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1. Definición
El capítulo III de la Ley del Notariado se ocupa de los Instrumentos Públicos
Extraprotocolares. Sin definirlos, señala en su artículo 26° que “son instrumentos
públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se
refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por
razón de su función”.
2. Importancia
Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares son importantes porque son
documentos que tiene fe originaria y responden al principio de inmediación,
pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificación que
da el Notario Público.
El Notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de veracidad, todo hecho
y acto sometido a su amparo, y de esta manera, el documento valdrá por sí
mismo.
No todos los actos que figuran como contenido de los instrumentos públicos
extraprotocolares son presenciados por el notario, por lo que no asume
responsabilidad sobre el contenido de los documentos en los que no participa. Por
ejemplo, en la legalización de firmas no acredita la autenticidad del contenido del
instrumento, solo la autenticidad de la firma puesta en él. Tampoco en la
legalización de fotocopia de un documento acredita el contenido, solo da fe de que
es idéntico al original que ha tenido a la vista.
3. Características
Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares tienen las siguientes características:
4. Clasificación
El Capítulo III de la Ley; que trata sobre los Instrumentos Públicos
Extraprotocolares, señala en sus artículos 94° y 95° las clases de actas y de
certificaciones.
“Artículo 94.- Clases de Actas extra - protocolares
Son actas extra - protocolares:
Del mismo modo, en su artículo 117° se refiere a las clases de poderes que existen.
Siguiendo lo señalado en la norma legal, podríamos clasificar a los instrumentos públicos
extraprotocolares de la siguiente manera:
5. Actas
a) Definición
Se encuentran reguladas en los artículos 98° y 99° de la Ley.
La Ley del Notariado señala que el Notario extenderá actas en las que se
consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no
sean de competencia de otra función. Las actas podrán ser suscritas por los
interesados y necesariamente por quien formule observación.
En una presencia notarial, antes de la facción del acta, el Notario dará a conocer
su condición de tal y que ha sido solicitada su intervención para autorizar el
instrumento público extraprotocolar.
NOVOA; afirma que acta notarial es el documento público autorizado por notario,
en el que a requerimiento de parte, con capacidad intelectual suficiente, se hace
constar un hecho que presencia o le conste al notario, que no pueda ser objeto de
contrato, y cuyo recuerdo conviene conservar en forma auténtica.
b) Contenido de un Acta
El acta contiene la consignación de los actos, hechos o circunstancias que el
Notario presencie o le conste.
Por su parte, GONZÁLES PALOMINO; considera que no hay más que dos tipos
de acta que son:
- Las que documentan una actividad “pasiva” del Notario: una percepción.
Son las actas de presencia.
- Las que documentan una actividad “activa” del Notario: una notificación.
Son las actas de requerimiento para el cumplimiento de algo.
c) Requisitos
Partida de nacimiento del menor, que acredite la relación de parentesco.
Presentación del Documento de Identidad de los padres del menor.
Los solicitantes, si son los mismos padres, firmaran el acta que consta en el
formulario impreso por el Colegio de Notarios y adicionalmente podrán
imprimir su huella digital.
En el caso de Autorización de viaje al exterior: Comparecencia del padre y
de la madre con sus respectivos documentos de identidad.
2) Acta de destrucción de bienes.
a) Definición
Tiene por objeto la comprobación y fijación de hechos. En este caso la destrucción
de bienes, sobre los cuales hayan de fundarse o declararse derechos con
ulterioridad.
Se basa en la constatación que hace el Notario in situ, basada en la verificación
detallada e individualizada de cada uno de los bienes sujetos a destrucción. El
Notario deberá estar presente en el lugar donde se realizará la destrucción de los
bienes.
El Notario dará fe de que los bienes objeto de la solicitud de constatación de
destrucción han sido, en efecto, totalmente destruidos.
b) Requisitos
Solicitud escrita, indicando día, hora y el lugar de la diligencia.
Nombre completo y datos de identificación de la (s) persona (s) natural o
jurídica solicitante.
Nombre completo e identificación de la (s) persona (s) que estarán
presentes en la destrucción, sea por parte de la empresa solicitante o de la
empresa que se encargará del proceso de destrucción.
Relación detallada de los bienes a destruir, indicando cantidad, peso,
modelo, número de serie, etc., que permitan identificarlos indubitablemente.
Nombre completo e identificación del representante de la Superintendencia
Nacional de Administración Tributaria – SUNAT, convocado para que
presencie la destrucción.
c) Procedimiento
El notario recibe la solicitud escrita o verbal de la Presencia Notarial en una
destrucción de Bienes.
El Notario tiene a la vista la lista, relación o inventario detallado de bines a
destruirse.
El Notario se constituye en el lugar donde se encuentran los bienes, en la
fecha y hora establecida.
El Notario da fe de la identidad de los solicitantes si están presentes, sean
particulares o representantes de personas jurídicas, de los representantes
de la empresa encargada de la destrucción y de los representantes de la
SUNAT, si estuvieran presentes.
El Notario verifica la existencia de los bienes a destruir.
El Notario da fe de la destrucción total de los bienes.
Se da por concluido el acto.
El Notario redacta el acta de destrucción de bienes.
Se incorpora al acta la relación en detalle de bienes destruidos.
El Notario firma el acta.
Inserción de sellos de seguridad.
Se entrega el acta al interesado.
3) Acta de entrega.
a) Definición
Las Actas de Entrega son aquellas que redacta el Notario para dar fe de la entrega
y recepción de los bienes. Generalmente contienen la certificación de la entrega
de bienes muebles.
El Notario redacta esta acta luego de identificarse como tal, cuando ha
presenciado la entrega y recepción de un bien, dinero o documento entre dos
particulares.
Del mismo modo, redacta un acta de fe de entrega de bienes cuando el Notario
recibe para su custodia o en calidad de depósito o consignación de cheques,
dinero, llaves, sobres cerrados cuyo contenido se desconoce, valores, etc., siendo
su admisión voluntaria.
Estas se realizan a solicitud del interesado, indicando los bienes que se van a
entregar y si la entrega se va a realizar en la notaría o en lugar distinto, precisando
el día, hora y lugar en la que se llevará a cabo la diligencia.
El Notario dejará constancia de la entrega, así como de la existencia de los bienes
que han sido entregados y del estado en que se encuentran.
b) Requisitos
Solicitud verbal o escrita, precisando el objeto de la entrega, indicando el
lugar, fecha y hora, donde se llevará a cabo.
Indicar nombre de la persona que realizará la entrega, número de D.N.I.,
documento que acredite la representación en caso de actuar en nombre de
una empresa (si fuere el caso), y nombre de la persona quien recibirá la
entrega, con su respectivo número de documento de identidad.
Verificación de la existencia de los bienes materia de entrega y recepción.
Relación, o inventario de los bienes con las características necesarias para
su identificación individualizada.
c) Procedimiento
4) Acta de juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones
corporativas.
a) Definición
Son aquellas actas redactadas por el secretario o la persona que designe la junta,
directorio, asamblea o comité.
La actuación del Notario consiste principalmente en dar fe de los hechos y de los
acuerdos tomados en los actos presenciados.
En las Actas de Actuaciones Corporativas constará un resumen de todo lo
acontecido en el acto o reunión. Las Actas de Actuaciones Corporativas deberán
ser asentadas en el Libro de Actas, en hojas sueltas o en cualquier otra forma que
permita la Ley. El Libro de Actas, como sabemos, es aquel en donde se hacen
constar los acuerdos adoptados por los diversos órganos de la sociedad, sea de
una asamblea general en una asociación o la Junta General u otro órgano de las
sociedades o empresa individual, respecto al desarrollo y marcha del negocio. Las
actas que se extienden en dicho libro tienen el carácter de documentos,
entendiéndose por éstos a toda cosa corporal que sirve para acreditar un hecho.
Las actas tienen la naturaleza de documentos privados y narrativos. Son
documentos privados porque en la confección de las actas solo intervienen los
particulares integrantes del órgano colegiado que se trate, o eventualmente
algunas personas directamente vinculadas con el órgano corporativo. El
documento narrativo es aquel en el que se relata un suceso o hecho y en donde
los autores de dicho documento no necesariamente son las mismas personas que
han formado el acto o negocio jurídico contenido en el instrumento. En relación
directamente opuesta al documento narrativo, se encuentran los documentos
constitutivos, en los cuales se incorpora directamente un acto o negocio jurídico.
En otras palabras, en el documento constitutivo existe una especie de confesión
extrajudicial realizada por los mismos autores del negocio jurídico, quienes son así
mismo los otorgantes; en cambio, en el documento narrativo nos encontramos
ante una figura similar a la declaración testimonial, en donde un tercero relata
hechos en los que no ha intervenido directamente, sino que se limita a relatar un
hecho que le consta.
c) Requisitos
Solicitud formal de presencia para determinado acto corporativo.
Tener a la vista los avisos de convocatoria (publicación o esquela).
Los poderes presentados con 24 horas de anticipación en caso de
apoderados.
Los Estatutos de la entidad solicitante.
Libro de Actas de la entidad solicitante.
Padrón de Asociados de la entidad solicitante (de ser el caso).
d) Procedimiento
5) Acta de licitaciones y concursos.
Son aquellas actas que redacta el Notario dando fe de los actos públicos de
procesos de selección para las contrataciones y adquisiciones del Estado
mediante licitaciones, concursos y adjudicaciones directas públicas que ha
presenciado.
Las Entidades del Sector Público en los procesos de adquisiciones y
contrataciones de bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de las
funciones del Estado se rigen por las disposiciones del T.U.O de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado aprobado D.S. N° 083-2004-PCM (arts. 30° - exigencia
de presencia de Notario, o en su defecto Juez de Paz; 11° y 17° - Requisitos para
dar fe de actos públicos).
6) Acta de inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto
Legislativo Nº 674, Ley de Promoción de la Inversión Privada de las
Empresas del Estado.