1/12/2015 Review 

of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

FES

SECTION of DOCUMENT:

5. Company Law
5.1 Types of company available, their advantages and
disadvantages
5.1.1 Botswana
5.1.2 Malawi
5.1.3 Namibia
5.1.4 South Africa
5.1.5 Swaziland
5.1.6 Tanzania
5.1.7 Zambia
5.1.8 Zimbabwe
5.2 Foreign companies
5.3 Company formation
5.3.1 The Private Company
5.3.2 The Public Company
5.3.3 The Company Limited by Guarantee
5.3.4 The Close Corporation (and private business
corporation in Zimbabwe)
5.4 Management of a company: division of power between
shareholders and directors
5.5 Directors
5.5.1 Qualifications of directors
5.5.2 Appointment of Directors
5.5.3 Duties of directors
5.5.4 Removal of Directors
5.6 Disclosure and accounting requirements
5.6.1 Rules applying to private and public companies
5.6.2 Rules applying to the Close Corporation (and private
business corporation in Zimbabwe)
5.7 Liquidation and Rescue Procedures

[page­number of print ed.:69]

5. Company Law

In each country surveyed, there are three types of company, which have

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 1/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

common characteristics: the private company, the public company and the
company limited by guarantee. Each of these company forms has changed very
little in over 100 years (and can be traced back to English company law of the
nineteenth century). Only three countries ­ Namibia, South Africa and
Zimbabwe ­ have developed a more modern corporate vehicle, which is
especially suited to meet the needs of the small business (which is known as
the ‘close corporation’ in Namibia and South Africa, and as the ‘private
business corporation’ in Zimbabwe).

5.1 Types of company available, their advantages and disadvantages

5.1.1 Botswana
There are three types of company available to entrepreneurs in Botswana:

Private limited company;
Public limited company; and
Company limited by guarantee.

These three types of company have the same basic characteristics as their
counterparts in other surveyed countries.

A private limited company is one which by its Articles:

i.  limits the number of its members to not more than fifty;
ii.  restricts the right to transfer its shares; and
iii.  prohibits any invitation to the public to subscribe for its shares (or
debentures).

A public limited company is free from such restrictions but is subject to more
stringent reporting requirements by the Companies Act. A public company is
also more expensive to administer because of accounting and other rules.

A company limited by guarantee is one in which the members
[page­number of print ed.:70]

guarantee to pay a certain amount in the event of the company being wound
up. Such companies are typically used for non­profit making ventures such as
charities, schools and clubs.

The overwhelming majority of companies in Botswana are private companies
limited by shares. Virtually every small and medium sized business, which is
registered as a company, is registered as a private limited company. In
comparison with a public company, a private company is cheaper to form and
has fewer registration rules and other formalities. The main disadvantage of a
private company is that it cannot issue invitations to the public to buy its
shares. For this reason, large companies with shares quoted on the Stock
Exchange are registered as public companies.

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 2/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

In comparison with the sole trader (or partnership), the private company:

has a separate legal personality from that of its owners (shareholders).
Therefore, it is the company (and not the business owners) that has
responsibility for the debts and obligations of the business. It is the
company that makes contracts, employs staff and opens a bank account;
offers limited liability. The liability of shareholders in a company is
limited to the amount that they promise to pay for their shares ­ this is
often a nominal amount, such as P100 where the company issues one
hundred one pula shares. Only in very exceptional circumstances can the
directors or shareholders be made liable for the debts of the company;
and
offers ‘perpetual succession’ ­ meaning that a company is not affected
by the death of its shareholders or directors. Since a company is a
separate legal person, it continues to exist after the death of the person(s)
who managed its affairs. In such circumstances, it is thus much easier
for someone in the family to continue the business, or to sell it to another
person.

5.1.2 Malawi
The following types of company are available in Malawi:

a.  a company limited by shares which means a company
[page­number of print ed.:71]

having the liability of its members limited to the amount, if any, unpaid
on the shares respectively held by the members;

b.  a company limited by guarantee which means a company having the
liability of its members limited to such amount as the members
respectively undertake to contribute to the assets of the company in the
event of its being wound up; and
c.  an unlimited company which means a company not having any limit on
the liability of its members.

Businesses are invariably formed as companies limited by shares, which may
be either public or private limited companies (with similar characteristics to
their counterparts in Botswana).

5.1.3 Namibia
The following types of company are available in Namibia:

a.  Pty limited company (private company limited by shares) registered in
terms of the Companies Act, 1973 (Act 61 of 1973);
b.  Limited company (public company limited by shares) registered in terms
of the Companies Act, 1973 (Act 61 of 1973);
c.  Close corporation, registered in terms of the Close Corporations Act,
1988 (Act 26 of 1988); and

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 3/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

d.  A section 21 company, being a company not for gain, registered in terms
of the Companies Act, 1973 (Act 61 of 1973)

The close corporation has particular relevance to SMEs, since it offers the
benefits of incorporation such as (limited liability) with minimal compliance
requirements. The Namibian consultant’s report indicates that only a close
corporation can be formed without an attorney’s assistance. It is by far the
cheapest and easiest way to form a company.

The limited company is favoured by larger enterprises, as it is only type of
company that can be listed on the stock exchange.
[page­number of print ed.:72]

5.1.4 South Africa
Under South African law, there are essentially four types of company
structure:

the private company;
the public company;
the company limited by guarantee; and
the close corporation.

The private company is one of the most common forms used by smaller
businesses. It has a share structure, independent legal existence and offers
limited liability for its members. As in other countries, the South Africa private
company is limited to a maximum of 50 members and the transfer of shares
must be restricted in some way.

The public company form is used by larger businesses, as there is no limit on
the number of members that it may have. In a public company, the transfer of
shares must be unrestricted. Only public companies are able to list on the
Johannesburg Stock Exchange. Public companies are subject to more stringent
reporting requirements in terms of the Companies Act, and can be more
expensive to administer.

The company limited by guarantee (also known as an association incorporated
under section 21) does not have a share structure, although it has an
independent legal entity. Instead, members guarantee the liabilities of the
company ­ usually for nominal amount, such as R2. The profits of this type of
company may not be distributed in any way to the members and must instead
be used in pursuit of the main object of the company. It is therefore used most
commonly by altruistic organisations, sporting associations, charity groups and
the like.

The close corporation is a form introduced fairly recently (1984) to cater
specifically for small businesses in South Africa. The close corporation has an
independent legal personality, but is limited to a maximum of 10 members,
who own not shares but instead have an interest in the corporation which is
expressed as a percentage. Administrative costs are kept to a minimum. The
close corporation
http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 4/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

[page­number of print ed.:73]

can perhaps best be understood as a partnership with independent legal
existence and limited liability for members. Due to various restrictions, it is
unsuitable for anything other than a small business.

5.1.5 Swaziland
The following types of companies that may be registered in Swaziland:

A company having a share capital, which may take the form either of a
private or of a public company; and
A company having no share capital (or limited by guarantee).

A public company has the following characteristics:

i.  it has a minimum of seven (7) members. There is no limit on the
maximum number of its members;
ii.  it allows the transfer of its shares to the public; and
iii.  its name ends with the word ‘Limited’ (or ‘Ltd’).

In comparison, a private company has the following characteristics;

i.  a minimum of two and a maximum of fifty members;
ii.  it must restrict the sale and transfer of its shares; and
iii.  its name ends with the words ‘Proprietary Limited’ (or ‘(Pty) Ltd’).

A public company has the flexibility of selling and transferring its shares to the
general public. This enables its members to transfer and dispose its shares
easily. The shares and debentures of a public company may be listed for trade
on the stock market subject to the rules of each stock market. A listed company
may acquire substantial capital from the public. The fact that members are
drawn from the general public results in impersonal relationship between the
shareholders who own the company and the directors who manage it.

The constitution of a private company must restrict the offer and sale of its
shares to the public. The shareholders of a private company may enter into a
shareholder's agreement, in terms of
[page­number of print ed.:74]

which they restrict the sale of the company’s shares to specified persons or a
specified class of persons. In the shareholders agreement, the members may
also regulate matters such as the exercise of voting power, voting procedure,
etc. Such self­regulation enables the members to adopt procedures with which
they are most comfortable.

A company limited by guarantee is usually not for gain. It is formed in
accordance with section 21 of the Companies Act. Profit making is not the
main object, which is often to promote communal or group interests such as
culture, arts, religious matters, academic matters, charity recreation, etc. This
http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 5/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

form of company has no share capital, and depends largely upon donations for
its administration expenses and voluntary services for its labour. The
advantage of this company form is that it empowers individuals to join
together to pursue or promote matters of mutual interest without the risk of
being personally sued should the project fail.

5.1.6 Tanzania
In Tanzania, there is no close corporation, only private and public companies.
These two companies have similar characteristics to their counterparts in the
other countries surveyed.

5.1.7 Zambia
In Zambia, there are three main types of company structure available:

the private company;
the public company; and
the company limited by guarantee.

A private company has the following characteristics:

i.  A minimum of two and a maximum of fifty members;
ii.  A restriction on the right to transfer its shares; and
iii.  A prohibition on any invitation to the public to subscribe for its shares or
debentures of the company.

The Companies Act prohibits any private company limited by shares from
transacting business or exercising any borrowing powers or incurring any
indebtedness unless consideration, whether in cash or in kind to the value of
not less than fifty thousand Kwacha has been paid for the issue of its shares,
and a declaration to the effect that this requirement has been satisfied is signed
by one of the directors or secretary and filed with the Registrar of Companies.

A public company must always have a share capital. By the Companies Act, a
public company is one whose articles do not restrict the right to transfer shares
other than ­

a.  a restriction on the right to transfer any shares on which there is unpaid
liability; or
b.  a restriction on the right to transfer shares issued to directors or other
officers or employees exercising any rights or options.

A public company must satisfy certain conditions before it is allowed to
operate. The Registrar issues a certificate of compliance on application to him
by the company, confirming that the nominal value of the company's allotted
share capital is not less than the authorised minimum. The „authorised
minimum" is ten million Kwacha or such larger or smaller amount as may be
prescribed.

A company is limited by guarantee when its members limit their liability by

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 6/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

guaranteeing to pay a certain amount in the event of the company being
winding up. A company is limited by guarantee may not carry on business for
the purpose of making profit for its members nor for anyone concerned in its
promotion or management. A company is limited by guarantee is therefore
only appropriate for persons wishing to carry on community service, or
charitable work, or the furtherance of some other non­profit objective such as
the conversation of nature, wildlife, environment etc.

If a company limited by guarantee conducts business for gain or profit, each
member and officer of the company incurs individual liability for the discharge
of all debts and liabilities incurred by the

[page­number of print ed.:76]

company. In addition, each individual member or officer is liable on
conviction to a fine of not more than thirty thousand Kwacha for each day on
which that business is carried on.

5.1.8 Zimbabwe
There are three types of company available to the entrepreneur in Zimbabwe,
each of which appears to be very similar to its South African counterpart:

The private company (similar to the South African private company);
The private business corporation (similar to the South African close
corporation); and
The public company (similar to the South African public company).

5.2 Foreign companies
Each country surveyed appears to have similar rules relating to ‘foreign
companies’. In each country, a ‘foreign company’ is defined as a company,
which is incorporated (established) in another country. For example, a
company, which is incorporated in Botswana, will be regarded as a ‘foreign
company’ if it seeks to do business in Malawi or in Zimbabwe. Each country
has similar registration rules, which apply to such foreign companies.

For example, in Namibia, a foreign company is defined as a company
established in another country other than the Republic of Namibia. Within
twenty­one days of establishing a place of business in Namibia, a foreign
company is required to register the following documents with the Registrar of
Companies:

a.  A certified copy of the memorandum of the company, and ­ if the
memorandum is not in the official language of the Republic of Namibia
­ a certified translation thereof in English;
b.  A notice in the prescribed form of the registered office and postal
addresses of the company. This form (CM22) has to be lodged in
duplicate stamped with a N$ 2 revenue stamp;

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 7/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

[page­number of print ed.:77]

c.  The consent of and the name and address of the auditor of the company
(which must be a Namibian Auditor). For this purpose, Form CM 31 has
to be lodged, stamped with a N$ 2 revenue stamp;
d.  A notice of the financial year of the company. Form CM 49 has to be
lodged, stamped with a N$ 50 revenue stamp plus annual duties
calculated at N$ 4 for each N$ 10 000 issued share capital and premium
account with a minimum of N$ 80;
e.  A list in the prescribed form, CM 29, containing particulars ­ 
1. in respect of each director, his/her full forenames and surname,
nationality, occupation, residential, business and postal addresses and
the date of appointment; 
2. in respect of the local manager and in respect of the secretary his/her
full forenames and surname, nationality, occupation, residential,
business and postal addresses, the date of appointment, and in the case
of any local manager or secretary being a corporate body, its registered
office; 
3. the name and address of the auditor of the company in the Republic of
Namibia. This form has to stamped with a N$ 2 revenue stamp; and
f.  A notice in the prescribed form (CM 37) stamped with a N$ 2,00
Revenue stamp of the name and address of the person authorised by the
company to accept service on behalf of the company (this person is
known as the ‘documentary agent’ for the foreign company).

In Zambia, a foreign company is obliged to appoint a least one and no more
than nine individuals as „local directors". The local directors should be
authorised to conduct and manage all the affairs, properties, business and other
operations of the company in Zambia. At least one local director of the
company shall be resident in Zambia and where the company has more than
two local directors, more than half of them shall be residents of Zambia.
Failure to comply with this requirement for more than two months would
constitute a ground for winding up of the court on the application of the
Registrar of Companies. Other country

[page­number of print ed.:78]

reports have no reference to similar rules.

The rules on winding­up of foreign companies appear to be similar in all
countries. For example, in Zambia, where a winding up order is made against
a foreign company by a court of the country of incorporation (or where a
resolution to wind up has been passed by the general meeting of the company),
the company’s documentary agent and local directors are required to lodge a
notice to that effect with the Registrar of Companies within twenty­eight days
after the event.

In Zambia, a foreign company may be wound­up in accordance with the
provisions of the Companies Act whether or not the company has been
dissolved or has otherwise ceased to exist according to the law of the country
of its incorporation. For purposes of such winding up, a foreign company is

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 8/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

treated as if it were a company incorporated in Zambia. A foreign company
may be wound up by the High Court on the following grounds:­

a.  if it is the course of being wound­up, voluntary or otherwise, in the
country of its incorporation;
b.  if it is dissolved in the country of its incorporation or has ceased to carry
on business in Zambia, or in carrying on business for the purpose of
winding up it affairs; and
c.  If the court is of the opinion that the company is being operated in
Zambia for any unlawful purpose.

A foreign company operating in Zambia may also be wound up for all the
other reasons that would justify the winding up of any other company,
namely:­

i.  if the company has by special resolution resolved that it be wound up by
court order;
ii.  where the company has failed to commence its business within twelve
months after its incorporation or has suspended its business for twelve
months;
iii.  if the company is unable to pay its debts;
iv.  where the company's articles provide that the company shall exist for a
specified duration, at the expiry of that period, or where the company is
intended to achieve a

[page­number of print ed.:79]

certain goal, on attainment of that goal or event;

v.  if the number of members is reduced below two; or
vi.  if, in the opinion of the court, it is just and equitable that the company
should be wound up.

The Registrar of Companies may also petition for the winding up of a
company on account of the company's persistent failure to comply with the
provisions of the Companies Act.

Where a foreign company ceases to have an established place of business in
Zambia, it is required within twenty­eight days after so ceasing, to lodge a
notice of that fact with the Registrar of Companies. Where the Registrar has
reason to believe that a foreign company has ceased to have an established
place of business in Zambia, he shall serve a notice on the company of that fact
and if after three months of the notice the Registrar is not satisfied that the
foreign company is maintaining an established place of business in Zambia,
the company shall be deemed to have lodged a notice of cessation of business
on that day.

5.3 Company formation
From section 5.1 above, it can be seen that there are four main types of
http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 9/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

company form available in the countries surveyed:

the private company;
the public company;
the company limited by guarantee; and
the close corporation (known as the private business corporation in
Zimbabwe).

However, it should also be noted that the corporate form which has been
specifically developed to meet the needs of the modern small business ­ the
close corporation or private business corporation ­ is only available in
Namibia, South Africa and Zimbabwe.

In all countries surveyed, similar rules apply to the formation of each of these
types of company.

[page­number of print ed.:80]

5.3.1 The Private Company
The formation of a private company follows a virtually identical procedure in
each country surveyed. The provisions of the Botswana Companies Act are
typical. The Act states that in order to form a private company, the following
documents must be delivered to the Registrar of Companies:

Copies of the Memorandum of Association and Articles of Association
(if any, see below);
A declaration by an attorney engaged in the formation of the company,
or by a person named in the Articles as a director or secretary of the
company, that the requirements as to registration have been complied
with;
A registration fee must also be paid to the Registrar, calculated in
relation to the amount of the company's nominal capital. The minimum
fee is currently P240, payable where the nominal capital is P3 000 or
less.

The rules regarding the content of the Memorandum of Association and
Articles of Association also appear to be virtually the same in all surveyed
countries. The Memorandum is the company's constitution or charter, which
defines its identity and the scope of its activities. The Memorandum must state:

a.  the name of the company,
b.  the objects of the company,
c.  that the liability of members is limited, and
d.  the company's share capital or, if it is limited by guarantee, a statement
of the amount guaranteed by its members.

Each surveyed country has similar rules regarding the scope and content of
these four clauses. By way of example, the rules in Botswana are that:

(i) Regarding the Name Clause

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 10/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

There is a general freedom to choose any name for a company, subject to the
following restrictions:

(a) The last word of the name must generally be „Limited", and if the company
is a private company, the term „(Proprietary)"

[page­number of print ed.:81]

must be added before „Limited". In the company's day­to­day business, these
words may be abbreviated to „Ltd" and „(Pty)";

(b) No company may be registered with a name which is identical to one
already registered or which so nearly resembles any such name as to be
calculated to deceive;

(c) Unless otherwise ordered by the Minister, the Registrar may refuse to
register a name which in his opinion is calculated to mislead the public, or to
cause offence to any person or class of persons, or is suggestive of blasphemy
or indecency;

(d) Without the consent of the Minister, no company may be registered with a
name which includes the words „Commonwealth", „Government", „national",
„President", „State", „United Nations" or any other word(s) which import or
suggest that it enjoys the patronage of the President or of the Government of
Botswana, or of the government of any other country or of any department of
any such government or of the United Nations; and

(e) The use of certain other words is restricted by various other statutes. In
particular, no person other than a licensed financial institution may, without
the prior written consent of the Bank of Botswana, use the words „finance",
„loan", „credit", „savings", „trust" or „bank", or any of their derivatives in any
language, or any other word indicating or implying the doing of banking
business in the name, description or title under which such person is doing
business in Botswana;

Written application can be made to the Registrar to reserve a name pending the
registration of a company. Such reservation shall be for a period of 30 days or
such longer period, not exceeding 60 days, as the Registrar may allow for
special reasons.

If a company, through inadvertence or otherwise, is registered with a name that
conflicts with any of the above provisions, the Minister within five years of the
registration of that name may order the company to change it. A company may
also change its name voluntarily, by special resolution and with the written
approval of the Registrar.

If a company which has a place of business in Botswana carries on
[page­number of print ed.:82]

business under a name which is not its corporate name, it must register that
name in accordance with the Registration of Business Names Act [cap. 42:04],
http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 11/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

as discussed at 4.4 above.

(ii) Regarding the Objects Clause

The Companies Act places virtually no restrictions on the extent of a
company's objects clause. This clause is of vital importance, since at common
law a company is governed by the ultra vires rule and may only engage in
activities which are expressly or impliedly authorised in its objects clause. If a
company purports to make a contract (or to undertake any act) which is ultra
vires the objects clause, such a contract is void and cannot be ratified by the
company even if all the members consent. Consequently, the draftsman of a
company's memorandum endeavours to draft its objects clause as widely as
possible, so as to include every conceivable business activity that the company
may wish to undertake in the future.

(iii) Regarding limitation of liability

Whether the company is limited by guarantee or by shares, this clause simply
states that the liability of members is limited. The nature of the limitation is set
out in the clause, which follows.

There are, however, circumstances in which the privilege of limited liability
may be lost:

(a) if the number of members falls below the legal minimum (which is two in
the case of a private company and seven in the case of a public company), and
remains less than that number for six months, every person who becomes or
remains a member of the company while that situation continues after the six
months has expired is personally liable for the debts of the company incurred
while he remains a member and is aware of the position; and

(b) if, in the course of a winding­up or the judicial management of a company
or otherwise, it appears that any business of the company was being carried on
recklessly or with intent to defraud creditors, the court may declare that any
person (including a member) who was knowingly a party thereto shall be
personally responsible without limitation of liability for such debts

[page­number of print ed.:83]

or liabilities of the company as the court directs.

(iv) Regarding the Capital Clause

In the case of a company limited by shares, the memorandum must state the
amount of (nominal) share capital and its division into shares of a fixed
amount. The nominal share capital represents the maximum value of shares
that a company is authorised to issue. It is on this amount that the registration
fee is based. The nominal capital can subsequently be increased.

(v) Regarding the Association Clause

In this clause, the subscribers to the memorandum declare that they desire to
http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 12/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

be formed into a company and agree to take the number of shares shown
opposite their respective names. There must be at least seven subscribers for a
public company and two for a private company. Each subscriber must sign the
memorandum in the presence of at least one witness who must attest the
signature. Opposite the signature of each subscriber and each witness there
must be written his full name, occupation and full residential or business
address.

In all countries surveyed, a private company must have Articles of Association.
The Articles contain regulations which govern the internal management of the
company and the conduct of its business. An indication of the matters normally
regulated by the articles is given by reference to the divisions of Table A in the
Companies Act in Botswana, which are: Interpretation, Share Capital and
Variation of Rights, Lien, Calls on Shares, Transfer of Shares, Transmission of
Shares, Forfeiture of Shares, Conversion of Shares into Stock, Alteration of
Capital, General Meetings, Notice of General Meetings, Proceedings at
General Meetings, Votes of Members, Directors, Borrowing Powers, Powers
and Duties of Directors, Disqualification of Directors, Rotation of Directors,
Proceedings of Directors, Managing Director, Secretary, The Seal, Dividends
and Reserve, Accounts, Capitalisation of Profits, Notices, Winding­Up, and
Indemnity. Many of these matters are considered further in the relevant parts
of this chapter.

A company limited by shares can choose whether to register its

[page­number of print ed.:84]

own articles, or to rely upon the model set of articles contained in Table A of
the First Schedule to the Companies Act. The Table A articles apply to any
company limited by shares in so far as they are not excluded or modified.

In Botswana, the professional fees payable to an attorney who assists in the
formation of a private company depend primarily upon the complexity of the
matter, but are normally around P1,000. Company agents also offer this
service, but do so in breach of the Legal Practitioners Act [cap. 61:01], which
provides that only a practising advocate, attorney, notary or conveyancer may
draw up for a fee or reward any memorandum or articles of association. The
typical fee for an "off the shelf" company (that is a shell company which has
been registered but is not carrying on business) is approximately P1,750.
Approximately similar fees appear to be charged in the other surveyed
countries.

5.3.2 The Public Company
In all surveyed countries, the formation of a public company is essentially
similar to that of a private company. However, before a public company may
commence trading, the law usually requires that the Registrar of Companies
must have issued a certificate of compliance. This certificate is issued when
the Registrar is satisfied that the nominal value of the company's allotted share
capital is not less than the „authorised minimum". For this purpose, a statutory
declaration which must be signed and delivered to the Registrar stating the
http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 13/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

amount of capital paid up at the time of the application, and the amount, or
estimated amount of the preliminary expenses that have been paid or is
payable. In Zambia, for example, the "authorised minimum" means ten
million Kwacha or such larger or smaller amount as may be prescribed.

5.3.3 The Company Limited by Guarantee
It appears that in all countries, the procedure for formation of a company
limited by guarantee is similar to that of a private/public company. However,
because this type of company does not have a

[page­number of print ed.:85]

share structure, the articles of association usually have to be more carefully
prepared, which will affect the costs of professional assistance.

