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    CAPITULO 1 Introduccién “La Contabilidad es el arte de 1) registrar, clasificar y resumir en una forma significativa y en términos de dinero, las transacciones y he- chos que son, al menos en Parte, de cardcter financiero, y 2) interpretar los resultados de ello.” 1 __ L@ contabilidad representa un instrumento efectivo para la geren- cla, © para ayudar a la misma y a otras Personas interesadas en un ne- gocio. Constituye un servicio de excepcional importancia para la ge. rencia en: 1. La formulacién, complementacién y apreciacién de normas adminis trativas. . Lograr la coordinacién de las actividades. La planeacién y el control de las operaciones diarias. La contabilidad por dreas de responsabilidad dentro del negocio. El estudio de proyectos especificos o de las fases de un negocio. La informacién sobre la administracién del negocio a los propietarios y la presentacién de datos contables a otros grupos externos interesa- dos, incluyendo a los acreedores, agencias gubernamentales, inversio- nistas en perspectiva, asociaciones comerciales, empleados y publico en general. Pee ep Las tareas anteriores se realizan por medio de informes contables, €sto es, los estados financieros tradicionales y los informes contables in- ternos destinados a la gerencia, debidamente registrados, interpretados Y Presentados, como medio principal de comunicar los datos financie- ros. La contabilidad, de manera definitiva, no constituye un fin en si misma, sino que representa un medio para poder Hegar a un fin o a ™uchos fines. 2 American Institute of Certified Public Accountants, Accounting Terminology Bulletin Ne 1, “Review and Résumé”, p. 9. a 3 4 ESTADOS FINANGIEROS DEFINICION ‘DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los principales estados financieros comprenden el balance general el estado de pérdidas y ganancias y el estado del capital y el superayit 9 de utilidades no distribuidas. Aunque generalmente no se le encuen, tra en la prdctica, el estado de los cambios en el capital neto de tra. bajo? (“estado de los recursos”) se esta utilizando como un instru. mento analitico que complementa a los estados anteriores. Un numero qreciente de corporaciones publican un estado de los cambios en el capital neto de trabajo en su informe anual a los accionistas. También puede prepararse especialmente para el uso interno de la adminis tracién un estado del movimiento del efectivo. El estado de los cam- bios en el capital neto de trabajo y el estado del movimiento de efec. tivo proporcionan una informacién yaliosa, la cual no se manifiesta facilmente por medio de los ctros tres estados mencionados; estos “es. tados de fondos” muestran los recursos que se encuentran a disposicién de la gerencia. EI balance general,? que presenta la situacién financiera o las con- diciones de un negocio segin son reflejadas por los registros contables, contiene una lista del activo, del pasivo y del capital del propietario a una fecha determinada. Un baiance general se define por el Comité sobre Terminologia del Instituto Americano de Contadores Publicos Titulados* como “un estado tabular o resumen de los saldos (deudo- res y acreedores) como resultado real o constructivo del cierre de los libros de cuentas que se evan conforme a los principios contables”. El balance general incluye todas las cuentas con los respectivos sal- dos que han quedado en el mayor general después de los procesos de ajuste y cierre. Sin embargo, las cuentas similares pueden ser agrupa- das o descritas de manera diferente en los cstados financieros. Los ac- tivos poseidos por el negocio y las fuentes de los fondos (tanto de los acreedores como de los propietarios) utilizados en la adquisicién de ac tivos, deben clasificarse apropiadamente al presentarse en el balance general. . EI balance general también puede ser descrito como un estado de las inversiones —un doble andlisis y presentacién de las fuentes de pital (fondos procedentes de préstamos y de la aportacién de los Lt pietarios) y la inversién del capital en activos, El importe neto del capital obtenido hasta la fecha, de cada una de las distintas fuentes se clasifica de acuerdo con las condiciones en que se consiguid el capt # En este texto, el término “capital de trabajo” hace referencia al activo Ci lante. El capital neto de trabajo representa el exceso de activo circulante ivo circulante. Para su