‫بنام خدا‬

‫شیوه نامه ارزیابی مجازی در جایزه ملی تعالی سازمانی‬

‫اصول حاکم بر بازنگری در شیوه ارزیابی‬

‫‪ -1‬تالش برای حداکثر استفاده از فضای مجازی‪،‬‬

‫‪ -2‬تالش برای حداکثر حذف جلسات و مالقات های حضوری‪ ،‬ایاب و ذهاب‪ ،‬اقامت و مراجعه به دبیرخانه‪،‬‬
‫‪ -3‬تأکید بر رعایت کامل پروتکل ها برای حفظ سالمتی ارزیابان‪ ،‬کارکنان سازمان های متقاضی و همکاران مرکز تعالی سازمانی‪،‬‬
‫‪ -4‬رعایت شرایط یکسان برای تمام متقاضیان و حذف گزینه های انتخابی‪،‬‬
‫‪ -5‬تالش برای حفظ محرمانگی اسناد و محتوای مذاکرات‪،‬‬
‫‪ -6‬ایجاد محیط امن‪ ،‬با ظرفیت مناسب و مستقل از امکانات سازمان متقاضی‪ ،‬برای به اشتراک گذاری اطالعات و برقراری ارتباطات‪،‬‬
‫‪ -7‬ارائه خدمات پشتیبانی قابل اعتماد در حوزه ‪ ICT‬و در صورت لزوم ارائه آموزش های الزم‪،‬‬
‫‪ -8‬بکارگیری رویه های مناسب برای نظارت بیشتر و دقیق تر در تمام مراحل ارزیابی و اجرایی به منظور حفظ و ارتقاء کیفیت ارزیابی ها‬
‫و خدمات حین ارزیابی‪.‬‬

‫مهمترین تغییرات در فعالیت های اصلی فرایند ارزیابی‬

‫‪ -1‬کلیه سازمانهای متقاضی‪ ،‬اظهارنامه خود را در فرمت ‪ Pdf‬ارسال می کنند و تهیه و ارسال نسخه های چاپی اظهارنامه حذف می‬
‫شود‪.‬‬
‫‪ -2‬فایل اظهارنامه با تأکید بر حفظ محرمانگی و عدم نشر و تکثیر آن‪ ،‬برای انجام مراحل ارزیابی در اختیار تیم ارزیابی قرار می گیرد‪.‬‬
‫‪ -3‬برای انجام فعالیت های ارزیابی بصورت مجازی‪ ،‬پالتفرم مناسبی توسط مرکز تعالی سازمانی تدارک دیده می شود‪ ،‬و کلیه فعالیت‬
‫های ارزیابی با بهره گیری از امکانات صوتی و تصویری‪ ،‬روی این پالفرم واحد به اجرا در می آید‪.‬‬
‫‪ -4‬در صورتی که سازمان های متقاضی از سیستم مناسبی برای اجرای برنامه بازدید از محل بصورت مجازی برخوردار باشند‪ ،‬بگونه ای‬
‫که بتواند نیازهای کامل تیم ارزیابی را برآورده سازد‪ ،‬تیم ارزیابی می تواند با تأکید بر حفظ محرمانگی و عدم ضبط مذاکرات‪ ،‬برای‬
‫استفاده از آن سیستم برنامه ریزی کند‪.‬‬
‫‪ -5‬در صورتی که سیستم های سازمان متقاضی‪ ،‬شرایط کافی را دارا نباشد‪ ،‬کلیه فعالیت های برنامه بازدید از محل‪ ،‬روی پالتفرم مرکز‬
‫تعالی سازمانی صورت خواهد پذیرفت‪.‬‬
‫‪ -6‬در هر صورت تیم ارزیابی برای اجماع بعد از بازدید از محل‪ ،‬منحصراً از پالتفرم مرکز تعالی سازمانی استفاده خواهد کرد‪.‬‬
‫‪ -7‬کلیه فعالیت های مربوط به بازدید از محل‪ ،‬بصورت مجازی برگزار خواهد شد‪.‬‬
‫‪ -8‬حضور ارزیابان محلی در تیم های ارزیابی نیز نمی تواند دلیلی برای برگزاری جلسات یا بازدیدهای حضوری باشد‪.‬‬
‫‪ -9‬رعایت این موارد برای اجرای رویه های ارزیابی بطور یکسان‪ ،‬برای تمام سازمان های متقاضی ضروری است‪.‬‬
‫‪ -11‬با توجه به تغییر رویه های ارزیابی‪ ،‬وظایف پشتیبانان فرایند ارزیابی نیز بطور متناسب بازنگری می شود تا نظارت بیشتر و دقیق تری‬
‫بر فرایندهای ارزیابی به عمل آید‪.‬‬

‫‪1‬‬
 ‫‪ -11‬مرکز تعالی سازمانی برای ارتقاء کیفیت اجرایی ارزیابی سازمانها در دوران کرونا‪ ،‬به ویژه تأمین پهنای باند مناسب و ارائه‬
‫خدمات پشتیبانی فنی از پالتفرم ارزیابی در تمام ساعات و روزهای ارزیابی‪ ،‬تمهیدات الزم را فراهم خواهد ساخت‪.‬‬
‫‪ -12‬در صورت بروز موارد خاص و استثنایی که در موارد فوق دیده نشده باشد‪ ،‬موضوع در کمیته هماهنگی ارزیابی مورد بررسی‬
‫قرار گرفته و تصمیم الزم اتخاذ خواهد شد‪.‬‬

‫موارد ابالغ شده به سازمان ها‬

‫مرکز تعالی سازمانی‪ ،‬امکانات الزم را برای به اشتراک گذاری فایل ها و تبادل اطالعات‪ ،‬تعیین سطوح دسترسی‪ ،‬و برگزاری جلسات‬ ‫‪-1‬‬
‫ارزیابی در تمام مراحل ارزیابی تیمی و بازدید از محل در اختیار ارزیابان و سازمان های متقاضی قرار خواهد داد‪.‬‬
‫کلیه طرف های ارتباطی در طول فرایند ارزیابی‪ ،‬متعهد به حفظ محرمانگی اطالعات هستند‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫با توجه به اینکه در فرایند ارزیابی‪ ،‬از پالتفرم ها و نرم افزارهای عمومی استفاده خواهد شد‪ ،‬لذا کلیه سازمان های شرکت کننده در‬ ‫‪-3‬‬
‫فرایند ارزیابی‪ ،‬باید برای حفظ محرمانگی اطالعات طبقه بندی شده خود مراقبت های الزم را داشته باشند و از افشای آن به هر‬
‫شکل خودداری نمایند‪ .‬مسئولیت رعایت این موضوع‪ ،‬مستقیماً بر عهده سازمان های شرکت کننده در فرایند ارزیابی است‪.‬‬
‫تهیه و ارسال نسخه های چاپی اظهارنامه حذف می شود و کلیه سازمانهای متقاضی‪ ،‬اظهارنامه خود را طبق ضوابط تدوین اظهارنامه‬ ‫‪-4‬‬
‫که از قبل اعالم شده است‪ ،‬در مهلت های زمانی تعیین شده و بر اساس رویه ای که به اطالع سازمان های متقاضی خواهد رسید‪ ،‬در‬
‫فرمت ‪ Pdf‬در اختیار مرکز تعالی سازمانی قرار خواهند داد‪.‬‬
‫کلیه فعالیت های مربوط به بازدید از محل‪ ،‬برای تمامی سازمان های متقاضی‪ ،‬در هر موقعیت جغرافیایی که باشند و با هر ترکیبی از‬ ‫‪-5‬‬
‫تیم های ارزیابی‪ ،‬بصورت مجازی برگزار خواهد شد‪ ،‬لذا تأمین ارتباط اینترنتی و تجهیزات ضروری با کیفیت مناسب برای برقراری‬
‫ارتباط کارکنان سازمان متقاضی با سیستم های ارتباطی مرکز تعالی سازمانی بر عهده سازمان های متقاضی خواهد بود‪.‬‬
‫در صورتی که سازمان های متقاضی از سیستم مناسبی برای اجرای برنامه بازدید از محل بصورت مجازی برخوردار باشند‪ ،‬بگونه ای‬ ‫‪-6‬‬
‫که بنا به تأیید مدیریت فناوری اطالعات سازمان مدیریت صنعتی‪ ،‬بتواند نیازهای کامل تیم ارزیابی را برآورده سازد‪ ،‬تیم ارزیابی می‬
‫تواند با تأکید بر حفظ محرمانگی‪ ،‬برای استفاده از آن سیستم برنامه ریزی کند‪.‬‬
‫در صورتی که سیستم های سازمان متقاضی‪ ،‬شرایط کافی را دارا نباشند‪ ،‬کلیه فعالیت های برنامه بازدید از محل‪ ،‬روی پالتفرم مرکز‬ ‫‪-7‬‬
‫تعالی سازمانی صورت خواهد پذیرفت‪ .‬در هر صورت تیم ارزیابی برای اجماع بعد از بازدید از محل‪ ،‬منحصراً از پالتفرم مرکز تعالی‬
‫سازمانی استفاده خواهد کرد‪.‬‬
‫مرکز تعالی سازمانی اقدامات الزم را برای ارائه آموزش های الزم به ارزیابان و سازمان های متقاضی‪ ،‬به منظور استفاده بهینه از‬ ‫‪-8‬‬
‫امکانات مبتنی بر فناوری اطالعات و ارتباطات‪ ،‬جهت برگزاری فرایندهای ارزیابی بصورت مجازی‪ ،‬انجام خواهد داد‪.‬‬

‫بازدید مجازی از سایت‬

‫‪ .1‬جلسه افتتاحیه ارزیابی به صورت مجازی‬

‫ارزیاب ارشد افراد شرکت کننده‪ ،‬زمان و مدت جلسه‪ ،‬شرایط دوربینها و نحوه اشتراک مستندات الزم را با مدیر تعالی هماهنگ نموده و جلسه را با حضور‬
‫اعضای تیم ارزیابی و افراد سازمان متقاضی به صورت مجازی برگزار مینماید‪.‬‬

‫‪ .2‬بازدید مجازی از خطوط تولید و فضاهای اداری‬

‫‪2‬‬
 ‫سازمان متقاضی کلیپ های کوتاه از خطوط تولید‪ ،‬محیط سازمان‪ ،‬فرایندها و فعالیتهای خاص و مهم تهیه نموده و برای ارزیاب ارشد ارسال‬
‫مینماید‪ .‬ارزیاب ارشد این کلیپ را برای اعضای تیم ارسال میکند‪ .‬همچنین ارزیاب ارشد مشخصات خطوط تولید و فضاهای اداری منتخب‪،‬‬
‫افراد توضیح دهنده‪ ،‬زمان و مدت بازدید‪ ،‬شرایط دوربین ها و نحوه اشتراک مستندات الزم را با مدیر تعالی هماهنگ مینماید‪،‬‬

‫‪ .3‬برگزاری جلسه با گروههای نمونه کارکنان‬

‫ارزیاب ارشد‪ ،‬افراد‪ ،‬زمان و مدت مصاحبه‪ ،‬شرایط دوربین ها و نحوه اشتراک مستندات الزم را با مدیر تعالی هماهنگ کرده و شماره تماس کارکنان را نیز‬
‫دریافت میکند و جلسات را تنظیم نموده و آنها را برگزار میکند‪،‬‬

‫‪ .4‬مشاهده اسناد و مدارک‬

‫با دادن اطمینان و تصریح در خصوص امن بودن فضای ارتباطی و به صورت اشتراکگذاری در بستر مجازی‪ ،‬نسبت به مشاهده و بررسی اسناد و‬
‫مدارک اقدام می شود‪.‬‬

‫‪ .5‬جلسات تیمی روزانه ارزیابان‬

‫جلسات تیمی روزانه ارزیابان بصورت مجازی برای تبادل اطالعات و جمعبندی یافتههای هر روز‪ ،‬بطور منظم برگزار می شود‪.‬‬

‫‪.6‬‬
‫‪ .7‬جلسه اختتامیه ارزیابی‬
‫جلسه اختتامیه ارزیابی با رعایت موارد اشاره شده برای جلسه افتتاحیه به صورت مجازی برگزار می شود‪.‬‬

‫آماده سازی سازمان و تأمین زیرساخت ها برای ارزیابی مجازی‬

‫‪ -1‬برگزاری جلسات مجازی انفرادی و مشترک با هریک از اعضای تیم ارزیابان و بررسی مطلوبیت ارتباط صوتی و تصویری همچنین‬
‫امکان اشتراکگذاری فایل های ارائه‬
‫‪ -2‬برگزاری جلسه تعاملی مدیر تعالی و تیم ارزیابی جهت بررسی و رفع ابهامات به صورت مجازی و نهایی سازی بستر مورد استفاده‬
‫جهت برگزاری جلسات مجازی و توافق در برنامه زمانبندی ارزیابی‬
‫‪ -3‬ارسال لینک و ‪ Calendar‬جلسات مجازی برای تیم ارزیابان مطابق با برنامه ارزیابی‬
‫‪ -4‬با توجه به مجازی بودن فرایند ارزیابی‪ ،‬زمان جلسات ممکن است از مدت مورد انتظار بیشتر شود‪.‬‬
‫‪ -5‬بستر ارتباطی الزم برای تمامی اعضا تیم ارزیابی و شرکت کنندگان در برنامه های بازدید ایجاد شود‪.‬‬
‫‪ -6‬تمامی افراد مرتبط از وجود کانال ارتباطی و کیفیت اینترنت اطمینان حاصل نمایند‪.‬‬
‫‪ -7‬سازمان ارزیابی شونده نسبت به تهیه مدارک و مستندات ضروری به شکل فایل قابل ارائه و یا اسکن شده اقدام نمایند و از قبل‬
‫آمادگی الزم را داشته باشند‪.‬‬
‫‪ -8‬تأمین پهنای باند مناسب برای برگزاری جلسات و اجرای برنامه ها بصورت صوتی و تصویری‬
‫‪ -9‬سازمان ارزیابی شونده نسبت به تأمین امنیت اطالعات خود از قبل اطمینان حاصل نماید‪.‬‬
‫‪ -11‬سازمان ارزیابی شونده از قبل مشخصات نفراتی که در جلسات ارزیابی حضور خواهند داشت را به تیم ارزیابی معرفی نمایند‪.‬‬
‫‪ -11‬نصب نرم افزار مربوطه برروی سیستم های کامپیوتری سازمانی کلیه کاربران و ارسال لینک دانلود و نصب نرم افزار روی موبایل‬
‫تمامی اعضای تیم ها (اندروید و آی او اس)‬
‫‪ -12‬آموزش میزبان های سازمان جهت مدیریت اثربخش جلسات همزمان‬
‫‪ -13‬تهیه و بکارگیری کابل های رابط ‪ 2‬به ‪ 1‬صوتی برای دریافت و انتقال صدای همکارانی که از ‪ PC‬استفاده می کنند‪.‬‬
‫‪ -14‬تأمین اینترنت برای همکارانی که از منزل یا از طریق موبایل در فرایند ارزیابی شرکت می کنند‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫‪ -15‬تهیه فایل های ارائه شامل ضبط کلیپ های ویدیویی از فرایندهای اجرائی و زیر ساخت های تحقیق و توسعه تهیه فایل‬
‫های تصویری با ابزار های مناسب‬
‫‪ -16‬برگزاری جلسات مجازی آزمایشی به تفکیک زیر معیارها برای کلیه تیم های تعالی به منظور شبیه سازی فرایند ارزیابی و‬
‫کسب آمادگی الزم‪.‬‬
‫‪ -17‬تأمین پهنای باند مناسب برای تیم ارزیابی جهت اتصال به جلسات ارزیابی مجازی‬
‫‪ -18‬آمادگی برای برگزاری ‪ 2‬الی ‪ 3‬جلسه همزمان با میزبان های متعدد در سازمان‬
‫‪ -19‬آمادگی برای مدیریت جلسات با حضور تا ‪ 21‬نفر به صورت مجازی‬
‫‪ -21‬تأمین لپ تاپ و تجهیزات مورد نیاز برای کارکنانی که در برنامه ها حضور می یابند‬
‫‪ -21‬تاکید به ورود در جلسات حدود ‪ 11‬الی ‪ 15‬دقیقه پیش از شروع رسمی‬
‫‪ -22‬بسته نگه داشتن میکروفون ها حین برگزاری جلسات و صرفا جهت ارائه مطالب میکروفون ها باز گردند‪ .‬میزبان ها باید مهارت‬
‫سیستمی وآشنایی الزم را داشته باشند‪.‬‬
‫‪ -23‬استفاده همکاران از هندزفری برای مکالمه در جلسات جهت جلوگیری از تداخل صداها‬
‫‪ -24‬معرفی افراد حاضر در جلسه با نام و نام خانوادگی به همراه سمت سازمانی در ابتدای جلسه و همچنین ارائه لیست نفرات حاضر در‬
‫جلسات به تیم ارزیابی‪.‬‬

‫مرکز تعالی سازمانی امید فراوان دارد که با مساعدت و همکاری همه ذینفعان‪ ،‬هجدهمین دوره جایزه ملی تعالی سازمانی را با رعایت کلیه‬
‫ضوابط و مقررات بهداشتی و در باالترین سطح کیفی برگزار کند و گام دیگری در جهت حرکت پیوسته سازمان های کشورمان در مسیر تعالی‬
‫بردارد‪.‬‬

‫‪4‬‬