Eorecwar CORPORACION DE CIENCIA Y TECNOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE LA INDUSTRIA NAVAL, MARITIMA Y FLUVIAL DIRECTIVA PERMANENTE N°013 - PCTMAR-VPEXE-OFJUR-2018 (31 de octubre de 2018) POR MEDIO DE LA CUAL SE ESTABLECE LA METODOLOGIA PARA LA PRESENTACION, TRAMITE, APROBACION, SUSCRIPCION, RENOVACION Y TERMINACION DE CONVENCIONES EN COTECMAR DIRIGIDO A: VICEPRESIDENCIAS GERENTES UNIDADES DE NEGOCIO GERENTES UNIDADES DE GESTION ESTRATEGICA JEFES DE OFICINAS ASESORAS OFICINAS DE COORDINACION DE PRESIDENCIA 2018 vBeeup Pagina 1 de 8INTRODUCCION En el marco de la interaccién nacional e internacional en la que se desenvuelve la Corporacién en aras del desarrollo de su objeto social o propésitos y el cumplimiento de sus fines, alineados con los objetivos de su direccionamiento estratégico, se hace necesario utilizar las herramientas juridico-negociales adecuadas y suficientes que permitan viabilizar alianzas estratégicas con diversos actores. En ese mismo sentido, la dinamizacién negocial imperante, especialmente a nivel internacional, requiere de politicas que protejan los intereses corporativos pero que a la vez se encuentren acordes con los esquemas negociales globales. Es por ello que se hace necesario actualizar y simplificar la politica corporativa para la gestion de este tipo de herramientas, que en lo sucesivo se denominaran convenciones. Con el fin de mejorar y simplificar tramites administrativos propios de la suscripcién, ejecucién, renovacién y terminacién de las convenciones, resulta necesaria la actualizacién de la Directiva Permanente N°013-PCTMAR-OFJUR-2016 a través de la cual se establece la metodologia para la presentacién, tramite, aprobacién, suscripcion, renovacién y terminacién de convenciones en COTECMAR, en lo relativo a indicar responsables dentro de cada area habilitada para solicitar la suscripcién de convenciones. Los demas aspectos resefiados en la Directiva que ahora se actualiza, permaneceran incélumes. DESARROLLO DE LA DIRECTIVA 4. OBJETIVO La presente directiva tiene como fin definir y dar a conocer la politica general, alcances y metodologia para la celebracion, renovacién y terminacién de convenciones entre la Corporacién y terceros. 2. ALCANCE La politica de regulacién de convenciones que se establece en la presente directiva tiene alcance para los diversos instrumentos juridico-negociales que brinde el comercio, de tal suerte que se viabilice el cumplimiento del objeto social de la Corporacién, por lo que aquellos acuerdos de voluntades regulados en el Manual de Contratacién o Manual Logistico de COTECMAR, asi como aquellos que deban someterse a disposiciones legales especiales, tales como los contratos laborales; los contratos de crédito o empréstito; los que se ejecuten con cargo a recursos de caja menor; los de asociacién; los de colaboracién, participacion y los de distribucién Burp Pagina 2de 8© contratos societarios de cualquier tipo quedan excluidos de la presente directiva y se regularan conforme la legislacién que regule la materia especifica 3. DEFINICIONES Para los efectos de aplicacién de la presente directiva y como lenguaje corporativo, se adoptan las siguientes definiciones en la gestién, suscripcion y ejecucién, renovacion y terminacién de convenciones en COTECMAR: 3.4. 3.2. 3.3. 3.4, Acuerdo de Confidencialidad: Acuerdo suscrito entre las partes con el fin de determinar la forma en la cual se realizard el manejo de informacién propietaria que deba ser protegida, lo relacionado con intercambio de informacion confidencial, y propiedad intelectual. Todo convenio especifico, independientemente de la materia a regular, debera estar acompafiado por un acuerdo de confidencialidad, 0 por una cldusula de confidencialidad. Analisis convencién: Formato descriptivo de los elementos relevantes resultantes del estudio 0 examen llevado a cabo por el solicitante autorizado de acuerdo con Io indicado en el numeral 6 de la presente Directiva. Este documento viene a ser uno de los insumos requeridos para que la Oficina Juridica inicie el tramite de generacién o revision de la convencién