S\\ Alcaldia de maga ‘fe 6 Cont 0 Amaga 11 de Julio de 2019 1-800 MUNICIPIO DE AMAGA Direccién General Archie, ea Fecha: JUL TBH Hora: OS WILSER DARIO MOLINA MOLINA cédigox_= "== 04628 Alcalde Recibe:_— JOYS Municipio de Amaga Pasam PLCs LOS Calle 51 No 50-76 Asunto: remision de informe pormenorizado de Control Interno segundo cuatrimestre 2019 Cordial saludo, En cumpimiento de la Ley 1474 de 2011, articulo 9, que establece que el Jefe de Control interno debe publica cada cuatro (4) meses en la pagina web de la Entidad,e! Informe Pormenorizado del Estado actual del Control interno se procede a elaborat y publicar el Informe de la Alcaldia Municipal de ‘Amaga, correspondiente al periodo comprendido entre el mes de marzo y Junio de 2019. ‘Se envia copia al comité de coordinacién de Control interno de la entidad a través de correo electronica institucional {ezco su amable atencion. Ccontraliteno@amaga-antioquia.gow.co | www.amtaga-antioqu.govco Cale 51 N° 50-76 | Fax, 847 49.20/ Cel, 320 694 34 62 ‘MIT 890.981.732-0 or El cambio es ahora iTe lo mereces!Alcaldia de Amaga INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO Gtehe & Conte eee LEY 1474 DE 2011 ESTATUTO ANTICORRUPCION PROCESO: Evaluacion, Seguimiento y Control de la Gestion PERIODO: MARZO - JUNIO FECHA DE CORTE: 30 JUNIO DE 2019 ELABORADO: Oficina Asesora de Control interno Martha Irene Acevedo Agudelo MUNICIPIO: Amaga INTRODUCCION En cumplimiento de la Ley 1474 de 2011 artculo 9 la cual establece que el Jefe de Control Interno debe publicar cada cuatro (4) meses en la pagina web de la Entidad el Informe Pormenorizado del Estado del Control interno, esta oficina asesora ha procedido a elaborar y publicar el Informe pormenorizado de la Alcaldia Municipal de Amaga, correspondiente al periodo comprendido Marzo y Junio de 2019. Este informe fue enmarcado en los postulados de MIPG, en concordancia con sus (7) dimensiones de las cuales hace parte el Control Inter, las politicas definidas para cada dimension y as cuatro lineas de defensa de que trata este modelo, sin embargo, es importante resaltar que la entidad no ha dado inicio @ fa implementacién del dicho Modelo, lo que complejza trabajar en linea con dicho sistema. Este informe se elabora con el propdsito central de aportar a la permanente mejora de la entidad en el alcance y cumplimiento de su misién, objetivos y metas trazados en el Plan de Desarrollo “el cambio es ahora jte lo mereces'’, el cual tiene como énfasis el bienestar de los ciudadanos, por lo tanto, este informe se continda presentando bajo la estructura del modelo MECI, enfocado en la dimensién de Control Interno dentro de MIPG. 1. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Resultados de Desempefio Institucional Territorio 2018 A-continuacién, se presentan los resultados obtenidos para la vigencia 2018 de desempefio. institucional MECI de acuerdo a lineamientos establecidos por la funci6n piblica, con el fin de ‘que sean tenidos en cuenta para la planeacién institucional del préximo periodo, con el fin de ue se mejore en fos resultados obtenidos para la presente vigencia, itrolintermo@amaga-é x f ie a Sale 1H 50781 Fac 84749201 Cl 3206005452 ay b EL cambio es ahora ‘MT 690.981.732-0 iTe lo mereces!Alcaldia de controfintemo@amaga-antioquia.gov.co | werw.amaga-antioquia.gov.co Calle 51 N° 50-76 | Fax. 847 49 20! Cel. 320 694 34 62 e4, El cambio es ahora & Te lo mereces!Alcaidia de Teno 5 © temas a A MEI LE SRI INENOMNARNEREIOML IM INEIN, Ae E i. It . nl SIs er : | {i Gamovanowe hectares 8 Sometanme tena bearotee HED? nessononee 16 a euBoticicha a cous tire taSrenen amoneoniteemmeryeemm. a + G4 15 coven amTean toc ne de Onene ae 7 means eee a SOS 32 e~« m vn ev TED > fee retoenee 1.1 Elementos Minimos La evaluacién correspondiente al periodo comprendido entre Marzo y Junio de 2019 se realizb con base en el esquema de MIPG (Modelo integrado de Planeacién