise SUD BUREAUX dont le sidge social est situé au Cap d’ Agde (34). Cette société vend aux entreprises, col- leotivités publiques et détaillants, du mobilier courant de bureau. Ce mobilier est classé en trois familles : le mobilier courant (bureaux, caissons, bahuts bas...), les armoires (rangements et clas- seurs) et les étageres (et rayonnages divers). Sa fiche signalétique se présente ainsi : SUD BUREAUX Raison sociale : Sarl au capital de 150 000 € Activité : Négoce en mobilier de bureaux Adresse du siege 32 rue Jean Bart - 34300 CAP D’AGDE Téléphone 04 67 52 18 18 ‘Télécopie (fax) : 04 67 52 26 41 Siret : 1246837060014 Code APE (Naf) : 5240 Identification européenne : FR34 124 683 706 Adresse électronique: SudBur@wanadoo.fr Site internet : http://www.sudbureauxcap.com Lancer le logiciel en cliquant sur son raccourci installé sur le bureau de Windows ou cliquer sur le bouton 88) ou MEERA puis dans le menu Démarrer, glisser le pointeur de la sou- tis sur la commande Programmes ou sur Tous les programmes D> puis, dans l'ordre sur le dossier Sage, le dossier Gestion Commerciale 100 et enfin sur le programme Gestion Commerciale 100 (précédé d’une fl&che dans un cercle) sur lequel il faut cliquer. La fenétre de l’application étant ouverte, veillez & ce que le mode Assistant soit désactivé (comman- de Fenétre Mode assistant non cochée). 19 CREATION DU DOSSIER DE L’ENTREPRISE 8 Création et paramétrage du dossier Pour créer un nouveau dossier, utiliser la comman- de Eichier Nouveau... ‘ cou frapper le raccourci clavier ‘ou encore cliquer sur V'ic6ne [7] de la barre d’outils standard, Dans la fenétre Créer le fichier commercial, zone Nom du fichier, frapper le nom attribué au dossier Sud Bureaux puis cliquer sur le bouton Enregistrer. Le dossier est rangé dans le répertoire GecoMaes et prend I’extension .gme (si installation indivi- duelle) ou dans le répertoire gestion commerciale (si installation réseau). Création du dossier sur disquette a ‘Une disquette formatée étant insérée dans Je lecteur A, dans la fenétre Créer le fichier commercial, zone Enregistrer dans, sélectionner Disquette 3 1/2 [A‘] puis frapper le nom du dossier. Le fichier commercial se crée rapidement et le logiciel ouvre ensuite la fenétre de création du fichier comptable; toujours dans le dossier GecoMaes (ou Gestion Commerciale). Création du dossier comptable de l'entreprise : choix du répertoire we Le logiciel propose de ranger ce dossier dans le épertoire de la gestion commerciale (GecoMaes ou Gestion Commerciale). Vous pouvez aussi ranger ce dossier comptable dan lerépetoire Maestria aque cée le logiciel. Ceci permetra de créer un lien dynamique entre la gestion commerciale et la comp- tabilité. out pouvoir utiliser le logiciel de gestion commerciale dans tous les cas de figure, nous avons choisi de placer le dossier complable dans GecoMaes. De ce fat Ie fichier comptabe igurera dans un fichier tampon qu'il faudra, éventuellement, importer dans le réprtore de la comptabilitt I n'y aura donc pas de lien dynamique entre la gestion commerciale et la comptabilité. Dans la fenétre Créer le fichier comptable, cliquer sur le bouton Nouveau, saisir le nom du fichier comptable TTT Sud Bureaux (extension .mae) puis terminer en cliquant sur le bouton Enregistrer. Compléter ensuite la fenétre Création de rexercice. Frapper les dates limites de I'exercice, par exemple : et dans la zone Longueur d'un compte, frapper : 7Q@7 Cliquer sur le bouton OK. La fenétre suivante A propos de Sud Bureaux, onglet Identification, permet de compléter la fiche d’identifica- tion de I’entreprise. Face & Raison sociale frapper : SUD BUREAUX &) Négoce en mobilier de bureaux () 32 rue Jean Bart ©) &) 34300 &) CAP D’AGDE &) &) France © & Girer) 1246837060014 524H ©) (N° didentitiant) FR34124683706 ©) &) (tetephone) 04 67 52.18 18 &) 04 67 52 2671 &) SudBur@wanadoo.fr http://www.sudbureauxeap.com Pour modifier uitériewement la fiche identification de entreprise ou Yun des onglets de la méme fenéte il faut ner la commande Fichier A propos de Sud Bureaux et apporter les modifications voulues > sur Modification de la fiche d'identification de l'entreprise oo Onglet initialisation, nous allons choisir la monnaie retenue. Nous travaillerons en euros, Face & Intitulé, frapper Euro &) Euro ES) Cent. Dans la zone Formats, face @ Quantité, saisir # #0 (pas de décimales), Onglet Options : il permet d’entrer divers autres parametres (ou tables) qui seront utilisés lors de la création des fichiers de base ou pour certaines commandes. 