SD

DM – SUG
GGESTED ANSWER
RS 
 

Q#1:  Discuss the necessity for compaanies to estab
blish sales terrritories? Brie
efly describe the procedurre for 
designing sales territories 

Sales territorries are neede
ed …..  

• To enhance market coverage—
—too big/ cheeck the working hours reqd
d to meet thee customers

•     To
o keep selling costs at a minimum—too much moneyy and time in traveling 

•     To
o strengthen ccustomer relaations 

• efforts with sales opportunities 
Matcching selling e

•     To e effective sales force—   w
o build a more well designed
d territories m
motivate peop
ple to work 

•  To eevaluate saless force betterr 

• T o h
have a more ffocused activiity in generatting business. 

Procedure fo
or designing SSales territoriees 

• Objeective is to ma
atch the oppo
ortunity of a g
given territoryy to a sales peerson so as to
o have equal w
workload 
for eequal opportuunities. 

• Ideall goal in territtorial design iis to have all territories eq
qual in both  ssales potentia
al  & sales rep
ps’ 
workkload.       Tho
ough it is ideaal, it is difficult to achieve 

 
 I. Select a Control Unit: 

• Control unit – small town/district /Industrial estate consisting of 20 units / state / metros / villages / 
major customers etc., . Sales Manager should select a smallest control unit. Control units helps to 
adjustments – take one control unit or remove two while designing territories. 

II. Find location & potential of customers  

• In each control unit, find out sales potential & location of customer 
• For Industrial markets, identification of location of customer is desirable & possible………………                          
                               but difficult for consumer goods  
• Next understand Market potential…then by estimating cos share in the control unit, sales potential is 
identified. 
              If you can categorize customers into A,B,C class.. do it & understand what %age A class customers 
constitute and so on… 
 
III. Decide Basic Territories  

• Build‐up method 
Objective to be achieved is to equalize the workload of sales people. 

1. Decide call frequencies – means how many times co’s sales person should visit in a year/month etc., 

2.  Factors that determine call frequency are…cost of visiting customers, customer’s potential etc., like A class‐ 6 
times a month, B class – 4 per month, C class – 2 per month.  

3.  Calculate total number of calls per control unit. 

Estimate workload capacity of a sales person – avg calls per day‐5; each call‐1 hour; avg travel time‐30 min;         8 
hours per day; if in a year 250 working days…      ie., 1250 calls per year per sales person  

        5. Make tentative territories ‐  company should gather adjoining control units until the no. of calls per year 
workload of sales person.  

6.  Develop final territories ‐  In case workload is not equalized, adjustments of tentative control units will try to 
provide uniform workload to sales person. 

• Break‐down method 
Objective is to equalize sales potential of territories. 

1. Estimate company sales potential for total market. 
2. Forecast sales potential for each control unit  & come out with figures for towns or districts …..  
        (Town A‐ 5 lakh; B‐ 2 lakh; C‐12 lakh) 
 3. Estimate sales volume expected from each salesperson – here sales mgr to estimate how much each 
salesperson must sell, in order to ensure profitable operation. 
4. Make tentative sales territories:  ‐ by combining adjoining control units so that the sales potential of each 
territory is equal or greater than the expected sales volume from each sales person. 
5. Develop final territories ‐  Due to geographical considerations, adjustments have to be done. 
 
          
 
1. b).  
MATRIX LTD is into business of Health care exercise equipment since a decade. In south India, Hyderabad city is a 
very  important  market  and  so  as  a  part  of  evaluation  exercise,  Management  wants  to  understand  the  sales 
people performance.  For this exercise, Matrix Ltd deputed one of its senior managers and asked him to rank the 
performance of sales people. HYDERABAD city is divided into 5 territories with total sales potential of 1 crore.   

Given  below  is  the  BPI  of  respective  markets,  Number  of  calls  carried  out  by  sales  people,  Number  of  active 
accounts and Number of total accounts along with Sales recorded in these territories during the year 2013‐14.  
Rank Sales people & comment on each sales person’s performance…. 

