Professional Documents
Culture Documents
To νέο Περιβάλλον .
•Οι εκδηλώσεις είναι στην εποχή μας απόλυτα εξειδικευμένες και απαιτείται γνώση και
λεπτομερής σχεδιασμός .
Τα Οφέλη .
•Η διοργάνωση των εκδηλώσεων σε επίπεδο εθνικό προσφέρει :
•Koινωνικά και Πολιτιστικά οφέλη ( ομαδοποίηση κοινότητας / δημιουργία
εγκαταστάσεων / νέες ιδέες / νέες επενδύσεις ) .
Τα Οφέλη .
•Οφέλη για το περιβάλλον ( επενδύσεις στην καθαριότητα / επίδειξη
περιβαλλοντικού πολιτισμού ) .
•Πολιτικά Οφέλη ( προώθηση του έργου των κυβερνήσεων / επενδύσεις ).
•Τουριστικά κια οικονμικά οφέλη ( προσέλκυση τουριστών / νέες θέσεις εργασίας )
.
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
•Τα Special Events είναι εκδηλώσεις που έχουν ως σκοπό τους να παράγουν
πολιτισμό , κουλτούρα , να προωθήσουν ήθη και έθιμα αλλά και να προβάλλουν τον
φορέα από τον οποίο διοργανώνονται.
•Τα special event από την πλευρά των διοργανωτών, είναι σημαντικές εκδηλώσεις
που πραγματοποιούνται όχι συχνά, και είναι διαφορετικές από συνηθισμένες
δραστηριότητες .
•Από την πλευρά των συμμετεχόντων είναι μία διαφορετική εμπειρία και
ξεχωριστές εκδηλώσεις από τις καθημερινές.
•Mega Events : είναι οι εκδηλώσεις αυτές οι οποίες επηρρεάζουν τα οικονομκά
μεγέθη μίας χώρας ή ενός οργανισμού και γίνονται αντικείμενο προβολής από τα
ΜΜΕ παγκοσμίως.Στην κατηγορία αυτή ανήκουν οι Ολυμπιακοί αγώνες, το
παγκόσμιο κύπελλο ποδοσφαίρου .
•Τα Mega Events στοχεύουν στον παγκόσμιο τουρισμό και έχουν πολλά οφέλη για
τους διοργανωτές και την τοπική κοινωνία.Οικονομικές απολαβές , έσοδα από τα
δικαιώματα , πολιτικά οφέλη .
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
•Hallamark Event :
Οι εκδηλώσεις αυτές ταυτίζονται με το ήθος και το χαρακτηριστικό γνώρισμα των
πόλεων στις οποίες διοργανώνονται.Οι ονομασίες τους είναι αυτές των πόλεων,
αποκτούν αναγνωρισιμότητα και γίνονται ευρύτερα γνωστές .Το καρναβάλι του Ρίο
Ντε Τζανέιρο, το Φεστιβάλ του Εδιμβούργου στη Σκωτία .Στην Ελλάδα , η
Ανθοκομική έκθεση Κηφισιάς .
•Τα Hallmark Event είναι ταυτισμένα με το μέρος που πραγματοποιούνται αλλά
και με τους κατοίκους αυτού .Προσελκύουν τουρισμό και είναι μία
επαναλαμβανόμενη εκδήλωση με οικονομικά κα άλλα οφέλη.Πολλές φορές έχουν
και παραδοσιακό χαρακτήρα .
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
•Τα Hallmark Event αυξάνουν την φήμη της πόλης διοργάνωσης .
•Οι εκδηλώσεις αυτού του είδους είναι προτεινόμενες στις περιπτώσεις που μία
πόλη πρέπει να δημιουργήσει φήμη και καλή εικόνα.
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
•Major Event :
Είναι οι εκδηλώσεις αυτές που προκαλούν το ενδιαφέρον των ΜΜΕ και έναν μεγάλο
αριθμό επισκεπτών , λάτρεις αυτών των εκδηλώσεων .Επίσης προσφέρουν
αυξημένα έσοδα από τις επισκέψεις αυτών ..
•Major Event είναι το Αυστραλιανό Open του Τέννις , οι αγώνες της Φόρμουλα 1
.Επίσης συγκαταλέγονται τα μουσικά φεστιβάλ και τα φεστιβάλ τέχνης .
•Local or Community Events :
Είναι τοπικού χαρακτήρα εκδηλώσεις που απευθύνονται κυρίως στους κατοίκους
της κοινότητας .Διοργανώνονται σε πάρκα , σχολεία από την τοπική διοίκηση ή και
από τοπικούς φορείς .
•Festivals :
Τα Φεστιβάλ είναι εκδηλώσεις ιδιαίτερα δημιουργικές και ευχάριστες για τους
ανθρώπους .Προάγουν την κοινωνική και πολιστική ζωή του τόπου διοργάνωσης .
•Τα Festival έχουν συνήθως καλλιτεχνικό χαρακτήρα . Η Bienalle ( σειρά
εικαστικών και κινηματογραφικών εκδηλώσεων ) της Βενετίας .
•Πολλά είδη Festival είναι μουσικά .
•Ένα είδος Festival ιδιαίτερα διαδεδομένο είναι τα Food & Wine Festival
.Συνήθως πραγματοποιούνται στις πρωτεύουσες των χωρών .
•Sports Events :
Είναι μία ιδιαίτερα διαδεδομένη μορφή εκδηλώσεων , που έχουν τις ρίζες τους στην
Αρχαία Ελλάδα και στους Ολυμπιακούς αγώνες που διοργανώνονταν εκεί.
•Τα Sports Events προσελκύουν θεατές , τα ΜΜΕ και είναι μία καλή πηγή εσόδων
•Επίσης προωθούν τα κυβερνητικά σχέδια , στο επίπεδο της διάδοσης της
κυβερνητικής πολιτικής και στο επίπεδο προσέλκυσης τουρισμού.
•Τα Business Events είναι εκδηλώσεις που αναπτύσσονται κυρίως μεταξύ
στελεχών.
•Περιλαμβάνονται τα συνέδρια , τα συμπόσια , τα σεμινάρια , επιστημονικές
ημερίδες και οργανωμένα επαγγελματικά ταξίδια.
•Τα Business Events εντάσσονται στις εργασίες της βιομηχανίας των εκδηλώσεων
με πολλά εκατομμύρια εισπράξεων ετησίως .
•Η τοποθεσία που γίνεται γνωστή από κάποια εκδήλωση ή εκδηλώσεις είναι πόλος
έλξης τουρισμού και επισκεπτών.
•Τα Mega Events αυξάνουν τα οικονομικά μεγέθη σε όλα τα οικονομικά επίπεδα
και ενισχύουν και άλλες χρονικές περιόδους οικονομικά τις περιοχές .
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
•Επιτυχημένες εκδηλώσεις ενισχύουν τις επενδύσεις και τα επιχειρηματικά
ανοίγματα .
•Μονάδες φιλοξενίας πολλαπλασιάζονται καθώς και κάθε μορφή υπηρεσιών .
•Οι εκδηλώσεις φωτογραφίζουν την κουλτούρα και τον πολιτισμό αλλά και το
επίπεδο και την ποιότητα ζωής των τόπων διοργάνωσης .
•Η επιτυχία του event manager κρίνεται από το πόσο πολύ ενθουσιάζει τους
μετόχους ( με την ευρεία έννοια ) και κατά πόσο καλά διαχειρίζεται τις ανθρώπινες
ανάγκες κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
•Οι εταιρείες πραγματοποιούν πλήθος εκδηλώσεων , για :
•Προώθηση πωλήσεων .
•Διαμόρφωση εικόνας .
•Παρουσίαση νέων προιόντων.
•Διάφορες άλλες δραστηριότητες.
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management
•Ιδιαίτερη βαρύτητα δίνεται στην Host Community ,δηλαδή την κοινότητα που
φιλοξενεί την εκδήλωση , είτε πρόκειται για τους κατοίκους μίας πόλης ή ακόμα για
τα στελέχη μίας επιχείρησης .
•Η Host Community , εκπέμπει θετικά ή αρνητικά μηνύματα στους
προσκεκλημένους , επισκέπτες .
•Φιλικότητα και φιλοξενία είναι απαραίτητα συστατικά μίας επιτυχημένης
εκδήλωσης , με καλή εικόνα.
•Σε Mega Events η Host Community τροφοδοτεί με εθελοντές την εκδήλωση.
•Η συμπεριφορά και οι τρόποι της Host Community συντελεί στην οπτική
παραστατική εικόνα των συμμετεχόντων .
•Τα ΜΜΕ και αυτά των νέων τεχνολογιών παίζουν καθοριστικό ρόλο στην
εκδήλωση.
•Στο παγκόσμιο χωριό μεταφέρονται η εικόνα και ο ήχος ταχύτατα .
•Ακόμα και κάποιες λεπτομέρειες μπορούν να χαλάσουν μία εκδήλωση.
•Ο manager και η ομάδα της διοργάνωσης μπορούν και πρέπει να αντιμετωπίζουν
άμεσα και αποτελεσματικά τα προβλήματα.
•Ένα πρότυπο στην ομαδική εργασία αποτελεί το μοντέλο του προσωπικού της
Disney.
•Διαθέτουν ένα σύστημα που ενεργοποιείται στις εκδηλώσεις στις Disneyland.
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
•Το σύστημα αυτό ονομάζεται THE ROLES OF PERFORMER .
•Κάθε στέλεχος έχει έναν συγκεκριμένο ρόλο τον οποίο εκτελεί .
•Όλοι μαζί παρουσιάζουν ένα ομαδικό έργο στο οποίο καλύπτουν ο ένας την
εργασία ή τον ρόλο του άλλου όπου αυτό είναι απαραίτητο.
•Κυριαρχεί το ομαδικό πνεύμα .
•Το προσωπικό στις Disneyland , προσπαθεί να προσφέρει στον επισκέπτη μία
μοναδική εμπειρία αφού πιθανότατα είναι η μοναδική φορά που επισκέπτεται αυτός
το θεματικό τους πάρκο..
•Ο Manager αναζητά πόρους και προσωπικό για την επιτυχή διοργάνωση .
•Ο Manager αναζητά οικονομική ενίσχυση , χορηγούς και sponsoring .
•Δημιουργεί Cash Flow ώστε να υπάρχουν χρήματα για να τακτοποιούνται οι
οικονομικές απαιτήσεις .
•Σε αρκετές περιπτώσεις η προπώληση των εισιτηρίων είναι μία αξιόλογη πηγή
εσόδων.
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ .
•Κάθε εκδήλωση απαιτεί ένα πλήρες στρατηγικό σχέδιο το οποίο σχεδιάζεται με
γνώμονα το αποτέλεσμα , που επιδιώκει .
•Λέξη κλειδί στο σχέδιο είναι η προσφορά, το τι προσφέρει η εκδήλωση.
.
ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ .
Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ :
ΣΧΕΔΙΑΣΜΕΝΗ .
•Με δελτία Τύπου.
•Προώθηση μέσω των σημείω πώλησης .
•Διαφήμιση.
•News Letter.
•Διαδίκτυο .
ΜΗ ΣΧΕΔΙΑΣΜΕΝΗ .
ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ .
ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΦΥΣΙΚΑ.
•Προέρχονται από όσους συμμετέχουν , προσωπικό , εθελοντές , υπηρεσίες
υποστήριξης.
ΟΡΙΣΜΟΣ :
Χορηγία (πολιτισμική – κοινωνική )είναι η χρηματοδότηση και στήριξη κρατικών
και μη κερδοσκοπικών οργανισμών και δραστηριοτήτων κοινωνικού περιεχομένου
, από ιδιωτικές εππιχειρήσεις , εφ’όσον εμπεριέχει μεταφορά πόρων από τον
ιδιωτικό στον δημόσιο – κοινωνικό τομέα και με αποκλειστκό αντιστάθμισμα των
χορηγών , την πίστωση τους από την κοινωνία με την ευποιία τους .
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ.
•Καθορίζουμε την ημερομηνία. Προσέχουμε την εποχή και εντάσσουμε την επιλογή
στη λογική του στρατηγικού σχεδίου.
•Στην ημερομηνία αποφεύγουμε Εθνικές εορτές, αργίες, περίοδοι διακοπών, εκτός
εάν υπάρχουν ειδικοί λόγοι.
•Στην επιλογή της ημερομηνίας, προσέχουμε να μην συμπέσει η εκδήλωση με άλλες
παρόμοιου χαρακτήρα.
•Καθορίζουμε την ώρα διεξαγωγής. Δίνουμε ιδιαίτερη βαρύτητα στο χρονικό
περιθώριο των προσκεκλημένων.
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
•Καταρτίζουμε τον κατάλογο των προσκεκλημένων.
•Ζητάμε από τα διάφορα τμήματα του οργανισμού να μας παραδώσουν καταλόγους
ονομάτων.
•Χωρίζουμε τους προσκεκλημένους σε κατηγορίες (επιστημονικό προσωπικό –
καθηγητές – ομιλητές...).
•Σε συνεργασία με τη διεύθυνση, οριστικοποιούμε τη λίστα των προσκεκλημένων.
•Σε κάποιες περιπτώσεις δημιουργούμε σειρές προτεραιότητας προτεραιότητας
Α,Β, Γ. Εάν έχουμε αρνήσεις από την Α σειρά, προχωράμε στη Β, κοκ....
ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΙΣ.
•Στις προσκλήσεις αναγράφονται :
•Ονοματεπώνυμο και η ιδιότητα αυτού που προσκαλεί (Ο Πρόεδρος και Διευθύνων
Σύμβουλος της Βιομηχανίας..)
•Το ονοματεπώνυμο αυτού που προσκαλούμε. Εάν δεν είναι προσωπική η
πρόσκληση αναφέρουμε, «σας προσκαλεί».
•Ο χώρος η ημερομηνία.
•Πληροφορίες που αφορούν την απάντηση. Π.Α = Παρακαλώ Απαντήστε.
•Εάν υπάρχουν ειδικοί τρόποι μεταφοράς.
•Αναγράφονται οι λέξεις Κύριο ή Κυρία.
•Η πρόσκληση ξεκινά με το λογότυπο.
•Η αποστολή των προσκλήσεων πρέπει να γίνεται 15 – 20 ημέρες πριν από την
εκδήλωση.
•Είναι καλό να παραδίδονται προσωπικά.
•Στους εκπροσώπους του τύπου συνήθως δίνεται και μία επεξηγηματική επιστολή.
•ΟΡΓΑΝΩΣΗ.
•Σχεδιάζουμε το πλάνο.
•Βάζουμε μα απόλυτη χρονική ακρίβεια τα γεγονότα και τις εκδηλώσεις.
•Καθορίζουμε τα Break για χαλάρωση.
•Οργανώνουμε τη εγκατάσταση των ηχητικών και οπτικών συστημάτων.
•Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να βλέπουν και να ακούνε καλά.
•Οργανώνουμε τις διαδικασίες ξενάγησης στους χώρους.
•Στις περιπτώσεις των συνεδρίων φροντίζουμε για τα συστήματα τεχνολογίας και
τα κατάλληλα software.
•Εάν το συνέδριο πραγματοποιηθεί σε ξενοδοχείο να παρέχονται όλες οι ανέσεις και
στα δωμάτια των συμμετεχόντων.
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
ΔΕΞΙΩΣΗ.
•Δεξιώνομαι σημαίνει «προσφέρων την δεξιάν μου», «υποδέχομαι κάποιον με χαρά
και αγάπη για να τον περιποιηθώ, ανταλλάσσω χειραψία με το δεξί χέρι, κάτι που
υποδηλώνει την κοινωνική αναγνώριση, το σεβασμό και την ισότιμη
αντιμετώπιση».
•Οι Δεξιώσεις πραγματοποιούνται με την ευκαιρία κάποιων γεγονότων ή επετείων
για επαγγελματικούς λόγους ή και χωρίς να υπάρχει ιδιαίτερο λόγος.
•Σε κάθε συμφωνία για δεξίωση, υπογράφεται Ιδιωτικό Συμφωνητικό, με
συγκεκριμένους όρους.
•Οιβασικοί τύποι δεξιώσεων είναι :
•Κοκτέιλ.
•Μπουφές όρθιος.
•Μπουφές καθιστός.
•Σερβιριζόμενο γεύμα.
ΚΟΚΤΕΙΛ.
•Διαρκεί συνήθως μία ώρα, ίσως και μιάμιση.
•Δίνεται πριν από ένα επίσημο δείπνο ή για επαγγελματικούς λόγους.
•Οι καλεσμένοι είναι πάντα όρθιοι.
•Επιτρέπεται η δημιουργία μικρών εστιών με σαλονάκια 2-4 ατόμων.
•Δεν επιτρέπεται η χρήση τραπεζιών, καρεκλών και πιάτων.
•Είναι απαραίτητη η χρήση χαρτοπετσέτας πολυτελείας.
•Οι πιο χαρακτηριστικές ώρες για κοκτέιλ είναι, μεσημέρι ή βράδυ (λήξη 20.00-
20.30).
•Στον χώρο που πραγματοποιείται τοποθετούμε στρογγυλά τραπέζια (ροτόντες) με
τραπεζομάντιλο με πιέτες (skirting).
•Tα Bar που χρησιμοποιούνται είναι, Special Full Open – Full Open – Ελληνικό.
ΟΡΘΙΟΣ ΜΠΟΥΦΕΣ.
•Κατάλληλη επιλογή για επαγγελματική συνάντηση.
•Διοργανώνονται με σκοπό τα στελέχη της εταιρείας και οι προσκεκλημένοι να
βρεθούν με επαγγελματίες για σύναψη συμφωνιών και σχέσεων.
•Διαρκεί μιάμιση με δύο ώρες.
•Υπάρχει πιάτο και χαρτοπετσέτα πολυτελείας.
•Στον χώρο τοποθετούνται μικρά σαλόνια.
•Στα Bar υπάρχουν μόνο συνοδευτικά.
•Υπάρχουν stand και ροτόντες με Skirting .
•Οι προσκεκλημένοι κυκλοφορούν διαρκώς.
•Υπάρχει ποικιλία εδεσμάτων.
•ΚΑΘΙΣΤΟΣ ΜΠΟΥΦΕΣ.
•Είναι επίσημο γεύμα.
•Προϋποθέτει αριθμό ατόμων άνω των 60.
•Γίνεται με την ευκαιρία, επετείου, ονομαστικής εορτής, παρουσίασης, ομιλίας .
•Έχει πάντα εορταστικό χαρακτήρα.
•Τα τραπέζια δεν ξεπερνούν τις δέκα θέσεις.
ΣΕΡΒΙΡΙΖΟΜΕΝΟ ΓΕΥΜΑ.
•Είναι ο επισημότερος τύπος δεξίωσης.
•Χρησιμοποιούμε ποικιλία χρωμάτων στα σερβίτσια.
•Οργανώνουμε το φαγητό λαμβάνοντας υπόψιν την εποχή.
•Προσέχουμε τις ευκολίες που παρέχει ο χώρος.
BEACH PARTY.
•Είναι ένας τρόπος επικοινωνίας, σε συνδυασμό με διασκέδαση.
•Οι προσκεκλημένοι είναι ελεύθεροι να κολυμπούν, να χορεύουν, να κάθονται.
•Δεν υπάρχει πρωτόκολλο.
•Οι ιδανικές ώρες για Beach Party, είναι 12.30 – 13.00 έως και λίγα λεπτά πριν από
τη δύση του ηλίου.
•Προσφέρονται, νερό, αναψυκτικά, χυμοί, μπύρες.
•Από φαγητό, εδέσματα σχάρας.
ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ.
•Επιβλέπουμε την καθαριότητα και την αρτιότητα της εμφάνισης του προσωπικού.
•Να χαμογελούν.
•Να καλοσωρίζουν σωστά τον πελάτη.
•Δεν διαφωνούν ποτέ με τον πελάτη.
•Δείχνουν ενδιαφέρον για ότι ζητά ο πελάτης.
•Εκπαίδευση στην τηλεφωνική συνομιλία.
•Όταν αργούν στην προσέλευση τους, να ενημερώνουν.
•Θα πρέπει να εκπαιδευτούν στο να ζητούν συγγνώμη.
•Εκπαίδευση στη διαχείριση των παραπόνων.
•Αλλάζουν αμέσως το φαγητό αν διαμαρτυρηθεί κάποιος πελάτης.
•Εκπαίδευση στη διαχείριση της εικόνας και της φήμης.
ΣΑΒΟΥΑΡ ΒΙΒΡ
ΕΠΙΣΚΕΠΤΗ.
•Δεν φυσάμε ποτέ κάτι για να το κρυώσουμε.
•Δοκιμάζουμε το κρασί.
•Το φιλοδώρημα είναι το 10% του λογαριασμού.
ΚΕΤΕΡΙΝΓΚ.
•Προέρχεται από το cater που σημαίνει προμηθεύω.
•Οι βασικές μορφές catering είναι :
•Τροφοδοσία αεροπορικών εταιρειών.
•Εταιρειών για σίτιση προσωπικού.
•Σε χώρους (κτήματα) για δεξιώσεις.
•Τροφοδοσία ξενοδοχείων.
•Εργαζόμαστε στην οργάνωση της δεξίωσης ή του γεύματος. Οι χώροι να είναι
κατάλληλοι ώστε οι προσκεκλημένοι να κινούνται και να επικοινωνούν ελεύθερα.
ΕΚΘΕΣΕΙΣ.
•Εμπορικές εκθέσεις είναι οι συναντήσεις στις οποίες οι επιχειρήσεις, επιδιώκουν
την προβολή της εταιρικής τους ταυτότητας, την ανάπτυξη επιχειρηματικών
επαφών και τη συλλογή πληροφοριών αγοράς.
•Η συμμετοχή σε μία έκθεση έχει πολλά οφέλη.
•Επαφές.
•Πωλήσεις.
•Παρουσίαση προϊόντων.
•Επικοινωνία.
•Οι τύποι των Stand στις εκθέσεις είναι :
•Γραμμικό.
•Γωνιακό.
•Κεφαλής.
•Νησί.
•Διαμπερές.
•Αντικριστό.
•Διώροφο.
•Τα χρώματα σε ένα stand δεν πρέπει να είναι περισσότερα από δύο.
•Ο φωτισμός ικανός να δείχνει όλα όσα επιθυμούμε.
•Πρέπει να έχουμε σχεδιάσει τα στοιχεία αυτά που στοχεύουν στην οπτικοποίηση
της προσφοράς του εκθέτη (γραφήματα – σύμβολα – slides… ).
•Μελετάμε ιδιαίτερα τον χαρακτήρα του stand.
Η ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ :
ΒΗΜΑ 4.
Καθορισμός όλων των τεχνικών θεμάτων.
•Προκαθορισμός των ομιλιών και των ομιλιτών.Ακόμα και εάν η εκδήλωση έχει
χαρακτήρα ψυχαγωγικό , επιβάλλεται μία ολιγόλεπτη , απόλυτα στοχευμένη ομιλία ,
ώστε να γίνει πλήρως κατανοητός στους προσκεκλημένους ο σκοπός του
διοργανωτή αλλά και να μείνει ώς εκδήλωση στη συνείδηση όσων
παραυρεθούν.Είναι πολύ σημαντικό να εντυπωθεί η όποια εκδήλωση με τρόπο ώστε
μετά το πέρας της εκδήλωσης ο παρευρισκόμενος εάν ερωτηθεί που παρευρέθηκε να
αναφέρει πρώτα το όνομα του διοργανωτή και μετά τον χώρο στον οποίο έγινε η
εκδήλωση ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο.
•Εξασφάλιση των οπτικοακουστικών μέσων.Η προβολή διευκολύνει την προσοχή ,
την κατανόηση και την αφομοίωση.
•Ο δέκτης ενός μηνύματος επηρρεάζεται κατά : 48% από τον τρόπο παρουσίασης
του μηνύματος, 37 % από την προσωπικότητα και τη φήμη του παρουσιαστή, 15%
από το περιεχόμενο του μηνύματος.
•Τα οπτικοακουστικά μέσα θα πρέπει να δοκιμαστούν αρκετές φορές για την
αποφυγή τυχόν σφαλμάτων.
ΒΗΜΑ 7.
Διαχείριση των κρίσεων στην εκδήλωση.
•Λαμβάνονται όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε να αντιμετωπίσετε όλα τα έκτακτα
συμβάντα , που ενδεχομένως να πλήξουν το κύρος της εκδήλωσης.
•Μπορεί να συμβεί μία διακοπή ρεύματος, κακές καιρικές συνθήκες , απεργίες ,
αθετήσεις υποσχέσεων.
ΒΗΜΑ 8.
ΒΗΜΑ 9.
•Καθιστό γεύμα ή δείπνο. 6-10 άτομα στο ίδιο τραπέζι, σε φιλική ατμόσφαιρα.
•Τα ονόματα των καλεσμένων θα πρέπει να είναι συγκεκριμένα σε κάθε τραπέζι.
•Αυτοσερβιριζόμενο γεύμα.Οι καλεσμένοι σερβίρονται από μπουφέ.
•Οι σερβιτόροι φροντίζουν για τον ανεφοδιασμό του μπουφέ.
•Εκδήλωση κοκτέιλ.Προσφέρεται σε συγκεντρώσεις με μεγαλο αριθμό καλεσμένων.
.
ΒΗΜΑ 10.
•Φροντίστε για το καλύτερο δυνατόν catering.
•Να εφοδιάζει γρήγορα τους καλεσμένους.
•Να μην αργούν και δημιουργούνται ουρές.
•Οι ποσότητες πρέπει στο τέλος να περισσέψουν.
•Ο ειδικευμένος επαγγελματίας εστίασης , λέγεται Caterer.
BHMA 11.
•Φροντίστε για , φωτογράφους / αναμνηστικά δώρα / εγκαταστάσεις διαδικτύου /
υποδοχή / γραμματεία.
•Η πραγματοποίηση των εκδηλώσεων και ο στρατηγικός τους σχεδιασμός είναι
απαραίτητα προσόντα του επαγγελματία των Δημοσίων Σχέσεων.
•Πολλά είδη εκδηλώσεων στην εποχή μας , απαιτούν τέλεια οργάνωση , υψηλότατη
αποτελεσματικότητα , ταχύτητα στη λήψη των αποφάσεων και ετοιμότητα για κάθε
έκτακτο ενδεχόμενο κατά την εξέλιξη αυτών.
•Η ειδική ομάδα που ασχολείται με τη διοργάνωση εκδηλώσεων επιβάλλεται να
είναι πολύ καλά εκπαιδευμένη.
Δεξιώσεις.
