INTEGRIDAD, CBC trcmciay ‘TRANSPARENCIA ‘CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS: AGUERDO NUMERO A-009-2021 EL CONTRALOR GENERAL DE CUENTAS CONSIDERANDO: Que corresponde a la Contraloria General de Cuentas fas funciones fiscalizadoras fen forma extema de los Ingresos y ogresos y, en general, todo interés hacendario de los organismos del Estado, entidades auténomas y descentralizadas, las Municipalidades y sus Empresas, y demés Insttuciones que conforman el sector piblico no finenciero; asimismo, sobre las personas que hagan colectas pablcas. CONSIDERANDO: {Que en su calidad de digane rector de control gubernamental, ostenta como parte de sus atvibuciones, dictar as polticas, nctmas y procedimientos, en el émbito de su competencia, de observancia y cumplimiento obligatorio para las personas, organismos y entidades 2 que se refiere el articulo 2 de la Ley Organica de la Contraloria General de Cuentas, CONSIDERANDO: Que fa Ley para o! Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrénicas, Decreto Numero 47-2008 del Congreso de la Repiblica de Guatemala, indica en sus consideraciones que [a inmersién masiva de la tecnologia en nuestra sociedad €s una realidad que no podemos ignorar y por ende, se debe revisar los conceptos ¥ visiones tradicionales del mundo fisico, para adaptarlos al actual contexto del mundo digital Asimismo, ta referida Ley indica que serd aplicable a todo tipo de ‘comunicacién electronica, transaccin 0 acto juridico, pOblico © privado, nacional o CONSIDERANDO: Lhe ERqe el desarrollo de la tecnologia de la infermacién y las comunicaciones, permiten cB! uso de diversas herramientas electénicas, como correos. electténicos, 'Y Videoconferencias, caslleros electronics y cualquier otra tecnologia, por medio deTT INTEGRIDAD, CGC “mcancay ‘TRANSPARENCIA las cuales pueden efectuarse comunicaciones y notificaciones electrénicas, se hace nnecesario Implementar en la Contralotla General de Cuentas, un médulo que permita la agllizacion y modernizacién en aras de fortalecer su funcién fiscalizadora, POR TANTO: En ol ejercicio de tas atribuciones que le confiere el articulo 232 de la Constitucion Politica de la Replibica de Guatemala y articulos 2, 4 lterales u) y y), 8, 6,7, 12 y 1S lterales a), gy} del Decreto Namero 31-2002, Ley Orgéinica de la Contraioria General de Cuortas, ACUERDA: APROBAR EL SISTEMA DE COMUNICACIONES ELECTRONICAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS cAPITULOI GENERALIDADES ARTICULO 4. Objeto. El objeto de las presentes disposiciones ee regular 6! uso, funcionamiento y procedimiento del Sisteria de Comunicaciones Electrénicas de la Contraloria General de Cuentas, como una herramienta informatica que contribuya al fortalecimiento del control gubernamentl,y al ejerccio de ta funciénflecallzadora Y administrativa de la Contraioria General de Cuentas, a efecto de fortalecer e! proceso de rendicién de cuentas de manera oportuna, ARTICULO 2, Definiciones, Para efectos de! presente Acuordo se entenderd por: 4. Auditado 0 Fiscalizado: Toda persona obligada legalmente a rendir cuentas ante la Contralorfa, de conformidad con el articule 2 de la Ley Organica de la Contraloria General de Cuentas. Casillero Electré ‘Glos usuarios, para recibir, enviar y almacenar informacion en un servidor de la Espacio virtual que la Contratoria pone a disposicion de EMER SInstitucién, que garantice confiabilidad en el manejo de la misma, “"G, Contraloria: La Contraloria General de Cuentas. TaeC&C “neuen TRANSPARENCIA 4d. Equipo de Auditoria: Auditor Gubemamental, Coordinador Gubernamental, ‘Supervisor Gubernamental, Contador Piblice y Auditor Independiente, quienes. ‘en forma individual o como Firmas de Atditorfa ejercen la funcion de fiscalizacién cen ta Contraloria General de Cuentas. fe, Médulo: Es la aplicacién informatica dentro del Sistema de Aucitoria (Gubernamental, para llevar a cabo ta conunicacion electrénica, al desarrollar las, funciones fiscalizadoras y administrativas que determine este Acuerdo 0 la ‘autoridad superior de fa Contralorfa General de Cuentas, el cual se denomina Médulo Informatico de Comunicaciones Electrénicas -MICECGC-. 1. Firma electrénica: Los datos en forma electrénica consignados en una comunicacién electrénica, adjuntos 0 légicamente asociados al mismo, que puedan ser utlizados para identifica’ al firmante con relacién a la comunicacion electronica indicar que él fimante aprusba fa informacién recogida en la comunicacién electrénica. 9. Firma electrénica avanzada: La firma electrénica que cumple los requisites siguientes: a. Estar vinculada at fimmante de manera Gnica; b, Permitir ta identificacién det fimmante; . Haber sido creada utiizando los medios que el firmante puede mantener bajo su exclusive control, d. Estar vinculada a los datos, 8 que se reflere, de modo que cualquier cambio ulterior de los mismos sea detectable. Esta firma es generada por los prestadores de servicios de centiicacion autorizados en el pais. ARTICULO 3. Usuarios. Serdn usuarios Intemos de! Médulo, los funcionatios, ‘empleadios y los auditores independientes, que ejerzan funciones en la Contraloria. Los usuarios externos, serdn todas las personas sujetas a fiscalizacién de la “Gontraloria conforme el atioulo 2 de ta Ley Organica de la Contraloria General de shone motivo por el cual su adhesién af Médulo es obligatoria, “"ARTICULO 4, De las comu nes y requerimientos. Todas las {8 gomuncaciones efectuadas por medio ectrinios ene ls usuario intrnos ySL INTEGRIDAD, CEC “mancay "TRANSPARENCIA ‘externos, se tendrdn como recibidos a patti del dia y hora que el Médulo evidence la recepeién; éste generaré una constancie de notificacién slectrénica, que remit al correo electrénico registrado en la actualizacion de datos del usuario. ARTICULO 5. Casillero electrénico. Es el medio electrénico creado por la Contraloria, para efectuar notificaciones oficiales los usuarios extomos que Correspondan, y documentos derivados de los procesos administrativos y de fiscalizacion. Esta forma de notiticaciéy no impide que la Contralorla decida realizerlas de forma fsica, cuando las circunstancias asi lo requieran, Las personas sujetas a fiscalizacién de la Contraloria, deberan adherirse al Médulo or medio de formulario electrénico de adhesin que se encuentra en la pagina web de esta Institucién, utlizando para el efecio, el mismo usuario proporcionade para la actuaizacién de datos. Gada usuario externo adherido al Médulo, contaré con un casilleco electrénico, siendo el inico responsable de su usuario y contrasefa, asf como del uso aue se realice de éste y de reviear su contenido feriédicamente, accediendo unicamente a 81 casilero con las autorizaciones correspondientes, Quienes atin no tengan el registro, deberin hacer el tramite correspondiente en la Contratoria, ARTICULO 6. Acceso al Médulo. Para hacer uso del casilero electronica, el usuario externo deberd accader al Médulo por madio de la pagina web de la Contratoria. ARTICULO 7. Correo electrénico registrado. El correo electronica proporcionado or los usuarios externos en ol formulara electrOnico de adhesion, se usara para enviar notiicaciones. Para squelos furcionatios, exfuncionarios, empleados 0 exempleados piblicos que no se hayan adherido como usuatio externe dentro del plazo que sefala este Acuerdo, se utlizaré para enviar noilficaciones, et dino ‘sorteo electidnico proporcionado en ta actualizacion de datos que obligatoriamente L “oben realizar en el mes de enero de cada ato, por lo que, esto careos sar el [medio que empiearé la Contraloria pera los procesos administratvos y de egcatzacinINTEGRIDAD, CEC srcencay oom Grerd Const TRANSPARENCIA. Todo correo electrénico proporcionado, sera validado por la Direccién de Tecnologias de fa Informacion y Comunica:ion de fa Contraloria. CAPITULO It NOTIFICACION ELECTRONICA ARTICULO 8. Notificaciones. Todo ofico, providencia, resolucién, informe de auditoria y en general cualquier actuacién administrativa ylofiscalizadora, tanto en formato fisico como electronico, seré notfcada en forme electrénica a los usuarios extemnos adheridos al Médulo, la cual se deberd efectuar on ol casilero electrénico que para el efecto le fue proporcionado, Para el caso de los documentos en