STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND 2010-2011

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan

A. Pendahuluan HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standar Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND. D. Fungsi Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut : 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

1

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut: Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

First Line Level Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut a. Rapat Kerja 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan. 2) Agenda a) Rapat Kerja I kepengurusan dan pertengahan periode

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

2

Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). Pembahasan anggaran keuangan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3 . 3) Agenda a) Silaturahim pengurus inti. d) Strategi pencapaian program. iii. 2) Agenda a) Silaturahim anggota Bidang. iv. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. iii. 2) Diikuti oleh Ketua Hima. sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi c. b) Evaluasi program kerja yang sudah. dan SOP. c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. ii. 3) Agenda a) Silahturahim pimpinan eksekutif. b. Bendahara Umum. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). ii. Penjelasan AD. Analisis dan Pembahasan program. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya. Rekomitmen Pengurus. pembahasan dan Penetapan Program Kerja. v. iv. Rapat Bidang 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. d.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 i. Sekretaris Umum. vi. dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan). Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua HIMA. Pembuatan. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. Sekretaris Umum. v. GBPK. Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan. ART. Sosialisasi Visi. Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. sedang dan akan dilaksanakan. b) Evaluasi program kerja yang sudah. dan Bendahara Umum. b) Rapat Kerja II i.

c) Pembahasan manajemen kegiatan. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. dan pelaksanaan. Sekretaris Umum. Bendahara Umum. Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda a) Pembahasan rencana. panitia SC. dan Ketua Bidang yang bersangkutan. 3) Diikuti oleh panitia kegiatan. 2. b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. Hierarki Kepengurusan f. Rapat Koordinasi 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 2) Agenda a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi 3) Diikuti oleh Ketua HIMA. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4 . persiapan. d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi. dan semua Ketua Bidang. d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. B.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 e. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. g. Mekanisme Kerja Organisasi 1. Rapat Istimewa 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda: Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia.

e.Mencemarkan nama baik HIMA TEKPEND . .Kebijakan Organisasi Resuffle kepengurusan hanya kepengurusan. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan diberi surat keputusan penonaktifan. maka akan diberikan pertama teguran secara lisan. sesuai kebijakan pimpinan organisasi(situasional). maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. maka DPM berhak mengajukan surat teguran. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND. b. .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3. d. b. Surat keputusan penonaktifan juga bisa dikeluarkan tanpa memperhatikan poin-poin sebelumnya. dilakukan maksimal 1 kali dalam S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5 . Mekanisme Laporan a. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan. Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak. selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan.Memberhentikan diri . Mekanisme Resuffle Pengurus Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal : . dan atas kebijakan pimpinan organisasi.Tidak Aktif dalam kepengurusan. 5. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. c.Meninggal dunia 4.

5. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. 6. 8. 9. B. berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. 3. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan. prosedur. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan. 2. proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. hak dan kewajiban peserta. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6 . 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 A. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat. 10. dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). 7. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua Hima ataupun yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA. Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. 4. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil musyawarah panitia SC dan Ketua HIMA ataupun yang diberi wewenag oleh Ketua HIMA. Pembentukan Panitia Kegiatan Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara lain: 1. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan.

d. Karena menyangkut izin kegiatan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. peraturan pemerintah. b. 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1. 5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan. 6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. Pembentukan Panitia Pelaksana(OC) melalui open rekruitment ataupun metode lainnya. C. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7 . yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang. 3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. keputusan. Penyusunan proposal a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. lapangan dan sebagainya. c. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3. berkoordinasi dengan kesekretariatan. 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan. jika ada penceramah atau instruktur. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.

Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan. Format Persiapan Kegiatan NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PJ S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8 . sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai. pelaksanaan dan pelaporan. donatur. SPP/DPP c. sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat 12) Susunan Kepanitiaan a) Pelindung Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas a) Pembina Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III : Dekan Tingkat Fakultas b) Pembimbing Tingkat Univesitas Tingkat Fakultas c) Penanggung jawab d) Panitia Pelaksana : Pembantu Dekan I : Pembantu Rektor III. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat e. Persiapan teknis a. 13) Penutup 14) Lampiran e. Perencanaan waktu c. 2. Dosen Pembimbing : Ketua HIMA Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana. . Pembagian tugas d. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran. Pembantu Dekan I : Kajur. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a. bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. Iuran Kemahasiswaan b. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari. Rapat panitia b. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. sekretaris. Sponsor. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya f.

Format Pelaksanaan Kegiatan N KEGIATAN O WAKTU & SARA TEMPAT NA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA ACARA PELAKSAAAN Format Pasca Kegiatan NO KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARANA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PJ Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama. 2. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9 . F. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan 2. Pelaksanaan Kegiatan 1. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk a. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. panitia kegiatan wajib menyusun laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari P J (staf Sekretaris) dan Bendahara. 3. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang. Laporan yang sudah di print. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. E. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan. 4. Laporan file dokumen di komputer PASCA ACARA Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan. Laporan Kegiatan 1. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Evaluasi Kegiatan 1. 2. D. oleh ketua pelaksana dan panitia. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi b.

Peserta Kegiatan VI. pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII. Bulan... Gambaran Kegiatan : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ (persiapan... Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3. Lembar Pengesahan : ____________________________ : ____________________________ S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10 . Nara Sumber Kegiatan VII.. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________ IX. (nama kegiatan) Bidang .. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum 4.. Fortopolio Proposal : Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri Nota Arsip/berkas Surat Printout publikasi dan dokumentasi Dan hal-hal penting XI.. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. HIMA TEKPEND Periode 2010-2011 I. yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011. Tujuan Kegiatan IV.. Hari.. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan. Tgl. 6. Tahun Laporan XII. Rekomendasi Kegiatan : _____________________________ X. Waktu dan Tempat V. Pendahuluan II.. Nama Kegiatan III.

Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan 1. 2. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11 . Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendahara. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 G.

Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Bersama-sama e. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya. sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. dan kearsipan HIMA Tekpend. Menggantikan fungsi Kepala berhalangan b. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Sekretaris Bidang a. baik itu Sekretaris Umum. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan. Sekretaris Umum a. Bidang apabila Kepala Bidang B. c. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Tekpend. Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan 1. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana. Bersama-sama Ketua Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya. b. c. inventarisasi kelengkapan kesekretariatan. Pengadaan dan inventarisasi f. agenda dan mengatur administratif d. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan. pengadaan. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011 3. d. Staf Kestari S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12 . ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. Uraian tugas Sekretaris Umum. Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND periode 2010-2011 2. Melaksanakan kegiatan administrasi e. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari. justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. a. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.

mana yang merupakan surat organisasi. Alamat Surat Lampiran Ket 3) Penyampaian Surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13 . internet (dalam kondisi ideal) c. atau surat-surat lainnya. Surat masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari. Kabid. Meja/kursi/tikar/spanduk f. b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas. Perangkat komputer dan printer. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Staf Kestari dan sekretaris Bidang. Papan tulis/papan pengumuman e. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan a) Sumber Daya Manusia Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum. Peralatan kantor/alat tulis d. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Masuk dan dan No. Sekbid dan Biro. D. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal masuk c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Masuk No. surat pribadi/pengurus. 1.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 C. b. Sekretaris. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Alat-alat kebersihan g. mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA TEKPEND. Alat komunikasi : telepon atau handphone. Sebaiknya disortir lewat pemilahan.

Jika diberikan kewenangan. maka Bidang atau di luar Staf Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya dengan tetap memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor surat. E. Penomoran Surat SURAT UMUM No. pihak tersebut harus memberitahukan kepada Staf Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Keluar 2. 5) Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan. Tanggal Keluar Tujuan Tanggal Perihal dan No. Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor surat. Surat Lampiran Ket disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. 4) Penindaklanjutan Surat Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. Bila Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri. Kemudian 2) Pencatatan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Staf Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14 . berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan.

