Professional Documents
Culture Documents
03 GM 001
03 GM 001
Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 1/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính
1. Muïc ñích :
Ñeå quaûn cheá coù hieäu quaû veà nghieäp vuï thu phaùt vaên kieän phaåm chaát
- tö lieäu coâng trình - tö lieäu lieân laïc vaø caùc thoâng tin töø fax cuûa noäi Boä
taäp ñoaøn.
2. Phaïm vi :
Caùc vaên kieän phaåm chaát - tö lieäu coâng trình - tö lieäu lieân laïc vaø fax
cuûa noäi Boä taäp ñoaøn.
3. Thao taùc thuyeát minh :
3.1.Caùc Boä phaûi chæ ñònh 1 nhaân vieân chuyeân traùch veà thu phaùt vaên kieän / tö
lieäu. Caùc ñôn vò döôùi Boä phaûi chæ ñònh 1 nhaân vieân kieâm traùch veà quaûn
cheá caùc vaên kieän phaåm chaát tö lieäu.
3.2.Quaûn cheá vaên kieän phaåm chaát vaø tö lieäu coâng trình :
3.2.1.Caùc Boä phaùt haønh vaên kieän phaåm chaát vaø tö lieäu coâng trình cuûa
Baûn söï nghieäp.
TEÂN VAÊN KIEÄN / BOÄ PHAÄN QUAÛN CHEÁ
TÖ LIEÄU PHAÙT HAØNH
Vaên kieän phaåm chaát Boä quaûn lyù
Tö lieäu coâng trình Boä nghieäp vuï
3.2.2.Boä quaûn cheá phaùt haønh vaên kieän / tö lieäu cho nhaân vieân vaên quaûn
cuûa caùc ñôn vò vaø caùc nhaân vieân vaên quaûn cuûa caùc ñôn vò coù
traùch nhieäm quaûn cheá coâng vieäc thu phaùt vaên kieän phaåm chaát / tö
lieäu coâng trình vaø caùc vaên kieän töø ngoaøi.
3.2.3.Nhaân vieân vaên quaûn phaûi ghi luïc laïi hieän traïng coâng vieäc thu phaùt
vaên kieän / tö lieäu vaøo “Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän” (maãu 1) ,
maõ soá vaên kieän kyù nhaän laø maõ soá cuûa vaên kieän phaåm chaát / tö
lieäu coâng trình vaø vaên kieän töø ngoaøi. Ngöôøi nhaän vaên kieän / tö lieäu
phaûi kyù vaøo “Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän / tö lieäu coâng trình” vaø
ghi roõ soá phaàn nhaän.
3.2.4.Khi nhaân vieân vaên quaûn nhaän ñöôïc thoâng tri cuûa boä quaûn cheá phaùt
haønh caàn thu hoài vaên kieän / tö lieäu. Caàn phaûi thöïc hieän theo ghi luïc
thu phaùt vaên kieän / tö lieäu maø thu hoài vaø giao traû cho Boä ñaõ phaùt
haønh.
3.2.5.Baát cöù ai cuõng khoâng ñöôïc theâm bôùt chöõ , ñoà hoïa , ghi chuù hoaëc
laøm daáu treân vaên kieän phaåm chaát vaø tö lieäu.
Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån
04-GM-003
Teân saùch SAÙCH TIEÂU CHUAÅN NGHIEÄP
Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 2/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính
3.2.6.Caùc maãu phieáu, ñôn do Boä quaûn lyù cung caáp baûn maãu, caùc Boä vaø
ñôn vò töï copy ra maø söû duïng. Neáu soá löôïng söû duïng lôùn giao xöôûng
in thöïc hieän.
3.2.7.Caùc Boä coù theå yeâu caàu cho maãu phieáu, ñôn baèng ñóa vi tính. Coøn
neáu nhö theá vaãn chöa ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu, caùc ñôn vò coù theå töï
thieát keá baèng vi tính thích hôïp (MS EXCEL).
3.2.8.Neáu maãu phieáu, ñôn caàn söûa ñoåi Boä quaûn lyù phaûi baûn maãu cuûa
caùc ñôn vò vaø hieäu chænh trong hoà sô vi tính. Neáu caùc ñôn vò coù baûn
maãu rieâng trong maùy cuøng phoái hôïp söûa ñoåi.
3.2.9.Tröø caùc phieáu, ñôn nghieâm caám khoâng ñöôïc copy caùc vaên kieän
phaåm chaát / tö lieäu coâng trình hoaëc sao cheùp caùc tö lieäu töø vi tính.
Boä quaûn lyù caàn chuïp baûn sao tö lieäu / vaên kieän theo “Bieän phaùp
quaûn lyù thu mua” qui ñònh ñeå giao nhaø thaàu phuï thì khoâng chòu söï
raøng buoäc naøy.
3.3.Quaûn cheá tö lieäu lieân laïc :
3.3.1.Nhaân vieân vaên quaûn phaûi ghi traïng thaùi thu phaùt tö lieäu lieân laïc cuûa
ñôn vò vaøo “Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän / tö lieäu”.
3.3.2.Coâng taùc phaùt kieän : tröôùc khi phaùt vaên kieän nhaân vieân vaên quaûn
caàn ñaùnh maõ soá tö lieäu, ñaùnh maõ soá treân goùc phaûi cuûa trang 1 vaø
ghi maõ soá vaøo coät ghi chuù “Maõ soá phaùt kieän” trong phieáu ghi luïc
thu phaùt vaên kieän / tö lieäu. Khi ñaõ phaùt, yeâu caàu ngöôøi nhaän vaên
kieän / tö lieäu kyù nhaän vaøo coät “Ngöôøi nhaän / soá phaàn nhaän”.
3.3.3.Maõ soá tö lieäu : □□□-□□□□ Maõ soá thöù nhaát ñaïi dieän cho söï
nghieäp, tieáp theo hai maõ soá ñaïi dieän cho boä phaän phaùt vaên kieän,
boán soá sau cuøng laø soá thöù töï.
3.3.3.1.Maõ soá söï nghieäp : 2
3.3.3.2.Maõ soá boä phaän trong söï nghieäp :
Boä quaûn lyù : 01, Boä nghieäp vuï : 02, Boä kieåm phaåm : 03, Boä xöôûng
vuï : 04.
Boä tö taøi: 05; Boä kyõ thuaät: 06; Boä khai thaùc: 07
Chuù yù: Maõ soá tö lieäu naøy chæ ñeå cho boä khai thaùc söû duïng:
□□□-□□□□□
Soá thöù nhaát laø maõ soá ñaïi dieän söï nghieäp, soá thöù hai, thöù ba laø maõ soá ñaïi
dieän boä phaän phaùt vaên kieän, soá thöù tö la chöõ caùi thöù nhaát ñaïi dieän
hieäu giaøy khai thaùc,
Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån
04-GM-003
Teân saùch SAÙCH TIEÂU CHUAÅN NGHIEÄP
Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 3/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính
