INTERNAL AUDIT

ntegrated anagement ystem

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

 Kamis, 21 Maret 2019

OPENING MEETING ………………………………………………………………….. MR

PRESENTASI INTERNAL AUDIT IMS ………………………………………….. MR

PRESIDENT DIRECTOR SPEECH …………………………………………….…. PRES-DIR

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

 TUJUAN & LANGKAH INTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

• Memverifikasi dan mengevaluasi Mgt Proses IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015
sejauhmana kepatuhan dan pemenuhan Step Scope Activity
Tujuan IA
suatu Organisasi / Perusahaan terhadap
- Jadwal Internal Audit IMS

17 - 19 Mar’‘19
persyaratan-persyaratan maupun Peraturan
Perundangan yang telah ditetapkan Persiapan - Penetapan Internal Auditor

Step 1
Internal
Audit IMS - Breifing & Refresh Internal Auditor
• ISO 9001 : 2015
Mgt. System • ISO 14001 : 2015 3 System - Internal Komunikasi (Jadwal Internal
• OHSAS 18001 : 2007 Audit IMS)

• MKT – SS • MKT – PV • WH - Opening Internal Audit IMS

21– 29 Mar‘19
• ENG – SS • ENG – PV • MTC
• PPIC – SS • PPIC – PV • T&AB - Proses Internal Audit IMS
Proses

Step 2
IA Area • PROD - SS • PROD - PV • PURCH
Internal Audit - Reporting Hasil Internal Audit IMS
• QC – SS • QC – PV • HRDGA
IMS
• PROJECT SITE • IT - Closing proses Internal Audit IMS
• FIN & ACC
19 Department • HSE
• QMS

M1 Apr ‘19
LEAD AUDITOR AUDITOR F/Up - Perbaikan hasil temuan Internal

Step 3
Internal Audit Audit IMS (CAR)
• Julius Gultom • Imam Trisma
Auditor IA IMS
• Gumilar Mulya • Eko Ariyanto
• Mon Kentjana • Nizar Zulmi
• Andi Aswar • Virya Aditama
- Verifikasi hasil perbaikan Internal
M2 Apr‘19

• Al Jufri • Dwi Wibowo

• Achmad D. • Sahrullah Verifikasi Audit IMS (CAR) oleh Internal
Step 4

• Ahmad Rustan N. • Agustin P.I Internal Audit Auditor

• Machmulyana IMS - Closing Corrective Action Request
(CAR)
15 Persons L.Auditor & Auditor

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

 HASIL INTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

T.MNR Status temuan per departemen

Status NO. DEPARTEMEN MJR MNR OBS OFI JUMLAH
>5
AI 2018
1 TAB 5 0 10 5 0 15

2 HSE 5 0 8 5 2 15

3 MTC 5 0 8 4 1 13 MJR
12 MNR
4 PROJECT SITE 5 0 4 3 0 7

5 HRD GA 5 0 3 9 0 12 10 OBS

6 WAREHOUSE 5 0 3 3 1 7 OFI
7 SS MKT 5 0 3 2 1 6 8 8 T.MNR
9
>5
8 SS PROD. 5 0 3 2 0 5
8
9 PV MKT 5 0 2 3 0 5
7
10 QC SS & PV 5 0 2 2 1 5

11 PV PPIC 5 0 2 1 1 4

12 SS PPIC 5 0 1 1 12 14 5 5 4

13 IT 5 0 1 8 1 10 4 3 3 3 3 4

14 PV PROD 5 0 1 7 0 8 3 3 2 3 2 3
2
15 PV ENG 5 0 1 4 0 5
2 2 2 2 1 1 1 1 1 2 2 2
16 FIN. & ACCT. 5 0 1 0 0 1
0 0 0 0 11 1 0 0 0
1 1 1 0 1 1
0 00 0 01
17 QMS 5 0 0 3 2 5

FIN. & ACCT.

MTC

HRD GA

SS MKT

SS PROD.