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. SPR = Surat Perintah 7. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA TEKPEND D. SBL = Surat Balasan 1. SUD = Surat Undangan 9. SKT = Surat Keterangan 14. Kode lembaga Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND F. SUS = Surat Ucapan Selamat 17. STG = Surat Tugas 3. SPN = Surat Pernyataan 15. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: 1. C. SPB = Surat Pemberitahuan 10. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) G. E. SPM = Surat Permohonan 2. B. SAD = Surat Pengambilan Dana 11. Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Staf Kestari. SRD = Surat Rekomendasi 6. SBA = Surat Berita Acara 4. SPT = Surat Pengantar 8. SPH = Surat Penghargaan 13. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut: A1 = Ketua HIMA A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 = Bidang Agama B2 = Bidang PSDO B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian Pada Masyarakat B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan Masyarakat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15 . SUL = Surat Usulan 12. SPJ = Surat Perjanjian 5. Tahun pembuatan surat (4 digit) Contoh : Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. SKA = Surat Kuasa 16. 2. Lingkup surat 1.

Kode lembaga E. Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KHUSUS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Misalnya. Tahun pembuatan surat Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011 Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008 SURAT KEPANITIAAN Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G A. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 20102011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan Menetapkan B. Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan E. Lingkup Surat D. Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2010 2. surat undangan yang dikeluarkan Bidang PSDO untuk pengurus HIMA Tekpend pada bulan Agustus Tahun 2010. surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. (karena Biro P2M berada di bawah BP3M. Tahun Pembuatan Surat Contoh: Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. Pihak yang mengeluarkan D. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi) G. maka pihak yang mengeluarkan adalah BP3M). Nomor surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16 . Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend. B. Kode berkas surat (SKP) C. Misalnya. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F. Nomor Surat Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. Kode Berkas Surat C. Kode Lembaga F.

ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011. Bandung. Bandung. xxx xxx xxx NIM ……… 2. Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang.. 1 Juli 2008 KETUA HIMA TEKPEND CAP HIMA XXXXXXXXXX NIM : …………. Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Staf Kestari. Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama. Dalam momen tertentu. Pada intinya. surat izin. Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 F.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA TekPend pada bulan September tahun 2008. Ketua HIMA TEKPEND. ditandatangani oleh Ketua Pelaksana. surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau Sekertaris Umum dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA. kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. setiap surat yang keluar harus diketahui oleh Staf Kestari. 1 Juli 2008 Ketua Bidang xxxxxxxxxxxx NIM…………. b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17 . Surat Keputusan. Pihak yang menandatangani/menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu : a. Dalam hal ini Staf Kestari hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. Wewenang Pembuatan Surat 1.

surat ditandatangani oleh ketua pelaksana. 1 Juli 2008 a. Jika orang yang seharusnya tidak ada. dan Ketua HIMA TEKPEND. CAP HIMA Bandung. Administrasi Tiap Bidang 1. H. sekretaris kegiatan. a. xxx xxx xxx NIM ……… Bandung. Berita Acara Rapat Bidang Cap xxx xxx Kegiatan xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Mengetahui. maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan. xxxxxxxxxxxx NIM…………. xxx xxx xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Ketua Pelaksana Bandung. Contoh: Ketua HIMA TEKPEND. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang. 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. Ketua HIMATEKPEND Sekretaris Umum CAP HIMA Sekretaris Kegiatan d. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA.n. Ketua HIMA TEKPEND CAP HIMA xxx xxx xxx NIM ……… S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18 . Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang. 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan. Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011. 1 Juli 2008 Sekretaris Umum.

2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang sesuai SOP Rapat HIMA Tekpend. Laporan Bulanan Tiap Bidang. 3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan tiap Bidang. b. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang ii. Berita Acara rapat Bidang 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke dan file. 1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Bidang c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: i.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang.2011. yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris. 4) Program Kerja pengurus HIMA TEKPEND lainnya. c. pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE 2010 . Laporan Akhir Tiap Bidang Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19 . 3) Kondisi Objektif Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang. 2) Deskripsi Tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang diemban Bidang. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang. jumlah personil. hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang.

Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. Dengan menginventarisasi. dapat diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi. dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. tindak lanjut dan ucapan terima kasih. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file. Pada bagian ini dicantumkan bagianbagian berikut : a) Nama Kegiatan b) Tujuan Kegiatan c) Waktu dan Tempat Kegiatan d) Peserta Kegiatan e) Narasumber kegiatan f) Gambaran kegiatan g) Alokasi dana h) Hambatan-hambatan i) Evaluasi dan rekomendasi 6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi. Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan. Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Oleh karena itu. 7) Saran dan Rekomendasi Berisi saran organisasi. fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang garapannya. I. 8) Penutup dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan Pada bagian penutup berisi harapan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20 . 5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Bidang.

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a. Menjaga kebersihan.00 *Untuk pemeliharaan inventaris kepada pihak kesekretariatan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21 . Peminjam harap mengkonfirmasikan apabila inventaris sudah dikembalikan Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang. maka peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan b. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris. Apabila tidak melaksanakan tugas piket. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara d. dalam hal ini staff kesekretariatan b. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan d. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya Sanksi-sanksi: a. maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000. keamanan dan ketertiban kesekretariatan c.

e. f. f. b. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pengurus Inti lainnya. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait. d. e. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota Bidang yang diberikan wewenang. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Ketua Bidang. 2. Pimpinan Rapat a. Undangan Rapat a. g. didampingi oleh Panitia SC. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia. 3. d.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT 1. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua HIMA atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh ketua HIMA. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22 . Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang. c. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA. Hasilhasil rapat. selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 20102011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA. b. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif lainnya. g. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada seluruh pengurus HIMA. c. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua HIMA. Pengantar Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Kepala / Sekretaris Bidang(kondisional) dan kemudian diberitahukan kepada setiap anggota Bidangnya.

Waktu dan Tempat II. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang. Notulen V. f..) I. c. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan. Pimpinan Rapat IV. e. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua HIMA. Agenda Rapat : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ _____________________________ *Lampirkan Absensi Peserta Rapat VII. Format Berita Acara Rapat Berita Acara Rapat (nama rapat..Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 4. Tempat III... Jumlah Peserta Rapat VI. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua HIMA. d. Hasil / Rekomendasi Rapat : _____________________________ S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23 .. g. b. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum. Berita Acara Rapat a. 5.

Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500. Syarat Pengajuan Permintaan Dana: a. a. pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB V STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN 4. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara umum.000. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif. 5. inovatif. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24 . 3. Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus mahasiswa masih aktif..maka diajukan minimal 2 x 24 jam Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja..000. b. atau bencana alam.dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum. 2. Dana Taktis dan Sumber Dana Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin. B. pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima. Contoh : Berita duka. musibah. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau donatur. A. Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut: 1. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam raker. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan. 2. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana 1. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND selama periode bejalan. halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND.

Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A). jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua hima bersama bendahara umum). d. baik itu proposal. Bukti-bukti pengeluaran dana 3. e. 5. Setelah disetujui oleh ketua hima. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu : a. belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan. surat menyurat. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan ditambahkan. bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. c. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi. 2. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah ditentukan. 4. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Ketentuan Pencairan Dana 1. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam waktu dekat. C. 2. (catatan: seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal. D. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut : S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25 . Loss Sharing 1. Bukti-bukti pemasukan dana b. E. 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 b. Laporan Keuangan 1. maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua Hima.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26 . jabatan. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H1 sebelum kegiatan Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep acara. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMA TEKPEND. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang a.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 a. spidol.000 s.d. Bukti Pengeluaran yang bernilai> Rp 5. kwitansi. b. 2.000. alamat. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi.000 Cap lunas atau cap perusahaan Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan Bukti pembayaran perusahaan. 3. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. tiket atau kupon c. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.000 dilengkapi dengan materai Rp 3. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. Aturan Tambahan Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima Untuk penerimaan antara Rp 500. semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen. tinta) dan mudah untuk dibaca d. Rp 1. MoU harus memiliki atribut sbb : Diberi nomor urut Tanggal penerimaan Nama.000 harus menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) - c. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. b. maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi silang) F.000. e. yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan terlaksana.

Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulepen. tidak boleh disambung. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan. faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). struk. f.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 a. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. spidol. (e) dan (f). tinta) dan mudah untuk dibaca. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon. baik secara operasional maupun nonoperasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. maka bukti tersebut harus mengungkapkan : i. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. d. Nama Wartel Jumlah biaya telepon Nomor telepon yang dituju Nama penelepon Siapa yang dituju Untuk keperluan apa Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c). g. tidak basah. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan. e. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel. c. boxy. b. tidak rusak. (d). harus dicatat : Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan Program kerja yang dilakukan Tanggal perjalanan Tujuan perjalanan Sarana serta biaya Contoh : S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27 . j. Untuk pembuktian biaya perjalanan. kwitansi. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) surat Mencantumkan tanggal pengeluaran kas Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas h.

Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan. maka tanda bukti tersebut tidak valid. yang tidak ada memo agar bukti dapat kemudian. maka harus dibuat dipertanggungjawabkan (lampiran B) Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas). catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. m. Untuk pembuktian transaksi lainnya transaksinya.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 n. Caheum-Cibiru (Rp dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi. l. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti. G. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan Nama Kegiatan Tanggal Tujuan Rute 4000) : Kiki Pratama : Ngorbit Ormawa : 25 Juni 2010 : kampus Daerah Cibiru : Ledeng-Caheum (Rp 4500). Penutup Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum Bandung. 25 Juni 2010 (TTD) Kiki Pratama NIM k. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28 .

000.000.Rp 63.Rp 25.Rp 240.Rp 63. 25 Agustus 2010 Fotokopi handout Snack pemateri Plakat Selasa.000.Rp 100.Rp 5.Rp 215.000.000.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran A) Contoh: Catatan: LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN “PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND” Hari/Tgl Senin.Kredit Saldo Rp 250.000.000.000.000.100 5 5 Keterangan Kas Hima Harga Jumlah Debet Rp 250.000.Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.Rp 75.000.Rp 15. Saldo akhir S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29 .20 Rp 2.000.Rp 75.000.000. 26 Agustus 2010 Sewa Tempat Fotokopi laporan kegiatan Rp 100.Rp 10.Rp 65.000.Rp 140.

Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.. Bandung. 13 Desember 2010.dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu. 25 Desember 2010 Ttd Contoh Nama Lengkap S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran B) Contoh: MEMO Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456 Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000.

Alur Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:  Jaringan Komunikasi Statis Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung. tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan. Kode Pesan / Informasi Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut: Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat / izin oleh pimpinan: * Target sesuai kode  Jaringan Komunikasi Dinamis S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 31 . Pengantar Dalam sebuah organisasi. jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.(one to all) Alurnya adalah: *Sekbid sifatnya opsional *Untuk jarkom kepanitiaan disesuaikan C. B. Alurnya adalah: A.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB VI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiaptiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch). nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi.

maka dibuatlah standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan) Lutfi Maulidi NIM. Ketua HIMA TEKPEND S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 32 . Jam)(Disesuaikan dengan maksud) 4. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.0809244 Mengetahui. Salam / kata sapaan lainnya. 2. Waktu (Hari. Jaringan Komunikasi Dinamis Kode JTD1 JTD2 Batasan Pihak Yang Menerima Kabir&Kastaf Staf Ditetapkan di Bandung. Kode pesan / informasi. Tempat(Disesuaikan dengan maksud) 5.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Jaringan Komunikasi Statis Kode JTS1 JTS2 JTS3 JTS4 Lingkup Pihak Yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eks + Kepala Bidang Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Seluruh Pengurus b. Maksud: a. Tanggal. Pemberitahuan Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten. 3. Desember 2010 D. Undangan ( Wajib / Biasa) c.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful