Esa Unggul MODUL ORGANISASI DAN MANAJEMEN RS SERTA MANAJMEEN UNIT PELAYANAN RS (ARS 101) MODUL SESI 03 PERKEMBANGAN TEORI ORGANISASI DAN MANAJEMEN DISUSUN OLEH Dr Rokiah Kusumapradja, MHA UNIVERSITAS ESA UNGGUL 2020 Universitas Esa UnggulSUB TOPIK 1 SESI TIGA A. Kemampuan Akhir Yang Diharapkan Setelah mempelajari modul ini, diharapkan mahasiswa mampu 1, Memahami_perkembangan teori organisasi 2. Memahami perkembangan teori manajemen 3. Memahami_ perkembangan teori organisasi dan manajemen Uraian perkembangan teori organisasi © Teori adalah himpunan konstruk (konsep), definisi, dan proposisi yang mengemukakan pandangan ssistematis tentang gejala dengan menjabarkan relasi di antara variabel, untuk menjelaskan dan meramalkan gejala, (Kerlinger, 1973). © Teori menurut Kerlinger (2004), adalah seperangkat konstruk (konsep), batasan dan proposisi yang menyajikan suatu pandangan sistematis tentang fenomena dengan merinci hubungan-hubungan antar variabel dengan tujuan menjelaskan dan memprediksi gejala tersebut. Batasan di atas mengandung tiga hal, yaitu Pertama, sebuah ‘cori adalah seperangkat proposisi yang terdiri atas kontruks-konstruk yang terdefinisikan dan saling berhubungan. Kedua, (cori menyusun antar hubungan seperangkat variabel (konstruk) dan dengan demikian merupakan suatu pandangan sistematis mengenai fenomenafenomena yang dideskripsikan oleh variabel-variabel itu. Ketiga, suatu (cori menjelaskan fenomena. Penjelasan itu diajukan dengan cara menunjuk secara rinci variabel- variabel tertentu yang berkait dengan variable-variabel tertentu lainnya. © Teor adalah sebuah sistem konsep yang abstrak dan hubungan- hubungan konsep tersebut yang membantu kita untuk memahami sebuah fenomena, (West and Tuer, 2008). Universitas Esa Uni httpv/esauneTeori-Teori Organisasi 1. Teori Organisasi Klasik. Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional’ atau disebut juga ‘teori mesin’. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnya _terspesialisasi_serta memberikan petunjuk mekanistik struktural yang kaku tidak mengandung kreatifitas Definisi organisasi menurut teori klasik : Organisasi_merupakan struktur —hubungan, —kekuasaan-kekuasaan, _tujuan-tujuan, perananperanan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain apabila orang bekerja sama. Teori organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat unsur pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal a. Sistem kegiatan yang terkoordinasi b. Kelompok orang c. Kerjasama d. Kekuasaan dan Kepemimpinan Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok: kekuasaan, saling melayani, doktrin, disiplin. Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah: a. Pembagian kerja (untuk koordinasi) b. Proses skalar dan fungsional (proses pertumbuhan vertikal dan horizontal) c. Struktur (hubungan antar kegiatan) d. Rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan). 2. Teori Administrasi Teor ini dikembangkan oleh Henry Fayol, Lyndall Urwick dari Eropa dan James D. Mooney, Allen Reily dari Amerika Henry Fayol (1841-1925): Seorang industrialis asal Perancis tahun 1916 menulis sebuah buku “Admistration industrielle et Generale” diterjemahkan dalam bahasa Inggris 1926 dan baru dipublikasikan di Amerika 1940. Studi Tentang Organisasi Lista Kuspriatni Perilaku Keorganisasian Universitas Esa UnggulKaidah manjemen menurut Fayol yang menjadi dasar teori administrasi: a, Pembagian kerja b. Wewenang dan tanggung jawab c. Disiplin d. Kesatuan perintah e. Kesatuan pengarahan f, Mendahulukan kepentingan umum g. Balas jasa h. Sentralisasi i, Rantai Skalar j. Aturan k. Keadilan I. Kelanggengan personalia m. Inisiatit n, Semangat korps Kegiatan Manajerial atau “Fayol's Functionalism” yaitu: a. Perencanaan b. Pengorganisasian c. Pemberian perintah d, Pengkoordinasian e. Pengawasan James D. Mooney dan Allen Reily :1931) Menerbitkan sebuah buku “Onward Industry’ inti dari pendapat mereka adalah “koordinasi merupakan faktor terpenting dalam perencanaan organisasi”. Tiga prinsip yang harus diterapkan dalam sebuah organisasi. menurut mereka adalah: a. Prinsip Koordinasi b. Prinsip Skalar dan Hirarkis c. Prinsip Fungsional 3. Teori Manajemen IImiah Dikembangkan tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor Definisi Manajemen llmiah: “Penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi" atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja". Frederick Winslow Taylor menuangkan ide dalam tiga makalah: “Shop Management’, “The Principle Oif Scientific Universitas Esa UnggulManagement” Studi Tentang Organisasi Lista Kuspriatni Perilaku Keorganisasian 3 dan “Testimony before the Special House Comitte” Dari tiga makalah tersebut lahir sebuah buku “Scientific Management”. Berkat jasa-jasa yang sampai sekarang konsepnya masih dipergunakan pada praktek manajemen modern maka Frederick Winslow Taylor dijuluki sebagai “Bapak Manajemen IImiah”. Empat kaidah Manajemen menurut Frederick W. Taylor a, Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu pengetahuan. b. Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan karyawan c.Pengembangan ilmu tentang kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah perlu intregasikan. d,Perlu dikembangkan semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah 4. Teori Neo Klasik Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi". Teor ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja’. Salah tokoh neoklasik pencetus “Psikologi industri’ Hugo menulis sebuah buku “Psychology and Industrial Effeciency” tahun 1913. Buku tersebut merupakan jembatan antara manajemen ilmiah dan neoklasik. Inti dari pandangan Hugo adalah menekankan adanya perbedaan karekteristik individu dalam organisasi_ dan mengingatkan adannya pengaruh faktor social dan budaya terhadap organisasi Munculnya teori neoklasik diawali dengan inspirasi percobaan yang dilakukan di Pabrik Howthome tahun 1924 milik perusahaan Westem Elektric di Cicero yang disponsori oleh Lembaga Riset Nasional Amerika. Percobaan yang dilakukan Elton Mayo seorang riset dari Western Electric menyimpulkan bahwa pentingnya Universitas Esa UnggulPengertian Organisa memperhatikan insentif upah dan Kondisi kerja karyawan dipandang sebagai faktor penting peningkatan produktifitas. Studi Tentang Organisasi Lista Kuspriatni Perilaku Keorganisasian 4 Dalam pembagian kerja Neoklasik memandang perlunya: a. Partisipasi b. Perluasan kerja c. Manajemen bottom_up Teori Modern. Teori ini muncul pada tahun 1950 sebagai akibat ketidakpuasan dua teori sebelumnya yaitu klasik dan neoklasik. Teori Modem sering disebut dengan teori “Analiasa Sistem” atau “Teori Terbuka” yang memadukan antara teori klasik dan neoklasik. Teori Organisasi Modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan yang saling bergantung dan tidak bisa dipisahkan. Organisasi bukan sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan sistem terbuka yang berkaitan dengan lingkungan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan. Teori Modern VS Teori Klasik : a, Teori Klasik memusatkan pandangan pada analisa dan deskripsi organisasi sedangkan Teori Modern menekankan pada perpaduan dan perancangan sehingga terlihat lebih menyeluruh. b. Teori Klasik membicarakan konsep koordinasi, scalar, dan vertikal sedangkan Teori Modem lebih dinamis, sangat komplek, multilevel, multidimensi dan banyak variable yang dipertimbangkan. © Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai_ tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta di perusahaan yang bersangkutan. Menurut Boone dan Katz organisasi didefinisikan sebagai berikut Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan Universitas Esa Unggul© Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok 1. Interaksi manusia. 2. Kegiatan yang mengarah pada tujuan. 3. Struktur organisasi itu sendir. Studi Tentang Organisasi Lista Kuspriatni Perilaku Keorganisasian Ciri-Ciri Organisasi : 1. Lembaga‘(1 sosial yang terdiri atas kumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan 2. Dikembangkan untuk mencapai tujuan 3. Secara sadar dikoordinasi dan dengan sengaja disusun 4. Instrumen sosial yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasi Manfaat Organisasi. Organisasi mempunyai manfaat, terutama karena dengan organisasi, pencapaian tujuan akan lebih efektif dan lebih efisien, Kerja sama orangorang dalam organisasi memungkinkan terjadinya situasi tersebut. Secara spesifik, organisasi bisa memberikan manfaat berikut ini : a. Organisasi melayani masyarakat. Kita dapat melihat banyak organisasi yang membuat kehidupan menjadi lebih baik, Polisi membuat kehidupan lebih aman. Organisasi pendidikan atau keagamaan membuat kehidupan lebih tenteram dan masyarakat lebih cerdas, Bahkan, perusahaan-perusahaan yang didirikan untuk tujuan keuntungan memberikan pelayanan yang bermanfaat bagi masyarakat. Perusahaan transportasi_ membuat perjalanan lebih lancar dan perusahaan makanan menyediakan kebutuhan sehari-hari. b. Organisasi mencapai tujuan. Kita sudah berbicara banyak pada bagian sebelumnya, bagaimana organisasi bisa mencapai tujuan dengan lebih efektif dibandingkan kalau kita bekerja sendiri ©. Organisasi memberi karier. Pada organisasi yang sudah mapan, organisasi bisa melayani kebutuhan anggotanya. Orang yang membutuhkan uang dapat bekerja untuk organisasi dan digaji. Orang yang ingin mengembangkan kariernya sekaligus memenuhi kebutuhan prestasi dan pengakuan akan bekerja di suatu organisasi dari tingkat Universitas Esa Unggulpaling bawah sampai jadi direktur utama. Jika sudah lulus perguruan tinggi, sebagian dari mahasiswa akan siap meniti karier di suatu organisasi tertentu. d. Organisasi_ memeliharailmu pengetahuan. Organisasi, seperti universitas, museum, bahkan perusahaan, memelihara dan menjaga ilmu pengetahuan yang sudah pemah ada. Kemampuan memelihara ilmu pengetahuan tersebut sangat penting untuk kehidupan manusia dan kemampuan tersebut membedakan manusia dari_binatang Binatang tidak mempunyai kemampuan menjaga ilmu pengetahuan yang mereka peroleh. Akibatnya, tidak ada akumulasi ilmu pengetahuan untuk binatang. Sebaliknya, manusia mempunyai akumulasi yang dapat dilacak sampai zaman Yunani kuno yang terkenal dengan filsufnya, seperti Plato dan Aristoteles. Akumulasi memungkinkan peradaban yang lebih maju dan perkembangan peradaban yang lebih cepat. Organisasi mencakup dua segi : 1. Organisasi sebagai wadah, lembaga atau kelompok fungsional ketika proses manajemen berlangsung. 2. Organisasi sebagai wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar manusia secara efektif sehingga dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugasnya dan memberikan kondisi lingkungan tertentu untuk pencapaian tujuan. Studi Tentang Organisasi Lista Kuspriatni Perilaku Keorganisasian. Fungsi fungsi Manajemen 1. Organizing ( Pengorganisasian ) Fungsi peorganisasian adalah kegiatan dalam menentukan macam kegiatan beserta jumlah kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan pemisahaan maupun pengelompokan kegiatankegiatan beserta orang-orangnya yang sesuai dengan kegiatannya disertai adanya perndelegasian wewenang. Ada empat bagian penting yang perlu diketahui dalam pengorganisasian, yaitu: Universitas Esa Unggula. Staffing. Staffing merupakan suatu kegiatan yang melakukan pembagian kelompok - kelompok kerja menurut jenisnya beserta pengisian orang-orang yang sesuai dengan keahliannya. b. Delegation of Authority. Yaitu pendelegasian wewenang dari seorang atasan kepada bawahannya sesuai dengan struktur organisasi maupun kedudukan bawahan / kemampuan bawahan c. Departementasi Yaitu pengelompokan kegiatan-kegiatan yang sejenis untuk kemudian dipisahkan dengan kegiatan yang lairmya dimana di antara pengelompokan kegiatan tersebut tetap terjalin koordinasi dalam bekerja sama d. Personalia 2. Directing / pengarahan ( = actuating = leading = commanding ) Pengarahan adalah kegiatan yang khususnya ditujukan untuk mengatasi dan mengarahkan bawahan sehingga seorang pimpinan secara manusiawi bisa mengikat bawahan untuk bekerja sama secara_sukarela menyumbangkan tenaganya seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan organisasi. Ada beberapa cara seorang pemimpin bisa mengarahkan bawahannya di mana bawahan dapat melaksanakan pekerjaan dengan tenang tanpa adanya sikap mendua karena pertentangan atasan dari berbagai bagian. Adapun cara yang biasa dikenal adalah sebagai berikut a. Pengarahan dilakukan dengan cara memberikan informasi yang diperlukan terutama yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi karyawan. Pengarahan semacam ini biasanya dilakukan untuk menangani karyawan-karyawan yang baru saja Studi Tentang Organisasi Lista Kuspriatni. Perilaku Keorganisasian 6 diterima sebagai karyawan baru Perusahaan. Adapun pengarahan tersebut bisa mencakup seperti tugas yang harus dilakukan, cara-cara yang digunakan, hubungan antara sesama karyawan, tugas melaksanakan kegiatan dan sebagainya. b. Pengarahan dengan cara memberikan perintah yang harus dilakukan oleh bawahan, Perintah tersebut dapat dilakukan dengan cara tertulis ataupun lisan di mana perintah tersebut perlu untuk dimengerti secara baik oleh atasan. Jadi atasan harus dapat menyesuaikan kapan atasan memberikan perintah secara formal atau tertulis maupun perintah secara Universitas Esa Unggullisan dan kapan atasan harus memberikan perintah yang harus dilakukan seluruh bawahan (umum ) maupun hanya bagian tertentu saja (khusus). ‘Ada dua hal yang bisa menunjang bawahan dapat bekerja Icbih giat dan efektif a) Komunikasi. Komunikasi ini terutama komunikasi yang bersifat intern khususnya komunikasi antara atasan dengan bawahan, Dengan komunikasi yang dapat mencerminkan kejelasan yang diberikan sesuai dengan kedudukan masing-masing anggota organisasi dalam struktur organisasi maka komunikasi ini sangat berguna dalam menciptakan suasana kerja sama antara alasan dan bawahan yang dilandasi dengan saling pengertian karena ditunjang adanya komunikasi informal ( hubungan antar karyawan) yang efektif. b) Motivasi. Faktor lain di samping terciptanya komunikasi yang adalah motivasi terhadap bawahan juga diperlukan. Dengan motivasi yang ditujukan kepada bawahan baik yang bersifat positif( dengan menambah tingkat kepuasan tertentu: gaji. jabatan dsb ) maupun yang negatif ( potong gaji skors dsb ) diharapkan bawahan terdorong unluk melakukan pekerjaan yang telah diperintahkan kepadanya. Motivasi merupakan pemberian dorongan dari atasan yang dapat mempengaruhi sikap mereka sehingga bersedia menjalankan tugas- tugas yang selaras dengan tujuan organisasi. Motivasi yang berhasil dari atasan dapat mendorong kreatifitas karyawan dalam bekerja maupun dalam pemecahan masalah yang dihadapi bawahan. 3. Coordinating (Koordinasi). Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan seorang manajer agar terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan perbedaan kegiatan sehingga bisa tercapai tujuan organisasinya. Agar koordinasi terlaksana, setelah manajer melakukan fungsi__perencanaan, —_pengarahan dan pengorganisasian maka seorang manajer harus dapat menciptakan suasana atau lingkungan kerja yang mendorong terlaksananya koordinasi, misalnya: a. Memberikan latihan dan training, b, Memilih karyawan yang trampil, menciptakan suasana kerja yang nyaman dan sebagainya. c. Dan yang lebih penting adalah adanya kesadaran para karyawan tentang pentingnya koordinasi yang diperlukan guna mencapai tujuan organisasi Universitas Esa Unggulyang juga akan berarti tercapainya tujuan pribadi masing-masing karyawan. 4. Controlling ( pengawasan ). Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir yang akan dilakukan manajer guna melengkapi fungsi yang sudah dilakukan lebih dahulu, Pengawasan merupakan fungsi yang bertujuan untuk melakukan perbaikan - perbaikan yang perlu dilakukan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan pelaksanaan_ perencanaan yang telah ditetapkan. Pelaksanaan fungsi ini biasanya dilakukan dengan cara membandingkan segala sesuatu yang dijalankan dengan standart yang telah ditetapkan sebelumnya, Fungsi pengawasan mempunyai tiga kegiatan yang harus ditakukan: a. Menetapkan standart yang dipakai. Standart ditetapkan berdasarkan pada kemampuan seorang bekerja secara normal baik nonnal secara kualitatif (normal _menurut pendapat umum, langsung, pimpinan) maupun normal secara kuantitatif ( bisa diukur melalui standart jam kerja. pendapatan, investasi ). b. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standart. c. Melakukan koreksi, Dalam mengkoreksi di sini sudah ditelaah masalah-masalah yang dihadapi, analisa dan pemilihan altematit yang memungkinkan untuk memperbaiki dan menyempurnakan pelaksanaan kegiatan. 1. Sub topik ke-2 : Perkembangan teori Manajemen ‘Apa yang dimaksud dengan manajemen? Manajemen dapat didefinisikan melalui banyak cara. Berikut ini beberapa definisi manajemen : a. Manajemen adalah suatu proses saat suatu kelompok orang bekerja sama mengarahkan orang lainnya untuk bekerja mencapai tujuan yang sama (Massie dan Douglas). b. Manajemen adalah suatu proses bekerja sama dengan dan melalui lainnya untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan secara efisien menggunakan sumber daya yang terbatas di lingkungan yang berubah-ubah (Kreitner), Universitas Esa Unggulc. Manajemen adalah koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian supaya mencapai tujuan tertentu yang ditentukan (Sisk). d, Manajemen adalah menciptakan lingkungan yang efektif agar orang bisa bekerja di organisasi formal (Koontz dan O'Donnel). . Manajemen mencakup kegiatan yang dilakukan oleh satu atau lebih orang untuk mengoordinasikan kegiatan yang dilakukan oleh orang lainnya dan untuk mencapai tujuan yang tidak bisa dicapai oleh satu orang saja (Donnely, Gibson, dan Ivancevich). f. Manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, aktivitas anggota organisasi, dan kegiatan yang menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan (Stoner, Freeman, dan Gilbert). g. Manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, serta pengendalian sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien (Jones dan George), Menurut Mary Parker Follet, manajemen adalah seni mencapai sesuatu melalui orang lain (the art of getting things done through the others) Pengertian manajemen di atas mencakup beberapa kata kunci: 1. Proses yang merupakan kegiatan yang direncanakan, 2. Kegiatan merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan yang sering disebut sebagai fungsi manajemen, 3. koordinasi kegiatan, 4, tujuan organisasi yang ingin dicapai melalui aktivitas tersebut, 5. sumber daya organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, 6. pencapaian tujuan dengan efektif dan efisien. Berdasarkan definisi-definisi di atas, manajemen dalam modul ini didefinisikan sebagai berikut. Manajemen adalah proses merencanakan,mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien dengan menggunakan sumber daya organisasi. Gambar 1.1 berikut ini menunjukkan definisi dan pengertian manajemen yang dikaitkan dengan organisasi dan manajer. Fungsi manajement proses manajemen 1 Powe en organisasi Sumber daya Pengorganisasian | |__, | | _ t Pengendaian Tie don eision — Gambar 1.1 Manajemen Gambar 1.1 Manajemen Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengendalian Fungsi manajemen/ proses manajemen Tujuan organisasi Sumber daya Manajer Efektif dan efisien. Manajemen 1 Gambar 1.1 menunjukkan bahwa kegiatan manajemen atau proses manajemen sering juga disebut sebagai fungsi manajemen yang meliputi_ kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan yang menggunakan sumber daya tertentu untuk mencapai tujuan organisasi tertentu dengan efisien dan efekti. Siapa yang melakukan kegiatan tersebut? Manajer yang melakukan kegiatan tersebut. Dengan demikian, manajer bisa didefinisikan sebagai orang yang melakukan kegiatan manajemen atau kegiatan proses manajemen. Kegiatan 1 ersitas Esa Unkperencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian disebut sebagai proses manajemen yang akan dibicarakan pada bagian berikutnya ‘Sumber daya atau input apa yang digunakan oleh manajer? Input tersebut diperoleh dari lingkungan dan dapat dikelompokkan menjadi input sumber daya manusia (human resources atau HR) fisik, keuangan, dan informasi Beberapa contoh input yang dapat digunakan oleh organisasi dapat dilihat pada Tabel 1.1. Tabel 1.1 Contoh Input I Input Organisasi Sumberdaya | Kevangan | Fisk informa manusia | Universias Sief Bantuan, Keri, mobi | Data karyawan donasi, SPP penelitian Perusshaan | Karyawen Prof, modal_—_| Bahanbaki | Forecast mesin penalan, informasi | | persaingan Tabel 1.1 Contoh Input Input Organisasi : Sumber daya manusia. Keuangan, Fisik, Informasi. Universitas Staf karyawan Bantuan, donasi, SPP Kertas, mobil Data penelitian Perusahaan Karyawan Profit, modal Bahan baku mesin Forecast penjualan, informasi persaingan Manajemen menginginkan tujuan tercapai dengan efektif dan efisien. Dua kata tersebut semakin penting sekarang ini. Dengan kata lain, prestasi manajer diukur dari efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi, tidak sekadar mencapai tujuan organisasi. Dua kata tersebut dipopulerkan oleh Peter Drucker, penulis manajemen paling laris. Menurut Drucker, efisiensi berarti mengerjakan sesuatu dengan benar (doing things right), sedangkan efektif adalah mengerjakan sesuatu yang benar (doing the right things). Kita akan membicarakan lebih lanjut dua pengertian tersebut. Efisien adalah kemampuan menggunakan sumber daya dengan benar dan tidak membuang-buang sumber daya yang tidak perlu, Dalam bahasa seharihari, kita sering mendengar berita perusahaan ingin melakukan efisiensi dengan memangkas biaya-biaya yang tidak perlu. Penghematan dilancarkan di semua lapis perusahaan. Barangkali pengertian tersebut Kurang jelas. Efisiensi akan lebih jelas kalau dikaitkan dengan konsep perbandingan output-input. Output merupakan hasil atau keluaran suatu organisasi dan 1 ersitas Esa Unkinput merupakan sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan output tersebut. Organisasi yang efisien akan berusaha memaksimalkan rasio output/input. Sebaliknya, kalau rasio output/input semakin rendah, perusahaan menjadi semakin tidak efisien. Efektivitas adalah mengerjakan sesuatu yang benar. Suatu perusahaan barangkali efisien, tetapi tidak efektif. Misalnya, perusahaan mobil Amerika Serikat pada tahun 1970-an memproduksi mobil dengan ukuran besar, Mereka barangkali_ bisa mengerjakan dengan efisien, tetapi tidak efektif karena permintaan terhadap mobil kecil yang hemat energi semakin banyak, Memproduksi mobil besar tidak sesuai dengan tujuan perusahaan, yaitu memperoleh keuntungan. Efektivitas banyak berkaitan dengan pencapaian tujuan, sejauh mana organisasi bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan Semakin dekat organisasi ke tujuannya, semakin efektif organisasi tersebut. Efektivitas akan sangat menentukan kelangsungan organisasi Perusahaan harus efektif lebih dulu (mengerjakan sesuatu yang benar), baru kemudian berusaha mencapai efisiensi (mengerjakan sesuatu dengan benar). Tabel 1.2 Kombinasi Efektif dan Efisien Tidak Efektif Efekif | TidekEfsien | Tidak mencepatyjvan Mencapelujuan Menghamburkan sumberdaya__| Menghamburkan sumber daya Efsien Tidak mencapai tujuan ‘Mencapai tyjuan Tidak menghamburkan sumber | Tidak menghamburkan sumber daya daya Tabel 1.2 Kombinasi Efektif dan Efisien Tidak Efektif Efektif Tidak Efisien Tidak mencapai tujuan Menghamburkan sumber daya Mencapai tujuan Menghamburkan sumber daya Efisien Tidak mencapai tujuan Tidak menghamburkan sumber daya Mencapai tujuan Tidak menghamburkan sumber daya Tabel 1.2 menunjukkan bahwa konsep efektif dan efisien saling berkaitan. Kuadran kiri atas merupakan kuadran paling parah karena manajer tidak bisa mencapai tujuan dan hanya menghabiskan sumber dayaorganisasi. Yang paling baik adalah kuadran kanan bawah, yaitu manajer bisa mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya yang efisien Kuadran kiri bawah dan kanan atas berada di antara keduanya, Kuadran kanan atas barangkali sering ditemukan. Perusahaan mungkin bisa mencapai tujuannya, tetapi dengan cara yang kurang efisien. Contoh efektif dan efisien 1. Saya mempunyai warisan pabrik pembuat mesin tik tangan. Dibandingkan dengan pesaingnya, pabrik ini tergolong efisien. Pabrik ini bisa menghasilkan 100 mesin tik per tahun. Biaya produksi juga tergolong murah. Saat ini, penjualan mesin tik tangan ini mulai melemah. Persediaan mesin tik tangan mulai menumpuk di gudang 2, Saya mempunyai pabrik pembuat komputer rakitan, Komputer dirakit dari berbagai bahan dan berbagai pemasok. Dibandingkan dengan pesaingnya, pabrik saya masih terlalu boros karena kurangnya pengalaman pekerja dan proses kerja yang belum mapan. Kondisi semacam itu membuat harga komputer saya lebih tinggi sedikit dan keuntungan yang dihasilkan lebih tipis dibandingkan dengan pesaing. Akan tetapi, komputer yang saya produksi termasuk laris karena kebutuhan komputer masih tinggi. Contoh 1 merupakan contoh perusahaan yang efisien, tetapi tidak efektif. Perusahaan tersebut menjual produk yang sudah tidak dibutuhkan di masyarakat. Perusahaan tersebut tidak bisa mencapai tujuannya dengan baik. Contoh 2 merupakan contoh perusahaan yang efektif, tetapi tidak efisien, Perusahaan menjual produk yang sedang dibutuhkan di masyarakat. Akan tetapi, proses produksinya kurang efisien. B. PROSES MANAJEMEN Proses manajemen mencakup kegiatan Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Kata proses ditambahkan untuk mengartikan kegiatan yang dilakukan dengan cara sistematis dan kegiatan tersebut dilakukan oleh manajer pada semua lingkat, Keempat kerangka tersebut dapat dilihat pada bagan berikut ini Tanda panah gelap menunjukkan urutan kegiatan secara teoretis, dimulai dari perencanaan, kemudian diakhiri oleh pengendalian, yang kemudian berputar lagi kembali ke perencanaan. Tanda panah terang menunjukkan urutan yang lebih realistis, yang terjadi di praktik manajemen. Universitas Esa UnggulGambar 1.2 Proses Manajemen untuk Bekerja secara Optimal Modul ini menggunakan empat kerangka proses manajemen. Barangkali mahasiswa akan melihat buku lain yang menggunakan tiga kerangka berikut. (1) perencanaan, (2) pelaksanaan, dan (3) pengendalian Sementara itu, buku lain menggunakan lima kerangka berikut. (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) staffing, (4) leading, dan (5) pengendalian Pada intinya, ada banyak variasi fungsi manajemen. Mulai dari yang sederhana, yaitu tiga fungsi, sampai yang lebih banyak, yaitu lima fungsi Bagian berikut ini menjelaskan lebih lanjut masing-masing fungsi manajemen tersebut. 1. Perencanaan (Planning) Perencanaan berarti kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Pengambilan keputusan merupakan bagian dari perencanaan yang berarti menentukan atau memili alternatif pencapaian tujuan dari beberapa alternatif yang ada. Perencanaan diperlukan untuk mengarahkan kegiatan organisasi. Langkah pertama, rencana ditetapkan untuk organisasi secara keseluruhan. Kemudian, rencana yang lebih detail untuk masing-masing bagian atau divisi ditetapkan, Dengan cara semacam itu, organisasi mempunyai perencanaan yang konsisten secara keseluruhan Beberapa manfaat perencanaan adalah : (1) mengarahkan kegiatan organisasi yang meliputi penggunaan sumber daya dan penggunaannya untuk mencapai tujuan organisasi, (2) memantapkan konsistensi kegiatan anggota organisasi agar sesuai dengan tujuan organisasi, dan Universitas Esa Unggul(3) memonitor kemajuan organisasi. Jika organisasi berjalan menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan, dapat dilakukan perbaikan. Manfaat nomor tiga tersebut erat kaitannya dengan kegiatan pengendalian Pengendalian memerlukan perencanaan dan perencanaan bermanfaat bagi pengendalian 2. Pengorganisasian (Organizing dan Staffing) Tahap berikutnya adalah Pengorganisasian. Pengorganisasian dapat diartikan sebagai kegiatan mengoordinasi sumber daya, tugas, dan otoritas di antara anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien dan efektif, Sebagai contoh, kegiatan perusahaan kebanyakan diorganisasi berdasarkan fungsi pokok perusahaan, seperti pemasaran, keuangan, produksi, administrasi, dan personalia. Masing-masing dikelompokkan menjadi departemen atau bagian sendiri. Masing-masing bagian dipimpin oleh manajer yang bertanggung jawab kepada direktur utama Organisasi semacam itu bisa digambarkan dalam Gambar 1.3 seperti berikut ini. Direktur Utama I Departemen ][Departemen || Depariemen | [~ Departemen Keuangen |] Pemasaran || Produksi | | Administrasi dan Personalia Gambar 1.3 Bagan Organisast Gambar 1.3 Bagan Organisasi Struktur semacam itu barangkali tidak tepat apabila_diterapkan di organisasi_universitas_ meskipun _universitas memproduksi barang (meskipun “memproduksi" sarjana atau penelitian). Universitas akan lebih tepat apabila dikelompokkan ke dalam fakultas- fakultas yang masing-masing dipimpin oleh dekan. Dekan bertanggung jawab kepada rektor. Staf pengajar bertanggung jawab kepada dekan meskipun sifat tanggung jawab tersebut lebih longgar dibandingkan dengan tanggung jawab karyawan departemen produksi kepada manajer produksi ‘Struktur yang relatif longgar tersebut tidak tepat apabila diterapkan pada organisasi militer. Militer mempunyai struktur yang lebih ketat, wewenang yang jelas, serta aturan dan konsekuensi yang jelas. Struktur organisasi Universitas Esa Ungguldisusun sesuai dengan tujuan dan sumber daya organisasi. Menyesuaikan struktur organisasi dengan tujuan dan sumber daya organisasi dinamakan sebagai kegiatan mendesain organisasi (organizational design). Setelah struktur organisasi ditentukan, orang-orang yang akan mengisi posisi pada organisasi ditentukan. Gambar struktur organisasi di atas akan lebih lengkap dengan nama-nama pemegang wewenang di departemen yang bersangkutan, Direktur Utama Departemen Keuangan Departemen Pemasaran Departemen Produksi Departemen Administrasi dan Personalia Manajemen Direltur Utama: doko Praselyo Departemen |” Departemen | [ Departemen ]{ Departemen Kevangen |] Pemaseran |) Produtsi || Administasi ExdangWaynl Tpaamar Paola Bambang Iqbal Ismanto ‘Sunarto Gambar 1.4 Bagan Organisasi dengan Nama 3. Pengarahan (Leading) Setelah struktur organisasi ditetapkan, orang- orangnya ditentukan. Langkah selanjutnya adalah membuat bagaimana orang-orang tersebut bekerja untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer perlu “mengarahkan” orang-orang tersebut. Lebih spesifik lagi pengarahan meliputi kegiatan memberi pengarahan (directing), memengaruhi orang lain (influencing), dan memotivasi orang tersebut untuk bekerja (motivating). Pengarahan biasanya dikatakan sebagai kegiatan manajemen yang paling menantang dan paling penting karena langsung berhadapan dengan manusia, Bagaimana membuat orang lain bekerja untuk tujuan organisasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Manajer harus mampu menciptakan suasana (atmosfer) yang bisa mendorong orang untuk bekerja. Cara yang dipakai mungkin sangat berlainan dari satu organisasi ke organisasi lain. Microsoft, perusahaan pembuat perangkat lunak 1 ersitas Esa Unk(software) di Amerika Serikat, membuat suasana kerja yang sangat longgar. Karyawan yang terdiri atas para pemrogram (programmer) tidak mempunyai jam kerja tertentu, Mereka dapat masuk dan keluar kapan saja dan biasanya justru keluar kantor malam hari, Mereka tidak perlu memakai seragam, boleh datang dengan TShirt atau celana jeans. Di tempat kerja, disediakan meja biliar atau minuman ringan (softdrink) bebas. Prinsipnya, asal pekerjaan mereka selesai dan mereka bisa menghasilkan software yang baik, tidak ada masalah dengan peraturan kerja. Suasana semacam itu barangkali mirip dengan perguruan tinggi, yaitu staf pengajar bisa keluar masuk kapan saja. Akan tetapi, suasana Direktur Utama: Joko Prasetyo Departemen Keuangan Departemen Pemasaran Departemen Produksi Departemen Administrasi dan Personalia Bambang Ismanto Endang Wahyuni Muhammad Iqbal Sunarto_ yang longgar semacam itu tidak akan berhasil apabila diterapkan di organisasi militer yang membutuhkan disiplin yang tinggi. Barangkali juga tidak akan berhasil apabila diterapkan di Perusahaan manufaktur yang memproduksi barang yang berstandar, tempat kreativitas tidak begitu penting. Perusahaan semacam itu membutuhkan disiplin kerja yang baik. 4, Pengendalian (Controlling) Elemen terakhir proses manajemen adalah Pengendalian. Pengendalian bertujuan melihat apakah kegiatan organisasi sesuai dengan rencana. Manajer harus selalu memonitor kemajuan organisasi. Fungsi pengendalian meliputi empat kegiatan: (1) menentukan standar prestasi, (2) mengukur prestasi yang telah dicapai selama ini, (3) membandingkan prestasi yang telah dicapai dengan standar prestasi, dan (4) melakukan perbaikan jika ada penyimpangan dari standar prestasi yang telah ditentukan. Kemudian, kembali lagi ke fungsi perencanaan untuk periode berikutnya. 5. Proses Manajemen dalam Praktik. Gambar proses manajemen di atas menunjukkan urutan proses manajemen secara teoretis. Semua manajer melakukan empat fungsi yang telah dibicarakan (planning, organizing, leading, dan controlling). Meskipun demikian, dalam praktik gambaran semacam itu tidak begitu terlihat. Sering kali kita melihat kegiatan manajer Universitas Esa Unggulyang sibuk ke sana kemari yang sepertinya tidak punya waktu untuk berpikir dan merencanakan sesuatu dengan tenang. Aktivitas manajer dalam praktik sepertinya reaktif, bereaksi terhadap suatu kejadian. Mereka lebih action oriented. Model proses manajemen seperti yang digambarkan di muka tampaknya tidak sesuai dengan praktik manajemen. Kalau diperhatikan, manajer tetap melakukan empat fungsi manajemen tadi Manajer melakukan perencanaan meskipun kadang-kadang rencana tadi ditetapkan dalam waktu yang sangat singkat. Pada waktu manajer berteriak menyuruh bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, ia sedang melakukan fungsi pengarahan. Cuma urutan yang digambarkan oleh garis tebal (pada gambar proses manajemen) tidak sepenuhnya tepat. Pada praktiknya, manajer sering melompat-lompat dalam melakukan empat fungsi tadi. Sebagai contoh, manajer melakukan perencanaan, kemudian langsung memberi pengarahan. Garis yang terputus-putus lebih tepat menggambarkan manajemen urutan fungsi manajemen dalam praktiknya. Keempat fungsi manajemen dilakukan secara interaktif dan kadang-kadang secara simuttan. PERANAN MANAJERIAL (MANAGERIAL ROLE) Pada bagian di muka, kita melinat bahwa pada praktiknya, manajer bergerak tidak sesuai dengan urutan proses manajemen. Proses manajemen lebih bersifat interaktif. Henry Mintzberg melakukan pengamatan sehari-hari mengenai perilaku manajer. Dari pengamatannya, Mintzberg berkesimpulan bahwa manajer melakukan peran-peran (roles) tertentu. Apa yang dimaksud dengan peran? Peran erat kaitannya dengan pengharapan. Sebagai contoh, seseorang yang menjadi dosen di perguruan tinggi akan berperan sebagai dosen. Masyarakat mengharapkan perilaku tertentu dari seorang dosen, misalnya mampu mengajar atau mampu melakukan penelitian. Pada waktu orang