Gestion documental en las organizacionesDi fio del libro y de la cubierta: Natilia Serrano Primera edicién en lengua castellana: octubre 2009 © Patricia Russo Gallo, del texto © Imagen de la cubierta: Istockphoto © Editorial UOG, de esta edicion Rambla del Poblenou 156, 08018 Barcelona wwweditorialuoccom Realizacién editorial: El Ciervo 96, S.A. Impresin: ISBN: 978-84-9788-863-9, Depésito legal B. inguna parte de esta publicaci6n, incluido el disefio. general y la cubierta, puede ser copinda, reproducida, almacenada o transmitida de ninguna forma, ai por ningia medio, sea éste eléctrico, quimico, mecinico, éptico, grabacién fotocopia, 0 cualquier otro, sin la previa autorizacin escrita de los titulares del copyrightIndice de contenidos | Conceptos Las organizaciones Ventajas de implementa un SGD Aspectos y pautas que deben tenerse en cuenta Fases Normativas BBBREAL & Elementos que deben analizarse Tipos de documentos ‘Flujo: de la documentacién Equipo que interviene Metodologias Mapa de documentos: Cuadro de clasificacién BRE ER 6 SECalendario de conservacién y eliminacién Ordenaci6n y recuperacion SELECCION DE LA HERRAMIENTA Tipologias de herramientas Requerimientos Otras herramientas Critetios de seleccién Evaluacion de la empresa FASE DE IMPLEMENTACION ae Recursos Puesta en marcha Seguimiento Glosario BibliografiaINTRODUCCION Todas las organizaciones son diferentes y sus casuisticas también, nunca un sistema de gestion documental servir para un mismo tipo de organiza- cién, no hay un modelo genético, siempre son per- sonalizados. Este manual aporta los conocimientos practi- cos que un profesional de la informacién necesita para disefiar e implementar un sistema de gestion documental en una organizacion. Se muestran todos los aspectos relacionados con creacién, recepcion, organizacion, almacenamiento, preserva- cion, acceso y difusion de la documentacion. Introduce en los conceptos basicos y da consejos para planificar un proyecto de este tipo, explicando los criterios que deben aplicarse, los elementos que hay que tener en cuenta, las herramientas informa- ticas que ayudan a la gestién documental y otros aspectos sobre la gestién del cambio y la cultura informacional de la organizacion.Un eficiente sistema de gestion documental (en ocasiones SGD) ayudaré a la empresa a aumentar su eficiencia, su productividad, ayudara a prever pro- blemas relacionados con la informacion y la docu- mentacion y reducira costes en recursos. Conceptos En primer lugar tenemos que aclarar una serie de conceptos muy relacionados entre si pero dife- rentes, cada uno en su ambito y que a veces llevan a confusién: Gestion documental. Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con creacion, recepcion, organizacion, almacenamiento, preservacion, acceso y difusién de documentos. Gestion de la informacion. Actividades relacio- nadas con la obtencién de la informacién, su precio, el tiempo de recuperacién y el lugar donde se guarda. Gestion del conocimiento. Procedimientos para desarrollar, estructurar y mantener la informa- cién con el objetivo de transformarla en un activo critico y ponerla a disposicion de los usuarios. Gestion de archivos. Conjunto de actividades destinadas a la preservacién, la difusién y el acceso a la documentacién de un archivo de caracter adminis- trativo o historico.Gestidn de contenidos. Procedimientos para desarrollar, mantener y actualizar el contenido, nor- malmente de una web, de manera facil. Va asociado auna herramienta tecnologica. Gestion de la calidad. Actividades coordina- das para dirigir y controlar una organizaci6n en aspectos de procedimientos de calidad de los servi- cios y productos. El grado de protagonismo y relacién que tienen los tres primeros conceptos clave en una organiza- ci6n los vemos teflejados en esta piramide: FIGURA 1. Informacién y documentacién en una organizaci6n. Gestion del conocimiento Gestion documental Gestion elecirénica de documentos Flujos de trabajo Gestién de la informacién Informatica / Ofimatica Intranet / Extranet / Internet Fuente: Roberge, Michel. Lo esencal dela gestén documenta: sistemas integrals de gslgn de los documentos analogios y de los documentos elecrénicos: Quebec: Gesta, 2006.Usando términos en inglés, podemos encon- trar que para designar “gestion documental” se uti- lizan dos expresiones: record management y document management. Normalmente, su traduccion literal al castellano significa practicamente lo mismo y Ile- varia a mas confusién. En este caso la diferencia que plasman la mayoria de los autores es la siguien- te: Record management Refleja mas la organizacién y la conservacibn de los docu- mentos a lo largo de su ciclo de vida. Es la documentacién que proporciona informacion sobre la actividad de la orga~ nizacion. Centra su atencidn en: — Control administrativo — Almacenamiento —Cuadro de clasificacién —Conservacion —Reglamentos y legislacin —Medios de almacenamiento ~Integracién de series Document management Se basa en la naturaleza dina- mica y transaccional de la informacién contenida en el documento. La informaci6n contenida en un documento es significati- va para los usuarios que la consultan. Centra su atencién en: — Uso operacional — Workflow — Indexacién = Revisién y control de versiones — Necesidades operacionales — Contenido informativo — Piezas individuales Fuente: Wiggins, B,Effeive document management: unlocking corporate knowledge. Hampshire: Gowen, 2000.Como vemos, las dos expresiones se pueden uti- lizar como gestion documental o gestion de la infor- macion, pero cada una con algunos pequefios mati- ces. En este manual utilizaremos la expresiOn “ges- tion documenta!” y trataremos aspectos relaciona- dos y similares a los de las definiciones en inglés.‘enyrtnd aiaGESTION DOCUMENTAL Las organizaciones La gestion de la documentacion y de la infor- maci6n de una organizacién tiene que ir orientada a las personas que la utilizaran, sea proveedor, cliente o ttabajador de la empresa. Dependiendo de su pro- cedencia, la informacion de una organizacion se puede categorizar en tres tipologias: Ambiental. Son las fuentes de informacion gue se utilizan. Es el material que forma el conjun- to de documentacién de la empresa, normalmente en cl centro de documentacién o biblioteca. Aporta informacion externa. Interna. Es la documentacion operativa (ofer- tas, facturas, recibos, etc.). Aporta informacién interna. Corporativa. Es la informacion que la empre- sa comunica al exterior, por ejemplo encontramos: folletos, presentacién corporativa, catdlogos, memorias publicas, la web, etc.Las empresas se mueven con gran cantidad de informacién y documentacién. La entrada es desde diferentes vias (internas o externas) y en diferentes formatos (papel, electronico...). Las bases de un buen funcionamiento son eficacia (enfocada al cliente) y eficiencia (dirigida al servi- cio), si eso falla quiere decir que se esta dando un mal servicio y los costes derivados son excesivos. Llegados a este punto la empresa se colapsa, y empieza a notar mas los problemas de su entorno: — produccién descontrolada — aumento de versiones — multiplicacion de copias — mucha documentaci6n en papel —almacén desordenado — dificil acceso —aumenta la pérdida de informacion En lineas generales, se ve que el sistema de gestion documental actual no responde a las expectativas y necesidades actuales de la organiza- cion, por lo tanto es el momento de plantearse una nueva politica de gestion documental que sea capaz de crear, controlar y utilizar la informaci6n y la documentacién de la empresa con el objetivo de saber qué sucede, planificar qué hacer y actuar en consecuencia. 16Ventajas de implementar un SGD A continuacién se enumera una serie de venta- jas que aporta la implementacion de un SGD en una organizacion, las razones por las cuales se puede jus- tificar un proyecto de este tipo: — Reduce la necesidad de manipular, almacenar y tecuperar la documentaci6n en papel. — Reduce el coste del proceso de creacion, alma- cenamiento y conservacion de los documen- tos. — Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperacion y su acceso. — Permite la reutilizacion de la informacion ya obtenida y permite compartirla con toda la organizacion. — Reduce costes de operaciones. — Agiliza los procesos de trabajo y asi mejora la productividad. — Acelera el flujo de informacion, dando mas oportunidades de respuesta al servicio de los clientes. — Asegura la optima utilizacion de los recursos y el espacio fisico. — Reduce costes de mantenimiento y apoyo. — Ofrece apoyo en la toma de decisiones. — Documenta las actuaciones de la empresa. 17— Ofrece apoyo ante acciones legales. — Asegura su pteservacién histérica. Las tareas del profesional de la informacion que lleva a cabo un proyecto de gesti6n documen- tal en una organizacion son las de planificar, des- arrollar y poner en marcha un sistema de este tipo, segun las necesidades y caracteristicas de la organi- zacion. Otras consideraciones a presentar en la defensa del proyecto: —Concienciar de que la gestién documental forma parte de la gestion administrativa de la organizacion. — Asegurarse el apoyo y la ayuda de la direcci6n de la organizacion. —Conocer los recursos limitados de que se dis- pone. — Dar a conocer la legislacion y los reglamentos que amparan un proyecto de gestion docu- mental. — Formar al personal que se encargara de reali- zat el seguimiento el proyecto. —Contar con las nuevas tecnologias para crear nuevas herramientas de gesti6n.de un proyecto de gesti6n documental es clave, ya que ayudar4 en el futuro