DRAF

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

MAJLIS DAN IPG KPM

Disediakan Oleh:
PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
2015
 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

1.0 PENGENALAN

Pelaksanaan majlis atau acara yang berkualiti bukan sahaja memberi impak kepada
imej Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru Kampus
(IPGK) tetapi juga kepada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Majlis atau acara
yang dianjurkan oleh IPG KPM seperti seminar, persidangan, majlis dialog/bual
bicara, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis penghargaan dan lain-lain
banyak melibatkan tetamu kenamaan dan jemputan dari dalam dan luar negara.
Justeru, semua majlis atau acara IPG KPM perlu dirancang rapi dan dilaksanakan
dengan lebih profesional agar ianya memberi impak yang positif kepada IPG KPM.

2.0 TUJUAN

Garis Panduan Pelaksanaan Majlis dan Acara ini bertujuan untuk:

1.1 memaklumkan ketetapan IPG KPM tentang dasar sesuatu majlis dan acara yang
dilaksanakan di peringkat IPG KPM;
1.2 menyediakan panduan mengenai pengurusan majlis dan acara di peringkat
IPG KPM;
1.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan
dan prosedur yang perlu dipatuhi apabila merancang majlis atau acara
IPG KPM.

3.0 PUNCA KUASA/ RUJUKAN

3.1 Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia

(Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM )

3.2 Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara Edisi Pertama Tahun 2014,
Jabatan Perdana Menteri

3.3 Lampiran 1
Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun 2014
berkaitan Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/ Acara Rasmi

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 1

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid/ Pelajar di Bawah Kementerian

Pendidikan Malaysia (KPM)

3.4 Lampiran 2
Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan Perbelanjaan Secara
Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam P.B 3.1/2013

3.5 Lampiran 3
Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman Serta
Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Profesional Kementerian Pelajaran
Malaysia Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM.

4.0 JENIS-JENIS MAJLIS

4.1 Rasmi
Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan
Negeri yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan.

4.2 Rasmi dan Formal

Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti hari bekerja
dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar pejabat, majlis penuh istiadat,
majlis jamuan (malam atau hujung minggu iaitu di luar waktu rasmi bekerja).
Majlis yang melibatkan pembesar Negara/Negeri dan menepati aspek protokol
secara penuh.

4.3 Rasmi dan Tidak Formal

Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti program
turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat sedikit kelonggaran dari
segi protokol.

4.4 Tidak Rasmi

Merupakan majlis yang dianjurkan oleh Agensi-agensi Kerajaan/swasta yang
tidak melibatkan peruntukan Kerajaan serta aspek protokol sepenuhnya.

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

4.5 Tidak Rasmi Tetapi Formal

Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan seperti
individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh orang-orang kenamaan
daripada Senarai Keutamaan Persekutuan dan Negeri (rujuk senarai yang
terkini).

4.6 Separa Rasmi

Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana sebahagian sumber
peruntukan dari Kerajaan dan sebahagiannya daripada sumbangan oleh wang
kelab sukan atau pertubuhan

5.0 JENIS-JENIS ACARA

5.1 Dalaman
Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan warga IPG
KPM

5.2 Luaran
Acara terbuka merujuk kepada skop pelibatan peserta yang tidak terhad dalam
kalangan warga IPG KPM, termasuk pelibatan peserta atau penceramah luar
negara.

5.3 Kebangsaan
Acara peringkat kebangsaan memerlukan pelibatan atau penyertaan dari
pelbagai Negeri.

5.4 Antarabangsa
Acara peringkat antarabangsa biasanya melibatkan penyertaan daripada
beberapa Negara tertentu.

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 3

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

6.0 PENYELARAS MAJLIS DAN ACARA IPGK

6.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung antara IPGK dan
IPGM apabila terdapat sebarang urusan berkaitan majlis atau acara yang
dianjurkan di peringkat kampus terutamanya yang melibatkan mana-mana
kenamaan atau pihak dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar
negara.

