Occupational Safety and Health Management System (OSHMS) 

Sistem Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHMS) 
 

Andy Kong Shin Shyen 1, Mohd Khairul Hakimin 2, Manisah Saedon 3,  
Hasfazilah Hassan 1, Khairuddin Mohamad Kontol 1, Dr Noriah Mod Ali 1 
 
1
 Kumpulan Fizik Kesihatan, Bahagian Keselamatan dan Kesihatan Sinaran (BKS),  
2
 Bahagian Kemudahan Iradiasi (BKI), 
3 
Bahagian Teknologi Perubatan (BTP),  
Agensi Nuklear Malaysia 
 
 
Abstract 

Safe  work  environment  has  always  been  one  of  the  major  concerns  at  workplace.  For  this, 
Occupational  Safety  and  Health  Act  1994  has  been  promulgated  for  all  workplaces  to  ensure  the 
Safety,  Health  and  Welfare  of  its  employees  and  any  person  at  workplaces.  Malaysian  Nuclear 
Agency therefore has started the initiative to review and improve the current Occupational Safety & 
Health  Management  System  (OSHMS)  by  going  for  OHSAS  18001:2007  and  MS  1722  standards 
certification.  This  would  also  help  in  our  preparation  to  bid  as  the  TSO  (Technical  Support 
Organization) for the NPP (Nuclear Power Plant) when it is established. With a developed and well 
maintained OSHMS, it helps to create a safe working condition and thus enhancing the productivity, 
quality  and  good  morale.  Ultimately,  this  will  lead  to  a  greater  organization  profit.  However, 
successful OSHMS requires full commitment and support from all level of the organization to work 
hand  in  hand  in  implementing  the  safety  and  health  policy.  Therefore  it  is  essential  for  all  to 
acknowledge the progress of the implementation and be part of it. 
 
Abstrak 
 
Persekitaran kerja yang selamat selalu menjadi salah satu perhatian utama di tempat kerja. Untuk ini, 
Akta  Keselamatan  dan  Kesihatan  Pekerjaan  1994  telah  ditubuhkan  untuk  menjamin  keselamatan, 
kesihatan  dan  kebajikan  para  pekerja  dan  setiap  orang  yang  di  tempat  kerja.  Dengan  itu,  Agensi 
Nuklear  Malaysia  telah  mula  menilai  semula  Sistem  Pengurusan  Keselamatan  dan  Kesihatan  yang 
sedia  ada  dan  menaiktaraf  dengan  hasrat  untuk  memperolehi  persijilan  piawai  OHSAS  18001:2007 
dan  MS  1722.  Langkah  ini  akan  membantu  usaha  kami  untuk  menjadi  Badan  Sokongan  Teknikal 
kepada  Loji  Janakuasa  Nuklear  kelak.  Dengan  adanya  Sistem  Pengurusan  Keselamatan  &  Kesihatan 
yang  mantap,  ia  akan  mampu  menghasilkan  persekitaran  pekerjaan  yang  selamat  dan  justeru  itu 
meningkatkan  produktiviti,  kualiti  serta  memupuk  budaya  kerja  yang  baik.  Kesemua  ini  akan 
meningkatkan  keuntungan  organisasi.  Walau  bagaimanapun,  ia  memerlukan  komitmen  dan 
sokongan dari semua pihak dalam organisasi untuk menjayakan polisi keselamatan dan kesihatan ini. 
Dengan  itu,  adalah  mustahak  bagi  semua  untuk  mengetahui  dan  melibatkan  diri  dalam  proses 
pelaksanaannya. 
 
 
Keywords/Kata Kunci: Occupational Safety & Health Management System, OHSAS 18001, MS 1722, 
safe work environment. 
 
INTRODUCTION 
Occupational  safety  and  health  (OSH)  is  a  discipline  dealing  with  the  prevention  of    work‐related 
injuries and diseases as well as the protection and promotion of  the health of  workers. The aim of 
occupational health and safety programs is to foster a safe work environment. As a secondary effect, 
it  also  ensure  the  safety,  health  and  welfare  of  the  employees  and  any  person  at  workplaces.  This 
may  involve interactions  among many subject areas, including occupational medicine, occupational 
(or industrial) hygiene, public health, safety engineering, chemistry, health physics. 
Since  1950,  the  International  Labour  Organization  (ILO)  and  the  World  Health  Organization  (WHO) 
have shared a common definition of occupational health. The definition reads: "Occupational health 
should aim at: the promotion and maintenance of the highest degree of physical, mental and social 
well‐being of workers in all occupations; the prevention amongst workers of departures from health 
caused  by  their  working  conditions;  the  protection  of  workers  in  their  employment  from  risks 
resulting  from  factors  adverse  to  health;  the  placing  and  maintenance  of  the  worker  in  an 
occupational  environment  adapted  to  his  physiological  and  psychological  capabilities;  and,  to 
summarize, the adaptation of work to man and of each man to his job".  
In this context, the anticipation, recognition, evaluation and control of  hazards arising in or from the 
workplace that could impair the safety and health of  workers are the fundamental principles of  the 
process governing occupational risk assessment and management.  
 