y Gestion) teniendo en cuenta cinco (6) componentes a saber: > Ambiente de Control controtinteno@amaga-antioquia.gov.co | wwnw.amaga-antioquia.gou.co Calle 51 N° 50-76 | Fax. 847 49 20 | Cel, 320 694 34 62 Fi El cambio es ahora A .iTe lo mereces! (MIT: 890,981.732-0- Alcaldia de Amaga > Evaluacién del Riesgos eT > Actividades de Control > Informacién y Comunicacion Actividades de monitoreo v 2, PLANEACION Y GESTION 24 Ambiente de Control Respecto al ambiente de Control se ha evidenciado compromiso por parte del ejecutivo para avanzar en algunos temas que son de trascendencia para lograr un buen desempefio institucional , sin embargo se requiere una mayor participacién por parte de directores y secrelarios que representa el staff direativo y la realizacién de algunas productos que mejoren las condiciones de control de la entidad, no obstante a la fecha se cuenta con algunos elementos que ayudan a avanzar en la organizacién de la entidad, Creacién del Comité de Control Coordinador de Control Interno: a través del acto administrative 0264 de 21 de febrero de 2018 se crea dicho comité, y @ través de la resolucion 0401 del 04 de abril de 2018 se realizan las designaciones para su conformacion. Estructura facultades y responsabilidades: se ha trabajado en la actualizacién de las funciones y responsabilidades de acuerdo a la normatividad vigente, a través del acuerdo 095 de 18 de octubre de 2018 se determino la nueva estructura de {a alcaldia y se sefialaron funciones generales a las dependencias del sector central y se dictan disposiciones sobre la organizacién y funcionamiento de la administracion central ‘Seguimiento y aplicacion de Controles: se cuenta con un mapa de riesgos de corrupciin sin ‘embargo este esta desactualizado a la fecha, de acuerdo al seguimiento y control de la oficina de control intemo, frente al mapa de riesgos por proceso este no ha sido actualzado desde elafio 2014 que se consiruyo para la administracion municipal 2.2 Dimensién de Gestion Estratégica Talento Humano EI modelo Integrado de Planeacién y Gestién concibe el talento humano como el activo mas importante de la organizacién, sin el cual seria imposible lograr objetivos y resultados; para lograr una adecuada gestion del talento humano es indispensable planear su administracién de manera que esta rea pueda ejercer un rol estratégico en el desemperio de la entidad, Dentro de las actividades verificadas que se deben realizar en el drea de talento humano se encuentra: Respecto al SIGEP, se ha realizado gestion para buscar la capacitacion y activacion de la plataforma debido a que no se ha podido acceder a esta y por tal razén no se han actualizado los funcionarios (q\prenmeracanag mca gc | wvwamaga-antioqua.gox.co 4, Fl cambio es ahora uJ Calle. -76 | Fax, 847 49 201 Cel, a ary ameliabeaniaar 11 us Te lo mereces!‘nuevos y no se ha creado el rol de control intemo., por lo que se recomienda insistir con las entidades correspondientes para obtener usuarios y contrasefias y se logre establecer los roles necesarios para ‘su buen funcionamiento, teniendo en cuenta que es una obligacién normativa. Evaluacién de Desempefio Laboral: en relacién con la EDL se contintia observando algunas falencias en la aplicacién de la metodologia, por lo que se solicita se de aplicacién a el acuerdo 6176 del 10 de octubre de 2018 emitido por la Comisién nacional de Servicio Civil. En relacién con la _adopcién de un sistema de evaluacién propio para a evaluacién de personal en provisionalidad y otras modelidades la entidad no ha adoptado ningin tipo de evaluacién que permita la evaluacién de los funcionarios con este tipo de vinculacién, Sistema de seguridad y salud en el trabajo: en relacién a la aplicaci6n del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST) se cuenta con un profesional contratado por prestacién de servicios para ‘apoyar la implementacion de dicho