6.2 Surat pelantikan ditandatangani oleh Rektor IPGM.

7.0 PENGURUSAN DAN PUBLISITI MEDIA

7.1 Majlis atau acara IPG KPM adakalanya memerlukan liputan pihak media.
Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu dirancang dan
dilaksanakan dengan teliti. Kejayaan sesuatu program anjuran IPG KPM turut
diukur melalui publisiti media, yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis
sama ada di peringkat kebangsaan atau antarabangsa.
7.2 Oleh itu, sebarang majlis atau acara perlu dirancang dan kaedah promosi bagi
majlis dan acara seperti persidangan, bengkel, seminar, lawatan kenamaan,
syarahan awam, dan lain- lain yang berkaitan. Selain daripada itu, kebenaran
daripada pihak Pengurusan Tertinggi KPM juga perlu diperolehi melalui Unit
Komunikasi Korporat KPM.

7.3 Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam melaksanakan perhubungan

media yang berkaitan dengan sesuatu majlis dan acara:

7.3.1 Kenyataan Media (Press Release)

merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan untuk
menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti, perkhidmatan, produk,
pencapaian, individu dan lain-lain) yang berguna, tepat dan menarik
untuk sebaran media.

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 4

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

7.3.2 Penyediaan Kenyataan Media

IPG KPM yang mengendalikan sebarang pengurusan majlis dan
aktiviti boleh mempromosikan maklumat kepada media massa
melalui kenyataan media, dengan kebenaran Rektor IPGM dan
kelulusan KPM.

7.3.3 Jemputan Media

Penyelaras Majlis dan Acara IPGK perlu menghantar maklumat
mengenai sesuatu majlis atau aktiviti kepada IPGM sebulan sebelum
program bermula.

7.3.4 Penyediaan Press Kit

Press Kit perlu disediakan oleh pihak penganjur mengandungi semua
bahan seperti berikut:
a) Buku Atur Cara/ Buku Program/ Brosur/ Pamplet dan lain- lain
risalah yang mengandungi perjalanan dan penerangan sesuatu
majlis tersebut.
b) Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk memberi ucapan
seperti yang terkandung dalam atur cara majlis.
c) Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (sekiranya berkaitan)
press kit.
d) Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan Press
Release bagi program yang diadakan.
e) IPG KPM yang menganjurkan sesuatu majlis/acara di digalakkan
memasukkan risalah atau brosur mengenai IPG KPM dalam kit
tersebut.
f) Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media yang
membuat liputan dengan memasukkannya ke dalam press kit
(sekiranya perlu).
g) Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama "Press”
kepada wakil media jika program tersebut berkaitan dengan
bengkel atau seminar yang berlangsung lebih daripada sehari.

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 5

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

h) Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama ada
wartawan dan jurugambar akhbar, majalah, televisyen, radio dan
media alternatif.

7.3.5 Publisiti Media

Publisiti yang diberi oleh IPG KPM terbahagi kepada empat situasi.
Ianya penting bagi mengelak harapan terlalu tinggi terhadap liputan
media.

a) Program Yang Tidak Dihadiri Menteri

Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam program
anjuran IPG KPM bergantung kepada betapa besarnya impak nilai
berita sesuatu program tersebut.

b) Program Yang Dihadiri Menteri

Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu majlis atau acara IPG
KPM bukanlah ukuran pentingnya majlis atau acara tersebut.
Kehadiran wakil media didorong oleh kehadiran Menteri atau
Timbalan Menteri yang lebih berminat untuk bertanya isu selain
daripada program yang dianjurkan.

c) Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama)

Kerjasama IPG KPM dengan media selaku penganjur bersama
digalakkan kerana majlis/acara tersebut dijamin mendapat
liputan meluas media sebelum dan selepas ianya dilaksanakan.
Walau bagaimanapun kelemahan kaedah kerjasama ini ialah tiada
wakil media lain yang berminat untuk membuat liputan.

d) Sidang Akhbar (Press Conference)

Sidang Akhbar kebiasaannya dibuat sekiranya terdapat sesuatu
penjelasan isu atau pengumuman.