5.3.4 The Close Corporation (and private business corporation in
Zimbabwe)
The formation procedure for this type of company appears to be very similar in
each of the three countries, which offer this corporate form ­ Namibia, South
Africa and Zimbabwe.

In South Africa, for example, close corporations are regulated by the
provisions of the Close Corporations Act, 1984. A close corporation must be
registered with the Registrar of Close Corporations in Pretoria by the
registration of the necessary forms including the founding statement of the
corporation and the details of members. In comparison with other types of
company, registration of a close corporation is a simpler procedure (far fewer
forms are used), and correspondingly less expensive. It may be completed in
between 1 and 4 weeks for a cost ranging between approximately R750 and R2
000. A close corporation is only required to have one member upon formation.

5.4 Management of a company: division of power between
shareholders and directors
In the case of private and public companies, similar rules apply in all countries.
In general, the directors are responsible for the daily running of the company,
and therefore constitute the executive management of the company. The
specific powers of the directors of the company will be set out in the articles of
association of the company. Shareholders are responsible for the appointment
of directors, and their decisions are required in certain instances where special
resolutions must be passed (for example, in order to amend the memorandum
or articles of association of the company). No country in Southern Africa
requires the „dual system" of company management that is found in some
European countries such as Germany, consisting of a managing board
(Vorstand) and a supervisory board (Aufsichtsrat, with employee

[page­number of print ed.:86]

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 14/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

representation in certain circumstances).

Different rules apply to close corporations. A close corporation is similar to a
"partnership" in that no distinction is made between members and directors.
Instead, all members are capable of and responsible for, the administration of
the corporation. The specific rights and duties of individual members may,
however, be regulated and limited by an agreement, known as an association
agreement, entered into between all the members.

5.5 Directors
The rules on company directors are generally similar in all countries surveyed.
This is an area of law, which gives a high degree of flexibility and autonomy
to individual companies. As a general rule, issues such as who is eligible to be
appointed as a director, the number of directors to be appointed, and the
manner of their appointment, are regarded as internal matters, to be decided by
the company’s Articles of Association. The only significant exception to this
principle is in relation to the residential qualifications of directors, where the
rules in Botswana, Malawi, Zambia and Zimbabwe impose certain restrictions
(see next section).

5.5.1 Qualifications of directors
The general rule in all countries surveyed is that a company director does not
need any formal qualification. For example, a director of a company is not
required to have expert knowledge specific to the industry or business within
which the company operates. A director is also not required by the general law
to be directly involved with the day to day running of the company.

Unless the Articles specifically so provide, a director is not required to be a
shareholder in the company. The general rules on share qualification are
summarised in the report from Swaziland, and appear to be relevant in all
surveyed countries:

The qualifications for Directors appear in the articles. Each company
determines whether its

[page­number of print ed.:87]

Directors are required to have qualifying shares or not. Where qualifying
shares are stated in the articles a nominated Director who fails to satisfy
the requirement cannot take up his post as Director. If a nominated
Director takes up his post as such without satisfying the requirement he
shall be liable for an offence. However decisions of the board taken with
the participation of a Director who failed to satisfy the requirements
remain valid.

The only significant difference between the laws of the surveyed countries is
in relation to the residential qualifications of directors:

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 15/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

In Botswana, at least one director of the company must be resident in
Botswana;
In Malawi, every company must have at least three directors, the
majority of whom must be resident in Malawi;
Namibia has no limitations on the nationality or residence of directors;
In South Africa, there are also no nationality or residence requirements
in respect of directors;
In Swaziland also, there are no nationality or residence requirements in
respect of directors;
Similarly, in Tanzania, there are no nationality or residence
requirements in respect of directors;
In Zambia, the rule is that more than half of the directors of a company
­ including where applicable the managing and at least one executive
director ­ must be resident in Zambia; and
In Zimbabwe, a company must have not less than two directors, at least
one of who must be ordinarily resident in Zimbabwe.

Most countries appear to have rules requiring disclosure of the nationality of
directors ­ for example, on the company’s letterhead.

5.5.2 Appointment of Directors
The rules on appointment of directors appear to be uniform in the

[page­number of print ed.:88]

surveyed countries. The method of appointing directors is regarded as an
internal matter, governed by the Articles of the company. The names of first
directors are usually stated in the Articles of the company (and unless
otherwise stated, the first subscribers are also deemed to be the first directors).
Directors are thereafter appointed by the shareholders of the company in a
general meeting. In order to give shareholders the opportunity to consider the
merits of each director individually, it appears that in each country, the
relevant Companies Act prohibits the appointment of two or more directors by
the same resolution at a general meeting, unless a resolution that this be done
has first been passed without dissent.

In all countries, a company is required to enter the directors’ names and other
particulars in a register of directors, and to state his/her name on all business
letters, quotations and order forms.

5.5.3 Duties of directors
Once again, there are general common law and statutory principles which
apply in all surveyed countries. As an agent of the company, a director owes
two basic duties: to exercise his powers in good faith in the interests of the
company, and to act with reasonable care and skill. These principles were
originally developed at common law in the English courts and in the countries
surveyed, they have been supplemented by some statutory provisions.

A director’s duty to exercise all powers in good faith in the interests of the
http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 16/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

company originates from the fiduciary relationship existing between a director
and the company. This relationship arises because a director is appointed by
the company to a position of trust, which must not be abused. Three specific
rules flow from this principle:

a.  A director must not perform an illegal or unlawful act on behalf of the
company. If a director breaks this rule and the company suffers loss, the
director will be liable to compensate the company for such loss.
b.  A director must account to the company for any secret profit obtained by
virtue of his position. A director should therefore avoid any conflict
between his personal interests

[page­number of print ed.:89]

and those of the company, and should obtain the company’s consent to
any unwarranted economic benefit.

c.  In exercising their powers, directors must act in the interests of
shareholders as a whole, rather than in the interests of a class of
shareholders or in the interests of some other group such as employees
or creditors of the company.

There is also a duty to act with reasonable care and skill, which is not very
demanding. A director is merely required to exercise that degree of care and
skill which can reasonably be expected from someone with his knowledge and
experience. Those company directors who are appointed in a non­executive or
part­time capacity are not expected to give continuous attention to the
company’s affairs.

In the surveyed countries, the respective Companies Acts appear to extend the
common law rules in three respects. Firstly, a director is not permitted to
contract out of his duties to the company. Any provision of the articles or of
any contract for exempting any director (or any other officer or auditor) from
any liability, or indemnifying him against any liability, or for any negligence,
default, breach of duty or trust towards the company is void.

Secondly, a director who is interested in any way, whether directly or
indirectly, in a contract or proposed contract with the company must declare
the nature and full extent of his interest at a meeting of the directors.

Thirdly, in order to prevent directors from abusing their position, the
respective Companies Acts provide that a company may not make a loan of
money or other property to any of its directors, or enter into a guarantee nor
provide security for a loan to such a person. However, this prohibition
generally does not apply:

I.  to a private company where all the members consent;
II.  (to anything done to assist a person in the performance of his duties,
provided the arrangement has received the prior approval of members at
a general meeting, or such approval is given at the next general meeting,
or the loan

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 17/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

[page­number of print ed.:90]

is repaid (or the arrangement is discharged) within six months thereafter;
or to a company whose ordinary business includes the lending of money
or the giving of guarantees, and the arrangement is made in the ordinary
course of that business.

5.5.4 Removal of Directors
Here again, the rules, which apply in the surveyed countries, appear to be
similar. Procedures for the removal of directors are laid down in the Articles of
the company. A fundamental rule which is to be found in the relevant
Companies Act of each country is that the shareholders in general meeting
always have the power to remove a director from office, notwithstanding
anything to the contrary in the memorandum or articles of association of the
company. This rule is intended to promote shareholder democracy, and to
ensure that a company director can always be removed by the ‘owners’ of the
company.

5.6 Disclosure and accounting requirements
Similar disclosure rules apply to private and public companies in all surveyed
countries, although different rules apply to close corporations, which are
considered separately below (see 5.6.2, below).

5.6.1 Rules applying to private and public companies
The disclosure or publicity requirements are intended to protect persons
dealing with a company. In each surveyed country, the Companies Act
therefore requires publicity to be given to certain aspects of the company’s
affairs. This publicity is achieved in two main ways: by the lodging of certain
documents with the Registrar, and by requiring the company to maintain
certain registers at its registered office.

The various Companies Acts generally require that the following information
must be maintained on the company’s file at the office of the Registrar of
Companies, and made available for inspection

[page­number of print ed.:91]

by the public:

a.  The company’s memorandum and articles;
b.  A statement of the address of the registered office;
c.  The annual return with details of the company’s shareholders, officers
and issued capital (see below);
d.  A copy of any special resolution and of certain other resolutions such as
those altering the company’s capital;
e.  Certain notifications of court action such as an order in connection with
a variation of class rights or in connection with a winding up.
http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 18/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

In some countries, details of certain mortgage bonds must also be registered in
the company’s file at the office of the Registrar of Companies (in other
countries, these same details are to be registered at the Deeds Registry).

In all surveyed countries, every private and public company must have a
registered office. This requirement often proves inconvenient and
comparatively expensive for small companies, which employ the offices of a
legal practitioner or accountant to act as their registered office.

A company’s registered office has two main functions. Firstly, it is the address
to which all communications and notices may be sent, and at which all legal
process may be served. Any notice, order or other document which has to be
served on a company may be served by leaving it at, or sending it by prepaid
registered post to, the registered office.

Secondly, the registered office is a place where certain information about a
company may be obtained by shareholders and/or members of the public. The
Companies Acts of the surveyed countries generally require that the following
documents should be kept at the registered office:

i.  a register of members, except in certain limited circumstances when it
may be kept elsewhere
ii.  copies of the books containing the minutes of proceedings of any general
meeting of the company;
iii.  a register of directors’ shareholdings and debentureholdings;

[page­number of print ed.:92]

iv.  a register of directors and secretaries; and
v.  a register of mortgages, notarial bonds and debentures,

These registers must be available for inspection by shareholders of the
company on the terms specified in the various Companies Acts. The registers
referred to in (i), (iv) and (v) may also generally be inspected by any member
of the public.

The rules on the Annual Return also appear to be similar in all surveyed
countries. The relevant Companies Act generally requires that in every
calendar year from the holding of its first annual general meeting, a company
must file with the Registrar of Companies an annual return specifying certain
information regarding the company’s shareholders, officers and issued share
capital. This rule is a further inconvenience for the small company which may
have to employ a company secretary in order to ensure its compliance with this
(and other) disclosure requirements.

Publication of the company's name is dealt also with in the Companies Act of
each surveyed country. The general requirement is that every company must
have its name in legible characters:

a.  continuously displayed in a conspicuous position on the outside of every
office or place in which its business is carried on;
http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 19/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

b.  engraved on its seal, if any; and
c.  mentioned in all business letters, notices and other official publications,
cheques, orders, delivery notes, invoices, receipts, etc.

More stringent disclosure rules tend to apply to public companies, regarding
matters such as the presentation of a balance sheet, a directors’ report, and an
auditor’s report.

Similar rules appear to apply in all surveyed countries regarding Books of
Account. The typical requirement is that every company must keep proper
books of account with respect to:

all sums of money received and expended by the company and the
matters in respect of which the expenditure takes place;

[page­number of print ed.:93]

all sales and purchases of goods by the company; and
the assets and liabilities of the company.

These books must be maintained in such manner as to give a true and fair view
of the state of the company's affairs and to explain its transactions. They must
usually be kept at the company’s registered office or at such other place
approved by the directors, and must be open to inspection by the directors at
all times.

5.6.2 Rules applying to the Close Corporation (and private business
corporation in Zimbabwe)
In South Africa, an important distinction between a close corporation and a
private/public company is that close corporation is not required to appoint an
auditor: instead, it must appoint an "accounting officer", whose obligations are
much less stringent than those of an auditor. The close corporation must keep
accounting records that fairly reflect its status, affairs and transactions, and
these must be checked annually by the accounting officer. The corporation is
not, however, required to submit these documents to the Registrar of
Companies

5.7 Liquidation and Rescue Procedures
Rules on company liquidation also appear to be similar in the surveyed
countries. A company may generally be wound up either by the court or
voluntarily by resolution of the members. In both cases, once the winding­up
has commenced, the company must cease trading and the powers of the
directors are terminated subject to the appointment of a liquidator who is
responsible for gathering the assets of the company, paying off creditors and
distributing any surplus among the shareholders. When the liquidator has
completed the distribution of assets, in the case of a winding up by the court,
he/she applies to the Court for release from his/her duties, and in the case of a

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 20/21
1/12/2015 Review of business laws in Southern Africa. ­ Part 6

voluntary liquidation, the liquidator notifies the Court which gives notice
thereof to the Registrar and the company is deemed to be dissolved after three
months have expired. Only upon dissolution does the company cease to exist
as a legal entity and even then its existence may

[page­number of print ed.:94]

usually be revived within two years on application by the liquidator or an
interested person (for example where additional assets are discovered).

An alternative to liquidation available in Botswana, Namibia, South Africa,
Swaziland and Zimbabwe (and possibly also in the other countries) is known
as judicial management. The essence of judicial management is that the
company is placed by the court under the control of a judicial manager with
the object of avoiding liquidation, where there is a prospect that by proper
management the company will overcome its present financial difficulties.

The court may also direct that while the judicial management order is in force,
all actions and the execution of all writs, summonses and other processes
against the company be stayed and be not proceeded with without leave of the
court. An order containing such a direction effectively grants the company a
moratorium to inhibit litigation against the company and as such is considered
a fairly drastic remedy which will only be granted where there is a reasonable
prospect that the company will overcome its difficulties if it is granted such a
moratorium and if it is just and equitable to grant such an order.

There are normally two circumstances in which the court has a discretion to
place a company under judicial management:

a.  whenever application is made for the liquidation of a company on the
ground that the company is unable to pay its debts, or that it is just and
equitable that the company should be wound up, and the court is of the
view that if the company were placed under a judicial management order
there is a reasonable probability that the company would be able to meet
its obligations and to remove the occasion for liquidation, and the court
also considers it just and equitable that the company should be placed
under judicial management; or
b.  on the application of any member or creditor if it appears to the court
that by reason of mismanagement or other cause, it is desirable that the
company should be placed under judicial management.

© Friedrich Ebert Stiftung | technical support | net edition fes­library | November 2000

   

http://library.fes.de/fulltext/bueros/botswana/00619006.htm#E10E22 21/21