Optymalizacja i modelowanie procesów biznesowych - Szkolenie dla UDT

Michał Kossowski
Andrzej Kasiński
Zbigniew Misiak
 Agenda – dzień 2

 Wprowadzenie
 Architektura procesów punktem wyjścia do modelowania
 Kryteria wyboru
 Modelowanie szczegółowych procesów
 Podsumowanie

BOC Academy Programme | © BOC Group 2

 Zarządzanie procesami to cykl!

BOC Academy Programme | © BOC Group 3

 Cele i scenariusze modelowania procesów biznesowymi

Do celów należą np.:

 Przejrzystość dzięki udokumentowaniu organizacji – „big picture”, „connected

view”
 Poprawa efektywności poprzez standaryzację, uproszczenie i poprawę
wsparcia IT oraz reorganizację (optymalizacja i usprawnianie)
 Identyfikacja zależności pomiędzy produktami (usługami) i procesami
 Optymalizacja podziału i wykorzystania zasobów
 Monitorowanie realizacji zadań z wykorzystaniem wskaźników procesów
 Podstawa planowania procesów docelowych (jeśli to możliwe, w powiązaniu z
symulacją przyszłych scenariuszy organizacyjnych)
 Specyfikacja rozwoju nowych aplikacji i wdrożenia systemów
 …

.....Optymalizacja procesów ..... obniżenie kosztów…. wzrost efektywności......

BOC Academy Programme | © BOC Group 4

 Poznajmy się

 Jakie są Państwa doświadczenia z procesami

 Jakie są Państwa oczekiwania (+scenariusze)

BOC Academy Programme | © BOC Group 5

 Agenda – dzień 2

 Wprowadzenie
 Architektura procesów punktem wyjścia do modelowania
 Kryteria wyboru
 Modelowanie szczegółowych procesów
 Podsumowanie

BOC Academy Programme | © BOC Group 6

 Trzy podejścia do zarządzania procesami
W praktyce obserwujemy trzy rodzaje podejść do zarządzania procesami.

Od góry do dołu Od środka na zewnątrz Od dołu do góry

W oparciu o przyjęty model
biznesowy i strategię definiowane
są procesy realizujące strategię a
następnie dekomponowane na
tyle poziomów ile jest
potrzebnych do efektywnego
zarządzania.
Początek to międzydepartamen-
talny projekt, tworzy tunel
pocesowy przez organizację z
założeniem, że uda się doczepić
do niego następne tunele
wypracowane w kolejnych
projektach.
Początek to stworzenie
szczegółowych map procesu
w kilku obszarach
organizacji w nadziei, że uda
się połączyć i zagregować w
system..

Tak MOŻNA stworzyć Efekt optymalny lokalnie, gdyż brak pełnego kontekstu.
spójny system! Czy tak można stworzyć spójny system?

BOC Academy Programme | © BOC Group 7

 Różne sposoby wizualizacji architektury
DEMO – system ADONIS

BOC Academy Programme | © BOC Group 8

 Różne sposoby prezentacji architektury w systemie ADONIS
Podejście bazowe

BOC Academy Programme | © BOC Group 9

 Różne sposoby prezentacji architektury w systemie ADONIS
Drzewo

BOC Academy Programme | © BOC Group 10

 Różne sposoby prezentacji architektury w systemie ADONIS
Łańcuch wartości

BOC Academy Programme | © BOC Group 11

 Łańcuch wartości

Infrastruktura
wspomagające

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Działania

Badania i rozwój technologiczny

Pozyskiwanie zasobów i zaopatrzenie

wewnętrzna

zewnętrzna

Usługi
Operacje /

i sprzedaż
produkcja

Marketing
Logistyka

Logistyka

Porter wprowadził pojęcie

łańcucha wartości
(Value Chain)

Działania podstawowe 1985, Competitive Advantage

BOC Academy Programme | © BOC Group 12

 Łańcuch wartości
Łańcuch wartości to
syntetyczny opis tego
czym zajmuje się
organizacja, w jaki sposób
tworzy wartość dla klienta,
za którą ten jest skłonny
zapłacić.

BOC Academy Programme | © BOC Group 13

 Różne sposoby prezentacji architektury w systemie ADONIS
Łańcuch wartości z dodatkowymi atrybutami

BOC Academy Programme | © BOC Group 14

 Agenda – dzień 2

 Wprowadzenie
 Architektura procesów punktem wyjścia do modelowania
 Kryteria wyboru
 Modelowanie szczegółowych procesów
 Podsumowanie

BOC Academy Programme | © BOC Group 15

 Jak identyfikować procesy?

 Aby mapa procesów spełniała swój cel powinna być stworzona w

oparciu o jasne i czytelne zasady tak, aby pracownik nie musiał tracić
czasu na zastanawianie się gdzie może być proces, który go
interesuje (np. gdzie znajdują się procesy, które wykonuje) – łatwa
nawigacja to konieczność!
 Nie wszystkie grupy procesów muszą być opisane tak samo
dokładnie (zasada „modeluj tak dużo jak trzeba i tak mało jak
można”), ale nie powinno być „luk”
 W tym celu dobrze jest zacząć identyfikację procesów w oparciu o
jasne kryterium (determinanta) dla którego mamy dane (np. lista
produktów, struktura organizacyjna), a następnie weryfikować przez
inne kryteria, czy czegoś nie pomijamy
BOC Academy Programme | © BOC Group 16
 Jak identyfikować procesy? (cd.)

 Przykładowa procedura postępowania to: ustal jakie procesy są

potrzebne, aby stworzyć wszystkie oferowane produkty/ustal jakie
procesy realizujesz dla swoich interesariuszy/czym zajmują się
poszczególne jednostki. Przydatne są tu mapy macierzowe, w
których do produktów/jednostek/interesariuszy przypisuje się procesy.
 Do „odkrywania procesów” (ang. Process discovery) przydają się
wszelkiego rodzaju „namacalne” artefakty takie jak np. istniejące
dokumenty sugerujące, że są wykonywane konkretne procedury, czy
też funkcjonalności systemów IT wspierające procesy.

BOC Academy Programme | © BOC Group 17

 Uwaga na „ziemię niczyją” i ATAMO

BOC Academy Programme | © BOC Group 18

 Które procesy wybrać do bardziej szczegółowego opisu

BOC Academy Programme | © BOC Group 19

 Agenda – dzień 2

 Wprowadzenie
 Architektura procesów punktem wyjścia do modelowania
 Kryteria wyboru
 Modelowanie szczegółowych procesów
 Podsumowanie

BOC Academy Programme | © BOC Group 20

 Metody zbierania informacji o procesie

PLUSY MINUSY

• Wyższa – niż w innych metodach - • Potrzebny doświadczony moderator

jakość informacji dzięki różnym • Czasochłonne
punktom widzenia uczestników
• Duży wysiłek
• Poczucie identyfikacji z efektem
• Natychmiastowa kontrola jakości
przez uczestników – mniej follow up
WARSZTATY

• Dokładne informacje • Subiektywna opinia osoby,

• Możliwość natychmiastowego z którą rozmawiamy
zdobycia dodatkowych informacji • Zawsze wymaga follow upu
• Nakierowane na rezultat

WYWIADY • Większy wysiłek

BOC Academy Programme | © BOC Group 21

 Metody zbierania informacji o procesie cd.
PLUSY
• Dokumentacja osób
zaangażowanych w proces jest
bogatym źródłem informacji
• Niski wysiłek
Przegląd dokumentów
• Dużo informacji
• Skoncentrowana na cel dzięki
precyzyjnym pytaniom
• Niski wysiłek
Ankiety
• Wyjaśnianie obszarów opisanych
niespójnie w wywiadach
• Obserwacja rzeczywistego,
nieraportowanego procesu
• Może wychwycić odstępstwa
Obserwacja
BOC Academy Programme | © BOC Group
MINUSY
• Możliwa do wykorzystania jedynie dla
jasno zdefiniowanych tematów
np. do ustalania wielkości liczbowych
• Często trudno prześledzić powiązanie
z procesami biznesowym
• Pracownicy mogą uznać ankiety za mało
istotne
• Ankiety mogą być wypełnione niepoprawnie
• Wymaga wyjaśnień w przypadku różnych
odpowiedzi
• Często trudne do zrozumienia
• „Ukryte” czynności nie zostaną
zauważone (np. wykonywane
automatycznie)
• Zmiana zachowania w czasie obserwacji
• Mała próbka
22
 BPMN – podstawy

1 2 3 5 4 6

1. Baseny i tory reprezentują uczestników procesu

2. Zdarzenia początkowe pokazują co się musi stać, aby uruchomić proces
3. Zadania pokazują pracę w ramach procesu
4. Podprocesy pokazują złożoną pracę, która może być opisana w odrębnych modelach
5. Bramki pozwalają rozdzielać i łączyć ścieżki przepływu procesu w ramach basenu
6. Zdarzenia końcowe pokazują rezultaty
• Żeton pozwala pokazywać jak przebiega proces w ramach danej instancji
BOC Academy Programme | © BOC Group 23
 Baseny i tory

BOC Academy Programme | © BOC Group 24

 Diagram procesów biznesowych – Zadania (tasks)

UWAGA: Ustawienie atrybutu Typ zadania w notatniku

lub przez Asystenta modelowania powoduje pokazanie
się odpowiedniej ikonki w lewym górnym rogu obiektu

BOC Academy Programme | © BOC Group 25

 Zadanie (Task)

Zadania reprezentują pracę wykonywaną w ramach procesu.

Angielska konwencja nazewnicza „noun + verb” – odpowiada założeniu istnienia listy zadań w
silniku BPM

Polska konwencja „Wysłanie listu”

BOC Academy Programme | © BOC Group 26

 WP1 - sekwencja

BOC Academy Programme | © BOC Group 27

 Zdarzenia
Zdarzenie – coś, co się dzieje w trakcie procesu
(w szczególności na początku i na końcu).

BOC Academy Programme | © BOC Group 28

 Bramki

Bramki – pomagają nam opisywać przepływ procesu dla wielu ścieżek.

Konwencja nazewnicza dla bramek innych niż AND: Pytanie (np. Dokument poprawny?)
Bramka służy do rozgałęziania – nie jest czynnością podejmowania decyzji

BOC Academy Programme | © BOC Group 29

 Diagram procesów biznesowych – wykorzystanie bramek

UWAGA: Do ustalania szczegółowego typu

bramki służy zakładka Właściwości obiektu

BOC Academy Programme | © BOC Group 30

 Diagram procesów biznesowych – Pod-Procesy
UWAGA: Ustawienie atrybutu Typ powoduje
zmianę wyglądu obiektu

BOC Academy Programme | © BOC Group 31

 Artefakty
Służą do przekazywania dodatkowych informacji o diagramie

BOC Academy Programme | © BOC Group 32

 Co z innymi aspektami procesu: Komunikaty i dane

BOC Academy Programme | © BOC Group 33

 Przyczyny nieefektywności mogą tkwić poza procesem
Zakres analizy nie jest równy zakresowi zmian

Zakres analizy

Czy przyczyna nieefektywności procesu tkwi:

Wyznaczanie - w przebiegu procesu?
celów - w jakości używanych zasobów?
Zakres procesu - w jakości zasad, które nimi kierują?
Dostarczenie
Sprzedaż
informacji o
produktów
rynku

Zapewnienie
Zapewnienie
zasobów
sprzętu
ludzkich

Zakres zmiany

Zakres procesu = Zakres analizy = Zakres wprowadzania zmiany

Jeżeli organizacja zdefiniowała architekturę procesów – łatwiej jest analizować przyczyny nieefektywności, ponieważ
łatwiej jest uchwycić powiązania między procesami.

BOC Academy Programme | © BOC Group 34

 Agenda – dzień 2

 Wprowadzenie
 Architektura procesów punktem wyjścia do modelowania
 Kryteria wyboru
 Modelowanie szczegółowych procesów
 Podsumowanie

BOC Academy Programme | © BOC Group 35

 Agenda – dzień 3

 Wprowadzenie
 Modelowanie szczegółowych procesów
 Identyfikacja słabych punktów, wąskich gardeł i możliwości usprawnienia
 Podsumowanie

BOC Academy Programme | © BOC Group 36

 Zarządzanie procesami to cykl!

BOC Academy Programme | © BOC Group 37