respectiva Convenciones: Son todos aquellos acuerdos de voluntades entre dos 0 mas personas tendiente a producir efectos juridicos, siendo entonces instrumentos © herramientas juridico ~ negociales. En tal sentido, las definiciones contenidas en los numerales 3.1., 3.4., 3.5. y 3.7. de esta Directiva son especies de convencién. Convenio Especifico: Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos determinados de cooperacién. Deberan definir los abjetivos y alcance del trabajo, la metodologia a aplicar, el tiempo de ejecucién y los fecursos humanos, técnicos, materiales y econémicos que implicarian su realizacién. * Convenio Especifico de Investigacién: Son aquellos convenios celebrados con el fin de adelantar actividades cientificas y tecnologicas, proyectos de investigacién y creacién de tecnologias, en virtud de los cuales las partes podran aportan recursos de distinto tipo para facilitar, fomentar, desarrollar y alcanzar en comin alguno, o algunos de los propdsitos consignados en el articulo 2 del Decreto Ley 393 de 1991 a Pagina 3de 8Continuacién DP N°013 - PCTMAR-VPEXE-OFJUR-2018 “Convenciones’ 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. * Convenio Especifico Comercial: Acuerdo de voluntades encaminado a regular la actuacién de las partes en temas relacionados con suministro de bienes, prestacién de servicios, alianzas comerciales tendientes a atender clientes, o un nicho de mercado especifico, o a obtener posibles clientes o incursionar en mercados, asi como aquellos acuerdos por medio de los cuales se regule la prestacidn de servicios técnicos prestados por terceros a terceros en nombre de COTECMAR, 0 por COTECMAR a terceros en nombre de terceros. * Convenio Especifico de Cooperacién Académica: Son aquellos convenios celebrados entre la Corporacién e instituciones de educacién superior, con el fin de involucrar estudiantes de pregrado y posgrado en calidad de pasantes o practicantes. Este tipo de convenios puede implicar © no el desarrollo de actividades especificas para dar cumplimiento a las directrices trazadas en otro convenio, Convenio marco: Acuerdo de voluntades mediante el cual las partes establecen compromises e intenciones de cooperacién mutua para desarrollar actividades de interés y beneficio comun Formato para la presentacion y tramite de convenciones: Documento que contiene informacion general acerca de la convencién a suscribir, el cual debe ser diligenciado y firmado por el solicitante autorizado conforme lo descrito en el numeral 6 de la presente Directiva. Este documento es uno de los insumos necesarios para que la Oficina Juridica inicie el tramite de generacién o revision de la convencion respectiva. Memorando de Entendimiento: Acuerdo de voluntades no obligatorio que contiene compromisos e intenciones generales de cooperacién que mas tarde se formalizaran mediante la redaccién de convenios especificos; en el mismo. las partes consignan compromisos de tipo programatico, exhortaciones 0 declaraciones de intencién y no obligaciones ciertas y especificas. Supervisor: Colaborador designado por el solicitante de la convencién, cuyo nombre y cargo tiene que estar descrito en el documento de Analisis de la convencion. Le es aplicable el contenido de la Directiva N°020-PCTMAR- GEFAD-DECOT del 28 de febrero de 2017 y demas que la complementen, modifiquen, adicionen o sustituyan Nota 1: Cuando en la presente Directiva sea utilizada la palabra convencidn, se entendera de manera general todos los instrumentos juridicos antes mencionados. Nota 2: No es requisito para la suscripcién de un convenio especifico la existencia de un memorando de entendimiento. Pagina 4de4. SUSCRIPCION DE MEMORANDOS DE ENTENDIMIENTO El Memorando de Entendimiento podré ser suscrito por el Presidente, el Vicepresidente Ejecutivo, Vicepresidente de Tecnologia y Operaciones, 0 cualquiera de los Gerentes de la Corporacién, de acuerdo con las facultades de representacion legal que tenga cada uno conforme consta en el certificado de existencia y representacién legal de COTECMAR y una contraparte natural o juridica, publica o privada, nacional o extranjera, previa revisién realizada por la Oficina Juridica, cuando quiera que las partes deseen desarrollar objetivos a través de la colaboracion conjunta en diferentes campos, por un periodo determinado de manera expresa en el documento suscrito y en uno o mas de un proyecto. Tal y como se mencioné anteriormente, el Memorando de Entendimiento contiene compromisos e intenciones generales de cooperacién que mas tarde se formalizarian mediante otras convenciones e incluso, contratos. 5. INICIATIVA PARA LA SUSCRIPCION DE CONVENIOS ESPECIFICOS Y ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD La iniciativa para la suscripcién de Convenios Especificos y Acuerdos de Confidencialidad surge como consecuencia de una necesidad corporativa emanada del Consejo Directivo, Presidente, Vicepresidente Ejecutivo, Vicepresidente de Tecnologia y Operaciones, Gerentes (cuando no tenga capacidad para requerir convenciones) 0 Jefes de Oficina. Una vez detectada la necesidad puntual cualquiera de los mencionados podra solicitar por un medio escrito idéneo a la Gerencia respectiva competente para requerir convenciones segin la materia de que se trate, la iniciacion de la gestién respectiva ante la Oficina Juridica para la elaboracién y suscripcién del Convenio Especifico 0 Acuerdo de Confidencialidad requerido 5.1. Consejo Directivo y Presidente: Cualquiera de los miembros de! Consejo Directivo 0 el Presidente de la Corporacién podra instruir ya sea de manera directa, o a través de cualquiera de las Vicepresidencias de la Corporacién, al Gerente respectivo, para que tramite las Convenciones que a juicio de los mencionados sean necesarias. 6.2, Vicepresidente Ejecutivo: El Vicepresidente Ejecutivo de la Corporacién instruira a la Gerencia u Oficina que por la materia sea pertinente, para que tramite las Convenciones que a juicio de la Vicepresidencia Ejecutiva sean necesarias. Pétina SdeaContinuacién DP N°013 - PCTMAR-VPEXE-OF.JUR-2018 “Convenciones’ 5.3. epresidente de Tecnologia y Operaciones: El Vicepresidente de Tecnologia y Operaciones de la Corporacién instruira a la Gerencia o Coordinacién que por la materia sea pertinente, para que tramite los Convenios Especificos 0 Acuerdos de Confidencialidad que a juicio de la Vicepresidencia Ejecutiva sean necesarias. 5.4, Gerentes sin capacidad para solicitar convenios y Jefes de Oficina: Los Gerentes que al tenor de la presente Directiva no ostentan capacidad para solicitar Convenios Especificos o Acuerdos de Confidencialidad las Convenciones de manera directa, y los Jefes de Oficina, deberan realizar el tramite a través de la Gerencia o Coordinacién respectiva segtin la materia. 6. _SOLICITUD DE SUSCRIPCION Y TRAMITE DE CONVENIOS ESPECIFICOS Y ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD Las solicitudes de elaboracién y suscripcién de los Convenios Especificos o Acuerdos de Confidencialidad deberan ser presentadas y sustentadas unicamente por aquellos Gerentes 0 Coordinador que acorde a lo establecido en la presente Directiva gozan de capacidad para este fin, a saber: 6.1. Coordinador Gomercial: Tramitara los Convenios Especificos Comerciales cuando la contraparte sea un cliente, o posible cliente, o cuando en virtud del convenio a suscribir se busque la consolidacién de una alianza estratégica, 0 la coparticipacién en un proyecto, o proyectos comerciales. Igualmente tramitard los Acuerdos de Confidencialidad relacionados con la materia. 6.2. Gerente de Talento Humano: Tramitaré los Convenios Especificos Comerciales relacionados con su gestién, tales como convenios con aerolineas, incluidos los Acuerdos de Confidencialidad relacionados con la materia. 6.3. Gerente Financiero y Administrativo: Tramitard los Convenios Especificos Comerciales cuando la contraparte sea un contratista 0 proveedor, 0 posible contratista 0 proveedor, incluidos los Acuerdos de Confidencialidad relacionados con la materia. 6.4. Gerencia de Ciencia, Tecnologia e Innovacién: Tramitara los Convenios Especificos de Investigacién, y los Convenios Especificos de Cooperacién Académica, incluidos los Acuerdos de Confidencialidad relacionados con la materia. 6.5. Supervisor de la convencién: En reunién de andlisis de convenciones se determina el cargo responsable de realizar el seguimiento, ejecucién y control de la convencién, quien quedara declarado en el documento Analisis Convencién. El supervisor seré el encargado de emitir el concepto de ate Aayep Pagina 6de 813 - PCTMAR-VPEXE-OF JUR-2018 “Convenciones”, continuidad y liquidacién de la convencidn de acuerdo con el andlisis previo al término de su vigencia. EJECUCION, RENOVACION Y TERMINACION Con la suscripcién de la convencién y previo el lleno de los requisitos de ejecucién se da la puesta en marcha del mismo, momento a partir del cual quedara en cabeza de la Gerencia, Oficina 0 Coordinacién a la cual pertenezca la persona que al momento de presentarse la solicitud figure como responsable la convencién, o responsable del intercambio de la informacion, quienes para todos los efectos tienen la calidad de supervisor, segtin sea el caso. De cualquier manera, las decisiones relacionadas con las condiciones y vigencia de las convenciones deberan ser acordadas entre la Gerencia, Oficina 0 Coordinacién solicitante, y aquella a la cual pertenezca la persona responsable o supervisor. Siempre que en la convencién sea pactada cldusula de renovacién automatica, el ‘supervisor debera, si asi lo desea, solicitar a la Oficina Juridica su terminacién, de lo contrario el mismo se renovara autométicamente. En todo caso, y siempre que no medie clausula de renovacién automatica, las convenciones suscritas por la Corporacién finalizaran una vez vencido el término de vigencia pactado en el mismo, © cuando por solicitud del supervisor, en acuerdo con el solicitante, y realizado el respectivo acercamiento con la contraparte, se conviniere su terminacién. 8. SEGUIMIENTO Y CONTROL, El seguimiento y control de la suscripcién, ejecucién, renovacién y terminacién de cada convencién es responsabilidad tinica y exclusiva del supervisor, quien tendra la vigilancia y atendera las instrucciones que le suministre el solicitante de la convencidn, estando obligado a atender lo previsto en la Directiva N°020-PCTMAR- GEFAD-DECOT “Supervision de los acuerdos en COTECMAR? del 28 de febrero de 2017 y demas que la complementen, modifiquen, adicionen o sustituyan. Asi mismo, el supervisor esta obligado a presentar bimestralmente a su superior inmediato y a la Oficina Juridica un informe de la ejecucién de la convencién a su cargo, conforme los parametros que se le indiquen en el formato que se establezca para ello. La Oficina Juridica llevara un registro de las convenciones suscritas por la Corporacién, que estara disponible en la intranet corporativa para efectos de consulta del personal de COTECMAR, De igual manera, la Oficina Juridica utilizaré dicha informacién para presentar bimestralmente un informe de gestion a la Vicepresidencia Ejecutiva de la Corporacién toda la informacién pertinente indicando, entre otros aspectos, los obstaculos, logros, factores de medicién y recomendaciones para optimizar la gestién de la Corporacién. Pégina 7de8Contin jon DP N°013 - PCTMAR-VPEXE-OF, 9. VIGENCIA DE LA DIRECTIVA 18 “Convenciones”, La presente directiva rige a partir de la fecha de su expedicién y deroga todas las que le sean contrarias. a Vicealmirante JAVIER DIAZ REINA Presidente COTECMAR Conde! Vo.Bo. VPEXE (E) HISTORICO DE ACTUALIZACIONES: S i FECHADE recs | etasond | REVISION ‘PROB | AbaSu Aon | DESCRIPCION DEL CAMBIO] Oa Behe ‘titan dol OFectva agers fe acluazaron cargos on la oe soruUR See sapere suri 2014 | Mona Parez | CN Martin Orduz — cstucinn probes CN Martin Orcue oma ca VPEXE | Fee 2016 | 55 insye ta Gorencie de Bren 2018 | ur Fateno.” Human como erent fecutado "pare stot | gam omens yo. aoverdos de _ JOFGIN ___ fenton Susan CN Margarita wrorgo— Se actuatea ote, ‘anatun | Carete-VPEXE Inrecuosion, ee ectuaeaion Sefnones y te eoporan enter Beye ery don nara | Sopiemore |B8. corespondientes «oo Jato 2018 | woman | Cryaneche- | CN Catonteacn | Septente | Rincmes'sa,30y 28 Se JORIUR fcuaiza el numeral 6. 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