OBJECTIVE 
The  objective  of  this  paper  is  to  discuss  the  importance  of  Occupational  Safety  and  Health 
Management  System  (OSHMS)  and  also  to  highlight  the  initiative  of  Malaysian  Nuclear  Agency  to 
improve  its  current  OSHMS.  Every  employee  of  Malaysian  Nuclear  Agency  should  be  part  of  this 
move that could help in our preparation to bid as the TSO (Technical Support Organization) for the 
NPP (Nuclear Power Plant) when it is established.   
 
OCCUPATIONAL SAFETY AND HEALTH MANAGEMENT SYSTEM (OSHMS) 
Management needs to have a system where it can monitor performance and where it can integrate 
many and changing requirements into its daily management. A system is useful when there are many 
activities,  complex  and  changing  information  that  needs  to  be  managed  together  and  taken  into 
account at all times.  
The root of OSHMS is about the management of occupational risks. In OSHMS, the principle of the 
“Plan‐Do‐Check‐Act“ (PDCA) cycle is applied (Refer figure 1).  

 
Figure 1: PDCA Cycle 
“Plan”  involves  the  establishment  of    an  OSH  policy,  the  organization  of  the  system,  hazard 
identification and risk assessment, the allocation of resources and provision of skills. The “Do“ step is 
referring to the actual implementation and operation of the OSH programme. Meanwhile, measuring 
both  the  active  and  reactive  performance  is  required  in  the  “Check“  step.  Finally,  the  “Act”  step 
closes  the  cycle  with  a  review  of  the  system  in  the  context  of    continual  improvement  and  the 
priming of  the system for the next cycle. 
However, the need to master a galloping industrialization and its demand for energy sources such as 
nuclear  energy  has  led  to  the  development  of  much  more  sophisticated  risk  assessment  and 
management methods. The balance between benefits and cost of risk taking is influenced by many 
factors  such  as    rapid  scientific  and  technological  progress,  a  diverse  and  continuously  changing 
world of work, and economics.  
 
REASONS FOR A GOOD OSH MANAGEMENT SYSTEM  
Safety and health should be well managed due to the following reasons: 
a) Humanitarian Consideration 
We should ponder upon the fact that a lot of workers are killed in their workplace due to accidents or 
suffered major injuries due to occupational illness. The economic costs are considered later but it is 
clear  that  this  scale  of  human  suffering  should  not  be  acceptable  in  an  advanced,  civilized  society. 
Therefore,  there  is  a  need  for  us  to  improve  the  health  and  safety  standards  as  part  of  the 
humanitarian consideration. 
 b) Financial Costs 
Many employers do not realize how much an incident could cost them in productivity. Some of these 
financial  costs  of  incidents  are  potentially  measurable  whilst  others  are  hidden.  Measurable  costs 
refer to the compensation paid to employees in the form of damages and are sometimes the related 
legal and administrative costs. Although these payment paid are made by the insurance company, in 
the long run the insurance premium paid will inevitably reflect the claims history of the employer. So, 
the  employer  may  be  unaware  of  the  size  of  the  premium  being  paid.  While  the  hidden  costs  of 
incidents are either impossible to quantify or their quantification would be totally impracticable. HSE 
(UK)  case  studies  demonstrate  the  differences  between  and  insured  and  uninsured  costs  to 
organizations.  And  the  uninsured  costs  were  between  8  and  36  times  greater  than  the  costs  of 
insurance premiums paid at the time of the studies. Hence, it is necessary to perform the cost benefit 
analysis. It helps the organization to realize that it is better to spend money on incident prevention 
and increase productivity. 
c) Legal Sanction 
Occupational safety and health is under the legislation, in terms of general or specific application. In 
Malaysia,  the  Occupational  Safety  and  Health  Act  (hereinafter  referred  to  as  “OSHA”  or  the  “Act”) 
came into force on 25th February 1994. The legislation protects and ensures the safety, health and 
welfare of workers in all economic sectors. Under OSHA Act 1994, Part IV, Section 15; it is the duty 
and responsibility  of  every  employer  and  self‐employed  to  ensure so  far  as  practicable,  the  safety, 
health  and  welfare  at  work  of  all  employees.  Penalties  for  offences  for  the  regulation  could  be 
charged  with  a  fine  of  maximum  RM50,000  or  two  years  imprisonment.  However,  often  the  most 
damaging effect of legal sanctions can be on the organization’s own image of itself. Inevitably, a good 
OSH Management System is needed to meet the minimum legal requirement.  
 
