toy REPUBLICA DE_ COLOMBIA MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL RESOLUCION NUMERO) (301982 DE 2010 (2.8 MAY 2010 ) Por la cual se dictan disposiciones sobre la informacion de afiiacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud. EL MINISTRO DE LA PROTECCION SOCIAL En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los articulos 173 numeral 7 de la Ley 100 de 1993, 42 numeral 42.6 de la Ley 715 de 2001, 5° del Decreto Ley 1261 cde 2002 y 2° numeral 10 del Decreto Ley 205 de 2003, y CONSIDERANDO: Que el Articulo 6° del Decreto Ley 1281 de 2002 establece que la Registraduria Nacional del Estado Civil, las Cémaras de Comercio, las entidades que administran regimenes especiales de la Ley 100 de 1998 y todas aquellas insituciones que manejen informacion que resulte itl para euitar 1pagos indebidos con recursos del sector salud, daberan suminstar la informacion y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el hoy Ministerio de la Proteccion Social y la Superintendencia Nacional de Salud, para su procesamiento directo 0 @ través del Administrador Fiduciario del FOSYGA. Que resulta vital para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de su financiacién, la estandarizacién de la informacion de afilados en las diferentes enlidades que lo conforman, incluyendo los regimenes especiales del sistema, con el objeto de contar con informacién consolidada de la poblacién cubierta por los diferentes regimenes para soportar la defnicion de poliicas de cobertura, control de la multafiacién, seguimiento a los traslados entre ‘administradoras y regimenes, asi como la optimizacion en el fyjo de los recursos. {Que para la conformacion de la Base de Datos Unica de Afliados ~ BDUA es indispensable definir las estructuras de datos que permitan la correcta, oportuna y completa identificacion de los afiados ysu registro. Que el Decreto 2280 de 2004, por el cual se reglamenta el proceso de compensacion y el funcionamiento de la Subcuenta de Compensacion intema del Regimen Contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantia, FOSYGA, dispuso en su articulo 8° que no se podra compensar sobre afiiados que no se encuentren registrados en la Base de Datos Unica de Afiliados, Del mismo modo, el giro de los recursos del Régimen Subsidiado en Salud, se hard a partir de la informacion de los afliados que para este régimen repose en la BOUA, segin lo establecido en la ley 1122 de 2007 y en el Acuerdo 415 del CNSSS o la norma que lo modifique, adicione o susttuya Que el articulo 3° de la Ley 1268 de de 2008, establece que la fuente de informacion es la responsable por la calidad de los datos de ls ttulares de la informacion y se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos en la misma @2.8 MAY 2010 RESOLUCION NUMERO)0001982 DE 2010 HOJA No 2 Continuacién de la Resolucién “Por la cual se dictan disposiciones sobre la informacion de afiiacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud” Que dada la dinémica del Sistema General de Seguridad Social en Salud, las avances tecnologicos que influyen en sus sistemas de informacion y la necesidad de mejoramiento en los tiempos de respuesta, asi como en la calidad y flujo de la informacion, se hace necesario redefni los tiempos de proceso de novedades y el flujo de informacion sobre la afiiacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a sus regimenes especiales, a las entidades de medicina prepagada y a los planes adicionales de salud RESUELVE: Articulo 4.+ Objeto. La presente resolucién establece los requerimientos minimos de informacion sobre la afliacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regimenes especiales del mismo, entidades de medicina prepagada y planes adicionales de salud, que los destinatarios de la presente resolucién deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la direccién, operaci6n, seguimiento, viglancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualizacién y reporte de (a informacion. Articulo 2.- Campo de Aplicacion. La presente resolucion aplica a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demas Entidades obligadas a compensar (EOC), @ las Enlidades de Medicina Prepagada y a quienes administren pdlizas 0 seguros de salud, a las Entidades Promotoras de Salud del Regimen Subsidiado, al Distrito Capital, alos Municipios, alos departamentos que tengan 2 SU Cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regimenes especiales del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y a todos los obligados a suministrar la informacion requerida para el adecuado control de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, evitando su desviacién o indebida apropiacion. El Sistema de Salud de las Fuerzas Armadas se encuentra exceptuado de la remision de la informacion de que trata la presente resolucion. Articulo 3. Disposicion, Mantenimiento, Soporte y Reporte de Informacion. Los obligados a mantener y reportar informacion deberan mantener una base de datos de afliados 0 asegurados, debidamente actualizada con la informacion generada desde el momento de la afliacion 0 celebracion 0 prorroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposicion y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolucién. La informacion de la afiiacion y de los documentos fuente que soportan la informacion del afilado 0 asegurado deberan mantenerse a disposicién de los organismos de direccion, vigllancia y control, del Ministerio de la Proteccién Social, de los organismos de justicia, de la Comisi6n Nacional de Regulacién en Salud y del Administrador Fiduciario del FOSYGA. El Ministerio de la Proteccién Social defini y dispondra a través del sitio WEB del Administrador Fiduciario del FOSYGA -www.fosyga.gov.co- la informacién basica de afliados para consulta de las. entidades y de usuarios en general. ‘Articulo 4, Conformacién y Actualizacion de la Base de Datos Unica de Afiliados (BDUA). El ‘administrador Fiduciario del FOSYGA recibird la informacion, consolidara y administra la Base de Datos Unica de Afiiados (BDUA) al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y al Sector Salud, incluyendo la informacion de los regimenes exceptuados de éste, en los terminos indicados a continuacion ©coy 2.8 MAY 2010 RESOLUCION NUMERO 00901932 pe 2010 HOJA No 3. Continuacién de la Resolucién *Por la cual se dictan disposiciones sobre la informacion de aflliacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud.” 1, Reglas generales para la enlrega de Archivos Maestro de Ingreso ylo Novedades de Actualizacion. EI Administrador Fiduciatio del FOSYGA recibird un archivo Maestro de Ingresos y/o un archivo de novedades de actualizacion por cada EPS, en la estructura definida en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolucién y de acuerdo con el calendario establecido y en los horarios con él acordados. 