sistema, ademas se conformé el Coppast dicho comité se viene reuniendo de forma periddica con el fin de dar cumplimiento a sus funciones. Ademas, viene funcionando et comité de convivencia laboral, y se conformé la comisién de personal para la vigencia 2019, No obstante falta la conformacion de la brigada de emergencia ‘Ademés de los elementos anteriormente descritos desde la oficina de control interno se ha advertido la necesidad de construir los siguientes planes que son ejes fundamentales para la consolidacion de un sistema de administracion adecuada del recurso humano, ademas de darle cumplimiento a la ormatividad vigente. Se realizd nueva verificacién para este periodo de dichos planes, pero hasta la fecha no han sido elaborados por parte de la administraciin municipal Plan Anual de Vacantes Plan de Previsién de Recurso Humano Plan Estratégico del Recurso Humano Plan institucional de Capacitacion Plan de Incentivos institucionales Estos planes debieron de haberse integrado al plan de accion anual de acuerdo al decreto 612 de 2018. Como conclusion general respecto a la dimensién analizada, es importante mencionar que el lider del proceso la gestion del talento human ha venido avanzendo en ternas como la capacitacion y cl bienestar de los empleados , sin embargo requiere un compromiso mayor de la alta direccion con el fin de que se desarrolen estrategias que permitan el mejor desemperio de los funcionatios y asi prestar un mejor servicio a os ciudadanos, por lo tanto, es indispensable que el municipio de Amagé tenga en cuenta las debiidades que a la fecha se presentan: contraintero@amaga-antioguia.govco | wuw amaga-antoquia.gov.co Calle 51 N° 50-76 | Fax. 847 49 20 Cel 320 694 34 62 ‘MIT 890.981.732-0 Gy El cambio es ahora ¢ VF iTe lo mereces! A Alcaldia de nto erroAlcaldia dg > Ausencia de la aplicacién de procesos de induccién y re induccién tal como se encuentran?™™/!memo definidos en los procedimientos de la entidad tanto a los funcionarios que ingresan nuevos ‘como a los funcionarios que vienen desarrollando su trabajo en la entidad durante vatios aos. > Nose ha realizado la actualizacién del cédigo de ética (integridad) que permita la apropiacién de los valores y principios de la entidad con todos los empleados piblicos el documento de ética se encuentra en su version original desde el afio 2008, > Nose ha realizado ninguna evaluacién de clima laboral que permita identificar las debilidades de la administracion frente comportamiento organizacional (niveles de calidad, diversidad laboral, productividad, ambiente labora). Nota: Se dejan las mismas observaciones del periodo anterior debido a que no se ha a dado avanoe en ningin de los items. 2.3. Direccionamiento Estratégico y Planeacién 2.344 Planes programas y proyectos El propésito principal de esta dimensién es desarrollar la mision ,las metas y los objetivos que fueron plasmados en el plan de desarrollo municipal , el presupuesto general asignado por vigencia y en general conocer el marco normativo que rige fa actuacién de fa administrac‘on municipal, considerando el enfoque de esta linea la oficina asesora de control interno verifico en la plataforma SIIE hittospartaltertoral dnp.gov.co/PDTT/ el cumplimiento de la metas para el afio 2018 encontrando los siguiente La administracion municipal ha dado cumplimiento en un alto porcentaje a la ejecucién del plan de desarrollo de acuerdo a lo plasmado en la plataforma del Departamento de Planeacion Nacional para icho propésito, sin embargo, es indispensable que desde la ofcina de praneacién haya una relacion directa y amigable con la ofcina asesora de control interno con el fin de evaluar y generar controles adecuados para la ejecucién de dicho plan a continuacign se presenta los resultados para la vigencla 2018. \ 7 > contotemotamage-andoquiagoveo | wmvanage-entonuiagovco 4, El cambio es ahora { 6 Calle 51 N° 50-76 | Fax. 847 49 201 