MANUAL SOBRE LA ORGANIZACION DE EVENTOS ‘Adaptado de:INTRODUCCION La organizacion de un evento requiere una amplia planificacion y wna serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo sucle realizarse a escasos mesea de la celebracién del evento, En la mayoria de las ocasiones, la organizacién parece que funciona como un zeloj, ya que los eventos se desarvollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificariGn anticipada es la clave para que un evento de un Capitulo sea todo un éxito. ESTABLECIMIENTO DE LA TEMATICA DEL EVENTO Cada evento se desarrolla en tomo a una tematica y un objetivo en el que se basaran la organizacién, el publice objetivo © los participantes, los invitados y al enfoque de marketing del evento. En témminos generales, un evento, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraera a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, asi como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento, Ademas, la temética del evento o del seminario tambien determinara el tipa de los canales de marketing que se ulilizaran con fines publicitarios. Esto tambien se aplica al equipo de organizacion que necesitara la tematica del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentardn el evento, SELECCION DE UN LUGAR DE CELEBRACION La seleccion de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la ervergadura se determina por el ntimero de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de cexposician, La ubicacion y el estandar de calidad del lugar de celebraciéa son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebracién y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisin. Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promocion in situ de su evento. Se debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones: + Capacitad de mostrar carteles/seftalizacién/ sefales de direccién + Cualquier tipo de restriccién para mostrar informacion sobre el evento. + Disponibilidad de conserjes/puntos de informacion, Visite las instalaciones. Bl director del higar de celebracion debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos, + Capacidad y tamaiios adecuados de la sala donde se celebrard el evento. + Flexibilidad para modificar la distribucién/mesas de la sala. + No existen obstmicciones visuales en la sala, kiminacion interior (lexibilidad para ajustar/oseurceer secciones). + Posibslidad de controlar la huz natural + Distraccion sonora limitada en vestibulos /detras de las paredes.+ Acceso cereano @ los ascos. Disponibilidad de equipos audiovistales. Casi todos los eventos incorporan uno o mas elementos de oquipos audioviswales. Confirme Ia disponibilidad de cada una de las siquientes opciones. Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalambrico) Micréfonos: sistema de solapa y pie de micro (n." necesarios|. Proyectores LCD y mandos a distancia portatiles, Tamaiios adecuados de pantallas y opciones de configuracien. Monitores de pantalla plana, pantallas de television para opciones de video. Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesories. ‘Tomas de corriente (n.” y ubicaciones en la sala) Justifique su presupuesto. Realice una compilacién de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuacién: Gastos de las instalaciones donde se celebrara el evento, Gastos de los servicios de restauracion, Gastos de alquiler de equipos audiovisuales, Gastos de servicios de oficina. Poliza de yaranila. Servicios gratuitos. Opciones de pago, Existen varias opciones para celebrar tin evento en un lugar de bajo coste. En funcién, de la envergedtira del evento, lugares de celebracion pueden ser las oficinas de un colega, un auuditorio o clase de la universidad, o un salon para eventos de un restaurante. Si esti pensando servir comida durante el evento, los gastos podrian aumentar considerablemente. Por otro lado, Ia comida atrae a gente a los eventos por lo que seria conveniente encontrar el lugar adecuado, 0 coordinar un servicio de restauracién en el evento, Es muy probable que los hoteles ofrezcan tn precio més clevado en lo que respecta a scrvicios de restatiracion, asi que debe confirmar con el personal del hatel si puede llevar comida a las instalaciones. (CREACION DE UNA “MAGNIFICA AGENDA” Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es importante crear un programa al que merezca Ia pena asistir. La agenda debe centrarse en tuna tiniea tematica y no abrumar alos asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario de medio dia tiene en cuenta las necesidades de los asistentes: 8:00 a.m. Llegada y desayuno 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida 9:00 a.m. Ponente de apertura 10:00 a.m, Descanso 10:15 a.m. Debates de pancles 11:30 am. Oltimos comentarios Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnifica agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuando desean asistir &dichos programas y cudindo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando establezca las fechas y las horas de su evento: Los asistentes prefieren programas de manana para los seminarios. Los asistentes prefieren eventos de agrailecimiento inmediatamente después del trabajo. . Los martes y los jueves son los dias predilectos para celebrar eventos, |. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes, Evite programar eventos en vacaciones y en visperas de vacaciones. ‘Tenga muy presente los requisites de viaje de los asistentes del evento tras cuestiones importantes: frjese una reputacion por comensar y Gnalizar con puntual REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOS. Las reuniones exitosas cuentan con una temética eapecifica y un piblico objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adccuados, inchiso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadares realizarin tuna lista principal de posibles invitados e informaran del evento a los medios de comunicacion. Esto funconara si trata de completar el mimero de asistentes ‘maquillando las estadisticas. Uno de los aspectos principales para lograr un éxito de asistencia a su evento es invitar a los posibles asistentes con antelacién, y recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia. Es importante’ suscitar interés en torno al evento. Las invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en dia suele ser aceptable confiar en la tecnologia para enviar las invitaciones. Pruebe este enfoque: 1, Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones. 2. Envie con antelacidn un mensaje de “reserve la fecha” en el procese de planificacién (en papel o en formato electrénico) 3. Envie una invitacion detallada, en la que se incluya os puntos destacados de la agenda (en pape! o en formato clectronico) 4, Vuelva a enviar Ia invitacion detallada con tna nota personalizada (en formato electronico) 5. Llame a los invitados e inviteles formal y personalmente al evento. ‘MARKETING ¥ PUBLICIDAD DEL EVENTO El marketing del evento es 1a tarea més importante y, con frecuencia, la mas desafiante cn la organizacion de eventos, y sucle considerarse como el factor mas importante de! exito de un evento. Esto se debe a que el numero de participantes en un seminario depende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad, Que el evento logre su objetivo 0 no depende en gran medida de la comerciabilidad de dicho evento, Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adeueado del seminasio y la estrategia correcta de marketing para conseguir el ndimero deseado de asistentes al evento, La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestas holgades optan por opciones de marketing de pago, como los periedicos. Tambien pueden enviarse comunicados de prensa a los principales periodicos, para dar a conocerel préximo evento, Ademés, también pueden adquirirse grandes pancartas y carteles publicitarios para anunciar el evento en zonas muy transitadas, Puede encontrar una opeidn de impresién econdmica en www.vistaprint.comau. Trabajan con 120 paises. Si utiliza publicidad smpresa, el pericdica o revista concretos que utilice deben tener el pptiblico objetivo de str evento como principal base de lectores. Ademas, todos los Soportes impresos deben estar redactados de forma atractiva, y tesaltar las grandes ventajas de participar en el evento, De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing “de guerrilla” también puede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podria realizar un envio masivo de faxes a empresas de dicho sector. Bl envio masivo de mensajes de correo clectronico se ha convertido en sino de los métodas mas rentables para llegar a grandes audiencias. Esto es realmente util si el organizador del evento ya cuenta con una base de datos. La Internet Society ha desarrollado una serle de merchandising que pueden ser distribuidos en los eventos de los eapitulos, Leer més, (COLABORACION CON PATROCINADORES Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuird a aumentar la credibilidad de dicho evento, ademas de reducit costes. Los patrocinadores también pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento, ademas, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los palrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos mismos. Algunos patrocinadores solicitan ademas que se comunique a los Participantes un breve mensaje de su empresa durante el evento. Mas informacion... (PDF) ORGANIZACION DEL PERSONAL Y TRABAJO CON LOS PONENTES Un seminario no tendria nunca éxito sin las personas que lo organizan, © sin los onentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento a ponentes de prestigio y buena reputacién, que offezcan a los participantes informacién importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, ademas de informarios con antelacion sobre los procesos logisticas, el calendario y el publica que se espera, Atienda ‘Sus necesidades especiales, si existen, como puede ser la solicitud de un retroprovector ode microfonos adicionales para utlizarlos en las sesiones de preguntas y respuesias. Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas relacionadas con 1a acomodacién, el registro, la atencién al cliente y las finanzas, Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el fin de eliminar la posibilidad de que se produzca alguna confusion 0 algin error. Para garantizar una jecucion impeceble, todos deben estar familiarizadas con nis funciones concretas, Esto puede garantizarse preparando na programacion detallada de los eventos, junto con la descripcidn de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo ideal es que un Jele de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el mundo desempeite ‘sus obligaciones de forma eficiente. Ademis, se delega en el jefe de proyecto la autoridadnecesaria para tratar con todas las partes, entre las que se incluyen los propietarios del local, los patrocinadores y los expositores que participen en cl evento, DIA D: PREPARACION, REGISTRO, ACOMODACION, COMENTARIOS ‘Todos los preparalivos y la planificacién del seminario, que conslituyen el 80% del total del abajo nevesario, producen en Ultimo término el evento en si, que puede durar solo unas horas 0 unos dias. El dia anterior al evento, visite el local para asegurarse de que todo esté conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los micréfonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener preparada uma lista con todo lo necesario, y trasiadarlo al local del evento al menos tin dia antes de sti celebracion, Las organizadores del evento deben comenzar a preparar el local, incluyendo la colocacién de adornos y carteles, el dia antes del evento, El dia del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora antes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para garentizar que todas las personas que accedan al evento estén autorizadas a hacerlo, Las etiquetas de identificacion, los obsequios de bienvenida y los folletos o programas del evento te enlzeganin en este punto, y los acomodadores mostrarn a los patticipantes sus asientos, El personal también sera responsable de ofecer asesoramiento o ayuda a los participantes durante el evento, Por tiltimo, deben distribuirse entre los participantes los formularios de comentarios y, a continuacién, recogerse, para determinar sit nivel de Satisfaccion en todos los aspectos del evento. Esto se hace pata recibir sugerencias, ideas y consejos, con el fin de mejorar en el future, EJEMPLO: UN SEMINARIO El seminario es quizé el evento que mas se suelen organizar. ¥ la mayor parte de los seminarios tienen medio dia o un dia de duracién, Para los interesados en crear una lista de control con el fin de planificar un seminario, a continuacién se ofrece una estnictura de alto nivel para planificar y llevar a cabo un seminario. Y quienes estén planificando una conferencia de varias sesiones o varios dias, pueden adoptar un enfogue similar. Simplemente, la lista de control para la planificacién del Seminario sera mis larga, 1. Confirmar el propésito del evento ‘Antes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegirese de conocer los abjetivas basicos del evento: eQuién es el publica? 9. eCual es el tema del seminario? |. eDonde debe celebrarse? |. @Por qué asistiré la gente? {Cual es la agenda del seminario? El Convention Industry Council (Consejo de la industzia de los cangresos) ha establecido una serie de herramientas que deben considerarse una excelente fuente de practicasrecomendadas, que ayudar al planificador de la reunién o del evento a no pasar por alto ningun detalle de la planificacion del evento. Con hemamientas de descarga gratita, ayudara a cualquier planificador de eventos a crear uma lista de detalles importantes, Entre estos detalles se incluyen: . Perfil del evento (fecha, horario, ubicacién, contacts, etc.) InformaciOn de contacto del organizador/coordinador del evento Informacion de contacto de los proveedores, Perfil de los aaistentes Espacio necesario Comida y bebida Requisitos de equipos audiovisuales Organizacion de la recepeién/sala 2. Creacién de un perfil de evento Una vez que el planificador conozea los aspectos basicos del evento en cuestién, es el momento de buscar posibles lugares de celebracion