•Μπορούμε να διοργανώσουμε μία δεξίωση στο σπίτι μας ή σε όποιον άλλο χώρο
προσφέρεται.Στην περίπτωση που για λογαριασμό του οργανισμού μας χρειαστεί να
πραγματοποίησουμε μία δεξίωση σε χώρο μακριά από την έδρα μας θα πρέπει να
λάβουμε υπόψιν μας , τον χώρο στον οποίο θα γίνει , τις υπηρεσίες που προσφέρει
αυτός , το προσωπικό που εργάζεται , την ευκολία της πρόσβασης.
•Ομάδα διοργάνωσης και ομάδα προσωπικού πρέπει να συνεργαστούν άψογα κατά
την προετοιμασία και κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
•Η δεξίωση δεν κρίνεται ούτε από τα είδη που θα προσφερθούν , ούτε και από τα
άτομα που θα προσκληθούν .
•Οι δεξιώσεις πραγματοποιούνται επ’ ευκαιρία κάποιων γεγονότων ή επετείων , για
επαγγελματικούς λόγους ή και χωρίς κάποιον ιδιαίτερο λόγο.
•Η δεξίωση εάν δεν πραγματοποιηθεί σε οικία , τότε ο αμφιτρύωνας πρέπει να
λάβει υπόψιν του τα ακόλουθα :
•Διαμόρφωση του χώρου .
•Παρουσίαση και ποι΄τητα προσφερώμενων ειδών.
•Καθαριότητα .
•Τιμές .
•Απόσταση .
•Εξυπηρέτηση ( service / parking / γκαρνταρόμπα κ.λπ.).
•Πρίν από κάθε δεξίωση υπογράφεται ένα ειδικό συμβόλαιο με τους όρους και τους
ειδικούς όρους..
•Ο πελάτης οφείλει να γνωστοποιήσει εγγράφως τουλάχιστον τρείς ημέρες πρίν τον
ακριβή αριθμό των ατόμων που θα συμμετέχουν.
•Ο αριθμός δεν πρέπει να είναι μικρότερος του αρχικού αριθμού εγγύησης.
•Ο χώρος πρέπει να μπορεί να εξυπηρετήσει τον αριθμό εγγύησης + 10 % επιπλέον
άτομα.
•Ο πελάτης πρέπει να τηρήσει τα ωράρια έναρξης και λήξης εκτός εάν υπάρξει
ειδική συμφωνία.
•Ο πελάτης καταβάλλει το ποσό για κάθε ζημιά στον χώρο.
•Ο πελάτης δεν θα συμβληθεί με κανέναν τρόπο με άλλον για παροχή μουσικής ή
άλλης μορφής ψυχαγωγίας ή άλλης σχετικής εξυπηρέτησης ή εγκατάστασης σε
σχέση με τη συμφωνημένη εκδήλωση χωρίς έγγραφη άδεια του χώρου.
•Καταναλώσεις φαγητών και ποτών που δεν προβλέπονται στο παρόν συμφωνητικό
θα εξοφληθούν από τον πελάτη βάσει των τρεχουσών τιμών του ξενοδοχείου.
•Απαγορεύεται η τοποθέτηση διαφημιστικών πανό, πόστερ , αφισών ανακοινώσεων
ή άλλων εντύπων εντός ή εκτός του χώρου χωρίς την άδεια του και μόνο στα σημεία
που αυτός θα υποδείξει.
•Αν ο πελάτης παραβεί κάποιους από τους όρους ο χώρος έχει το δικαίωμα να
ακυρώσει την εκδήλωση , οι δε προκαταβολές παρακρατούνται από τον χώρο ως
πποινική ρήτρα και επίσης ο χώρος έχει το δικαίωμα να διεκδικήσει ως
αποζημίωση όλο το ποσό .
10 . Σε περίπτωση υπαναχώρησης του πελάτη ο χώρος παρακρτεί την προκαταβολή
ως αποζημίωση.
11. Σε περίπτωση που η συμφωνηθείσα πρός παραχώρηση αίθουσα είναι αδύνατο να
χρησιμοποιηθεί λόγω γεγονότος που δεν υπόκειται στον έλεγχο του χώρου ( τεχνική
βλάβη στις εγκαταστάσεις κ.λπ.) ο χώρος διατηρεί το δικαίωμα να παραχωρήσει
άλλη αίθουσα , η αντικατάσταση δε αυτή θα θεωρείται από τον πελάτη ως πλήρη
εκτέλεση τηα παρούσας συμφωνίας.
ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ.
•Επιβλέπουμε την καθαριότητα και την αρτιότητα της εμφάνισης του προσωπικού.
•Να χαμογελούν.
•Να καλοσωρίζουν σωστά τον πελάτη.
•Δεν διαφωνούν ποτέ με τον πελάτη.
•Δείχνουν ενδιαφέρον για ότι ζητά ο πελάτης.
•Εκπαίδευση στην τηλεφωνική συνομιλία.
•Όταν αργούν στην προσέλευση τους, να ενημερώνουν.
•Θα πρέπει να εκπαιδευτούν στο να ζητούν συγγνώμη.
•Εκπαίδευση στη διαχείριση των παραπόνων.
•Αλλάζουν αμέσως το φαγητό αν διαμαρτυρηθεί κάποιος πελάτης.
•Εκπαίδευση στη διαχείριση της εικόνας και της φήμης.
•Ομάδα διοργάνωσης και ομάδα προσωπικού πρέπει να συνεργαστούν άψογα κατά
την προετοιμασία και κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
•Ανάλογα με το εύρος της εκδήλωσης θα πρέπει να έχουν προηγηθεί πολλές
συναντήσεις μεταξύ διοργανωτή και εταιρειών , διαχείρισης χώρου , catering , και
όποιας άλλης ομάδας εμπλέκεται στη δεξίωση.