Cel. 320 694 34 62 \ je = XC ? “ an ser 7320 WP Te lo mereces!Alcaldia de Amaga face (earetrerto ‘fia de Control intro IAs oepray 103 far we iam pears | Ta 47 Centos de 10500 ecu Srey | TOOT enone [oeartes jasseaasemiete | 10005 RirRaEn aa ses vores (rome soia AS seas ow [abies stores lsconaitdoy Paz sas 7 [Rasmpoatiey | 2759 fases Recut aw 3 orem day] BOD lesarcae [aS Yanseane mar KreRaaar aor [RToARberaT wa TERRY 57 feped roc fnsteon! Deere ro fesnceare 2.3.2 Indicadores De Gestion. Con relacién a os indicadores de Gestion la mayor difcultad se presenta en relacion a la consolidacién de la informacion y a la coordinacién institucional para larealizacién de su construccién. La entidad no cuenta con indicadores, ni herramientas de medicién por procesos que permitan calificar de manera objetiva el grado de avance de la gestion 2.3.3. Administracion Del Riesgo Para la identifcacién, tratamiento y seguimiento de los riesgos que afectan el logro de los objetivos misionales de la entidad, se debe tener en cuenta la aplcacién de las guias expedidas por el Departamento Administrativo de la Funcién Piblica -DAFP. Con el propésito de actualizar los mapas de riesgos en los cuales se incorporen causas y consecuencias de los eventos con el fn de establecer ® etentemo ange anton gov yamagea-antioquia. 7 ale N08 Fox BP 0901 Ge sabooGan oe | GG femiessston / 890.961.732-0 iTe lo mereces!Alcaldia de Amaga controles para su medicién y posterior evaluacién, es fundamental que todas las areas, direcciones yr™/!ter™ secretarias de la organizacion revisen y actualicen sus mapas de riesgos para obtener los resultados esperados. Es importante tener en cuenta el plan anticorupcién y de alencién al ciudadano el cual tiene una matriz de riesgos que debe hacérsele seguimiento y control, estas actividades deberan estar lideradas por | la oficina de planeacin o quien haga sus veces, con el acompafiamiento de la ofcina de Control interno. Igualmente se pudo establecer que no existe una politica de operacién de riesgos, ‘no estén identiicados los riesgos para todos los procesos, situacién que requiere el maximo ccompromniso de los directores y secretarios especialmente del jefe de planeacidn. 3. Actividades de Control Desde la oficina de Control interno se ha venido dando cumplimiento de manera permanente y coordinada con las diferentes dependencias al Plan Anual de Aucitorias presentado y aprobado para la vigencia 2019 por el Comité Coordinador de Control interno, resultado de este accionar se han presentado informes a las diferentes dependencias y al ejecutivo con recomendaciones que instan al cumplimiento de la normatividad vigente y a el mejoramiento continuo. 4, Informacion Y Comunicacion La informacién y la comunicacién tienen una dimension estratégica fundamental, puesto que vincula a la administracion con su entorno y facia la ejecuciin de sus operaciones intemas dandole a los. ciudadanos una participacién preponderante , permite que los usuarios conozcan de forma directa y permanente lainformacién de su interés y participe activamente en los proyectos. planes y programas que se realizan por parte de la administracién municipal para el cumplimiento de sus objetivos y metas. La administracién municipal utiliza todos los medios de informacién y comunicacién actuales como redes sociales, pagina web y radio, television local, pblicando la informaclén en tiempo real, lo que permite mantener a las partes interesadas debidamente informadas. ‘Sin embargo, a la fecha no existen politicas plblicas para el foriento y el uso de las tecnologias de la informacién y las comunicaciones, no se ha establecido el plan de tratamientos de datos y seguridad de la informacién, por el cual se recomienda realizar de forma prioritaria fa implementacion de estas, medidas que ayuden a un mejor desempero institucional La comunicacién intema a través del correo Zimbra presenta