CapituLo 5 Activos corrientes Caja, bancos, inversiones y deudores OBJETIVO GENERAL = Dar a conocer las normas relativas al registro de los activos corrientes, los métodos y procedimientos de contabilizacién y el control interno de las siguientes cuentas: caja, bancos, inversiones y deudores. OBJETIVOs ESPECiFICos is y los procedimientos de registro y control del efectivo. = Clasificar y contabilizar las inversiones. = Analizar las cuentas por cobrar. = Describir los métodos para contabilizar las cuentas de dificil cobro y esta~ blecer las provisiones correspondientes,Capitulo 5 5.1 4QUE SON LOS ACTIVOS CORRIENTES? Se considera, normalmente, como corto plazo el periodo de un afio, Los activos corrientes se registran en el balance general por orden de liquidez. 5.2 CAJA Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad de la entidad, en ‘moneda legal o en moneda extranjera disponible en forma inmediata, Control interno Para el desarrollo normal de las operaciones del negocio se hace indispensable poseer ni- veles adecuados de efectivo y, a su ver, establecer los controles necesarios para salvaguar- dar este activo Algunos de los elementos de control recomendados serian los siguientes: "= Evitar en Jo posible que las personas que reciban el dinero sean las mismas que lo con- tabilicen, = Consignar diariamente los dineros recibidos. "= Verificar que los desembolsos sean aprobados por la persona autorizada. "= Establecer por escrito politicas claras sobre cuantias maximas autorizadas para pagos en efeetivo, Establecer fondos de caja menor para pagos de poca cuantia Efectuar arqueos de caja sorpresivos. Establecer pélizas de manejo para la persona encargada de la tesoreria. Elaborar informes diarios del movimiento de ingresos y egresos del efectivo. Estos controles se hacen necesarios segitn la liquidez inmediata y el alto riesgo de pérdida, Se debita : Se acredita Por las entradas de dinero en? - Por el valor de los pagos en efectivo, efectivo 0 en moneda nacional cuando se requieran. © extranjera. £ - Por el valor de las consignaciones Poros sobrantes al efectuar «= ~—_larias en cuentas corrientes o de arqueos, Eahorros. = Por el mayor valor que resulta al - Por el valor de negociacién de convert las divisas ala tasade las divisas. cambio representativa, i - Poros faltantes de caja en 3 os arqueos. 5.2.1 Caja menor Dinamica Se debita Se acredita ~ Por el valor de la constitucién del fondo: - Por la reduccién de! monto del de caja menor. E fondo de caja menor. Por el incremento en el valor del fondo. - Por la cancelacién definitiva del fondo de caja menor. 91 Activos CORRIENTES aa Los activos corrientes son bienes 0 derechos de la propiedad de la empresa que yason. cfectivo 0 se convertirin en efectivo cence corto plazoPreemie teresa aplicaciones informaticas Se utiliza como un fondo fijo de efectivo disponible para comprar y pagar gastos de me- nor cuantia que no justifican la elaboracién de un cheque. El manejo contable de la caja ‘menor es el siguiente: 1, Apertura de caja menor: se elabora un cheque a nombre del funcionatio encargado ‘de manejarlo, quien lo cambia en billetes y fracciones. El registro contable seri: Cuenta Débito ____Crédito ‘Caja menor WOK Bancos OOK Por cada pago efectuado en efectivo por caja menor debe elaborarse un documento soporte o debe exigirse la factura 0 tiquete de la registradora o de la compra. 2. Reembolso de caja menor y su contabilizaci6n: el funcionario encargado de mancjar la caja menor elabora una plana informando en detalle todos los conceptos pagados ‘con sus soportes, la cual se envia al departamento de contabilidad para su aprobacién; una vez aprobado el desembolso para registrar la caja menor, se elabora el cheque. 