•Θα πρέπει να ληφθούν και να σχεδιαστούν όλα τα έκτακτα μέτρα σε ειδικές
περιπτώσεις ανάγκης , ώστε να διαχειριστούν άμεσα και αν χρειαστεί έκτακτες
καταστάσεις.
•Να υπάρχει πρόβλεψη προσέλευσης.
•Να έχει σχεδιαστεί με ακρίβεια η επικοινωνιακή τακτική του διοργανωτή με τους
προσκεκλημένους του.
•Να είναι ξεκάθαρος ο στόχος της εκδήλωσης.
•Να υπάρχουν ζώνες χρονικής δράσης, ώστε σε κάθε χρονική περίοδο να
εκτελούνται συγκεκριμένες ενέργειες και δραστηριότητες, για παράδειγμα πλάνο
ενεργειών – time schedule , για πυροτεχνήματα , ειδικά happening …
•Να επιβλέπει διαρκώς ο διοργανωτής το προσωπικό.
•Να παρακολουθεί ο διοργανωτής τις αντιδράσεις των προσκεκλημένων και να
λαμβάνει άμεσα όλα τα απαραίτητα μέτρα πρός μεγιστοποίηση της ικανοποίησης
τους.
ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΙΣ ΤΥΠΟΥ
ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ ΤΥΠΟΥ.
ΒΗΜΑ 1. Η συνέντευξη τύπου θα πρέπει να έχει έναν σίγουρο λόγο για τον οποίο και
διοργανώνεται.
•Η συνέντευξη τύπου θα πρέπει :
•Να προσφέρει πάντα είδηση.
•Να αναφέρεται σε σημαντκή επένδυση της εταιρείας ή να πραγματοποιείται για
την παρουσίαση νέων προιόντων ή υπηρεσιών.
•Σε περιπτώσεις κρίσεων να δίνει εξηγήσεις και να ενημερώνει.
ΒΗΜΑ 2.
•Το κοκτέιλ , το γεύμα ή η δεξίωση δίνονται μετά τη συγκέντρωση και τη
συνέντευξη πρός τους δημοσιογράφους, ώστε να μπορούν οι προσκεκλημένοι να
παρακολουθήσουν χωρίς παρενέργειες τη συνέντευξη.
•Πρίν από την εκδήλωση , μπορούν να σερβιριστούν , καφές αναψυκτικά και ξηροί
καρποί.
•Η μεγαλύτερη καθυστέρηση που μπορεί να δοθεί σε μία συνέντευξη τύπου είναι
έως 15 λεπτά.
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
ΒΗΜΑ 3.
•Χώροι στάθμευσης.
•Τηλέφωνα, υπολογιστές.
•Φωτογράφο της εκδήλωσης.
•Φάκελοι δημοσιογραφικοί ( Press Kit ), διακρίνονται σε χάρτινους – πλαστικούς –
δερμάτινους – απλούς – πολυτελείς.
•Μέσα στους φακέλους υπάρχουν: Δελτίο Τύπου / Πληροφοριακό υλικό/
Ενημερωτικά έντυπα για τονν οργανισμό / Βιογραφικά σημειώματα των ομιλιτών /
Φωτογραφίες με λεζάντες/ Μπλόκ – μολύβι.
ΒΗΜΑ 4.
•Στην είσοδο της εκδήλωσης πρέπει να υπάρχει γραμματεία για τους
δημοσιογράφους με πληροφοριακό υλικό.
•Η γραμματεία παραδίδει τους φακέλλους στην έξοδο και κατά την αποχώρηση
των δημοσιογράφων.
•Αναμνηστικό δώρο.
ΒΗΜΑ 5.
•Αποστολή όλου του υλικού σε όσους δημοσιογράφους δεν μπόρεσαν να
παραστούν.Δεν πρέπει να μείνει κανένα Μέσο Επικοινωνίας χωρίς ενημέρωση.
•Μαγνητοφώνηση και μανγητοσκόπηση της συνέντευξης.
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
ΕΚΘΕΣΕΙΣ.
ΒΗΜΑ 1.
•Οριοθέτηση στόχων της παρουσίας μας στην έκθεση.
•Καθορίζουμε τον χώρο και τις ημερομηνίες που θα πραγματοποιηθεί η έκθεση.
•Η έκθεση να ανταποκρίνεται στα στρατηγικά σχέδια του οργανισμού.
ΒΗΜΑ 2.
•Εκπαιδεύστε πολύ και κατάλληλα το προσωπικό.
•Εμπδώστε τους κώδικες επικοινωνίας της εταιρέιας σας.
ΒΗΜΑ 3.
•Όταν έιμαστε διοργανωτές.
•Το θέμα της έκθεσης να είναι πρωτότυπο.
•Το θέμα να είναι μοναδικό.
•Ν αυπάρχει πλούτος εκθετών.
•Να έχει εξασφαλιστεί η άνετη πρόσβαση του κοινού.
•Επιλέξτε τον κατάλληλο χώρο για την έκθεση.Πρέπει να είναι ειδικό εκθεσιακό
κέντρο.
•Ο χώρος να διαθέτει όλες τις κατάλληλες εγκαταστάσεις.
•Οργανώστε : περίπτερα , φωτισμό , διακόσμηση , οπτικοακουστικά μέσα.
•Εξασφαλίστε δημοσιότητα για τους εκθέτες.
ΒΗΜΑ 4.
•Κατάλληλη εποχή διοργάνωσης.