estudio véase la pagina 282, ; Psy Se supone que el balance general se prepara mediante un juego de libros et base en la partida doble, y no a partir de un inventario del activo, pasivo Y AP, 4 American Institute of Certified Public Accountants, Accounting Term! Bulletin N? 1, “Review and Résumé”, p. 12. INTRODUCCION 5 tal. El importe neto del capital invertido hasta la fecha en cada partida de activo se clasifica de acuerdo con la naturaleza del compromiso del capital y con Ja frecuencia de la oportunidad para decidir acerca de Ja nueva aplicacién del capital en inversiones especificas. Este enfoque del balance general hace hincapié en que no se pro- ne ser un estado de valores, sino solamente una lista de las fuentes y de las inversiones del capital. El estado de pérdidas y ganancias muestra los ingresos, los gastos, asi como la utilidad o pérdida neta como resultado de las operaciones de un negocio durante el perfodo cubierto por el informe; es un estado que refleja actividad. El estado de utilidades no distribuidas preparado por las negocia- ciones muestra un analisis de los cambios en el capital que ha sido registrado en la cuenta de Utilidades no Distribuidas (frecuentemente lamada Superdvit Ganado o Ingresos no Distribuidos) durante un de- terminado periodo. El estado del capital preparado para negocios de un solo propietario 0 para sociedades resume los cambios que han teni- do lugar en la cuenta o cuentas de capital durante un periodo deter- minado. El estado de los cambios en el capital neto de trabajo muestra el movimiento, es decir, las fuentes y los usos del capital neto de trabajo durante un determinado perfodo. El estado resume el cambio en el capital neto de trabajo y toma en cuenta este cambio mostrando las fuentes de las cuales se obtuvo el capital de trabajo y los usos a los cuales se ha dedicado. Datos financieros y de las operaciones en forma detallada, que son esenciales para un amplio andlisis, se muestran de costumbre en una cédula suplementaria de los estados financieros mas condensados. Por ejemplo, pueden presentarse cédulas para mostrar los detalles del te- rreno; edificios; equipo; recursos naturales, depreciacién acumulada, agotamiento y amortizacién del activo fijo; inventarios; inversiones a largo plazo; pasivo a corto y a largo plazo; costo de los articulos manu- facturados y vendidos; gastos de venta, y gastos administrativos y ge- nerales. Los estados financieros pueden ser estudiados desde el punto de vis- ta de su formulacién y del andlisis y su interpretacién. En los primeros tiempos, los contadores se preocupaban primordialmente de 1a formu- lacién de los estados; en Ia actualidad, consideran un trabajo importan- te el andlisis € interpretacién de los datos financieros y de las opera- ciones. De hecho, desde el punto de vista de la gerencia, el trabajo del con- tador no est4 completo hasta que ha analizado e¢ interpretado los datos aan en los estados. El proceso de andlisis interpretacién debe ners lerarse cuidadosamente cuando los estados son preparados de ma- que su contenido, su disposicién y su forma contribuyan a la efectividad de un estudio de los datos. ESTADOS FINANCIEROS INFORMES CONTABLES INTERNOS PARA LA ADMINISTRACION Los estados financieros pueden Iamarse estados globales o estados de propésitos generales, puesto que muestran la posicién financiera los resultados de las operaciones de todo el negocio al final del perfo- do contable anual o por un perfodo mds corto. La informacién glo- bal es histérica en su naturaleza y no puede utilizarse para fines de un control detallado de los segmentos o fases individuales del negocio durante el ciclo de las operaciones. La gerencia necesita un numero relativamente grande de informes contables detallados o resumidos, o ambas cosas, que muestren la situacién o la actividad de las partes © segmentos del negocio. Estos informes contables internos para la ad- ministracién son preparados sobre una base diaria, semanal, bisema- nal, mensual, bimensual, trimestral, 0 con base en “cuando sean soli- citados NATURALEZA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La naturaleza de los estados financieros, segiin lo manifestado por el Instituto Americano de Contadores Publicos Titulados, es como sigue: Los estados financieros se preparan con el fin de presentar una revisién periédica o informe acerca del progreso de la administradén y tratar sobre Ja situacién de