 
 
CONTINUOUS IMPROVEMENT OF OSHMS IN MALAYSIAN NUCLEAR AGENCY  
Realizing  the  importance  of  good  OSHMS,  the  management  of  Malaysian  Nuclear  Agency  has 
initiated  to  organize  the  workshop  of  OHSAS  18001:2007,  MS  1722  certification  exercise  (Kursus 
Latihan Persijilan OHSAS 18001:2007, MS 1722) for 25 days in the duration of 11th October 2010 – 
28th December 2010. 
A total of 11 facilities and 2 divisions/units were invited to this workshop. The facilities involved are 
Reactor  (BKN),  Isotope  (BTP),  Gamma  Greenhouse  (BAB),  Polymer  (BTS),  Wastec  (BAS),  RAS  (BAS), 
SSDL  (BKT),  Sinagama  (BKT),  Alurtron  (BKT),  Raymintex  (BKT)  and  NDT  (BTI).  Besides  that,  BKS  and 
IMC are also invited. 
This workshop is deemed as the first exercise of preparing the 11 facilities to go for certification of 
OHSAS 18001 and MS 1722.  It is part of the continuous improvement of the current OSHMS, namely 
Safety, Health and Environmental Management System (SHE‐MS) that is already in place in Malaysian 
Nuclear  Agency.  This  is  important  as  our  organization  needs  to  be  competent  in  our  bids  as  the 
Technical  Support  Organisation  (TSO)  for  the  Nuclear  Power  Plant  (NPP)  in  future.  With  the 
establishment of a good OSHMS and recognised certification, Malaysian Nuclear Agency could have 
better chances of getting the deal. 
Throughout  the  workshop,  the  representatives  of  each  facilities/  divisions/units  were  required  to 
work  on  the  Hazard  Identification,  Risk  Assessment  and  Recommended  Control  (HIRARC)  and  also 
they  were  assigned  with  specific  safe  work  procedures  to  be  established.  During  the  workshop, 
discussion  were  being  held  to  come  out  with  the  draft  of  the  necessary  procedures,  forms  and 
attachments.  
As per 28th Jan 2011, the total number of procedures/ attachments that we had identified and need 
to be completed/ reviewed is 175. Below is the breakdown of the quantity of documents according 
to their levels: 
 
Level  Type of Document  Quantity of Document 
One (L1)  Manual 1
Two (L2)  Safe Work Procedure  53 
Three (L3)  Safe Work Instruction  68 
Four (L4)  Form/ Attachments 53
Table 1: Breakdown of Document Preparation Status 
 
During the short period of 25 days workshop, the representatives managed to prepare 59 documents 
with above 50% completion and 116 documents which are below 50% completion.  
The  status  interpretes  that  the  workshop  is  showing  progress  in  a  way.  However,  we  still  need  to 
strengthen  the  communication  and  commitment  wise  of  the  representatives.  Meanwhile,  the 
Fukushima  incident  has  also  diverted  our  attention  as  some  of  the  representatives  are  required  to 
give priority to that incident.  
And now, the organising committee should look for new strategies in order to revive the workshop 
and further propose the next step towards the certification of OHSAS 18001 and MS 1722. This is not 
an  easy  task  and  it  may  take  years  to  complete,  but  it  is  worthwhile  once  the  OSHMS  is  well 
established and maintained. At the end of the day, this is what continual improvement is all about. 
 
 
CONCLUSION 
Understanding  of  OSH  Management  System  and  its  importance  could  encourage  us  to  abide  the 
application  of  OSHMS  and  the  legislation  (OHSA).  It  is  evident  that  organizations  with  effective 
OSHMS  earn  positive  returns  and  benefits  on  their  health  and  safety  investment.  The  initiative  by 
Malaysian Nuclear Agency to improve its current OSHMS should be supported by the employees. We 
look forward to the new strategies to realise the planned roadmaps towards a better OSHMS.  
 
ACKNOWLEDGEMENT 
The  author  would  like  to  acknowledge  and  show  his  gratitudes  towards  the  fellow  colleagues  who 
were  involved  whether  direct or  indirectly  for  their  commitment  on  the continual  improvement  of 
OSHMS in Malaysian Nuclear Agency. 
 
REFERENCES 
Wikipedia, the free web‐based encyclopedia. 
http://en.wikipedia.org/wiki/Occupational_safety_and_health 
 
Bateman, King, and Lewis (1994). The Handbook of Health And Safety At Work. London: Kogan Page 
Limited. 105 ‐107. 
 
OSH Management System: A Tool For Continual Improvement (2011). International Labour 
Organization 2011, 
 
ACT 514 Occupational Safety And Health Act 1994, Laws of Malaysia, Reprint 2002.