Sales   
person  Buying  Number   Number  Number 
power  of Calls  of Active  of total   Actual Sales   
 Territory   index  2013‐14  Accounts  Accounts 2013‐14 
 
Suresh  Hyd 1  1.27  830  215  421  Rs. 1991493 
Rakesh   
Hyd 2  1.8  1,370  275  515  Rs. 1706994 
Lalith  Hyd 3  0.8  1,400  230  250  Rs. 1517328   
Mohan  Hyd 4  0.97  902  230  475  Rs. 1422495 
 
Javid  Hyd 5  0.63  955  140  450  Rs. 1327662 
 

a. Average calls per account 
b. Percentage of Active accounts  
c. % of BPI target achievement 
 
 

Answer:   

First the calculations required have to be carried out & based on the calculations, comments to be made across 
for each question.  

 
 a).   c). 
Avg  % of 
calls  Ran BPI  Rank  
per  k  As  Territory  target  As 
accoun per  Potential as per  achvm per 
   t  calls     BPI  Actual sales  BPI  t  calls 
Suresh  1.97  4  Suresh  1.27 1991493  2321755.03  85.78  3 
Rakesh  2.66  2  Rakesh  1.8 1706994  3290676.42  51.87  5 
103.7
Lalith  5.6  1  Lalith  0.8 1517328  1462522.85  5  2 
Mohan  1.89  5  Mohan  0.97 1422495  1773308.96  80.22  4 
115.2
Javid  2.12  3  Javid  0.63 1327662  1151736.75  7  1 
2.848  5.47 7965972  10000000  87.38 
b).  
% of  Ran
active  k  As 
accoun per 
   ts  calls 
suresh ‐ not very good at calls, less than avg active accounts, 85% Bpi 
Suresh  51.06  3  acvmt  
Rakesh  53.39  2 
Lalith  92  1 
Mohan  48.42  4 
Javid  31.11  5 
55.196 
 

2. Explain why is it important for a sales manager to set quotas for salespeople? Describe briefly 
the common type of quotas set by companies for salespeople with suitable examples (choose 
at least any three sectors/industries).                                     (15 marks) 

Setting quotas is an important activity for a sales manager because…. 

1. Quotas communicate the firm’s goals and set standard for the sales person’s performance 
2. Quotas helps sales people to prove their capabilities and help them grow in the organization 
3. Quotas gives direction to the sales people in estimating sales opportunity 
4. Quotas help management to evaluate the performance of sales people and provide compensation as well 
as career growth accordingly.  
5. Quotas helps in identifying sales people strengths and weaknesses which can help in sales training etc., 
Types of Quotas to be explained taking atleast 3 industries                                                                                              
(ex: fmcg, Durable and Industrial or Pharma or any three) 

Sales quota –explain sales volume quota, sales value quota, point system quota in detail 

Budget quota –explain profit / gross margin quotas and expenses quota in detail 

Activity quota –explain what kind of activity quotas exist in detail 

Combination quota – explain in detail 

3. As a Sales Manager, how do you handle when you encounter with problems mentioned below.  
i) Sales people are not spending adequate time to develop new customers. 
 

Once you identify those sales people who are not focusing on developing new customers, try to analyse 
the history of daily call sheets and their customer base. Once analyzed and found potential among new 
customer base, sales manager can take the following steps…. 

• Design Quotas to add of new customers 
• Higher Incentives or Reward system to the business from new customers  
• Travel plan or itinerary keeping in view new customer base  
• Train the sales personnel guiding how to tap new customers exhibiting examples 
 
ii) Sales people are selling profitable products in fewer volumes than non‐profitable & easy –to‐
sell products to achieve their sales volume quotas. Suggest a suitable tradeoff to overcome 
this issue.  
• Design point system quota providing more points to the sales of profitable products 
• Incentive system preparation to consider higher incentive to sales of profitable products 
• Categorize non‐profitable and profitable products & specify minimum sales or Quotas of each 
• Variable component linked with the sales of profitable products. 

iii). One of the Sales people is dumping stocks on the dealers without their consent which is leading to 
many stock‐returns & cheque bounces                                           

This is unfair for the sales person to dump stock to the dealer without their consent. This can be checked 
by the sales order processing department with few practices as indicated below 
• All the orders  by Dealer to be given only in the order form with Dealer’s signature and counter 
signed by the sales person 
• Dealer feedback to be considered for sales person’s performance evaluation 
• Stock returns and cheque bounces to be taken as a serious offence and management have to 
communicate both to the dealer and sales people that such practice would lead to disciplinary 
action. 
 4. a. Explain the channel design process 

1. Defining customer needs, wants & Segmentation 

• Desired customer service expected from channel 
• Lot size, waiting time, Choice of the consumer, Place utility, Service support 
2. Defining Channel Objectives & constraints  
 

• Channel objectives need to be defined carefully.  
• In terms of Market reach, Profitability,  Availability, Service outputs etc.,  
• Examples like… Frozen desserts/ice creams , Fertilizers, Archies cards, Baskin & Robins,  
 
3. Idenfitying Channel Alternatives 
Companies will Scan for….  
• Intermediaries currently available 
• Number and type of intermediaries required – selective, intensive, exclusive 
• Roles/functions of each channel member 
• Terms and responsibilities of channel members – Margins, Transportation, Order Booking and 
execution, Stock returns / Expired stocks, Reverse distribution / logistics 
 
4.  Evaluating alternatives 
• Evaluate alternatives keeping in view the Ideal Channel system. 
• Based on Economic criteria & Control 
• Finally select the channel system that….. 
Cost – satisfies customer needs – manageable conflict – builds Brand reputation 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
       b.  M/s. SARAS Dairy in India sells products like Curd, Butter milk, flavored milk etc., and has a strong 
presence in North India.  SARAS dairy wants to strengthen its distribution in Southern cities of India, especially 
Bangalore to start with and with just one product ‘curd’. Curd is available in 2 skus…. namely 500 ml and 200 ml 
with manufacturing costs at Rs. 30/‐ and Rs. 15/‐ respectively.  Company has two options to enter the retail space 
in Bangalore. 

Option #1: Launch Large pack of 500ml into MODERN TRADE (15 Supermarkets chains).  
Option#2: Launch small pack of 200ml into General Retail Outlets (numerous kirana & general stores). 

• PACK  • Expected 
• Conditions of TRADE 
SIZE  Sales per year
• Slotting fee of 20,000/‐ per super market chain ‐ as an one  • 15,00,000 
time entry fee   units 
• 500 ML  • Display allowance – Rs. 10,000/‐ per Super market chain per 
year 
 

•
•  
50,00,000 
• Trade scheme of 2% of sales 
• 200 ML  units 
• Visibility allowance – 1% of the sales 
 
 

Channel employed for servicing modern trade looks like… (Company – Distributor – Supermarket) & Margins 
enjoyed by supermarket was 17%;    by distributor, it was 4%;     and MRP was Rs. 50/‐ 

Channel employed for servicing general trade looks like….(Company – Distributor – Retail outlet) & Margins 
enjoyed by Retail outlet was 12%;    by distributor, it was 6%;     and MRP was Rs. 25/‐ 

Evaluate both the options for the first year and suggest the better one with profit being the important criteria.                         

for Modern Trade 
Option 1  S/M chain  cost price    selling price
units forecasted  30  Company‐11.1   / 37%  41.1 
1500000  Revenues  61650000         
Gross Margin  16650000 41.1  Distributor ‐ 4%  42.744 
Expenses  450000         
Profit  16200000 42.743  Supermkt ‐ 17%  50.00931 

for general retail 
Option 2  General Trade cost price    selling price
units forecasted  15  Company‐6.07  / 40.44% 21.07 
5000000  Revenues  105330000         
Gross Margin  30350000 21.06  Distributor ‐ 4%  22.32 
Expenses  3159900         
Profit  27190100 22.32  Supermkt ‐ 17%  25.00 

 
One has to use Mark dow wn approach tto calculate th
he margins, cost price and selling price for each chan
nnel 
member and d arrive at com
mpany’s turnoover and proffit.  

better as it is ggiving a profitt of around Rs. 27190100 ccompared to the first option profit of                             
Option 2 is b
Rs. 16200000 0 

Write Shortt notes on….                                                                         

a. Sales forecaasting 
Will be for…
…. 
For a produuct/categoryy/product‐linne/brand 
For a speciffic period & for geographical area 
Top Mgmt w will be conceerned aboutt total firm forecasts 
Sales Mgrs will be interrested to forrecast for specific region
ns, areas, etcc.,  
 
   Quantitattive  
• Movving average e; Exponentiaal smoothen ning; Decomposition 
Regrression; Naïvve / Ratio Method 
    Qualitative  
Q
• Jury  of executivee opinion; DDelphi methood 
• Sales force composite; Survey of custom mer’s buyingg intentions
 
 
b. Personal se elling  

One should explain in d
detail the pro
ocess of selliing process

 
 