2. Términos para la remisién al FOSYGA de archivos maestros de reporte de novedades y/o actualizacién dentro de los procesos establecidos para la BDUA por parte de las entidades obligadas a reportar la informacion de afiliacion en salud: a) Primer proceso: sexto (6°) dia habil 'b) Segundo proceso: décimo (10°) dia habil c) Teroer proceso: décimo cuarto (14°) dia habil d) Proceso de Traslados: En el tercer (3) dia habil las EPS remiten la solicitud de traslados al FOSYGA, en el segundo proceso de BDUA; es decir, el décimo (10°) dia habil, se recibe en el FOSYGA la respuesta de las EPS sobre los traslados solicitados el tercer (3°) dia habil del mes. ‘A continuacién se precisa para cada Regimen las fechas de entrega de novedades de ingreso y/o actualizacion: a) Enel Regimen Contributivo: i. Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Entidades Obligadas a Compensar (EOC) reportardn las novedades de ingreso ylo actualizacion dentro de los procesos establecidos para BDUA, el 6, 10° y 14° dias habiles de cada mes ji, En el tercer (3) dia habil de cada mes las EPS reportarén los archivos R1 y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10°) dia habil, las EPS remiten la respuesta a los traslados solicitados en los archivos Rd, b) Enel Régimen Subsidiado: La remisién de novedades en el Régimen Subsidiado se haré de la siguiente manera por parte de las entidades: i. Las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS'S), entregaran la informacion de ingreso lo actualizacién en el primer y segundo proceso de BDUA, (sexto (6%) y décimo (10°) dias habiles de cada mes). ii, Enel tercer (3) dia habil de cada mes las EPS Subsidiadas reportaran los archivos St y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10°) dia habil, las EPS subsidiadas remiten la respuesta a los traslados solcitados en el archivo $4 iii, En el teroer proceso de BDUA, décimo cuarto (14°) dia habil de cada mes, los municipios, el Distrito Capital y las departamentos que tienen a su cargo corregimientos, remitiran las novedades de anulacion de ingreso no autorizados por el municipio que ‘ocurrieron en el mismo mes, ylo actualizacion de la novedad de fallecido,; 28 MAY 2010 RESOLUCION NUMERO(((1932 DE 2010 HOJANo 4 Continuacién de la Resolucién “Por la cual se dictan disposiciones sobre la informacion de afiliacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud.” c) Entidades administradoras de planes adicionales de salud, entidades de medicina prepagada y enlidades de régimen especial: Reportarén las novedades de ingreso ylo actualizacion en el tercer proceso de BDUA, es decir, el décimo cuarto (14°) dia habil de cada mes a partir del mes de septiembre de 2010 En ninglin caso se recibiran archivos maestros de ingresos ylo de novedades de actualizacion después de las fechas definidas para tal in. 3, Términos de reporte de Resultados de Validacion y Actualizacion de la BDUA. El Administrador Fiduciario del FOSYGA valiard la informacién entregada por las entidades obligadas @ reportar y procederd a distibuir los resultados a todas las entidades en los siguientes dias hdbiles de cada mes, los cuales aplican para los Regimenes Contributivo y Subsidiado sin periucio de fo dispuesto en el literal c) del presente numeral: a) Primer proceso: octavo (6°) dia habil b) Segundo proceso: décimo segundo (12°) dia habil ©) Tercer proceso: décimo sexto dia (16) dia habil; término aplicable también para los regimenes Especiales, Entidades de Medicina Prepagada y para las Entidades ‘Administradoras de Planes Adicionales de Salud del mes en que se reporté la informacion 4) Proceso de Traslados: En el quinto (5) dia habil, se dispone por parte del FOSYGA los, archivos R2, R3, $2 y S3 a las EPS para que generen la respuesta a la solictud de traslado, y en el décimo segundo (12°) dia habil respuesta de la actualizacion de los traslados en BDUA, archivos R5, R6, $5 y S6. PARAGRAFO 1. Para el Régimen Subsidiado se dispondra copia de los resultados de cada proceso en el FTP asignado por el Administrador del FOSYGA a los Departamentos, al Distrito Capital, a los municipios y @ las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) que reportaron novedades. Los resultados de la informacion de los afiliados que se actualizaron en la BDUA por los procesos de la misma, se veran reflejados en el Archivo Consolidado de Regimen Subsidiado que les proporciona a cada entidad el Consorcio Fiduciario del FOSYGA en el FTP destinado para tal fin. PARAGRAFO 2. F Administrador Fiduciario del FOSYGA entregara al Ministerio de la Proteccion Social, copia de los resultados de todos los procesos de validacion de los archivos de ingresos y/o actualizacion y de traslados presentados por las entidades, asi como el resultado de la actualizacion de la BDUA después de cada proceso. ‘Articulo 5. Responsabllidad por la calidad de los datos de la informacion de los afiliados al SGSS$ y al sector salud. Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demas Entidades CObligadas a Compensar (EOC), las Entidades de Medicina prepagada y quienes administren pélizas 0 seguros de salud, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales y los Municipios tienen la responsabilidad por la calidad de los datos de los afiiados a salud, por lo que deberan aplicar los principios de la administracion de datos consagrados en el articulo 4? de la Ley 1266 de 2008. Por consiguiente, las novedades de ingreso que presenten las Entidades Promotoras de Salud del Regimen Subsidiado (EPS-S) deberan surtir previamente los procesos de identificacion y seleccion de beneficiarios aplicados por las entidades territoriales.anni qneee uty 2010 RESOLUCION NUMEROU 9901582 DE 2010 HOJANo 5 ‘Continuacién de la Resolucién ‘Por la cual se dictan disposiciones sobre la informacién de afiliacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud " Articulo 6. Responsabilidades en el Cruce de Bases de Datos. Sin peyjuicio de lo establecido en el articulo 49 del Decteto 806 de 1998 y demas normas que lo modifiquen, adicionen o susituyan, las Entidades obligadas a reportar la informacion de afliacion, para el control de la ‘multiafiiacion dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberdn efectuar cruces {que consideren pertinentes a fin de garantizar afliados Gnicos en sus bases de datos. Igualmente, cefectuarén cruces y validaciones entre su base de datos y la informacién consolidada entregada por cel Administrador Fiduciario del FOSYGA, con el objeto de remitirla informacion depurada. E| Administrador Fiduciario del FOSYGA verificaré la estructura y consistencia de los archivos reportados por cada entidad, actualizara la Base de Datos Unica de Afliados - BDUA con los. registros validos, efectuaré los cruces que considere necesarios con el fin de garantizar la calidad de la informacién y generaré y remit a los involucrados los archivos de registros validos en e! proceso ¥ fos registros inconsistentes para que procedan a solucionarios. La Base de Datos Unica de Afiliados - BDUA, constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de direccién y regulacién del Sistema General de Seguridad Social en Salud, asi como para el fujo de recursos, su control y proteccién, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. Articulo 7.