3. Contabilizacién de los egresos por caja menor: se carga a cada concepto de gastos por el valor correspondiente a las compras y gastos, segtin los soportes de caja menor, ¥y se hace un crédito a la cuenta de bancos. Cuenta Débito_|__Crédito Gastos XK Bancos 200K 3. Aumentos o disminuciones del fondo fijo de caja menor: en muchas ocasiones se pre- sentan demasiados reembolsos, lo que complica el manejo contable. Para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea méximo de 2 veces al ‘mes; también se presenta el caso contrario y entonces se debe disminuir el fondo, Para aumentar la caja menor se hace el siguiente registro contable: Cuenta ___Débito Crédito Caja menor OOK Bancos 00K Y para disminuir la caja menor se hace el siguiente registro contable: Cuenta Débito Crédito Caja OOK Caja menor OOK 4. Arqueo de caja menor: periddicamente y en fechas no avisadas, debe hacerse “cua- dre” de fondos contando el efectivo disponible en ese momento y sumando los vales y recibos o facturas de compra, totalizando el valor de los recibos con el efectivo conta: do, La sumatoria debe ser igual al fondo fijo, Si se presentan diferencias se procede ai a, Sobrantes de efectivo: se retira de la caja menor y se ingresan en la empresa como aprovechamiento para la empresa’ Giienta TBabite "Greats Caja OOK Ingresos no operacionales: OOKCapitulo 5 b. Faltante de efectivo: se le cobra al empleado encargado del manejo, ordendndole el reintegro del dinero o se deduce por némina, Cuenta Cilentas por cobrar Empleados Bancos 200,000 Pagos efectuados por caja menor durante el mes de julio: Certificado de Camara de Comercio $ 4,000 Fotocopias 20,000 Repuestos para equipo de oficina 15,000 Papeleria y utiles de oficina 15,000 Pasajes de mensajeria 25,000 Articulos cafeteria y aseo 40,000 Total $ 719,000 Registro de contabilizacién de reembolso: 1 Cuenta Débito : Gastos generaies 119,000 | Bancos 119,000 5.3 BANCOS Esta cuenta registra el valor de los depésitos constituidos por el ente econémico en mone- ‘da nacional y extranjera, en bancos del pais y del exterior. Para el caso de las cuentas corrientes bancarias radicadas en el exterior, se debe elec- tuar la conversién a la tasa de cambio representativa del mercado al cietre del periodo, Dinémica, Se debita i ‘Se acredita - Por los depésitos realizados mediante = Por el valor de los cheques girados. consignaciones. - Por las notas débito expedidas por = Por las notas crédito expedidas Por los bancos por conceptos como: préstamos obtenidos, confirmacion de remesas al cobro o negociadas. los bancos por conceptos como: el no pago de cheques. ~ Gastos a favor de la entidad, como remesas, intereses, comisiones, = Por consignaciones nacionales de clientes:: _ chequeras. reintegro de exportaciones. = Cargos por abono o pago de = Por cualquier otra operacién que aumente } préstamos. la disponibilidad de la empresa. ~ Por valor de los trastados de cuentas corrientes. ~ Por el valor de los cheques anulados con posterioridad a su contabilizacién y Por el mayor valor que resulta al convertir Jas divisas ala tasa de cambio representativa, ~ Cargos por reembolso de cartas, ~ Por cualquier otra operacién que disminuya la disponibilidad de la empresa.194 CONTASLIDAD GENERAL RSET iris 5.3.1 Conciliacién bancaria Los bancos envian a sus clientes de las cuentas corrientes los denominados extractos ban- carios indicando los movimientos que ha tenido durante el mes en lo referente @ consigna- ciones, cheques pagados, notas débito y crédito, y los saldos diarios de cuenta corriente, Con la contabilidad de las empresas 0 negocios se llevan libros auxiliares de bancos donde se registran detalladamente y en forma eronolégica todos los movimientos de las di- ferentes cuentas bancarias, indicando consignaciones, cheques, notas débito y crédito, y los saldos diarios. Una vez. que se reciba el extracto para su conciliacién en los libros de con- tabilidad, se procede asi: 1. Se verfican los saldos iniciales que muestra el extracto, bancario con los saldos fina~ Tes del mes anterior. 2. Se verifican todas las consignaciones efectuadas durante el mes en la cuenta corriente ‘que figuran en los libros o en el extracto bancario; se pueden presentar consignacio- nes no registradas por el banco y ellas serian partidas conciliatorias. El efecto en el sal- do de la cuenta corriente cuando el banco carga una nota débito es la disminucién del saldo de la cuenta corriente; algunos cargos son: comisiones por trasferencia del dine- 1, interés por préstamos, cheques devueltos consignados, pagos de servicios, abono al préstamo del banco, El efecto final de una nota crédito ¢s el aumento del saldo de la cuenta corriente; algu- nos eréditos son: intereses recibidos sobre inversiones, dividendos recibidos, consigna- cidn de clientes, préstamos bancarios. La conciliacién bancaria consiste en justificar las diferencias que se presentan entre el saldo que muestra el extracto bancario con el que muestran los libros de contabilidad al final de cada mes: en la justificacién de las diferencias se dan los siguientes conceptos: a. Consignaciones registradas en los libros que no han sido abonadas por el banco en la cuenta corriente. '. Cheques girados por la empresa que no han sido pagados por el banco. . Notas débito cargadas por el banco en la cuenta corriente que no han sido contabil- zadas en los libros. 4. Notas crédito abonadas por el banco en la cuenta corriente que no han sido contabi- lizadas en los libros. ¢. Enrores en los registra totales como: trasposicién de cifras en consignaciones y che- ques girados. WUUUDEREREEM] 2 compari presenta la siguiente iformacén a. Saldo de la cuenta bancaria en el extracto al 30 de julio por $ 483,500. , Saldo en libros al 31 de julio $ 263,500. . Una vez cotejados los cheques girados con los pagados por el banco se encontraron los siguientes cheques sin pagar: we Valor Fecha Beneficiario 125 $100,000 julio 8 HM, 131 200,000 julio 24 JP. 140 50,000 julio 31 Ls. 4. Una vez revisadas las consignaciones se encontré que la efectuada el dia 31 de julio por valor de $ 150,000 no habia sido abonada en la cuenta corriente por el banco. €. Alrevisar las notas débitos cargadas en la cuenta corriente por el banco y mostradas en. el extracto, se encontré una nota débito del 30 de julio por un cheque devuelto por valor de $ 50,000 previamente consignado,Capitulo 5 £. Una vez revisadas las notas crédito, se encontrs que el banco habia abonado en la cuen- ta corriente y mostrado en el extracto una consignacién efectuada por un cliente de la empresa por valor de $ 70,000 que no se habia registrado en los libros. Solucién Forma 1 Nombre del banco: Fecha del extracto Libros Bancos Saldo al 31/07 '$ 263,500 $ 483,500 + Consignaciones pendientes 160,000 - Cheques pendientes por cobrar (350,000) + Notas crédito 70,000 = Notas débito (60,000) * Errores ‘Sumas iguales $283,500 $283,500 Preparado por: Revisado p Fecha de coneciliacién Forma 2 Partiendo del saldo en el extracto, llegar al saldo en libros: Saldo en el extracto al 31/07 $ 483,500 ~ Cheques pendientes de pago en el banco (250,000) + Consignaciones pendientes 150,000 = Notas crédito pendientes en libros ya registradas en el extracto (70,000) + Notas débito pendientes en libros, ya registradas en el extracto 50,000 Saldo en libros al 31/07 $ 263,500 Bl registro de transacciones serd el siguiente: Nota erédito de consignacién efectuada por un cliente Fecha Cédigo Cuenta |_Débito | Crédito ule 81°) 7771605 "Banco 76,000 | 130505. | CxC (clientes) 70,000 Nota débito cheque devuelto: Fecha | cédiga | Cuenta P Deoite Greaite. “julio 34” "130508" GxG (cierites) 50,000 | 111005 | Banco 50,000 5.4 INVERSIONES TEMPORALES sta cuenta registra las inversiones de carécter temporal o permanente que realiza la enti- dad en titulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable, adqui- ido con el propésito de obtener un rendimiento o ganancia en un tiempo breve 0 de establecer relaciones econdmicas con otras entidades. Los titulos negociables permiten invertirefectivo ocioso que en algunos casos sobre- pasa los requerimientos normales de operacién, y captar y trasladar recursos entre inver- sionistas, cuyo valor depende de la rentabilidad, seguridad y liquide,