Teân saùch SAÙCH TIEÂU CHUAÅN NGHIEÄP

Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 1/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính

1. Muïc ñích :
Ñeå quaûn cheá coù hieäu quaû veà nghieäp vuï thu phaùt vaên kieän phaåm chaát
- tö lieäu coâng trình - tö lieäu lieân laïc vaø caùc thoâng tin töø fax cuûa noäi Boä
taäp ñoaøn.
2. Phaïm vi :
Caùc vaên kieän phaåm chaát - tö lieäu coâng trình - tö lieäu lieân laïc vaø fax
cuûa noäi Boä taäp ñoaøn.
3. Thao taùc thuyeát minh :
3.1.Caùc Boä phaûi chæ ñònh 1 nhaân vieân chuyeân traùch veà thu phaùt vaên kieän / tö
lieäu. Caùc ñôn vò döôùi Boä phaûi chæ ñònh 1 nhaân vieân kieâm traùch veà quaûn
cheá caùc vaên kieän phaåm chaát tö lieäu.
3.2.Quaûn cheá vaên kieän phaåm chaát vaø tö lieäu coâng trình :
3.2.1.Caùc Boä phaùt haønh vaên kieän phaåm chaát vaø tö lieäu coâng trình cuûa
Baûn söï nghieäp.
TEÂN VAÊN KIEÄN / BOÄ PHAÄN QUAÛN CHEÁ
TÖ LIEÄU PHAÙT HAØNH
Vaên kieän phaåm chaát Boä quaûn lyù
Tö lieäu coâng trình Boä nghieäp vuï
3.2.2.Boä quaûn cheá phaùt haønh vaên kieän / tö lieäu cho nhaân vieân vaên quaûn
cuûa caùc ñôn vò vaø caùc nhaân vieân vaên quaûn cuûa caùc ñôn vò coù
traùch nhieäm quaûn cheá coâng vieäc thu phaùt vaên kieän phaåm chaát / tö
lieäu coâng trình vaø caùc vaên kieän töø ngoaøi.
3.2.3.Nhaân vieân vaên quaûn phaûi ghi luïc laïi hieän traïng coâng vieäc thu phaùt
vaên kieän / tö lieäu vaøo “Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän” (maãu 1) ,
maõ soá vaên kieän kyù nhaän laø maõ soá cuûa vaên kieän phaåm chaát / tö
lieäu coâng trình vaø vaên kieän töø ngoaøi. Ngöôøi nhaän vaên kieän / tö lieäu
phaûi kyù vaøo “Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän / tö lieäu coâng trình” vaø
ghi roõ soá phaàn nhaän.
3.2.4.Khi nhaân vieân vaên quaûn nhaän ñöôïc thoâng tri cuûa boä quaûn cheá phaùt
haønh caàn thu hoài vaên kieän / tö lieäu. Caàn phaûi thöïc hieän theo ghi luïc
thu phaùt vaên kieän / tö lieäu maø thu hoài vaø giao traû cho Boä ñaõ phaùt
haønh.
3.2.5.Baát cöù ai cuõng khoâng ñöôïc theâm bôùt chöõ , ñoà hoïa , ghi chuù hoaëc
laøm daáu treân vaên kieän phaåm chaát vaø tö lieäu.

Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån

04-GM-003
 Teân saùch SAÙCH TIEÂU CHUAÅN NGHIEÄP
Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 2/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính

3.2.6.Caùc maãu phieáu, ñôn do Boä quaûn lyù cung caáp baûn maãu, caùc Boä vaø
ñôn vò töï copy ra maø söû duïng. Neáu soá löôïng söû duïng lôùn giao xöôûng
in thöïc hieän.
3.2.7.Caùc Boä coù theå yeâu caàu cho maãu phieáu, ñôn baèng ñóa vi tính. Coøn
neáu nhö theá vaãn chöa ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu, caùc ñôn vò coù theå töï
thieát keá baèng vi tính thích hôïp (MS EXCEL).
3.2.8.Neáu maãu phieáu, ñôn caàn söûa ñoåi Boä quaûn lyù phaûi baûn maãu cuûa
caùc ñôn vò vaø hieäu chænh trong hoà sô vi tính. Neáu caùc ñôn vò coù baûn
maãu rieâng trong maùy cuøng phoái hôïp söûa ñoåi.
3.2.9.Tröø caùc phieáu, ñôn nghieâm caám khoâng ñöôïc copy caùc vaên kieän
phaåm chaát / tö lieäu coâng trình hoaëc sao cheùp caùc tö lieäu töø vi tính.
Boä quaûn lyù caàn chuïp baûn sao tö lieäu / vaên kieän theo “Bieän phaùp
quaûn lyù thu mua” qui ñònh ñeå giao nhaø thaàu phuï thì khoâng chòu söï
raøng buoäc naøy.
3.3.Quaûn cheá tö lieäu lieân laïc :
3.3.1.Nhaân vieân vaên quaûn phaûi ghi traïng thaùi thu phaùt tö lieäu lieân laïc cuûa
ñôn vò vaøo “Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän / tö lieäu”.
3.3.2.Coâng taùc phaùt kieän : tröôùc khi phaùt vaên kieän nhaân vieân vaên quaûn
caàn ñaùnh maõ soá tö lieäu, ñaùnh maõ soá treân goùc phaûi cuûa trang 1 vaø
ghi maõ soá vaøo coät ghi chuù “Maõ soá phaùt kieän” trong phieáu ghi luïc
thu phaùt vaên kieän / tö lieäu. Khi ñaõ phaùt, yeâu caàu ngöôøi nhaän vaên
kieän / tö lieäu kyù nhaän vaøo coät “Ngöôøi nhaän / soá phaàn nhaän”.
3.3.3.Maõ soá tö lieäu : □□□-□□□□ Maõ soá thöù nhaát ñaïi dieän cho söï
nghieäp, tieáp theo hai maõ soá ñaïi dieän cho boä phaän phaùt vaên kieän,
boán soá sau cuøng laø soá thöù töï.
3.3.3.1.Maõ soá söï nghieäp : 2
3.3.3.2.Maõ soá boä phaän trong söï nghieäp :
Boä quaûn lyù : 01, Boä nghieäp vuï : 02, Boä kieåm phaåm : 03, Boä xöôûng
vuï : 04.
Boä tö taøi: 05; Boä kyõ thuaät: 06; Boä khai thaùc: 07
Chuù yù: Maõ soá tö lieäu naøy chæ ñeå cho boä khai thaùc söû duïng:
□□□-□□□□□
Soá thöù nhaát laø maõ soá ñaïi dieän söï nghieäp, soá thöù hai, thöù ba laø maõ soá ñaïi
dieän boä phaän phaùt vaên kieän, soá thöù tö la chöõ caùi thöù nhaát ñaïi dieän
hieäu giaøy khai thaùc,

Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån

04-GM-003
 Teân saùch SAÙCH TIEÂU CHUAÅN NGHIEÄP
Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 3/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính

boán soá sau cuøng laø soá thöù töï.

3.3.3.3: Soá thöù töï: 0001-9999
Coâng taùc nhaän kieän :
3.3.3.3.Nhaân vieân vaên quaûn khi nhaän ñöôïc tö lieäu lieân laïc phaûi ñöa
maõ soá vaên kieän vaø sô löôïc noäi dung ghi vaøo coät “Maõ soá vaên
kieän nhaän” sô löôïc noäi dung trong “Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên
kieän / tö lieäu” .
3.3.3.4.Nhaân vieân vaên quaûn chuyeån tö lieäu lieân laïc cho ñuùng ngöôøi
nhaän vaø ngöôøi phaûi kyù nhaän, ghi roõ soá phaàn nhaän vaøo coät
“Ngöôøi nhaän vaø soá phaàn nhaän” trong “Phieáu ghi luïc thu phaùt
vaên kieän / tö lieäu”
3.4.Quaûn cheá coâng taùc Fax .
3.4.1.Boä thu phaùt fax :
3.4.1.1.Toång Coâng ty : trung taâm sinh quaûn .
3.4.1.2.Söï nghieäp thöù 1 : Boä sinh quaûn - phoøng giaøy maãu .
3.4.1.3.Söï nghieäp thöù 2 : Boä quaûn lyù - Boä nghieäp vuï – Boä khai thaùc.
3.4.2.Tröôùc khi chuyeån fax ñi phaûi ñoùng daáu “Maõ soá fax / ngaøy thaùng treân
trang 1” (phuï kieän 2) ghi roõ maõ soá fax vaø ngaøy thaùng fax ñi .
3.4.3.Maõ soá fax : □□□□□□ maõ soá thöù 1, maõ soá thöù 2 chæ nôi fax ñi,
boán maõ soá sau cuøng laø soá thöù töï.
Chuù yù: Maõ soá naøy chæ ñeå cho boä khai thaùc söû duïng: □□□-
□□□□□
Maõ soá thöù nhaát, thöù hai: laø maõ soá chuyeån ñi.
Maõ soá thöù ba laø chöõ caùi thöù nhaát ñaïi dieän hieäu giaøy cuûa boä khai
thaùc, boán soá sau cuøng laø soá thöù töï.
3.4.3.1 soá thöù töï: 0001-9999

Maõ soá chæ nôi fax ñi nhö sau :

Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån

04-GM-003
 Teân saùch SAÙCH TIEÂU CHUAÅN NGHIEÄP
Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 4/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính

Boä phaän nhaän Boä saûn Phoøng

Toång Boä quaûn Boä nghieäp
Maõ ñaïi dieän xuaát söï giaøy maãu
Coâng ty lyù SN thöù vuï SN thöù
Boä phaän phaùt nghieäp SN thöù
Ñaøi Loan hai hai
thöù nhaát nhaát
Toång Coâng ty Ñaøi Loan － AC AE AF AG
Boä quaûn lyù söï nghieäp thöù BA － BE BF BG
nhaát
Boä saûn xuaát söï nghieäp thöù CA － － CF CG
nhaát
Boä xöôûng vuï phaân xöôûng II
－ DC － － －
söï nghieäp thöù nhaát
Phoøng giaøy maãu söï nghieäp thöù
EA EC － － EG
nhaát
Boä quaûn lyù söï nghieäp coâng FA FC － － －
ty Kim Vieät
Boä nghieäp vuï söï nghieäp GA GC GE － －
coâng ty Kim Vieät
Boä khai thaùc söï nghieäp coâng HA AB
ty Kim Vieät
3.4.4.Ñôn vò naøo khoâng coù maõ soá thu phaùt fax , khoâng coù quyeàn thu phaùt
fax , khoâng ñöôïc chaáp haønh truøng laáp .
3.4.5.Boä chuyeån fax ra ngoaøi phaûi ghi maõ soá tö lieäu , maõ soá fax vaøo
“Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän / tö lieäu” vaø ghi roõ vaøo coät nôi
nhaän fax .
3.4.6.Khi Boä nhaän ñöôïc fax phaûi ghi maõ soá tö lieäu nhaän vaø maõ soá fax
vaøo “phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän / tö lieäu” nôi coät “Maõ soá vaên
kieän nhaän” “Maõ soá fax” . Tröôøng hôïp fax ñoù caàn chuyeån ñeán caùc
Boä khaùc thì phaûi döïa theo qui ñònh 3.4.3 - 3.4.5 maø soaïn laïi maõ soá
vaø fax ra . Tröôøng hôïp fax caàn chuyeån ra cho caùc nhaân vieân hoaëc caùc
ñôn vò khaùc thì phaûi kyù nhaän nôi coät “Ngöôøi nhaän / soá phaàn nhaän”
trong “Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän /tö lieäu” .
3.4.7.Ngoaøi ghi ñònh 3.4.5 vaø 3.4.6 Boä phaùt vaø nhaän fax phaûi ghi roõ traïng

Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån

04-GM-003
 Teân saùch SAÙCH TIEÂU CHUAÅN NGHIEÄP
Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 5/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính

thaùi coâng vieäc vaøo “Phieáu ghi luïc fax” (maåu 3) ñeå lôïi cho vieäc caùc
ñôn vò thu phaùt coù theå ñoái chieáu .
4. Vaên kieän lieân quan :
4.1.Bieän phaùp quaûn lyù vaên kieän phaåm chaát (02-GM-001) .
4.2.Bieän phaùp quaûn lyù tö lieäu coâng trình / vaên kieän töø ngoaøi ((02-GM
-004) .
5. Phuï kieän : tham khaûo “Soå ñôn phieáu”.
5.1.Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän / tö lieäu .
5.2.Maõ soá fax / daáu ngaøy thaùng .
5.3.Phieáu ghi luïc fax ((04-GM -025) .
6. Ghi luïc ñính chính : Khoâng coù

Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån

04-GM-003