- Identificacion de los Afiliados. La identificacién de los afiliados presentados a la BDUA se reportara de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolucion. Las Entidades Territoriales y EPS tienen la responsabilidad de procurar la lena identificacion de los afilados de acuerdo con las normas expedidas por la Registraduria Nacional del Estado Civil. Articulo 8.- Presentacién y Recepcién de la Informacion. La informacion se presentara en medio digital o por transferencia electronica al Administrador Fiduciario del FOSYGA dentro de los plazos sefialados en la presente resolucién, de conformidad con el calendario definido y en los horarios acordados con dicho administrador. Los obligados a reportar la informacién a que se refiere la presente resolucion deberan garantizar su consistencia, veracidad y el cumplimiento de la estructura defiida en el Anexo Técnico. Los medias digitales deberan entregarse acompafiados de comunicacion suscrita por el representante legal del obligado, como garantia de que los datos enviados corresponden con los teportados por el afiliado o el aportante y que su consistencia ha sido evaluada. Cuando la informacién sea reportada a través de transferencia electronica, la comunicacién respectiva se remitira al Administrador Fiduciario de! FOSYGA dentro del calendario establecido en la presente resolucion, Para que la informacién se entienda debidamente recibida dentro del calendario fjado, es necesario que al momento de su entrega supere la validacion de estructura y consistencia de los datos y del recibo oportuno de la comunicacién remisoria suscrita por el representante legal del obligado. Articulo 9. Reserva en el Manejo de los Datos. Los organismos de direccién, vigilancia y contro, el Administrador Fiduciario del FOSYGA, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales, los municipios y los obligados a mantener y reportar la informacion a que alude la presente resolucion, deberan garantizar la reserva de la informacion y utiizaria Gnica y exclusivamente para los propésitos previstos en la misma dentro de sus respectivas competencias.2.8 MAY 2010 RESOLUCION NUMERO (9001932 DE 2010 HOJANo 6 Continuacién de la Resolucién “Por la cual se dictan disposiciones sobre la informacion de aflliacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salus." Articulo 10.- Disposicién de la Informacién. La informacion que esté contenida en la Base de Datos Unica de Afiliados (BDUA) Unicamente sera suministrada cuando ésta sea requerida por las entidades de control ylo las entidades encargadas de administrar justicia, previendo todos los mecanismos de seguridad que garanticen la privacidad de la informacién, segiin sea el caso. Articulo 11.- Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolucion. Sin periuicio de las sanciones previstas en las disposiciones legales sobre la materia, en especial en el articulo 2 de la Ley 1122 de 2007 y en el numeral 7 del articulo 173 de la Ley 100 de 1993, siempre que se presente incumplimiento en los plazos, términos y condiciones en el suministro de la informacion sobre afliacion a que se refiere la presente resolucion, con el fin de evitar una indebida apropiacién o desviacién de recursos, el Ministerio y/o el Administrador Fiduciario del FOSYGA dara traslado inmediato a la Superintendencia Nacional de Salud y ‘ratandose de entes piiblicos, a a Procuraduria General de la Nacién, a la Contralorta General de la Repablica, contralorias terrtoriales y demas organismos de control correspondientes. Articulo 12. Soporte para el Giro de Recursos. E| suministro de la informacién solicitada ‘mediante la presente resolucion y su Anexo Técnico seran indispensables pare el giro de recursos en el Régimen Contributiv y Subsidiado, con el fin de evitar pagos o apropiaciones indebidos de Jos recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS). Articulo 13. Especificaciones Técnicas. La Direccién General de Planeacion y Analisis de Politica del Ministerio de la Proteccién Social, actualizara el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolucion cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas 0 cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos. Articulo 14. Transitorio. El administrador de! encargo fiduciario del FOSYGA, dispondra a las Entidades a més tardar el 31 de mayo de 2010 el archivo maestro de la BDUA perteneciente al régimen subsidiado. Articulo 15. Vigencia y Derogatorias. La presente resolucion rige a partir del 1° de Julio de 2010, salvo lo dispuesto en el articulo 14. Deroga las Resoluciones 812 de 2007, 5089 de 2008, 123 de 2008, la Circular 0049 de 2009 y las demas disposiciones que le sean contrarias. Dada enBogota.c, 28 MAY 2010 PUBLIQUESE Y CUMPLASE DIEGO PALACIO.BETANCOURT Ministro de la Protecci6n Social cs ll eye Fave Jon PRO Tea Ro.28 MAY 2010 RESOLUCION NOMEAO001932 DE 2610 HOJANo 7/26 CContinuacion de la Resolucién "Por la cual se dictan cisposiciones sobre la informacion de afilacén al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” ANEXO TECNICO BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS - BDUA RESOLUCION 12010 El presente anexo técnico esté dividido en 6 partes Especificaciones para laidentificacin de los afiados Estructura y especificaciones de los archivos, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen eben remit al Administrador Fiduciario del FOSYGA las entidades obligadas a su reporte. Estructura y especificaciones de los archives de soliitud y autorizacion de traslado de afliados en BDUA or parte de las EPS, EOC del Regimen Contributivo. Estructura y especiicaciones de los archivos de solicitud y autorizacion de traslado de afliados en BDUA or parte de las EPSS del Rgimen Subsidiado. Glosario de campos con os valores permitides y especiticos para la informacién de afliados y aportantes. Especificaciones técnicas para la remision de la informacién. 1, ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE LOS AFILIADOS Se ulilizaré para el reporte de identiicacién de afliados a la Base de Datos Unica de Ailados la siguiente tabla ‘TABLA 1. TIPOS Y NUMERO DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL Aplica para los afiados de poblacién especial que no estén identificados por la Registraduria Nacional del Estado Civil (RNEC). Condon ao Compose dl nimero de doticacon Fersonas dos hea edad on pretanen Cig de soparamen «ogo de uo“ se ancora, consacuvo po aad (Afarurres), 0800188125 Inalganss mayors de eid qs vo wan Cag de dpatament + cde de muni =I corsaauno | deticados pola RNEC. rela (Aenméico de 4) Ej 750018125 * Hebiaries dois call mayores de edad = Cag ie Sopa + muniegio +D-+eonsecib pat a etn enifeads pola RNEC. shedo(Afanumérco ce 4) E/08C0700005 ebtores de calle menores Ge ead Qe Depararenio + muni + D + coecivo pr aad oat enieads pola RNEC. igo) 050010008 — ‘enoes do oda no ntcaos parla Cexigo de dopatamento + o5g0 de rip ~A-+ NEC a cago del GBF. onsecuno pr aod (Aforurern de 4). 25001A0009 Menoes de ead desinelbs del corio ‘Cig de Geparameni bxigc de munca xk « ‘araso Pebacon an wired bap cansectvo pala (Afanumerc de 4) 2500140008 protein en nsticiones deren [cer al Giga de Gaparanerio + O5IG0 de antipa +1 corSeCAING eee oan Postage Alone de) O02 nee Sole apie pare Reginen Subsiiaso — ‘Nimero de cocunena de & mace o nine de doaurars elcabera e ania yun conse mica en uo (1) Menor de edad cit nao viv sin *ESTE TIPO Y NUMERO. DE DOCUMENTO LO PUEDE "nica or RNEC on ead mera olqual LUTIUZAR UNICAMENTE EL REGIMEN SUBSIDIADO. Lac ain(t)ar0. ‘entdades Tertorialsy las EPSS deben procurar a plene “donteacon del menor y repotar la actualzacion antes que cumpla ol ao. Para las personas identificadas por la Registraduria Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendré en cuenta la identficacion asignada vigente, ya sea: Registro Civil de Nacimiento, Tarjeta de Identidad 0 Cédula de Ciudadania. Solo se permitira el uso de tipo y nimero de identificacién para poblacion especial para los especificados en la tabla “4, TIPOS Y NUMEROS DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL.”28 MAY 2010 RESOLUCION NUMERG001982 pe 2010 © HOJANo 8/26 ‘Continuacién de la Resoluci6n "Por Ia cual se dictan disposiciones sobre la informacion de aflacion al Sistema ‘General de Seguridad Social en Salud y al Sector salud” 2. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES 24. DATOS QUE LAS ENTIDADES DEBEN SUMINISTRAR AL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA PARA LA ACTUALIZACION DE LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS Las Entidades deberan enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estandares que a continuacion se definen: TABLA 2, SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades: Si Desert NC ass Contibuno —Arcvo Most ge alas a Regen Consbaro WA, asso Aptanis Archiv Maesto de AzoTarios de Regimen Conkibis y regan d excep, a ‘Nove Conibuo—Atvo de novoades de acualzacin de das de flacos el Rexinen Cento TR, Ra, RARER | Actos ulead pars ol proces de Ua do alls eticados por as EPS dl Corbin ‘St, SZ $3, 4,85 8 _| Nchins uleats par el peso de Vala dallas soictedce pr les EPSS de! Subskiso Ms Manso Subst - Ariv Haosto de afadcs al RepirenSubsdado | Nails Sti Ao Go nn ean Go be wa Ren urs. Manat Exoipelb — Aco Wows de Sato ao ines de xcapcn ‘NovsazesExcontn~ Archivo de novecaces de acalzacn de dios de afiaios aos egies d= excep _ esto de ied Fepagss y panes adorales dead ‘iio de seid oe Salt ue repo ie ifomsedn Fecha de qeveracn del sch, Nos dab lta nin tp de Sparaior ‘iio dl epartamerio sepincosfeacin DANE ‘Céaigo del mungicsequn codicacén DANE TABLA 3, NOMBRES DE ARCHIVOS DE DATOS od Tease Nears ‘Mees de affages TMCCODENTIOADDOMMAAAK ‘oost de aporaies 'MACODE NTIDAODDMMAAAR Aco de ovedodes Je SaaS NECODENTIORDOOMMAAAA Arvo de sles de asia oe aads (eonaoa Manat Fisses) ‘RICODENTIOADDDMMAAAA Artve de slcius & tasiago ce ads (Envodo poral AemnsvederFfucaro ia | R2CCOENTIOADDOMMAAAA EPS. que se soles el als) Arco de neansetoncas era a EPS ‘ue soll ls alladce a aves de archinoR1, | P3CODENTIDADDDMMAAAA "Arco do respuesta dao por ent a a cess RACODENTIAADDOMMAAAA “Arche era por el Adminrada iaio {Gel FOSYGA aa Enid qv social asado | RSCODENTIOADDONMAAAA ar nflrmar su copia o nogocn ‘rch demons evade = BEPS ‘6 sobs aldo a vas de arcwo Rt. | RSCODENTIOADDONMAAAA “Aachv do sol de asad do allados (Enviado pore Adminstado Fv aa EPSalaque sesolciaeatado) Laced. | S2CODENTIOADDOMMAAAA {ue sla elafiad es del Regeren Svbsiiats ‘Archivo de rekpusia db por ida aa (uss le soletsel ato La ricad quo | S4OCDENTIOADOONMAAA Solis afago es del Regen Subeiato, Maes deals do EPSS HSCODENTDADDOMIAAAA Arche de reves do achaiac ena teen NSCODENTIOADDDMMAAAA 9 fone 6 TATRA | npr OUPCDOMNAAAA Archi Sb Go as do aids Paras SSICODENTIDADDOMMAAAA Archivo desl de aslo do afados (Erviao poral Adnivacer uc ala | S2CODENTIOADDDMMARAA ESS ala qu se cae aad) Ach denen evedo a BEPSS qv soi os llados a aves el aro S1_| S2CODENTIOADDDMMAAAA2.8 MAY 2010 RESOLUCION NUMERG001382 pe 2010 HOIANo 9/26 Continuacién de la Resolucién "Por la cual se dictan disposiciones sobre Ia informacion de aflacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” Sm Teas ry civ de eapioita da pra eed aa eed, ‘S4CODENTIOADDOMMAARA Ach ea oro Aad: Fasara ‘Gal FOSYGA el nia qu solo asad | SSCODENTIOADDOMMAAAA para nlomar su acepacin onegacn, ‘Archivo denennssoncios ena ala EPSS quo sclcibles afade Vasco activo 31, | SECCCENTIOADODMMAAAA Maesto de Alados ECODENTOADDOMIOANA aes de Aporianios TMACODENTIOADDONMAAAA ‘Archivo de Novedades do Actiaaacién [NECODENTIOADDOMMAAAA aes de Afiados [MPCODENTIOADDOMMAAAA 22, __ DISENO DE LOS ARCHIVOS MAESTROS DE DATOS A continuacién se define el estandar de datos a presentar para cada unos de los regimenes: Contributivo, Subsidiado, exceptuados y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben reportar informacion de afliados al SGSSS. Los valores de cédigo y valotes permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de Campos” de este Anexo Técnico. Se entiende por INGRESO la informacién del afliado que por primera ver se carga a la Base de Datos Unica de Afliados ~ BDUA que administra e! Consorcio Fiduciario del FOSYGA, estos afliades subiran con estado ACTIVO. Para este caso se deben reportar los datos del afilado en la estructura del archivo maestro de afliados para el régimen que aplique. 2.2.1. REGIMEN CONTRIBUTIVO Aplica para las EPS y EOC. TABLA 4, ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO BEEFCARO ‘AOCIONAL Cieigs doa ented ‘Gidigo deEPS OOS eT oe Pa CO weoomseive oni prem Nir da co etn pea seo etn oe Tena a oa FETC PHO rw ea cad rap eal te re aa Sexi mb io oc dn oi a CoNRTE — TER REET Woden EROTIK aa eA T2SA587 Parents on cozante rnp (ein cumdodchisnectant oces) Condln et bento mayor do 18 ats. DE ‘igs apres Se Se acai del DANE ‘édlgo mani de aflacon Zona eaflecon chad sitocon ala EPS 0 EOC IB “Tgo de Henifiescon dl portent NGG. RC, TCE. PA mare de deni del para ‘Tip. documents del cotzans pena abi i revisin 3DANE src deta (20 angs ae Sienna pecan do | — ae (fe mcneoicjecima Specs | Vado Soe28 MAY 2010 RESOLUCION NUMERG 01382 oF 2010 HOJA No 10/26 CContinuacién de la Resolucién "Por la cual se dictan disposiciones sobre la informacion de aflacon al Sistema General de Seguridad Social en Salus y el sector salud” Si un afiiado tiene més de un aportante, la Entidad debe reportar sOlo un registro por cualquiera de los ‘aportantes y las demas relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualizacion (NC) Si un cotizante es independiente, él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y numero de identficacion en los campos “Tipo de identficacién del aportante” y ‘Numero de identficacion del aportante” en el archivo maestro de afliados, TABLA 5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES i a “Tg de erioatn dt apornie | 7 WCC, RC, TEA Tiumere de aniieson det aperiarie - Dato de vortcacen 1 | cote runing de etasen eW deocrta tte rao Teme oraz soda ot Tay en STG ae anne porate 150, E ears 123 ‘aroun fino es amplas, deb cot eprertreni su = 7 | oman como aera usin ue a tod ager Sobo ar Egle (1) Sector de aporane 7 42,3 ‘Aside scones Gl aporanta_| 4 “Tabla reba DANE Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o mas afilados deberé registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro, 2.2.2. REGIMEN SUBSIDIADO Aplca para las Entiades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPSS) y las Direcciones Municipales de Salud La informacion de esta tabla coresponde a los datos que las entidades, deben remitir al Administrador Fiduciario del FOSYGA, independientemente de todos los datos necesarios para mantener plenamente identficados y localizados a sus afiiados en la entidad, asi como para atender los requerimientos especiales Uncotzante pasa a ser bevel oacionalo segundo ‘coz de in grupo fort crio dee misma ena = Unbenefiars a acoralo sepiniocoianie canbia de ‘grupo far deo oa mas eiiad de sa sede tne en uaa qu ie aad es un coizate pani, ene un grupo fama ri, els noveded egos, Hs, = Tpoy numero de docunero del coizarte en estado IACTNO al que eva @ nie alas [18 Tipodeelado: Corrouvo (Ay C), Excepcon (8) = Pareteso con el cotzanaocabezs fan la = Slo pore Regenen Cont, excusvamente pa beneetos enve 18 y 25 fos. (Esvianiso Disapaciatos) [= Tea oe coterie. Para eyerenes de excepcon ete campo Pla \avaco. [Actuals 0 Caio de bene Conyuge 9| 724 121-0 de Weis el portarie segundo Czar dono de mismo gr i22= Numero ge deticacin de priate fami lab = Acnige econrica del afiaco, _| allo escolar pc, sus banesios yo aeons] leben nace pare de ovo aur aii, tizano pre eo el pore de novedades, de lo cana esos queen en estado Reto pormene. ae sil grpo fair vigoro ene un saguno cotzan este pasa a for Coben pial sn grupo fii. [at = Too de onticaccn del aporare faz = Niro de Kenticano dl portant It? = Toodecotzate cs) 123 = Neva ene gown al aorante lab = Nuova acnidd Econnica 17= Nuevo ipo de coer [at= Toa do erticaccn cel aporaie [22= Numero de entcacen de operant lncusin deta un gro fai. |corecan de parentsto, Cambio de condi (de benoiaro. \ It? = Thode cotante [Fratzatn de reacin conn pointe 5 elcatzant es pal on grupo friar vient [esa reacon con ese apr, sus bnefiias yo acienales [deter nace pat doo gro fara, veanao pas aloo de vedas, de i cxavaro esa novedod ve sara tain 0 Carta de cin oe = Cond Beara neyor de ats |Beneficiario mayor de 18 aflos e th hs aa "a= Esato oan ences Je Ae 6 ea oppor canes) jcactn onto de en dfn Se laebe [eau enco 9 beACe RX benno pm cola) _28 MAY 2010 RESOLUCION NOMERGJU1982 pe 2010 © HOJANo 14/26 “Continuselon de Ta Resolucion "Por [a cusl se dctan disposiciones sobre la informacién de afiliaién al Sistema ‘General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” [cs benetaros yo adeuralos parodia esto dl cozaie [Paral Regine Subst el unico cambio perma es pasaret lta estado RETRADO, Los afte que acuainenie estan on ots Fatecioo AF) no se] les pam moseat su esis de aiacon esa towed soars a coporren ios muncpos 9) ldeparamerios con caegimenins, en el tier proceso 6 lactualzacn de BDU Ia andacion del ngreso se report par os alas cue fern laresas de manera boar en et manicbioo depart) [con oegmionto pr las EPSS enol prne y seq proceso oa mimo mes luis. |Acen del estado ce flan cuando es un! (sia actracion os a wn catzanteprncal, ns baeficanos yl isSUoRK |aionales heredarnoesiodo dl orate Jnt7|Actuekzacien de gtnero de aide Eee eae svc [wis [Aduatzocln do ona de Afacon X|11= Zona de Alcon 20 [Actuals do Nivel SISBEN z vel SSBEN [Awalaasn po de polecn Banetioara de 7 ‘baie, po de plan Bono del Subsiso at [zz [Acwatencibn Nodsied del Suid [1x | t= Wodatiad dal Subic ‘Cuando una Entidad le presente en un mismo periodo mas de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicaran en el orden que la Entidad lo reporte de acuerdo con el campo *Consecutivo de la Novedad”. 3, SOLICITUD Y AUTORIZACION DE TRASLADO AFILIADOS EN BDUA POR PARTE DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO ‘A continuacién se define la forma en que se aplicaran los traslados de los afliados en la BOUA y que estan ‘soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades. En ningtin momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administar la afilacion. El presente anexo establece el registro ante la Base de Datos Unica de Afiiados BDUA de un proceso que debio darse, siguiendo toda la normativa vigente. 3. GLOSARIO DE TERMINOS DEL MODULO DE TRASLADOS Solicitud de Traslado en BDUA: Es la peticién que realiza una entidad para que aquella que tiene registrado el afliado en la BDUA autorice o niegue su moviidad en la base de balos. Entidad1: Entidad que tiene registrado el afliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado, Esta dard la aceptacion o negacion a cada uno de los registros reportados en la solicitud Entidad2: Entidad que remite la solicitud de trasiado en la BDUA a la Entidad', a través del Administrador Fiduciario del FOSYGA, en el archivo Rt Rt: Archivo con la informacion de los afiiados que debe presentar la Entidad? para realizar la soliciud de traslado en la BDUA a la Entidad! a través del Administrador Fiduciario del FOSYGA, conforme la estructura establecida en el presente anexo. Para el caso que el afiiado que se pretenda trasiadar pertenezca al Régimen Subsidiado, la Entidad2 tambien deberd realizar el archivo R1 solamente que estos afliados se trasladaran automaticamente sin surtit el resto del proceso de los Rs. R2: Archivo con la informacion de los afliados que envia el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.2.8 MAY 2010 RESOLUCTON NOMERGIUL982 bE 2010 HOJA No 15/26 Continvacion de le Resolucibn "Por la cual se dictan disposidones sobre a informacion de afiacién al Sistema ‘General de Seguridad Social en Salud y al sector saluc” 3: Archivo con inconsistencias, enviado por el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad? en caso de encontrarse glosas en la verificacion del afliado en la BDUA. Ré; Archivo con la respuesta a la solcitud de la Entidad2, enviado por la Entidad’ al Administrador Fiduciario del FOSYGA. 5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los registros que no, por contestacion negativa por parte de la Entidad. 6: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la Enitdad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesos de actualizacion de BDUA entre el Ri y el Ra, Fecha de afiliacién a la EPS 0 EOC: Coresponde a la fecha en que se suscribid el formulario de afliacion en la Entidad, independientemente del momento en que inicia la prestacion de servicios al afllado por parte de dicha entidad conforme con la normatividad vigente. 3.2, PROCESO DE AUTORIZACION DE TRASLADO DE AFILIADOS EN LA BDUA a SOLICITUD DE TRASLADO EN LA BDUA DE LA ENTIDAD2 ALA ENTIDADt Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; éstas remitiran al ‘Administrador Fiduciario del FOSYGA, e| archivo R1 cuya estructura se define mas adelante en e! presente ‘anexo, a més tardar el tercer (3°) dia habil del mes, 3.2.2. ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO Rt | Administrador Fiduciario del FOSYGA debe, a los dos dias habies siguientes de la recepoion de! archivo Ri, remitir a la Entidad2 la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA o que fueron ‘glosados por alguna inconsistencia, Esta informacion se enviard en la estructura de archivo R3 definida mas adelante en el presente anexo. El Administrador Fiduciario, enviara el archivo R2 a la Entidadt los registros de afiados que no fueron losados por ningiin causal. Este envio se realizara el quinto (5) dia habil del mes en el cual se recibid la solicitud, Los registos solicitados y validos después de las verfcaciones hechas por el Administrador Fiduciaro del FOSYGA al archivo Rt, serén bloqueados y no podran ser objeto de novedades de actualzacion en los normales de la BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado ‘gualmente, las EPS no podran compensar los afliados que actualmente estan en el proceso de traslados. 3.2.3. ACTIVIDADES A REALIZAR POR LA ENTIDAD1 CON EL ARCHIVO R2 En el segundo proceso de actualizacion de BDUA, décimo (10°) dia habil del mismo mes en el cual se envio la solictud de trastado, la Enlidad’ enviard al adminisados del FOSYGA la respuesta a ta solitud de traslado hecha por la Entidad2 en el Archivo RA (cuya estructura se define mas adelante en el presente anexo), que incluye la respuesta y la causa, de acuerdo con los cédigos asignacios 3.2.4, ACTIVIDADES DEL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO R4 | Administrador Fiduciario del FOSYGA en el segundo proceso de actualizacién de BDUA, décimo (10°) dia abil, procederé a validar y realizar los trasiados en la BDUA que fueron aprobados, con base en la informacion recibida en el archivo Rt, e informara a la Entidad2 en el archivo RS la respuesta a la solictud recibida en el archivo Ra enviada por la Entidad!.28 MAY 2010 RESOLUCION NOMERGO01982 pe 2010 HOA No 16/26 Continuacién de la Resolucién "Por la cual se dictan disposicones sobre a informacion de aflacion al Sistema ‘General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” Los registros aprobados por la Enitdad1 y que no cumplan con las validaciones serén enviados a la Entidad2 en el archivo R6. Este envio se realizara el decimo segundo (12°) dia habil del mes en el cual se realiz6 la soliitud de traslado en la BDUA. ‘Ademés, teniendo en cuenta el articulo 31 del decreto 1703 de 2002 que dice: ARTICULO 31, CONSULTA BASE DE DATOS. Las entidades promotores de salud, EPS, y las de regimenes de excepcién, al momento de recibir toda nueva solictud de afiiacin o trasiado, bien soa en calidad de benefciario 0 colizente, deberén consulta la base de datos de aliiados de la ‘Superintendencia Nacional de Salud u otra dispuesta por el Ministerio de Salud, con el finde constatar ‘que ol solctante y fos miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiiaciones al ‘Sistema. ‘De encontrarse registradas otras afiiaciones, la enlidad receptora de la solctud de afiacion o traslado informara sobre esta solictud a las demés entidades que lo reporten como afiiado, dentro de los cinco (6) dias siguientes @ su presentacién, identiicando plenamente al peticionario, para que dentro de un término no mayor de ocho (8) dias hagan sus observaciones frente a fa eventual multiple afiiacion o irasgresi6n @ normas sobre movilidad dentro del Sistema. Si dentro de este término no hicere ninguna cobservacion se tendré como valida la nueva afifacién o traslado y cesaré de inmediato todo derecho para continuarrealizando cobros o epropiaciones de UPC. E| Administrador Fiduciario del FOSYGA dara como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron ceviados en el archivo R2 pero que a Entidadt no les dio respuesta en el archivo RA y por tanto provederé a realizar el trasledo en la BDUA. Esta misma situacion apicara para los registtos que envie la Entidadt en el archivo Ré y que resuiten glosados. 3,3. _ ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS PARA EL PROCESO DE TRASLADO 3.3.4. ARCHIVO R1 | tg eas Nome da asada de no ontdad consecuo ino dawned (ees “ode Heian det Cota pecoa, 2.8 MAY 201) RESOLUCION NUMEROD11982 DE 2010 HOJANo 17/26 Ta Resolucin "Por la cual se dctan disposiciones sobre la informacion de afliacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” | 20 | Candin lento mayor 18 es. i *0 it ala 56 a c/o nc >} xxx) T xx§x> ———“ReicccePAco apnea) (vc paca pron) —remccce Paco x E x|x| x E la | males 2B x > ><> | fH e +-8 MAY 28 LUCION NOMERO001982 pe 2010 © HOJANo 18/26 Ta Resolucién "Por la cual se cictan disposicones sobre la informacién de afiiacién al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” T2840.1 218,175, 16.17.18, 192021 fexineno “Tia even RE (Gstecargorose downer praca pedo clus pd poten po ten) sean devuelios en el archivo R3 0 R6, no se bloquearén en la BOUA para ningun efecto y rmédulo de traslados. Asi las cosas, el afliado quedaré como se encontraba en la BOUA entraslado y la Entidad que require el traslado debe realizar nuevamente el proceso slits el rasiato. cr ea enidad de la gue see a RON.OCCE, eigen races eae ee vein ‘Consecutno ntemo dela ena Rois: [dea ue we el afiadd28 MAY 2010 ResoLuctOn NOmERGIU1982 pe 2010 HOIANo 19/26 ‘Continuacién de la Resoliciin "Por la cual se dictan disposiciones sobre Ia informacion de afiliacién al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” 4, SOLICITUD Y AUTORIZACION DE TRASLADO DE AFILIADOS EN BDUA POR PARTE DE LAS EPSS REGIMEN SUBSIDIADO ‘A continuacién se define la forma en que se aplicaran los traslados de los afliados en le BDUA y que estén soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades En ningdn momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afliacion. El presente anexo establece el registro ante la Base de Datos Unica de Afliados BDUA de un proceso que debid darse, siguiendo toda la normativa vigente. 4,4, GLOSARIO DE TERMINOS DEL MODULO DE TRASLADOS Solicitud de Traslado en BDUA: Es la peticion que realiza una EPS Subsidiada para que aquella que tiene registrado el afiiado en ta BDUA autorice 0 niegue su movilidad en la Base de Datos Unica de Afiiados BDUA. Entidad: Entidad que tiene registrado el afliado en la BOUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dara la aoeptacion o negacion de la solicitu. Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad!, a través del Administrador Fiduciario del FOSYGA, en el archivo $1. ‘$1 Archivo con la informacion de los afiliados que debe presentar la Entidad2 para realizar la solcitud de ‘raslado en la BDUA a la Entidadt a través del Administrador Fiduciario del FOSYGA, conforme la estructura ‘establecida en el presente anexo. Para el caso que el afliado que se pretende trasladar pertenezca al Régimen Contributivo, la Entidad? también deberé realizar el archivo $1. Cuando el afliado se encuentre "RETIRADO" o “DESAFILIADO” en cualquiera de los regimenes, el traslado se efectuard de forma automética sin surtr el resto del proceso de los Ss. Los registros que no puedan ser trasladados por cualquier inconveniente también haran parte del S3. 'S2: Archivo oon la informacion de los afilados que envia el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad como solicitud del trastado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo. ‘$3: Archivo oon inconsistencias, enviado por el Administrador Fiduciario del FOSYGA @ la Entidad2 en caso dde encontrarse glosas en la verificacion del afiiado en la BDUA. ‘$4; Archivo con la respuesta ala solicitud de la Entidad2, enviado por la Entidad' al Administrador Fiduciario del FOSYGA. ‘$5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad2. Este archivo contiene Jos traslados efectivamente realizados y los que no, por contestacion negativa por parte de la Entidad’ 6: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del FOSYGA a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la Enitdad’ pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesas de actualizacion de BDUA entre el St y el SA Fecha de afiliacién a la EPSS: Corresponde a la fecha en que se suscribié el formulario de afiiacion en la Entidad, independientemente del momento en que inicia la prestacion de servicios al afliado por parte de dich entidad conforme con la normativa vigente,gs2__ ZONA 200 RESOLUCION nome 001 DE 2010 HOJA No 20/26 Tontinuaeion de la Resoludien "Por [a cual se dictan disposiciones sobre a informacién de afiiacién el Sistema “General de Seguridad Socal en Salud y al sector salud” 42, PROCESO DE AUTORIZACION DE TRASLADO DE AFILIADOS EN LA BDUA 4.2.1, SOLICITUD DE TRASLADO EN LA BDUA DE LA ENTIDAD2 ALA ENTIDAD1 Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; estas remitiran al ‘Administrador Fiduciario del FOSYGA, el archivo S1 cuya estructura se define mas adetante en el presente ‘anexo, a més tardar el terver (3°) dia habil del mes. 4.2.2. ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO St E| Administrador Fiduciario del FOSYGA debe, a los dos dias habiles siguientes de la recepcién del archivo 1, emitr ala Entidad? la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA o que fueron glosados pot elguna inconsistencia, Esta informacion se enviaré en la estructura de archivo S3 defnida mas adelante en el presente anexo. | Administrador Fiduciario, enviara el archivo S2_a la Entidad1 los registros de afliados que no fueron glosados por ningiin causal. Este envio se realizaré el quinto (6) dia habil del mes en el cual se recibio la solicitud, Los registros solitados y validos después de las verficaciones hechas por el Administrador Fiduciario al archivo $1, serdn bloqueados y no podran ser objeto de novedades de actualizacion en los procesos rnormales de BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado. 4.2.3. ACTIVIDADES A REALIZAR POR LA ENTIDAD1 CON EL ARCHIVO S2 En el segundo proceso de actualizacién de BDUA del mismo mes en el cual se envio la solicitud de trasiado, la Entidad enviaré la respuesta a la solctud de traslado hecha por la Entidad2 en el Archivo S4, que incluye: Ja respuesta y la causal, de acuerdo con los codigos asignados. 4 ACTIVIDADES DEL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO S4 EI Administrador Fiduciario del FOSYGA en el segundo proceso de actualizacion de BDUA, décimo (10°) dia abil, provederé a validar y actualzar los traslados en la BDUA que fueron aprobados, con base en la informacion recibida en el archivo S1, ¢ informard a la Entidad2 en el archivo S5 la respuesta a la solcitud recibida en el archivo S4 enviada por la Entidadt Los regists aprobedos por la Entidad' y que no cumplan con las validaciones seran enviados a la Entided? cen el archivo $6, Este envio se realizar el décimo segundo (12°) dia habil del mes en el cual se realizo la solicitud de trastado en la BDUA. ‘Ademés, teniendo en cuenta el articulo 31 del decreto 1703 de 2002 que dice: ARTICULO 31. CONSULTA BASE DE DATOS. Las entidades promotoras de salud, EPS, y las. cde regimenes de excepcién, al momento de recibir toda nueva solictud de afilacion 0 trasiado, bien sea en calidad de beneficiaro o cotizante, deberén consulta fa base de datos de afiiados de la Superintendencia Nacional de Salud u otra dispuesta por el Ministerio ce Salud, cm o! fin cde constatar que el solicitanfe y los miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiiaciones al Sistema. De encontrarse registradas otras afliaciones, la entidad receptora de la solcitud de afiacion o ‘raslado informara sobre esta solctud a las demés entidades que lo reporten como afiiado, dentro. de los cinco (5) dias siguientes a su presentacion, identificando plenemente al peticonario, para que dentro de un término no mayor de ocho (8) dias hagan. sus ‘observaciones frente a fa eventual miltile afilacion o trasgresion a normas sobre movilidad dentro del Sistema. Si dentro de este término no hiciere ninguna observacién se tendra como valida la nueva afiacion o traslado y cesaré de inmediato todo derecho para continuar realizando cobros 0 apropiaciones de UPC. 1 Administrador Fiduciaro del FOSYGA dara como aceptada la solictud de aquellos afliados que fueron tenviados en el archivo S2 pero que la Entidadt no les dio respuesta en el archivo $4 y por tanto procederé a2.8 MAY 2019 RESOLUCION NOMI 1982 De 2010 = HOJANo 21/26 Tontinuadlén de le Resolucién "Por Ia cual se Gictan disposiciones sobre la informacion de afiliacion a Sistema ‘General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” realizar el trasiado en la BUA, Esta misma sitacién aplcara para los registros que envie la Entidadt en el archivo $4 y que resulten glosados. 43. _ ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS PARA EL PROCESO DE TRASLADO ‘Grp de Ed Gor esi acuatrente en BOUA ‘Corn ets austere on BOUA ‘Come esis agustrers on BOUA, ‘Como eta acts en BOUA “Cepek acai on BOUA ‘Coma eis actions en BUR Toma eak acuta 0 OU “Com es acuameie en 80UA MS, RO, TC. CEPR ‘Dato seinirao del to "Dato eeustza0 det afd "Dao aesualzao de ac0 "ato actuate fico “Dan achateaie eo aTaio ‘Darn seuatanto de afato Fo OOIMTNAR WE aes TOE cna dl DANE UR. Femais DONTE THAA5H7 6501121878 6.17.1818, U23N fi] aad able) belt » Lis} s fel s sels “Tendo Poblctn Benois del Subsco et SEEN *La EPS Subsidiado podra actualizar los datos del afliado, de acuerdo con el documento de identfcacion que ssoporta el formulario de afliacién. | wo |s|=lals|ts] oe fa] 8 [as 4.3.2. ARCHIVO S2 ERSTE ERS an a te 70 Fgnacoepemn atM Oo CTSTERY |28 MAY 2010 RESOLUCION NOMERU! DE 2010 © HOJANo 22/26 Tontinuaclon Ge la Resolucién "Por [a cual se dictan disposiciones sobre lo informacién de afliacién si Sistema ‘General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” 001982 4.3.3. ARCHIVO $3 Y $6 ‘ici des Enid RC TLCC.CE PRAS, el aso Segue aplo det afaco elas Sequd nmb del aiado Fata laos Femaip OOATAEAA ME (lio de ls ican Taz. TSROT.OC CEPAAS afd ces a cia oo we valde 9 omer de atiato Nee de Jocuri det ado oe ado ata a aid el ata do aide Formats DORAN ME. eaten TOME, ceeacon del CANE URS. Fomala DDNMARAR TESABT8S12,131415, 6.71819, ZS ac do acon -Jo}|falefstelslale|-| = [la] ¢ fs} 8 [sislto] # [elelelel-[fafe|-uln [fal a [efx © Jo} = fulsf-la “Tip Pblacn Beneiaria dal Sutstio Hi o. 5 Goss Tatlodo Los afliados que sean dewellos en el archivo $3 0 $6, no se bloquearén en la BOUA para ringin efecio y seran ‘etrados del modulo de tasiados. Asi las cosas el atiiado quedara tal cual se enconraba en la BDUA antes de ser solctado en treslado y a enidad que solicit el trasledo debe realizar nuevamente el proceso en el siguiente mes. 4.3.4, ARCHIVO S4 Sorat Ed quo ela eves ‘Giga de Eas 5 cuenta de docuen del eta 2 iD Causal: gas SFEXECTARAUNIRA Fete Facto: elas Formato DMNA, ARCHIVO $5 ‘yALOR PERI ERIABLAT.“GLOSARD.E CAMPOS ied on soba ol waldo ig dea sae oeuerio delaflato WS AC TOC CE PAIS a a de iad la cal se SOT ol slat doe Coaigg aa Eras2.8 MAY 2010 ResoLucton NomeRGIL332 pe 2010 HOIA No 23/26 Tontiniadion de la Resoludlbn "Por [a cual se dictan disposiciones sobre la informacion de afliacién al Sistema ‘General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” o “WELIABAN “GLOSARD DE CAMPOS") “igs er ods | MSROTIOUCEPARS [Nimes de domes el ado 16 5, GLOSARIO DE CAMPOS En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al ‘Administrador Fiduciario del FOSYGA para la actuaizacion de la Base de Datos Unica de Afiados - BDUA En la columna CODIGO se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable, en la columna NOMBRE DEL CAMPO la descrpcion de la variable, en la columna LONGITUD DEL CAMPO el tamafo maximo que puede tener el dato o segin las ‘especificaciones individuales del mismo, en la columna VALORES PERMITIDOS se registran los velores acoptados para cada variable y su desoripcion y en REGIMEN se indica @ qué régimen (Contrbutivo ~C-, Subsidiado -S-, Excepcion -E-, Prepagadas o polizas de salud -P-) es apiicable. La segunda tabla de este glosario hace referencia a los terminos y convenciones ullizadas en la parte 3 y 4 del presente anexo que estén relacionados con el reporte de informacion para la actualizacion de los ‘raslados de afllados ante la BDUA. TABLA 11, GLOSARIO DE CAMPOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES Long y po de dat emt ato Sor deere Sel an sapmipoce seen = pale ses[e] => >oe MAY 2010 RESOLUCION NUMERO001982 pe 2010 © HOJANo 24/26 Tontinuaclén de le Resolucin Por la cual se dictan dlsposicones sobre Ia informacion de afilacion al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” [DE_[Deseiado ‘i (ra supa per pared Hoeaa 0 ‘suspensén tempol conte de, faba, IS Inienupcon sor ‘suspension dsoplrara 0 eda no revureeda.senics {polis He | Aenea dl SENA on eapa tive —__ Desenpied con sibsio Cede Copersacn Farr Independant agrerisdo Furcorars pubes sn ope bina e 60 oie 3 ‘Sn.Gues npn oleae paca sh espacs SHEL | DISTODE VEIFCACION pr! So de eeanenD nevi + Nar ct oa as Cosa Depo ont nq | eas orp prm eke nsprdortes ato oan ia coucuesexeales erm aml ce) msc 0 -apostroo (), slash}, punto), signe de pesos (8, manos (),perersis Sieve Lee réniesis cerrando (), backslash () y pr) Tora2.8 MAY 2010 RESOLUCION NOMERGJ01982 pe 2010 © HOJANo 25/26 Gontinuecion de Ta Resolucl6n "Por Ia cual se dictan disposiciones sobre ‘a informacion de afiiacion al Sistema ‘General de Seguridad Social en Salud y al sector salud” No SISBEN 1 Fata so nco carota | 10 pode acualeacon ol doomerio |, 0 cand | Modal dl Subs |2 Teena as one ees sal Wadena cna Prep Tipo de pea o conta pon [Sonus ved en sd tional de sat | Subsilo Paral nes Corplenetares. Serio de Ambul ‘rad sabre ef Regen Sipaira nit [No pina TABLA 12, GLOSARIO DE CAMPOS ARCHIVOS DE TRASLADO riod spiel | * | ridge, | rot meen ea 3 Casio ie BUEPS SEDO DERSS idgodeEnsiadalecslselessiciael | & | cidgod es EPSOEOC OF FSS ak Gaga eareTGSDERSSST | 5 |canemtsneO0otFS ‘pode Trico Pre acel epund es sue een aan | TER Fault cae esa era oon base 16 | Fecha eine de compensa dels ettod | 4) rennin onda ora ead soitanieenelarcio Rt, campos —— | 14 Exo oo Aflacny 76 go oo Trae. flag cong cone sompo minino de pemarens ‘Alain con pda de aac 05. esac os “RETRO nlite ono EOUA Nal servicio comprobaso _ {Pas de copcdac in. Pass ar Dnee [Enza on ican, Beste eze2.8 MAY 2010 RESOLUCION NOMEROLL332 pe 2010 HOJANo 26/26 Tontinuacn de la Resolucién "Por la cual se cictan disposiciones sobre a informacion de afilacién al Sistema ‘Generel de Seguridad Social en Salud y al sector salud” + Tate enue se sok afin es aia pas EPS | qe bene era 0UK be ‘Bafa manfest NO quarto . | [6 [lato stead ose enue en BUA els 5h | Lagtadiamatrensoamn RTS oceans | ¢ |g ae 12 | ens qu en caso laa n U8 20 | cede © ao Suecslate satan wma ns abinnson |g | | 3, ,eous . GW pfliado solictado por mas de una Entidad para sertrasiadaco =| C | S — [pia 1 | Anbu onegactn ee —__—_§ ee esa Tau ga a OUST e[s ejb Be oppo Go UPC TS o |Saeooe 70 | Forman DDNRUAAAA s Fetal ce pbc tat, Curd ‘oad abe oro ca dete ca aval atods, debe enc) | 10 | Formats DUMAAAA c "Serafin aca ate are | = | 6, ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LA REMISION DE INFORMACION 6.1, MEDIOS La informacion debe presentarse en medio digital. Los siguientes son los formatos técnicos de los medios ‘a. Disco Compacto (CD) y/o DVD b. Transferencia Electronica. 6.2. CARACTERISTICAS DEL FORMATO Los archivos deben ser tipo texto y cumpiir con las siguientes especificaciones técnicas. Todos los datos deben ser grabados como texo en archivos planos, con extensién tt. ‘Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en leas MAYUSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES (Excepto a Razin Social en ol Maestro de Aportantes), . Elsseparador de campos debe ser coma () y ser usado exclusivamente para este fn. Se utliza el ENTER como fin de registro. ‘4. Cuando el valor de un campo no se encuente definido dentro de los valores permitidos, este campo no ‘debe levarningin valor, es decir, debe ser vacio y reportarse en el archivo plano como (). .Ningin dato en el campo debe venir encerrado entre comilas() ni ningun oto caracter especial {Los campos tipo fecha deben tener el formato DIAIMESIANO (DD/MMIAAAA) incluido el caracter SLASH ())a excepcion de las fechas incuidas en los nombres de archivos. 4. Les campos numerioos deben venir sn nngin formato de valor ni separaion de miles ni decimales. fh Se debe tener especial cuidado con las longitudes del nimero de identficacion de los afllados segin el tipo de documento. |. Los valores registrados en os archivos planos no deben tener ninguna jusiicacion, por lo tanto no se les debe completar con cero ni espacios,especielmente en los campos numero de identiicacion, apelidos y nombres. |, Tener en cuenta que ls datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazads por la vocal ‘0’ la ual es un carécter diferente a cero y Viceversa . Los archivos planos no deben traerningin carécter especial de fin de archivo ni de final de registro. ts ope ia nrc eve Jun Pa TF