PV MKT

PV PROD

SS ENG.
PROJECT SITE

PV ENG
WAREHOUSE

PURCHASING
PV PPIC

SS PPIC

IT
HSE

QC SS & PV

QMS
TAB

18 PURCHASING 5 0 0 1 2 3

19 SS ENG. 5 0 0 2 0 2

TOTAL 5 0 53 65 24 142

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

 HASIL INTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015
Klausal per Dept.
Status Klausul Definisi % 42 41
AI 2018
7.5.2, 4.4.5 Pengendalian Dokumen 33.5 35 34
33
7.5.3, 4.5.4 Pengendalian Rekaman 25
6.1, 4.3.1 Tindakan untuk mengatasi Resiko dan peluang 12
20
8.1, 4.4.6 Pengendalian Operasional 11 16 15 15
13 13
7.1,4.4.1 Sumber daya,Peran dan Tanggung Jawab 5.2 11 10
7 7 7 6
7.4, 4.4.3 Komunikasi, Partisipasi & Konsultasi 3.1 2 1
5.3 , 4.4.1 Peratutan Organisasi,Tanggung jawab dan Wewenang 2.5
9.1 Pemantaua,pengukuran,analisa & evaluasi 2.2
7.3 Kesadaran 1.2
8.2 Kesiapsiagaan & Tanggap darurat 1.2
5.2% 33.5
4.4.2 Kompentensi,pelatihan & Kepedulian 1.2 12% 25
4.4.7 Kesiagaan & Tanggap Darurat 0.9 11% 3.1% 12

6.2, 4.33 Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk pencapaian 0.6 2.52% 11
5.2
8.5.2 Identifikasi dan Mampu Telusur 0.6 25%
2.2% 3.1
8.2.1 Komunikasi Pelanggan 0.3 1.2%
2.5
2.2
4.3.2 Peraturan perundangan dan persyaratan lain 0.3 1.2%
1.2
Weak Point. 1.2% 1.2

Dari data hasil IA 2018 ketidak sesuaian 1.2

0.9%
33.5% 0.9
0.6%
masih di dominasi oleh Pengendalian dokumen 0.6
0.6%
& Pengendalian Rekaman yang masih belum 0.3% 0.6
0.3% 0.3
di jalankan secara maksimal.
0.3

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

 HASIL EXTERNAL AUDIT SURVEILANCE 3 IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

Status
External Level Jumlah Status Total Temuan by Level Total Scope berdasarkan Klausul
Audit
Surveillance Tidak 19
2018 Mayor 0 39
ada
9 8
1 2 1
Minor 1 Closed
0 1
OFI 39 Closed
Mayor Minor OFI

Grafik Level ketidak sesuaian per dept.

6
Mayor
5 Minor
4
OFI
3 3 3 3
2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

 HASIL EXTERNAL AUDIT SURVEILANCE 3 IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

No. Standard Klausul Level Scope

Status Ketidaksesuaian : Minor
External ISO 9001:2015 8.5.1
Audit 1 ISO 14001:2015 8.2 Minor Safety Dept. HSE
Surveillance OHSAS 18001:2007 4.4.7 Klausul :
2018 2 OFI
- 8.5.1 : Pengendalian Operasional ( 9k & 14K )
3 OFI
4 ISO 9001:2015 7.5.1 OFI - 8.2 : Persyaratan Produk dan Layanan
5 ISO 14001:2015 7.5 OFI Dokumentasi
( 9K &14K ).
6 OHSAS 18001:2007 4.4.5 OFI
7 OFI - 4.4.7 : Kesiap siagan dan Tanggap
8 OFI darurat.(14K)
9 ISO 9001:2015 6.2.2 OFI Sasaran Mutu
ISO 14001:2015 6.2 &
10 OFI
OHSAS 18001:2007 4.3.3 Program
Perbaikan :
11 ISO 9001:2015 8.4.1 OFI
ISO 14001:2015 8.1 Supplier
12 OFI - Memasang Struktur Organisai Tanggap Darurat
OHSAS 18001:2007 4.4.6
ISO 9001:2015 9.1.3 Survey
dan Emergency Call di tiap Dept.
13 ISO 14001:2015 9.1 OFI Kepuasan
OHSAS 18001:2007 4.5.3 Pelanggan
- Dibuatkan pengajuan training P3K sesui Struktur
14 OFI
15 OFI
Tanggap Darurat.
16 OFI
17 ISO 9001:2015 8.5.1 OFI
Kontrol
18 ISO 14001:2015 8.1 OFI Operasional
19 OHSAS 18001:2007 4.4.6 OFI
20 OFI
21 OFI
22 OFI