a la planificacién de la estrategia del proyecto y del propio disefio del SGD de forma mas dinamica y flexible entre los implicados en el proyecto. Pero no siempre es sufi- ciente con estos primeros pasos, en algunas oca- siones también se requiere una herramienta tecno- logica para empezar a gestionar, controlar y recu- perar la documentacién. En definitiva, gqué tenemos que pedirle a la herramienta de SGD?, gcomo tiene que ser la herramienta de SGD?: —escalable; — integrable con otros sistemas (web, fax, correo electrénico, otras bases de datos, etc.), —con capacidad para almacenar documentos masivamente; —de facil acceso para cualquier usuario; — de rapida recuperacién de la documentacion; —con sistema de importacion masiva de docu- mentos; —con herramientas de disefio de documentos; —que pueda controlar, gestionar, distribuir y comparar las versiones de los documentos; — que permita categorizar la documentacién; — que se puedan hacer enlaces con otros docu- mentos; 21ISO/TR 26122:2008 Information and documentation - Work process analysis for records. Informe técnico que determina los requerimien- tos y procedimientos de trabajo para la creacion, captura y control de documentos. Describe y analiza cémo funciona en un contexto empresa- rial. ISO/TR 18491:2005 Long-term preservation of elec- tronic document-based information. Informe técnico con orientaciones metodolégi- cas para la preservacion a largo plazo y la recu- peracion basada en documentos clectrénicos. ISO/IEC 26300:2006 Open Document Format for office applications (OpenDocument) 0.1.0. Determina el formato ODF (open document format) como esténdar para documentos ofimaticos. ISO 19005:2005 Document management — Electronic document file format for long-term preservation. Reconoce el formato PDF/A (a de Archive) como formato de conservacion de documentos de archivos clectrénicos. Ademis, la propia organizacién marcara las nor- mativas y la legislacién vigente que utilizan en el transcurso de su negocio. 29FASE DE ANALISIS Una vez que la organizacion decide tomar medidas pata mejorar su SGD, ésta es la primera fase por la que se tiene que pasar, el andlisis de la situacion. Hay que identificar las necesidades de la organi- zaciOn, por eso es importante determinar en primer lugar cudles son los objetivos que la organizacion quiere alcanzar con la implementacién de un nuevo SGD. Los objetivos de esta fase son: —conocet la otganizacién (objetivos, activida- des, procesos, ete.); —conocet la documentacién que genera y maneja (interna o externa, en papel o en digi- tal); —identificar las necesidades y los requetimien- tos que debe cubrit el SGD; — evaluar cl actual SGD, si existe. 33Flujo de la documentacion El flujo de trabajo se ocupa de las operaciones y los instrumentos que se utilizan para la captura, la transformacién y los envios de la informacién a las personas que forman cl sistema y que lo nece- sitan para realizar sus actividades. Un paso importante en la fase de andlisis es determinar qué circuito sigue la documentacién, desde su creaci6n a su recuperacién y distribucién. Esto sera la clave para conocer la manera de ges- tionar los documentos de una organizaci6n. ‘Tenemos que saber: — desde donde entra la documentacion (correo electronico, creacién interna, etc.); — donde se guarda y como se hace (nombre del ficheto, nombre de la carpeta, etc.); — quién la revisa, la modifica, la valida; — a quién se envia (cliente, proveedor, personal interno, etc.). Equipo que interviene En la fase de andlisis es importante implicar a todo el equipo de la organizacién, no todos tienen gue entrar cn cl proceso pero si deben saber que se esta Ilevando a cabo un proyecto de este ambito. 37~ Se ha perdido alguna vez un documento? ¢8e ha podido recuperar?, ¢esmo? —¢Encuentras duplicados? — BDénde se guardan los documentos de proyectos cerrados y de proyectos en curso? Herramientas tecnologicas = Qué programas (software) utilizdis para generar la docu- mentacién? — ¢De qué herramientas dispones para almacenar toda la informacion que recibes? — ¢Quién tiene acceso a estas herramientas? — ¢Qué herramientas utilizas para buscar y tecuperar un documento? Mejoras = Qué mejorarias del sistema? Observacion directa La observacién directa es el otro método ade- cuado pata la fase de andlisis, complementa la entre- vista ¢ incluso se puede hacer al mismo tiempo que ésta. Esta técnica nos corrobora lo que se dice en la entrevista, nos permite haccrnos una idea més real del volumen de documentacion que se maneja en la 41El mapa de documentos es un complemento de las otras dos herramientas del SGD (cuadro de clasi- ficacion y calendario de conservacion y eliminacion), ya que ayudara a su localizacion dentro de la organi- zaciOn, a su transferencia (segtin su flujo de trabajo y ciclo de vida) y a su climinacion 0 conservacion. Cuadro de clasificacion La clasificacion consiste en agrupar la docu- mentaciOn por conceptos o categorias dentro de una estructura jerarquica o logica. El cuadro de clasifica- ci6n nos ayudaré a agrupar y organizar la documen- tacion con criterios funcionales, que recogen las acti- vidades de gestion de la organizacion. ‘También es una buena base para la recuperacion de la documen- tacion. Para la documentacion interna, el critetio de cla- sificacién puede ser su procedencia. En cambio, para la documentacién externa, podemos utilizar clasifi- caciones tematicas. Sobre la base de su procedencia, la clasificacion puede ser de tres tipos: — Organica. Se clasifica a partir del organigra- ma de la empresa (direccién, departamentos, etc.). El inconveniente es que las empresas cambian con frecuencia su organigrama. 49—que tengan un nombre que los identifique, si es preciso, con referencia a su clasificaci6n o codigo de proyecto, por ejemplo; — que indiquen el numero de version; —que lleven la fecha de creacién, puede ser opcional, ya que los ficheros ya llevan el meta- dato fecha; si se decide poner fecha, se reco- mienda empezar por el afio, mes y dia, de esta manera el orden de los ficheros en la red local sera correcto. Por ejemplo: PRO-3456_20090525_Memoria_ v2.doc donde: PRO-3456 - es el cddigo del proyecto 20090525 - es la fecha del documento Memoria - especifica qué documento es y su contenido v2 - identifica la version del documento Con los dos ejemplos anteriores del cuadro de clasificacién y nombre de fichero vemos clara la diferencia entre la nomenclatura de los ficheros elec- tronicos y la codificacién del cuadro de clasificacién, es decir: El fichero se llama: PRO-3456_20090525_ Memoria_v2.doc 54Segun se especifica en la UNE-ISO 23081:2008, los metadatos se otganizan en seis grupos de informa- cién, cada grupo se divide a su vez en més elemen- tos y subelementos. Los seis grupos de metadatos son: 1- Identificacion. Identifican el documento. Por ejemplo: identificador, tipo de documento. 2- Desctipcion. Describe el documento para determinar si es el que se necesita. Por ejemplo: titu- lo, resumen. 3- Uso. Ofrece informacion sobre el uso que puede hacerse del documento. Por ejemplo: acceso, idioma. 4- Plan de acontecimientos. Se utiliza para ges- tionar la documentacion. Por ejemplo: fecha-hora, descripcion. 5- Historial de acontecimientos. Documenta el pasado del documento y la gestion que se ha llevado de él. Por ejemplo: fecha-hora, descripcién. 6- Relaci6n. Describe las relaciones entre docu- mentos. Los metadatos estandares que se aplican pata archivistica también pueden ser utiles para la gestion documental, son los EAD (Encoded Archival Description) (http://leweb.loc.gov/ead). Estos meta- datos dan informacién sobre los instrumentos de descripcion, las relaciones jerarquicas entre los nive- les de descripcion, facilitando la navegacion entre la 58Gestion. Conjunto de tareas de planificacion, organizacién, direccién y control de acciones y recursos. Gestion documental. Conjunto de actividades gue permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con creacion, recepcion, organizacion, almacenamiento, preservacion, acceso y difusion de los documentos. Indexacion. Sistema de representacion de elementos mediante lenguajes documentales o naturales. Manual de procedimientos del SGD. Documento con las instrucciones, los procedimien- tos y las herramientas relacionados con la gestion documental de la organizacion. Mapa de documentos. Inventario de docu- mentos donde se describen el detalle y las caracteris- ticas de cada documento. Metadatos. Datos sobre un documento elec- tronico que permiten identificarlo y registrar sus caracteristicas a largo plazo. 93Llanso i Sanjuan, Joaquim. Gestion de documentos: definicion y andlisis de modelos, Vitoria: Gobierno Vasco, Departamento de Cultura, 1993. Megill, Kenneth A.; Schantz, Herbert FE Document management: nen technologies for the information services manager, Londres: Bowker-saur, 1999. Pérez Almarza, Valentin; Diaz Turré, Ferran. Requisitos para una solucion de gestion documental en un organismo, Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2008. Roberge, Michel. La gestio dels documents adminis- tratius, Barcelona: Diputacid de Barcelona; Associacié d’Arxivers de Catalunya, 1993. Roberge, Michel. La esencial de la gestién documen- tal: sistemas integrales de gestién de los documentos analégicos y de los documentos electrénicos, Quebec: Gestar, 20006. Rockley, Anna; /e a/./. Managing enterprise content: a unified content strategy, Berkeley (CA): New Riders, 2003. Serra Serra, Jordi. Los documentos electrinicos: qué sony como se tratan, Gijon: Ediciones Trea, 2008. oo‘enyrtnd aia