las iaversiones en el negocio y los resultados obtenidos duran- te el periodo que se estudia. Reflejan una combinacién de hechos registrados, convenciones contables y juicios personales; * y los juicios y convenciones apli- cados les afectan eu grado custancial. Lo adecuado de los juicios depende ne- cesariamente de la competencia e integridad de los que los formulan y de su adhesién a los principios y convenciones contables generalmente aceptados.? Las palabras en letra cursiva’en el concepto precedente deben ser explicadas como sigue: El término “hechos registrados” se reficre a los datos sacados de los registros contables. Por ejemplo, los hechos regis. trados incluyen datos tales como Ia cantidad de efectivo en caja y en €l banco, el importe de pagarés y de cuentas por cobrar pendientes de clientes y de otros deudores, el costo del activo fijo, los importes a pa- gar sobre documentos y a otros acreedores, y el importe de las ven- tas. El costo original —el importe pagado cuando fue adquirido el activo— por regla general es el que se presenta en las cuentas y no el costo de reproduccién o de reposicién, Debe quedar claro, por lo tanto, 5 La letra cursiva fue puesta expresamente. ¢ Examination of Financial Statements by Independent Public Accountants, bo- letin preparado y publicado por el Instituto Americano de Contadores Publicos Ti- tulados, enro de 1936, p. 1. ’ INTRODUCCION 7 que el balance general no muestra la situacién financiera de un nego- cio en funcién de la situacién econémica actual, porque los costos his- toricos y no los costos actuales son los que se consideran para la mayor parte de las partidas, Ocasionalmente, se encontraran valores al costo que hayan sido sustituidos por valores revaluados. Ciertos factores que pueden afectar ia situacién financiera de un negocio puede que no se registren en los libros contables o se mues- tren en el cuerpo del balance general. Ejemplos de dichas partidas, que algunas veces aparecen como notas al pie del balance general son: pedidos de los clientes sin despachar, contratos de compras y ventas y compromisos, casos de patentes infringidas, reclamaciones de reem- bolso de impuestos, juicios, endosos y garantias. El término “convenciones contables” hace referencia a ciertos su- puestos y procedimientos. Uno de los mas importantes problemas de la contabilidad tiene que ver con Ja valuacién del activo, con la amor- tizacién y con la determinacién de la utilidad, esto es, la distribucién apropiada de los egresos™ (incluyendo los costos que no han vencido) entre el activo y Jos gastos en los distintos perfodos contables. Existen diferentes criterios sobre la forma contable de practicar la valuacién del activo, la amortizacién, y de determinar las utilidades. A los efectos de los fines de los estados financieros se supone que 1) la empresa continuar4 como un negocio en marcha, y 2) los ingresos y los costos serén equilibrados durante un corto plazo especificado —usual- mente un afio. Los costos registrados del activo adquirido a diferentes niveles de precio se engloban sin ningun ajuste y, por lo tanto, sin im- rtar las diferencias en el valor del délar en distintos afios de adqui- sicién. (Véanse los capitulos del 19 al 23.) El juicio personal se combina con los hechos registrados y las prac- ticas o convenciones contables en los estados financieros cuando el conta- dor decide 1) utilizar uno de los diversos métodos para la determinacién de los documentos por cobrar incobrables y para la determinacién de los cargos por depreciacién y agotamiento correspondientes a deter- minado afio; 2) eliminar el valor intangible en un plazo de cinco afios mas bien que un término més corto o més largo; 3) evaluar el inventario de mercancfas al costo o al mds bajo, que resulte del de costo o de mercado; 4) considerar que el costo sera aplicado conforme a Ia teorfa de que las primeras mercancias recibidas son las que pri- meramente salen o se venden, o de que las ultimas mercancias recibi- das son las primeras en salir o venderse, y 5) registrar ciertas eroga- ciones como gastos de capital (balance general) en vez de ser registra- dos como gastos de las operaciones (estado de pérdidas y ganancias), 0 viceversa. La importancia de la consistencia en la aplicacién de los principios contables no puede pasarse por alto. Mientras se sigan y se hayan se- 7 Véanse las paginas 49-50 para una explicacién de “Ia distribucién adecuada de los gastos”. 