Soá taøi lieäu: PD/TT-03

THUÛ TUÏC Ngaøy hieäu löïc: 01/07/2003

Laàn ban haønh: 00
KIEÅM SOAÙT HOÀ SÔ Baûn sao:
Trang: 1/5

TRANG KIEÅM SOAÙT PD/HD-01/BM01

Laàn ban haønh: 00
Ngaøy hieäu löïc: 01/07/2003
I/. PHAÂN PHOÁI:
Ngaøy
Ngöôøi ñöôïc
STT ÑÔN VÒ phaân Kyù nhaän
phaân phoái
phoái
1. Phoøng Cung ÖÙng Kho Vaän 01/07/2003 Nguyeãn Ngoïc Thaïch
2. Phoøng Cô Ñieän Thieát Bò 01/07/2003 Leâ Daãn
3. Phoøng Keá Hoaïch - Xuaát Nhaäp 01/07/2003 Nguyeãn Vaên Hoïc
Khaåu.
4. Phoøng Quaûn Lyù Chaát Löôïng 01/07/2003 Nguyeãn Thò Aûnh
5. Phoøng Kinh Doanh May Maëc 01/07/2003 Leâ Thò Thanh
6. Phoøng Kyõ Thuaät Coâng Ngheä 01/07/2003 Phuøng Thò Haûo
7. Phoøng Toå Chöùc Haønh Chính 01/07/2003 Vuõ Ñöùc Cöôøng
8. Phoøng Taøi Chính Keá Toaùn 01/07/2003 Hoaøng Thu Haø
9. Phoøng Baûo Veä 01/07/2003 Traàn Tieán Cöû
10. Ñaïi dòeän laõnh ñaïo Chaát löôïng, 01/07/2003 Tröông Thieân Thanh
TNXH
11. Ñaïi dòeän laõnh ñaïo An toaøn söùc 01/07/2003 Nguyeãn Vaên Giao
khoûe
12. Xí nghieäp may 1 01/07/2003 Ninh Thò Thuøy Trang
13 Xí nghieäp may 2 01/07/2003 Traàn Thieän Huøng
14 Ñaïi dieän ngöôøi lao ñoäng 01/07/2003 Nguyeãn Thò Ñoâng
Hieàn
15 Ban Toång Giaùm Ñoác 01/07/2003 Vuõ Ñöùc Giang

II/. THAY ÑOÅI:

Laàn
Phaàn thay Ngaøy thay
Soaùt Noäi dung thay ñoåi
ñoåi ñoåi
xeùt

III/. TRAÙCH NHIEÄM:

Ngöôøi soaïn thaûo Ngöôøi xem xeùt Ngöôøi pheâ duyeät
TP.QLCLÑDLÑ TGÑ

Hoï Teân :Nguyeãn Thò AÛnh Hoï teân :Tröông Thieân Thanh Hoï teân : Vuõ
Ñöùc Giang
 Soá taøi lieäu: PD/TT-03
THUÛ TUÏC Ngaøy hieäu löïc: 01/07/2003
Laàn ban haønh: 00
KIEÅM SOAÙT HOÀ SÔ Baûn sao:
Trang: 2/5

1. Muïc ñích :
- Thuû tuïc ñöôïc thieát laäp, öùng duïng vaø duy trì ñeå kieåm soaùt hoà sô nhaèm chöùng minh caùc
hoaït ñoäng ñöôïc thöïc hieän nhaát quaùn vôùi caùc yeâu caàu cuï theå vaø coù hieäu quaû.
2. Phaïm vi aùp duïng :
- Thuû tuïc naøy ñöôïc aùp duïng vôùi taát caû hoà sô trong phaïm vi heä thoáng ISO 9001 : 2000 vaø
SA8000: 2001 cuûa coâng ty.
3. Traùch nhieäm :
- Tröôûng caùc ñôn vò trong heä thoáng coù traùch nhieäm giaùm saùt ñeå TT naøy ñöôïc thöïc hieän
coù hieäu quaû.
- NVQLHS coù traùch nhieäm thu thaäp, caäp nhaät vaø baûo quaûn, baûo veä HS ñeå traùnh bò hö
haïi, thaát laïc vaø cung caáp HS khi coù yeâu caàu theo ñuùng quy ñònh cuûa TT naøy
4. Taøi lieäu tham khaûo:
- Ñieàu khoaûn 4.2.4 cuûa ISO 9001 : 2000 vaø Soå tay
5. Ñònh nghóa caùc thuaät ngöõ – töø vieát taét – kyù maõ hieäu :
5.1. Ñònh nghóa :
 Hoà sô : goàm taát caû caùc hoà sô theo caùc yeâu caàu cuûa tieâu chuaån ISO 9001 : 2000,
SA8000: 2001.
 Hoà sô lieân quan : keát quaû thöïc hieän coâng vieäc coù lieân quan ñeán hoïat ñoäng theo qui
ñònh cuûa heä thoáng taøi lieäu .
 File : taäp hôïp caùc hoà sô ñöôïc xeáp theo moät thöù töï xaùc ñònh.
 NVQLHS : Nhaân vieân löu giöõ HS ñöôïc phaân coâng theo baûng phaân coâng coâng vieäc CB-
CNV
5.2. Töø vieát taét :
 NVQLHS : Nhaân vieân quaûn lyù hoà sô

6. Moâ Taû Noäi Dung :

6.1 Löu ñoà :
Hoà sô – taøi lieäu
Böôùc Noäi dung Traùch nhieäm
Coù lieân quan
Baét
ñaàu Yeâu caàu - ST, TT, HDCV
löu tröõ HS - Caùc KH

1 - Caùc bieåu maãu ñaõ ghi

Nhaän daïng - Caùc taøi lieäu heát hieäu löïc caàn löu
löu tröõ tröõ
- Tröôûng ñôn vò
- Caùc vaên baûn thuoäc heä thoáng
heát hieäu löïc PD/TT03/BM01
2
- PD/TT03/BM01
Thu thaäp hoà sô - NVQLHS - Hoà sô
- PD/TT03/BM03
3
Kieåm tra hoà sô - NVQLHS - PD/TT03/BM01
- Hoà sô
4
Phuø hôïp vaø - Hoà sô
Khoâng
ñaày ñuû - PD/TT03/BM03

Coù
 Soá taøi lieäu: PD/TT-03
THUÛ TUÏC Ngaøy hieäu löïc: 01/07/2003
Laàn ban haønh: 00
KIEÅM SOAÙT HOÀ SÔ Baûn sao:
Trang: 3/5

5
Laäp file - PD/TT03/BM03
- NVQLHS
- Hoà sô

6
Laäp baûng keâ chi tieát - PD/TT03/BM01
- NVQLHS
- PD/TT03/BM02

7
- PD/TT03/BM01
Löu tröõ hoà sô - NVQLHS - PD/TT03/BM02
- PD/TT03/BM03
8 - NVQLHS - PD/TT03/BM02
Duy trì hoà sô

9
- Tröôûng ñôn vò
Xem xeùt - Baûng keâ môùi
- CGÑGNB
- Baùo caùo NC (neáu coù)
- CGÑGBN
10 Caàn
nhöng Coù
Phuø hôïp vaø - Tröôûng ñôn vò - PD/TT03/BM01
Caàn Thieát - CGÑGNB - Baûng keâ môùi
- CGÑGBN - Baùo caùo NC (neáu coù)
Khoâng

11
Xöû lyù Tröôûng ñôn vò Hoà sô bò xöû lyù

Chaá
m Keát thöùc löu
Döùt tröõ

6.2. Dieãn giaûi löu ñoà :

Caùc hoà sô caàn löu tröõ ñöôïc xaùc ñònh trong ST, TT, HDCV cuûa heä thoáng vaø caùc keá hoaïch
trong quaù trình thöïc hieän saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty.
Böôùc 1: Nhaän daïng löu tröõ hoà sô :
- Tröôûng ñôn vò caùc phoøng ban, xí nghieäp coù traùch nhieäm xaùc ñònh hoà sô theo yeâu caàu
cuûa heä thoáng vaø quy ñònh thôøi gian löu tröõ HS tuøy thuoäc vaøo yeâu caàu coâng vieäc
vaø taàm quan troïng cuûa HS.
- Vieäc xaùc ñònh caùc hoà sô phaûi ñuùng yeâu caàu thöïc teá : bao goàm caùc bieåu maãu ñaõ
ñöôïc ghi noäi dung, caùc taøi lieäu heát hieäu löïc caàn löu tröõ, caùc vaên baûn thuoäc heä
thoáng (ST, TT, caùc HDCV …) heát hieäu löïc : löu moät baûn copy cuûa caùc vaên baûn naøy
vaø huyû caùc copy coøn laïi. laäp danh muïc hoà sô ñöôïc kieåm soaùt theo PD/TT03/BM01
Böôùc 2 : Thu thaäp hoà sô :
 Soá taøi lieäu: PD/TT-03
THUÛ TUÏC Ngaøy hieäu löïc: 01/07/2003
Laàn ban haønh: 00
KIEÅM SOAÙT HOÀ SÔ Baûn sao:
Trang: 4/5

- Caên cöù danh muïc hoà sô ñöôïc kieåm soaùt theo PD/TT03/BM01, NVQLHS coù traùch
nhieäm thu thaäp taát caû HS vaøo cuoái moãi thaùng: bieân baûn, baùo caùo, caùc bieåu maãu
ñaõ ghi …cuûa ñôn vò mình
Böôùc 3 : Kieåm tra hoà sô :
- HS tröôùc khi ñöôïc thu thaäp ñeå söû duïng tieáp, chuyeån giao sang ñôn vò khaùc theo
PD/TT03/BM03 hoaëc löu giöõ ôû baát kyø ñôn vò naøo ñeàu phaûi ñöôïc NVQLHS cuûa ñôn
vò ñoù xem xeùt kieåm tra tính phuø hôïp vaø ñaày ñuû cuûa HS theo caùc yeâu caàu ñaõ ñònh.
- Moïi HS ñöôïc ghi cheùp roõ raøng, khoâng taåy xoùa, neáu coù söï söûa chöõa thì phaûi coù
chöõ kyù xaùc nhaän cuûa ngöôøi ghi cheùp HS ñoù ngay beân caïnh vò trí söûa chöõa.
Böôùc 4 : Phuø hôïp vaø ñaày ñuû :
- Neáu kieåm tra HS phuø hôïp vaø ñaày ñuû, NVQLHS kyù nhaän vaøo phieáu
PD/TT/03/BM03vaø tieáp tuïc böôùc 5
- Neáu HS khoâng phuø hôïp yeâu caàu theo quy ñònh, quay trôû veà böôùc 1
Böôùc 5 : Laäp File :
- Laäp file theo nguyeân taéc cho töøng hoaït ñoäng (ví duï : töøng khaùch haøng, naêm…)cuûa
ñôn vò, ghi teân loaïi hoà sô treân gaùy file, baûng keâ chi tieát HS trong trang ñaàu cuûa file ñeå
deã nhaän bieát vaø truy tìm.
Böôùc 6 : Laäp baûng keâ :
- NVQLHS coù traùch nhieäm laäp baûng keâ PD/TT03/BM02 sau khi xaùc ñònh hoà sô theo
PD/TT03/BM01, thuoäc file naøo, ghi teân, kyù maõ hieäu vaø caùc chi tieát lieân quan vaøo
baûng keâ.
Böôùc 7: Löu tröõ HS :
- Thôøi gian vaø nôi löu tröõ hoà sô ñöôïc xaùc ñònh theo PD/TT03/BM01
- NVQLHS coù traùch nhieäm baûo quaûn vaø baûo veä HS traùnh hö hoûng, maát maùt, hoaëc
roø ræ thoâng tin.
- Nhu caàu söû duïng vaø truy caäp hoà sô : NVQLHS chæ thöïc hieän vieäc cung caáp HS cho
ngöôøi coù traùch nhieäm tröïc tieáp ñeán coâng vieäc ñeå söû duïng hay tham khaûo, ñoái
chieáu hoà sô. Caùc tröôøng hôïp khaùc, neáu coù yeâu caàu truy caäp HS ñeàu phaûi thoâng qua
söï chaáp thuaän cuûa Tröôûng ñôn vò ñeå traùnh vieäc thaát laïc HS, traùnh ñeå loä bí maät cuûa
Coâng ty. Vieäc cung caáp vaø thu hoài HS theo PD/TT03/BM03
- Vaøo moãi kyø ñaùnh giaù noäi boä hoaëc beân ngoaøi (ñaùnh giaù cuûa beân thöù hai hoaëc
beân thöù ba) theo ñònh kyø hoaëc ñoät xuaát, NVQLHS coù traùch nhieäm cung caáp hoà sô
theo yeâu caàu cuûa chuyeân gia ñaùnh giaù. Caùc chuyeân gia ñaùnh giaù noäi boä khi thöïc
hieän ñaùnh giaù khoâng phaûi thöïc hieän theo PD/TT03/BM03.
Böôùc 8 : Duy trì hoà sô :
- Khi hoà sô heát thôøi haïn löu tröõ, NVQLHS tieán haønh loaïi boû hoà sô heát haïn theo böôùc
11.
- Neáu phaùt sinh hoà sô môùi NVQLHS phaûi caäp nhaät vaøo PD/TT03/BM01, PD/TT03/BM02
ghi theâm hoà sô môùi, gaïch boû teân HS heát haïn lu tröõ.

Böôùc 9 : Xem xeùt hoà sô :

- Khi ñaùnh giaù noäi boä, vieäc löu HS ñöôïc ñaùnh giaù caên cöù vaøo tính phuø hôïp vaø söï
caàn thieát cuûa HS trong quaù trình thöïc hieän heä thoáng.
Böôùc 10 : Phuø hôïp vaø caàn thieát :
- Neáu HS caàn nhöng KPH, Tröôûng ñôn vò hoaëc chuyeân gia ñaùnh giaù (neáu HS ñöôïc xem
xeùt trong laàn ñaùnh giaù) coù traùch nhieäm xem xeùt laïi nhöõng ñieåm KPH cuûa HS, neáu
caàn thieát vaø phuø hôïp vôùi caùc yeâu caàu ñaõ ñònh tieáp tuïc löu tröõ theo böôùc 7, khoâng
caàn thieát tieán haønh thöïc hieän theo böôùc 11
Böôùc 11 : Xöû lyù hoà sô :
 Soá taøi lieäu: PD/TT-03
THUÛ TUÏC Ngaøy hieäu löïc: 01/07/2003
Laàn ban haønh: 00
KIEÅM SOAÙT HOÀ SÔ Baûn sao:
Trang: 5/5

- Hoà sô khoâng ñaït yeâu caàu ôû böôùc 10, KPH hoaëc khoâng caàn thieát vaø HS heát haïn löu
tröõ theo PÑ/TT03/BM01 caàn huyû boû. NVQLHS ghi nhaän vaøo phieáu huyû HS theo
PD/TT03/BM04
- Khi ñöôïc söï ñoàng yù cuûa Tröôûng ñôn vò veà Danh saùch HS huyû boû -PD/TT03/BM04,
NVQLHS tieán haønh huyû boû HS baèng caùch xeù nhoû, hoaëc söû duïng maùy huyû giaáy.
7. Bieåu Maãu Aùp Duïng :
- Danh muïc hoà sô löu tröõ – PD/TT03/BM01
- Baûng keâ chi tieát hoà sô – PD/TT03/BM02
- Phieáu giao nhaän hoaëc truy caäp HS – PD/TT03/BM03
- Phieáu huyû HS heát haïn löu tröõ - PD/TT03/BM04