formats fisico, estos deberdn ser digitalizados con el fin de realizar ta notifcacién electronica. ARTICULO 8. Aviso de notificacién. E! usuario externo recbiré un aviso cada vex {que una notiicacton sea colocada en su castle, por mealo de mensaje al correo electrénico, al teléfono celular 0 cualquier otro medio que la tecnologia pemmita, ARTICULC 10. Constancia de notificacién electrénica. De toda notifcaci6n realizada por medios electrénicos se dejaré constancia en el Médulo y el reporte generado constituirs prueba de tal notifcacién. ARTICULO 11. Notificaciones con documentos adjuntos. En el caso de notfeaciones que deban practicarse acomsafiadas de documentos, ésios deberdn ser adjuntados en el formato que corresponda a la constancia de notficacién, ‘CAPITULO I USO DEL SISTEMA DE COMUNICACIONES ELECTRONICAS EN LAS AUDITORIAS GUBERNAMENTALES ARTICULO 12. Notificacién del nombramiento. Para el proceso de las auditorias, __-Bubemamentales on las que se haga uso del sistema de comunicaciones sp ecteénices, los audtores de la Contaloria enviardn las constancies deA ‘ INTEGRIDAD, CEC Circencay "TRANSPARENCIA ertidad a fiscalzer, a efecto de enterarios de ta designacién realizada por la autoridad superior respectiva de la Contraloria, ARTICULO 13. Requerimiento do infermacién. La Contraloria tendré acceso Girecto @ cualquier fuente de informacién de las entidades 0 personas sujetas a fiscalizacion, para lo cual los fiscalizados se encuentran obligades a propotcionat cen forma digitaizada y legible, cualquier documento o informacién que se les solicte nel plazo establecido, La informacién 0 documentos digitaizados enviados por medio del casillero electrénico con problemas de visualizacién 0 de legiblidad, © de cualquier otra Indole que impida su andlisis, podrdn ser requeridos nuevamente con una mejor resolucién o de manera fisica El auditado que presente documentos digtalizados, serd responsable administrativa y penalmente en caso que los mismos no sean reproducci6n fie del original. {Los requerimientos de informacion solictados por los audtores y su respuesta por parte de los auditados efectiados por rredio del Médulo, generarén un aviso de recepcidn con fecha y hora de recibido, la cual suri los afectos lagales previstos enta ley, ARTICULO 14. Notificaciones electrénicas inviables. Cuando por motives {écnicos u otros de fuerza mayor debidamente comprobados, resuiteinviablo el uso del medio electrénico para la realizaciér de alguna comunicacién o notificacién, ‘2508 actos podrin ser practicados mediante la entrega personal de documentos fisicos La respectiva constancia de notifcacién, deberd ser digitalizada, adherida al Médulo y formard parte de los papeles de trabajo, _ARTICULO 15. Archivo de los papoles ce trabajo de Aueltoria Gubernamenta Contaloria deberé conservar los papeles de trabejo de fas au gubernamentales, deforma electronica 0 'siea, seg sea el caso. ras “Los papeles de trabajo en formato digitel, deberdn ser protegides por medio de Ne ee__INTEGRIDAD, C&C trcevcay a ‘ost TRANSPARENCIA preservacién @ integridad de los datos, siendo responsable le Direccién de Tecnologias de la Informacién y Comunicacién CAPITULO IV DISCUSION DE POSIBLES HALLAZGOS 0 DEFICIENCIAS. ARTICULO 16. Discusién. La discusion de posibles hallazgos 0 deficiencias detectadas, podré realizarse en forma personal 0 por medio de videoconferencia, ‘segin las circunstancias fo ameriten. El oficio que sefiala dia y hora para la iscusion, deberd Indicar si ésta se realizard en forma personal © por medio de videoconferencia 0 en alguna de les sedes de la Contraloria, en este caso deberd sefialarse la direccién exacta, La iscusién por videoconferencia, tiene como objeto la prosecucién de las auditorias gubemamentales por medio del uso de tecnologias de la informacién, {aciltando alos auditados la discusion y presentacion de sus comentarios y pruebas de descargo para el desvanecimiento de los posibles hallazgos 0 deficiencias detectadas, conforme el principio de contradiccién. Cumplida la fecha para entrega de comentarios, argumentos, pruebas y documentos de descargo, sin existir respuesta del responsable, se dard por agotada y concluida la etapa de notificacién, comunicacién y discusion de hallazgos Para la realizacion de las discusiones for videoconferencia, se ullizarén las herramientas informaticas que determine la Contraloria. Los auditores dejaran cconstancia digital de la discusién de hallazzos y la misma se haré de conocimiento de los fiscalizados, ARTICULO 17. Conexién para realizacién de la discusién de hallazgos. Los auditades que participaran en la discusion por medio de videoconferencia, deberan / “}ealizar pruebas técnicas de conexién, - Las pruebas técnicas de conexién deberén levarse a cabo con al menos veinticuatro horas de antelacién al dia y hora sefialada para la realizacion de la stm dlscusion por Videaconferencia See eneSc ~y INTEGRIDAD, CRC Cincencay Comin! Com TRANSPARENCIA ARTICULO 18. Fallas en el desarrolo de la discusién de hallazgos por Videoconferencia, Si durante la realizacién de la discusion por videooonferenc’a ‘ocurtiere alguna falla técnica, se daré un tiempo prudencial para restablecer la ‘conexién y continuar con la audiencia, S no fuere posible restablecer la conexién, se sefialaré nuevo dia y hora para continuar con la discusién, tinicamente con tos auditados que presenten falias técnicas, En caso no pudiete llevarse a cabo la discusién en la segunda sesién por vidsoconferencia programada, la misma se llevaré a cabo en la sede de la Contralria que el aueitor indique, el nuevo dia y hora sefialado, ARTICULO 19. Grabacién de las discusiones, Todas las discusiones de hallazgos que se transmitan por videoconferenca serdn grabadas por los autores y almacenadas en e| Médulo, bajo la custedia de la Direccién de Tecrolagias de la Informacisn y Comunicacién de la Contracria, ‘CAPITULO V DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 20. Firma electrénica y Firma olectrénica avanzada, Se facuita a la Direccién de Tecnologias de la Informacion y Comunicacion de la Contraloria para <1 desarrollo ¢ implementacién de la firma electrénica y fima electrOnica avanzada, ccon ef cbjeto de proporcionar al usuaric interno y externo la autenticidad de la informacién obtenida en la comunicacién slectrénica, ARTICULO 21. Divulgacién y Capacitacién. La Contralotla, para faclitar el uso del Médulo, debe llevar a cabo un programa de capacitacién y divulgacién para Usuarios internos y exteros. ARTICULO 22. Guia de usuarios. Las funciones y responsabilidades propias de ‘cada usuario interno y externo del Médula, serén determinadas en la Gula Generat de Uso del Médulo: por consiguiente, serin de observancia obligatoria para todos fos usuarios, /, ARTICULO 23, Cas0s no previstos. Los procesos de as diferentes etapa de a auctor 90 esablectios en el prserte Acverdo deberan regise segin io * seg. Spueso por las foyos y normative apical Eee ea eet sesINTEGRIDAD, CEC acencar y#em — TRANSPARENCIA ARTICULO 24. incumplimientos. Et incumplimiento alas disposiciones de este overdo, queda sujeto a la sancién correspondiente conforme al régimen sancionatorio apicabe, ARTICULO 25, Transitorio. Los auditores de ta Contraloria que actualmente se encuentren efectuando audiorias podrén optar por continuar las actuaciones pendientes por medio del Médulo, independientemente de la etapa en que se lencuentre la auditoria, siempre que se haya verificado que los auditados ya se tencuentren adheridos al Médulo. ARTICULO 26. Transitorio. Todas las personas sujetas a fiscalizacion de conformidad con el articulo 2 de ta Ley Organica de la Contraloria General de Cuentas, estén obligadas a solictar su adhesion al Médulo, antes del 3 de marzo ol 2021. ARTICULO 27. Transitorio, En tanta el Médulo de comunicacién electrénica no s= encuenuie Ussarrolado, los equipos de audtiorla podran comunioarse y requent informacion a través de los medios que er ese momento estén a disposicién por parte de la Contraloria, ARTICULO 28. Vigencia. EI presente Acuerdo entrara en vigencia el dia de su publicacion en el Diario de Centroamética. Joc de tera franveteens de dos mi vente, Dado en ta ‘pbernSalaar ler”, larbararalde Canter ayy iris General ds Goantas *8