para la reunion. Es muy importante trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipo de lugar de celebracien y el lugar mas cémodo para celebrar el seminario tanto para el organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable): + Hotel local Centro de conferencias tocal Restaurante privado Club privado Museo/galeria de arte 3. Deseripeién de las necesidades del seminario y solicitud de propuestas sobre el lugar de celebracién. La mayoria de los encargados de Jos lugares de celebracion estaran encantados de oftecerle un presupuesto para un posible seminario. EL contacto de ventas o de los servicios de restauraciGn necesitard la siguiente informacion: Posible(s) fecha(s) del evento Numero de asistentes Estilo de la organizacisn de la sala (atta, forma de u, ete | ‘Tiempo del evento incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje) Requisitos de comida y bebida Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micr6fonos, ete) Organizacién de la sala 4. Confirmacién y/o desarrollo de 1a agenda Bs muy importante que la persona encargada de la planificacion del evento trabaje estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiara con frecuencia desde el momento de la conversacién inicial hasta el mismo dia del evento, El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con los encargados del lugar de celebracién para garantigar que todo transcurre sin problemas, 5S. Confirmacién del acuerdo con el responsable del Iugar de celebracién Una vez el planificador sepa el numero de asistentes y los requisitos logisticos del seminazio, deberi conseguir el lugar del evento y los requisites relacionados. La mayoria de los acuerdos deberfan offecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar losrequisitos de comida y bebida hasta un determinado mimeto de dias antes del evento, Sin embargo, muchos acucrdos limitaran hasta qué punto podria reducir un grupo las cantidades, de modo que debe hacer un calcula correcto. 6. Creacién de materiales y comunicaciones de evento Se trata de un elemento en el que algunos planificadores estan involucrados y otros no. Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones serén los responsables de lo siguiente: Crear invitaciones a eventos Imprimir la agenda y otros materiales Garantizar regalos/sorizos para los asistentes Crear identilicaciones Enviar letreros y carteles para eventos 7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles relacionados con la logistioa Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones debe seguir. Se incluye la confirmacion de lo siguiente Oradores del evento Requisitos de equipos audiovisuales del evento Numero de asistentes al evento Funciones y responsabilidades del coordinador Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe comprobarse varias veces) 8. Organizacién del evento Asogirese de incluir en la programacién dl tiempo necesario para la orgeniaacién del evento, Se recomienda llegar aproximadamente 1.5 horas antes del evento, Sugerencia: si cl seminario esta programado por la manana, pregunte al contacto de ventas del lugar de celebracién si st grupo podria organizer el evento la noche antes (pero no deje nada de valor en un lugar publico} Todos los materiales, folletes, carteles, letreros, regalos, mesas de inscripeién, identificaciones, etc. deben estar listos para el evento. Advertencia: a veces los oradares cambian las diapositivas Ia noche antes y proporcionan nuevas presentaciones que deben afadirse al programa Power Point 10 iminuitos antes del evento, 9. Realizacién del evento Una ves preparado, seri el momento de celebrar el seminario, Tenga en cuenta lo siguiente: + Algunos asistentes siempre Megan pronto. + Algunos asistentes siempre Hegan tarde +) Suele surpir algtin tipo de problema técnico.OTROS ASPECTOS DE INTERES: PATROCINIO (Cémo recaudar fondos para realizar eventos a través del patrocinio Celebrar un taller, un seminario, una conferencia o un evento especial puede ser una tarea costosa. Gastos en aspectos, tales como salones para eventos, servicios de restauracién, viajes de los ponentes, conectividad, equipos y opciones de impresion pueden superar fécilmente los ingreses obtenidos por las cuotas de registra de los asistentes. Por ello, muchos organizadores buscan un apoyo financiero adicional para sus eventos a través del patrocinio. Esto se puede conseguir sin sacrificar la integridad de su evento o de su Capitulo. ‘Comprender por qué las empresas patrocinan eventos Para conseguir un buen patrocinio, debe comprender en primer lugar el interés de una empresa en su evento, Los eventos offecen a las empresas oportunidades tinicas para sacar provecho de sus intereses ante tn publico clave. Dado que estos eventos reuinen a un gran mimero de personas de un sector, profesién o comunidad especificos, permiten que las empresas patrocinadoras comuniquen mensajes importantes 0 entablen negocios con numerosos clientes 0 posibles clientes, en un momento y una ubicacién determinados, Determine qué puede ofrecer a los patrocinadores y elabore una lista de Posibilidades Para atraer a posibles patrocinadares, dehera determinar los clementos que su evento oftece, asignar valores a cada uno y enumerarlos de forma clara y concisa. Un evento bien planificado le ofrecerd una serie de elementos que pueden compilarse y venderse a empresas interesadas como posibles patrocinadores. Plantéese su evento como si fuera, luna tienda y realice un inventario de todos los elementos que pueden ser valiosos para los patrocinadores. Este inventario puede incluir articulos de absequio tangibles y una variedad de otras oportunidades de reconocimiento, antes y durante el tanscurso del evento, Dedique tiempo a realizar una lista exhsustiva, Esio permitira obtener mejores resultados cuando pase a la fase de biisqueda de patrocinadores, Entre los posibles elementos que podrian patrocinarse asociados con stt evento se pueden snclisir # Servicios de restauracion > Desayunos continentales o Descansos con refrigerio 9 Almucrzos © Recepciones y cenas Planifique el reconocimiento de cada patrocinador de servicios de restauraciOn desde el estrado antes de la comida, o haga publico el nombre de la empresa de la que se ha recibido financiacién, ¢ incluya sti nombre o logotipo junto con el evento, en sus programas impresos o en linea. También puede colocar un cartel que muestre el logotipo del patrocinador en Ia entrada de Ja zona de restauracion 0 descanso. Si el evento es una comida servida en mesas, contemple la opcién de invitar al patrocinador a tim asiento reservado en la mesa de la presidencia del evento,+ Elementos del programa © Ponentes de apertura ©. Sesiones individuales © Actividades de entretenimiento Reconozca a las empresas que patrocinan a un ponente, una sesién o una actividad de entretenimiento de la misma forma que patrocinaria un evento con servicio de restauracidn, incluyendo el estrado y las menciones del programa y la seflalizacion. Asimismo, contemple la opcién de invitar a un representante de la empresa patrocinadora a la presentacién del ponente o de la sesién desde el estrado. + Obsequios Identificaciones o Bolsas del evento Portafolios Bloc de notas Boligrafos Unidades Flash Concentradores de puertos Calculadoras Alfombrillas para ratén Si cuenta con un gran nimero de asistentes, debe adquirir articulos de obsequio como los anteriores en tina tienda de saldos. Dichos articulos deben estar personalizadas con cl logotipa de la empresa patracinadora, Los articulos de mayor tamano podrian incluir dos logotipos; el de la empresa patrocinadora y el creado especialmente para su evento. Los articulos de obsequio son una opcién muy conocida entre les patrocinadores, ya que suclen contar con valor promacional que perdura después de la celebracién del evento, Asigneles un precio en consecuencia y lo suficientemente alto para pagar no solo el articulo de obsequio, sino también para afrontar otros gastos del evento, + Olzos clementos > Conectividad de Internet 9 Mesas de exposicion © Pases o registros gratuitos Si la conectividad de Internet es una opcién necesaria para su evento, deseard contar con un patrocinader que financie el coste u olfezca acceso, como una contribucién "en especie’. Las mesas 0 los stands de exposicién suelen ser muy populares entre los patrocinadores, ya que permiten a las empresas conocer personalmente a los asistentes, compartir informacion y desarrollar iniciativas empresariales. Los. patrocinadores agradecerdn contar con uno o mas pases o registros gratuitos para asistir a su evento, + Reconocimiente de medios © Informacion promocional impresa (folletos, carteles, panfletos) pagina web del evento Boletines electrcnicos Paginas de inicio Programa in situ© Sefales, carteles, telones de fondo Los medios en linea © impresos asociados con su evento offecen importantes oportunidades para el reconocimiento de patrocinadores, mediante la viswalizacion de logotipos de los patrocinadores, antes y durante el evento. Estas oportunidades pueden, oftecerse a patrocinadores como parte de su reconocimiento por patrocinar otros elementos, o pueden compilarse o venderse por separado. (Por ejemplo, si cuenta con un patrocinador de conectividad de Internet, puede contemplar la opcién de offecer al patrocinador la pantalla de inicio de Intemet.) Las oportunidades de reconocimiento antes del evento, como por ejemplo folletos, sitios web y boletines para promocionar el evento, también pueden utilizarse como incentivos para que las empresas se comprometan a ofrecer su patrocinio de forma anticipada, por ejemplo, mediante una fecha limite de impresion, Cada evento oftece distintas oportunidades para el patrocinio, Tenga en cuenta su propio evento y publico, y realice su propia lista exclusiva Se recomienda que enumere Sus articulos de patrocinio en folletos de patrocinio de 1 0 2 paginas, que incluyan una descripcién y el precio de cada articulo, ast come informacion bisica sobre el evento, la asistencia prevista y un punto de contacto del patrocinador. Puede ofrecer articulos de forma individual 0 agruparlos en paquetes de patrocinadores a distintos precios (por ejemplo, Oro, Plata y Bronce) Realice su lista de posibles patracinadores Una vez que haya determinado los elementos que podrian patrocinarse del evento, asigneles tm precio en consecuencia y describalos junto a st evento en un folleto; deberé realizar una lista de posibles patrocinadores. Sus mejores _posibles patrocinadores serén aquellas empresas y organizaciones que desean comunicar 0 cntablar actividades comerciales con sus asistentes, Redacte una lista exhaustiva de pposibles patracinadores tras tener en cuenta los siguientes aspectas: + Qué tipos de productos y servicios adquieren o utilizan los asistentes de su evento? (Céntrese en los intereses tinicos de compra de su puiblico.) + Que empresas en su comunidad ofrecen praductos 0 servicios relacionados con st publice? + cQue empresas en su comunidad dan empleo a personas con las habilidades y los ‘conocimicntos profesionales de si ptiblico? (Las empresas pueden estar ‘nteresadas en patrocinar su evento para apoyar sus programas de contrataciém.) + Qué empresas en su comunidad patrocinan eventos similares con publicos parecidos? + -Qué empresas les han apoyado anteriormente? Las respuestas a estas preguntas Je ayudarin a realizar una lista de empresas y orgenizaciones con las que tratar el tema del patrocinio. Gracias ala red de contactos, identifique una persona en cada empresa con la que tratar el tema del patrocinio del evento. Si ningin miembro de su organizacion tiene contactos en una empresa en concreto, plantéese la opcién de dirigirse a los directores de los siguientes departamentos: marketing, relaciones puiblicas, gestion de marca, gestion de productos, recursos humanos, publicidad, relaciones con la comunidad y aportaciones de empresaEn las empresas de mayor tamafo, es posible que haya distintos departamentos interesados en su evento. Si el director del primer departamento rechaza su oferta, pongase en contacto con otro director. Atracr a patrocinadores El comeo electrénico y los sitios web son inventos maravillosos, que utilizados de forma independiente no le harén conseguir patrocinadores para si evento. Conseguir patrocinio para los eventos es mas fructifero cuando se realiza mediante amedas telefnicas personales y conversaciones cara a cara. En su conversacién, recuerde que el mayor interés de la empresa en su evento es probablemente legar a st publica, Aunque st propucsta pueda ofrecer un mena de eventos con servicios de restauracién y obsequtios, debe destacar que el patrocinio oftecerd a la empresa la oportunidad de llegar a su publico exclusive. Incluso puede ofrecer informacion demografica de apoyo sobre el piblice al que su evento espera atracr: sus puestos de trabajo, los sectores que representan, su poder adquisitive. ‘Tras su conversacién envie la propuesta de patrocinio y cualquier dato adicional que podria influir en el posible patrocinador. Una vez que haya convencide al patrocinader y acordado el nivel © elemento patrocinado, se recomienda que envie un correo electrénico de confirmacion, una facture yun breve acuerdo por escrito. Seguimiento y reconocimiento final Una vez que haya confirmado los patrocinadores de su evento y haya recibido el pago, ¢s importante oftecer las ventajas que ha prometido. Puede incluir ponerse en contacto con los patrocinadores para obtener logotipos de las empresas en diversos formatos de archivo, suministrarles formularios de registro gratuito, aconscjarlos sobre higares de exposicién y programas, 0 coordinar su participacién en el estrada, Le recomendamos que mantenga a los patrocinadores informados sobre el evento y haga todo lo que esté en sus manos para asegurase de que el evento les sera una experiencia gratifieante. Y de esta forma, crear un fuerte vinculo entre st organizacion y el patrocinadar. Esto aumentara la posibilidad de que Ia empresa vuelva a actuar como patrocinadora en futuros eventos. Un altimo paso debe incluir el envio de carlas formales de agradecimiento a cada patrocinador FUENTE: http: //isoc.org/wp/chapter-events /primer-es/