23 options sont proposées, certaines étant déja complétées par des prédéfinitions. ‘Agenda Permet d’enregistrer divers événements comme les rendez-vous avec les clients et les fournisseurs. CREATION DU DOSSIER DE L’ENTREPRISE x CREATION DU DOSSIER DE L'ENTREPRISE 8 Catégorie comptable Option obligatoire pour rattacher les articles aux comptes et & la TVA. La saisie des catégories comp- tables est obligatoire pour I’enregistrement des écritures dans le fichier comptable : vente, achat et stock sont les catégories nécessaires pour notre dossier. Elles sont proposées d’ office. Catégorie de produits Les catégories de produits sont affectées aux familles d’articles. Revente est d créer, affectée de l’op- tion M1 Suivi en gestion de stock. Catégorie taritaire Saisie des catégories a affecter ensuite & chaque client. Dans notre exemple, il n'y aura qu’un seul tarif, mais des remises différentes seront affectées & chaque catégorie ou famille de clients. Les familles clients sont : Entreprises, Collectivités, Détaillants et Particuliers. Champ statistique articles Permet de créer jusqu’ cing champs statistiques & appliquer aux articles. Nous utiliserons les familles de regroupement : mobilier, armoires et étageres. ‘Champ statistique tiers Permet de créer jusqu’a dix champs auxquels on pourrait rattacher clients et fournisseurs. Code risque Permet d’associer & Intitulé ‘Action Dépassement de l’en-cours| chaque client un code eras eiaad tatacl™ Bonne cote exéait Liver oale vabilité ou son insol- Encours normal Liver 2€1150€ vabilité. Nous utilise- Dépassement Surveiller 1501 €88 000 € rons quatre codes : Solvabilité douteuse Bloquer 8 001 € 1999 999 € Condition de livraison Définition des conditions de livraison négociées avec les tiers. Nous utiliserons deux conditions : SCP : Sans conditions particuliéres et FDP : Franco de port que nous affecterons a certains clients. Conditionnement Définirait les types d’emballages utilisés pour !’expédition des marchandises. Devise Tous les clients étant domiciliés en France, nous n’utiliserons pas cette option. Gamme Permettrait d’enregistrer des gammes, par exemple, un méme article pourrait avoir plusieurs tailles ou dimensions. Information libre Permettrait d’enregistrer diverses informations concemant articles, clients, fournisseurs, en-téte de documents, lignes de ces mémes documents. Mode d’expédition Leentreprise utilise exclusivement les services du transporteur Prost (route). Modes de régiement Permet d’enregistrer les différents modes de réglement, selon la codification propre au secteur bancai- re. Ces modes de réglements seront utilisés, plus tard, dans les modales de réglement affectés aux tiers. Pour Sud Bureaux, les modes de r8glement seront chéque bancaire ou postal, carte bancaire et traite acceptée. Niveau d’analyse Nous n'utiliserons pas cette option. ‘Organisation Permet d’affecter le premier numéro chaque type de pices (achats, ventes et stocks). Achats Ventes Stocks Bon de commande : BCF04001 | Facture : FREO4001 Entrée en stock : ME04001 [Facture d’achat : FRF0400] | Bon de livraison : BCLO4001 _| Sortie de stock : MS04001 |Avoir sur achat : AVFO4001 | Avoir : AVRO4001 Bon commande clients : BCCO4001 Devis clients : DC04001 Pays ‘Nous n’utiliserons pas cette option. Plan analytique Nous n’utiliserons pas cette option. Périodicité Permettrait de cadencer la facturation. Résiliation abonnement Nous n’utiliserons pas cette option. Type tiers Nous vérifierons les types : — Clients, compte 4110000 ; ~ Fournisseurs, compte 4010000. Ces types seront utilisés lors de 1a création des fiches de tiers. Unité d'achat et de vente Tous les articles sont vendus & "Unité. Aprés avoir défini les options, nous allons les saisir et terminer ainsi le paramétrage du dossier. Cliquer sur I’onglet Options puis double cliquer sur I’ option Catégorie comptable : Vente, Achat et Stock proposés nous conviennent. Double cliquer sur Vente et saisir Vente en France. Cliquer alors sur le bouton d’affichage de liste, situé a cOté de Catégorie comptable ¥ ou Fd), glisser le poin- teur de la souris sur Options et lacher le bouton gauche de la souris afin d’afficher de nouveau la liste des options. Double cliquer sur Catégorie de produits, zone Inttulé frapper : Revente et, si nécessaire, activer la case : M Suivi en gestion de stock puis frapper sur la touche CREATION DU DOSSIER DE L'ENTREPRISE CREATION DU DOSSIER DE L'ENTREPRISE PS Cliquer sur le bouton d’affichage de la liste des options ¥ ou appuyer sur la touche(&4) , choisir Options (par la suite nous appellerons cette manipulation « Réafficher les options ») puis double cliquer sur Champ statistique articles. Zone Inttul, frapper : Mol Etagéres Réafficher les options, double cliquer sur Catégorie taitare et saisir : Entreprises (2) Collectivités Détaillants (2) Particuliers Réafficher les options, double cliquer sur Champ statistiques tiers et saisir : Entreprises Détaillants Réafficher les options, double cliquer sur Code risque. Zone inttulé frapper : Bonne cote crédit (5), zone Action, A liver proposé nous pour accéder & la zone Dépassement d’encours Encours normal &) &) 2 &) 1500! convient e0R1 Dépassement cliquer sur le bouton d’affichage de et choisir I'action A surveiller &) 1501 Solvabilité douteuse, cliquer sur le bouton d'affichage de liste v ou F4) et choisir I’action A bloquer &) 8001 Réafficher les options et double cliquer sur Condition de livrai= son. Frapper l’intitulé Sans conditions particulitres &) (Code) SCP Franco de port &) FDP Réafficher les options et double cliquer sur Mode d'expédt- tion. Saisir I’intitulé Route transporteur Prost 3) (Code) rq (3). Réafficher les options et double cliquer sur Mode de raglement. Frapper dans I’ordre, & partir de lintitulé : ‘Cheque bancaire ou postal £2), Fou v et choisir chaque G) 26 (code)(). Traite acceptée &) &) 31 Carte bancaire E) 4) choisir Carte bancaire [) 30 (code) Ajout ultérieur d’un nouvel élément dans une option Pour ajouter ultérieurement un nouvel lément dans ‘une option, par exemple un nouveau mode de regle- ‘ment, cliqur droit dans la liste des intitulésantérieurs afin d’afficher le menu contextue et choisir Ajouter un nouvel élément. Saisir ensuite I'élément comme habituellement. Réafficher les options et double cliquer sur Organisation. Une liste de documents courants est affi- chée : documents des ventes, documents des achats et documents des stocks. Les trois premieres lignes nous intéressent. Cliquer sur Documents des ventes. Dans le premier niveau d’ organisation de l’option, nous devons saisir les intitulés des souches, & savoir N° de pice et N° d’ Avoir. Zone Intitulé des souches, frapper N° de piéce Suppression éventuelle dun intitulé Cliquer droit sur V'initwlé pour afficher le menu contextuel et dans ce menu contextuelchoisir la com- mande Supprimer. Nous pouvons organiser le deuxime niveau de chaque docu- ment : cliquer droit sur Documents des ventes pour passer au second niveau en choisissant la commande Ouvrir élément dur menu contextuel affiché. Cliquer sur [7] Facture et dans la zone de droite, face & N° de pidce, frapper : FRE04001 (5) (qui sera le numéro de la premiére fac- ture) om, oe © (ligne du dessous) N° d’Avoir veer il iil Affectation d'un modele de document aux factures de vente CCliquer sur le bouton Attacher dans la zone Modéle par défaut. Cette manipulation ouvre la fenétre Sélectionner le modéle. Les modiles sont dans le répertoire GecoMaes oul Gestion Commerciale (selon Vinstllation), Ce répertoire comprend le dossier Documents standards sur lequ! il faut clique. Différents sous-dossiers sont alors proposés. Nous choisitons (= Ventes (double cliquer pour I’ouvri). CREATION DU DOSSIER DE L'ENTREPRISE & CREATION DU DOSSIER DE L'ENTREPRISE Dans le dossier Ventes choisir le modéle Facture client. Cliguer sur le bouton Ouvrir ou frapper sur pour retourer dans option des documents des ventes od le nom du mode figure alors & c6té du bou- ton Attacher. ‘Si vous ne vous souvenez plus du chemin, les modéles de mise en page se trouvent dans : ( Program Files (individuel) 1 Documents partagés (réseau) Sage [GecoMaes Gestion Commerciale

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