tersebut pulang ke rumah, dia akan berperan sebagai kepala keluarga di rumah. Peranan tersebut membutuhkan perilaku yang berbeda lagi, misalnya memperbaiki rumah atau bermain-main dengan anaknya. Henry Mintzberg berkesimpulan bahwa semua manajer, mulai dari manajer Perusahaan sampai pimpinan gangster, mempunyai aktivitas yang serupa Pertama, mereka memperoleh status dari otoritas formal. Manajer Universitas Esa UnggulPerusahaan ditunjuk oleh dewan komisaris dan manajer tersebut memperoleh otoritas formal dengan penunjukan tersebut. Pimpinan gangster barangkali diangkat oleh anggotanya. Dengan demikian, status kepemimpinan tersebut diperoleh dari penunjukan_tersebut. Dari Penunjukan tersebut, manajer terlibat kegiatan hubungan manusia (interpersonal) dengan karyawan, manajer di bawahnya, teman manajer, ataupun atasannya. Kemudian, dia memperoleh informasi dari interaksi dengan orang-orang lain. Informasi tersebut kemudian digunakan untuk pengambilan keputusan. Tabel 1.3 menggambarkan peranan manajer (managerial roles). ‘Tabet 1.3 Peranan Manajertat Peranan Poranan Spesific Tustrasi Interpersonal | Figur bapak ‘Menjaci simbol organisasi, memimpin (habungan Fapat dan membuka aeara organisasi manusiaw) Pomimpn ‘Memberi contoh pada bawahan dan memotivasi bawahan Penghubung ‘Mengeordinasikan kegiatan antardepartemen Tnformast Monitor ‘Memonitor atau mengawasi Kegiatan dalam organisest Diserinator ‘Menyebarluaskan informasi kepada anggota organisast “Jura bicara ‘Menjaci wali organisasi dan member pedato dalam aeara kemasyarakstan Pengambilan | Kewirausahaan ‘Membuat Keputusan untuk mendorong keputusan pertumbunenperusahaan,sepert membuat produk baru dan molakukan ekspansi Usaha Penyelosal gangguan | Menyelasaikan gangguan yang timbul, meainya monyelosaikan pomogokan Barun” dan” perselisinan dslam Srganisast Pombagi sumberdays | Membeci sumber daya dalam Organisasi, “misainya — menentukan fSnggsran untuk depariamen sorta enentukan gajidan bonus karyawan Peranding IMelakukan perundingan dengan pihak yang. berkaitan dengan organisa, Msalnya berunding dengan pemasck atau cietibutor Tingkatan Manajemen dan Keterampilan Manajemen Meskipun manajer pada semua tingkat melakukan proses manajemen (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan _pengendalian), manajer_manajer tersebut berbeda dalam hal alokasi waktu untuk aktivitas mereka, Manajer puncak akan lebih banyak duduk di ruang kerjanya untuk Universitas Esa U http://esaunggulmerumuskan strategi perusahaan, lebih banyak bertemu dengan orang lain, dan lebih banyak melakukan rapat. Sementara itu, manajer operasional (tingkat bawah) lebih banyak di lapangan, bertemu dengan karyawan operasional, dan lebih tahu kegiatan operasional dibandingkan manajer puncak. Kegiatan manajer perusahan intemasional yang besar tentunya berbeda dengan kegiatan manajer perusahaan kecil. Meskipun melakukan kegiatan yang sama, keterampilan yang dibutuhkan berbeda antartingkatan manajer. Manajer puncak lebih membutuhkan keterampilan konseptual (conceptual skills), manajer menengah lebih banyak membutuhkan keterampilan manusiawi (human skills), dan manajer operasional lebih banyak membutuhkan keterampilan teknis (technical skills). Meskipun demikian, setiap manajer harus mempunyai tiga ketrampilan tersebut, tetapi dengan penekanan yang berbeda. Werajenen Tingat tas | Keterampian onseptuat erjeren Ketompian Treat renin Morera Terre Teeth Keleampian eperon Gamba 1.5 Tinghatan Manajemen don Keterampilan yang Oibutkan Link : ‘https://jurnal.unimed.ac.id/2012/index.php/karmapsi/help; https://www.dictio.id/t/bagaimana-perkembangan-teori-organisasi- atau-manajemen/117072 Rujukan : Koontz, Harold, Cyrril O'Donnel, dan Heinz Weihrich, 2004, Management. Singapore: McGraw Hil Stoner, James AF., Edward Freeman, dan Daniel R Gilbert. 1995. Management. New Jersey: Prentice Hall Latihan 3.1, Manajemen adalah seni mencapai tujuan tertentu melalui orang ain (orang lain yang mengerjakan). Definisi manajemen tersebut dikemukakan oleh .... n ersitas Esa UnkA. Peter Drucker B. Mary Parker Follet C. Henry Fayol Jawaban B 3.2. General Motors (perusahaan mobil Amerika Serikat), pada tahun 1970- an, memproduksi mobil besar yang boros dan mulai ditinggalkan konsumen. Perusahaan tersebut merupakan contoh perusahaan yang .... A. Efisien tapi tidak efektit B, Efektif tapi tidak efisien C. efektif Jawaban A 3.3. Proses manajemen meliputi ... A. perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan pengarahan B, perencanaan, pengarahan, pengendalian, dan pengorganisasian C. perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian Jawaban C 3.4, Keterampilan manajerial yang lebih banyak dibutuhkan manajer puncak adalah .... A. konseptual B. manusiawi C. operasional Jawaban A 3.5 Manajer Rumah sakit menjadi pembicara dalam acara diskusi Peranan Rumah sakit dalam Pembangunan Kesehatan Nasional. Manajer tersebut menjalankan peranan manajer sebagai A. interpersonal B. pengambilan keputusan C. Informasi Jawaban C Universitas Esa Unggul