Tutorial Minggu 4

Perbincangan bagaimana menyimpan maklumat supaya mudah dicari/ digunakan.

Penggunaan Sistem fail

Fail – Satu folder yang mengandungi maklumat tertentu.

Pengurusan Sistem Fail meliputi empat aktiviti utama:
1. Pengelasan
2. Penyusunan Dan Penyimpanan
3. Pergerakan
4. Mengindeks

Matlamat – “To provide the right information at the right time.”

Kelasifikasi maklumat – Penyusunan maklumat ke dalam kumpulan-kumpulan yang seakan-akan

sama maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan identitinya yang tersendiri.

Tujuan setiap sistem perfailan ialah pengolahan maklumat yang membolehkan seseorang yang
mempunyai persoalan tertentu tahu tempat untuk mencari jawapannya. Tuhuan ini dapat dicapai
apabila perkara yang dikendalikan dalam organisasi diolah dan disimpan secara logikal.

LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMANTAPKAN SISTEM FAIL DISEKOLAH

1.Pengelasan dan pendaftaran fail

Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian apabila membuka fail-fail baru ialah memberi nombor
rujukan fail. Sebagai contoh, TBA3103/04/02/001. Mengikut prosedur, kod organisasi diletakkan
dihadapan seperti contoh di atas TBA 3103 yang merupakan kod pendaftaran SK Maktab Perguruan
Kuala Terengganu. Selepas kod organisasi, ia dituruti pula oleh kod perkara utama iaitu 04 yang
mewakili perkara berkaitan dengan gerak kerja ko-kurikulum. Ini diikuti pula kod pecahan kepala atau
sub subjek 02 yang merujuk kepada kelab dan persatuan. Manakala 001 yang terdapat di akhir
nombor rujukan iaitu merupakan kod pecahan kecil yang terdapat di bawah sub subjek iaitu merujuk
kepada fail Kelab Bahasa Melayu. .

Tiap-tiap organisasi itu mempunyai cara berlainan dalam mengelaskan fail mereka mengikut
keperluan dan kehendak tersendiri. Secara umumnya, terdapat empat sistem pengelasan fail yang
utama iaitu sistem abjad, sistem nombor, sistem perkara dan sistem tempat atau kawasan. Bagi
sistem abjad, setiap fail yang dibuka diberi abjad-abjad tertentu yang mengikut huruf awal nama atau
tajuk fail seperti huruf K untuk kewangan. Menurut sistem nombor pula, fail-fail yang dibuka diberikan
nombor-nombor yang mewakili perkara-perkara tertentu dan ia disusun mengikut nombor tanpa
mengikut susunan perkara. 
Fail-fail yang dibuka mengikut perkara yang ditetapkan ialah menggunakan sistem perkara. Perkara-
perkara yang dicatatkan bergantung kepada urusan yang dijalankan oleh sesebuah organisasi.
Sebagai contoh, untuk merujuk perkara yang berkaitan dengan pesanan dan pembelian maka fail
yang perlu dicari ialah fail yang merujuk kepada perkara kewangan dan akaun. Bagi sistem tempat
dan kawasan biasanya fail-fail dikelaskan mengikut tempat dan kawasan. Setiap fail yang dibuka dan
akan dibuka haruslah diberi tajuk-tajuk yang bersesuaian, ringkas dan dapat membayangkan isi
kandungannya.

2. Penyelenggaraan fail.

Tiga perkara yang perlu dipastikan dalam penyelenggaraan fail iaitu sampul kecil, kertas minit dan
penutupan fail. Sampul kecil merupakan fail sementara dan tidak aktif yang digunakan apabila fail
asal tidak ditemui. Apabila fail asal telah ditemui fail sementara hendaklah ditutup dan dimasukkan ke
dalam fail asal. 

Kertas minit pula merupakan satu senarai surat yang masuk keluar dengan memberi nombor rujukan
yang biasanya diletakkan dihadapan di dalam fail Warna dakwat merah digunakan untuk surat yang
masuk manakala untuk surat keluar digunakan dakwat berwarna biru atau hitam. Sesuatu fail yang
mengandungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal hendaklah ditutup dan dicatatkan dengan
jilid I. Fail baru yang dibuka dijilidkan dengan jilid II disamping menggunakan nombor rujukan yang
sama. Bagi nombor siri surat dimulakan dengan nombor baru.