8 ESTADOS FINANCIEROS guido principios contables aceptables de una manera consistente, Jos estados histéricos serin comparables. Por otro lado, el mantenimiente de Ja consistencia no debera interferir con el hecho de hacer cambios deseables en el procedimiento. Si dichos cambios se hacen, debe ha- cerse una anotacién en los estados. Un punto adicional debe sefialarse especialmente en relacién con la discusién anterior de Jos hechos registrados, convenciones contables y juicios personales. Los estados financieros representan un resumen de las distintas convenciones que rigen el registro de las transacciones financieras. No reflejan, a menos que sean preparados especialmente, los valores econémicos corrientes. IMPORTANCIA RELATIVA DEL BALANCE GENERAL Y DEL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS Los contadores generalmente suponen que, excepto para fines muy especiales, tales como el crédito a corto plazo, el estado de pérdidas y ganancias es mds importante que el balance general. Ambos son impor- tantes para el analista, quien debe utilizar toda la informacién que pueda obtener. Algo de su informacién se deriva del andlisis de las tendencias de las partidas del balance general; otra informacién pro- viene de la comparacién del balance general con las partidas del esta- do de pérdidas y ganancias. Sin embargo, el estado de pérdidas y ganancias es de la mayor im- portancia; y si el analista se viera obligado a escoger entre un estado u otro, probablemente escogeria un estado de pérdidas y ganancias com- arativo debidamente preparado (varios ayios). Incluso para fines de crédito la capacidad de la empresa para el pago de sus deudas puede depender primordialmenie de las utilidades futuras. Ciertamente, los tenedores de bonos dependen cominmente de las ganancias para lograr el cobro del principal ai vencimiento y de los intereses durante la vida de les bonos. Las partidas induidas en el balance general* habitualmente son “yalnadas” al costo histérico, con o sin compensacién en las cuentas de valuacién y amortizacién. El valor verdadero de dicho activo de- pende del poder o capacidad de ganancia del negocio. Es claro que, en tiempos de alza de los precios, existe duda en cuanto a la utilidad de dichos “valores” para un enalista que ignora enteramente el estado #8 El activo, segiin aparece cn el balance general, puede dividirse, para su mejor utilizacién, en tres categorfas. Aiguaas partidas de! balance general “(tales como las Jnversiones en Jas subsidiarias) ticnen elementos de las tres categorfas; pero la _ma- yor parte de los activos pueden clisificarse como 1) partidas de Ia corriente de in- Jrevos, tales como tos valores por cobras; 2) pattidas de la corriente de gastos, Bee tomo los gastos pagados por adclaniado, inveutarios y planta, y 3) partidas av ttectivo, tales como el cfectivo y ios Lonos del gobierno, que constituyen el. es fabon que tune as dos corrientes. Una comprensién adecuada Por parte del analists de Ja telacién entre el balance general y el estado de pérdidas y ganancias se hard Sesaltar al considerar Tas consecuencias de esis clasificacién, INTRODUCCION 9 de pérdidas y ganancias; incluso si los precios son relativamente esta- bles, las partidas del balance general (que no muestran valores de li- quidacién) obtienen su significado de un negocio en operacién al com- pararlas con la capacidad de ganancia. El valor verdadero, para un negocio en operacién, de activos tales como inventarios finales, pagos anticipados, planta y equipo, dependerd de la cantidad que se obtenga a través de su realizacién en el curso de operaciones futuras. El estado de pérdidas y ganancias est4 considerado hoy dia como de mayor importancia que en el pasado, debido al mayor énfasis que pone sobre las ganancias en comparacién con los valores en libros del activo. Los valores en libros del activo carecen relativamente de sig- nificado como cantidades absolutas; tienen un mayor significado cuan- do se los compara, lo cual permite un anélisis de los cambios y las tendencias. Un estudio de las ganancias proporciona un anélisis mas efectivo de las condiciones econédmicas tal como afectan a un negocio, y por lo tanto, ayuda a determinar hasta qué punto son provechosas las futuras operaciones: Las preguntas siguientes indican la utilidad de los tres tipos de es- tados financieros: 1.

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