•Στείλτε σε κατάλληλο χρονικό διάστημα τις προτάσεις συννεργασίας.
•Στείλτε νωρίς τις προσκλήσεις.
•Στίςπροτάσεις συνεργασίας, δώστε σχεδιαγράμματα με την κάτοψη των χώρων.
•Παροχές.
•Προτάσεις για διευκολύνσεις των συμμετεχόντων.
•Αναλυτικό στρατηγικό σχεδιασμό.
Διοργάνωση Εκδηλώσεων – Event Management .
•Εξασφαλίστε πολύ έγκαιρα όλες τις συνεργασίες.
•Εξασφαλίστε όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό.Κλείστε συνεργασίες, υπογράψτε
συμφωνίες.
•Οργανώστε όσο καλύτερα μπορείτε την έκθεση.
•Συνεργαστείτε με όσες ομάδες είναι απαραίτητο και δημιουργήστε σχέσεις
αμοιβαίου συμφέροντος.
•Δημιουργήστε ατμόσφαιρα ανάλογη του θέματος.
•Δημιουργήστε διαγωνισμούς και κίνητρα για συμμετοχή εκθετών και επισκεπτών.
•Ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαφήμισης.
ΟΜΙΛΙΕΣ.
ΒΗΜΑ 1.
•Οι δύο βασικές προυποθέσεις για της επιτυχία μίας ομιλίας, είναι :
•Το Θέμα της ομιλίας, το οποίο θα πρέπει να είναι ενδιαφέρον και να κρατά αμείωτο
το ενδιαφέρον όσων έχουν προσκληθεί..
•Ο Ομιλητής, ο οποίος πρέπει να συνθέτει πολλές αρετές στον λόγο την απόδοση του
αλλά και την ρητορία του.Ο Ιδανικός ομιλητής θα πρέπει :
•Να γνωρίζει πολύ καλά το θέμα του.
•Να μην κάνει ανάγνωση.
•Γρήγορα να ξεπεράσει το άγχος.
•Άμεσα να αποκτήσει ενσυναίσθηση.
•Πρέπει να βρίσκεται σε μία διαρκή επαφή με το κοινό.
•Να παρακολουθεί τις αντιδράσεις των προσκεκλημένων.
•Οπωσδήποτε να έχει εξασκηθεί στην απόδοση του λόγου.
•Να μιλά κατανοητά, απλά.
•Δεν ρέπει να κάνει χρήση δύσκολων εννοιών.
•Εκπαιδευμένος στην ρητορία.
•Να διατηρεί, τόνο , ρυθμό , ταχύτητα , ηχόχρωμα.
ΒΗΜΑ 2.
•Οπτικοακουστικά μέσα.Τα μέσα αυτά είναι απαραίτητα καθώς: αυξάνουν την
προσοχή, κάνουν την ομιλία ευχάριστη και ενδιαφέρουσα, διευκολύνουν την
αφομοίωση
ΒΗΜΑ 3.
•Στο τέλος κάθε ομιλίας θα πρέπει να έχει υπολογιστεί ένα χρονικό περιθώριο 15
λεπτών , για να πραγματοποιηθεί συζήτηση με το κοινό και να υποβληθούν
ερωτήσεις.
•Θα πρέπει να έχει μεριμνήσει η διοργάνωση ώστε για τις ερωτήσεις να υπάρχει η
κατάλληλη μικροφωνική εγκατάσταση , κυρίως με ασύρματο μκρόφωνο, ή με
προσωπικό εγκατεστημένο μικρόφωνο μπροστά στον κάθε προσκεκλημένο, μέθοδος
που συνίσταται κυρίως στις ομιλίες με παρευρισκόμενους δημοσιογράφους.
ΒΗΜΑ 4.
•Χρονική οριοθέτηση της ομιλίας.Υπόψιν θα πρέπει να ληφθούν το θέμα και οι
τρόποι ανάπτυξης του.
•Συζητήστε με τον ομιλητή πόσο χρόνο θα χρειαστεί.
•Συζητήστε με τον ομιλητή εάν πρέπει να τυπωθεί η ομιλία ή κάποια σημεία της και
να διανεμηθούν αυτά στους προσκεκλημένους.
ΒΗΜΑ 5.
•Προσοχή στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της αίθουσας.
•Αραιά τοποθετημένα τα καθίσματα ώστε να διευκολύνονται όσοι φεύγουν πρίν την
λήξη της ομιλίας.
•Αναλόγιο με πορτατίφ.
•Υπερυψωμένο βάθρο για να φαίνεται ο ομιλητής.
•Να προσεχθούν οι θόρυβοι της αίθουσας.Να μην τρίζουν οι πόρτες.
ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ – ΞΕΝΑΓΗΣΕΙΣ.
ΒΗΜΑ 1.
•Καθορισμός ημερομηνίας της επίσκεψης.
•Καλό θα είναι να έχετε ορίσει εσείς συγκεκριμένες ημερομηνίες επισκέψεων.
ΒΗΜΑ 2.
•Ενημερώστε έγκαιρα τα στελέχη που πρέπει να παρουσιαστούν και να
παρουσιάσουν στους επισκέπτες κομμάτι από τη δουλειά τους.
•Τοποθετήστε το κατάλληλο οπτικοακουστικό υλικό για την παρουσίαση.
•Οργανώστε τον τρόπο φιλοξενίας και καθορίστε τα εδέσματα που θα προσφέρετε.
•Καθορίστε τα αναμνηστικά δώρα που θέλετε να κάνετε στους προσκεκλημένους.