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

 LEVEL FINDING & JADWAL INTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

JENIS KETIDAKSESUAIAN
KETIDAKSESUAIAN MAYOR. KETIDAKSESUAIAN MINOR.
Mgt. Audit
Kegagalan sistem untuk memenuhi persyaratan yang telah Inskonsistensi pelaksanaan pemenuhan persyaratan
ditetapkan dalam standard. pelanggan / prosedur.
Kegagalan untuk memenuhi persyaratan perundangan. Sistem tidak dilaksanakan secara sistem.

SARAN / USULAN
OBSERVASI. OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT (OFI).
Adanya suatu proses / sistem yang berjalan tidak maksimal dan Suatu proses / sistem telah berjalan dengan baik namun ada
berpotensi menjadi ketidaksesuaian. potensi serta kesempatan untuk ditingkatkan / dikembangkan
sehingga dapat menghasilkan nilai tambah.

JADWAL INTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015,14001:2015 & OHSAS 18001:2015

No. Dept/Bagian Kegiatan Hari & Tanggal Waktu Lead Auditor Auditor Auditee

1 All Dept. Opening Meeting 08.30 - 09.30 All

2 TOP MANAGEMENT 09.30 - 11.30 Ronald Adam Aluinanto Sandjaya
Kamis, 21 Maret 2019
4 MARKETING PV Julius Gultom Jurit Fitroh Abdul Malik & Akhyar Istikhory
13.30 - 15.30
5 IT Andi Aswar Ahmad Rustan Yudi & Sahat
6.5 PPIC SS Julius Gultom Dwi Wibowo Made & Bayu Reno
09.30 - 11.30
7.9 HSE Gumilar Adam Ferawati & Machmulyana
Jum'at, 22 Maret 2019
9.3 HRDGA Mon. Kentjana Adam Aldiyanto & Wawan
13.30 - 15.30
11 ENGINEERING PV Eko Ariyanto Jurit Wahyu & Admin
12 PROJECT SITE Mon. Kentjana Ronald Pelawi & Admin

ISSOMA
AUDIT

Jadwal IA 14 PRODUCTION PV 09.30 - 11.30 Al Jufri Sahrullah Luthfi & Fadillah

15 WAREHOUSE Senin, 25 Maret 2019 Julius Gultom Agustin Fitrah & Ahmad Rustan
16 PRODUCTION SS Al Jufri Virya Adi Tama Sebastian & Rika
13.30 - 15.30
18 T&AB Ahmad Rustan Machmulyana Daniel & Nur
19 MAINTENANCE Mon. Kentjana Nizar Zulmi Timbul & Gumilar
09.30 - 11.30
21 ENGINEERING SS Al Jufri Virya Adi Tama Dwi Wibowo & pak teguh
Selasa, 26 Maret 2019
22 PPIC PV Julius Gultom Machmulyana Dian Budi & Eko Ariyanto
13.30 - 15.30
23 QC Gumilar Dwi Wibowo Hotden & Admin
24 PURCHASING Eko Ariyanto Nizar Zulmi A. Widiyanto & Admin
09.30 - 11.30
25 QMS Andi Aswar Imam Trisma Adam & Jurit
Rabu 27 Maret 2019
26 MARKETING SS Mon. Kentjana Agustin Hendri Darjanto & Roni
13.30 - 15.30
27 FIN & ACC Adam Imam Trisma Mon & Julius
28 TEAM AUDIT Final Report Kamis, 28 Maret 2019 All
29 All Dept. Closing Meeting Jum'at, 29 Maret 2019 09.00 - 11.00 All

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE