Articles-368800 Recurso 9

2 3
NO. AUDITORÍA Y/O FECHA EMISION DE

CODIGO SIG
EVALUACIÓN INFORME
100 2018-CA-04 22/06/2018
101 2018-CA-04 22/06/2018
103 2018-CA-04 22/06/2018
112 2018-CA-12 22/06/2018
124 2018-CA-10 22/06/2018

141 2016-AE DNDA 15/04/2016
142 2016-AE DNDA 15/04/2016
143 2016-14 06/01/2017
145 2018-AE-02 20/04/2018
146 2018-AE-02 20/04/2018

147 2018-AE-02 20/04/2018
148 2018-AE-02 20/04/2018
149 2018-AE-02 20/04/2018
150 2018-AE-02 20/04/2018
151 2018-AE-02 20/04/2018
155 2016-AE DNDA 15/04/2016

179 2017-08
186 2017-13 01/12/2017
241 2018-CA-10 22/06/2018

255 2018-G-11 08/11/2018
269 2018-AE-04 16/11/2018
274 2018-AE-04 16/11/2018

275 2018-AE-04 16/11/2018
276 2018-AE-04 16/11/2018
278 2018-AE-04 16/11/2018

280 2018-AE-04 16/11/2018
299 2018-AE-02 20/04/2018
304 2019-CAPSI-16 18/07/2019

306 2019-CAPSI-17 18/07/2019
308 2019-CAPSI-14 18/07/2019
310 2019-CAPSI-14 18/07/2019
311 2019-CAPSI-14 18/07/2019
320 2019-CAPSI-01 18/07/2019

322 2019-CAPSI-08 18/07/2019
325 2019-CAPSI-06 18/07/2019
335 2018-G-04 27/11/2018
646 2019-CAPSI-05 18/07/2019

647 2019-CAPSI-05 18/07/2019
648 2019-CAPSI-05 18/07/2019
649 2019-CAPSI-05 18/07/2019
650 2019-CAPSI-05 18/07/2019
651 2019-CAPSI-05 18/07/2019
652 2019-CAPSI-05 18/07/2019
653 2018-G-05 20/12/2018

654 2018-G-05 20/12/2018
655 2018-G-05 20/12/2018
656 2018-G-05 20/12/2018
657 2018-G-05 20/12/2018

658 2018-G-05 20/12/2018
659 2018-G-05 20/12/2018
660 2018-G-05 20/12/2018

673 2018-G-15 08/03/2019
674 2018-G-15 08/03/2019
676 2018-G-15 08/03/2019
677 2018-G-15 08/03/2019

678 2018-G-15 08/03/2019
679 2018-G-15 08/03/2019
CGR-CDSS- No. 023 VIG.

682 2014
683 CGR-CDSS-026 VIG. 2016
685 CGR-CDSS-055 VIG. 2016
688 CGR-CDSS-05 FOMAG 2017

694 CGR-CDSS-56 VIG. 2015
695 CGR-CDSS-048 VIG. 2017
709 2019-CAPSI-11 18/07/2019
712 2019-CAPSI-17 18/07/2019

713 2018-AE-08 14/02/2019
714 2018-AE-08 14/02/2019

718 2018-G-11 05/02/2019
727 2019-CAPSI-15 18/07/2019
728 2019-CAPSI-15 18/07/2019
729 2019-CAPSI-15 18/07/2019
730 2019-CAPSI-15 18/07/2019
731 2019-CAPSI-15 18/07/2019
732 2019-CAPSI-15 18/07/2019

733 2019-CAPSI-15 18/07/2019
736 2019-AE-01 8/14/2019
738 2019-AE-01 8/14/2019
739 2019-AE-01 8/14/2019

740 2019-AE-01 8/14/2019
741 2019-AE-01 8/14/2019

117-1 2018-CA-01 25/06/2018
117-2 2018-CA-01 25/06/2018
154-1 2018-AE-02 20/04/2018

154-2 2018-AE-02 20/04/2018
154-3 2018-AE-02 20/04/2018
250-2 2018-G-03 19/12/2018
250-3 2018-G-03 19/12/2018

258-4 2018-G-10 09/11/2018
262-2 2018-G-10 09/11/2018
267-2 2018-AE-04 16/11/2018

270-1 2018-AE-04 16/11/2018
270-2 2018-AE-04 16/11/2018
273-1 2018-AE-04 16/11/2018

273-2 2018-AE-04 16/11/2018
277-2 2018-AE-04 16/11/2018
305-1 2019-CAPSI-16 18/07/2019

305-2 2019-CAPSI-16 18/07/2019
305-3 2019-CAPSI-16 18/07/2019
307-1 2019-CAPSI-16 18/07/2019
307-2 2019-CAPSI-16 18/07/2019
316-1 2019-CAPSI-12 18/07/2019

316-2 2019-CAPSI-12 18/07/2019
316-3 2019-CAPSI-12 18/07/2019
317-1 2019-CAPSI-12 18/07/2019
317-2 2019-CAPSI-12 18/07/2019
318-3 2019-CAPSI-09 18/07/2019
319-1 AUTOEVALUACIÓN
319-2 AUTOEVALUACIÓN
323-1 2019-CAPSI-04 18/07/2019
323-2 2019-CAPSI-04 18/07/2019
324-1 2019-CAPSI-04 18/07/2019
324-2 2019-CAPSI-04 18/07/2019
324-3 2019-CAPSI-04 18/07/2019
330-1 2018-G-07 13/02/2019

332-1 CGR-CDSS-05 FOMAG 2017
333-1 2019-CAPSI-07 18/07/2019

333-2 2019-CAPSI-07 18/07/2019
334-1 2019-CAPSI-07 18/07/2019

334-2 2019-CAPSI-07 18/07/2019
672-1 CGR-CDSS-56 VIG. 2015
672-2 CGR-CDSS-56 VIG. 2015

680-1 CGR-CDSS-026 VIG. 2016
680-2 CGR-CDSS-026 VIG. 2016

681-1 CGR-CDSS-008
681-2 CGR-CDSS-008
681-3 CGR-CDSS-008
681-5 CGR-CDSS-008
681-6 CGR-CDSS-008
681-7 CGR-CDSS-008
684-1 CGR-CDSS-56 VIG. 2015
684-2 CGR-CDSS-56 VIG. 2015

686-1 CGR-CDSS-56 VIG. 2015
686-2 CGR-CDSS-56 VIG. 2015
687-1 CGR-CDSS-008
687-2 CGR-CDSS-008
689-1 CGR-CDSS-56 VIG. 2015
689-2 CGR-CDSS-56 VIG. 2015

690-1 CGR-CDSS-048 VIG. 2017
690-2 CGR-CDSS-048 VIG. 2017
691-1 CGR-CDSS-56 VIG. 2015
691-2 CGR-CDSS-56 VIG. 2015
692-1 CGR-CDSS-008
692-2 CGR-CDSS-008
692-3 CGR-CDSS-008
692-4 CGR-CDSS-008
692-5 CGR-CDSS-008
693-1 CGR-CDSS-048 VIG. 2017

693-2 CGR-CDSS-048 VIG. 2017
696-1 CGR-CDSS-026 VIG. 2016
696-2 CGR-CDSS-026 VIG. 2016
697-1 CGR-CDSS-008
697-2 CGR-CDSS-008
698-1 CGR-CDSS-008
698-2 CGR-CDSS-008
699-1 CGR-CDSS-048 VIG. 2017
699-2 CGR-CDSS-048 VIG. 2017
700-1 CGR-CDSS-026 VIG. 2016
700-2 CGR-CDSS-026 VIG. 2016
701-1 CGR-CDSS-008
701-2 CGR-CDSS-008
702-1 CGR- CDSS-066 7/12/2019
702-2 CGR- CDSS-066 7/12/2019
703-2 CGR- CDSS-066 7/12/2019
703-3 CGR- CDSS-066 7/12/2019
715-2 2018-AE-08 14/02/2019
716-1 2018-G-03 05/02/2019

716-2 2018-G-03 05/02/2019
716-3 2018-G-03 05/02/2019
716-4 2018-G-03 05/02/2019
716-5 2018-G-03 05/02/2019

717-4 2018-G-03 05/02/2019
717-6 2018-G-03 05/02/2019
719-1 2018-G-11 05/02/2019
719-2 2018-G-11 05/02/2019
719-3 2018-G-11 05/02/2019
719-4 2018-G-11 05/02/2019

721-2 2018-G-11 05/02/2019
721-4 2018-G-11 05/02/2019
725-1 2018-G-11 05/02/2019
726-1 2019-CAPSI-15 18/07/2019
726-2 2019-CAPSI-15 18/07/2019
735-1 2019-AE-01 8/14/2019

735-2 2019-AE-01 8/14/2019
737-1 2019-AE-01 8/14/2019
737-2 2019-AE-01 8/14/2019
737-3 2019-AE-01 8/14/2019

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CÓDIGO DEL
TIPO DE HALLAZGO PROCESO
HALLAZGO
Oportunidad de Mejora N.A. Gestión de servicios TIC
Oportunidad de Mejora N.A. Gestión de servicios TIC
Oportunidad de Mejora N.A. Gestión de Servicios TIC
Oportunidad de Mejora N.A. Servicio al Ciudadano
Oportunidad de Mejora N.A. Gestión Documental

Oportunidad de Mejora 3 Gestión de Servicios TIC
Observación OB01 Gestión de Servicios TIC
Gestión de Servicios TIC -

Oportunidad de Mejora OM-06
DNDA 2018

DNDA 2018
DNDA 2018

DNDA 2018

DNDA 2018

DNDA 2018

DNDA 2018

Oportunidad de Mejora OM002 Planeación
Diseño de Política e
Instrumentos (Dirección de
No Conformidad NC 002
Calidad para la Educación
Preescolar, Básica y Media)
Oportunidad de Mejora N.A. Gestión Documental

Implementación de Política
Hallazgo 2
(Primera Infancia)
Hallazgo HZ 02 Implementación de Política

Oportunidad de Mejora OM 07 Implementación de Política

Oportunidad de Mejora OM 10
(Subdirección de Acceso)

DNDA 2018
Gestión del Conocimiento e

Oportunidad de Mejora OM1
Innovación
No Conformidad 001 Gestión del Talento Humano
Gestión de Procesos y
Mejora
Mejora
Mejora
Oportunidad de Mejora OM1 Servicio al Ciudadano

No Conformidad NC 01 Gestión Jurídica
Oportunidad de Mejora OM 1 Contratación
Oportunidad de Mejora 05 Servicio al Ciudadano
Oportunidad de Mejora OM 02 Gestión de Servicios TIC

No Conformidad NC 01 Gestión de Servicios TIC


Hallazgo 01 Gestión de Servicios TIC

Oportunidad de Mejora 6 Gestión Jurídica

Hallazgo CGR HALLAZG13 Implementación de Política

Hallazgo CGR CGR026029 Gestión Jurídica
Observación CGR055-12 Implementación de Política
Hallazgo CGR CGR05-13 Gestión Financiera

Hallazgo CGR CGR 56-32 Gestión Jurídica
Oportunidad de Mejora OM1 Gestión de Alianzas
Oportunidad de Mejora 001 Gestión del Talento Humano

Evaluación y Asuntos
Hallazgo HZ1 Disciplinarios (Asuntos
Disciplinarios)
Oportunidad de Mejora OM1 Disciplinarios (Asuntos
Disciplinarios)
Oportunidad de Mejora OM 002 (Aseguramiento de la
Calidad)
Oportunidad de Mejora OM4 Disciplinarios (Oficina de
Control Interno)
Control Interno)
Control Interno)
Control Interno)
Disciplinarios)
Oportunidad de Mejora 0M3 Disciplinarios (Asuntos
Disciplinarios)
Disciplinarios)
Gestión de Servicios Tic -

Oportunidad de Mejora
DNDA 2019

DNDA 2019

DNDA 2019
DNDA 2019

Hallazgo
DNDA 2019
No Conformidad N.A.
Mejora
No Conformidad N.A.
Mejora

DNDA 2018
DNDA 2018

DNDA 2018
Instrumentos (Equipo de
Hallazgo 001
Atención Educativa a Grupos
Étnicos)
Instrumentos (Equipo de
Hallazgo 001
Atención Educativa a Grupos
Étnicos)
Hallazgo HZ001 Gestión Administrativa
Oportunidad de Mejora OM004 Gestión Administrativa



Innovación
Innovación

Innovación

Innovación

Innovación
Oportunidad de Mejora 1 Gestión Administrativa

No Conformidad 1 Gestión Administrativa
No Conformidad 1 Gestión Administrativa
Oportunidad de Mejora OM1 Gestión Financiera
Oportunidad de Mejora N.A. Implementación de Política
Oportunidad de Mejora N.A. Implementación de Política

Oportunidad de Mejora OM 01 Evaluación de Política
Oportunidad de Mejora 2 Contratación

Oportunidad de Mejora OM 01 Planeación

Oportunidad de Mejora OM 01 Planeación
No Conformidad NC 01 Planeación
No Conformidad NC 01 Planeación
Hallazgo CGR CGR 56-3 Gestión Financiera

Hallazgo CGR CGR026026 Gestión Financiera




Hallazgo CGR CGR008-02 Gestión Jurídica
Hallazgo CGR CGR008-02 Gestión Jurídica

Hallazgo CGR CGR-008-03 Gestión Financiera


Hallazgo CGR CGR 026001 Gestión Financiera
Hallazgo CGR CGR 026001 Gestión Financiera


Hallazgo CGR CGR066-02 Implementación de Política
Disciplinarios)
Hallazgo HZ 002
Instrumentos
Hallazgo HZ 002
Instrumentos
Hallazgo HZ 002
Instrumentos
Hallazgo HZ 002
Instrumentos
Hallazgo HZ 002
Instrumentos
Hallazgo HZ 003
Instrumentos
Hallazgo HZ 003
Instrumentos
Calidad)
Calidad)
Calidad)
Calidad)
Hallazgo HZ 008 (Aseguramiento de la
Calidad)
Calidad)
Calidad)
Control Interno)
Control Interno)

DNDA 2019
DNDA 2019

DNDA 2019

DNDA 2019

DNDA 2019
7
DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO
En el Proceso Gestión de Servicios TIC, se observó que el formato Project Charter del proyecto SAP Fase II, no está codifica
del proceso (ST-FT-08), así mismo se evidencia que dicho formato no tiene diligenciado el campo fecha de solicitud.
Se evidenció que el formato utilizado para el plan de gestión de la configuración no se encuentra codificado en listado maestr
Se evidenció que el indicador "Nivel de Uso de Sistemas de Información Internos de Apoyo a la Gestión", que mide el acceso
se redujo a los sistemas SGD, MESA AYUDA, COMISIONES, CONTROL ACCESO, LEY 21, NEON, PERNO; excluyendo lo
garantizar y controlar el uso efectivo de los sistemas de información a los servidores del MEN
Se observa el "Informe Evaluación de Satisfacción de Servicios 2017", publicado en la página web del Ministerio de Educació
mejoramiento y recomendaciones que surgen de la correspondiente medición. Al indagar por el seguimiento y trazabilidad de
evidencia de los correctivos implementados para cumplir con las necesidades y expectativas de los clientes identificados en e
incumplimiento del numeral 9.1.3 de la NTC ISO 9001:2015
En el proceso de Gestión Documental se verificó la armonización entre el rediseño del SIG y los Programas de Gestión Docu
establecidos por el ANG, sin embargo, se observa que aún no se encuentran totalmente articulados; lo que podría generar re
En la verificación de licencias de software del antivirus se observan 1200 pero en el cruce de inventarios que realizó el equipo
totalidad de equipos de cómputo de la entidad, esta situación quedó reflejada en el recorrido en las diferentes áreas del MEN
falta de instalación del programa antivirus.
Se evidencia la necesidad de mantener informados y actualizados a los servidores del Ministerio de Educación en los servicio
grupos pequeños de funcionarios en la forma correcta de generar un servicio, para que se incremente el nivel de usabilidad d
REPORTE DE NOVEDADES Situación encontrada: Respecto a las novedades de traslados, la Oficina de Tecnología y Siste
y envía por correo electrónico la novedad a la Subdirección de Gestión Administrativa (SGA). Sin embargo, se observa el incu
noviembre de 2013 del numeral 4 responsabilidades; 4.5 Oficina de Tecnología y Sistemas de Información “Informar a la Sub
diarias que se presentan con relación a los bienes de cómputo y sus responsables”, dado que se evidenció que la OTSI no ha
Control de Licencias Instaladas

El Contrato 1384 de 2017 para la licencia ACROBAT PRO DC tiene contemplado lo siguiente:
“11 licencias para usuarios de la Unidad de Atención al Ciudadano y Aseguramiento de la Calidad de Educación Superior “
Al realizar la revisión se encontró que 2 licencias están en otras dependencias, una se encuentra en la Subdirección de Gesti
Sistemas de Información

SEGUIMIENTO A NOVEDADES DE LICENCIAMIENTO

En la revisión de licencia ACROBAT PRO DC se pudo evidenciar que la servidora pública Nataly Pinzon Castillo tiene instala
311984 y 317807
Adicionalmente se observó que la funcionaria Claudia Andrea Roberto Shilito ya no labora en el MEN, en su lugar esta Gina X
<gdiaz@mineducacion.gov.co> y hasta el 06/03/2018 se formalizó la entrega de la licencia

311984 y 317807

311984 y 317807
CRONOGRAMA DE LA IMPLEMENTAC{ON DE DATOS ABIERTOS
En el cronograma de implementación de Gestión de Data que consiste en la preparación de archivos 2010 -2014, se presenta
configuración Datasync, Pruebas Datasync, Cargue archivos 2010 - 2014 por Datasyncy
DISEÑO DE INSTRUMENTOS CONVALIDACIONES EPBM

No están actualizados los lineamientos técnicos, instrumentos o guías que permitan profundizar en el proceso técnico de las
no se ha determinado las etapas y controles del proceso generando un incumpliendo el requisito de diseño y desarrollo.
En el proceso de Gestión Documental no se observa una metodología o procedimiento frente a la conservación de los archivo
ocasionar pérdida de la información que se encuentra en dichos medios.
Proceso de Contratación
En la revisión realizada a las carpetas de los Convenios y /o Contratos 849 de 2018, 812 de 2018, 838 de 2018, 825 de 2018
Dirección de Primera Infancia, se identificó que no se encuentra la documentación completa de la ejecución contractual, por e
exógena, informes de ejecución financiera, entre otros.
No se está dando cumplimiento al PROCEDIMIENTO - SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA DEL CONTRATO O CONVEN
Disposiciones Generales donde se indica: “Toda la documentación que se produzca con ocasión de la ejecución del contrato
y ser publicada en los sistemas de información que soportan la gestión contractual del Ministerio.”
El proceso de gestión documental ejecutado por el FFIE y PAFFIE no cumple con los requisitos de la función archivística de l
por la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos"
Con base en la revisión de las programaciones para la FASE I, se encontró que el 79% de los proyectos de la muestra selecc
de plazos respecto de la programación inicial de esta FASE, especialmente ocasionadas por ajustes de diseños y demoras e
particularmente extenso en FASE I es el proyecto para la IE BENJAMÍN HERRERA en MEDELLÍN a cargo del contratista GE
obra en FASE I el 27 de abril de 2016 y se firmó acta de recibo de diseños el 14 de octubre de 2016, luego de 2 suspensione
interventoría CONSORCIO A&C MYC MEN y supervisión del FFIE, se llevó a cabo el trámite de la licencia de construcción, la
2017 por incumplimientos graves en requerimientos arquitectónicos por parte del Municipio de Medellín, lo anterior ocasionó
se radicó nuevamente en curaduría el 2 de mayo de 2018, con lo cual se espera contar con la licencia de construcción para a
firmado el acuerdo de obra.
En lo relacionado con FASE II, el 31% de la muestra seleccionada, presenta atrasos en la programación con respecto a las fe
teniendo como factores determinantes los siguientes por región y contratista: CARIBE - CONSORCIO DESARROLLO ESCO
pésimo estado de las vías y difícil consecución de mano de obra en los proyectos de Manaure - Guajira. Se presenta avance
CONSORCIO ESCUELAS FFIE: No presenta atrasos en los proyectos de Barranquilla y Santa Martha . BOGOTÁ, LLANOS
Retrasos en las entregas de los hitos y fechas finales de entrega a la ETC por deficiencias en materiales y reprocesos de act
aplicación de ANS por incumplimiento. CONSTRUCTORA COLPATRIA: No presenta atrasos en los proyectos de Bogotá y C
Atrasos en el inicio de los proyectos por demoras en FASE I en los proyectos de TUTA y TUNJA y atraso en la ejecución de F
flujo de materiales, igualmente atraso en IE NACIONALIZADO DE SAMACÁ por modificaciones en diseño de la cimentación.
demoras en FASE I en Bucaramanga GRAMA OTTACC : No presenta atraso en los proyectos de Sáchica, Bucaramanga y G
INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA 2016 : Atraso en la entrega de la IE FORTALECILLAS - NEIVA terminado desde 28-oct-2
Atraso en la entrega de IE PROMOCIÓN SOCIAL - NEIVA terminado en 20 abr-2018 por modificaciones en la licencia de con
incendio por parte de la curaduría. Reparaciones post entrega en IE MAJO - Garzón Huila en equipo de bombeo, humedades
EJE CAFETERO, ANTIOQUIA Y PACÍFICO: CONSORCIO MOTA ENGIL : Atrasos en ejecución de los proyectos de Quibdó
materiales, orden público y falta de mano de obra calificada. Avance satisfactorio en los proyectos de Girardota, Rionegro y E
inicio de fase II en IE BENJAMíN HERRERA por reproceso de diseños y atrasos en los proyectos de POPAYÁN por flujo de m
fechas de entrega final de los proyectos de Tuluá, Cali y Pasto.
Lo anterior implica el incremento de riesgos como: incumplimiento de metas de Aulas Construidas en el tiempo establecido, C
Del análisis de los costos indirectos, entendidos como los gastos derivados de alquiler de bienes inmuebles, salarios de los e
del FFIE, viáticos, alquiler de vehículos y otros gastos operacionales, se estableció que corresponden a un 2,9% del presupue
seleccionada; lo anterior implica que de continuar ésta tendencia y considerando una inversión total por parte del MEN de $2
aproximado de $78.000 millones al finalizar la ejecución de los proyectos a cargo del FFIE y dado que en el momento de esta
seleccionada se encuentran en FASE II, el 28% en FASE I y 9% en planeación y legalización, esta condición requiere amplia
interventoría, ya que de acuerdo a lo observado en las visitas de campo, dichos profesionales se encuentran sobrecargados p
pueden incrementar los costos indirectos hasta un porcentaje que puede superar el 4%, del total de la inversión del MEN
Con base en la información recopilada en campo con los supervisores del FFIE, interventoría, constructores y representantes
proyectos se encuentran en riesgo de no contar con la dotación mínima (tableros, pupitres, equipos de cocina) para iniciar la
entregada la infraestructura a la respectiva ETC, dado que estas entidades no cuentan con el presupuesto para llevar a cabo
procesos de contratación
Para ésta auditoria es claro que la responsabilidad de la adquisición de la dotación de los proyectos obedece a las ETC, y po
solicita apoyo por parte de los supervisores del FFIE.
Por lo anterior NO es posible retirar del informe de auditoría esta oportunidad de mejora, ya que está dirigida a los demás act
relacionado con el deterioro prematuro de la infraestructura por la falta de la dotación y desuso de la misma.
En la revisión del Contrato 1216 de 2015 cuyo objeto era: "Aunar esfuerzos entre el Ministerio de Educación y la Cámara de C
capacitar y prestar soporte al sistema de inventario de infraestructura escolar del Ministerio"; se evidenció que no se realizaro
durante el año 2017 y para el 2018 no se tienen previstas, quienes según la Resolución 10281 del 25 de Mayo de 2016, "Por
cofinanciación y ejecución de las obras de infraestructura educativa en el marco del Plan Nacional de Infraestructura Educativ
responsabilidades de las Entidades Territoriales Certificadas, y una de ellas es: " 7. Mantener actualizado el Censo de Infraes
Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura Educativa - SICIED - o su equivalente, con el fin de contar con información
educativa en cada municipio, y como soporte y ayuda en el proceso de priorización de las obras de infraestructura que debe
correcto funcionamiento del CIER se requiere que las ETC se encuentren en capacidad de adoptar el manejo de la herramie
los proyectos que hacen parte del Plan Nacional de Infraestructura Educativa, lo anterior de acuerdo a Política de Gobierno D
Apropiación: "Desarrollar competencias para el uso y aprovechamiento de las TI que vinculan a usuarios internos y externos
de TI."
Equipos sin Antivirus

De los 69 equipos revisados se encontraron 7 equipos, en unos casos, sin la instalación de antivirus, y en otros no se encuen
314470, 315239, 321353, 311888, 319619, 316970 y 319402
No se han formulado riesgos externos, específicamente en lo que tienen que ver con el sector, que podrían afectar la prestac
Innovación con usos de TIC en la comunidad educativa.
Al realizar la verificación de la documentación publicada en el SIG, se pudo evidenciar que no se tienen incluidas las actividad
PESV. Incumpliendo con el Numeral 4.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS. “4.4.1 La organizac
mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo
Al revisar la documentación oficializada en el SIG se evidenciaron las siguientes novedades:
En el PM-PR-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG no relaciona el formato “SOLICITUD DE AC

FT-05 Versión: 04.
En el PM-PR-02 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO no relaciona el formato “FORMULACIO
09 Versión: 03.
Así mismo, se presentan guías, manuales, mediciones de controles a normas ISO 27001 y 27002 e Instructivos, que no se re
documentos oficializados del SIG.
Lo anterior genera dificultad en el uso y disponibilidad de los documentos en el momento de verificar la trazabilidad de las act
En el aplicativo SIG se presentan las siguientes novedades:
• En el Sistema de Gestión Ambiental, se observó que, en el ambiente de producción se presenta en los requisitos legales
erróneas que no corresponden al formato normativo.
• Al revisar la información de la Matriz Programas del Sistema de Gestión Ambiental, no se encuentra ningún registro del s
• Al ingresar al Modulo Administración de Riesgos no presenta información de la identificación, monitoreo y planes de man
• Adicionalmente, en la verificación in-situ se revisaron unos indicadores que se crearon para la vigencia 2019 y que se es
está tomando la opción “Estado del Proceso” de “activo” e “inactivo” en el reporte de Indicadores.
Se evidenció que está pendiente de formulación el plan de mejoramiento de algunas auditorias de gestión y especiales realiz
Diseño de Políticas (Subdirección de aseguramiento de Calidad para la Educación Superior)

Implementación de Política (Subdirección de aseguramiento de Calidad para la Educación Superior)
Contratación
Gestión Jurídica
Consejo Nacional de Acreditación
Resolver Asuntos Disciplinarios
Se encuentra pendiente de finalizar la revisión y actualización de los formatos que conforman los procedimientos del proceso
Se encuentra pendiente la actualización y formalización de los procedimientos que corresponden a Defensa Judicial, Proyect
Jurisdicción Coactiva.
Igualmente, se encuentra pendiente de finalizar la revisión y actualización de los formatos que conforman los procedimientos
Se realizan reuniones periódicas para verificar el cumplimiento de cada procedimiento del proceso de Gestión contractual, sin
Procedimiento para la medición de la satisfacción del ciudadano y partes interesadas en la Unidad de Atención al Ciudadano
De acuerdo con el procedimiento “Medición de la satisfacción del ciudadano y partes interesadas en la Unidad de Atención al
elaborar el informe del Buzón de Sugerencias, estableciendo la razonabilidad y viabilidad de implementar mejoras. Al realizar
encuentra que no se están realizando, la UAC manifiesta que se está incluyendo en los informes de PQRS, sin embargo, al re
informe los datos correspondientes al buzón de sugerencias.
En el desarrollo de la auditoria se evidenció que un considerable número de funcionarios y contratistas desconocen la importa
las Políticas de Seguridad de la Información establecidas por la Entidad.
En los procedimientos de Gestión de solicitudes (ST-PR-05), Gestión de Cambios (ST-PR-12) y Gestión de Incidentes (ST-PR
evidencia: “modulo y aplicativo CA”, no obstante, no se establece la información documentada que el proceso determina com
actividades.
Para el seguimiento de la matriz de riesgos con corte a abril de 2019, se evidenció que la OTSI realizó el seguimiento a los rie
reportó el monitoreo al plan de manejo. Lo anterior evidencia debilidades en el seguimiento a las actividades formuladas, lo q
del proceso.
Se observa que los siguientes documentos:

