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  • Southeastern University

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    Southeastern University (1)

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    Killoran Inc, un proveedor de trabajos de impresién que en ese ‘momento no tenia relaciones comerciales con la compat. La repentina y no solicitada cotizacién de precios de Art Evans se relacionaba con los trabajos de impresién y con el envio pos: tal de los cheques de Wesbank, La entidad financiera, bien conocida por sus esfuerzos promocionales para atraer depésitos de los consumidores, les proporcionaba cheques regulares y personalizados en forma {gratuta. A pesar de la creciente popularidad de la banca por internet, la impresion de los cheques gratultos y el envio postal que realizaba le habia costado a Wesbank 8 millones de délares, ela pasado, Erica Carson, encargada de todas las impresiones de Wes bank, le reportaba directamente al vicepresidente de suministro. Habia sido decisién de ella dividir por igual entre dos pro- ‘veedores la impresidn y el envio postal de los cheques, Durante los ltimas cinco atos, ambos praveedares proporcionaron un servicio ripido y de calidad, lo cual era una preocupacién vital Southeastern University 21 para el banco, Cas todos los cheques eran enviados directamen. te por correo al domicilio del consumidor o al de su negocio. Debido a la importancia dela impresin de los cheques, un afo tris se le solicit a Erica un andlisis especial de costos, con la ‘cooperacién de ambos proveedores. La conclusin de este estu dio fae que los dos recibian un margen de utilidad adecuado y ‘que eran eficientes y conscientes de los costos y que las estruc~ turas de precios eran justas. Cada proveedor tenia un contrato de dos ahos. Fl contrato de uno de ellos habla sido renovado hnacia ocho meses l del otro expirarfa dentro de cuatro meses Erica consideraba que Killoran habia presentado una oferta ‘muy baja para obtener una parte del negocio dela impresién de ls cheques, pero ello le proporcionaria acceso a los nombres de los clientes de Wesbank. También, sospechaba que Killoran podria tratar de perseguir a estos clientes de una manera mis Activa que los dos proveedores actuales para venderles “cheques ‘eseénicos" especiales y exigisles que los pagaran de su propia ‘cuenta Caso de estudio 1-3 Southeastern University Heather Sloman, comprador del departamento de adquisicio- nes de Southeastern University, se preparaba para una reunién con su jefe, Glen Meredith, la cual se llevaria a cabo durante ese ‘mismo dia, Dos dias antes, el 6 abril, Glen recibié uns llsmada telefénica de Walter Charbonneau, administrador de la oficina del registro de la universidad, Heather se sorprendié cuando Glen le indicé que Walter acababa de comprar una nueva pieza de equipo para su departamento sin seguit las politicas de com= pras de la Universidad. Glen le pidié a Heather que estudiara la situacién y que regresara con sus recomendaciones. Departamento de compras La Southeastern University es una de las universidades més ‘grandes del estado, con una poblacién de mas de 25 000 estu- diantes «nivel graduado y pasante y 3 500 empleados. Tene 12 facultades, més de 20 programas de diplomados de educacion continua y de cerifcacin y tes colegiosaiados. Por su pate Blake Hyatt, director de la centalizada rea de compras, le re portaba al viepresidente administrative de la universida. El departamento de compras era responsable de las negoci ciones con los proveedores de fimar los contratos con ellos y de supervisar su ejecucién. Las compras con un valor reducido, esto es, menores 2 100 délres, podian manejarse con el fondo de caja chica, El departamento de compras también habla in- troducido en fechas recientes una tarjeta de compras, la cual se podia usar para adquirirbienes y servicios con un valor de menos de 1 000 délares. EL proceso de compras empezsba cuando se presentaba una requisicién al departamento de adquisiciones; luego, un em pleado la sellaba con la fecha y hora en que se reibia y veri~ ficaba Ia firma de quien autorizaba. En algunos casos, era ne- cesario enviar el pedido a la seccin de investigacin contable del depactamento de finanzas para que la cuenta se aprobata También se le akadla otra informacién, como el estatus de los Impuestos y de los derechos, la clasificacién del producto y el status del proveedor ‘Aunque la forma de la requisicién de compras permitia que l solictante sefalara al proveedor preferido, la politica con sistia en solcitar al menos dos cotizaciones escritas en easo de ‘compras superiores « 7 500 délares y un minimo de tres coti= zaciones en caso de ser superiores a $15 000. Uno de los com- pradores preparaba un formulario de pedido de cotizacion (re- ‘quest for quotation form, RFQ) y se ponia en contacto con Jos proveedores aprobados. El ormullario RFQ especiicaba detalles ‘como la descripciéa del producto o del servicio, las cantidades, cl punto FOB y os términos de pago. Una legslacin recien del gobierno exige que cualquier RFQ superior a $100 000 se pu bligue en internet, Después de que todas las ofertas se recibian yyse evaluaban, el comprador seleccionabs al proveedor yemitia tuna orden de compra, El departamento de compras habia elaborado una lista con alrededor de 1200 proveedores aprobados; la cual seajustaba de ‘cada tres a cinco afios, Los crterios de seleceiéa para convertir se en proveedor aprobado se basaban en el siguiente sistema de ‘evaluacisn de promedios ponderados precio, 50%; ‘cumplimiento de las especificaciones, 25%: servicios, 20%: asociaclin, 58 El departamento de adquisiciones tenia tres grupos de compra dores, cada uno de los cuales mancjaba alrededor de 20 requi- siciones por dia. (Vea el organigrama en la figura L) Ademds, cerca de 250 contratos presentaban nuevas ofertas anvales de las ‘compras continuas, come los servicios de remocién de nieve y surninistros para fotocopiadoras.Elvolumen total de las compras aseendia a 75 millones de délares en bienesy servicios cada af. De acuerdo con Heather Sloman, el principal objetivo del

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