 
 
 
 c. Role of Sales manager 

• Organization 
o Territory/Sales force alignments, paperwork 
• Planning 
o New product selling, expanding sales territories 
• Coaching 
o Specific constructive feedback, appreciation/recognition, best practice sharing, good 
rapport with selling team, supports team 
• Team builder 
o Hires, rewards team players, creates team environment for success, uses specific 
individuals skills to enhance teams 
• Self Manager 
o Integrity and ethical behavior, accepts responsibility, risk taker, ambition for team/org, 
ongoing learner 
• Global Thinker 
o Informed, well read, cultural sensitivity, adjusts own behavior 
• Technology skills 
o Experience with new technology, willing to use it 
 
d. Channel Conflict 
Channel conflict is a situation in which one channel member perceives another channel 
member(s) to be engaged in behaviour that prevents it from achieving its goals.  
Explaining Types of channel conflict – vertical, horizontal and multi channel conflict in detail. 
Remedies to handle conflict – collaboration, avoidance, compromise, accommodation and 
aggression. 
 
e. Types of Distribution Channels 
Explanation of Direct and Indirect distribution, Super stockiest system, online channel, 0 
level /one level/ 2 level channels, etc., in detail  
 
 
 
 
 
 
 
 
CASE STUDY:  
RK Paper Company is into paper printing business and is located in an agricultural belt, 300 kilometers 
away from a metro city. Its primary raw material is wheat straw.  Last year the company had a turnover 
of Rs.134 Cr on a volume of 45,000 tons of paper.  While preparing the business plan for the current 
year,  the  top  management  was  concerned  with  the  following  distribution  issues  that  they  want  to 
resolve at the earliest.  
• The  paper  industry  was  dominated  by  selling  agents  who  connect  the  manufacturers  like                 
RK  Paper  with  the  buyers  like  publishing  companies,  note  book  makers  etc.,  and  these  agents 
make a commission of about 5% on all transactions.   
• RK Paper depends on about 10 different agents to canvass its business for among buyers. 
• The company sells 23% of its paper directly to some government organizations. 
• The agent arranges for the buyer to pay the company for its produce by advance demand draft.  
It is expected that the agent provides the credit support to the buyer. 
• Agents are not exclusive for RK Paper and work for all the mills.  They have a grip on the business 
and are reluctant to put the paper mill directly in touch with the buyers. 
• There is always an uncertainty on the orders and the price. The company cannot plan its profit 
properly nor offer the best price to the end users, which is troubling players like RK Paper a lot.  

Suggest the top management of RK Paper with a plan of action that can provide better solution 
in handling their business.  Also, Suggest how to plan the issues related to customer service. 

 
CASE can be discussed on these lines…… 
 
Understanding the prevailing situation, RK paper can take few of the following measures. 
1. Stay with Existing channel & Grow:  
Motivate agents with more commission for new business where the reach of company is 
not feasible.  
Enter into contracts with agents on business volumes, price and review them annually.  
Nurture the government customers carefully 
Open new segment of customers…preferably institutional customers who may purchase 
in bulk 
 
2. Reduce dependency on Agents:  
• RK paper should slowly shift a part of the business away from agents to start with by 
approaching customers directly. RK paper can initiate this practice to start with for 
new customers with the help of company’s own sales force. This will not trouble the 
existing business as Agents business is not lost.  
 • Over a period, RK paper can build up the expertise of handling customers directly.  
This will help RK paper save 5% commission that they were providing it to agents.  
• Provide credit facility selectively, if required directly to customers so that they are 
motivated to bypass agents.  
• Understand the customers’ demand and streamline the ordering process.  
 
3. Eliminating uncertainty in price and order:  
• Either you deal with agents or deal directly with customers, having some consistency 
in price and order quantities will help RK paper plan its operations well. For this, either 
with the customers or Agents, RK paper should enter into contract that specifies 
varied discounts for the committed business from customers.  
 
4. Enhancing Customer service: 
• Invest on online technology system where the sales person’s effort is supplemented 
with online ordering and customer support processes.  
• Transparency in customer interaction will help build trust and can eliminate agents’ 
role in the business.