3.Pengedaran fail

Setiap pergerakan fail hendaklah direkodkan dan melalui bahagian pendaftaran fail atau pembantu
tadbir yang mengendalikan fail. Ia bertujuan supaya fail tersebut tidak hilang dan mudah didapati
apabila diperlukan. Biasanya ia mengandungi maklumat tarikh, nama pemohon atau penerima fail
dan butir pengedaran. Biasanya sistem doket yang merupakan borang am89 dan 89A digunakan
untuk tujuan pendaftaran pengedaran yang melibatkan jabatan-jabatan kerajaan yang berhubung
dengan orang ramai.

Bagi sistem pengedaran fail disekolah ada dua sistem yang dilihat bersesuaian diamalkan dipejabat
sekolah iiati sistem kad, sistem buku dan sistem komputer. Untuk penggunaan sistem kad, terdapat
tiga perkara penting yang dicatatkan iaitu nombor rujukan, tajuk dan tarikh fail itu dibuka. Sistem ini
merupakan sistem yang paling sesuai digunakan, mudah dilaksanakan dan mudah disimpan. Sistem
buku juga mudah digunakan dengan menyediakan satu buku yang mengandungi senarai fail
dihalaman depan buku dan beberapa ruang digaris yang mengandungi bilangan, nombor fail, tajuk,
nama pegawai, tarikh pinjaman, tarikh dikembalikan dan tandatangan.

4. Pemeliharaan dan keselamatan fail.

Fail-fail perlu dipelihara supaya kandungan di dalamnya tidak hilang, cicir, kebocoron maklumat atau
koyak. Sekiranya koyak hendaklah diperbaiki. Selain itu, fail-fail hendaklah dipastikan selamat
daripada hujan, banjir dan ancaman serangga. Untuk itu, pihak pengurusan perlu mengambil kira
alat-alat yang sesuai untuk penyimpanan fail yang mana ia tidak mudah rosak, tidak mudah terbakar
dan baik buatannya. Biasanya, fail-fail disimpan dalam kabinet yang diperbuat daripada logam.

Jenis-jenis fail yang sesuai digunakan untuk cabinet tersebut ialah jenis fail berlipat nipis dan
ditebukkan lubang ditepi sebelah kiri dan digunakan bersama tali fail.Ia sesuai Ini akan menjimatkan
kos dan memerlukan ruang yang paling minimum. Sekiranya ia disimpan di rak-rak terbuka seperti
rak-rak buku, kebiasaannya fail berkulit keras digunakan bagi memudahkan pencarian yang mana
nombor rujukan ditulis ditulang belakang fail.
Pihak pengurusan perlulah memlihara keselamatan kandungan fail, Fail-fail hendaklah dipastikan
peringkat keselamatan. Fail-fail keselamatan hendaklah diasingkan daripada fail-fail terbuka. Untuk
itu ia perlu disimpan dibilik sulit, terkawal, selamat dan berkunci. Hanya pegawai yang diberi kuasa
dan kebenaran sahaja dibenarkan untuk melihat fail-fail ini.

Sebagai rumusan, sistem fail yang baik dan berkesan boleh dilihat apabila sesuatu rekod atau
dokumen itu mudah diperolehi dengan segera apabila ia diperlukan. Selain menggunakan ruang dan
kos yang paling minimum, ia juga hendaklah mudah difahami, tidak mengelirukan dan mudah
dikendalikan walaupun oleh kakitangan yang baru. Selain itu, sifat sistem fail itu tidak rigid dan boleh
diubahsuai samada dengan tujuan membesarkan atau mengecilkan sistem fail tersebut mengikut
situasi, keperluan dan kehendak sesebuah organisasi.

Penting bagi sesebuah organisasi itu memastikan tahap keselamatan fail daripada segala bentuk
bencana alam, kebakaran, kekotoran dan usaha-usaha untuk mencerobohinya terutama fail-fail yang
tertakluk kepada Akta Rahsia Rasmi. Segalanya boleh dicapai dengan memastikan lima perkara tadi
iaitu pengelasan, pendaftaran dan penyelenggaraan, pengedaran, penyimpanan serta pemeliharaan
dan keselamatan fail diberi perhatian sebaiknya.