- Manual de Políticas Seguridad de la Información PM-MA-03,
- Manual - Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información e Informática PM-MA-02,
-Formato - Roles y Responsabilidades en Seguridad de la Información PM-FT-15,
-Formato - Ingreso y Salida al Centro de Datos y Centros de Cableado PM-FT-16 Están en el proceso de “Gestión de Proceso
responsable es el Proceso de “Gestión de Servicios TIC”, por lo tanto, los documentos mencionados, deben ser migrados y c
El numeral 1.3.13 Política de Escritorio Despejado y Pantalla Despejada indica: “Todo el personal del Ministerio debe bloquea
estén haciendo uso de ellos o que por cualquier motivo deban dejar su puesto de trabajo.” Sin embargo, en el recorrido efect
MEN, se evidenció que tanto funcionarios como terceros no están cumpliendo dicho numeral.
Para el riesgo Indisponibilidad de los Servicios de TI, se observó que el control Solicitud de soporte con fabricantes no fue efi
vigencia 2019 los recursos fueron bloqueados, los cuales eran requeridos para la suscripción de los contratos con fabricantes
De acuerdo al numeral 1.3.12 Política Seguridad Física y del Entorno indica “Cuando los equipos portátiles se encuentren de
dentro o fuera de las instalaciones del Ministerio.”
En el recorrido efectuado por el equipo auditor en las instalaciones del MEN sede CAN, se observó que los equipos portátiles
incumpliendo lo establecido en el Manual.
El Manual de política de seguridad informática, define y establece los lineamientos para garantizar la calidad, confiabilidad, in
sin embargo, no incluyó la administración y los controles de seguridad de la creación y acceso a las carpetas compartidas qu
La disponibilidad de las aplicaciones se realiza por URL, sin embargo, no es posible monitorear por cada aplicación, el compo
mejora de manera focalizada.
Mediante la Circular 47 del 19 de septiembre de 2017, se comunica la Política de Servicios de la Oficina de Tecnología y Sist
desactualizada en razón a que la documentación del proceso y el Manual de Políticas de Servicios TIC fueron actualizados e
lineamientos dados en el Manual de Política de Servicios Tic (2016).
La OTSI realiza reuniones de seguimiento mensualmente con el fin de verificar la disponibilidad de los servicios de TI y las so
diferentes canales, sin embargo, esta actividad no se encuentra documentada en los procedimientos correspondientes.
El Manual de Seguridad Informática presenta las siguientes situaciones:
a) El numeral 4.3.1.5 “Uso y creación de Contraseñas de usuarios de Sistemas de Información”, “La administración de usua
estar alineada a la Guía de Gestión de Usuarios que tiene por objetivo la creación, actualización e inactivación de usuarios en
el Sistema Integrado de Gestión no se encuentra publicada la guía mencionada, ocasionando que las actividades relacionada
realicen conforme a los requisitos.
b) El numeral 4.3.1.6 “Alta y baja de contraseñas de usuarios de Correo, Bases de Datos, Sistemas de Información y Redes
contraseñas es responsabilidad de cada usuario de correo, Bases de Datos, Sistemas de Información, redes y deben estar al
contraseñas seguras.” al verificar el Sistema Integrado de Gestión no se encuentra publicada dicha política.
En el reporte obtenido de la herramienta CA Service Desk Manager se observa que no se han cerrado solicitudes de la vigen
incumpliendo los tiempos de solución establecidos en el catálogo de servicios.
En la revisión de los expedientes de los contratos, a cargo de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información, se identific
Los Contratos 751, 754, 758, y 985 de 2018 no tienen la documentación que se generó en la ejecución, como lo indica el man
de supervisión y/o interventoría del Contrato o convenio en las Disposiciones Generales ítem 5, donde indica que: “Toda la do
ejecución del contrato/convenio, deben reposar en el respectivo expediente y ser publicada en los sistemas de información qu
En la verificación del Directorio Activo, el 20 de septiembre de 2018, se estableció que permanecen algunos usuarios que ya
con el usuario OPantoja, funcionaria retirada desde el 15 de agosto de 2018, de acuerdo con lo indicado por la Subdirección
de acceso no autorizado y pérdida de confidencialidad de la información
En los expedientes de cobro coactivo no se encuentra la constancia de recibo de la resolución de liquidación, objeto del proce
verificación de la oportunidad en el trámite procesal
Verificada la matriz de procesos de cobro coactivo adelantados por la Oficina Asesora Jurídica se evidencia un total de 96 pro
coactivo, de los cuales 52 se encuentran en riesgo de prescripción.
Se observó dentro del Proceso de Cobro Coactivo, debilidad en la foliación de cada uno de los expedientes de acuerdo con la
El proceso de Gestión Jurídica maneja la información de embargos judiciales en forma manual mediante archivos de Excel, p
acceso a través de carpetas compartidas a los usuarios, ya sea de la misma área o a otras dependencias del MEN. Sin emba
permita mantener la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información.
En el procedimiento de “Formulación implementación y seguimiento a los tramites ante el Comité de Conciliación y Defensa J
auditado la Oficina Asesora Jurídica adelantó el trámite de 18.930 solicitudes de Conciliación, incluidas las de FOMAG, y de e
a que la FIDUPREVISORA no entregó los expedientes a tiempo para la elaboración de las fichas de los casos de conciliación
No se encuentra unidad en el criterio a partir del cual se establece la cuantía de embargo, en el trámite de medidas cautelare
Los rendimientos financieros generados en el marco del Convenio 134 de 2009 suscrito con el ICETEX, de los meses de ene
Dirección del Tesoro Nacional tardíamente, es decir el 7 de julio de 2014.
Diferencia Monto de Procesos Provisionados
Los estados contables registran en la cuenta 2710 Provisión para Contingencias un monto de provisión para procesos por: $1
subestimación por $4.145.474.848 de la cuenta contable (2710) y sobreestimación de la contrapartida cuenta 3110 Resultado
de las provisiones por $149.908.074, así como subestimación de la contrapartida cuenta 3110 Resultado del Ejercicio, ademá
contrario a lo establecido en la misma circular así: Si la probabilidad de pérdida se califica como MEDIA (entre el 25% y el 50
pretensiones ajustado como cuenta de orden.
Observación No. 12. Sistema de Seguimiento MEN a la ejecución del PAE.
La información proporcionada por los actores del Programa frente a un tema específico como es inejecuciones 2016, es disím
Seguimiento del MEN, para este caso, no coinciden con la realidad presentada por las ETC, por lo que se evidencia que exis
estos dos actores fundamentales para el Programa PAE.
Estas debilidades llevan a que la calidad y confiabilidad de la información del programa PAE, resultado de su sistema de seg
a la realidad. Por lo que se genera un riesgo para la toma de decisiones a partir de la información reportada por los diferentes
información pública sobre el Programa sea objeto de comparación, actualización y validación, lo que se refuerza con las resp
DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTAL DEL INGRESO
El FNPSM obtuvo ingresos para la vigencia 2017 a través de giros que recibió de la Nación, no obstante lo anterior, en la ejec
comparada con las transferencias de la nación resultan diferencias en los meses de septiembre y diciembre.
Entonces se presenta una diferencia entre lo que transfirió el Ministerio y el informe de ejecución de ingresos.
El valor de los aportes de la Nación con destino a financiar al FOMAG en algunos meses difiere de las cifras de ejecución del
Gastos Extraprocesales Reembolsables Ejecutados en el Contrato 1425/2015: se presentan dentro de la facturas de cobro de
a la celebración del contrato 1425, el cual se suscribio el 27 de noviembre del 2015 por 6,9 millones.
Gestión de Fiscalización en el Recaudo Estampilla Pro Universidad Nacional
Se observó que los formatos GA-FT-01 "Formato Documentación de Gestión de Alianzas", GA-PT-01 "Protocolo de Relacion
instrumentos de Cooperación Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales", no están referenciados en los procedimient
Al revisar los procedimientos de Gestión de Talento Humano en el SIG, se evidenció que no se tenían referenciados los form
relacionados con los documentos oficializados del SIG, como por ejemplo:
 TH-PR-01 Selección Talento Humano: En el procedimiento se relaciona el formato TH-FT-02 Plan Anual de Empleos Va
oficializados no aparece relacionado.
Lo anterior podría incumplir el numeral
7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe
a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad
El área de Control Interno Disciplinario cuenta solo con dos funcionarios de planta, para surtir el trámite procesal que le corre
del cumplimiento de lo establecido en la Ley 734 de 2002, Artículo 76, Parágrafo 2.
Incumplimiento de los términos establecidos por la Ley 734 de 2002, respecto de la Apertura y Cierre de la Investigación Disc
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y AUTOEVALUACIÓN
Se organizan reuniones para el seguimiento de las diferentes actividades que realiza la Subdirección con su equipo de trabaj
actas de reunión con los puntos tratados, conclusiones y tareas a realizar.
De acuerdo con lo establecido en la caracterización del proceso, no se evidencian soportes objetivos de la actividad de la fas
de Auditorías", lo cual no permite identificar de manera sistemática posibles retrasos en las diferentes etapas de cada auditor
del numeral 4.4.1 Literal C de la norma ISO 9001 versión 2015
De acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Auditorías Internas en la actividad: CONSOLIDAR LOS RESULTADOS
informe realizado en el marco de las últimas Revisiones por la Dirección de junio y noviembre de 2018, el componente de Re
eficiencia y efectividad en la implementación, desarrollo y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, dado que se pre
las auditorías y número de hallazgos por proceso. Lo anterior genera un potencial incumplimiento del numeral 4.4.1 Literal C
De acuerdo con lo establecido en la caracterización del proceso, no se evidencia el establecimiento de los lineamientos para
de las actividades de la fase de Planeación del proceso. Lo anterior genera un potencial incumplimiento del numeral 4.4.1 Lite
De acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Auditorías Internas, en lo que respecta a la disposición general: "Elabo
los procesos vigentes y las prioridades definidas de acuerdo con los criterios de priorización, sugeridos por el DAFP en la Gu
evidencia que, pese a que se realiza el ejercicio de priorización a través de un instrumento de Excel, los resultados de la aplic
para asignar el orden cronológico de la ejecución de las auditorias en razón a que por lineamiento interno de la OCI se audita
lineamiento no se encuentra documentado en el proceso. Lo anterior genera un potencial incumplimiento del numeral 4.4.1 L
De acuerdo con lo establecido en la caracterización del Proceso, no se evidencian indicadores de gestión en el SIG. Lo anter
4.4.1 Literal C de la norma ISO 9001 versión 2015
Se evidencia la realización de informes sobre la gestión de los asuntos disciplinarios del MEN, lo cual no se refleja actualmen
adicionalmente, se evidencia la relación del correo electrónico asuntosdisciplinarios@mineducacion.gov.co en todos los form
vigentes en el SIG, y dicho correo electrónico no está en funcionamiento. Lo anterior genera un potencial incumplimiento del n
versión 2015
De acuerdo con la información suministrada por los auditados, pese a que manifiestan haber participado en la identificación fo
vigencia 2018, los colaboradores del equipo de asuntos disciplinarios no conocen el inventario final de los activos de informac
incumplimiento del Manual de Políticas Seguridad de la Información del MEN.
No se observó inventario de software y licencias libres tal como lo establece la Resolución 17260 de 2013 numeral 3.1.2. Bien
archivo, custodia, administración y control, de los originales de las licencias de software que correspondan a novedades tecno
al Ministerio de Educación Nacional, estará a cargo de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información”
En el proceso de Gestión Documental se observan mecanismos de almacenamiento como NAS, INTRANET, FILE SERVER,
como archivo y repositorio de documentación digital y electrónica, sin embargo, estos no se encuentran parametrizados para
de información que se encuentra en medio magnético o medio electrónico.
En los recorridos realizados a las instalaciones de la Entidad, se observó que a la fecha de la auditoría no se ha realizado el i
lo determina el procedimiento AD-PR-04 “PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE RECURSOS FISICOS.
En el recorrido en sitio realizado no se observó la asignación formal de equipos de cómputo para los funcionarios del Program
establecido en el procedimiento AD-PR-04 “PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE RECURSOS FISICOS
Se evidenciaron conciliaciones realizadas entre la OTSI y la SGA para los meses de mayo, septiembre, noviembre y diciembr
procedimiento AD-PR-04, que especifica: “Se realizará una conciliación mensual de activos entre la OTSI y la SGA, para esto
cómputo, los diez primeros días hábiles del mes siguiente para revisión por parte de la OTSI; posteriormente, el último miérco
realizar la conciliación de equipos de cómputo”
Se evidencia mejora en la formulación, medición, análisis y toma de acciones con indicadores establecidos en el SIG. Sin em
presentan debilidades en la gestión de los indicadores al encontrarse:
Programa "Ser Pilo Paga": Los análisis cualitativos no muestran alineación con los datos cuantitativos, los resultados no perm
La medición refleja las actividades que se desarrollan como se identificó en el Indicador de Tasa de Deserción. Por lo anterio
manera que permitan tomar decisiones y agregar valor a las actividades del proceso.
En el Proceso "Gestión de Alianzas", se observó que el indicador denominado "Porcentaje de Programas Impactados", no es
definida por el proceso, lo que podría ocasionar análisis erróneos de los datos.
En el proceso "Gestión de Procesos y Mejora" se observó que la medición de los Objetivos SIG, aunque es trimestral no cuen
en proceso de alineación con la planeación institucional.
Se observó que el indicador "Solución de incidentes de servicios TIC" no cumplió la meta para los meses de enero y febrero d
de control de la OTSI no se tienen las acciones propuestas, responsable y fecha máxima de cumplimiento.
Se evidenció que el indicador "Nivel de uso de sistemas de información internos de apoyo a la gestión", que mide el acceso,
redujo a los sistemas SGD, MESA AYUDA, COMISIONES, CONTROL ACCESO, LEY 21, NEON, PERNO; excluyendo los d
garantizar y controlar el uso efectivo de los sistemas de información a los servidores del MEN.
Se revisó el reporte de indicadores del año 2017 para "Gestión del Talento Humano": 1. Oportunidad en la atención de trámit
que participan en actividades de los programas de fortalecimiento de la calidad de vida laboral, 3. Nivel de cobertura actividad
desempeño de los servidores de carrera administrativa. Se observa que los resultados de la medición estuvieron por encima
el contexto de cada uno, situación que podría dificultar la comprensión del comportamiento de dichos indicadores.
Se evidencia mejora en la formulación, medición, análisis y toma de acciones con indicadores establecidos en el SIG. Sin em
presentan debilidades en la gestión de los indicadores al encontrarse:
Programa "Ser Pilo Paga": Los análisis cualitativos no muestran alineación con los datos cuantitativos, los resultados no perm
La medición refleja las actividades que se desarrollan como se identificó en el Indicador de Tasa de Deserción. Por lo anterio
manera que permitan tomar decisiones y agregar valor a las actividades del proceso.
En el Proceso "Gestión de Alianzas", se observó que el indicador denominado "Porcentaje de Programas Impactados", no es
definida por el proceso, lo que podría ocasionar análisis erróneos de los datos.
En el proceso "Gestión de Procesos y Mejora" se observó que la medición de los Objetivos SIG, aunque es trimestral no cuen
en proceso de alineación con la planeación institucional.
Se observó que el indicador "Solución de incidentes de servicios TIC" no cumplió la meta para los meses de enero y febrero d
de control de la OTSI no se tienen las acciones propuestas, responsable y fecha máxima de cumplimiento.
Se evidenció que el indicador "Nivel de uso de sistemas de información internos de apoyo a la gestión", que mide el acceso,
redujo a los sistemas SGD, MESA AYUDA, COMISIONES, CONTROL ACCESO, LEY 21, NEON, PERNO; excluyendo los d
garantizar y controlar el uso efectivo de los sistemas de información a los servidores del MEN.
Se revisó el reporte de indicadores del año 2017 para "Gestión del Talento Humano": 1. Oportunidad en la atención de trámit
que participan en actividades de los programas de fortalecimiento de la calidad de vida laboral, 3. Nivel de cobertura actividad
desempeño de los servidores de carrera administrativa. Se observa que los resultados de la medición estuvieron por encima
el contexto de cada uno, situación que podría dificultar la comprensión del comportamiento de dichos indicadores.
Software y/o archivos personales no permitidos

En la muestra tomada de 69 equipos se encontraron 66.019 registros, de los cuales 38.643 archivos corresponden a música
instalación de software diferente al permitido por el MEN

No se ha socializado al equipo de Atención Educativa a Grupos Étnicos (EPBM) el mapa de riesgos de los procesos de Diseñ
En la revisión realizada por esta auditoria no se evidenció el monitoreo a los controles del mapa de riesgos de los procesos d
de los grupos étnicos, tanto en VEPBM como ES.
Dentro de la estructura organizacional del MEN no se encuentra definida la línea de autoridad – responsabilidad del grupo de
riesgo en materia de la formulación, ejecución y evaluación de sus políticas, planes y programas.
Se pueden presentar situaciones o riesgos jurídicos como desacatos por incumplimiento a la Sentencia C-666 del 30 de novie
PROFESIONALIZACION DOCENTE” -Omisión legislativa relativa por cuanto no establece un régimen especial para docente
de autonomía para tener su propio sistema, acorde con la preservación de su identidad étnica y cultural / ESTATUTO DE PR
estabilidad laboral de docentes de comunidades negras.” El plazo de vencimiento para la presentación del proyecto de decre
Edicto realizado el 16 de diciembre de 2016.
No se ha socializado al equipo de Atención Educativa a Grupos Étnicos (EPBM) el mapa de riesgos de los procesos de Diseñ
En la revisión realizada por esta auditoria no se evidenció el monitoreo a los controles del mapa de riesgos de los procesos d
de los grupos étnicos, tanto en VEPBM como ES.
Dentro de la estructura organizacional del MEN no se encuentra definida la línea de autoridad – responsabilidad del grupo de
riesgo en materia de la formulación, ejecución y evaluación de sus políticas, planes y programas.
Se pueden presentar situaciones o riesgos jurídicos como desacatos por incumplimiento a la Sentencia C-666 del 30 de novie
PROFESIONALIZACION DOCENTE” -Omisión legislativa relativa por cuanto no establece un régimen especial para docente
de autonomía para tener su propio sistema, acorde con la preservación de su identidad étnica y cultural / ESTATUTO DE PR
estabilidad laboral de docentes de comunidades negras.” El plazo de vencimiento para la presentación del proyecto de decre
Edicto realizado el 16 de diciembre de 2016.
En las bodegas asignadas a la Oficina Asesora de Comunicaciones para las donaciones, se evidenció material documental d
Cayetano. Además, no se cuenta con las condiciones administrativas y operativas para la administración de las bodegas de a
elementos que ingresan y salen de las bodegas.
En la Subdirección de Gestión Administrativa, no se ha socializado el formato unificado para la solicitud mensual de comision
problemas a la hora de consolidar la información.
Se observó que los contratistas GERMAN MORA INSUASTY (UNION TEMPORAL 2016) y MOTA ENGIL actualmente adela
desarrolladas por el FFIE generando una importante concentración de obras a su cargo lo que puede significar riesgos y/o d
los proyectos avanzan de manera simultánea requiriendo solidez y liquidez financiera suficiente por parte de los contratistas.
La Retención de Garantía del 10% aplicado a los contratistas en los Acuerdos de Obra, no se especifica en los manuales fina
retenidos por ANS y sus rendimientos financieros.
La Retención de Garantía del 10% aplicado a los contratistas en los Acuerdos de Obra, no se especifica en los manuales fina
retenidos por ANS y sus rendimientos financieros.
El análisis de la duración total del proyecto (DTP) entendido como la suma de los periodos de VIABILIZACIÓN (postulación d
Comités Técnico y Financiero FFIE), FASE I (diseños y trámites de licencia) y FASE II (construcción y entrega de la infraestru
muestra seleccionada de 49,2 meses equivalente a 4,1 años , distribuidos así: VIABILIZACIÓN 19,8 meses equivalente al 40
equivalente a 27,8% del DTP (1,14 años) y FASE II 15,7 meses equivalente a 31,9% del DTP (1,3 años).
Se concluye que los periodos de viabilización y fase I, suman el 68% de DTP, lo que se ve reflejado en la dilatada duración p
seleccionada (4,1 años), ocasionada por los reprocesos en los trámites de las licencias y diseños.
El análisis de la duración total del proyecto (DTP) entendido como la suma de los periodos de VIABILIZACIÓN (postulación d
Comités Técnico y Financiero FFIE), FASE I (diseños y trámites de licencia) y FASE II (construcción y entrega de la infraestru
muestra seleccionada de 49,2 meses equivalente a 4,1 años , distribuidos así: VIABILIZACIÓN 19,8 meses equivalente al 40
equivalente a 27,8% del DTP (1,14 años) y FASE II 15,7 meses equivalente a 31,9% del DTP (1,3 años).
Se concluye que los periodos de viabilización y fase I, suman el 68% de DTP, lo que se ve reflejado en la dilatada duración p
seleccionada (4,1 años), ocasionada por los reprocesos en los trámites de las licencias y diseños.
En 34% de proyectos de la muestra seleccionada se evidenciaron deficiencias en el diseño de las cocinas relacionadas con lo
cruzada, falta de cielo rasos, medias cañas, áreas de lavado para utensilios de tamaño industrial y ubicación de las estacione
La intranet fue rediseñada en su imagen y en la Home, esta plataforma tiene el propósito de mejorar el acceso a información
colaboradores y gestionar el conocimiento que se produce en la Entidad, sin embargo, en la revisión que se efectuó en la aud
de la información que cada dependencia comparte y que se considera relevante y que debe ser conocida por todos los servid
Se evidenciaron en el SIG los formatos creados para el Proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación, sin embargo, no
definan cada una de las actividades y el paso a paso para el logro de los productos y servicios del proceso.
Se evidenció en la presentación de la evaluación de desempeño al cumplimiento ambiental realizada el 21 de mayo de 2019

que las siguientes actividades no se desarrollaron:
Se evidenciaron en el SIG los formatos creados para el Proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación, sin embargo, no
definan cada una de las actividades y el paso a paso para el logro de los productos y servicios del proceso.
• Sensibilizaciones y actividades con los servidores en el tema uso eficiente y ahorro del agua.
• Sensibilizaciones y actividades con los servidores en el tema uso eficiente del papel.
• Sensibilizaciones y actividades con los servidores en el tema ahorro y uso eficiente de energía vigencia 2018
• Sensibilizaciones y actividades con los servidores en el tema de uso adecuado de los puntos ecológicos vigencia 2018.
El proceso de Gestión Administrativa cuenta con herramientas de comunicación interna para la difusión de estos programas,
embargo, no se aseguró de su eficacia; dado que se identificaron falencias generalizadas en la clasificación de residuos sólid
los sitios de trabajo.
Se podría incumplir con el numeral 7.4.2. de la norma NTC ISO 14001:2015 Comunicación Interna.
La organización debe:
a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funcio
sistema de gestión ambiental, según corresponda; b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las
organización contribuyan a la mejora continua.
Se evidenció en la presentación de la evaluación de desempeño al cumplimiento ambiental realizada el 21 de mayo de 2019
que las siguientes actividades no se desarrollaron:
• Sensibilizaciones y actividades con los servidores en el tema uso eficiente y ahorro del agua.
• Sensibilizaciones y actividades con los servidores en el tema ahorro y uso eficiente de energía vigencia 2018
• Sensibilizaciones y actividades con los servidores en el tema de uso adecuado de los puntos ecológicos vigencia 2018.
El
Seproceso deen
evidenció Gestión Administrativa
la presentación de lacuenta con herramientas
evaluación de desempeño dealcomunicación
cumplimientointerna pararealizada
ambiental la difusiónel de
21 estos programas,
de mayo de 2019
embargo, no se aseguró
que las siguientes de suno
actividades eficacia; dado que se identificaron falencias generalizadas en la clasificación de residuos sólid
se desarrollaron:
Se
• podría incumplir cony el
Sensibilizaciones numeral 7.4.2.
actividades con losdeservidores
la norma NTC
en el ISO
tema14001:2015 Comunicación
uso eficiente Interna.
y ahorro del agua.
La organización debe:
• a) comunicar internamente
Sensibilizaciones la información
y actividades pertinente en
con los servidores delelsistema de gestión
tema ahorro ambientaldeentre
y uso eficiente los vigencia
energía diversos 2018
niveles y funcio
sistema de gestión ambiental,
• Sensibilizaciones segúncon
y actividades corresponda; b) en
los servidores asegurarse
el tema de deuso
queadecuado
sus procesos
de losdepuntos
comunicación
ecológicospermitan
vigenciaque las
2018.
organización contribuyan a la mejora continua.
El proceso de Gestión Administrativa cuenta con herramientas de comunicación interna para la difusión de estos programas,
embargo, no se aseguró de su eficacia; dado que se identificaron falencias generalizadas en la clasificación de residuos sólid
Se podría incumplir con el numeral 7.4.2. de la norma NTC ISO 14001:2015 Comunicación Interna.
Se verificó el formato
La organización debe:correspondiente al concepto técnico de bienes del 2018 y 2019, evidenciando que se está utilizando e
que no está dentro de los listados
a) comunicar internamente en los documentos
la información pertinenteoficializados
del sistemadeldeSIG.
gestión ambiental entre los diversos niveles y funcio
sistema de gestión ambiental, según corresponda; b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las
Igualmente,
organizaciónalcontribuyan
revisar los aprocedimientos de Gestión Administrativa en el SIG se evidenció que no se tenían relacionados los
la mejora continua.
referenciados con respecto a los documentos oficializados del SIG, como por ejemplo:
 AD-FT-01 Formato - Matriz de Contratos con Responsabilidad Ambiental, AD-FT-05 Formato- Transporte sustancias p
Residuos Sólidos Generados no se relacionan en los procedimientos del proceso.
 AD-PR-01 Gestionar Comisiones de Servicios al interior/exterior: En el procedimiento se relaciona el formato A
desplazamiento
Se verificó el formatoy alojamiento, sin embargo,
correspondiente en la lista
al concepto de los
técnico dedocumentos oficializados
bienes del 2018 del SIG aparece
y 2019, evidenciando quecon
se el
estáAD-FT-03.
utilizando e
Al
querevisar
no estálosdentro
procedimientos de Gestión
de los listados Financiera enoficializados
en los documentos el SIG se evidenció
del SIG. que no se tenían asociados los formatos en el cue
Asílos
en mismo, se presentan
siguientes casos: protocolos, instructivos y guías que no se relacionan en los procedimientos listados en los documen
Igualmente,
GF-PR-02 Tramitar
al revisar losReintegros y Devoluciones:
procedimientos de GestiónEn el procedimiento
Administrativa en el se
SIGrelaciona el formato
se evidenció GF-FT-08
que no se teníanLista de Chequeo
relacionados los
documentos oficializados del SIG aparece con el GF-FT-19.
referenciados con respecto a los documentos oficializados del SIG, como por ejemplo:
 GF-PR-03 Procedimiento
AD-FT-01 Formato - MatrizAdministrar Ciclocon
de Contratos de Responsabilidad
Egresos se menciona un formato
Ambiental, A-FM-FI-CE-01-04-V1
AD-FT-05 para sustancias
Formato- Transporte compromisop
documentos oficializados del SIG.
Residuos Sólidos Generados no se relacionan en los procedimientos del proceso.
Se
 utilizan
AD-PR-01formatos no estandarizados
Gestionar Comisiones en deelServicios
SIG: al interior/exterior: En el procedimiento se relaciona el formato A
desplazamiento
GR-PR-01 Procedimiento
y alojamiento, desin Administración
embargo, en laylistaFiscalización de ingresos:
de los documentos no contempla
oficializados formatos
del SIG para
aparece la el
con identificación
AD-FT-03. de
 GF-PR-04 Procedimiento Gestionar y Ejecutar Recursos de Crédito Externo no relacionan formatos como el de desembo
depreciación
Así mismo, sey presentan
amortización, entre otros.
protocolos, instructivos y guías que no se relacionan en los procedimientos listados en los documen
 GF-PR-05 Procedimiento Emitir Estados Financieros, Efectuar Registros, Ajustes y Depuraciones. No presentan formato
 GF-PR-06 Procedimiento Gestionar PAC: No se relacionan los formatos de informes de las diferentes etapas del PAC.
Así mismo, se presentan manuales, guías y anexos que no se relacionan en los procedimientos listados en los documentos o
No se encuentra un criterio jurídico definido para la decisión en las investigaciones de instituciones de educación superior
No se encuentra un criterio jurídico definido para la decisión en las investigaciones de instituciones de educación superior
En la auditoría realizada a las dependencias responsables de la política de educación inclusiva – atención a población con di
procedimiento de Evaluación de Política documentado, éste no se implementa de manera unificada por parte de las depende
existencia de un liderazgo transversal que asegure el cumplimiento del objetivo del proceso y del numeral 8.3.2. ítems d), f) y
En la auditoría realizada a las dependencias responsables de la política de educación inclusiva – atención a población con di
procedimiento de Evaluación de Política documentado, éste no se implementa de manera unificada por parte de las depende
existencia de un liderazgo transversal que asegure el cumplimiento del objetivo del proceso y del numeral 8.3.2. ítems d), f) y
El procedimiento no contempla la posibilidad de que el Proceso de Evaluación de Política sea ejecutado por colaboradores de
enfocado a realizarse únicamente mediante contratación. Numeral 8.3.2. ítem d) de la NTC ISO 9001:2015.
En los procesos de selección abreviada y Licitación Pública, se observaron repuestas a observaciones al pliego de condicion
comité evaluador; en los procesos de Mínima Cuantía no se encuentran en algunos de los expedientes contractuales la desig
OPERACIONES RECÍPROCAS
Al cierrre de la vigencia 2017, el FNPSM reporta en operaciones recíprocas la cuenta 2490 "Obligaciones pagadas por tercer
Entidad reciproca que es el Ministerio de Educación, reporta al FNPSM saldo por $426.760.151.572; evidenciando que el FN
conciliar dicha cuenta, lo cual permaneció durante la vigencia 2017.
Incertidumbre enla cuenta 2490 (contrapartida patrimonio). El total de la cuenta no garantiza que la operación recíproca origin
MEN y ottros recursos de los docentes queden registrados con la respectiva entidad del nivel nacional, afectando igualmente
El saldo de la cuenta por pagar al MEN por concepto de embargos en la contabilidad del FOMAG no coincide con el saldo de
contabilidad por el mismo concepto
El mapa de riesgos del proceso de Planeación no está actualizado con la metodología del DAFP, ni se contemplan las accion
aseguren la efectividad del sistema de Gestión de Calidad. Así mismo, el monitoreo de los riesgos no se encuentra socializad
El mapa de riesgos del proceso de Planeación no está actualizado con la metodología del DAFP, ni se contemplan las accion
aseguren la efectividad del sistema de Gestión de Calidad. Así mismo, el monitoreo de los riesgos no se encuentra socializad
Al revisar los procedimientos del proceso de Planeación en el SIG se evidenció que no se tienen relacionados los formatos, c
Planeación Institucional y Sectorial, PL-PR-02 Procedimiento Anteproyecto de Presupuesto y Desagregación de Recursos, P
Información, PL-PR-08 Distribución de Recursos de SGP, PL-PR-14 Trámites de Vigencias Futuras, PL-PR-15 Programación
Plazo y PL-PR-16 Distribución de Recursos en Educación Superior.
Igualmente, se presentan formatos que no están asociados a los documentos oficializados del SIG: PL-FT-21 Licencia de Uso
Licencia de Uso de Bases de Datos, PL-FT-16 Anexo Técnico Acuerdo de Intercambio de Información, PL-FT-20 Seguimient
Salida, PL-FT-12 Ficha Técnica Indicador, PL-FT-10 Matriz de Distribución del PAC del SGP, entre otros.
Así mismo, se presentan guías que no se asocian a los procedimientos listados en los documentos oficializados del SIG.
Lo anterior genera dificultad en el uso y disponibilidad de los documentos en el momento de realizar la trazabilidad de las acti
Al revisar los procedimientos del proceso de Planeación en el SIG se evidenció que no se tienen relacionados los formatos, c
Planeación Institucional y Sectorial, PL-PR-02 Procedimiento Anteproyecto de Presupuesto y Desagregación de Recursos, P
Información, PL-PR-08 Distribución de Recursos de SGP, PL-PR-14 Trámites de Vigencias Futuras, PL-PR-15 Programación
Plazo y PL-PR-16 Distribución de Recursos en Educación Superior.
Igualmente, se presentan formatos que no están asociados a los documentos oficializados del SIG: PL-FT-21 Licencia de Uso
Licencia de Uso de Bases de Datos, PL-FT-16 Anexo Técnico Acuerdo de Intercambio de Información, PL-FT-20 Seguimient
Salida, PL-FT-12 Ficha Técnica Indicador, PL-FT-10 Matriz de Distribución del PAC del SGP, entre otros.
Así mismo, se presentan guías que no se asocian a los procedimientos listados en los documentos oficializados del SIG.
Lo anterior genera dificultad en el uso y disponibilidad de los documentos en el momento de realizar la trazabilidad de las acti
Vigencias Futuras en las Reservas Presupuestales
Vigencias Futuras en las Reservas Presupuestales

"Recursos entregados en Administración
Se evidencia que existen registros de “Adiciones recursos desembolsados por el MEN”, cuando la ejecución es $0, es decir, s
entregados por el MEN pero existen adición(es) a lo inicialmente desembolsado sin que se evidencie justificación; además la
reintegro y fechas de terminación y legalización de los convenios en 2014 y 2015. "
"Recursos entregados en Administración

Se evidencia que existen registros de “Adiciones recursos desembolsados por el MEN”, cuando la ejecución es $0, es decir, s
entregados por el MEN pero existen adición(es) a lo inicialmente desembolsado sin que se evidencie justificación; además la
reintegro y fechas de terminación y legalización de los convenios en 2014 y 2015. "
Cuentas por Cobrar - Embargos FOMAG
Presunto incumplimiento por cerca de diez años por parte del MEN y FOMAG, en el establecimiento de procedimientos de co
en la Escritura Pública No. 083 de 1.990, en asuntos relacionados con: Registro contable de las conciliaciones sobre cuentas
de Educación Nacional en Fiduprevisora S.A., revisión de cobros efectuados ante la Fiduprevisora S.A. por el MEN durante la
de embargos para la radicación de cuentas de cobro MEN - Fiduprevisora S.A., levantamiento de medidas cautelares sobre p
revisión de los procesos ejecutivos de todo el país. Todas las situaciones y falencias relacionadas han propiciado efectos con
*Incertidumbre en las cuentas 1384 "Pagos por Terceros" y 1386 "otras cuentas por cobrar" lo cual afecta la razonabilidad de
*Ausencia de recuperación de recursos respecto de poderes otorgados por el MEN a las firmas d abogados contratados por l
2011 al 2017.
*Desconocimiento por parte del MEN de información realcionada con el desembargo de los recursos afectados.

2011 al 2017.
2011 al 2017.

2011 al 2017.

2011 al 2017.
2011 al 2017.
Soportes de Reservas Presupuestales
Soportes de Reservas Presupuestales

Saldos por utilizar Reservas Presupuestales Vigencia 2014
Saldos por utilizar Reservas Presupuestales Vigencia 2014
Litigios y Demandas
Omisión por parte de las Firmas contratadas por el MEN, de reportar los valores estimados de las condenas, en los casos de
conformidad con lo establecido en elManual de políticas Contables aprobado mediante Acta del 28 de diciembre de 2017 y la
* Subestimacón en 19 procesos por $79.316.562.102,25, cuantía que se puede incrementar con ocasión de la indexación, tas
con el artículo 5 de la Resolución 14675 del 27 de julio de 2017.
* Incertidumbre en 18 proceos
* Cuatro (4) procesos en los que la entidad acreditó que 3 corresponden a "sin pretención económica" y 1 a "cuantía indeterm
Notas a los Estados Contables.
Litigios y Demandas
Omisión por parte de las Firmas contratadas por el MEN, de reportar los valores estimados de las condenas, en los casos de
conformidad con lo establecido en elManual de políticas Contables aprobado mediante Acta del 28 de diciembre de 2017 y la
* Subestimacón en 19 procesos por $79.316.562.102,25, cuantía que se puede incrementar con ocasión de la indexación, tas
con el artículo 5 de la Resolución 14675 del 27 de julio de 2017.
* Incertidumbre en 18 proceos
* Cuatro (4) procesos en los que la entidad acreditó que 3 corresponden a "sin pretención económica" y 1 a "cuantía indeterm
Notas a los Estados Contables.
Justificación Constitución de Reservas Presupuestales
Justificación Constitución de Reservas Presupuestales

Ejecución Reservas Presupuestales
Ejecución Reservas Presupuestales
Saldos a Liberar
Ausencia de los debidos controles y de una adecuada planeación en la constitución de las reservas presupuestales, sobreest
Saldos a Liberar
Ausencia de los debidos controles y de una adecuada planeación en la constitución de las reservas presupuestales, sobreest
Recuperación Recursos MEN - Embargos FOMAG

Se presenta incertidumbre generada por el volumen de información y la ausencia de soportes, no fue posible durante el proce
información especialmente, entre las sentencias ejecutoriadas -títulos ejecutivos-, que fundamentaron estos embargos, con lo
emitidos por los despachos judiciales, las nortas debitos de los bancos y las correspondientes cuentas por cobrar, aunado a l
accionantes relacionados con los múltiples embargos.



Constitución de Reservas Presupuestales

Constitución de Reservas Presupuestales
Justificación Constitución Reservas Presupuestales (D)

No hay articulación entre las diferentes áreas de la entidad, que permita generar información en tiempo real, ocasionando que
que no corresponden a dicha figura acorde con lo señalado en la ley, teniendo que liberar posteriormente recursos.
Justificación Constitución Reservas Presupuestales (D)

No hay articulación entre las diferentes áreas de la entidad, que permita generar información en tiempo real, ocasionando que
que no corresponden a dicha figura acorde con lo señalado en la ley, teniendo que liberar posteriormente recursos.
Oportunidad en los Trámites Presupuestales
Constitución de Reservas presupuestales sobre la siguiente situación:"Resolución 020121 del 31 de diciembre de 2018 del M
traslado presupuestal para garantizar el funcionamiento de la sede La Paz (Cesar) de la Universidad Nacional de colombia po
Inoportunidad en los trámites presupuestales para lograr el pago de los compromisos dentro de la vigencia fiscal en que ocur
de Reservas Presupuestales que desdibujan el cumplimiento del principio de anualidad del presupuesto, por cuanto los biene
diferente a la de la constitución del compromiso.
Oportunidad en los Trámites Presupuestales
Constitución de Reservas presupuestales sobre la siguiente situación:"Resolución 020121 del 31 de diciembre de 2018 del M
traslado presupuestal para garantizar el funcionamiento de la sede La Paz (Cesar) de la Universidad Nacional de colombia po
Inoportunidad en los trámites presupuestales para lograr el pago de los compromisos dentro de la vigencia fiscal en que ocur
de Reservas Presupuestales que desdibujan el cumplimiento del principio de anualidad del presupuesto, por cuanto los biene
diferente a la de la constitución del compromiso.
Convenios 910 y 872 de 2018 - Universiadad de Córdoba

Debilidades en la ejecución y supervisión de los contratos que no permitieron que estos se desarrollaran en el plazo previsto
de recursos ocurra en una vigencia diferente a la planeada, vulnerando el principio de anualidad y expone al MEN al riesgo d
parte de la Universidad de Córdoba.
Convenios 910 y 872 de 2018 - Universiadad de Córdoba
Debilidades en la ejecución y supervisión de los contratos que no permitieron que estos se desarrollaran en el plazo previsto
de recursos ocurra en una vigencia diferente a la planeada, vulnerando el principio de anualidad y expone al MEN al riesgo d
parte de la Universidad de Córdoba.
Actos Administrativos que no desarrollan el objeto de la apropiación presupuestal.

En los actos administrativos que afectaron apropiaciones presupuestales definitivas de 2016 y 2017, en el rubro "Construcció
infraestructura escolar de EPBM a nivel nacional" se contrajeron compromisos que no desarrollaron el objeto de dichas apro
Actos Administrativos que no desarrollan el objeto de la apropiación presupuestal.

En los actos administrativos que afectaron apropiaciones presupuestales definitivas de 2016 y 2017, en el rubro "Construcció
infraestructura escolar de EPBM a nivel nacional" se contrajeron compromisos que no desarrollaron el objeto de dichas apro
Saldos a liberar Reservas Presupuestales

Se constituyeron reservas sobre recursos que no se requerían para desarrollar el objeto contractual, generado por la ausenci
constitución y seguimiento a los compromisos que forman parte de las reservas presupuestales y la desarticulación de las dif
Desde el punto de vista legal, las reservas solo son el resultado de un hecho que obligue su constitución, el cual debe ser sop
reserva debe justificarse, por lo que no se explica la existencia de los referidos compromisos en la vigencia 2017, con saldos
Saldos a liberar Reservas Presupuestales

Se constituyeron reservas sobre recursos que no se requerían para desarrollar el objeto contractual, generado por la ausenci
constitución y seguimiento a los compromisos que forman parte de las reservas presupuestales y la desarticulación de las dif
Desde el punto de vista legal, las reservas solo son el resultado de un hecho que obligue su constitución, el cual debe ser sop
reserva debe justificarse, por lo que no se explica la existencia de los referidos compromisos en la vigencia 2017, con saldos
Anualidad de Presupuesto - Suficiencia de los insumos de Contratación (Contratos 0971 de 2018, 1000 de 2018 y 1370 de 2
Las prórrogas contractuales y su evidente impacto en la ejecución presupuestal, demuestran un insuficiente estudio de las ne
utilizar la figura de la Reserva Presupuestal. Esto obedecee a que los estudios previos son insuficientes, por cuanto no permi
Lo anterior distorsiona la revelación de las reservas presupuestales y cuentas por pagar y del principio de la anualidad del pre
Presupuesto.
Anualidad de Presupuesto - Suficiencia de los insumos de Contratación (Contratos 0971 de 2018, 1000 de 2018 y 1370 de 2
Las prórrogas contractuales y su evidente impacto en la ejecución presupuestal, demuestran un insuficiente estudio de las ne
utilizar la figura de la Reserva Presupuestal. Esto obedecee a que los estudios previos son insuficientes, por cuanto no permi
Lo anterior distorsiona la revelación de las reservas presupuestales y cuentas por pagar y del principio de la anualidad del pre
Presupuesto.
Elequipo auditor evidencio que las entidades:Unidad Administrativa para la Atención Integral de Víctimas, Gobernación del C
Educación Nacional, Secretaría de ducación del Cauca, Muncipio de Timbiquí, ICBF, SENA, Ministerio del Interior, Ministerio
sus acciones, de manera que se consolide un proceso efectivo en la restitución de los derechos territriales étnicos contenidos
Elequipo auditor evidencio que las entidades:Unidad Administrativa para la Atención Integral de Víctimas, Gobernación del C
Educación Nacional, Secretaría de ducación del Cauca, Muncipio de Timbiquí, ICBF, SENA, Ministerio del Interior, Ministerio
sus acciones, de manera que se consolide un proceso efectivo en la restitución de los derechos territriales étnicos contenidos
Del censo propio aportado en los expedientes de seguimiento del juzgado que fue elaborado por el CCRN bajo la tutela del M
entidad territorial departamental a través del SIMAT al cierre de cada vigencia 2016, 2017 y 2018 se observaron varias situac
estrategias institucionales del orden nacional y descentralizados, así como la coordinación interinstitucional que revistan espe
071 de 2015.
Del censo propio aportado en los expedientes de seguimiento del juzgado que fue elaborado por el CCRN bajo la tutela del M
entidad territorial departamental a través del SIMAT al cierre de cada vigencia 2016, 2017 y 2018 se observaron varias situac
estrategias institucionales del orden nacional y descentralizados, así como la coordinación interinstitucional que revistan espe
071 de 2015.
En el trámite de notificaciones del Auto de Apertura de Indagación Preliminar y Apertura de Investigación no se cuenta con la
notificación personal de que trata el artículo 101 del Código Único disciplinario; así mismo se observó que en uno de los expe
por Edicto del Auto de apertura de Indagación Preliminar acorde a lo establecido en el Artículo 107 del Código Único disciplin
COMPARTIDO CON LA UNIDAD DE ATENCIÓN AL CIUDADANO)
No se ha socializado al equipo de trabajo que realizan los trámites de Convalidaciones y Registro Calificado el mapa de riesg
Evaluación de Política.
Continúa presentando debilidades en la efectividad de los controles relacionado con la oportuna respuesta a los trámites de C
Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de Educación Superior.
No se ha realizado el estudio de cargas mediante el cual se puede realizar la planeación de contratación de personal para la
siendo un riesgo de gestión que puede generar un impacto con consecuencias y probabilidades no favorables
En la revisión del mapa de riesgos presentado por la Subdirección, no se evidenció que se hayan identificado riesgos del trám
No se ha contemplado la integración de la información de los aplicativos VUMEN y SACES al sistema de Gestión Documenta
No se ha contemplado
Evaluación de Política. la integración de la información de los aplicativos VUMEN y SACES al sistema de Gestión Documenta
En
No la
serevisión del mapa
ha socializado de riesgos
al equipo presentado
de trabajo por la Subdirección,
que realizan noConvalidaciones
los trámites de se evidenció queyse hayan Calificado
Registro identificadoelriesgos
mapa dedelriesg
trám
No
No se
se ha
ha contemplado
socializado allaequipo
integración de laque
de trabajo información de los
realizan los aplicativos
trámites VUMEN y SACES
de Convalidaciones al sistema
y Registro de Gestión
Calificado Documenta
el mapa de riesg
No se está cumpliendo con los tiempos expuestos en la resolución 20797 de 2017 en el Articulo 12." Términos para decidir. D
2015, las solicitudes de convalidación que se estudien mediante el criterio de acreditación o reconocimiento, de que trata el n
resolverán en un término no mayor a 2 meses. Asi mismo, y conforme con la disposición legal citada anteriormente, las solicit
demás criterios que trata el artículo 11 de esta resolución, se resolverán en un término no mayor a 4 meses.”
Registro Calificado no cumple con los tiempos de la norma, por tal razón se generan más consultas por el Sistema de Gestión
No se está cumpliendo con los tiempos expuestos en la resolución 20797 de 2017 en el Articulo 12." Términos para decidir. D
2015, las solicitudes de convalidación que se estudien mediante el criterio de acreditación o reconocimiento, de que trata el n
resolverán en un término no mayor a 2 meses. Asi mismo, y conforme con la disposición legal citada anteriormente, las solicit
demás criterios que trata el artículo 11 de esta resolución, se resolverán en un término no mayor a 4 meses.”
Registro Calificado no cumple con los tiempos de la norma, por tal razón se generan más consultas por el Sistema de Gestión
COMPONENTE TECNOLÓGICO
No se observó publicado del manual de usuario del Sistema de convalidaciones de ES en el aplicativo ni en la página WEB, p
correcta de realizar la convalidación en línea.
BOTON DE PAGO
En lo relacionado con el Botón de pago, se confirmó que las transacciones son realizadas por el medio electrónico de PSE en
en forma global en los estados financieros del MEN, la Subdirección de Aseguramiento de calidad de la Educación Superior i
el BBVA solo pide los datos personales del solicitante del trámite, sin embargo, no se clasifica por trámite.
BOTON DE PAGO
En lo relacionado con el Botón de pago, se confirmó que las transacciones son realizadas por el medio electrónico de PSE en
en forma global en los estados financieros del MEN, la Subdirección de Aseguramiento de calidad de la Educación Superior i
el BBVA solo pide los datos personales del solicitante del trámite, sin embargo, no se clasifica por trámite.
IMPLEMENTACION DE POLITICA
CONTRATACION DE PRESTACION DE SERVICIOS
En una muestra de 27 contratos se observó que en la mayoría de las carpetas de contratación, no se ha diligenciado formato
insumos no presenta firma del líder de la necesidad, se presenta formato lista de chequeo documentos para solicitud de contr
apoyo a la gestión sin formato del SIG, el formato de Verificación de Requisitos Contratación Directa De Prestación de Servic
acuerdo a la resolución 24350 de 2016 en un 95% no está diligenciado o presenta inconvenientes con quien lo elaboro, entre
Se evidencia de acuerdo con el reporte de respuesta a entes de control que maneja la OCI, que se ha presentado en los últim
respuestas, no obstante, esto no se ha visto reflejado en el monitoreo de riesgos de los últimos periodos de medición, especí
"Inoportunidad en la entrega, y/o baja calidad de la información presentada a los entes externos" y en el resultado del indicad
informes y/o solicitudes requeridos por los Entes de Control y el despacho de la Ministra". Lo anterior genera un potencial inc
6.1. de la norma ISO 9001 versión 2015
Se evidencia de acuerdo con el reporte de respuesta a entes de control que maneja la OCI, que se ha presentado en los últim
respuestas, no obstante, esto no se ha visto reflejado en el monitoreo de riesgos de los últimos periodos de medición, especí
"Inoportunidad en la entrega, y/o baja calidad de la información presentada a los entes externos" y en el resultado del indicad
informes y/o solicitudes requeridos por los Entes de Control y el despacho de la Ministra". Lo anterior genera un potencial inc
6.1. de la norma ISO 9001 versión 2015
En las pruebas de recorrido realizadas para la verificación del inventario, se observó que el nombre del equipo no correspond
para el control de los equipos de computo.
En las pruebas de recorrido realizadas para la verificación del inventario, se observó que el nombre del equipo no correspond
para el control de los equipos de computo.
En la verificación del inventario, no se observan las novedades de traslado y/o asignaciones de equipos. Esto genera desactu
funcionarios del MEN.
8 9
TIPO DE MECANISMO DE CONTROL SIG FUENTE
Mecanismos de Evaluación Independiente –Interna Auditoría de Calidad

Auditoría y/o
Mecanismos de Evaluación Independiente –Interna
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI

Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI


Auditoría y/o
Evaluación OCI

Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Evaluación otras
Mecanismos de Evaluación Externa Entidades Externas
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)

Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI

Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI


Mecanismos de Evaluación Independiente –Interna Autoevaluación
Mecanismos de Evaluación Independiente –Interna Autoevaluación

Auditoría y/o
Evaluación OCI
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)


Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
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(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Evaluación otras
(CGR)
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
Auditoría y/o
Evaluación OCI
10 11 12
AC/AP/AM TIPO DE PLAN IDENTIFICADOR
REFORMULADO ABRIL
AC Proceso
2019 / OCTUBRE 2019
REFORMULADO ABRIL
AC Proceso
2019 / OCTUBRE 2019
REFORMULADO ABRIL
AC Proceso
2019 / OCTUBRE 2019
REFORMUADO JULIO
AC Proceso
2019
REFORMULADO JULIO
AC Proceso
2019
REFORMULADO
Seguimiento DNDA
AC Compartidos DICIEMBRE 2017 / JUNIO
2018 / ABRIL 2019 /
OCTUBRE 2019
REFORMULADO
Seguimiento DNDA
AC Compartidos DICIEMBRE 2017 / JUNIO
2018 / ABRIL 2019 /
OCTUBRE 2019
REFORMULADO
AC Proceso DICIEMBRE 2017 / ABRIL
2019 / OCTUBRE 2019
REFORMULADO MARZO
AC Proceso
2019 / AGOSTO 2019
Auditoria EspeciaL DNDA

AC REFORMULADO ABRIL
2019
2019

2019

2019 / OCTUBRE 2019

2019

2019
REFORMULADO
Seguimiento DNDA
AC Proceso DICIEMBRE 2017 / JUNIO
2018 / ABRIL 2019 /
OCTUBRE 2019
REFORMULADO ABRIL
AC Proceso
2019 / OCTUBRE 2019
REFORMULADO AGOSTO
AC Institucional 2018 / DICIEMBRE 2019
REFORMULADO JULIO
AC Proceso
2019
REFORMULADO AGOSTO
AC Proceso
2019
Auditoria Especial PLAN

NACIONAL DE
AC Proceso
INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA - FFIE

NACIONAL DE
INFRAESTRUCTURA
AC Proceso EDUCATIVA - FFIE
REFORMULADO JULIO /
DICIEMBRE 2019
NACIONAL DE
INFRAESTRUCTURA
REFORMULADO JULIO /
DICIEMBRE2019

NACIONAL DE
AC Proceso
INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA - FFIE

NACIONAL DE
INFRAESTRUCTURA
REFORMULADO
DICIEMBRE2019
NACIONAL DE
INFRAESTRUCTURA
REFORMULADO
OCTUBRE 2019

AC Proceso REFORMULADO ABRIL
2019
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
AC Proceso
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
AC Proceso
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
REFORMULADO CGR-
AC CDSS-048 y CGR- CDSS-
008
REFORMULADO CGR-
AC CDSS-026, CGR-CDSS-
048 y CGR- CDSS-008
REFORMULADO CGR-
AC
CDSS-008
REFORMULADO CGR-
AC
CDSS-008
REFORMULADO CGR-
AC CDSS-026, CGR-CDSS-
048 y CGR- CDSS-008
REFORMULADO CGR-
AC
CDSS-008
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
Auditoría Especial DNDA


REFORMULADO ABRIL
AC Proceso
2019 / OCTUBRE 2019
REFORMULADO ABRIL
AC Proceso
2019 / OCTUBRE 2019

2019
2019

2019
REFORMULADO JULIO
AC Proceso
2019
AC Proceso N.A.
REFORMULADO MAYO
AC Proceso
2019 / DICIEMBRE 2019
REFORMULADO ABRIL
AC Proceso
2019 / JUNIO 2019

NACIONAL DE
AC Proceso
INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA - FFIE
NACIONAL DE
INFRAESTRUCTURA
REFORMULADO JULIO
2019 / SEPTIEMBRE 2019

NACIONAL DE
INFRAESTRUCTURA
REFORMULADO JULIO

NACIONAL DE
INFRAESTRUCTURA
REFORMULADO
DICIEMBRE2019
NACIONAL DE
INFRAESTRUCTURA
REFORMULADO
DICIEMBRE2019

NACIONAL DE
AC Proceso
INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA - FFIE
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
REFORMULADO ENERO
AC Proceso
2020
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
REFORMULADO
AC Proceso
SEPTIEMBRE 2019
REFORMULADO CGR-
AC
CDSS-008
REFORMULADO CGR-
AC
CDSS-008
REFORMULADO CGR-
AC
CDSS-008
REFORMULADO
AC Proceso
DICIEMBRE 2019
REFORMULADO
AC Proceso
DICIEMBRE 2019
REFORMULADO ENERO
AC Proceso
2020
AC Proceso
REFORMULADO CGR-
REFORMULADO CGR-
008
REFORMULADO CGR-
008
REFORMULADO CGR-
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
REFORMULADO CGR-
008
REFORMULADO CGR-
REFORMULADO CGR-
008
REFORMULADO CGR-
AC Proceso
AC Proceso
REFORMULADO CGR-
008
REFORMULADO CGR-
REFORMULADO CGR-
AC
CDSS-008
REFORMULADO CGR-
AC CDSS-008 / SEPTIEMBRE
2019
REFORMULADO CGR-
008
REFORMULADO CGR-
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
REFORMULADO CGR-
AC
CDSS-008
REFORMULADO CGR-
AC CDSS-008 /
SEPTIEMBRE 2019
REFORMULADO CGR-
REFORMULADO CGR-
008
AC Proceso
REFORMULADO
AC Proceso
SEPTIEMBRE 2019
AC Proceso
REFORMULADO
AC Proceso
SEPTIEMBRE 2019
REFORMULADO CGR-
AC CDSS-008 /
SEPTIEMBRE 2019
REFORMULADO CGR-
AC
CDSS-008
REFORMULADO CGR-
008
REFORMULADO CGR-
REFORMULADO
AC Proceso
SEPTIEMBRE 2019
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
AC Proceso
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
REFORMULADO
AC Proceso
OCTUBRE 2019
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso
AC Proceso


FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO (INFORMACION A SER DILIGEN
13 14 15
FECHA RECEPCION DEL PLAN

Corrección No. Corrección
DD/MM/AAAA
6/22/2018
6/22/2018
6/22/2018
Revisar las recomendaciones de la

encuesta 2017 y establecer en mesas
6/22/2018
de trabajo el establecimiento de
acciones de mejora.
6/22/2018 N/A
6/19/2018
6/25/2018
6/25/2018
6/25/2018
6/25/2018
6/25/2018
6/25/2018
2/9/2018
6/22/2018 N/A
21/11/2018
4/02/2019
4/02/2019
4/02/2019
4/02/2019
4/02/2019
4/02/2019
6/25/2018
05/08/2019
Publicar en el SIG el documento
30/07/2019 1
programa y anexos actualizados.
16/09/2019
16/09/2019
16/09/2019
09/08/2019
14/08/2019
22/04/2019
20/08/2019
20/08/2019
20/08/2019
20/08/2019
20/08/2019
20/08/2019
20/08/2019
10/05/2019
10/05/2019
10/05/2019
10/05/2019
10/05/2019
10/05/2019
10/05/2019
10/05/2019
14/08/2019
14/08/2019
14/08/2019
14/08/2019
14/08/2019
14/08/2019
05/08/2019
27/08/2019
02/08/2019
02/08/2019
31/07/2019
8/1/2019
8/1/2019
8/1/2019
8/1/2019
02/08/2019
02/08/2019
02/08/2019
Revisar el alcance para el calculo del
indicador de "Nivel de uso de sistemas
6/25/2018 5
de información internos de apoyo a la
gestión"
Generar los planes de manejo del

indicador "Solución de incidentes de
6/25/2018 4
servicios TIC" y revisar el ajuste de las
metas si es necesario.
6/25/2018
6/25/2018
6/25/2018
10/01/2019
10/01/2019
23/01/2019
23/01/2019
4/02/2019
4/02/2019
4/02/2019
4/02/2019
4/02/2019
05/08/2019
05/08/2019
05/08/2019
05/08/2019
26/09/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
01/08/2019
31/08/2019
31/08/2019
31/08/2019
31/08/2019
31/08/2019
11/07/2019
30/07/2019
30/07/2019
30/07/2019
30/07/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
19/06/2019
15/08/2019
15/08/2019
15/08/2019
15/08/2019
02/08/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
31/07/2019
Corregir los reportes del monitoreo en

la matriz de riesgos del 1 y 2 trimestre
8/1/2019 1 y mencionar las dependencias
responsables de la materialización del
riesgo
8/1/2019
Realizar los ajustes en el nombre de

los equipos (hostname) que
presentaron inconsistencias en la
auditoria con respecto al nombre del
equipo en la placa y el reporte de
inventarios de la totalidad de equipos
en la herramienta ITCA.
ORMACION A SER DILIGENCIADA POR EL LIDER DEL PROCESO)
16 17 18
Responsable Corrección Fecha Acción No.
SDO - UAC 7/30/2018
N/A N/A
N/A N/A
1
Edna Patricia Ortega 31/08/2019 1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
OTSI 7/30/2018
OTSI 7/30/2018
2
3
3
1
2
2
2
1
1
2
2
1
2
2
1
6
3
1
5
4
1
2
1
2
1
5
2
1
2
1
1
2
2
5
1
6
4
4
Oficina De Control Interno 9/30/2019 1
Alvaro Caceres Carvajal 2019/12/31 1

2
19
CAUSAS
Debilidades de conceptos por parte de los lideres de procesos y lideres de calidad en la

diferencia entre un documento vigente y un documento en actualización.
Debilidades de conceptos por parte de los lideres de procesos y lideres de calidad en la

diferencia entre un documento vigente y un documento en actualización.
Por que en analisis realizado se indico que no se tendrian en cuenta:

* Aplicaciones que no se encontraban en producción, en estabilizacion y despliegue
* aplicaciones que se encuentren de modo consulta
* las aplicaciones que no son de uso exclusivo de los funcionarios del MEN
* aplicaciones que se encuentren en Desuso
* aplicaciones que seran renovadas por otros proyectos o en proyectos de actualización
* aplicaciones que no cuentan continuidad de USO.
Se amplio el alcance del PSNC y la etapa de implementación del nuevo procedimiento no ha

cubierto la aplicación de la encuesta al nuevo enfoque definido. No se ha definido una
metodología apropiada para que las áreas se involucren en la definición de la encuesta. No
hay un mecanismo que permita articular los resultado de la encuesta con el impacto a las
áreas.
1. No se cuenta con el total de los subprogramas del PGD documentados en el SIG

Carencia de lineamiento que permita el control y administración de llas icencias de software
del Ministerio de Educación Nacional

Cambios frecuentes en el personal Directivo
La Resolución 17260/2013, contempla la entrega diaria de los movimientos de inventario por

parte de la OTSI.
No se cumplen los tiempos estipulados enla resolución 17260 y en el procedimiento "

Administraci´n y control de recursos físicos" que es de un día para el reporte de movimientos
para su registro
Carencia de lineameinto que permita el control de licencias de licencias de software del MEN
Carencia de lineamiento que permita hacer seguimiento y controla novedades de licencias

de software del MEN

de software del MEN

de software del MEN

Los Conjuntos de Datos Abiertos del MEN, deben estar actualizados y cargados en la página
web de MIN TIC´s con la calidad esperada, por lo que era necesario contar con una
automatización que lo realizaba un funcionario delegado de la Oficina de Tecnología.
No se ha actualizado la normatividad del proceso y en consecuencia nunca se estableció el

procedimiento y guía del proceso
1. No se cuenta con los requisitos y recursos para contar con un Sistema de Gestión
Documental y de Archivo que permita la conservación y preservación a largo plazo del
documento electrónico.
1. Desconocimiento del procedimiento de Supervisión y/o interventoría del contrato o
convenio CN-PR-25
La UG-FFIE cuenta con un aplicativo de correspondencia y no con un Sistema de Gestión

Documental.
No se cuenta con un procedimiento que oriente la revisión de los informes de seguimiento a

las obras del FFIE y la emisión de alertas al Comité Fiduciario del PA FFIE, como se
establece en el Manual Operativo del PA-FFIE, en lo relacionado con las funciones del
Comité Técnico.
No se cuenta con un procedimiento que oriente la revisión de los informes de seguimiento a
las obras del FFIE y la emisión de alertas al Comité Fiduciario del PA FFIE, como se
establece en el Manual Operativo del PA-FFIE, en lo relacionado con las funciones del
Comité Técnico.
Los profesionales contratados para el apoyo en el seguimiento a la ejecución de los

proyectos, tienen hasta 25 proyectos asignados, lo cual dificulta un seguimiento riguroso,
gestión y reportes oportunos relacionados con las tareas asignadas.
El PNIE y el documento CONPES 3831 que declara la importancia estratégica del PNIE para
la jornada única escolar, se estableció que la dotación de las sedes educativas intervenidas
estará a cargo de las entidades territoriales y no se pueden financiar con los recursos
destinados para la construcción de las obras y cumplimiento de las respectivas metas.
Debilidades en la etapa de socialización de las funciones del MEN en especial las
relacionadas con la metodología y plataforma Censo de Infraestructura Educativa Regional-
CIER, al personal del FFIE que rota de manera constante
Carencia de un diagnóstico actualizado que eprmita hacr seguimirnto para identifiicar los
equipos del MEN que tiene no tiene instalado el antivirus o lo ytienen desactivado
El proceso de gestión y conocimiento se encuentra en etapa de implementación y mejora

desde la gestión de los grupos de trabajo de la oficina de innovación
Desconocimento que las actividades propias del PESV deben estar publicadas en el SIG
Existe debilidad en la actualización documental y el seguimiento rigurosos de la guía creada

para realizar dicha actividad.
Durante la auditoría la herramienta tecnológica del SIG se encontraba en un proceso de

ajuste en temas funcionales y de información, razón por la cual, se evidenciaron dichas
anomalías.
A pesar de que la SDO genera el monitoreo mensual de los planes de mejoramiento y su

formulación, aún se ha presentado fallas durante el proceso.
Durante la auditoria se encontraba pendiente finalizar la revisión y actualización de los

formatos que conforman los procedimientos del proceso de “Servicio al Ciudadano”
Cambio de directrices y lineamientos al interior del Ministerio y cambio de normativida
falta de articulación entre los equipos para formular o actualizar los procedimientos
La no utlización del formato de acta de reunión.
El proceso "Medición de la satisfacción del ciudadano y partes interesadas en la Unidad de

Atención al Ciudadano" contiene erradamente el buzón de sugerencias.
Durante el año no se han adelantado acciones de apropiación del SGSI, dada la transición
de la dependencia responsable, la cual desde este año empezo a ser la OTSI.
Cuando se documentaron los procedimientos no se contempló la necesidad de incluir los
registros del “modulo y aplicativo CA” de manera detallada.
En el momento del monitoreo de los riesgos se omitió el reporte de avance a las acciones de
manejo.
Durante el año no se han adelantado las acciones de migración y actualización de la

documentación del SGSI, dada la transición de la dependencia responsable, la cual desde
este año empezó a ser la OTSI.
Durante el año no se han adelantado acciones de apropiación del SGSI, dada la transición
de la dependencia responsable, la cual desde este año empezo a ser la OTSI.
En el momento del monitoreo de los riesgos se realizó el reporte con un error para este
control específico, dado que este control si fue eficaz al realizarce de acuerdo con lo
planificado, lo cual se constata en el reporte del PAI.
No se había contemplado desde la OTSI la implementación de la politica "Seguridad de los

equipos fuera de las instalaciones" especificamente en lo relacionado con lo siguiente:
Cuando los equipos portátiles se encuentren desatendidos deben estar asegurados con una
guaya, dentro o fuera de las instalaciones del Ministerio.
Ausencia en las políticas/ lineamientos de seguridad informática la administración,y

vulnerabilidades del uso de las carpetas compartidas que actualmente se alojan en la NAS
Carencia de uns herramienta que permita monitorear la disponibilidad por aplicación, para
facilitar el seguimiento
Falta de monitoreo y seguimiento a normatividad relacionada con la Política de Servicios de

la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información
Carencia de revisión periódica en el SIG de los procedimientos de la OTSI
Desactualización de lineamientos del Manual de Seguridad Informatica

Carencia de una estrategia de seguimiento a los tiquetes abiertos
Carencia de una estrategia que permita mantener actualizada la Carpeta que reposa en la
Subdirección de Contratación
No reporte a la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información de novedades de

movimiento de los colaboradores del MEN por la Subdirección de Tlento Humano
(Servidores Planta MEN) y Subdirección de Contratsción (Contratistas)
Anteriormente cuando no exisitia el reglamento interno de carterta, no se encontraba
documentado que la comunicación de envio de resoluciones debía estar archivaba en el
expediente del proceso.
Falta de voluntad o interes de pago por parte de la entidad deudora
No se cuenta con una persona que cumpla esta actividad, y solo se hacia cuando era
entregado para archivo en el grupo de Gestión Documental.
No se tiene implementado un sistema de información el cual esta en producción.(SAP)

Fiduprevisora cuenta con la información de las solicitudes de conciliación pero no remite el
análisis correspondiente respecto de la totalidad de casos.
El Ministerio de Educación Nacional no cuenta con la información necesaria para adelantar el
análisis
Existen inconvenientes en la expedición oportuna de las liquidaciones por parte del área
financiera y por consecuencia no existía un valor claro en la cuantía para decretar la medida
cautelar.
En la ejecución del convenio 929 de 2008 suscrito con el MEN se reintegró un mayor valor
de rendimientos, por lo anterior, se decidió compensar con los rendimientos generados por
los demas convenios suscritos con el MEN.
Desconocimiento por parte de los apoderados de las reglas de provisión contable
establecidas en la normatividad interna del MEN
Fallas de comunicación y coordinación entre los actores fundamentales para el Programa de

Alimentación Escolar frente a un tema específico como es inejecuciones 2016, dado que son
disímiles los datos proporcionados por el Sistema de Seguimiento del MEN, para este caso,
no coinciden con la realidad presentada por las ETC, evidenciando fallas en el reporte de la
información.
El FOMAG no aplica en su presupuesto de ingresos mensual la totalidad de los giros que el

MEN le realiza por concepto de aportes de la Nación
Debilidades en el ejercicio de la supervisión.- falta de claridad sobre lo que se considera
como un gasto rembolsable.
Inconsistencias de información entre el valor pagado y el valor retenido de los contratos

suscritos en la vigencia 2017 en comparación con la información suministrada por las
entidades objeto de la contribución y de la consulta de otras fuentes externas
Desconocimiento de la necesidad de asociar todos los registros a un procedimiento
especifico.
En relación al Formato Documentación de gestión de Alianzas, es un archivo obsoleto y no

se solicito que se eliminara del SIG.
Desconocimiento de los lineamientos del INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS del SIG
La Secretaría General, tiene delegada la función disciplinaria, empero para trámite de los
procesos actualmente cuenta con 6 colaboradores contratados por prestación de servicios y
solamente 1 funcionario de planta.
Al momento de realizar la verificación de terminos, se encontró que los procesos

disciplinarios adelantados y vigentes, se encuentran con etapas vencidas, sin que haya
operado prescripcion dentro de ellos
Falta de conocimiento del formato utilizado para documentar las reuniones
Aunque se realizan reuniones de seguimiento al avance del programa anual de auditoria

estas no se documentan
En el informe de auditorías internas actual no se contempla la medición de la eficacia de

acuerdo a la actualización de la norma ISO 9001:2015
No existe registro de los lineamientos para la implementación del enfoque preventivo
El proocedimiento actual Auditorías Internas, en lo que respecta a las disposiciones

generales no tiene contemplado el método de priorización para la formulación del programa
anual de auditorías
El indicador establecido, no se encuentra alineado al procedimiento establecido en el SIG, y

el que se reporta actualment hace parte de una estadística,
La realización de informes sobre la gestión de los asuntos disciplinarios del MEN, no se

refleja actualmente en los procedimientos del proceso
No se ha socializado, el informe final de los activos de información realizado durante la
vigencia 2018, motivo por el cual los colaboradores del equipo de asuntos disciplinarios no
conocen el inventario final de los activos de información del proceso
En el inventario de software no se tuvo en cuenta los software libres.
Desarticulaciòn de politica de Gestiòn Documental y Seguridad de la Informaciòn
El inventario se realiza a los funcionarios o contratistas acorde con las novedades

reportadas por supervisores o novedades informadas por la Subdirección de Talento
Humano recibidas mediante mesa de ayuda. En razón a lo anterior, cuando se presentan
movimientos o novedades de ingreso, cambio de actividades, retiros etc. la información no
es de conocimiento de la Subdirección Administrativa generando desactualización de la
información del sistema de inventarios.
El inventario de asignación de equipos de computo no estaba actualizado para los
contratistas atendiendo que no se recibió por parte del supervisor del contrato la novedad
correspondiente. En razón a lo anterior no se podía incorporar la información a las bases de
SAP. Es importante indicar que la información de inventarios no se lleva por programas o
proyectos, se lleva por funcionario o contratista.
Incumplimiento del procedimiento AD-PR-04, que especifica: “Se realizará una conciliación
mensual de activos entre la OTSI y la SGA, para esto, la SGA generará el reporte de equipos
de cómputo.

Falta de divulgación de la política de Seguridad informática y obtención de un diagóstico

actualizado que permita hacer seguimiento para identificar los equipos del MEN que tienen
instalado archivos y software no autorizado por el MEN

La temática de atención educativa a grupos étnicos es un asunto transversal y compete a las

diferentes áreas del Ministerio
El equipo de Atención Educativa a Grupos Étnicos (EPBM) no tiene conocimiento de su

responsabilidad respecto al seguimiento a los controles y a su reporte.
La Entidad recibió una donación sin tener en cuenta que no cumplía las condiciones para el
almacenamiento, conforme a los lineamientos de la "AD-GU-03 V1 Guía Administración de
bodegas".
Debido a los cambios del trámite de comisiones generados por al entrada en funcionamiento
del nuevo módul ode viaticos del SIIF Nación, no se alcanzó a realizar la socialización del
formato a todas lasáreas del ministerio.
Los términos de condiciones contractuales vigentes permiten asignar hasta tres bolsas a un
mismo contratista.
En lo relacionado con el uso de los recursos retenidos por ANS causadas en desarrollo de
los proyectos, no se cuenta con un procedimiento que oriente la gestión que debe realizar la
UG FFIE y el PA FFIE para disponer de estos recursos.
En lo relacionado con el uso de los recursos retenidos por ANS causadas en desarrollo de
los proyectos, no se cuenta con un procedimiento que oriente la gestión que debe realizar la
UG FFIE y el PA FFIE para disponer de estos recursos.
Se presentan retrasos por incumplimiento de las ETCs relacionados por la entrega oportuna
de la normatividad urbanística local, trámites expeditos para obtener los permisos y las
licencias de construcción, consultas previas con comunidades, la ejecución de obras
complementarias fundamentales y las conexiones definitivas de servicios públicos, en
proyectos que han sido priorizados y contratados por el PA FFIE.
No se identifica en el mapa de procesos ni en el sistema de gestión actual de la UG FFIE,
cuál es el ciclo de un proyecto contratado por el PA FFIE, teniendo en cuenta que la
postulación de predios no hace parte del mismo. Esto es un asunto de competencia estricta
del Ministerio de Educación Nacional en el marco de la política pública de infraestructura
educativa.
Se presentaron deficiencias en los diseños de las cocinas de algunos proyectos por parte de
los contratistas de obra que no consideraron normatividad local en los componentes de
saneamiento y medio ambiente y la interventoría no verificó totalmente el cumplimiento de
esta normativa.
No ha finalizado el proceso de actualización de los micrositios de la Intranet.
Insuficiente apropiación de las áreas del MEN en el uso de la Intranet.
Desconocimiento del uso de la Intranet

El proceso de gestión y conocimiento se encuentra en etapa de implementación y mejora

desde la gestión de los grupos de trabajo de la oficina de innovación
Existe debilidad en la actualización documental y el seguimiento rigurosos de la guía creada

para realizar dicha actividad.
No se había diseñado el plan de formación dirigido a los líderes ambientales

El equipo de líderes ambientales se redujo teniendo en cuenta el retiro de varios de sus
integrantes por cambio de adminsitración, situación que dificultó la sensibilización de los
servidores del MEN.
No se había definido la estrategia de sensibilización del SGA para la vigencia 2019.
Falta de conocimiento de las metodologías establecidas por la entidad para la elaboración o

actualización de la documentación del proceso
Falta de revisión de documentación del proceso y los documentos o formatos asociados a los
procedimientos de la SGA
Cambios y actualizaciones en procediimientos, asi como la migracion a una nueva

metodologia y y presentacion del l Sistema Integrado de Gestion de la entidad
En el diseño del proceso de Evaluación de Política se establecieron como líderes de proceso
los viceministerios, sin embargo, no se ha ejercido este rol conforme lo establece la norma
ISO 9001 Numeral 8.3 literal d y f, lo que ha generado la aplicación, socialización y
apropiación de manera diferencial en las dependencias misionales del MEN.
En el diseño del proceso de Evaluación de Política se establecieron como líderes de proceso

los viceministerios, sin embargo, no se ha ejercido este rol conforme lo establece la norma
ISO 9001 Numeral 8.3 literal d y f, lo que ha generado la aplicación, socialización y
apropiación de manera diferencial en las dependencias misionales del MEN.
En el diseño del procedimiento de Evaluación de política no se contemplaron todos los

actores que podrían ejecutar dicha evaluación.


Debilidades en la verificación y control de la documentación a publicar.
Formatos del proceso de contratación desactualizados respecto de la normativa vigente y

aplicable al comité evaluador.
Cumplimiento de medidas de embargos dictadas por los jueces de la Republica.
Falta de información que debe contener los Estados Financieros de conformidad con la
Resolución 484 de 2017
La Oficina Asesora de Planeación y Finanzas no se ha apoyado en la SDO para contar con

la asesoría que le permita tener claridad de los lineamientos para desarrollar una matriz
adecuada
La Oficina Asesora de Planeación y Finanzas no se ha apoyado en la SDO para contar con
la asesoría que le permita tener claridad de los lineamientos para desarrollar una matriz
adecuada
No hay un lineamiento en el control documental de los documentos del SIG que establezca
que los formatos y guias deben relacionarse en los registros de los procedimientos.
No hay un lineamiento en el control documental de los documentos del SIG que establezca
que los formatos y guias deben relacionarse en los registros de los procedimientos.
No ejecución de los recursos de la VF (compromisos vigencia actual), en la vigencia

respectiva.
No ejecución de los recursos de la VF (compromisos vigencia actual), en la vigencia

respectiva.
Falta de planeación por parte de las ETC frente a la ejecuciòn de los recursos entregados.
Las ETC no dieron cumplimiento a las condiciones establecidas en la ejecuciòn de los
convenios
Falta de planeación por parte de las ETC frente a la ejecuciòn de los recursos entregados.
Las ETC no dieron cumplimiento a las condiciones establecidas en la ejecuciòn de los
convenios
* Falta de información reportada por FOMAG sobre procesos ejecutivos y levantamiento de
embargos.
* Omision al control en mesas tecnicas a la recuperacion de recursos embargados y
desembargados.


embargos.
desembargados.

embargos.
desembargados.
Falta de información que debe contener los Estados Financieros de conformidad con la
Incumplimiento de los supervisores en la presentación de los informes finales
Incumplimiento de los supervisores en la presentación de los informes finales

Falta de gestión de los supervisores en la presentación de los informes finales para
elaboración de Actas de Liquidación, soporte necesario para proceder a la liberación de
saldos de compromisos.

*No se revelan notas en los estados financieros relacionados con procesos de cuantia
indeterminada.
* Omision de las firmas en la realización completa de los datos necesario para estimar el
valor de la provisión.
*No se revelan notas en los estados financieros relacionados con procesos de cuantia
indeterminada.
* Omision de las firmas en la realización completa de los datos necesario para estimar el
valor de la provisión.
Incumplimiento de los supervisores en las directrices establecidas por la Secretaría General

en las circulares de cierre de vigencia

Reservas que no se ejecutaron y se materializa el riesgo de constituir vigencias expiradas
Reservas que no se ejecutaron y se materializa el riesgo de constituir vigencias expiradas



embargos.
desembargados.

embargos.
desembargados.

embargos.
desembargados.
Reservas que no se ajustan a lo contemplado en la norma

Reservas que no se ajustan a lo contemplado en la norma


Inoportunidad en los trámites presupuestales ocasionada por el aplazamiento de recursos

por parte del Minjsterio de Hacienda, así como las limitaciones de tiempo establecidas por
dicho Ministerio en la Circular 35 de 2018, que dispuso el 11 de diciembre de 2018 como
fecha límite para el cargue de solicitudes.
Inoportunidad en los trámites presupuestales ocasionada por el aplazamiento de recursos

por parte del Minjsterio de Hacienda, así como las limitaciones de tiempo establecidas por
dicho Ministerio en la Circular 35 de 2018, que dispuso el 11 de diciembre de 2018 como
fecha límite para el cargue de solicitudes.
Debilidades en la supervisión de los contratos e incumplimiento de las directrices

establecidas por la Secretaría General en las circulares de cierre de la vigencia.
Debilidades en la supervisión de los contratos e incumplimiento de las directrices
establecidas por la Secretaría General en las circulares de cierre de la vigencia.
Insuficiente destinación de recursos para atender los gastos de funcionamiento y las

obligaciones legales en la planeación y programación presupuestal del MEN
Insuficiente destinación de recursos para atender los gastos de funcionamiento y las

obligaciones legales en la planeación y programación presupuestal del MEN


Debilidades en el estudio de las necesidades y complejidad de los objetos contractuales que

permitan evitar la contingencia de utilizar la figura de la Reserva Presupuestal, los estudios
previos son insuficientes, por cuanto no permiten dimensionar el desarrollo de los contratos.
Debilidades en el estudio de las necesidades y complejidad de los objetos contractuales que
permitan evitar la contingencia de utilizar la figura de la Reserva Presupuestal, los estudios
previos son insuficientes, por cuanto no permiten dimensionar el desarrollo de los contratos.
El MEN no era convocando a las instancias de coordinación de la política de atención a

víctimas.
Las asistencias técnicas se han realizado, pero persisten fallas en la gestión a las ordenes de
la sentencia por parte del ente territorial.
La población escolar perteneciente al CCRN registrada en el SIMAT no se encuentra

debidamente caracterizada como población víctima.
La población escolar perteneciente al CCRN registrada en el SIMAT no se encuentra

debidamente caracterizada como población víctima.
Al momento de realizar la revisión de procesos, no se cuenta con la constancia de recibido

de la citación de sujetos procesales para notificaciones de autos.
Desconocimiento y falta de socialización de la matriz de riesgos

No es posible la implementación de una interface entre los tres aplicativos y de hacerlo
representaría un gasto excesivo en detrimento del erario público

Falta de acttualización de la normatividad de registro calificado.
No se han establecido acciones globales que permitan un ajuste estructural (normativo,

proceso e infraestructura y talento humano) a cada uno de los trámites).
No se había identificado la importancia de la publicación del Manual de usuario de cara al

ciudadano para los nuevos ajustes del sistema.



No se tenía identificada la necesidad de tener claridad sobre el monto de los recursos que
ingresan por concepto de los trámites a cargo de la Subdirección de Aseguramiento de
Calidad de la Educación Superior
No se tenía identificada la necesidad de tener claridad sobre el monto de los recursos que
ingresan por concepto de los trámites a cargo de la Subdirección de Aseguramiento de
Calidad de la Educación Superior
Desconocimiento del Procedimiento “Supervisión y-o interventoría del contrato o convenio.
La Oficina de Control Interno tuvo en cuenta en los monitoreos reportados la oportunidad de

las respuestas bajo su responsabilidad y los seguimientos realizados a las dependencias del
Miisterio, omitiendo la oportunidad en las respuestas por parte de las demás dependencias
del Ministerio.
La Oficina de Control Interno tuvo en cuenta en los monitoreos reportados la oportunidad de

las respuestas bajo su responsabilidad y los seguimientos realizados a las dependencias del
Miisterio, omitiendo la oportunidad en las respuestas por parte de las demás dependencias
del Ministerio.
Cuando la Subdirección de Gestión Administrativa realiza cambios en las placas fisicas no se

notifica a la OTSI, generando diferencias con el nombre del equipo en el hotsname.
Cuando la Subdirección de Gestión Administrativa realiza cambios en las placas fisicas no se
notifica a la OTSI, generando diferencias con el nombre del equipo en el hotsname.
En la digitación del código de la placa pueden ocurrir errores humanos.
Los inventarios de equipos de cómputo no se validaban con la información de las

Subdirecciones de Contratación y de Talento Humano, atendiendo que no se reciben las
novedades por parte de los supervisores y de talento humano como lo indica el
procedimiento.
La información de los movimientos efectuados en campo no era reportada de manera

permanente o no se reportaba por la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información.

procedimiento.

procedimiento.
20
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Recoger los formatos obsoletos en el área y realizar actulización y

socialización de los vigentes
Recoger los formatos obsoletos en el área y realizar actulización y

socialización de los vigentes
Revisar el alcance para el calculo del indicador de "Nivel de uso de

sistemas de información internos de apoyo a la gestión"
Rediseñar la encuesta para que se adecue a la nueva metodología

Definir una metodología apropiada para que las áreas se involucren en
la definición de la encuesta.
Definir un mecanismo que permita articular los resultado de la
encuesta con el impacto sobre la evaluación de la gestión de las
áreas.
Terminar la documentación de los subprogramas del PGD en el SIG

Definir lineamiento para el control y administración de licencias de
software del Ministerio de Educación
Configurar ajustes y parametrizar la herramienta Gestión de la

Configuración de CA
Construir doucmento con información básica de la OTSI que deben

conocer los colaboradores del MEN, incluyendo los servicios prestados
y divulgarlo a través de los canales internos de Comunicación en
articulación con la OAC
Reunión con la OTSI con el fin de establecer el compromiso de cumplir

los tiempos establecidos en el procedimiento "Administración y control
de recursos físicos"
Definir lineamiento para el control de licencias de software del

Ministerio de Educación
Monitoreo sobre implememntación del lineamiento para control de

licencias del Ministerio de Educación Nacional
Definir lineamiento para el control de licencias de software del

Ministerio de Educación



Automatizar los conjuntos de datos abiertos del Ministerio de
Educación Nacional (MEN)
1. Actualizar la normatividad que reglamenta el proceso.

2 Crear el procedimiento del proceso.
3. Hacer la Guía del Ciudadano.
4. Publicar los documentos de los Ítems 1, 2 y 3.
Realizar nuevo diagnostico del sistema de gestión documental, con

base en los requisitos nacionales e internacionales. Con base en el
diagnóstico se realizará requerimiento de alto nivel con el apoyo de la
OTSI.
1. Divulgación del procedimiento de Supervisión y/o interventoría del
contrato o convenio CN-PR-25
2. Identificar la información faltante en las carpetas de los contratos /
convenio y remitir la información que haga falta a la Subdirección de
Contratación
Contratar el diseño e implementación del Sistema de Gestión

Documental de la UG FFIE.
Diseñar e implementar un nuevo procedimiento para evaluar y emitir

conceptos sobre los informes de seguimiento a la ejecución de las
obras contratadas por el FFIE, con el fin de identificar oportunamente
los aspectos que generen dificultades y presentar las respectivas
recomendaciones y advertencias en las instancias de gobierno del
FFIE.
Diseñar e implementar un nuevo procedimiento para evaluar y emitir
conceptos sobre los informes de seguimiento a la ejecución de las
obras contratadas por el FFIE, con el fin de identificar oportunamente
los aspectos que generen dificultades y presentar las respectivas
recomendaciones y advertencias en las instancias de gobierno del
FFIE.
Cambiar la figura de supervisor regional a gestor territorial que se

encarguen de realizar una gestión integral en el territorio a máximo 10
proyectos de los 541 proyectos contratados y/o en ejecución.
En la nueva política pública de infraestructura educativa que formule el

MEN, se debe considerar la competencia del FFIE para incluir en la
estructuración de los proyectos el valor de la dotación y la gestión para
su contratación y entrega.
Realizar una guía descriptiva metodología y plataforma Censo de
Infraestructura Educativa Regional-CIER así como una sesión de
socialización de la misma; para que sea documento de consulta del
FFIE, donde se pueda ubicar el flujograma de proceso, en caso que al
FFIE se allegue información del CIER.
Instalación/activación de Antivirus en equipos sin antivirus instalado o

desactivado
Actualizar la matriz de riesgos del proceso de Gestión de conocimiento

e innovación incluyendo los riesgos externos relacionados con fomento
de la Innovación con uso de TIC en la comunidad educativa.
Realizar una mesa de trabajo para identificar documentos que deban
actualizarce y publicarse en el SIG
Realizar el diagnóstico integral del modelo de operación del ministerio

de educación, diseñar las estrategias de intervención que permitan su
mejora e implementar los cambios (identificación de conocimiento
crítico, actualización documental, etc) requeridos en los componentes
críticos
Hacer el seguimiento mensual del cronograma de trabajo para

garantizar la estabilización del sistema tanto en temas funcionales
como de información.
Generar un punto de control que permita conocer los procesos que no

hayan formulado los planes de mejora, para contar con un mecanismo
que permita hacer el seguimiento respectivo, una vez se cierre cada
uno de los informes de auditoría.
Se realizará la revisión y actualización de formatos y procedimientos a

los que haya a lugar del proceso de Servicio al Ciudadano
Actualizar los procedimientos del proceso GestIón jurídica, conforme a
la normatividad vigente y a los lineamientos de la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado.
Emplear el Acta de reunión en las mesas internas de trabajo

realizadas en la Subdirección.
Revisar los procedimientos 1) Medición de la satisfacción del

ciudadano y partes interesadas en la Unidad de Atención al Ciudadano
y 2) Gestión PQRSD, para estandarizar el tratamiento del Buzón de
Sugerencia.
Implementación de una estrategia de socialización y apropiación del

SGSI y de las diferentes politicas relacionadas, previa inclusión de
esta actividad en el plan de trabajo para la implementación del SGSI.
Realizar la revisión y actualización de los procedimientos: de Gestión
de solicitudes (ST-PR-05), Gestión de Cambios (ST-PR-12) y Gestión
de Incidentes (ST-PR-14) proceso de Gestión de Servicios TIC, lo
anterior con el acompañamiento de la Subdirección de Desarrollo
Organizacional.
Realizar capacitación de la gestión del riesgo, a los lideres de los

grupos de la OTSI, incluyendo los lineamientos para realizar un
adecuado monitoreo, lo anterior con el acompañamiento de la
Subdirección de Desarrollo Organizacional.
Realizar la revisión, actualización y migración al proceso de Gestión de

Servicios TIC, de la documentación requerida del SGSI, lo anterior con
el acompañamiento de la Subdirección de Desarrollo Organizacional.
Implementación de una estrategia de socialización y apropiación del

SGSI y de las diferentes politicas relacionadas, previa inclusión de
esta actividad en el plan de trabajo para la implementación del SGSI.
Realizar capacitación de la gestión del riesgo, a los lideres de los

grupos de la OTSI, incluyendo los lineamientos para realizar un
adecuado monitoreo, lo anterior con el acompañamiento de la
Subdirección de Desarrollo Organizacional.
Asegurar los equipos portatiles del MEN, con una guaya, previo
diagnóstico de la cantidad de PC portátiles que requieran guayas, para
ello se debe identificar la totalidad de portátiles que hay en el MEN y
de estos se deben identificar los que carecen de guaya.
Ajustar y publicar en el SIG el

Manual de Seguridad Informática, incluyendo la administración y los
controles de seguridad de la creación y acceso a las carpetas
compartidas que actualmente están alojadas en la NAS.
1. Ajuste Manual de Segurida Informática (Manual Actualizado)
2. Aprobación del Manual por el Jefe de la Oficina de Tecnología y
3. Publicación en el SIG Manual Seguridad Informática
Diseñar e implementar una
estrategia que permita el monitoreo de la disponibilidad por aplicación.
Actualización y divulgación del Manual de Polticas de Servicios TIC.

procedimiento "Gestión de Disponibilidad"

Manual de Seguridad Informática, con base en la Guía de Gestión de
Usuarios.
Implementar una estrategia de seguimiento a los tikets de la
herramienta CA Service Desk Manager.
Revisar, identificar los documentos faltantes y completar los

expedientes de los contratos 751, 754, 758, y 985 de 2018.
Revisión y actualización de fecha de expedición del contrato 1470 del

Informe parcial de interventoría N° 3 correspondiente al período entre
el 18 de mayo y 21 de agosto de 2018, dado que fue expedido el 17 de
mayo de 2018, fecha anterior al periodo del informe
Solicitar reporte mínimo semanal a la STH y a la Subdirección de

Contratación de novedades de Contratsitas y personal de Planta y con
base en estos actualizar el Directorio Activo.
Anexar todos los oficios remisorios de la vigencias 2017,2018 y 2019 a
cada uno de los expedientes, de conformidad con el Reglamento
interno de cartera N. 21469 de 2017.
Revisar el 100% de los procesos inciados en 2010, 2012 y 2013 para

evidenciar las gestiones adelantadas en cada uno de ellos, darles el
impulso procesal que sea del caso, principalmente en el decreto y
práctica de medidas cautelares.
Se implementará un plan de contingencia para realizar la gestión del

foliado de los expdientes de acuerdo a lo dispuesto en las normas de
archivo. Tal gestión requiere de capacitación por parte de la UAC.
Realizar la solicitud y gestiones pertienes para la implementación del

SAP
Informar las solicitudes de conciliación y las audiencias de conciliación
correspondientes con el fin de que Fiduprevisora priorice y remita con
la anticipación debida el análisis de los casos con audiencia próxima a
celebrarse.
Impartir instrucción a los abogados del grupo de cobro coactivo de la

OAJ para que se oficie a área financiera a fin de que esta última
liquide oportunamente las obligaciones a favor del MEN que presten
mérito ejecutivo, y hacer seguimiento a la respuest
Enviar comunicación al ICETEX con el objeto de que en el marco de

las juntas administradoras de los convenios existentes se genere un
compromiso para que dicha entidad transfiera los rendimientos
financieros al Tesoro Nacional en las fechas que establece la Ley,
además de reportar oportunamente al supervisor del Convenio y/o
Contrato.
Capacitación presencial a las firmas de abogados sobre la
normatividad interna del Ministerio en relacion con la provisión de
procesos judiciales.
Socializar a través de la página web del Ministerio de Educación

Nacional y mediente comunicación escrita enviada a las entidades
territoriales certificadas en los meses de septimbre de 2019 y febrero
de 2020, la guía actualizada sobre el registo de información del
Programa de Alientación Escolar en el Sistema Consolidador de
Hacienda e Informacion Pública - CHIP, como fuente única de reportar
información oficial del PAE por las Entidades Territoriales; y el modelo
de monitoreo financiero.
Realizar un informe semestral de los recursos girados al FOMAG,

comparado con lo aprobado por la Nación.
Pagar el costo de los poderes judiciales como se ha venido haciendo,
a traves del rubro de gastos judiciales y no como gasto rembolsable
Se realizar un ajuste al procedimiento y/o los formatos utilizados por ell

grupo de recuado Estampilla Pro Universidad Nacional
Revisión y ajuste de los procedimientos y de sus formatos anexos.
Solicitud de eliminación de formatos que no se encuentran en uso por

parte de la oficina.
Realizar una mesa de trabajo para revisar los procedimentos y

registros asociados
Solicitar a la SDO, apoyo diagnóstico para análisis de cargas de
trabajo, del área de asuntos disciplinarios.
Establecer punto de control

Socializar formato - acta de reunión PM-FT-01 y necesidad de
documentar las reuniones realizadas
Elaborar e implementar una herramienta de seguimiento al programa

anual de auditoria que permita verificar el avance de ejecución de las
actividades propuestas
Ajustar y actualizar el procedimiento de "auditorias internas" y el

formato correspondiente con el fin de evidenciar la medición de la
eficacia
Incluir en el procedimiento de "auditorias internas" los lineamientos

para la implementación del enfoque preventivo de acuerdo a las
competencias de la Oficina de Control Interno en materia de la
evaluación independiente de los riesgos.
Ajustar y actualizar el procedimiento de auditorías internas en lo que

respecta a las disposiciones generales con el fin de registrar los
metodos de priorización para la formulación del programa anual de
auditorías
1, Mesa de trabajo para revisar y proponer actualización del indicador
1, Documentar el informe
Socializar matriz de levantamiento.
Actualizar el inventario de software con los software libre permitidos

para instalar en los equipos de la Entidad.
Realizar un lineamiento para la gestiòn de documentos electronicos al

interior de la Unidad y el uso adecuado de las unidades de
almacenamiento de manera articulada con el Modelo de Gestiòn
Documental de la Entidad, el plan de preservaciòn a largo plazo y la
politica de Seguridad de la Informacion. El cual se hara en conjunto
con la OTSI en el manual de Seguridad Digital.
Actualizar el inventario de equipos de computo asignados a los

funcionarios y contratistas ubicados en la Sede Elemento.
Actualizar el inventario de equipos de computo asignados a los
funcionarios y contratistas del programa "Todos a aprender" acorde
con el reporte del supervisor de cada contrato o de la Subdirección de
Talento Humano.
Realizar reuniones de conciliación mensual de equipos de computo

entre la OTSI y la SGA
Revisar el alcance para el calculo del indicador de "Nivel de uso de
sistemas de información internos de apoyo a la gestión"
Generar los planes de manejo del indicador "Solución de incidentes de

servicios TIC" y revisar el ajuste de las metas si es necesario.
Divulgación y seguimiento a cumplimiento de política de seguridad
informática, generando un diagnóstico actualizado que permita
identificar los equipos del Men que tienen instalado archivos y software
no autorizado por el MEN
Divulgación y seguimiento a cumplimiento de política de seguridad

informática, generando un diagnóstico actualizado que permita
identificar los equipos del Men que tienen instalado archivos y software
no autorizado por el MEN
Solicitar a la Subdirección de Desarrollo Organizacional que se analice

la viabilidad de creación de un grupo transversal de enfoque
diferencial étnico e interseccional del Ministerio de Educación
Nacional, buscando establecer con ello una ubicación en la estructura
organizacional
Realizar el reporte del monitoreo a los controles de los riesgos que

aplican al Equipo de Atención Educativa a Grupos Étnicos (EPBM) y
reportar a la Subdirección de Desarrollo Organizacional
Instalación y adecuación de estanterías, estibas y demás elementos
que permitan el cumplimiento de las condiciones de almacenamiento
definidas en la guía de administración de bodegas
Revisar y actualizar el procedimiento "GESTIONAR COMISIONES DE

SERVICIOS AL INTERIOR / EXTERIOR" de acuerdo a las nuevas
necesidades de información del módulo de viaticos del SIIF Nación.
Implementar acciones integrales de supervisión a la ejecución de los

contratos para tomar medidas oportunas, preventivas y correctivas en
el marco de los comités territoriales realizados por Entidad Territorial
Certificada - ETC.
Socialización de los lineamientos sobre la naturaleza y y la forma de
aplicar ANS
Expedición de lineamientos sobre la naturaleza y la forma de aplicar

ANS
Incorporar en las cláusulas de los nuevos convenios

interadministrativos del MEN con las ETC para la construcción de la
infraestructura educativa, la obligación de entregar, previa a la
priorización de los proyectos a contratar, el cumplimiento y entrega de
todos los productos en el marco de las obligaciones de la ETC.
Incorporar en el manual de sistema de gestión del FFIE un capítulo
que explique el ciclo detallado de un proyecto desde su priorización
por la Junta Administradora hasta su entrega.
Suscribir entre contratista de obra e interventoría, actas de verificación

del cumplimiento de la normatividad nacional y local en los diseños,
para el cumplimiento de los estándares y requerimientos técnicos y
normativos.
Divulgar la circular 31 del 11 de julio de 2019 con directivos del MEN.

Realizar jornadas de capacitación dirigidas a los administradores de
los sitios con el fin de brindar herramientas para que estos sean
autónomos en la administración de su información.
Actualizar los sitios de la Intranet por parte de la SDO partiendo de la

información existente.
Elaborar, revisar y aprobar los procedimientos y documentos

asociados del proceso de Gestión del conocimiento e Innovación.
Realizar el diagnóstico integral del modelo de operación del ministerio

de educación, diseñar las estrategias de intervención que permitan su
mejora e implementar los cambios (identificación de conocimiento
crítico, actualización documental, etc) requeridos en los compontes
críticos.
Elaborar cronograma de trabajo para la sensibilización y ejecución de

los programas de Gestión Ambiental del MEN
Conformar el equipo de líderes ambientales del MEN con el fin de
apoyar las tareas de sensibilización y socialización de los lineamientos
del SGA.
Definir el plan de formación para los líderes ambientales del SGA.
Realziar una Jornada de sensibilización al personal de la SGA a cargo

de la documentación del proceso sobre elabaoración y actualización
de documentación
Revisar y actualizar la documentación del proceso de Gestión

Administrativa con el fin de determinar la pertinencia de uso.
Revisiòn y actualizacion de procedimientos, formatos, guias y anexos

a cargo de la Subdireeccion de Gestion Financiera publicados en el
SIG
Actualizar el sitio de la Subdirección de Inspección y Vigilancia
Socialización criterio jurídico institucional respecto a la caducidad y

formulación de cargos
Generar e implementar una estrategia para la socialización, aplicación
y apropiación del proceso de evaluación de política mejorado y
optimizado.
A partir de los insumos recibidos de las áreas Subdirección de Apoyo a

la Gestión de las IES, Dirección de Primera Infancia y Subdirección de
Fomento de Competencias, analizar, determinar y documentar las
mejoras para el proceso evaluación de políticas e instrumentos, como
parte del proyecto de optimización de procesos que adelantará el
Ministerio de Educación Nacional en el último cuatrimestre de 2019.
Identificar, proponer y entregar a la Subdirección de Desarrollo

Organizacional desde la perspectiva de la Subdirección de Fomento
de Competencias, oportunidades de mejora al proceso de Evaluación
de Política y su documentación soporte, orientadas a la articulación y
la efectividad al momento de evaluar políticas e instrumentos de
política.

Organizacional desde la perspectiva de la Dirección de Primera
Infancia, oportunidades de mejora al proceso de Evaluación de Política
y su documentación soporte, orientadas a la articulación y la
efectividad al momento de evaluar políticas e instrumentos de política.

Organizacional desde la perspectiva de la Subdirección de Apoyo a la
Gestión de las IES, oportunidades de mejora al proceso de Evaluación
de Política y su documentación soporte, orientadas a la articulación y
la efectividad al momento de evaluar políticas e instrumentos de
política
2- Eliminar el formato CN-FT-34 - Memorando designación comité

evaluador, en atención a que la designación del comité se hace en la
resolución de apertura y en la invitación a ofertarpara las selecciones
por mínima cuantía
Enviar a al OAJ la relación de los títulos pendientes de cobro.
En las notas revelativas a los estados financieros revelar el valor de

las pérdidas por deterioro, reconocidas durante el periodo contable, el
análisis de la antigüedad de las mismas que se encuentren en mora a
31 de diciembre de 2019 e incluir los factores que la entidad considere
para determinar su deterioro, para cumplir lo establecido en la
Identificar los pagos realizados por FOMAG y los remanentes recibidos

en cuentas del ministerio que pertenecen al FOMAG, con el fin de ser
aplicados a embargos realizados, correspondientes a las vigencias
2000-2010 ajustado con el plan de trabajo de jurídica
Actualizar la matriz de riesgos del proceso de Planeación de acuerdo

con la metodología del DAFP vigente y enviarla a la SDO para su
cargue en el SIG.
Socializar a todo el equipo de la OAPF la matriz de riesgos actualizada
Revisar los de procedimientos del Proceso Planeación verificando en

la columna de registros que se encuentren relacionados los formatos,
guias u otros documentos soporte vigentes y ajustarlos según aplique
y solicitar a la SDO el cargue en el SIG.
Solicitar a la Subdirección de Desarrollo Organizacional sea revisada
la pertinencia de incluir un lineamiento en el procedimiento de Control
de Documentos de relacionar los formatos, guias y demás documentos
soporte en los procedimientos de cada proceso.
Elaborar y difundir circular, mediante la cual se impartan directrices

sobre los siguientes temas:
• Normatividad presupuestal con especial énfasis en reservas
presupuestales, vigencias futuras, destinación de apropiaciones
presupuestales
• Responsabilidades de los servidores que ejercen la función de
supervisión de contratos y convenios, en especial sobre recursos
entregados en administración.
Desarrollar acción preventiva dentro del Comité Contratación

generando alertas a las áreas responsables de las necesidades de
bienes o servicios, en cuanto a los plazos de ejecución y forma de
pago que eviten la constitución de reservas presupuestales

presupuestales
* Se requerirá de manera directa a la firma de vigilancia judicial
contratada por Fiduprevisora S.A. la información necesaria para el
seguimiento de la totalidad de procesos ejecutivos en contra del
FOMAG.
Identificar los pagos realizados por FOMAG y los remanentes recibidos

en cuentas del ministerio que pertenecen al FOMAG, con el fin de ser
aplicados a embargos realizados, correspondientes a las vigencias
2000-2010 ajustado con el plan de trabajo de jurídica
Enviar a al OAJ la relación de los títulos pendientes de cobro.
*Presentar informe bimestral sobre los resultados de la gestión de

defensa realizada en procesos ejecutivos y sobre las acciones
adelantadas de recuperación de recursos basados en los informes
presentados por la firma de vigilancia judicial contratada por
Fiduprevisora S.A., y de los informes entregados por la fiduciaria. en el
cual se relacione, recursos pagados, recursos por remanentes
recuperados y recursos desembargados.
* Requerir y hacer seguimiento en mesa tecnica de embargos sobre la

gestión relacionada con la defensa de procesos ejecutivos sobres los
cuales recaigan medidas de embargo asi como de la gestion de
recuperacion de recursos por remantes y por desembargos.
En las notas revelativas a los estados financieros revelar el valor de
las pérdidas por deterioro, reconocidas durante el periodo contable, el
análisis de la antigüedad de las mismas que se encuentren en mora a
31 de diciembre de 2019 e incluir los factores que la entidad considere
para determinar su deterioro, para cumplir lo establecido en la


presupuestales

presupuestales
Verificación de la información reportada mediante auditorias a los

registros realizados por las firmas de abogados en lo relacionado con
la provisión de procesos judiciales., validando que los registros
respondan a la realidad del procesos y a lo registrado en el sistema e-
kogui.
*Entregar a la Subdirección de Gestion Financiera la informacion de

litigios desde el reporte que arroja el sistema e-kogui, con la
especificidad del tipo de pretensión tendiete a que sea incluido como
nota a los estado financieros.


presupuestales

presupuestales

presupuestales
Generar informaciòn mensual a la OAJ de los titulos dobles.

* Presentar informe bimestral sobre los resultados de las gestiones
defensa realizada, en la cual se relaciona incidentes presentados
resultado del tramites, monto de recursos desembargados y
recuperados.
* Requerir y hacer seguimiento en mesa tecnica de embargos sobre la

gestión relacionada a la defensa de procesos ejecutivos sobres los
cuales recaigan medidas de embargo en exceso, y la gestión de
desembargo.
* Ejercer de manera directa la representación judicial de aquellos

procesos en los que se notifica por parte del area financiera se
presenta un embargo superior al limite de la medida. Presentando el
incidente correspondiente.
Mesa de Trabajo SGF OAJ -- en la cual se revise los titulos enviados y

la gestión de cada área por cada embargo

presupuestales

presupuestales


presupuestales

presupuestales
presupuestales



presupuestales
Elaborar y difundir
entregados circular, mediante la cual se impartan directrices
en administración.
presupuestales
Designar un funcionario para ser interlocutor entre las instancias de

coordinación del Sistema Nacional de Atencion y Reparación Integral a
Víctimas del departamento y la entidad.
Realizar asistencia técnica integral a la Secretaría de Educación del

Cauca en temas como: Cobertura- SIMAT, Plan de Alimentación
Escolar -PAE- e infraestructura.
Realizar asistencia técnica a los responsables de la administración del

SIMAT de la SED-Cauca y representantes del CCRN, en el adecuado
registro de la población víctima en el sistema de información.
Retroalimentar a la SED Cauca con el resultado del cruce de

información entre el censo de población escolar del CCRN y el SIMAT,
con el fin de que la SED como entidad competente proceda a
caracterizar adecuadamente a la población.
Lista de chequeo, agregar a los formatos preestableciodos dentro del

SIG.
Realizar revisión del Mapa de Riesgos del Proceso y verificar que se

encuentren incluidos los riesgos y controles asociados a los trámites
de Convalidaciones y Registro Calificado.
Continuar con el control actual generando reportes mensuales
Programar y realizar la socialización del mapa de Riesgos del Proceso

con los Grupos de Convalidaciones y Registro Calificado.
Realizar el ajuste del Mapa de Riesgos (En caso de requerirse a partir

del análisis efectuado)
Solicitar acompañamiento a la SDO en la nueva metodología del

DAFP para riesgos.
Desarrollo Fase 3-Desarrollo Sistema de Información, implementación
nuevo Decreto de Aseguramiento: Levantamiento de información y
requerimientos tecnológicos con base en el nuevo decreto, desarrollo
sistema de información del nuevo decreto, implementación nuevo
decreto y sistema de información, implementación plan de gestión del
conocimiento
Desarrollo Fase 3-Desarrollo Sistema de Información, implementación

nuevo Modelo de Convalidaciones: (Levantamiento de información y
requerimientos tecnológicos con base en la propuesta de resolución
del nuevo modelo, desarrollo Sistema de Información
Solicitar la entrega del Manual de usuario del nuevo Sistema por parte
del implementador.
Solicitar a Oficina Asesora de Cominicaciones la publicación del

Manual de Usuario del Sistema de convalidaciones de ES en la página
web
Validar la Publicación del Manual de Usuario actual en el Sistema
Validar la publicación del Manual de usuario del nuevo Sistema

(usuario interno y externo).
Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de trabajo.
A partir de la mesa de trabajo ejecutada con Financiera establecer un

plan de trabajo que permita subsanar el hallazgo identificado.
Realizar seguimiento a la completitud de información de los contratos

de prestación de servicios suscritos durante el segundo semestre de
2019.
Incluir en el monitoreo realizado a los riesgos la oportunidad en las

respuestas de todas las dependencias del Ministerio.
Generar alertas a las dependencias que respondan de manera

inoportuna a los requerimientos de los entes de control y que
contribuyen a la materialización del riesgo
Incluir en el procedimiento AD-PR-04 Administración y control de

recursos físicos, el envio de reporte periódico o cada vez que se
produzca el evento a la OTSI, de novedades de cambios en las placas
fisicas de los equipos por deterioro, perdida, reposición, entre otras
causas, e implementar el envio de dicho reporte.
Incluir en el procedimiento respectivo la verificación periodica del
nombre del equipo, de manera que coincida con el nombre de la placa,
identificar posibles inconsistencias y realizar los ajustes que se
requieran.Lo anterior de acuerdo con el reporte periodico enviado por
la SGA.
Realizar la actualización del inventario de bienes en el aplicativo SAP,

incluyendo las novedades reportadas de traslado y/o asignación de
equipos, lo anterior de acuerdo con los casos evidenciados en el
informe de la auditoria de Control Interno.
Generar una comunicación mensual a los supervisores a través del

canal interno que se defina, informando su responsabilidad en el
reporte de novedades de terminación u otras novedades que afecten
el inventario de los contratos asignados. Lo anterior articulado con la
Subdirección de Contratación.
Solicitar reporte mensual de información de novedades de ingreso y

retiro a la STH y con base en estos realizar las respectivas
actualizaciones.
21 22
DESCRIPCIÓN DE LAS METAS UNIDAD DE MEDIDA DE LAS METAS
Actualización Actualización
Actualización Actualización
Incluir en los indicadores la medición de

Dos Sistemas de Información incluidos en la
usabilidad de los Sistemas de Información
medición
RIEL y LIQUIDADOR
Realizar documentación de la revisión y/o

documentación de las oportunidades de
Documento
mejora del informe de la encuesta anual de
satisfacción en forma conjunta
Realizar documentación de los programas del

Programas documentados
PGD
Documento con lineamiento aprobado Documento con lineamiento
1. Levantamiento de requerimientos
2. Diseño del modelo
3. Desarrollar ajustes sobre la herrramienta
Herramienta configurada y parametrizada
4. Pruebas sobre los desarrollo
5. Despliegue Heramienta
6. Puesta en producción
Contrucción de documento con información

Documento con información básica de la
básica de la OTSI y su divulgación a través
OTSI divulgado.
de los canales internos de comunicación.
Acta de reunión y acuerdos. Acta
Documento con lineamiento aprobado Documento con lineamiento

1. Levantamiento de
requerimientos
3. Desarrollar ajustes sobre la herrramienta Herramienta configurada y parametrizada
Despliegue Heramienta
Puesta en producción
Informe de
Generación de informe de seguimiento
seguimiento
Documento con lineamiento

Documento con lineamiento
aprobado
1. Levantamiento de
requerimientos
3. Desarrollar ajustes sobre la herrramienta Herramienta configurada y parametrizada
5. Despliegue Heramienta
6. Puesta en producción
Informe de
seguimiento
Informe de
seguimiento
4 Conjuntos de Datos Abiertos automatizados Conjuntos de Datos Abiertos Automatizados
Elaboración y publicación de:

1. Actualizar la normatividad que reglamenta
Elaboración y Publicación del documento que
el proceso.
reglamenta el proceso, procedimiento
2. Crear el procedimiento del proceso.
actualizado y Guia del ciudadano.
3. Hacer la Guía del Ciudadano.
Realizar diagnostico de documentación, con

Diagnóstico realizado
requerimiento de alto nivel.
Proyecto para gestión de recursos
Realizar la justificación proyecto de inversión
Requerimiento de alto nivel
nuevo sistema de gestión documental
100% de carpetas de contratos / convenios
Porcentaje
actualizadas
Sistema de Gestión Documental contratado, Sistema de Gestión Documental contratado,

diseñado e implementado diseñado e implementado
Procedimiento para la revisión de informes

Procedimiento
diseñado e implementado
Procedimiento para la revisión de informes
Procedimiento
diseñado e implementado
Gestor asignado por cada 10 proyectos Gestor
Guía para la estructuración de proyectos que

incluya la dotación básica de las aulas y los
Guía
espacios complementarios para que sea
incluida en la nueva política pública.
*Documento guía descriptiva metodología y
plataforma Censo de Infraestructura Guía y socialización
Educativa Regional-CIER
*Sesión de socialización
Actualización de los equipos que no tiene el

Reporte de Equipos actuaizados con la
antivirus instalado o se encuentra
instalación/activación del antivirus
desactivado
Riesgos externos de la OIE definidos en la

Matriz riesgos OIE
matriz de riesgos institucionales
Documento Plan Estratégico de seguridad Mesa de trabajo
vial actualizado y publicado. Documento PESV publicado
Actualización de documentos Diagnóstico
Actas de Seguimiento Actas
Instrumento Instrumento
Actualizacion de los procedimientos de

Procedimientos actualizados
proceso de Servicio al Ciudadano
Actualización o diseño de los procedimientos
de Conceptos a proyectos de ley, Conceptos
jurídicos, Ejercer Jurisdicción coactiva, procedimientos actualizados
Defensa Judicial activa y Defensa Judicial
Pasiva.
Llevar el registro de la mesas internas de

Acta mensual
trabajo, mediante actas de reunión.
Revisar los procedimientos

* Medición de la satisfacción del ciudadano. Procesos actualizados
* Gestión PQRSD
Campaña de apropiación del SGSI

Campaña de apropiación implementada.
implementada.
Procedimientos actualizados y cargados en el
Procedimientos actualizados
SIG
Capacitación de Gestión del Riesgo Capacitación
Migración de documentación del SGSI

Migración revisada, actualizada y cargada
revisada, actualizada y cargada en el SIG.
Campaña de apropiación del SGSI

Campaña de apropiación implementada.
implementada.
Capacitación de Gestión del Riesgo Capacitación
Informe de equipos portatiles asegurados

Informe
con Guaya
Ajustar, aprobar y publicar en el SIG el Manual publicado en el

Manual de Seguridad Informática. SIG.
Diseñar, documentar e implementar una
estrategia que permita el monitoreo de la
disponibilidad por aplicación, la cual debe
contemplar la implementación de una
herramienta tecnológica, la capacitación y Estrategia de monitoreo
socialización de la misma y la generación de a la disponibilidad por aplicación diseñada,
informes mensuales de monitoreo documentada e implementada
1. Informe de Número de equipos con la
herramienta implememtada
2. Informes Capacitaciones Impartidas
3. Informe Mensual de Monitoreo
Actualización y divulgación del Manual de Actualización y divulgación del Manual de

Polticas de Servicios TIC actualizado y Polticas de Servicios TIC actualizado y
divulgado. divulgado.
Ajustar, aprobar y publicar el procedimiento

"Gestión de Disponibilidad"
1. Levantamiento Diagnóstico (Informe con
diagnósticomy recomendaciones)
2. Mesa de trabajo OTSI y SDO - revisar y
ajustar procedimiento Gestión Disponibilidad
Procedimiento "Gestión
(Acta con ajustes acordados)
de Disponibilidad" publicado en el SIG
3. Evaluación, aprobación e implementación
de los ajustes realizados (Procedimiento
ajustado)
5. Publicación en el SIG del Procedimiento
de Gestión de Disponibilidad (Procediiento
publicado en el SIG)
Ajustar, aprobar y publicar en el SIG el

Manual publicado en el
Manual de Seguridad
SIG
Informática
Documentar e implementar una estrategia de
seguimiento a tickets, la cual debe
contemplar las etapas de generación y
socialización periódica de reportes de tickets
y el seguimiento sistemático a estos
Generacion de reporte mensual con base en
el Backlog:
Estrategia de seguimiento
1. Envío Reporte generado a Lideres
a tickets documentada e implementada
Técnicos (Correo Electrónico) y Líderes
Funcionales (Oficio)
2. Reunión con las áreas del MEN
involucradas (Documento Lineamientos
Actualización)
3. Seguimiento estado casos reportados
(Seguimiento estado casos reportados )
Contratos 751, 754, 758, y 985 de 2018 con

documentación del expediente completa; Contratos con
contrato 1479 de 2017 el Informe parcial documentación del expediente completa e
Interventoría con la fecha de expedición información actualizada
actualizada.
Actualización del Directorio Activo a partir de

Directorio activo actualizado de acuerdo con
reporte enviados por la STH y la Subdirección
novedades reportadas
de Contratación. )
Expedientes 2017, 2018 y 2019 con oficio de
oficio de remisión de expedientes
remisión adjunto.
Cronograma con fechas y responsables en

la revisión de los procesos.
Cronograma
Diseño de un formato para presentar casos al
Diseño de Formato
comité de cartera diligenciado con los que se
considere una cartera de dificil recuperación.
Solicitar capacitación a la UAC sobre como

realizar el foliado de acuerdo a las normas de
archivo. Solicitud de capacitación
Se implementará un Plan de contingencia Plan de contingencia Implementado

diseñado en cronograma con fechas y
responsables para el foliado de expedientes
Requerimientos Requerimientos
Informar semanalmente a Fiduprevisora las
Envío semanal
audiencias de conciliación ya fijadas.
Comunicación Interna a los abogados

sustanciadores dando instrucciones sobre las
medidas a adopatar frente al área financiera.
Comunicación
Comunicación al grupo de recaudo de ley 21
de 1982 y hacer seguimiento a la
comunicación.
Comunicación radicada en el ICETEX Comunicación

Capacitación a las firmas de abogados Capacitación
2 socializaciones de la guía sobre el registo

de información del Programa de Alimentación
Escolar en el Sistema Consolidador de
Dos socializaciones
Hacienda e Informacion Pública - CHIP y el
Una publicación
modelo de monitoreo financiero.
Publicación de la Guía en la página web del
Ministerio de Educación Nacional
Socializar con el FOMAG, las cifras Informe semestral recursos girados al

correspondientes a las transferencias FOMAG, comparado con lo aprobado por la
realizadas durante el semestre. Nación - Min Hacienda
Poderes pagados por el rubro de gastos
Informe
judiciales
Ajuste de Procedimiento y/o Formatos Ajuste de Procedimiento y/o Formatos
Procedimientos y formatos revisados Procedimiento
Mesa de trabajo Acta

El diagnóstico a realizar, deberá contemplar,
la cantidad de procesos a cargo de cada
colaborador, así como los puntos de revisión
Diágnóstico
y aprobación de proyectos, el apoyo técnico,
administrativo, y la producción y evaluación
intelectual.
Se establecerá un punto de control, para lo

cual cada colaborador debera reportar la
información de actividades encaminadas a la Matriz
gestión de los procesos dentro de una matriz
dispuesta para ello.
Socializar formato - acta de reunión y
necesidad de documentar las reuniones Socialización
realizadas
Elaboración e implementación de una

herramienta de seguimiento y medición al Herramienta elaborada e implementada
programa anual de auditoría
Ajuste y actualización del Procedimiento y Procedimiento y formato ajustados y

formato "Auditorias Internas" actualizados
Ajuste y actualización del Procedimiento

Procedimiento ajustado y actualizado
"Auditorias Internas"
Ajuste y actualización del Procedimiento

Procedimiento ajustado y actualizado
"Auditorias Internas"
La mesa de trabajo, estará encaminada a

proponer un indicador de acuerdo a los
Mesa de Trabajo
parámetos de la norma, en conjunto con la
SDO
Documentar el informe que se realiza

mensualmente, de manera que sea de facil
acceso y consulta de los funcionarios y Documento
colaboradores del área de Asuntos
Disciplinarios.
La socialización de activos realizado durante
la vigencia 2018, se hará por medio de
Capacitación
capacitación, con el debido acompañamiento
de la SDO.
Inventario de software actualizado incluyendo

Registro del Inventario de software
los software libre permitidos para instalar en
actualizado.
los equipos de la Entidad.
Realizar el lineamiento para la gestiòn de

documentos elèctronicos, a través del manual Documento
de Seguridad Digital.
Inventario actualizado de equipos de computo

para los funcionarios y contratistas ubicados Registro de actualización del inventario SAP
en la sede elemento.
Inventario actualizado de equipos de computo
Registro de actualización del inventario
en el aplicativo SAP para los funcionarios o
respecto a la solución de novedades.
contratistas del programa todos a aprender.
Actas de conciliación mensual de equipos de

Acta de conciliación.
computo entre la OTSI y la SGA
medición
RIEL y LIQUIDADOR

medición
RIEL y LIQUIDADOR
Oficializar a los directivos del MEN el estado

actual de los equipos de los servidores a su Oficios enviados
cargo, recomendaciones y medidas a tener a Directivos
en cuenta para mitigar el hallazgo
Elaborar informe con resultado obtenido en el Informe final de
seguimiento seguimiento
Informe con registro de equipos validados en

Con base en diagnóstico levantado, valildar
sitio
en sitio cumplimiento de la política
Solicitud de análisis de viavilidad Documento
Monitoreo reportado Reporte

Instalación y adecuación de estanterías,
Instalación y adecuación de estanterías,
estibas y demás elementos que permitan el
estibas y demás elementos que permitan el
cumplimiento de las condiciones de
cumplimiento de las condiciones de
almacenamiento definidas en la guía de
almacenamiento definidas en la guía de
administración de bodegas
administración de bodegas
Revisar y actualizar el procedimiento

GESTIONAR COMISIONES DE SERVICIOS Procedimiento actualizado
AL INTERIOR / EXTERIOR
1 Comité Territorial mensual realizado en las

Comité
ETC con obras en ejecución
Socialización de los lineamientos sobre la Socialización de los lineamientos sobre la
naturaleza y la forma de aplicar ANS naturaleza y la forma de aplicar ANS
Documento con lineamientos sobre la Documento con lineamientos sobre la

naturaleza y la forma de aplicar ANS naturaleza y la forma de aplicar ANS
Insumos con obligaciones actualizadas para

elaborar los convenios interadministrativos Insumo
del MEN con las ETC
Manual de sistema de gestión del FFIE
Manual
actualizado
541 diseños de proyectos con actas de

Actas de verificación
verificación suscritas
Generar comunicación interna relacionando

las fortalezas de mantener su sitio Piezas de comunicación
actualizado
Jornadas de capacitación a colaboradores de
las áreas responsables de la actualización de Jornadas de capacitación
los sitios
Actualizar sitios de Intranet con información

Sitios de la Intranet Actualizada
de la SDO
Procedimientos y documentos revisados y

Procedimientos y documentos
actualizados en el SIG
Diagnósitco de conocimiento crítico. Diagnóstico
Cronograma de trabajo de sensibilización Cronograma de trababjo

aprobado
Acto administrativo de designación de líderes
ambientales del MEN. Acto administrativo
Plan de formación dirigido a líderes

Plan de formación
ambientales
Jornada de sensibilización Registro de asistencia
Procedimientos con documentos soportes

revisados y actualizados en el SIG Procedimientos con documentos soportes
Aprobacion de procedimientos Acta
Sitio de la Intranet actualizado- PDF Sitio de la Intranet actualizado- PDF
Actas de reunión e información socializada Actas de reunión e información socializada

Estrategia implementada. Estrategia implementada.
Proceso mejorado, optimizado y publicado en Proceso mejorado, optimizado y publicado

el SIG en el SIG
Documento de oportunidades de mejora del Documento de oportunidades de mejora del

proceso de Evaluación de Política entregado proceso de Evaluación de Política entregado
a la SDO a la SDO

a la SDO a la SDO

a la SDO a la SDO
Eliminar el formato CN-FT-34 Eliminar el formato CN-FT-34

Emitir oficios mensuales a la OAJ con la
Oficio
información de los títulos pendientes de cobro
Revelar en los EEFF, la información y estado

Informe Financiero
del deterioro de la cartera FOMAG
Depuracion Bases de Datos e Identificación

Conciliaciòn de embargos
pagos de FOMAG.
Matriz de riesgos de proceso y corrupción Matriz de riesgos de proceso y corrupción

actualizada actualizada
Matriz de riesgos de proceso y corrupción Socialización Matriz de riesgos de proceso y
actualizada socializada corrupción actualizada socializada
Revisar los de procedimientos del Proceso

Planeación verificando en la columna de
registros que se encuentren relacionados los procedimientos revisados y ajustados en el
formatos, guias u otros documentos soporte SIG
vigentes y ajustarlos según aplique y solicitar
a la SDO el cargue en el SIG.
Solicitud a la SDO Solicitud
Elaborar y difundir circular Circular
Generar alertas, dentro del Comité

Contratación, a las dependencias
Actas de Comité
responsables de las necesidades de bienes o
servicios
Actas de Comité
servicios

Requerimientos a la firma de vigilancia
Requerimientos
judicial contratada por Fiduprevisora S.A
Depuracion Bases de Datos e Identificación

Conciliaciòn de embargos
pagos de FOMAG.
Emitit oficio a la OAJ con la información de
Oficio
los títulos pendientes de cobro
Informe sobre los resultados del seguimiento

a los informes presentados por la firma Informes bimestrales
contratada por Fiduprevisora S.A
Requerimientos y seguimiento en mesas

tecnicas y actualización de procesos por Requerimientos y seguimiento en mesas
medio de la firma de vigilancia judicial tecnicas por medio de la firma Litigando
Litigando.
Revelar en los EEFF, la información y estado
Informe Financiero
del deterioro de la cartera FOMAG

Actas de Comité
servicios

Actas de Comité
servicios
Verificación al reporte del sistema e-kogui Informe de seguimiento
Reportes a la SGF sobre información de

Reportes mensuales
litigios

Actas de Comité
servicios

Actas de Comité
servicios

Actas de Comité
servicios
Emitir oficio con la información de titulos

dobles con destino a la OAJ para que dicha
Oficio
dependencia realice la gestión de
recuperación de los recursos embargados
Informes sobre los resultados del
Informe bimestral
seguimiento
Requerimientos y mesas tecnicas de

Requerimientos y mesas tecnicas.
embargos.
Informes sobre incidentes favorables Informe bimestral
Seguimiento a la gestión para la recuperación

Acta
de los recursos embargados

Actas de Comité
servicios

Actas de Comité
servicios

Actas de Comité
servicios

Actas de Comité
servicios

Actas de Comité
servicios

Actas de Comité
servicios

Actas de Comité
servicios
Participar en las instancias de coordinadición

del Sistema Nacional de Atencion y Acta de reunión y listas de asistencia
Reparación Integral a Víctimas
Realizar asistencia técnica integral Acta de Asistencia Técnica
Acta de asistencia técnica con participación

del MEN, SED Cauca y representantes del Acta
CCRN.
Oficio enviado al Secretarío de Educación de

oficio
la SED Cauca con el análisis del resultado
del cruce de bases de datos.
Se elaborará, una lista de chequeo, para que

cada uno de los colaboradores la diligencie y Lista de Chequeo
sea un punto de control para verificación.
Acta de reunión
Acta de reunión y matrriz actualizada
Listado de Asistencia
reportes mensuales reportes mensuales
Listado de Asistencia List de Asistencia
Mapa de Riesgos Revisado y actualizado en

Documento revisado - Matriz actualizada
caso de requerirse
Solicitud
Solicitud de acompañamiento
Listados de asistencia/Actas de reunión
Listados de asistencia
Nuevo Sistema de información para Registro
Calificado
Propuesta de modificación del decreto
Nuevo Decreto de Aseguramiento
Plan de gestión del conocimiento
Memoria Justificativa final Carta radicada al
implementado
DAFP
Plan de choque implementado
Listado de Asistencia
Actas de reunión
Listados de asistencia/Actas de reunión Sistema de Convalidaciones en producción
Nuevo Sistema de Convalidaciones Nueva Resolución de convalidaciones firmada

Resolución de Convalidaciones Plan de
gestión del conocimiento implementado Plan Informe
de choque implementado Plan de gestión de conocimiento
implementado
InformePlan de choque implementado
Solicitud Correo electrónico
Solicitud Oficina Asesora de Cominicaciones Solicitud
Validación de la Publicación Documento Publicado
Validación de los documentos publicados Documento Publicado

Seguimiento a la ejecución del Plan de
Seguimiento al Plan de trabajo
Trabajo
Plan de Trabajajo Plan de trabajo propuesto
Seguimiento de actividades Documento
Reporte de los dos últimos trimestres del

monitoreo de riesgos que incluya a todas las monitoreo de riesgos
dependencias
Comunicados de alerta por medio de correo

Alertas mensuales
electrónico a las dependencias
Actualización e implementación del

procedimiento AD-PR-04 Administración y Procedimiento actualizado e implementado
control de recursos físicos.
Verificación periodica del nombre del equipo,
de manera que coincida con el nombre de la
informe de seguimiento
placa, identificar posibles inconsistencias y
realizar los ajustes que se requieran.
Actualizacion del inventario de bienes en Registro de actualización del inventario en

SAP. SAP
Registro de comunicaciones mensuales a los

Comunicaciones a los supervisores.
supervisores.
Actualización de inventario a partir de los

Inventario actualizado en SAP
reportes mensuales de la STH
23 24 25 26
FECHA INICIACIÓN FECHA TERMINACIÓN

CANTIDAD DE LA
DE LAS METAS DE LAS METAS RESPONSABLE
META
DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
1 2018/06/30 2019/12/31 Clara Robayo
1 2018/06/30 2019/12/31 Clara Robayo
2 2019/04/01 2019/12/31 Jefe OTSI
Dora Inés Ojeda

1 2018/07/03 2019/10/31
Roncancio
Dora Inés Ojeda

5 2018/07/03 2020/06/30
Roncancio
1 2018/07/01 2019/12/31 Grupo de Infraestructura
Coordinador Grupo
1 2018/01/02 2019/12/31
Servicios TIC
PROFESIONAL
1 2018/09/01 2019/09/30 GRUPO RECURSOS
FISICOS
1 2018/07/16 2019/12/31 Grupo Infraestructura


4 2018/04/15 2019/12/31 Roger Quirama Garcia
Monica Ramirez
3 2018/02/01 2020/12/31 Peñuela - (Diana Rios y
Ana María Pérez)
Dora Inés Ojeda

1 2018/07/03 2020/06/30
Roncancio
Jaime Rafael Vizcaíno
100% 2018/11/19 2019/12/31
Pulido
Asesor Grado II
1 2019/08/01 2020/08/01 Gerencia
(Administrativa)
Directora de Planeación
1 2019/03/01 2020/06/08
y Seguimiento
1 2019/03/01 2020/06/08
y Seguimiento
54 2019/02/01 2019/12/31 Director Técnico

2 2019/04/01 2020/04/30 Subdirección de Acceso
Diana María Silva

1 2019/08/02 2020/06/30
Lizarazo
1 2019/07/22 2019/12/31 Edna Patricia Ortega
Edna del Pilar Páez

1 2019/09/17 2019/12/31
García

5 2019/08/01 2019/12/31
García

1 2019/08/01 2019/10/31
García
3 2019/08/01 2019/12/31 Dora Inés Ojeda

Luis Gustavo Fierro
5 2019/08/01 2019/10/31
Maya
5 2019/08/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
Dora Inés Ojeda

2 2019/04/01 2019/12/31
Roncancio




Luis Gustavo Fierro
400 2019/07/15 2019/12/16
Maya
Luis Gustavo Fierro

2 2019/07/15 2019/12/16
Maya
Luis Gustavo Fierro

2 2019/08/01 2019/12/16
Maya
Luis Gustavo Fierro

2 2019/04/08 2019/11/30
Maya
Luis Gustavo Fierro
30 2019/04/08 2019/10/31
Maya
Luis Gustavo Fierro

2 2019/08/01 2019/12/16
Maya
Miguel Leonardo
1 2019/07/02 2019/12/31
Calderón Marín
Luis Gustavo Fierro
2 2019/06/20 2019/11/30
Maya
192 2019/09/01 2020/05/31 Sandra Patricia Bojacá
Magda Mercedes
2 2019/07/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
Luis Gustavo Fierro
1 2019/06/20 2019/11/30
Maya
Magda Mercedes
1 2019/06/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
Sandra Carolina Chaves

2 2019/07/22 2019/11/30
Zambrano
1 2019/07/22 2019/12/31 Edna Patricia Ortega

JORGE GARTNER
1 2019/07/30 2019/12/31
CORREDOR
JORGE GARTNER
6 2019/07/30 2019/12/31
CORREDOR
1 2019/06/01 2019/12/31 Mayte Beltrán Venteno
1 2019/08/01 2019/12/30 María Helena Ordoñez
JORGE GARTNER
1 2019/07/30 2019/12/31
CORREDOR
JORGE GARTNER
1 2019/07/30 2019/12/31
CORREDOR
JORGE GARTNER
1 2019/07/30 2019/12/31
CORREDOR
1 2019/11/01 2020/03/31 Alvaro Caceres Carvajal
Dora Ines Ojeda

1 2019/12/01 2020/03/31
Roncancio
1 2019/11/11 2019/12/31 Martha Liliana Funeme



Javier Augusto Medina

1 2019/02/01 2019/12/31 Parra, Fernando de
Jesús Palacios
Javier Augusto Medina

3 2019/03/30 2019/12/30 Parra, Fernando de
Jesús Palacios
1 2019/02/01 2019/11/30 Jose Orlando Cruz
1 2019/01/03 2019/11/29 Jose Orlando Cruz

1 2019/10/02 2020/01/20 Director Jurídico

1 2019/08/01 2020/08/10
y Seguimiento

2 2019/08/01 2020/01/31
García
13 2019/07/01 2019/12/31
García

33 2019/08/02 2020/06/30
García
Diana María Silva

2 2019/08/01 2019/12/31
Lizarazo

1 2019/09/15 2019/12/31
García
1 2019/09/02 2019/12/31 José Orlando Cruz

1 2019/07/31 2019/10/15
García

1 2019/07/31 2019/12/31
García

1 2019/09/02 2019/09/30
García
4 2019/08/30 2020/03/27 José Orlando Cruz
Magda Mercedes
1 2019/11/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
Luis Fernando Salguero

1 2019/09/01 2019/11/30
Ariza
María Antonieta
2 2019/09/01 2019/12/31
Vasquez Fajardo
1 2020/01/01 2020/06/30
García

1 2019/10/01 2020/06/30
García
Claudia Marcelina
1 2019/10/01 2019/12/31
Molina Rodríguez
Jaime Rafael Vizcaíno

1 2019/10/01 2019/12/31
Pulido
Miguel Leonardo
1 2019/10/01 2019/12/31
Calderón Marín
1 2019/04/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta

Magda Mercedes
7 2019/06/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
Magda Mercedes
6 2019/06/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
Magda Mercedes
6 2019/06/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
Camilo Andrés Gutierrez

1 2019/08/01 2020/03/31
Silva
1 2019/08/01 2020/03/31
Silva

13 2019/08/01 2020/06/30
Silva
1 2019/08/01 2019/12/31
Silva
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta

6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
Luis Gustavo Fierro
6 2019/06/20 2019/12/15
Maya
Magda Mercedes
6 2019/06/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
Magda Mercedes
7 2019/06/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
Luis Gustavo Fierro

3 2019/07/01 2019/12/15
Maya
Luis Gustavo Fierro

6 2019/07/01 2019/12/15
Maya
Magda Mercedes
6 2019/06/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
Luis Gustavo Fierro

2 2019/06/20 2019/11/30
Maya
Luis Gustavo Fierro

5 2019/08/01 2020/01/30
Maya
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
Magda Mercedes
7 2019/06/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
Luis Gustavo Fierro
3 2019/07/01 2019/12/15
Maya
Luis Gustavo Fierro

3 2019/07/01 2019/12/15
Maya
Luis Gustavo Fierro

3 2019/07/01 2019/12/15
Maya
Magda Mercedes
7 2019/06/01 2019/12/31
Arévalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta

Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta

Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
Magda Mercedes
1 2019/07/01 2019/10/31
Arevalo Rojas
6 2019/07/01 2019/12/31 Karen Ezpeleta
2 2019/09/01 2019/12/30 Javier Medina
1 2019/09/01 2019/12/30 Javier Medina
1 2019/10/01 2019/12/31 Hernando Rodríguez
1 2019/08/20 2019/12/31 Hernando Rodríguez
JORGE GARTNER
1 2019/07/30 2019/12/31
CORREDOR




4 2020/04/01 2020/07/31 Alvaro Caceres Carvajal

27 SEGUIMIENTO AUDITO
% REAL
DEPENDENCIA ESTADO C/A
EJEC
Oficina de Tecnología y
A 0%
A 0%
C 100%
Unidad de Atención al
C 100%
Ciudadano
C 100%
Ciudadano
A 70%
A 0%
A 16%
Subdirección de Gestión
A 65%
Administrativa
A 70%
A 0%
A 0%
A 70%
A 0%
A 0%
A 0%
A 60%
Dirección de Calidad para

la Educación Preescolar, A N.A.
Básica y Media
C 100%
Ciudadano
Dirección de Primera
C 100%
Infancia
Gerencia de la UG del
C 100%
FFIE
Dirección de Planeación y
Seguimiento de la UG del A N.A.
FFIE
FFIE
Dirección Técnica de la
A 81%
UG del FFIE
C 100%
UG del FFIE
Subdirección de Acceso A N.A.
C 100%
Oficina de Innovación
Educativa con Uso de A N.A.
Nuevas Tecnologías
Subdirección de Talento
C 100%
Humano
Subdirección de
C 100%
Desarrollo Organizacional
Subdirección de
C 100%
Subdirección de
C 100%
C 100%
Ciudadano
Oficina Asesora Jurídica A 0%
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Ciudadano
A N.A.
Sistemas de información
A 85%
C 100%
A N.A.
A N.A.
C 100%
C 100%
A 70%
C 100%
A 16%
A 85%
A 50%
C 100%
A 20%
C 100%
Oficina Asesora Jurídica C 100%

Subdirección de Apoyo a
C 100%
la Gestión de las IES
Subdirección de
Permanencia - Programa A N.A.
PAE
C 100%
Financiera
C 100%
Financiera
Oficina de Cooperación y
C 100%
Asuntos Internacionales
Subdirección de Talento
C 100%
Humano
Grupo de Asuntos
C 100%
Disciplinarios
Grupo de Asuntos
C 100%
Disciplinarios
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Calidad de la Educación
Superior
Oficina de Control Interno C 100%
Grupo de Asuntos
C 100%
Disciplinarios
Grupo de Asuntos
C 100%
Disciplinarios
Grupo de Asuntos
C 100%
Disciplinarios
A N.A.
A N.A.
Ciudadano
A 0%
Administrativa
A 0%
Administrativa
A N.A.
Administrativa
C 100%
C 100%
A 0%
C 100%
C 100%
Equipo de Atención
Educativa a Grupos C 100%
Étnicos
Equipo de Atención
Educativa a Grupos C 100%
Étnicos
C 100%
Administrativa
C 100%
Administrativa
C 100%
UG del FFIE
Dirección Jurídica de la
A N.A.
UG del FFIE
A N.A.
UG del FFIE
A N.A.
UG del FFIE
FFIE
C 100%
UG del FFIE
Subdirección de
C 100%
Subdirección de
C 100%
Subdirección de
C 100%
Oficina de Innovación
Educativa con Uso de A 30%
Nuevas Tecnologías
Subdirección de
A 0%
C 100%
Administrativa
Subdirección de
A 0%
Subdirección de
A 0%
Subdirección de
C 100%
A N.A.
Administrativa
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Inspección y Vigilancia
Subdirección de
C 100%
Inspección y Vigilancia
Subdirección de
A N.A.
Subdirección de
A N.A.
Subdirección de Fomento
C 100%
de Competecias
Dirección de Primera
C 100%
Infancia
Subdirección de Apoyo a
C 100%
la Gestión de las IES
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
C 100%
Financiera
C 100%
Financiera
Oficina Asesora de
A N.A.
Planeación y Finanzas
Oficina Asesora de
A N.A.
Oficina Asesora de
A N.A.
Oficina Asesora de
C 100%
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
C 100%
Financiera
C 100%
Financiera

C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
C 100%
Financiera
Oficina Asesora Jurídica C 1|00%
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
Subdirección de
C 100%
Contratación
C 100%
Financiera
C 100%
Financiera
Subdirección de
C 100%
Contratación
Dirección de
Fortalecimiento a la C 100%
Gestión Territorial
Dirección de
Fortalecimiento a la C 100%
Gestión Territorial
Subdirección de Acceso C 100%
Subdirección de Acceso C 100%
Grupo de Asuntos
C 100%
Disciplinarios
Subdirección de
Aseguramiento de la
A 50%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
A 10%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
C 100%
Superior
Subdirección de
Aseguramiento de la
A 0%
Superior
A N.A.
Administrativa
A N.A.
C 100%
Administrativa
C 100%
Administrativa
C 100%
Administrativa
SEGUIMIENTO AUDITORIA INTERNA MEN A 31 DE DICIEMBRE DE 2019
DETALLE DE ACCIONES EJECUTADAS / EVIDENCIAS Y/O

E1
SOPORTES
Revisión carpeta para identificar si el formato Project Charter

del proyecto SAP Fase II, no está codificado de acuerdo con el
listado maestro de documentos del proceso (ST-FT-08) o 0%
corresponde a formato vigente cuando se constituyó el Acta de
Inicio del Pryecto El sistema cuando se describe el avance
requiere que se actualice el % de avance porque no permite
0%. Se genera el siguiente mensaje El avance es obligatorio
0%
Revisando documentación para establecer si el plan de gestión
de la configuración no se encuentra codificado en listado
maestro de documentos ni publicado en el aplicativo SIG, o
corresponde a formato vigente cuando se elaboró el Plan
100%
Se incluyeron los sistemas de información RIEL y Liquidador en

la medición del indicador de Nivel de Uso de sistemas de
información internos de apoyo a la gestión
Se realizo el documento marco conceptual el cual "explica los

componentes del modelo de gestión de partes interesadas que
100%
sirve de soporte a la estrategia integral de servicio, así como
las variables estructurales para la caracterización de los grupos
de valor, con base en las cuales se diseñan los instrumentos
de medición de la percepción y de la satisfacción"
A traves de la consultoria se elaboraron los siguientes

programas, los siguientes documentos se encuentran en
revision y ajustes.: 1. Programa de normalización de formas y
100%
formularios eléctronicos.. 2. Programa de Documentos Vitales.
3.Programa de archivos descentralizados. 4. Programa de
gestión de documentos electronicos.
No hay avance de la actividad en espera que SDO realice la
70%
aprobación del documento con lineamiento.
Se requiere de aprobación por parte de la SDO del documento

de Lineamiento licenciamiento Software para configurar la
Herramienta El sistema cuando se describe el avance requiere 0%
que se actualice el % de avance porque no permite 0%. Se
genera el siguiente mensaje El avance es obligatorio
Se envió correo para que se gestionara con la Oficina Asesora

de Planeación y Finanzas y/o con la OTSI su divulgación en los 16%
medios oficiales de MEN.
Se realizó reunión de trabajo entre la OTSI y la SGA

verificando las novedades presentadas y articulando el trabajo
en campo. Se presenta la novedad de la entrega de 65%
información de la asignación y retiro de equipos en la sede
elemento.
Depende de aprobación por la SDO del Documento con

lineamiento, para tal fín la OTSI convocó a reunión a SDO para
revisión de procedimiento e instructivo de licencias el 16 de 70%
Diciembre, se reprogramó para el 19 de Diciembre pero se no
realizó por no asistencia de SDO

En el seguimiento con corte a diciembre de 2019, la actividad

no presenta avance. No es eficaz dado que no se realizó
70%
dentro del tiempo propuesto y lleva 2 reformulaciones (abril
2019 y octubre 2019)



Gestión con la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas para
continuar con el proceso de publicación del conjunto de datos
de conexión total. Se envió ficha diligenciada con la
información a publicar para revisión de la OAPF y se recibieron
las observaciones correspondientes, las cuales fueron
atendidas por el equipo de Conexión Total. Se realizó reunión
con equipo técnico de la OTSI para revisar temas pendientes
para lograr la automatización de conjuntos de datos abiertos 60%
publicados. Acta se cargó, pero el sistema genera error al abrir
(Se adjunta error generado al abrir el archivo y Prin Screen de
fragmento de Acta) La automatización de conjuntos de datos
abiertos está en proceso, el avance es del 60%. Como se
enuncia anteriormente se está coordinando con la Oficina
Asesora de Planeación y Finanzas del MEN, la revisión de los
temas pendientes para lograr esta automatización
Durante el Cuarto trimestre de 2019, se realizó un análisis de

las cargas de trabajo de los funcionarios de planta que hacen
parte del equipo de convalidaciones de estudios realizados en
el exterior, equivalentes al la educación preescolar, básica y
media, con el fin de remitirlos a la Subdirección de Desarrollo
Organizacional para establecer el tiempo real de duración de
un tramite de convalidación, el cual es de vital importancia para
N.A.
la justificación de la reforma normativa al trámite. Así mismo, se
realizó el análisis de carga de trabajo de los demás miembros
del equipo (contratistas), toda vez que ellos tramitan etapas
importantes en el proceso de convalidaciones y que deben ser
contemplados a la hora de realizar la valoración de la
volumetría y tiempos del proceso, entre la radicación de una
solicitud hasta su notificación.
Se por medio de la consultoría contratada se realizó el

diagnóstico de la Gestión documental física y electrónica del
Ministerio con el objetivo de realizar los requerimientos de alto
nivel para el SGDEA , que le permitan salvaguardar toda la
información del MinisterioA continuación, se adjunta como 100%
evidencia el diagnóstico arrojado por la consultoría y los
programas de documentos vitales y esenciales, creación y
conformación de expediente electrónicos, Programa de
normalización de formas y formularios electrónicos.
Se realizan capacitaciones durante la vigencia 2019 y se
solicita a todos los servidores públicos y contratistas la
100%
actualización de la información que reposa en las carpetas de
los contratos ubicadas en la Subdirección de Contratación.
En cumplimiento de lo establecido en la Ley General de

Archivo 594 de 2000, se elaboró el informe final de inventario
natural. El inventario natural tiene como finalidad identificar la
composición del fondo documental y establecer las estrategias
y actividades que se deben desarrollar para consolidar y
formalizar los procesos archivísticos en la UG PA FFIE.
100%
Igualmente, con el apoyo del MEN se implementó el Aplicativo
Sistema de Atención al Ciudadano SAC, que tiene entre otras
ventajas, guardar en un repositorio los documentos que
ingresen a la entidad y que han sido escaneados y subidos al
sistema, al igual, que los documentos de salida que se deben
generar única y exclusivamente dentro del sistema.
El procedimiento para evaluar y emitir conceptos sobre los

informes de seguimiento a la ejecución de las obras
contratadas por el FFIE, se encuentra asociado con los nuevos
procesos misionales propuestos en el nuevo mapa de la UG N.A.
PA FFIE, que se están caracterizando y están en aprobación.
Previa justificación radicada en el MEN 2019 ER -334841 del
14-11-2019
El procedimiento para evaluar y emitir conceptos sobre los
informes de seguimiento a la ejecución de las obras
contratadas por el FFIE, se encuentra asociado con los nuevos
procesos misionales propuestos en el nuevo mapa de la UG
PA FFIE, que se están caracterizando y están en aprobación.
Previa justificación radicada en el MEN 2019 ER -334841 del
N.A.
14-11-2019 se solicitó ampliación de plazo hasta el 08-06-
2020, propuesta aceptada mediante comunicación radicada en
la UG PA FFIE 2019ER002050. EVIDENCIAS/SOPORTE 1.
Caracterización de los procesos asociados con el mapa
propuesto 2. Listado de asistencia revisión procesos sistema
de gestión
Se entrega lista de asistencia de reunión con los gestores

81%
territoriales.
Se cumplió la acción y meta propuesta, el 21/11/2019 el MEN

publicó la Resolución 012282 que servirá de guía para la
estructuración de los nuevos proyectos que se financien con
recursos del FFIE. La citada resolución prioriza entre otros 100%
aspectos de inversión, la dotación de mobiliario escolar de
establecimientos educativos para ampliar la cobertura
educativa.
Teniendo en cuenta que se elaboró la Guía descriptiva
metodología y plataforma del Censo de Infraestructura
Educativa Regional-CIER y cumple técnicamente sus
funcionalidades, se envía a la Subdirección de Desarrollo
Organizacional con radicado 2019-IE063816 para su respectiva
aprobación y trámite de firmas que nos permita iniciar el
proceso de socialización y divulgación ante el FFIE y las
entidades territoriales certificadas. Con radicado 2019IE-
063929 la Subdirección de Desarrollo Organizacional, nos
comunica que el documento ya fue numerado y editado
conforme a los requerimientos del Sistema Integrado de
Gestión SIG y fue publicado en este bajo el código IPGU07 en
el proceso de Implementación de Política Pública, para que el
mismo sea empleado de manera oficial por parte de los
servidores y las partes interesadas. Es importante indicar que N.A.
se continúan desarrollando capacitaciones en el marco de la
asistencia técnica en la implementación y administración de la
metodología CIER en las ETCs, en el cuarto trimestre de 2019,
prestando la asesoría en el proceso de creación y actualización
de los predios en la plataforma CIER Dado que el FFIE cuenta
con proyectos terminados y entregados se inicia el proceso
para el cargue de información, iniciando con un piloto en la
ETC Huila, para lo cual, en la tercera semana de diciembre, el
MEN dispuso de espacio y recursos para realizar dicho proceso
Como evidencia, anexo: Comunicaciones internas 2019-IE-
063816 y 2019-IE-063929 ¿Documento Guía descriptiva
metodología y plataforma del Censo de Infraestructura
Educativa Regional-CIER¿ Correo de la gestión realizada
frente al cargue de información en el CIER"
Se observa el documento ?299_Reporte Instalación Antivirus -

DLO 19 Dic 2019? donde indican que se implementaron un
total de 1352 licencias de endpoint, y se realizó la integración
por medio de NSX para la protección de servidores virtuales
100%
que se encuentran en hiperconvergencia, donde hay un total
de 530 servidores, Adjuntan el contrato suscrito entre el
Ministerio de Educación Nacional y SOFTSECURITY S.A.S.
con su respectivo informe.
La matriz de riesgos del proceso de Gestión del conocimiento e

innovación se tiene previsto realizar luego de la aprobación de
la caracterización y la elaboración de los procedimientos para
cada uno de los grupos de trabajo. A la fecha se cuenta con la N.A.
Caracterización del proceso de gestión del conocimiento e
innovación elaborada, revisada y aprobada por los líderes del
proceso.
Se adelantaron 2 mesas de trabajo así: 27 de agosto de 2019 y
13 de noviembre. Se aprueba cargue de Pesv con los ajustes
100%
solicitados en el SIG. Se anexa correos que permiten
evidenciar el flujo de aprobaciones.
En marco de la consultoría ¿Diagnóstico Integral del Modelo de

Operación¿ contrato de concurso de méritos No.
CO1.PCCNTR.1104132, entre Ernst & Young, se realizó el
análisis de la documentación del SIG y se priorizaron los
100%
críticos por dependencia; teniendo las fases de la consultoría la
intervención de los documentos se realizará durante el mes de
enero 2020. Se adjunta el análisis resultado del diagnóstico
documental entregado por la consultoría.
Durante los meses de agosto, septiembre, octubre, noviembre

y diciembre; se realizaron reuniones de seguimiento para
100%
verificar el avance de implemenentación del SIG. Se adjunta
las 5 actas de seguimiento.
Durante los meses de agosto, septiembre y octubre, la SDO
realizó un ejericio, en el marco del control de ITS, hacerle
seguimiento a todas las acciones de mejora pendiente de
formulación y/o cargue de evidencia. Durante ese período se
hizo mesas de trabajo con las depedencias. El punto de control
se generó a través de archivo manual en el cual en conjunto
con la OCI se determinaba las depedencias pendientes y con
ellas se acordaba las reuniones. Por otra parte, se hace el 100%
requerimiento a la OCI para que sea remitida aquellas
depedencias que no se han formulado sus acciones, en
ocasiones obteniendo respuesta verbal. Finalmente, se generó
una mesa de trabajo para esteblecer un instrumento (tablero de
control) compartido, entre la OCI y la SDO para obtener la
trazabilidad del proceso; comenzando por la planeación de la
auditoría y concluyendo con la formulación de las acciones,
Durante el IV trimestre de 2019 se realizó la actualización de

los siguientes procedimientos: ¿ Procedimiento de Medición de
la Percepción y la Satisfacción del Ciudadano y Grupos de
100%
Valor por Parte del Grupo de Atención al Ciudadano
¿ Procedimiento Atención Solicitudes Miembros Congreso de la
República Dando cumplimiento 100% de esta acción
En el presente periodo de seguimiento no se registra avance
en la acción de mejoramiento establecida, la oficina asesora
0%
jurídica informó que solicitará la ampliación del plazo para
llevar a cabo las actividades propuestas.
Se adjuntan las actas internas de reunión del equipo de trabajo

100%
de al Subdireccion de Contratacion.
Durante el IV trimestre de 2019 se realizó la actualización del
procedimiento: Procedimiento de Medición de la Percepción y
la Satisfacción del Ciudadano y Grupos de Valor por Parte del 100%
Grupo de Atención al Ciudadano Dando cumplimiento 100% de
esta acción
Se gestionó con la Oficina Asesora de Comunicaciones del

MEN la publicación de TIPSs relacionados con seguridad
Digital. Además, se envió mediante correo del 23 de Diciembre N.A.
2019 a la Subdirección de Desarrollo Organizacional para su
aprobación el Manual de Seguridad Digital
Se adjuntan los documentos con el avance - seguimiento
85%
realizado el 13 de 2016
Se impartió capacitación de la gestión del riesgo a los líderes

de los grupos de la OTSI, incluyendo los lineamientos para
100%
realizar un adecuado monitoreo, con el acompañamiento de la
Subdirección de Desarrollo Organizacional
Para este periodo de seguimiento no se evidenció avance para

N.A.
la actividad.
Se gestionó con la Oficina Asesora de Comunicaciones del

MEN la publicación de TIPSs relacionados con seguridad
Digital. Además, se envió mediante correo del 23 de Diciembre N.A.
2019 a la Subdirección de Desarrollo Organizacional para su
aprobación el Manual de Seguridad Digital
Se impartió capacitación sobre la gestión del riesgo a los

líderes de los grupos de la OTSI, incluyendo los lineamientos
100%
para realizar un adecuado monitoreo, con el acompañamiento
de la Subdirección de Desarrollo Organizacional
Se aseguraron los equipos portátiles del MEN con una guaya,

previo diagnóstico relacionado con la cantidad de PC portátiles 100%
que requerían guaya.
Una vez el Manual de Seguridad Digital fue ajustado entre

otros, incluyendo la administración y los controles de seguridad
de la creación y acceso a las carpetas compartidas que
actualmente están alojadas en la NAS, se pasó a revisión del
Ing. Róger Quirama, Jefe de la Oficina de Tecnología y 70%
Sistemas de Información -OTSI-, quién le dió su aprobación.
Aprobado el Manual fue remitido mediante correo electrónico a
la Subdirección de Desarrollo Organizacional -SDO- para su
respectiva publicación en el SIG.
Con el fin de dar cumplimiento con este plan de mejoramiento y
mientras, el Ministerio de Educación de Educación Nacional
adquiría las licencias de la herramienta CA IM Spectrum que
permitiera el monitoreo de la totalidad de aplicaciones,coordinó
con el Operador el monitoreo de la totalidad de las aplicaciones
con la herramienta NAGIOS propiedad de éste. No solo se
100%
logró tener el 100% de aplicaciones monitoreadas en la
herramienta NAGIOS, sino que también se logró adquirir el
licencias de la herramienta CA IM Spectrum. Se inicio la
parametrización de 5 aplicaciones y se adjunta plan de trabajo
para parametrización del 100% de las aplicaciones en la
herramienta propiedad del Ministerio.
Se revisó la última versión del Manual de Servicios TIC, se

pudo establecer que después de la versión revisada no ha
16%
habido novedades que impliquen actualización Se adjunta
correo
Se adjuntan los documentos con el avance - seguimiento

85%
realizado el 13 de Diciembre de 2016
Una vez el Manual de Seguridad Digital fue ajustado entre

otros, incluyendo la administración y los controles de seguridad
de la creación y acceso a las carpetas compartidas que
actualmente están alojadas en la NAS y con base en la Guía
de Gestión de Usuarios, se pasó a revisión del Ing. Róger
50%
Quirama, Jefe de la Oficina de Tecnología y Sistemas de
Información -OTSI-, quién le dió su aprobación. Aprobado el
Manual fue remitido mediante correo electrónico a la
Subdirección de Desarrollo Organizacional -SDO- para su
respectiva publicación en el SIG.
Backlog 18 Ago 2019_1.xlsx_2019-10-17
Backlog 21 Jul 2019.xls_2019-10-17
Backlog 22 Sep 2019.xlsx_2019-10-17
Backlog 22 Sep 2019_Casos Mayor 59 Dias sin
Atender.xlsx_2019-10-17
Backlog 25 Ago 2019.xlsx_2019-10-17
Backlog 28 Jul 2019.xls_2019-10-17
Backlog 29 Sep 2019.xlsx_2019-10-17
Backlog 29 Sep 2019_Casos Mayor 59 Dias sin
Atender.xlsx_2019-10-17
Backlog_11 Ago 2019.xlsx_2019-10-17
Error Backlog_14 Julio 2019_No permitio abrir el
archivo.docx_2019-10-17
Reporte de Backlog_30_3539787641793495197.xlsx_2019-10-
17
Borrador_Instructivo Actualización Información Líderes 100%
Funcionales y Sistemas de Información.docx_2019-10-31
Aprobado
Estrategia: En los contratos de prestación de Servicios
suscritos en la OTSI incluyó en las obligaciones de contratista
la siguiente Obligación: Atender y solucionar oportunamente
dentro de los tiempos establecidos, las solicitudes e incidentes
asociados a los servicios de TI, registrados por los usuarios
internos y externos o ciudadanía en general, a través de la
mesa de servicio, PIR, Sistema de Gestión documental o el
canal dispuesto por el Ministerio para la recepción de
solicitudes, según el caso. Para lo servidores de Planta, en la
concertación de compromisos con el jefe en caso que el
Servidor sea Líder Técnico será uno de los compromisos que
se concertará el cual es insumo para la evaluación del servidor
Actualización Carpeta contrato 1370 de 2017 con informe

Parcial de Interventoría fecha actualizada - Hernán Ríos 20%
Linares Se adjunta Acta de Inicio Contrato 985
El pasado 9 de Septiembre se radicó oficio 2019-IE-042345, a

través del Sistema de Gestión Documental a la Dra. Edna
Patricia Ortega Cordero, Subdirectora de Talento Humano del 100%
Ministerio de Educación Nacional, solicitando reporte de
novedades requeridas para la actualización del Directivo Activo
En 400 expedientes correspondientes a los años 2017,2018 y
2019 se les adjunto el oficio remisorio,lo cual se evidencia en
las carpetas físicas que se encuentran en el archivo de la oficia
jurídica.De igual manera adjuntamos oficios escaneados de los 0%
respectivos expedientes de manera aleatoria, así como correo
enviado a la jefatura haciendo constancia de que en el 100%
de los expedientes se encuentra adjunto dicho oficio.
Nuevamente adjuntamos el crono grama con una mejora al

mismo, en donde se evidencia las fechas y los responsables en
las revisiones. De igual manera adjuntamos el formato de 100%
fichas técnicas para presentación de casos a comité de
carteras para revisión de casos de competencias del mismo.
Se solicitó a la unidad de atención al ciudadano apoyo y

capacitación para el foliado de los 1.200 expedientes que se
encontraban activos en cobro coactivo, recibiendo como
respuesta que se sugería una mesa de trabajo con el fin de
acordar y definir estrategias relacionadas con el tema. En ese
orden el 04/09/2019 se llevo a cabo reunión con UAC en la que
se trataron temas como foliado,archivo y envió de pruebas de 50%
entregas de comunicaciones. En cuanto a lo del foliado y
archivo se concluyó que no era posible realizarlo en la vigencia
de 2019 ya que ellos tenían una planeacion a cumplir en el
año, y no contaban con el personal suficiente pero que para
2020 se gestionaría el apoyo al mismo, pero que requería la
colaboración de la subdirección de desarrollo organizacional.
se realizo el 8 de octubre de 2019 el segundo requerimiento
relacionado con el avance en el implementación del SAP,
Informado que en el mes de agosto se presentaron 100%
recomendación sobre la aplicación y que en cuanto este lista
se comunicara a los lideres de los equipos involucrados
Se informó semanalmente a Fiduprevisora las audiencias de
conciliación. Se remitió la información el viernes de cada 0%
semana o por tarde el día hábil siguiente (lunes o martes)
Se considero pertinente realizar reunión con los abogados del

equipo para revisar temas varios de las actividades de
coactivos, incluyendo lo relacionado con las medidas de
embargos que se debían tomar dentro de los procesos
coactivos. Haciendo las recomendaciones que fueran del caso.
100%
De igual manera se definió reunión con la coordinación de
recaudo de ley 21 de 1982 para definir tiempos y agilidad en
las respuestas a nuestros requerimientos de solicitudes de
liquidación; Lo cual a la fecha se implementaron medidas que
han sido efectivas.
Se envía comunicación al ICETEX con radicado 2019-EE-

182004 respecto de la oportunidad en el reintegro de
100%
rendimientos financieros de los fondos en administración. Se
recibe respuesta del ICETEX con radicado 2019-ER-360612.
Se realizo segunda capacitación sobre manejo de ejecutivos y
provisión contable de manera practica mostrando lo que arrojo 100%
el reporte de auditoria el 13 de septiembre de 2019.
Se realizo socialización de la guía sobre el registro de

información del Programa de Alimentación Escolar en el
Sistema Consolidado de Hacienda e Información Pública - N.A.
CHIP publicada en la pagina del MEN-PAE, a cada una de las
96 ETC.
Mediante oficio 2019 EE 209813 se informo los giros realizados

al FOMAG durante el 1er y2do semestre de la vigencia 2019.
100%
Información enviada a FOMAG mediante oficio 2019 EE
209813
Informe en el cual se deja ver el avance de ejecución del
gastos Judiciales, en donde se observa que no se han
rembolsado gastos por conceptos de poderes, estos se han
pagado de manera directa y no se han pagado poderes para
100%
abogados Fomag, esto también derivado de que se otorgo
escritura publica de poder general para los poderes judicial y
posteriormente se amplio a conciliaciones. se presenta informe
de la ejecución del rubro
El grupo de Recaudo de la SGF actualizó el documento GF-

PR-01 Procedimiento: administración y fiscalización de
100%
ingresos, y evidencia mediante acta de reunión de seguimiento
a la actualización de documentos SIG
Se solicitó eliminar el formato GA-FT-01 Formato
Documentación de Gestión de Alianzas, ya que se encontró
que el formato no es útil para el desarrollo de las actividades de 100%
gestión de alianzas. La eliminación de este formato se realizó
el 12/08/2019
El 16 de octubre de 2019, se realizó una mesa de trabajo entre

la Subdirección de Talento Humano, la Subdirección de
Desarrollo Organizacional y la empresa EY que adelanta las
cargas de trabajo. Se revisaron los procedimientos y procesos
de la gestión de talento humano con el fin de determinar las
cargas de trabajo e identificar cuáles de ellos deben
actualizarse. Adicionalmente, se realizaron diversos talleres
con los profesionales del área para revisar cada uno de los 100%
procedimientos que lidera e identificar si se debían suprimir o
adicionar pasos a seguir. Para la vigencia 2020 ya se inició con
el proceso de actualización, en primera medida, con el
procedimiento de vinculación. De esta manera, se adjuntan las
evidencias de las mesas de trabajo y talleres, junto con las
memorias consignadas por los servidores del área para cumplir
con el 100% del plan de mejora.
De conformidad con la solicitud realizada a la SDO, respecto al
apoyo diagnóstico para análisis de cargas de trabajo, del área
de asuntos disciplinarios, se realizó dicho diagnóstico en el 100%
marco del proyecto de Consultoría con Ernest & Young y los
resultados serán socializados en en ero de 2020.
Se establecerá un punto de control, para lo cual cada

colaborador deberá reportar la información de actividades
100%
encaminadas a la gestión de los procesos dentro de una matriz
dispuesta para ello. - MATRIZ
Se realizó reunión en la que se acordó proyectar y enviar el
correo para que la Subdirectora comunique a los servidores de
la Subdirección sobre la necesidad de documentar las
reuniones y decisiones que en ellas se tomen. El correo se
100%
envió en el mes de octubre a todos los servidores de la
Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación
Superior. Se adjunta copia del acta de la reunión y del correo
enviado.
La Oficina de Control Interno implementará como herramienta

de seguimiento al programa anual de auditoria MICROSOFT
PLANNER, con el fin de verificar el avance de ejecución de las
100%
actividades propuestas. Se anexan correos de prueba debido a
que la aprobación del programa correspondiente a la vigencia
2020 es realizada por el comité después del 1 trimestre.
La Oficina de Control Interno con el acompañamiento de la

Subdirección de Desarrollo Organizacional realizó la revisión y 100%
ajuste del procedimiento de auditorias internas.
En la revisión y ajuste realizados, con el acompañamiento de la

SDO, al procedimiento de auditorias internas se incluyeron los
lineamientos para la implementación del enfoque preventivo de 100%
acuerdo a las competencias de la Oficina de Control Interno en
materia de la evaluación independiente de los riesgos.
La Oficina de Control Interno con el acompañamiento de la

Subdirección de Desarrollo Organizacional realizó la revisión y
ajuste al procedimiento de auditorias internas en lo que
100%
respecta a las disposiciones generales con el fin de registrar
los métodos de priorización para la formulación del programa
anual de auditorias
Se realizó mesa de trabajo el 7 de noviembre de 2019,

relacionada con la propuesta un indicador de acuerdo a los 100%
parámetros de la norma, en conjunto con la SDO.
Se realizó documento con el fin de parametrizar el

procedimiento del informe que se realiza mensualmente, de
100%
manera que sea de facil acceso y consulta de los funcionarios y
colaboradores del área de Asuntos Disciplinarios.
Se realizó socialización de activos de información el día 20 de
diciembre de 2019, por medio de capacitación, con el debido 100%
acompañamiento de la SDO.
En el seguimiento con corte a diciembre de 2019, la actividad

no presenta avance, se encuentra dentro de los tiempos
N.A.
establecidos se recomienda establecer las acciones pertinentes
para el cumplimiento de la meta en el tiempo propuesto.
Para dar cumplimiento a las acciones planteadas se ha

trabajado realizando los lineamientos para la gestión de
documentos
Avance 21 deelectrónicos
enero de 2020 al interior de la Unidad
Se actualizó de manera
la información de los
articulada con el Modelo de Gestión Documental
servidores ubicados en la Sede Elemento acorde a las de la Entidad,
Se adjuntanreportadas
novedades los siguientespor documentos como
los supervisores evidencias
y las jornadasPlan
de
de preservación Digital y Requisitos técnicos
verificación en campo. Atendiendo que está novedad para Expedientes
N.A.
Electrónicos.
corresponde aManual de seguridad
una verificación Digital Requisitos
de febrero técnicos
de 2019, durante
del
toda la vigencia 2019 se atendieron de manera oportunadelas
MGDEA Los cuales se elaboraron en cumplimiento
preservación
mesa de ayuda deydocumentos digitales, estosAvance
novedades evidenciadas. tres serán
31 deel
insumo para el lineamiento en conjunto con OTSI
enero de 2020 En atención al rechazo del avance acorde a lapara el
manejo de estos
observación en la Entidad.
: El proceso Estabase
presenta evidencia
de datos demuestra un
actualizada
avance del 50%
de Inventario de al 31 de diciembre
equipos de computo deque
2019se encuentran en
custodia del Ministerio, sin embargo se solicita definir dentro de
está, especificamentes cuales corresponden a los funcionarios
y contratistas ubicados en la Sede Elemento, es pertinente
indicar: Una vez concluyó la reunión preliminar de derechos de
autor con control interno y Oficina de tecnología y sistema de
información, desde las dos dependencias se realizaron
0%
acciones tendientes a solucionar las novedades encontradas
en la auditoría de derechos de autor. Cuando se presentó el
informe final, se informó desde la SGA que las acciones para
asignar el inventario de los contratistas de elemento se habían
realizado y que nuestro alcance para los meses siguientes
correspondía a la solución efectiva de las mesas de ayuda en
la cual, acorde al procedimiento de la Entidad, los supervisores
informan frente a la asignación y retiro de elementos que el
procedimiento de administración y control de recursos físicos
denomina novedades. Las novedades son: vinculación o retiro
y se reciben para trámite por mesa de ayuda. (se adjunta como
registro principal el consolidado de mesas de ayuda). Frente al
tema de cuales de los usuarios corresponden a Elemento, es
pertinente indicar que la relación con la que cuenta la
subdirección corresponde a los ingresos a Elemento, con esa
información se filtró la base. Base que se adjunta.
lo anterior, es importante indicar que para la vigencia 2020 se
entregarán los equipos que la mesa de ayuda que tecnología
solicite a administrativa por el aplicativo para asignación en
PTA, atendiendo el alcance de la Subdirección de gestión
administrativa acorde al procedimiento de Administración y
control de recursos físicos. RESPUESTA RECHAZO DEL
AVANCE REGISTRADO Acorde a la observación que rechaza
el avance la cual indica El proceso presenta base de datos
actualizada de de Inventario de equipos de computo que se
encuentran en custodia del Ministerio, sin embargo, se solicita
definir dentro de está, especificamentes cuales corresponden,
los funcionarios o contratistas del programa todos a aprender,
igualmente, los registro de actualización del inventario respecto
a la solución de novedades. Es pertinente indicar: Una vez
concluyó la reunión preliminar de derechos de autor con control
0%
interno y Oficina de tecnología y sistema de información en el
primes semestre de 2019, se realizaron acciones tendientes a
solucionar las novedades encontradas en la auditoría de
derechos de autor. Cuando se presentó el informe final, se
informó desde la SGA que las acciones para asignar el
inventario de los contratistas de elemento se habían realizado y
que nuestro alcance para los meses siguientes correspondía a
la solución efectiva de las mesas de ayuda en la cual, acorde al
procedimiento de la Entidad, los supervisores informan frente a
la asignación y retiro de elementos que el procedimiento de
administración y control de recursos físicos denomina
novedades. Las novedades son: vinculación o retiro y se
reciben para trámite por mesa de ayuda. (se adjunta como
registro principal el consolidado de mesas de ayuda). No
obstante lo anterior, se realizaron acciones adicionales que
Se realizaron conciliaciones para los meses noviembre y

diciembre de 2019 acorde al análisis de bases. Es importante
indicar que el reporte de CA corresponde a una medición en un
N.A.
momento, por lo cual el número de equipos conectado puede
variar y tiene impacto directo en el cruce de la información
emitida por SAP.
Se incluyeron los sistemas de información RIEL y Liquidador en
la medición del indicador de Nivel de Uso de sistemas de 100%
información internos de apoyo a la gestión
Se incluyeron para el cálculo del indicador de uso los sistemas