dificltades para algunas dependencias, ‘que manejan volimenes de informacion demasiado grande, situacién que no ha sido solucionada de forma oportuna. Respecto a la pagina web de la entidad, esta no cuenta con la informacion minima que debe ser publicada a través de este medio como |o indica la ley 1712 de 2014 de acceso a la informacién pblica, ni con ta directiva de la procuraduria general de la nacién. Desde la oficina de control interno ) Cale 51 N° 50-76 | Fax. 847 49201 Cel 320 694 34 62 MIT: 890.981.732-0 @ El cambio es ahora \controlintemo@amaga-antioquia.gov.co | wwvw.amaga-antioquia.gov.co \Z iTe lo mereces!Alcaldia de Amaga se han realizado las solicitudes pertinentes y el acompafiamiento para dar procurar su cumplimiento, "=" no obstante, desde las diferentes instancias no ha habido respuesta oportuna. Nota: aunque se han mejorado algunos aspectos se dejan las mismas observaciones del informe del periodo anterior debido a que falta la construccién de los planes que son de obligatorio cumplimiento > Plan Estratégico de Tecnologias de la informacion y las Comunicaciones ( PETI) > Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Informacion > Plan de Seguridad y Privacidad de la Informacion 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: En general como puede observarse en el texto completo del presente informe los cambios y las recomendaciones respecto al informe anterior no son significativos debido a que en la verificacion realizada se presenta casi que las mismas situaciones por lo tanto, se reitera las recomendaciones y se insiste en el cumplimiento y avanoe de los requerimientos normativos en aras del mejoramiento ‘continuo, > Se recomienda a la oficina de planeacion y a todo el equipo directivo de la entidad a iniciar'la implementaci6n del Modelo Integrado de Planeacién y Gestién como lo indica la ley 1499 de 2017 y la circular 004 del 07 de marzo de la PGN (Procuraduria General de la Nacién) > Se recomienda la creacién de los Comités de Desempefio institucional y Gestion y Desempefio Municipal, de acuerdo a lo previsto en el decreto 1499 de 2017. y ‘Tomar como base para la elaboracién de los planes de accion o Plan estratégico los resultados de desempefio territorial emitidos por la Funcién Publica en mayo de 2019, con base en FURAG I! > Realizar sequimiento a los mapas de riesgos de corrupcion y de operacién por parte de todas las Seorelarias en cabeza de los Secretarios de Despacho involucrando a todos los funcionarios piiblicos y contratistas, a fin de identificar, evaluar’y geslionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, considerando ademas la probabilidad de fraude y hechos de corrupcion que pueda afectar la adecuada gestién de la Administracién Municipal; atualizando el documento de mapa de riesgos y controles fechado en la vigencia 2014 > Se debe implementar la politica para la gestion del riesgo contempiada en la dimensién de direccionamiento estratégico y planeacién, ( > contoinenoearacaantowia gov.co fwnavamag-antioqi govco 9 Calle 51 N° 50-76 | Fax. 847 49 201 Col. 320 694 34 62 NU NF: 890.281.782-0 (4. £! cambio es ahora we iTe lo mereces!7 & a de maga > Propiciar espacios de capacitacién para que sea manejada la nueva herramienta Ansan term por el DAFP, “Guia para la Administracién del Riesgo y Disevio de Controles en Entidades Pablicas version 4”, a cual fue desarrollada como una herramienta con enfogue preventivo, vanguardista y proactivo que permitira el manejo del riesgo y corrupcién, asi como el control €n todos los niveles de la entidad publica, brindando seguridad razonable frente al logro de ‘sus objetivos. > Designar responsables dentro de cada secretaria para realizar seguimiento y moritoreo a las acciones contenidas en los planes de mejoramiento suscrtos con los entes de control y la oficina de control intemo, de conformidad con las fechas alli establecidas con el fin de