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 6

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

8.0 KAEDAH JEMPUTAN TETAMU

8.1 Kesesuaian kaedah jemputan adalah seperti berikut:

BIL TETAMU KEHORMAT KAEDAH JEMPUTAN

SPB Yang di-Pertuan Agong/ Warkah Persilaan

1 DYMM Raja/Permaisuri/ dibawa mengadap
TYT Yang di-Pertuan Negeri

TYT Yang di-Pertuan Negeri/ Surat Jemputan

2 YAB Perdana Menteri/
YAB Timbalan Perdana Menteri/
YB Menteri

3 YAB Menteri Besar/ Surat/Kad Jemputan

Ketua Menteri

Surat/Kad Jemputan
Faks
4 Jemputan lain E-mel
Telefon
Sistem Pesanan Ringkas

Sumber : Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara, Edisi Pertama Tahun 2014,
Jabatan Perdana Menteri

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 7

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

8.2 Warkah Persilaan, Surat Jemputan atau Kad Jemputan perlu ditandatangani
seperti berikut:

WARKAH PERSILAAN/ SURAT

BIL. TETAMU KEHORMAT/ VVIP/VIP JEMPUTAN/KAD JEMPUTAN
DITANDATANGANI OLEH

 SPB Yang di-Pertuan Agong

 DYMM Raja/Permaisuri
1  TYT Yang di-Pertuan Negeri
 YAB Perdana Menteri
 YAB Timbalan Perdana Menteri
 YB Menteri-menteri Kabinet
Warkah Persilaan dan Surat
Jemputan ditandatangani oleh
Menteri Pendidikan

 Menteri Pendidikan Surat Jemputan ditandatangani

2  Timbalan Menteri Pendidikan I oleh Ketua Pengarah Pelajaran
 Timbalan Menteri Pendidikan II Malaysia.

 Ketua Setiausaha KPM

 Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia.
 YAB Menteri Besar Surat/Kad Jemputan
3  YAB Ketua Menteri ditandatangani oleh Rektor IPGM.
 Exco Negeri
 Agensi Luar
 Pengarah-pengarah Bahagian KPM

 Rektor IPGM Surat/Kad Jemputan

4  Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri ditandatangani oleh Pengarah IPG
kampus

8.3 Bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah luar

negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008 telah
menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar antarabangsa perlu
mendapatkan kelulusan Jemaah Menteri manakala jemputan penceramah luar

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 8

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

pula perlu mendapatkan nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan
Kementerian Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan.

9.0 PROSES KERJA

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN

1 Merancang (a) IPG KPM memohon kebenaran IPG KPM perlu

Majlis /Acara secara bertulis daripada Rektor menghantar
IPGM untuk pelaksanaan majlis/ perancangan tersebut
acara dengan menyertakan maklumat kepada Penyelaras
berkenaan majlis/ acara berkenaan. Perancangan Tahunan
IPGM selewat-lewatnya
(b) Memastikan tarikh pelaksanaan bulan Oktober tahun
majlis/acara tersebut dimasukkan semasa bagi
dalam Takwim Perancangan pelaksanaan pada tahun
Tahunan IPGM bagi semua Majlis berikutnya
yang melibatkan kenamaan negara,
Menteri Kabinet YB Menteri Rujuk Lampiran 1 dan
Pendidikan/ YB Timbalan Menteri/ 2 (sekiranya berkaitan)
KSU/ KPPM.

(c) Mengenalpasti sumber kewangan

untuk melaksanakan majlis/acara.