100%
RIEL y Liquidador
Se remitieron los oficios a los Directivos 0%

Se levantó el diagnóstico actualizado de los equipos de
cómputo instalados en el Ministerio de Educación con el fin de
100%
permitir el seguimiento para identificar los equipos del MEN que
tienen instalado archivos y software no autorizado por el MEN
Con base en el diagnóstico se hizo la validación y análisis de

los equipos del MEN que tienen instalado y software no 100%
autorizado por el MEN
En el marco del avance en el cumplimiento de esta actividad,

se remitió comunicación a la Subdirección de Desarrollo
Organizacional , con el radicado 2019-IE-047971 del 7 de
octubre de 2019, en la cual se informa que el Ministerio de
Educación Nacional, en el marco del Plan Nacional de
Desarrollo Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad 2018-
2002, suscribió 56 compromisos con las Comunidades Negras, 100%
Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, y uno de ellos esta
relacionado con la creación de un grupo de trabajo , para
promover el desarrollo y fortalecimiento de la educación para
las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras. Se anexa como soporte el radicado enviado a
desarrollo Organizacional.
El 20 de noviembre de 2019, se realizó reunión del equipo de

atención educativa a grupos étnicos de la Dirección de
Fortalecimiento a la Gestión Territorial y se continuo el análisis
de la matriz de riesgos y si la msima se adecua o no a los
procesos que desde este equipo se realizan en relación con la
construcción de política publica para los grupos étnicos. Se
acuerda que la matriz de riesgo si se adecua a los proceso de
trabajo, construcción y concentración que se están realizando
100%
en este momento con los pueblos Indígenas denominado
Construcción de la Política Púbica del Sistema Educativo
Indígena Propio- SEIP y con las Comunidades Negras,
Afrocolombinas, Raizales y Palenqueras denominado Estatuto
de Profesionalización de los Etnoeducadores de las
Comunidades NARP. Se anexa como soporte el acta de equipo
del 20/11/09, en donde se continua la revisión de la matriz de
riesgo del MEN.
No se efectuó el proceso de contratación atendiendo que en el
proceso de organización y depuración de bodegas se detectó:
a. Se recuperaron las bodegas asignadas a comunicaciones y
se realizaron jornadas de donaciones de bienes que reposaban
sin uso, bienes que fueron entregados a escuelas. Se libero
espacio, estibas y estanterías. b. En la bodega de reintegrados
se evidenció un número elevado de bienes sin uso a los cuales
se les adelanta el trámite de concepto técnico para dar de baja
en el comité de bienes y definir la disposición final. Una vez se
den en donación o se den de baja para destrucción, se libera
espacio, estibas y estantes. c. Se entregaron elementos que
reposaban en la bodega de reintegrados que aunque contaban
con resolución para donación o destrucción, no se había
terminado el trámite de disposición final. d. Se realizaron 100%
campañas para entregar a las áreas elementos que se
guardaban en la bodega de préstamos pero que no
correspondía a elementos transitorios ej.. Archivo. Por criterios
de eficiencia y en atención a las novedades referenciadas, se
dispuso no continuar la compra de estos elementos por las
novedades enunciadas y en atención a que la unidad atención
al ciudadano de la cual depende el proceso de gestión
documental, se trasladó para otra sede dejando disponibles
estantes y estibas para uso de la Subdirección. Una vez se
entreguen los elementos para dar de baja, se termina la
organización y adecuación de las bodegas. Anexo evidencias
fotográficas de la organización en estibas y estantes de los
elementos reintegrados. Sandra Patricia Guerrero Lozano
Se revisa la herramienta tecnológica con Fortalecimiento

Institucional realizaron precisiones y ajustes, se solicitará a la
oficina de tecnología un ingeniero para desarrollar la 100%
herramienta. Se ha realizado avances, estamos ajustando el
procedimiento.
La acción de mejora y la cantidad de la meta se cumplieron,

como evidencia se allegan 103 actas con corte diciembre 2019.
La UG PA FFIE realizó acciones integrales de supervisión que 100%
permitieron fortalecer la gestión en territorio. EVIDENCIAS Y/O
SOPORTES: - 103 Actas de escaneadas y firmadas.
En la Jornada de trabajo con los gestores territoriales se
avanzó en la socialización del lineamiento sobre la naturaleza y
aplicación de los Acuerdos de Niveles de Servicios ¿ ANS.
N.A.
EVIDENCIAS/SOPORTES 1. Copia del correo en el cual se
convocó a los Gestores Territoriales de la Unidad de Gestión
del FFIE el 29 de octubre de 2019
Para el presente informe de seguimiento, se elaboró el

documento con lineamientos sobre la naturaleza y la forma de
aplicar ANS. EVIDENCIAS/ SOPORTES: 1. Documento versión
N.A.
preliminar Lineamientos sobre la naturaleza y aplicación de los
Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) pactos en los Contratos
Marco de Obra suscritos por el PA FFIE
En el citado período fueron prorrogados los siguientes

convenios interadministrativos: ¿ Convenio Interadministrativo
1291 de 2016, fecha de la suscripción de la prórroga 2 de
octubre de 2019 ¿ Convenio Interadministrativo 1315 de 2016,
fecha de la suscripción de la prorroga 23 de octubre de 2019
Igualmente, se realizaron los trámites para las prórrogas de los
siguientes convenios interadministrativos, los cuales se
remitieron al MEN para su firma. ¿ Convenio 1496 de 2015,
plazo hasta el 31 de diciembre de 2020. ¿ Convenio 1419 de
2016, plazo de la prorroga hasta el 31 de diciembre de 2021.
¿ Convenio 1098 de 2017, plazo de la prorroga hasta el 31 de
diciembre 2021. ¿ Convenio 865 de 2017, plazo de prorroga
hasta el 31 de diciembre de 2021. ¿ Convenio 1053 de 2015,
de prorroga hasta el 31 de diciembre de 2020. EVIDENCIAS
Y/O SOPORTES 1. Modificación No. 1 al Convenio N.A.
Interadministrativo No. 1291 de 2016 2. Modificación No. 1 al
Convenio Interadministrativo 1315 de 2016 3. trámites para las
prórrogas de los siguientes convenios 1098 de 2017; 1419 de
2016; 1496 de 2015; 865 de 2017; 1053 de 2015. Mediante
comunicación No. FIE2019EE000079 de fecha 13 de
noviembre de 2019 la UG PA FFIE propuso al MEN modificar
fecha de terminación hasta el 10 de agosto del año 2020,
teniendo en cuenta que no se tienen los recursos para la
contratación de nuevos proyectos de infraestructura educativa
que ameriten la suscripción de nuevos convenios
interadministrativos con las ETC. El MEN mediante
comunicación No. 2019-EE-195437 del 4 de diciembre de 2019
aceptó la modificación de la fecha de terminación de la
oportunidad de mejora.
La UG PA FFIE cuenta con un nuevo mapa de procesos y
estructura organizacional que deben presentarse a la señora
Ministra de Educación, con el fin de obtener su aprobación.
Para avanzar en el proceso, se está adelantando la
caracterización de los procesos asociados con el mapa
propuesto, contenidos que deberán incluirse en la actualización
del Manual de Sistema de Gestión de la UG PA FFIE. Previa N.A.
justificación radicada en el MEN 2019 ER -334841 del 14-11-
2019 EVIDENCIAS/SOPORTE 1. Presentación actualización
de procesos UG PA FFIE Caracterización de los procesos 2.
Invitación Presentación actualización de procesos UG PA FFIE
Caracterización de los procesos 4. Listado de asistencia
revisión procesos sistema de gestión
La acción de mejora y la meta propuesta se cumplieron, se
aportaron las actas que evidencian el cumplimiento de la meta
establecida. Son 56 Actas de recibo a satisfacción de la Fase 1
de Estudios y Diseños de los proyectos auditados, mediante el
cual se da cumplimiento a las especificaciones técnicas de las
cocinas; y 14 oficios remitidos por la UG FFIE o la interventoría 100%
al contratista de obra, con requerimientos asociados al
cumplimiento de la NTC 4595, en lo referente a las obras de las
cocinas. donde se entregaron actas de control de cambio. Se
corrigieron las situaciones evidenciadas por la auditoría en las
visitas de obra.
El 12 de julio se envío a través de comunicación interna a las

diferentes dependencias la circular 31 de 2019 (se anexa
algunos soportes remitidos a las dependencias), De igual
forma, se envía a través del correo electrónico el 9 de octubre
la segunda socialización. Se adjunto como evidencia de la
gestión adicional la respuesta emitida por una dependencia en
el marco de dicha socialización. De acuerdo a las
100%
observaciones realizada por la OCI Luz Yanira Salamanca, se
adjuntan las imagenes de los radicados enviados desde el
correo de la jefe Edna del Pilar Paez a las dependencias con
las circular de actualización de los sitios en la intranet. Los
soporte están nombrados como: RadicadosCircular_No.1.png /
RadicadosCircular_No.2.png / RadicadosCircular_No.3.png /
RadicadosCircular_No.4.png.
De conformidad a la circular 31 del 11 de julio 2019; y de la
comunicación interna, la dinámica de la jornada de
capacitación se hizo individualmente. Durante los meses de
julio, agosto, septiembre y octubre se realizaron 13 reuniones
para la revisión de los sitios de la intranet, en las cuales se 100%
indicó a los designados o administradores el uso de la misma,
se le explicó las funcionalidades técnicas que tiene el CMS de
SharePoint para la actualización los sitios. Se adjunta las
evidencias.
Durante los meses de octubre, noviembre y diciembre se

realizó la actualización de 22 sitios, para un total de 864
actualizaciones tales como: documentos, imágenes, carpetas, 100%
páginas, memorias, anuncios, encuestas, entre otros como se
evidencia en el Excel adjunto.
Se elaboró, revisó y aprobó por parte de los líderes de Calidad
de la OIE una versión de la caracterización del proceso de
Gestión del conocimiento e Innovación.Los procedimientos se
encuentran en la Fase de elaboración y en versión preliminar 30%
los cuales se adjuntan al presente avance. Es importante
anotar que la acción finaliza en junio de 2020 según lo
En marco deenlaelconsultoría
establecido ¿Diagnósticorealizado
plan de mejoramiento Integral del
porModelo
la OIE. de
Operación¿ contrato de concurso de méritos No.
CO1.PCCNTR.1104132, entre Ernst & Young, se realizó el
análisis de la documentación del SIG y se priorizaron los
0%
críticos por dependencia; teniendo las fases de la consultoría la
intervención de los documentos se realizará durante el mes de
enero 2020. Se adjunta el análisis resultado del diagnóstico
documental entregado por la consultoría.
Se presenta proyecto de crono grama de trabajo 2019-2020. se

adjuntan planillas de capacitaciones dictadas por la Secretaria
de Ambiente los lideres ambientales y el personal de servicios
100%
administrativos Se adjunta acta y lista de asistencia de la mesa
técnica ambiental donde se presenta y se aprueba crono
grama.
del 30 de enero 2020, genero las siguientes aclaraciones, el
artículo 12 de Resolución 17564 de 2020 define la Designación
de los actores del Sistema Integrado de Gestión SIG, para el
particular se indica: la Subdirección de Desarrollo
Organizacional abrirá una convocatoria interna para que los
interesados en el rol realicen una prueba básica de
conocimientos sobre SIG. Quienes la aprueben
seránpresentados, para aval de los líderes de proceso, como
0%
candidatos para desempeñar los roles de: líder de gestión
Durante el semestre
integral, vocero se definió
ambiental y ejecutó
y gestor el plan de formación
de conocimiento no
de líderes ambientales.
aprueben, podrán ingresar El plan
a uncontaba
procesocon un total decomo
de formación 5
actividades
preparación para la siguiente convocatoria. Es pertinenteLas
programadas, de las cuales se realizaron 5.
actividads
señalar quecontaron con una asistencia
para la vigencia la SDO tiene promedio de 17 la
contemplado
personas.
nominaciónSedeadjunta el plan y listado
los funcionarios de asistecia.
que harán De acuerdo
serán voceros
con la observación realizada el 30 de enero,
ambientales y demás roles del sistema, teniendo en cuenta se adjunta la lo
listada
anteriordey que
asistencia
la metadepresenta
la capacitación denominada
ambiguedad, ya que el alcance
LINEAMIENTOS GENERALES DEL SISTEMA
para la SDO el alcance era la definición de las condicioens DE GESTIÓN 0%
AMBIENTAL,
para conformarrealizada
el equipo;el 1sedeconsidera
agosto de 2019. Se
prudente puede
cerrar esta
observar
acción y generar un nuevo en el cual haya claridad sobre lasse
que por un error durante el cargue de la evidencia
subió
acciones un documento
a realizar. Esconimportante
el nombreseñalar
correcto,
quepero
como conparte
el del
soporte inadecuado,
procedimiento se carga
PM-PR-07 Toma el de
documento
concienciacorrecto.
se estáPor otra
parte,
generandose evidencia
accionesqueparaenlatodas las capacitaciones
movilización de todos loshaymodelos
participación
referenciales,combinada
entre ellos de SGA.auxiliares de servicios generales y
líderes ambientales. Gracias
El día 16 de septiembre la SDO realizó una jornada de
sensibilización con el personal de la SGA, el resultado de dicha
mesa de trabajo fue establecer una plan de trabajo de 100%
actualización documental con la Subdirección de Gestión
Administrativa.
Se realiza la actualización del proceso de comisiones

asociando los formatos con publicados en el SIG, se adjunta N.A.
procedimiento y datos de publicación.
Se reportó una acta con el inventario de procedimientos y

formatos actualizados, que se encuentrann cargados en el SIG
del Ministerio. 100%
Se anexa acta de reunión de seguimiento a la actualización de
documentos SIG
A diciembre se mantiene actualizado el registro de sanciones a

las IES, registro que corresponde al mismo que se remitió 100%
anteriormente, toda vez que no surgieron novedades.
El día 19 de diciembre de 2019 se llevó a cabo reunión con el

equipo del área de investigaciones a efectos de socializar
100%
avances de investigaciones, debate jurídico frente a la
caducidad y formulación de cargos
La dependencia no aporta evidencias en el cuarto trimestre de
N.A.
2019
La dependencia no aportaevidencias en el cuarto trimestre de

N.A.
2019
Se envía el procedimiento de evaluación con comentarios.

Básicamente se sugiere ajustar a la metodología propuesta por
DNP para la evaluación a políticas públicas. Hay una guía muy
específica al respecto la cual se adjunto. En este sentido el
equipo de la subdirección de fomento considera que podrían
presentarse dos rutas o bien la contratación, la cual no debería
100%
estar en la ficha por cuanto ya está recogida en el manual de
contratación del MEN o bien (que sería nuestra propuesta) que
se desarrolle enteramente la ruta y que sea propuesta para ser
realizada directamente por los equipos profesionales del MEN.
En ese sentido van los comentarios. Se anexa la ficha y la Guía
de Evaluación de DNP- Sinergia.
Se genera propuesta de ajuste al procedimiento Evaluación de

100%
Política y a la caracterización del proceso
Se realizó reunión para identificar oportunidades de mejora,

teniendo como punto de partida el documento base elaborado
por un funcionario de la Subdirección de Apoyo a la Gestión de
las IES. Para completar las acciones a realizar propuestas en 100%
el presente plan de mejoramiento, se remitió el acta de reunión,
celebrada el día 15 de noviembre de 2019, a la Subdirección
de Desarrollo Organizacional con radicado 2019-IE-059473.
TRÁMITE REALIZADO EN EL SIG 100%

Se anexa evidencia remitida por Farid Milena Ramirez
100%
(Tesorera) - Oficios Títulos Pendientes
Se anexa evidencia remitida por Luis Felipe Larrarte (Contador)

100%
con la información revelada en los EEFF
El grupo de contabilidad de la SGF presentó la conciliación con

FOMAG a corte de 31 de octubre de 2019
100%
Durante el último trimestre se avanzó en la identificación,

actualización con metodología DAFP y remisión a SDO de los
riesgos de Corrupción que iniciarán para 2020. De igual
manera se avanzó con la revisión de puntos de control
existentes y nuevos en los procedimientos del proceso de N.A.
Planeación, para dar inicio a las mesas técnicas con los tres (3)
equipos de trabajo para la identificación bajo la metodología
DAFP, construcción de la matriz, validación con SDO y
publicación oficial de esta actualización.
Se reporto la socialización a través del correo con lista de
asistencia de la Matriz de riesgos de proceso y corrupción N.A.
actualizada.
Durante la vigencia 2019, la OAPF avanzó en la reformulación

y/o actualización de los procedimientos correspondientes a
Ciclo de Proyectos y Seguimiento al PAI; de esta misma
manera, se espera avanzar en la vigencia 2020, en la
creación/actualización/reformulación de otros procedimientos
del proceso de planeación. Dicha actualización incluye la
creación/ ajustes y/u oficialización de Guías, Formatos, Anexos
técnicos, entre otros documentos, que soporten el
procedimiento, así como la asociación de los estos documentos N.A.
en los respectivos procedimientos Dado que dicha
actualización requiere de unos tiempos de trabajo con los
equipos de la Oficina, la OAPF solicitó la prorroga de esta
actividad hasta el 30 de junio de 2020, tiempo para realizar la
revisión, ajuste de procedimientos, validación con la OAPF y la
SDO, y publicación oficial de estas actualizaciones en el SIG.
Se remitió correo a la SDO solicitando la inclusión en el
procedimiento de Control de documentos, de los formatos,
guías y demás documentos soporte de los procedimientos,
explicando la situación acontecida en el marco de la auditoría 100%
de Planeación.
En cumplimiento del Plan de Mejoramiento la Secretaría

100%
General expidió la Circular 038 del 31° de octubre de 2019
se adjuntan actas de comité con las observación de las

100%
reservas presupuestales.
100%

100%
Se reporta base de datos de litigando sobre seguimiento a
procesos Fomag de los meses de Octubre, Noviembre y 100%
Diciembre.
El grupo de contabilidad de la SGF presentó la conciliación con

FOMAG a corte de 31 de octubre de 2019
100%
Se anexa evidencia remitida por Farid Milena Ramirez
100%
(Tesorera) - Oficio Títulos Pendientes
Se realizo revisión a la información del mes de noviembre y

Diciembre, sobre los informes presentados por Fiduprevisora,
79%
dentro de los cuales se pudo reportar como gestión la que se
demuestra en documentos adjunto.
Se realizo el seguimiento correspondiente relacionado con la

recuperación de títulos, conciliación de cuentas y gestión de
ejecutivos en los meses de septiembre y octubre.
Se realizo el seguimiento correspondiente relacionado con la

100%
recuperación de títulos, conciliación de cuentas y gestión de
ejecutivos en la mesa del mes de Noviembre, no se realizo
mesa de embargos en Diciembre.
Se anexa evidencia remitida por Luis Felipe Larrarte (Contador)
con la información revelada en los EEFF 100%

100%

100%
100%

100%
Producto de la vertificación constante de lo reportado en e-

kogui ser requirió a la plataforma la actualización y modificación
de datos que no son modificables de manera directa por los
100%
apoderados. asi: Caso N. 0105146 calculo de provisión. CASO
N° 0113495: modificación de valore económico inicial. Caso N.
0115100: reactivación de procesos.
Se reporta a la subdirección Financiera la relación de pasivos

del mes de Diciembre con la revisión de la información 100%
incorporada en e-kogui.

100%

100%
100%

100%

100%

100%
Se emitieron los oficios mensuales a la OAJ con la información

de los títulos pendientes de cobro.
100%
Se remite evidencia remitida por Farid Milena Ramirez
(Tesorera) -Oficio títulos pendientes
Se han presentado informes mensuales sobre los resultados de
las gestiones defensa realizada, en la cual se relaciona
incidentes presentados resultado del tramites, monto de 100%
recursos desembargados y recuperados en Diciembre por valor
de $ 10.498.046.754,76 Recuperados.
Se ha realizado el seguimiento en mesa técnica de embargos

sobre la gestión relacionada a la defensa de procesos
ejecutivos sobres los cuales recaigan medidas de embargo en
100%
exceso, y la gestión de desembargo en los meses de
Noviembre, en Diciembre no se realizo mesa de embargos,
evidenciando avance en la gestión.
Se entrego representación judicial de aquellos procesos en los

que se notifica por parte del área financiera se presenta un
embargo superior al limite de la medida y otros sobre los cuales
100%
se requiere gestión. Presentando su correspondiente reporte
del mes de Diciembre identificando los procesos objetados y
con embargos.
Se anexa carpeta con las evidencias remitidas por Farid Milena

Ramirez (Tesorera), correspondientes a las mesas de trabajo 100%
FOMAG

100%
100%

100%

100%

100%

100%

100%
100%

100%

100%

100%

100%

100%
100%
Se participó en la reunión del 5 de septiembre convocada por

la Gobernación del Cauca para articulación acciones en
cumplimiento de la Sentencia 071 de 2015. Se participó en la
reunión convocada por la Gobernación del Cauca y se anexa 100%
listado de asistencia, el acta reposa en las instalaciones de la
Gobernación. Se seguirá participando en las reuniones que se
convoque al MEN.
Se realizó tanto la asistencia técnica al ente territorial a través
de la Dirección de Núcleo el día 14 de noviembre como a los
representantes del Consejo Comunitario Renacer Negro el día
16 de noviembre. Aunque la idea inicial era juntar las partes,
100%
por asuntos de último momento de los Representantes del
Con corte a 31 de diciembre, la Subdirección de Acceso con
Consejo Comunitario, no se pudo realizar la asistencia técnica
radicado MEN 2019-EE-150230 del 8 de octubre, informa al
en un espacio conjunto. Para el 2020 se continuará con
Procurador Delegado para los Asuntos Étnicos de la PGR, el
diálogos con la comunidad en articulación con la SED Cauca.
avance al cumplimiento de las ordenes generadas en el marco
de la Sentencia 071 de 2015, frente a los proyectos de
Infraestructura escolar gestionados en la zona de influencia del
CCRN y las asistencias técnicas; la articulación con Consejería
Presidencial para realizar taller de Derechos Humanos; y el 100%
cruce de información para identificar el estado de atención a la
población
De acuerdodelcon CCRN. Así mismo
el informe en coordinación
de la CGR y lo ordenadoconenla la
Subdirección de Fortalecimiento se cumplió el pasado
sentencia 071 de 2015, el MEN con corte a 30 de septiembre 16 de
noviembreoficio
proyecto la reunión
a la SEDprogramada concomunicar
Cauca, para los representantes del
los resultados
Consejo Comunitario Renacer Negro para atender sus
del cruce de información de la población desescolarizada del 100%
solicitudes
Consejo frente a temas
Comunitario educativos
Renacer Negro-incluido la matrícula.
CCRN (Base CCRN_Se
anexa Acta
SIMAT) y la ycondición
listado decomo
asistencia
víctimas, solicitando gestionar
estrategias para vincularlos al sistema educativo.
Se creó lista de chequeo para procesos disciplinarios como
prueba piloto, y con trámite posterior de formalización una vez 100%
finalice la calibración del documento,
Se realizaron reuniones con la SDO para revisión del mapa de

riesgos, estableciendo la necesidad de validarlo con el
50%
subdirector que llegue en remplazo de la doctora Mayte
Beltrán.
Mensualmente se han adelantado los reportes de seguimiento
en relación con los tramites de la Subdirección. Se anexan
100%
correos enviados a los integrantes del grupos con la
información del seguimiento realizado.
Se realizó reunión para socializar el mapa de riesgos. En el

marco de la socialización del Sistema Integrado de Gestión se
presentó el mapa de riesgos a los servidores de la Dirección de
100%
Aseguramiento de la Calidad para la Educación Superior,
incluyendo a los grupos de Convalidaciones y Registro
Calificado.
Se realizó mesa de trabajo con la SDO, en la cual se revisó el

mapa de riesgos, se revisaron las actividades y se propuso la
10%
revisión por parte del Subdirector que llegue en remplazo de la
doctora Mayte Beltrán.
Se efectuaron reuniones en las cuales se socializo metodología

y se revisó el mapa de riesgos del proceso en acompañamiento 100%
con la SDO
Se esta en fase de pruebas del nuevo sistema de información
dentro de las actividadades que se han desarrollado se
encuentra solicitud de RFC para realizar las pruebas
funcionales y técnicas del SPRINT 3 de pre-Radicado. Se han
realizado las pruebas de los Sprint 1 y 2 (año 2019) de Pre-
radicado. El proceso de Pre-Radicado tiene cuatro Sprint (o
100%
ciclos de entrega) se tiene proyectado terminar el cuarto Sprint
en febrero de 2020. El proceso de radicado se ha programado
entregar en abril de 2020. De igual manera se efectuó
implementación de plan de gestión del conocimiento.
Se anexa carta radicada al DAFP
Como parte de la mejora integral al trámite de convalidaciones

en Octubre de 2019 entró en funcionamiento el aplicativo
CONVALIDA que soporta el nuevo Modelo de operación del
trámite al cual se puede acceder ingresando al link 100%
https://www.mineducacion.gov.co/portal/convalidaciones/Conva
lidaciones-Educacion-Superior/ de igual manera se implemento
plan de choque y plan de gestión del conocimiento
En el marco de la implemetación del nuevo sistema de

convalidaciones se dejo establecida la entrega del manual de
usuario el cual ya se encuentra publicado para su consulta
100%
https://drive.google.com/a/myqorg.biz/file/d/1frTW1ZrtYf7vwPS
1W5uuv_afGDYk1uVQ/view?usp=drive_web, se anexa copia
de correo en el que se realizo la solicitud.
El 10 de septiembre de 2019 la Subdirectora solicitó mediante

correo electrónico a la Oficina Asesora de Comunicaciones la
publicación del Manual de Usuario del Sistema de
Convalidaciones de Educación Superior en la página web. El 100%
Manual ya se encuentra publicado en
http://convalidacion.mineducacion.gov.co/TMS.Solution.NEWC
S/(SwgUB8M7)/RD/es/Home/Inicio
Se encuentra publicado el Manual de Usuario actual en el

Sistema de convalidaciones 100%
https://convalida.mineducacion.gov.co/SedeElectronica/es
Se realizo publicación del manual de usuarios

https://convalida.mineducacion.gov.co/SedeElectronica/es y
100%
http://convalidacion.mineducacion.gov.co/TMS.Solution.NEWC
S/(SwgUB8M7)/RD/es/Home/Inicio
Actividades RealizadasAvance Fecha Usuario Archivos
Anexos Estado
Dentro del Nuevo sistema de Convalidaciones ya se encuentra
implementadas otras opciones para el pago de los trámites. Se
desarrollo a través del proyecto denominado Pasarela de 100%
Pagos, liderado por la Oficina de Tecnología y Sistemas de la
Información. La Subdirección de Aseguramiento tuvo una
participación mínima en el desarrollo de esta. Se anexa
Seguimiento al Plan de Trabajo.
Se cuenta con un nuevo sistema de convalidaciones que

permite efectuar pagos utilizando otros medios
https://www.mineducacion.gov.co/portal/convalidaciones/Conva 100%
lidaciones-Educacion-Superior/ Se anexa Plan de Trabajo
desarrollado en el proyecto de Pasarela de Pagos.
Se a efectuado seguimiento a la completud de información de

los contratos de prestación de servicios suscritos durante 2019,
a la fecha todos cuentan con informes finales, algunos se 0%
encuentran en proceso de verificación y firma de paz y salvos
otros ya fueron radicados.
En el monitoreo realizado a los riesgos se incluyó la

oportunidad en las respuestas de las dependencias del
Ministerio. Se anexan los reportes correspondientes al 3 y 4
100%
trimestre
La Oficina de Control Interno ha generado las alertas a las

dependencias que responden de manera inoportuna a los
requerimientos de los entes de control, como evidencia se 100%
anexan los correos remitidos de forma periódica a las
dependencias
se adjunta política para nombrado d e equipos de computo

N.A.
usuario final.
Se presentó la versión 2 del manual, una vez la misma sea
N.A.
validada y aprobada se modifica el procedimiento.
Desde el mes de junio de 2019 se envió la comunicación 2019-

IE-024300 donde se solicitaba a la Subdirección de talento
humano el reporte continuo de las novedades de ingreso o
retiro de talento humano. Desde esa fecha la información se ha
recibido por la Subdirección de talento humano y se definió la
persona con la cual se interactúa son ninguna novedad. Acorde 100%
a la base en campo se verificó la asignación de bienes y se
actualiza la información. Igualmente cada vez que se crea una
huella para ingreso a la Entidad se reporta a la persona para
asignar o verificar bienes. Atendiendo lo anterior el
cumplimiento se da al 100%.
Se realizó la publicación de los pregoneros como mecanismo

para reforzar la responsabilidad de los supervisores en la
verificación del manejo de los bienes acorde a la clausula
contractual Entregar a la Subdirección de Gestión
Administrativa de EL MINISTERIO a la finalización del plazo de
ejecución, o cuando esta, o el supervisor o interventor del 100%
contrato lo solicite, los bienes devolutivos que le hayan sido
asignados en custodia. Igualmente se atendieron todas las
mesa de ayuda recibidas para actualizar los bienes a cargo y
generar el visto bueno acorde al formato de informe final de
contratación.
Se realizaron acciones conjuntas con la oficina de tecnología y

sistemas de información para revisar las novedades y acciones
que permitieron mejorar los canales de comunicación entre las
dependencias y definir los canales del reporte de información
de las asignaciones de los bienes de tecnología. Atendiendo
que fue una novedad de febrero de 2019, la reuniones se 100%
realizaron en el primer semestre y en el segundo semestre se
implementaron los acuerdos de trabajo. A 31 de diciembre se
validó que la información recibida por mesa de ayuda y los
movimientos de bienes de tecnología fueran incorporados a la
base de SAP.
TORIA INTERNA MEN A 31 DE DICIEMBRE DE 2019
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO (Porqué es o no es eficaz)
No se evidencia soportes de cumplimiento de la actividad. Nota: el porcentaje es 0%, pero el SIG no

le permitió a la OTSI reportar en real, por tal motivo en el sistema se registra 1%
El área no presentó soportes en el SIG para el cumplimiento de la meta en este periodo. Nota: el
porcentaje es 0%, pero el SIG no le permitió a la OTSI reportar en 0% por tal motivo en el sistema se
registra 4%
Se adjuntan correos electrónicos, donde se evidencia los indicadores incluidos en la medición de

usabilidad de los Sistemas de Información RIEL y Liquidador.
Se realizo el documento marco conceptual el cual "explica los componentes del modelo de gestión
de partes interesadas que sirve de soporte a la estrategia integral de servicio, así como las variables
estructurales para la caracterización de los grupos de valor, con base en las cuales se diseñan los
instrumentos de medición de la percepción y de la satisfacción"
De acuerdo a la consultoria se documentaron los programas.

En el seguimiento con corte a Diciembre de 2019, la actividad no presenta avance. No es eficaz
dado que no se realizó dentro del tiempo propuesto y lleva 4 reformulaciones (Diciembre 2017, Junio
2018 / Abril 2019 / Octubre 2019).
En el seguimiento con corte a diciembre de 2019, la actividad no presenta avance. No es eficaz

dado que no se realizó dentro del tiempo propuesto y lleva 4 reformulaciones (Diciembre 2017, Junio
2018 / Abril 2019 / Octubre 2019)
Se evidencia documento Manual de Políticas públicado en el SIG con código (ST-MA-03). Sin
embargo no se da por cumplida la actividad, por que no se divulgó el Manual en los canales internos
de comunicación del Ministerio de Educación Nacional.
Se hace entrega de acta de reunión y acuerdos dentro de la misma para entrega de bienes. La OTSI
entregará los bienes acordes al oficio 2019-1E-022805 el próximo 25 de junio y revisará
internamente los elementos que reposan en la bodega para su debida depuración o disposición final.
Para los bienes retirados del servicio, inmediatamente se debe asignar al profesional con funciones
de almacenista de la SGA o al Ing. Alvaro Cáceres En la entrega diaria se verificará tal condición y
se dejará mediante correo electrónico las novedades encontradas que se deberá resolver al día
siguiente manera: Se revisará de manera detallada la información de bajas para revisar la
información que se va a llevar a comité de bienes. Cada vez que se retire del servicio un equipo de
tecnología se discriminará en el formato de movimiento de bienes el estado, características y
accesorios que devuelven. La SGA realizará reunión con la OTSI y mesa de ayuda para revisar las
novedades, explicar el procedimiento de administración y control de recursos físicos de tal forma que
se aborden situaciones encontradas en campo. Los bienes retirados por la OTSI que se encuentren
en mantenimiento o garantía deben estar a nombre del ingeniero Alvaro Cáceres. La OTSI revisará y
enviará la información de los registros de movimientos de mesa de ayuda acorde al memorando
interno 2019-1E-023136. La información se enviará antes del 25 de junio

dado que no se realizó dentro del tiempo propuesto, se recomienda reformular dado que solo se ha
realizado una en Abril 2019.
realizado una en abril 2019.


dado que no se realizó dentro del tiempo propuesto y lleva 2 reformulaciones (abril 2019 y octubre
2019)



dado que no se realizó dentro del tiempo propuesto y lleva 4 reformulaciones (diciembre 2017, junio
2018 / abril 2019 / octubre 2019)
Se evidencia identificación de indicadores de la OAPF y acta de reunión del 9 de septiembre entre la
OAPF y la OTSI con el fin de revisar tareas pendientes para la automatización en datos.gov
Se entrega avance de las cargas de trabajo las cuales servirán para la organización del grupo de
trabajo de convalidaciones de Básica.
Se entrega por parte de la Unidad de atención al ciudadano los diagnósticos a los procedimientos de
Gestión Documental.
Se evidencian radicados de informes finales de:
838/2018 convenio con Fundación Carvajal
825/2018 convenio con Corporación Corpoeducación
Se califica con una efectividad del 100%, donde se cuenta con el aplicativo para el control del
archivo documental de la Unidad
Se da un cumplimiento del 90% . Se encuentra dentro del tiempo establecido

Se da un cumplimiento del 81% debido a que se encuentra vencida la actividad y aun esta pendiente
la asignación de los gestores.
Se da un cumplimiento del 100%. Correspondiente a la emisión de una resolución como guía

La Subdirección genero el Documento guía descriptiva metodología y plataforma Censo de
Infraestructura Educativa Regional-CIER, la cual fue aprobada el 31 de diciembre de 2019, ademas
viene adelantado capacitaciones sobre CIER al FFIE y las secretarias solo falta la socializacion
oficial de la Guía la cual esta planeada para el mes de febrero del 2020.
Se observa el documento ?299_Reporte Instalación Antivirus - DLO 19 Dic 2019? donde indican que
se implementaron un total de 1352 licencias de endpoint, y se realizó la integración por medio de
NSX para la protección de servidores virtuales que se encuentran en hiperconvergencia, donde hay
un total de 530 servidores, Adjuntan el contrato suscrito entre el Ministerio de Educación Nacional y
SOFTSECURITY S.A.S. con su respectivo informe.
Con corte a diciembre 2019, se observa el avance dado que la caracterización fue aprobada por los
líderes del proceso. La actividad se encuentra dentro de los tiempos establecidos se recomienda
establecer las acciones pertinentes para el cumplimiento de la meta en el tiempo propuesto.
Se presenta un acta donde se adelantar la revisión de la estructura del Plan Estratégico de
Seguridad Vial - PESV del MEN y sus documentos anexos de PESV con fecha 27 de agosto de
2019 y 5 listas de asistencia del mismo dia subidas 5 veces la misma lista. No se presenta
documento final PESV publicado y en ultima versión.
La SDO a través de la consultaría de Ernst & Young realizó el diagnóstico integral del modelo de
operación del Ministerio de Educación, realizó el análisis de la documentación del SIG y se
priorizaron los críticos por dependencia
Se evidencian mesas de trabajo realizadas por la SDO en los meses de agosto, septiembre, octubre,
noviembre y diciembre con el fin de verificar el avance de implementación del SIG. Se evidencian las
5 actas de seguimiento.
Se generó una mesa de trabajo para establecer un instrumento (tablero de control) compartido,
entre la OCI y la SDO para obtener la trazabilidad del proceso; comenzando por la planeación de la
auditoría y concluyendo con la formulación de las acciones,
Se entregaron los dos procesos restantes por actualizar PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN DE LA

PERCEPCIÓN Y LA SATISFACCIÓN DEL CIUDADANO Y GRUPOS DE VALOR POR PARTE DEL
GRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO SC-PR-08 y PROCEDIMIENTO ATENCIÓN
SOLICITUDES MIEMBROS CONGRESO DE LA REPÚBLICA SC-PR-13 cargados en el sistema el
23-12-2019.
En el presente periodo de seguimiento no se registra avance en la acción de mejoramiento
establecida, la oficina asesora jurídica informó que solicitará la ampliación del plazo para llevar a
cabo las actividades propuestas.
Se evidencia lossoportes correspondientes: mesas internas de trabajo de los meses octubre,

noviembre y diciembre.
Se entrego segundo proceso actualizado Procedimiento de Medición de la Percepción y la

Satisfacción del Ciudadano y Grupos de Valor SC-PR-08_V4 publicado 23-12-2019
El Manual de Seguridad Digital se encuentra en fase de aprobación. se observa las campañas de

divulgación realizadas referentes a las buenas prácticas de seguridad de la información.
Se evidencia avance en la actualización de los procedimiento, sin embargo la acción no se cumplió
en el tiempo propuesto.
Se evidenció acta de reunión del 23/12/2019 con el fin de capacitar a los líderes de la OTSI sobre la
gestión de riesgos.
Para este periodo de seguimiento no se evidenció avance para la actividad.
El Manual de Seguridad Digital se encuentra en fase de aprobación. se observa las campañas de

divulgación realizadas referentes a las buenas prácticas de seguridad de la información.
El rol facilitador devuelve el avance, al área para que se adjunte más evidencias. Al cierre del
seguimiento el área no presentó evidencias para el avance de la actividad.
Se evidencia el seguimiento y reporte que realizó la OTSI de equipos portátiles que requerían
asegurarse con guaya y la entrega de los mismos a los usuarios.
Se encuentra en construcción el Manual de Seguridad Digital el cual contempla los controles de

seguridad de la creación y acceso a las carpetas compartidas que actualmente están alojadas en la
NAS. La OTSI divulgo a través de los medios de comunicación las buenas prácticas de seguridad de
la información. el Manual fue remitido mediante correo electrónico a la Subdirección de Desarrollo
Organizacional -SDO- para su respectiva publicación en el SIG.
El Ministerio de Educación Nacional adquirió las licencias de la herramienta CA IM Spectrum que
permite el monitoreo de la totalidad de aplicaciones; así mismo la OTSI coordinó con el Operador el
monitoreo de la totalidad de las aplicaciones con la herramienta NAGIOS, se realizó la
parametrización de las cinco (5) aplicaciones que se relacionan a continuación: ? Gestión de
Documental ? HECAA ? Humano RRHH ¿ secretarias ? Nuevo SAC (secretarias) ? SIMAT. En estas
aplicaciones se redefinieron las políticas de monitoreo, con esta aplicación se obtiene la visibilidad
de: Rendimiento de la aplicación, Tiempos de repuesta en ejecución de operaciones, Detección y
reporte de posibles problemas, Muestras de comportamiento de la aplicación.
Se evidencia documento Manual de Políticas publicado en el SIG con código (ST-MA-03). Sin
embargo, no se da por cumplida la actividad, porque no se divulgó el Manual en los canales internos
de comunicación del Ministerio de Educación Nacional.
Se evidencia avance en la actualización del procedimiento, sin embargo la acción no se cumplió en

tiempo propuesto.
Una vez el Manual de Seguridad Digital fue ajustado entre otros, incluyendo la administración y los
controles de seguridad de la creación y acceso a las carpetas compartidas que actualmente están
alojadas en la NAS y con base en la Guía de Gestión de Usuarios, se pasó a revisión del Ing. Róger
Quirama, Jefe de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información -OTSI-, quién le dió su
aprobación. Aprobado el Manual fue remitido mediante correo electrónico a la Subdirección de
Desarrollo Organizacional -SDO- para su respectiva publicación en el SIG.
La OTSI incluyó en las obligaciones de contratista la siguiente Obligación: Atender y solucionar
oportunamente dentro de los tiempos establecidos, las solicitudes e incidentes asociados a los
servicios de TI, registrados por los usuarios internos y externos o ciudadanía en general, a través de
la mesa de servicio, PIR, Sistema de Gestión documental o el canal dispuesto por el Ministerio para
la recepción de solicitudes, según el caso. Para los servidores de Planta, en la concertación de
compromisos con el jefe en caso de que el Servidor sea Líder Técnico será uno de los compromisos
que se concertará el cual es insumo para la evaluación del servidor, se observa Backlog de casos
cerrados de las vigencias 2017-2018.
La OTSI incluyó en las obligaciones de contratista la siguiente Obligación: Atender y solucionar

oportunamente dentro de los tiempos establecidos, las solicitudes e incidentes asociados a los
servicios de TI, registrados por los usuarios internos y externos o ciudadanía en general, a través de
la mesa de servicio, PIR, Sistema de Gestión documental o el canal dispuesto por el Ministerio para
la recepción de solicitudes, según el caso. Para los servidores de Planta, en la concertación de
compromisos con el jefe en caso de que el Servidor sea Líder Técnico será uno de los compromisos
que se concertará el cual es insumo para la evaluación del servidor, se observa Backlog de casos
cerrados de las vigencias 2017-2018.
El pasado 9 de Septiembre se radicó oficio 2019-IE-042345, a través del Sistema de Gestión

Documental a la Dra. Edna Patricia Ortega Cordero, Subdirectora de Talento Humano del Ministerio
de Educación Nacional, solicitando reporte de novedades requeridas para la actualización del
Directivo Activo
Se realizó devolución para que la dependencia suba una evidencia de manera correcta e indique a
cuantos procesos corresponde cada remisión de resoluciones de liquidación.
Se verificaron las acciones de mejora, correspondientes a: cronograma para la revisión de Procesos

coactivos y diseño de formato para presentar casos al comité de cartera.
La evidencia adjunta no corresponde al cumplimiento señalado, dado que no es posible verificar la

implementación de un Plan de contingencia para realizar la gestión del foliado de los expedientes de
acuerdo a lo dispuesto en las normas de archivo.
Se verifico el cumplimento de las acciones de mejoramiento previstas dentro del plazo establecido.
La dependencia no registra ningun avance en la acción de mejora
se verificó el cumplimiento de las acciones de mejora propuestas
Se presenta avance del 100% teniendo en cuenta que se presentó la comunicación con su
respectiva respuesta
Se verificaron las actas de asistencia de las dos (02) capacitaciones, realizadas por la Oficina
Asesora Jurídica los días 28 de junio y 13 de septiembre de 2019, a las firmas de abogados
contratadas por el Ministerio, sobre la normatividad aplicable a la provisión contable de procesos
judiciales. Así mismo se observó el ajuste del procedimiento Emitir estados financieros (Código: GF-
PR-05 Versión: 04), en el cual se determina: La información recibida por parte de la oficina asesora
jurídica debe ser comparada con la registrada en el sistema eKOGUI, para esto el servidor del grupo
de contabilidad y el servidor encargado de la oficina asesora jurídica acordarán la fecha y hora para
efectuar la descarga de la información del eKOGUI, con el fin de que las dos áreas cuenten con la
misma base de datos.
Se presenta una efectividad del 85%, teniendo en cuenta que se ha contado con la publicación de la
guía en la pagina web del MEN y se han enviado comunicaciones a las ETC. Pendiente
socialización de la guía
La Subdirección de Gestión Financiera presentó la acción de mejora que corresponde al segundo

semestre.
Las acciones de mejora fueron verificadas evidenciando su cumplimiento por parte del área.
Se reportó una acta con el inventario de procedimientos y formatos actualizados, que se encuentran
cargados en el SIG del Ministerio.
Se observó la revisión y el ajuste de los procedimientos y de formatos anexos. Solicitud a la SDO,

para la eliminación de formatos que no se encuentran en uso por parte de la OCAI
Se evidencia mesa de trabajo para revisar los procedimientos y registros asociados

El Grupo de Asuntos Disciplinarios realizó solicitud a la SDO respecto al apoyo diagnóstico para
análisis de cargas de trabajo.
El diagnóstico se realizó en el marco del proyecto de Consultoría con Ernst & Young y los
resultados serán socializados en en ero de 2020.
El Grupo deAsuntos Discipliarios estableció un punto de control a través de una matriz en la cual
cada colaborador reporta información de actividades encaminadas a la gestión de los procesos,con
el fin de no incumplir los terminos de ley establecidos
Se evidencia correo del 19 de octubre de 2019 se socializa el formato de Acta de Reunión PM-FT-01
que se encuentra cargado en el SIG dentro de Gestión de Procesos y Mejora:
https://sig.mineducacion.gov.co/index.php?op=2&sop=2.14.3.1&proceso=342&opcion_regreso=0 e
igualmente en la intranet con acceso fácil, en la sección Papelería de uso frecuente a través del
siguiente enlace:
https://intranetmen.mineducacion.gov.co/comunidades/sdo/Lists/PlantillasDelMEN/AllItems.aspx .
Los avances remitidos demuestran que la OCI elaboró e implementó una herramienta que permite
hacer seguimiento y medición al programa anual de auditoría a través de la opciones ofimáticas con
las que cuenta el Ministerio
Los soportes remitidos evidencian la actualización del procedimiento y el formato de auditoría interna
Los avances remitidos evidencian la actualización de los procedimientos internos de auditoría.
La Oficina de Control Interno con el acompañamiento de la Subdirección de Desarrollo

Organizacional realizó la revisión y ajuste al procedimiento de auditorias internas en lo que respecta
a las disposiciones generales con el fin de registrar los métodos de priorización para la formulación
del programa anual de auditorias
El Grupo de Asuntos Disciplinarios aporta lista de asitencia que soporta mesa de trabajo realizada el
7 de noviembre con el fin de realizar la revisión de indicadores de gestión del Grupo en el SIG.
Actividad acompañada por la SDO
El grupo de Asuntos Disciplinarios elaboró documento con el fin de parametrizar el procedimiento

del informe que se realiza mensualmente
El Grupo de Asuntos Disciplinarios aporta lista de asitencia que soporta reunión realizada el 20 de
diciembre con el fin de socializar los activos de información del Grupo. Actividad acompañada por la
SDO
En el seguimiento con corte a diciembre de 2019, la actividad no presenta avance, se encuentra

dentro de los tiempos establecidos se recomienda establecer las acciones pertinentes para el
cumplimiento de la meta en el tiempo propuesto.
Se entregan los documentos de requisitos tecnicos, manual de seguridad y plan de preservacion de

documentos los cuales se encuentran en trabajo.
El proceso presenta base de datos actualizada de de Inventario de equipos de computo que se

encuentran en custodia del Ministerio, sin embargo se solicita definir dentro de esta
especificamentes cuales corresponden a los funcionarios y contratistas ubicados en la Sede
Elemento
El proceso presenta base de datos actualizada de de Inventario de equipos de computo que se
encuentran en custodia del Ministerio, sin embargo, se solicita definir dentro de está
especificamentes cuales corresponden, los funcionarios o contratistas del programa todos a
aprender, igualmente, los registro de actualización del inventario respecto a la solución de
novedades.
1. Se presenta acta de conciliacion de fecha 29 de noviembre de 2019 en la que se realizar la

conciliación de equipos de computo acorde a los registros entregados por la mesa deayuda de
tecnología y el inventario de la Entidad registrado en SAP.
2. Se entrega acta de conciliacion de fecha 21 de enero de 2020 en la que se realizar la conciliación
de equipos de computo acorde a los registros entregados por la mesa de
ayuda de tecnología y el inventario de la Entidad registrado en SAP
quedan pendientes tres actas de conciliación
Se evidenció que el indicador Nivel de Uso de Sistemas de Información Internos de Apoyo a la
Gestión, que mide el acceso, el uso eficiente y el aprovechamiento de las TIC, se redujo a los
sistemas SGD, MESA AYUDA, COMISIONES, CONTROL ACCESO, LEY 21, NEON, PERNO;
excluyendo los demás sistemas de Información de apoyo, para garantizar y controlar el uso efectivo
de los sistemas de información a los servidores del MEN
Se evidenció que el indicador Nivel de Uso de Sistemas de Información Internos de Apoyo a la

Gestión, que mide el acceso, el uso eficiente y el aprovechamiento de las TIC, se redujo a los
sistemas SGD, MESA AYUDA, COMISIONES, CONTROL ACCESO, LEY 21, NEON, PERNO;
excluyendo los demás sistemas de Información de apoyo, para garantizar y controlar el uso efectivo
de los sistemas de información a los servidores del MEN
Se remitieron los oficios a los Directivos

Se observa el archivo ?154_Diagnostico Software No Autorizado? que está en Informe Equipos De
Computo Software No Autorizado, donde indica: ?la categoría de software de Video y Quemador de
CD contienen la mayor cantidad de equipos de cómputo para intervenir en el proceso de
desinstalación?. Se cumplió con la actividad propuesta.
Se observa el archivo ?154_Analisis Equipos de Computo Software no Autorizado? el reporte de

equipos con software no instalado, de los cuales 55 equipos se realizó la desinstalación de software
y 9 de ellos fueron dados de baja. Se desinstalaron 261 software no incluidos en la línea base. Se
cumplió con la actividad propuesta.
Se evidencia comunicación a la Subdirección de Desarrollo Organizacional , con el radicado 2019-

IE-047971 del 7 de octubre de 2019, en la cual se informa que el Ministerio de Educación Nacional,
en el marco del Plan Nacional de Desarrollo Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad 2018-2002,
suscribió 56 compromisos con las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras,
y uno de ellos esta relacionado con la creación de un grupo de trabajo , para promover el desarrollo
y fortalecimiento de la educación para las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras.
Se evidencia - Acta de reunión del 20/NOV/2019 del equipo de atención educativa a grupos étnicos
de la Dirección de Fortalecimiento a la Gestión Territorial en donde se continua la revisión de la
matriz de riesgos.
El proceso hace entrega de tres actas de entrega de las siguientes instituciones: San Juan de
Rioseco,Dario Echandia San Miguel ,igualmente se presenta RESOLUCION 12442 DESTRUCCIÓN
15082018.
Se suministran las evidencias a través de registro fotográfico de las instalaciones instalación con
orden en estanterías, estibas y demás elementos que permitan el cumplimiento de las condiciones
de almacenamiento definidas en la guía de administración de bodega
El proceso presenta Procedimiento Gestión de comisiones de servicio al interior y exterior, Código:

AD-PR-01 Versión: 05 aprobado en el mes de diciembre.
Se da una calificación del 100% , teniendo en cuenta que se realizaron los comités de revisión de los
diferentes contratos.
Se da una efectividad del 41%, teniendo en cuenta que esta dentro del tiempo establecido.
Se da una efectividad del 70%, teniendo en cuenta que esta dentro del tiempo establecido.
Se da un cumplimiento del 24,39% . Se encuentra dentro del tiempo establecido

Se da una efectividad del 100% por el cumplimiento de as 56 actas de recibo a satisfacción

realizadas
Se observa el 09 de octubre de 2019, el envió de la comunicación interna recordando actualizar la

información de las dependencias en la intranet y los lineamientos respecto a la Circular 31. Se
observa los memorandos enviados a las dependencias remitiendo la circular. Cumple la actividad en
los tiempos establecidos.
Se observan los listados de asistencia de las reuniones del sitio de 13 dependencias. Se cumple la
actividad en el tiempo establecido.
Se observa en el documento RepSitiosDel01DelOct31DeDic el cumplimiento de la actividad dado

que se realizo la actualización de los sitios faltantes y se actualizaron nuevamente sitios de la
intranet ya actualizados, por lo que reportan 22 sitios actualizados de octubre a diciembre. Se
cumplió la actividad en el tiempo establecido.
Se observa el avance de los procedimientos. La actividad se encuentra dentro de los tiempos

establecidos se recomienda establecer las acciones pertinentes para el cumplimiento de la meta en
el tiempo propuesto.
Se observa el archivo MEN-DI-Análisis de procesos_Consultoría. El objetivo de este documento es

presentar el análisis realizado a los procesos de la Entidad, para identificar los procedimientos que
se encuentran pendientes por documentar. Cumpliendo con la actividad en el tiempo establecido.
Se presenta proyecto de cronograma de trabajo 2019-2020. se adjuntan planillas de capacitaciones

dictadas por la Secretaria de Ambiente los lideres ambientales y el personal de servicios
administrativos falta acta de aprobación del cronograma
Se presenta resolucion 017564 31 DIC 2019 Por la cual se actualizan los componentes del Sistema
Integrado de Gestión del Ministerio de Educación Nacional y se deroga la Resolución No. 1760 de
2018 , en esta se describe las funciones de los Gestor Ambienta Profesional con conocimientos en
Sistemas de Gestión Ambiental, designado por la alta dirección para liderar el seguimiento al
desempeño del Ministerio de Educación Nacional en el Sistema de Gestión Ambiental y Voceros
Ambientales: con funciones establecidas para el rol ambiental, sin embargo no se realiza aun la
conformación del equipo de líderes ambientales del MEN, que tienen como las tareas de
sensibilización y socialización de los lineamientos del SGA para vigencia 2020
Durante el semestre se definió y ejecutó el plan de formación de líderes ambientales. En el plan se

evidencian 5 actividades programadas, de las cuales se realizaron 4. 1.Plan integral de
emergencias. 2. Manejo integral de residuos. 3.Programas pos consumo 4. Cambio climático.
Quedando pendiente lineamientos generale del plan de gestión ambiental. Nota: Las actividades
nombradas anterior presentan lista de asistencia del personal de servicios generales, sin embargo
no se evidencia la asistencia de Líderes Ambiental
Se realiza jornada de sensibilización por parte de la Subdirección de Desarrollo Organizacional al

personal de la Subdireccion de Gestion Administrativa, se verifica el acta de fecha 16 de septiembre
de 2019.
se verifica ajuste de procedimientos de la SGA 1. Procedimiento de mantenimiento de la

infraestructura física y equipos 2. Guía administración de bodegas 3. Procedimiento gestión de
comisiones de servicio al interior / exterior Pendiente procedimiento de logística
La Subdirección Financiera realizó los cambios y/o actualización de los procedimientosy formatos
Se evidencia que el Sub direccion de Inspección y Vigilancia actualizaron la intranet y la pagina del
ministerio con la información requerida.
La sub dirección de inspección y vigilancia realizo las reuniones sobre la caducidad y formulación de
cargos planteadas.
La SDO no aporta evidencia para el cuarto trimestre de 2019 debido a que estan en la recolección
de insumos aportados por otras dependencias. Esa acción se está trabajando con la firma Ernst &
Young y se aportarán evidencias en el primer trimestre de 2020.
La SDO no aporta evidencia para el cuarto trimestre de 2019 debido a que estan en la recolección
de insumos aportados por otras dependencias. Esa acción se está trabajando con la firma Ernst &
Young y se aportarán evidencias en el primer trimestre de 2020.
Se califica al 100% teniendo en cuenta que la Subdirección tomará como ajuste al procedimiento la
metodología propuesta por el DNP
Se califica con el 100% debido a que se establecieron propuestas de mejoras en el procedimiento.
Se califica con el 100% debido a que se realizaron propuestas de mejoras en el procedimiento.
La Subdirección de Desarrollo Orgnizacional mediante correo de fecha 9 de octubre de 2019, indica

que ya fue retirado del SIG el formato CN - FT 34
La Subdirección Financiiera realizo la gestión de la información de los titulos pendientes de cobro
Se observó en los EEFF del Ministerio de Educación correspondiente a los meses de septiembre,
octubre y jnoviembre de 2019 con las notas revelando al valor de las pérdidas por deterioro.
Estan las notas de revelación con la politica de deterioro
Se presentaron las evidencias de la conciliación de embargos realizada en los meses de

cotubre,novimebre y diciembre de 2019
La Subdirección de Gestion Financiera adelanto las acciones correctivas del plan de mejoramiento
de conciliación de embargos a 3 de diciembre de 2019
La oficina asesora de Planeación y Finanzas reportó la Matriz de riesgos de proceso y corrupción

actualizada.
Se presentó la socialización del mapa de riesgo al interior del equipo de trabajo de la Oficina
Asesora de Planeación y Finanzas.
Se solicitó una prórroga al plan de mejoramiento teniendo en cuenta que:Dado que dicha
actualización requiere de unos tiempos de trabajo con los equipos de la Oficina, solicitamos
comedidamente la prórroga de esta actividad hasta el 30 de junio de 2020, tiempo para realizar la
revisión, ajuste de procedimientos, validación con la OAPF y la SDO, y publicación oficial de estas
actualizaciones en el SIG.
Se solicitó una prórroga al plan de mejoramiento teniendo en cuenta que:Dado que dicha
actualización requiere de unos tiempos de trabajo con los equipos de la Oficina, solicitamos
comedidamente la prórroga de esta actividad hasta el 30 de junio de 2020, tiempo para realizar la
revisión, ajuste de procedimientos, validación con la OAPF y la SDO, y publicación oficial de estas
actualizaciones en el SIG.
Se evidencia la Circular 38 emitida por la Secretaría General el 31 de octubre de 2019 y socializada,

en la cual se reitera a todos los servidores de la entidad sobre la responsabilidad en el cumplimiento
de las normas, directrices y lineamientos frente a la ejecucíón, seguimiento y control de los recursos
asignados a la entidad.
Mediante actas de comités de contratacion No:

acta 56 de fecha 21 de noviembre de 2019
acta 57 de fecha 27 de noviembrede 2019
acta 58 de fecha 2 de diciembre de 2019; se generaron las alertas a la áreas responsables en
cuanto a la constitución de reservas y vigencias futuras.

se cumplio con las acciones de mejora propuestas
Se presentaron las evidencias de la conciliación de embargos realizada en los meses de

cotubre,novimebre y diciembre de 2019
Se emitieron los oficios mensuales a la OAJ con la información de los títulos pendientes de cobro
Se devuelve para que sean ajustados los porcentajes asignados a las evidencias, dado que
sus sumatoria supera el 100%
Se verificó el cumplimiento de las acciones de mejora propuestas

En las notas revelativas a los estados financieros revelar el valor de las pérdidas por deterioro,
reconocidas durante el periodo contable, el análisis de la antigüedad de las mismas que se
encuentren en mora a 31 de diciembre de 2019 e incluir los factores que la entidad considere para
determinar su deterioro, para cumplir lo establecido en la Resolución 484 de 2017



La Oficina Asesora Juridica realizó dos (2) Informes para cada una de las cinco (5) firmas que
adelantan la representación judicial del MEN, sobre la información reportada para la provisión de
procesos judiciales, validando que los registros correspondan a lo registrado en el sistema E-kogui.
Se verificó la remisión efectuada por la Oficina Asesora Juridica de los reportes del sistema E-kogui
correspondientes a los meses de agosto, septiembre , octubre y noviembre.





Se emitieron los oficios mensuales a la OAJ con la información de los títulos pendientes de cobro
Se verificó el cumplimiento de la acción de mejora propuesta
Se verificó el cumplimiento de la acción de mejora propuesta
Se verificaron los Informes allegados por las firmas de representación del MEN y por
FIDUPREVISORA que incluyen la información correspondiente a incidentes favorables al Ministerio.
Se anexa carpeta con la copia de las actas de la reuniones y mesas de trabajo realizadas en el
segundo semestre de 2019.










Se entregaron soportes de las reuniones realizadas en septiembre(acta y lista)y diciembre(lista de

asistencia).
Se entrega evidencia de la asistencia técnica realizada el 14 y 16 de noviembre.
Se entrega acta y lista de asistencia donde se realizo la asistencia técnica.
Se entrega oficio con base de datos, ademas el area comunico estar pendiente de las observaciones
las cuales no se han presentado con corte a diciembre 2019.
El Grupo de Asuntos Disciplinarios elaboró lista de chequeo con la finadlidad que cada uno de los
colaboradores la diligencie y se pueda ejercer un punto de control para verificación.
No se evidencia la Matriz del Mapa de riesgos actualizada y acta de reunión. Se sugiere ampliar la
fecha de terminación de metas.
Se evidencian los once reportes de seguimiento en relación con los tramites de la Subdirección
Se evidencia el listado de control de asistencia del 19/NOV/2019 de la socialización del mapa de

Riesgos del Proceso con los Grupos de Convalidaciones y Registro Calificado..
No se evidencia la Matriz del Mapa de riesgos actualizada y acta de reunión. Se sugiere ampliar la
fecha de terminación de metas.
Se evidencia oficio 2019-IE-045092 del 24 de septiembre de 2019.

Se evidencia oficio con radicado 2019EE148476 de 4/OCT/2019. al DAFP
La información está desde el mes de octubre en el sitio de Convalidaciones

https://www.mineducacion.gov.co/portal/convalidaciones/Convalidaciones-Educacion-Superior/
Se evidencia correo solicitando actualizar el manual de usuario , el cual ya se encuentra publicado

http://convalidacion.mineducacion.gov.co/TMS.Solution.NEWCS/(SwgUB8M7)/RD/es/Home/Inicio
Se evidencia correo del 10/SEP/2019 a la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Se evidencia publicación del Manual de Usuario actual en el Sistema de convalidaciones

https://convalida.mineducacion.gov.co/SedeElectronica/
Se evidencia publicación del Manual de Usuario actual en el Sistema de convalidaciones

https://convalida.mineducacion.gov.co/SedeElectronica/
Se evidencia seguimiento al Plan de Trabajo
Se evidencia Plan de Trabajo
La dependencia solicitó ampliación del plazo establecido hasta el 31 de Julio de 2020
Al revisar los soportes remitidos, se evidencia que la OCI hace seguimiento a la oportunidad de los
entes de control, tratando de mitigar el riesgo, el cual es reportado de conformidad con la acción de
mejora.
La Oficina de Control Interno ha generado las alertas a las dependencias que responden de manera
inoportuna a los requerimientos de los entes de control, como evidencia se anexan los correos
remitidos de forma periódica a las dependencias
A corte de diciembre de 2019, se estableció los lineamientos y la nomenclatura de control para la

asignación de los nombres de equipos de cómputo del Ministerio de Educación Nacional mediante el
documento Política de Nombres de Equipo de Computo. La actividad se encuentra dentro de los
tiempos establecidos se recomienda establecer las acciones pertinentes para el cumplimiento de la
meta en el tiempo propuesto.
Se observa el avance de la actividad dado que el Manual para la Administración de Bienes Muebles
e Inmuebles es fundamental su actualización para proceder a actualizar el procedimiento de
Administración de recursos físicos. La actividad se encuentra dentro de los tiempos establecidos se
recomienda establecer las acciones pertinentes para el cumplimiento de la meta en el tiempo
propuesto.
Se entrega de comunicado interno No 2019IE024300 a Talento Humano solicitando reporte mensual

de información de novedades de ingreso y retiro a la STH y con base en estos realizar las
respectivas actualizaciones. Del inventario. Se recomienda continuar con esta buena practica de
aqui en adelante
Se socializa a través del pregonero la información de legalización de inventarios asi : 1.

Actualización y registro de bienes a cargo 2. Solicitud de asignación de bienes a cargo de los
contratistas. 3. Legalización de inventarios de contratistas que no continúen
Se hace entrega de : ACTA REUNIÓN 12 DE JUNIO DE 2019 OTSI-SGA.pdf Responsables de AF

29_11_2019.XLSX Inventario 31102019.XLSX Responsables de AF 31_12_2019.xlsx Actualización
del inventario de bienes en SAP
Requiere
seguimiento
prox
auditoría?
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
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NO
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100 2018-CA-04 22/06/2018

101 2018-CA-04 22/06/2018

103 2018-CA-04 22/06/2018

112 2018-CA-12 22/06/2018

124 2018-CA-10 22/06/2018

142 2016-AE DNDA 15/04/2016

143 2016-14 06/01/2017

145 2018-AE-02 20/04/2018

146 2018-AE-02 20/04/2018

148 2018-AE-02 20/04/2018

149 2018-AE-02 20/04/2018

150 2018-AE-02 20/04/2018

151 2018-AE-02 20/04/2018

155 2016-AE DNDA 15/04/2016

186 2017-13 01/12/2017

241 2018-CA-10 22/06/2018

269 2018-AE-04 16/11/2018

274 2018-AE-04 16/11/2018

276 2018-AE-04 16/11/2018

278 2018-AE-04 16/11/2018

299 2018-AE-02 20/04/2018

304 2019-CAPSI-16 18/07/2019

308 2019-CAPSI-14 18/07/2019

310 2019-CAPSI-14 18/07/2019

311 2019-CAPSI-14 18/07/2019

320 2019-CAPSI-01 18/07/2019

325 2019-CAPSI-06 18/07/2019

335 2018-G-04 27/11/2018

646 2019-CAPSI-05 18/07/2019

648 2019-CAPSI-05 18/07/2019

649 2019-CAPSI-05 18/07/2019

650 2019-CAPSI-05 18/07/2019

651 2019-CAPSI-05 18/07/2019

652 2019-CAPSI-05 18/07/2019

653 2018-G-05 20/12/2018

655 2018-G-05 20/12/2018

656 2018-G-05 20/12/2018

657 2018-G-05 20/12/2018

659 2018-G-05 20/12/2018

660 2018-G-05 20/12/2018

674 2018-G-15 08/03/2019

676 2018-G-15 08/03/2019

677 2018-G-15 08/03/2019

679 2018-G-15 08/03/2019

CGR-CDSS- No. 023 VIG.

685 CGR-CDSS-055 VIG. 2016

688 CGR-CDSS-05 FOMAG 2017

695 CGR-CDSS-048 VIG. 2017

709 2019-CAPSI-11 18/07/2019

712 2019-CAPSI-17 18/07/2019

714 2018-AE-08 14/02/2019

727 2019-CAPSI-15 18/07/2019

728 2019-CAPSI-15 18/07/2019

729 2019-CAPSI-15 18/07/2019

730 2019-CAPSI-15 18/07/2019

731 2019-CAPSI-15 18/07/2019

732 2019-CAPSI-15 18/07/2019

736 2019-AE-01 8/14/2019

738 2019-AE-01 8/14/2019

739 2019-AE-01 8/14/2019

741 2019-AE-01 8/14/2019