garantizar su ejecucién en un 100%, cabe anotar que deben disponerse las respectivas evidencias, > Realizar seguimiento alos diferentes informes presentados por la Oficina de Control Interno, a fin de tener en cuenta lo alli contenido para mejorar aspectos que ponen en riesgo el Ccumplimiento de los objetivos, metas, programas y proyectos institucionales, > Realizar al interior de cada Secretaria campatias de Autocontrol y del sistema de control intemo a fin de que se implementen actividades de monitoreo y supervision continua en la Administracion Municipal, este tipo de actividades se pueden dar en el dia a dia de la gestion institucional o a través de evaluaciones petiddicas (autoevaluacién) que permitan emprender aociones para subsanar las defciencias detectadas y encaminarse en la mejora continua > Elaborar un plan anual de accién o estratégico donde se articulen las acciones de mejora para implementacién del MIPG con los demas planes insttucionales, tomando en cuenta el documento técnico de implementacion de MIPG propuesto por la ESAP y las herramientas cispuestas por et DAFP para tal fin. Plan que es requerido por el Decreto 612 de 2018. > Realizar seguimiento a las evaluaciones de desempefio a fin de determiner si todos los empleados piiblicos de carrera administraliva fueron evaluados y notificados en los términos de ley, asi como el establecimiento de compromisos laborales. > Se recomienda actualizar permanentemente la pagina web del municipio de amaga, teniendo en cuenta que es una obligacién consagrada en la ley 1712 del 2014 y ademés es un mecanismo de interaccién con la comunidad. > Utlizar los estados financieros como herramienta para la toma de decisiones por parte de la alta direocion, > Incluir en los procesos de induccién y reinduccién la socializacién del proceso y procedimiento identificacion de los hechos financieros, econdmicos, ambientales y sociales a fin de que los (« prertcnemnncdrsreemame | (G Heanbioe stg A 690981.732-0 Zi Te lo mereces!\ Alcaldia de 2Amaga funcionarios responsables reporten informacion que genere hechos econdmicas y fifaneepegomrmtero en la enlidad a Secretaria de Hacienda y Finanzas Publicas, Gestion Contable n > Se insta a todos los secretarios de despacho y directores @ revisar el documento de informes de ley enviado por la oficina de control interno del municipio de Amaga, ademas de estar atentos a los cambios normativos y rendicién de informes a todos los entes de control a los ‘que se les debe enviar informacién, de acuerdo a fechas y plazos eStipulados por estos. > se recomienda a la alta direccién promover y. garantizar la participacion de todos los ‘rabajadores, contratistas y personas que ejecuien actividades en las instalaciones de la ‘administracién con el fin de dar aplicacién a los aspectos mininos que garanticen la seguridad ya salud en el trabajo en la institucion > Se recomienda e| establecimiento. de un proceso adecuado de PORS en la entidad que permita un mejor control y seguimiento, toda vez que se ha podido determinar que de forma ‘permanente se incumple a los ciudadanos con las respuestas de los derechos de peticién en los términos de la ley, ademas de incumplimiento en las respuestas de.las solicitudes de informacién realizadas por la oficina asesora de Control interno administrativo. El presente documento es una herramienta que permite 2 las diferentes dependencias de la adnpa(stracion municipal tomar acciones de mejora, revisar procesos. y evaluar las metas y los trazados en sus planes, proyectos y_programas y que estos estén encaminados al nto dal plan de desarrollo municipal B Asesora'de Control Interna. Munifpio de Amaga Los Grandes Resultados Requieren grandes Ambiciones (Herécli : OF El cambio es ahora iTe lo mereces! Calle St N° 50-76 | Fax. 847 49 20 Cel. 320 694 34 62 controlinteme@amaga-antiogiia gow.co | wnw.amaga-antioquia.gouco a) ‘NIT 890.981.732-0