2 Menyediakan (a) IPG KPM perlu menyediakan kertas Rujuk Lampiran 3 bagi
Kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan Format Kertas Cadangan
Cadangan kebenaran melaksanakan majlis/
Pelaksanaan acara.
Majlis/ Acara
(b) Bagi IPGK, kertas cadangan tersebut
perlu dibentangkan dan mendapat Penyelaras Majlis &
kelulusan pengarah IPGK terlebih Acara IPGK.
dahulu di Mesyuarat Majlis
Profesional, Pengurusan dan
Pentadbiran (M3P) di peringkat
kampus.

3 Mendapatkan (a) Kertas cadangan pelaksanaan majlis/ IPGM

Kelulusan acara berkenaan dihantar ke IPGM
Pelaksanaan untuk semakan.
Majlis/ Acara
(b) Kertas cadangan dibentangkan untuk Pengarah Pusat/
kelulusan di mesyuarat peringkat

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 9

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN

IPGM (Mesyuarat Profesional IPGM/ Sektor/ Jabatan/ Unit
Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran IPGM atau wakil
IPGM/ Mesyuarat Pengurusan
Pendidikan Guru atau mana-mana Pengarah IPGK atau
mesyuarat IPGM yang sesuai) wakil IPGK

(c) Sekiranya kertas cadangan tersebut

perlu mendapatkan kelulusan pihak
Pengurusan Tertinggi KPM mahu pun
sehingga peringkat Jemaah Menteri, Pegawai Meja PPPI
prosedur pembentangan dan IPGM
kelulusan kertas cadangan
berkenaan akan diuruskan oleh Pusat
Penyelidikan, Pembangunan dan
Inovasi (PPPI) IPGM.

4 Menyelaras (a) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK

Persediaan/ memastikan semua majlis yang Penyelaras Majlis dan
Pelaksanaan dipersetujui untuk menjemput Acara IPGK
Majlis/Acara kehadiran kenamaan negara,
diselaraskan bersama-sama IPGM.

(b) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK

mengambil kira aspek protokol
termasuklah susunan keutamaan, Semua pihak
susunan tempat duduk, panggilan
hormat, pengacaraan majlis, atur cara
majlis, penyambut tetamu dan lain-
lain yang berkaitan.

(c) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK

memastikan urusan yang berkaitan
dengan pihak media berjalan lancar
(Pengurusan Publisiti dan Media)

(d) Semua pihak yang terlibat di

peringkat IPG KPM memastikan
majlis/ acara berjalan lancar dan
segala isu berkaitan diatasi dengan
segera.

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 10

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA

Mula

IPG KPM memohon kebenaran

secara bertulis daripada Rektor Memastikan tarikh pelaksanaan
IPGM untuk pelaksanaan majlis/
Perancangan
majlis/acara tersebut dimasukkan dalam
acara dengan menyertakan Pelaksanaan Takwim Perancangan Tahunan IPGM.
maklumat berkenaan majlis/ Majlis/ Acara
acara berkenaan.

Kertas cadangan IPGK perlu dibentangkan

IPG KPM perlu menyediakan dan mendapat kelulusan Pengarah IPGK
kertas cadangan bagi tujuan terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis
mendapatkan kebenaran Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran
melaksanakan majlis/ acara. (M3P) di peringkat kampus.

Kertas cadangan dihantar ke IPGM

untuk semakan.

Pembentangan kertas cadangan

untuk kelulusan di mesyuarat Sekiranya perlu kelulusan pihak
peringkat IPGM Pengurusan Tertinggi KPM / Jemaah
Menteri:

TAMAT Tidak Ya  Prosedur pembentangan dan

kelulusan kertas cadangan
berkenaan akan diuruskan oleh
Pusat Penyelidikan, Pembangunan
dan Inovasi (PPPI) IPGM.
Persiapan
Pelaksanaan
Majlis/ Acara

Pelaksanaan
Majlis/ Acara

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 11

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

SELESAI

10.0 RUMUSAN

10.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat Pekeliling dan
Surat Arahan yang berkaitan dengan pelaksanaan majlis dan acara.

10.2 Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan kepada
semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses mendapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal di samping memudahkan kawalan peruntukan kewangan.

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 12

 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 13