CIRCULAR 300-PQ-001-2019 PARA: _ Prestadores de Servicios Técnicos y Profesionales Individuales en General (renglones del subgrupo 18 y 029) DE: Lic. Elmer Eberto Salazar Garcia Gerente Administrativo ASUNTO: LINEAMIENTOS Y FORMATOS DE DOCUMENTOS E INFORMES PARA PAGO DE HONORARIOS FECHA: 07 de Febrero de! 2019. Por este medio se les solicita que durante el ejercicio fiscal 2019, para la elaboracion de los documentos e informes para el pago de honorarios por servicios técnicos y profesionales, se tomen en cuenta los lineamientos, formatos y calendarizacién contenidos en los documentos adjuntos, Asimismo, derivado de la naturaleza de los servicios, es importante considerar lo siguiente: + Que las actividades y los resultados sean acordes a la naturaleza y objeto del contrato. + Que el informe no sea una copia del o los informes anteriores, ya que los resultados deben reflejar avances significativos que demuestren la razonabilidad de la contratacién. En este sentido la Gerencia Administrativa rechazara los informes que no se ajusten a esta condicion. * Que la persona que aprueba el informe sea la que establece el contrato o que exista designacién por escrito para tal efecto. ‘+ Que en el informe se identifiquen los medios de verificacion de cada uno de los aspectos contenidos en el mismo; y, cuando no exista otra manera de verificarlos debe adjuntarse la documentacién que compruebe las actividades contenidas en dicho informe, velando siempre por contbulr a.seduoclén dels reslduos de papel > an Atertamente, (eae GHEE 2) ee a alazar Garcia Gorehte Aliministrativo EMPRESA PORTUARIA QUETZAL COFICINAS PUERTO QUETZAL: Km. 102 AUTOPISTAESCUINTLA - PUERTO QUETZAL PBX: (602) 7628-3500 DOFICINAS CIUDAD DE GUATEMALA: 4a, CALLE 7.53, ZONA 9 EDIFICIO TORRE AZUL, ‘er, NVEL PAX: (602) 2312-5000 PAGINA WEB: www puero-quetzalcom + GUATEMALA, CA,LINEAMIENTOS GENERALES PARA CONTRATISTAS 029 Y SUB GRUPO 18: A CONTINUACION SE PRESENTA UN FORMATO CON LOS ASPECTOS MINIMOS A CONTEMPLAR EN EL PLAN Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES, INFORMES MENSUALES E INFORME FINAL, PARA QUE SE TOME COMO REFERENCIA TOMANDO EN CUENTA QUE PUEDEN COMPLEMENTARSE CON LOS ASPECTOS PROFESIONALES © TECNICOS ESPECIFICOS DE LOS ‘SERVICIOS QUE PRESTAN. SE LES HARA SABER POR MEDIO DE CORREO ELECTRONICO, MENSAJE DE TEXTO O VIA TELEFONICA (Ext. 369, 379, 613 y 268) EL DIA QUE DEBAN PRESENTAR LA DOCUMENTACION PARA EL PAGO NUMERO 1. EN LA VENTANILLA DE RECEPCION DE INFORMES 0 VIA DIGITAL, SE LES PROPORCIONARA COPIA DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA Y EN LOS PRESENTES DOCUMENTOS SE INCLUYE EL CALENDARIO ESTABLECIDO PARA LA ENTREGA DE INFORMES Y FACTURAS, EL CUAL ADEMAS CONTIENE LA FECHA QUE DEBE TENER CADA UNA DE LAS FACTURAS. EL PRIMER PAGO NO ESTA INCLUIDO EN EL CALENDARIO, YA QUE ESTE SE REALIZARA CONTRA ENTREGA DEL PLAN DE ACTIVIDADES, CRONOGRAMA Y PRIMER INFORME DE ACTIVIDADES; CUYA FECHA DE ENTREGA DEPENDERA DE LA NOTIFICACION DE LA APROBACION DE CADA CONTRATO. SOLAMENTE DEBERAN ENTREGAR DOCUMENTACION ORIGINAL: SE SUPRIMEN LAS COPIAS Y LAS PORTADAS O CARATULAS, CON EL FIN DE CONTRIBUIR A LA REDUCCION DE LOS RESIDUOS DE PAPEL EN APEGO A LA NORMA ISO 14001:2007. (VER PROCEDIMIENTO: GESTION DE RESIDUOS GENERADOS. CODIGO: SGSI-EPQ-P7. 2 DE ABRIL DEL 2012.) TODOS LOS FORMATOS QUE SE PROPORCIONAN, SE ENCUENTRAN SUJETOS A MODIFICACIONES QUE POR DISPOSICIONES LEGALES O ADMINISTRATIVAS PUEDAN SURGIR. PARA CADA UNO DE LOS ASPECTOS CONTENIDOS EN LOS INFORMES DEBERA INDICARSE CUALES SON LOS MEDIOS DE VERIFICACION, LOS CUALES PODRAN SER DETALLADOS DENTRO DEL INFORME; SIN EMBARGO, CUANDO NO EXISTA OTRA MANERA DE VERIFICARLOS DEBE ADJUNTARSE LA DOCUMENTACION DE SOPORTE VELANDO SIEMPRE POR CONTRIBUIR A LA REDUCCION DE LOS RESIDUOS DE PAPEL EN APEGO A LA NORMA ISO 14001:2007. CUANDO SE TRATE DE PAGO DE HONORARIOS CONTRA ENTREGA DE PRODUCTOS ESPECIFICOS, ESTOS DEBEN CUMPLIR CON LO QUE QUEDO ESTABLECIDO EN LOS TERMINOS DE REFERENCIA Y EN EL CONTRATO ADMINISTRATIVO RESPECTIVO. PARA EL PRIMER PAGO DEBE PRESENTAR LO SIGUIENTE: 1) FACTURA EN HOJA QUE CONTENGA LA DESCRIPCION GENERAL DE LA FACTURA. (VER FORMATO) 2) INFORME DE ACTIVIDADES. (VER FORMATO) 3) PLAN DE ACTIVIDADES. (VER FORMATO)4) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. (VER FORMATO) * PARA LOS PAGOS SIGUIENTES: 1) FACTURA EN HOJA QUE CONTENGA LA DESCRIPCION GENERAL DE LA FACTURA. (VER FORMATO) 2) INFORME DE ACTIVIDADES. (VER FORMATO) 3) PRODUCTO. (APLICA SOLAMENTE PARA LOS RENGLONES DEL SUBGRUPO 18 Y CASOS ESPECIALES) 4) FOTOCOPIA DE LA CERTIFICACION O CONSTANCIA DONDE CONSTE LA CALIDAD DE COLEGIADO ACTIVO Y ORIGINAL SI ES ACTUALIZACION DE LA MISMA. (APLICA SOLAMENTE A LOS PROFESIONALES) © PARA EL PAGO FINAL: 1) FACTURA EN HOJA QUE CONTENGA LA DESCRIPCION GENERAL DE LA FACTURA. (VER FORMATO) 2) INFORME DE ACTIVIDADES. (VER FORMATO) 3) FOTOCOPIA DE LA CERTIFICACIGN O CONSTANCIA DONDE CONSTE LA CALIDAD DE COLEGIADO ACTIVO Y ORIGINAL SI ES ACTUALIZACION DE LA MISMA. (APLICA SOLAMENTE A LOS PROFESIONALES) INFORME FINAL ACOMPAMADO DEL PRODUCTO O RESULTADO DE LA PRESTACION DE ‘SUS SERVICIOS, EL CUAL DEBERA CONTAR CON EL VISTO BUENO DE LA AUTORIDAD QUE SUPERVISA LOS SERVICIOS Y CON LA APROBACION DEL FUNCIONARIO DE LA EPQ EN QUIEN ‘SE DELEGO LA SUSCRIPCION DEL CONTRATO. (VER FORMATO)Factura Serie X No. 0000 por un monto de Q.000.00 de (NOMBRE DEL PROVEEDOR) por pago de honorarios por servicios (Técnicos 0 Profesionales) prestados a Empresa Portuaria Quetzal segin contrato administrative No. A-XXX-2019 correspondiente al pago No. 1 (y en adelante 2, 3, 4, segiin corresponda) XXXXXXX, (NOMBRE DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS) (EN LOS CASOS QUE SEA APLICABLE) Vo.80. PERSONA QUE COORDINA Y SUPERVISA LOS SERVICIOS EMPRESA PORTUARIA QUETZAL cS Vo.Bo, RESPONSABLE DE LA GERENCIA O UNIDAD QUE SUPERVISA LOS SERVICIOS C EMPRESA PORTUARIA QUETZALFACTURAS NOMBRE EMPRESA PORTUARIA QUETZAL DIRECCION KM 102 AUTOPISTA ESCUINTLA-PUERTO QUETZAL NIT: 337783-0 DESCRIPCION POR SERVICIOS TECNICOS (O PROFESIONALES) SEGUN CONTRATO ‘ADMINISTRATIVO No. A-XXX-2019, CORRESPONDIENTE AL PAGO No.(2,2,3..). (2.20000 (SUBTOTAL) Total en letras. (CANCELADO) (se puede colocar sello) REGIMEN TRIBUTARIO (pequefio contribuyente, (0.0K (TOTAL) Sujeto a Retencién, etc..)INFORME DE ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE AL PAGO No. 1, 2, 3,... (segtin corresponda) CONTRATO No. A-XXX-2019 (NOMBRE DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS) TIPO DE SERVICIOS Y GERENCIA O UNIDAD: (CONFORME AL CONTRATO Y TERMINOS DE REFERENCIA) EJEMPLO: SERVICIOS TECNICOS A LA GERENCIA ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL INSUMO (aplica tnicamente a renglones del subgrupo 18) MES DE PRESENTACION: MES 2019 (COLOCAR SOLAMENTE MES Y ANO DE PRESENTACION DEL. INFORME PARA EL PAGO CORRESPONDIENTE) ACTIVIDADES DESARROLLADAS: REDACTAR EN TIEMPO PASADO Y DETALLAR EN QUE CONSISTIO CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES. (CONFORME AL CONTRATO Y TERMINOS DE REFERENCIA) ESSEC lg sa area a Mee OMe Celia rzesren ies RESULTADOS OBTENIDOS Y/O PRODUCTOS (CUANDO SEA APLICABLE PRODUCTOS): DETALLAR CUAL FUE EL © LOS RESULTADOS DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES; ES DECIR, QUE OBTUVO LA EMPRESA Y/O CUANDO SEA EL CASO CUAL ES EL 0 LOS PRODUCTOS O AVANCES DE LOS SERVICIOS PACTADOS. RECOMENDACIONES: (SI HAY RECOMENDACIONES, REMITIR COPIA A DONDE CORRESPONDAN DICHAS RECOMENDACIONES) XXXXXXX (NOMBRE DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS) (EN LOS CASOS QUE SEA APLICABLE) Vo.B0. PERSONA QUE COORDINA Y SUPERVISA LOS SERVICIOS EMPRESA PORTUARIA QUETZAL > auracsaPonTundn quitePLAN DE ACTIVIDADES CONTRATO No. A-XXX-2019 (NOMBRE DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS) TIPO DE SERVICIOS, TITULO DE LOS SERVICIOS Y GERENCIA O UNIDAD: (CONFORME AL CONTRATO Y TERMINOS DE REFERENCIA) EJEMPLO: SERVICIOS TECNICOS COMO ASISTENTE TECNICO EN LA GERENCIA ADMINISTRATIVA PERIODO DE CONTRATACION: DEL (DiA) DE (MES) AL 31 DE DICIEMBRE 2019. (DEBE REDACTARSE EN PRIMERA PERSONA) JUSTIFICACION «+ (CONFORME A TERMINOS DE REFERENCIA) ALCANCE (CONFORME A TERMINOS DE REFERENCIA) OBJETIVOS DE LOS SERVICIOS (GENERAL Y ESPECIFICO) «+ (CONFORME A TERMINOS DE REFERENCIA) ACTIVIDADES A DESARROLLAR «(CONFORME AL CONTRATO Y TERMINOS DE REFERENCIA) METODOLOGIA + (CONFORME AL CONTRATO Y TERMINOS DE REFERENCIA) PRODUCTOS (CONFORME AL CONTRATO Y TERMINOS DE REFERENCIA) PLAZO La contratacién de los servicios sera por el periodo comprendido del (dia) de (mes) al 31 de diciembre de 2019. XXXXXXX (NOMBRE DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS) (EN LOS CASOS QUE SEA APLICABLE) Vo.Bo. PERSONA QUE COORDINA Y SUPERVISA LOS SERVICIOS EMPRESA PORTUARIA QUETZAL Vo.Bo. GERENTE O JEFE DE UNIDAD QUE SUPERVISA LOS SERVICIOS EMPRESA PORTUARIA QUETZALIWZLAND vieVNLHOd WS3HAWI SODIAUTS SOT WSIAUIANS 3ND GYAINN O VONIYID V1I0 ITAYSNOdSIY “OG"0A, TWZLIND VIEWNLYOd VS3udWI SODIAWAS SO WSIAY3dNS A WNIGYOOD 3ND WNOSH3d “080A. (a1avorav was and sosv> So1N3) (Solniauas 34 YOdaIAOUd 130 aYSWON) OKKXKK Teuy euNOyu! JeI0ge13, ‘S@UWOJUI JeIOqeIa sepeubise uees enb sapepianoe seno| (VIONSUaISY 3G SONINUSL| A OLWYLNOO TW 3IWYO4NOD)"” OLONGOYd O AVAIAILSY | (VIONSHS4S8 3d SONINYAL A OLVULNOO TY SWYO-INO)“OLONGOYd O AVGIALLSY (WIONSYSISY SO SONINSAL A OLVHLNOO ‘I SNYOINOO)OLONGOYd O GVGIAILOV (VIONSUSISY SO SONINYSL] Z A OLVELNOO Tv SIWYOINOO)~ OLONGOYd O GYGIAILOY ‘euies60u0s9 uso sepepianoe ap ue|d ses0qeI3| | 610% NOIOVOISINV Id ‘SepepIANoY olZlolelalelclelzlelalm g @/S\E}E|F|a|F| m/z 52/9) 9|8)F] 22/9/35] ala *61oz 3HaWIDIG 3d HE TW (SAW) 3d (V}G) 13d ‘NODVLVUINOD 30 CaO} VAILVaLSINIWGY VIDNIYI9 VT NJ ODIND3L 31NALSISY OWOD SODIND3L SOIDIAYIS :OTAW3/3 (WIDNaY343¥ IG SONIWYBL A OLVYLNOD TW IWYOINOD) :GVAINN O VIDNZHID A SOIDIAIS SO7 30 O1NLI.L ‘SOIDIANS 30 OdIL (somiayas 30 YoaaaAOUd 130 aNaWON) 6107-0Kx-V "ON OLVELNOD SAQVGIALLDV 3d VWWYDONOYDINFORME FINAL DE SERVICIOS CONTRATO No. A-XXX-2019 (NOMBRE DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS) TIPO DE SERVICIOS, TiTULO DE LOS SERVICIOS Y GERENCIA O UNIDAD: (CONFORME AL CONTRATO Y TERMINOS DE REFERENCIA) EJEMPLO: SERVICIOS TECNICOS COMO ASISTENTE TECNICO EN LA GERENCIA ADMINISTRATIVA PERIODO: (DEL INICIO AL FIN DEL PLAZO CONTRACTUAL) OBJETIVOS DE LOS SERVICIOS (GENERAL Y ESPECIFICO) .» (CONFORME A LOS TERMINOS DE REFERENCIA Y AL PLAN DE ACTIVIDADES) ACTIVIDADES DESARROLLADAS: Del mes de (inicio) a la fecha se realizaron las siguientes actividades, todas enceminadas a lograr el objetivo principal del contrato de prestacién de servicios técnicos o profesionales numero A-XXX-2019, entre ellas tenemos: DETALLAR EN QUE CONSISTIG CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS. (CONFORME AL CONTRATO, TERMINOS DE REFERENCIA E INFORMES PRESENTADOS) PRODUCTOS: En concordancia con el contrato administrative suscrito en las fechas requeridas por la administracién de Empresa Portuaria Quetzal, los productos de los servicios técnicos 0 profesionales se presentaron a través de informes de actividades que contenian la descripcién y el soporte de los resultados obtenidos por la prestacidn de los servicios. Se presents también un plan con cronograma para el desarrollo de las actividades objeto del contrato. (Para los casos que sea aplicable: Detallar todos los productos que se hayan presentado con ocasién del contrato de servicios técnicos o profesionales) Los servicios se prestaron haciendo valer las normas y reglamentos vigentes aplicables a Empresa Portuaria Quetzal y las Instituciones del Estado; y, atendiendo asignaciones e instrucciones de la (Gerencia 0 Unidad que corresponda) de la Empresa Portuaria Quetzal, que implicé el cumplimiento de las actividades asignadas en las condiciones pactadas en el contrato administrativo suscrito para la prestacién de mis servicios. RESULTADOS: De acuerdo a lo anterior, los resultados obtenidos son DETALLAR CUAL FUE EL O LOS RESULTADOS DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES, ES DECIR QUE OBTUVO LA EMPRESA CON LA CONTRATACION DE LOS SERVICIOS E INDICAR CUALES SON LOS MEDIOS DE VERIFICACION, CONCLUSIONES: EN RESUMEN QUE SE OBTUVO DE LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS. RECOMENDACIONES: (REMITIR COPIA A DONDE CORRESPONDAN DICHAS RECOMENDACIONES) XXXXXXK (NOMBRE DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS) (EN LOS CASOS QUE SEA APLICABLE) Vo.Bo. PERSONA QUE COORDINA Y SUPERVISA LOS SERVICIOS EMPRESA PORTUARIA QUETZAL Vo.b0. RESPONSABLE DE LA GERENCIA 0 UNIDAD Vo.Bo. QUE SUPERVISA LOS SERVICIOS FUNCIONARIO QUE FIRMA EL CONTRATO EMPRESA PORTUARIA QUETZAL EMPRESA PORTUARIA QUETZALCALENDARIO PARA PRESENTACION DE INFORMES Y FACTURAS ENTREGA DE MES DE PRESENTACION| FECHADELA | INFORMEY | FECHADE DE DOCUMENTACION FACTURA FACTURAS EN | PAGO VENTANILLA FEBRERO 25 18 28 MARZO 26 8 29 ABRIL 25 5 30 MAYO — 25 16 30 JUNIO 25 7 28 JULIO 26 18 31 AGOSTO 27 19 30 ‘SEPTIEMBRE 25 19 30 OCTUBRE 28 7 31 NOVIEMBRE 26 8 29 DICIEMBRE 20 3 30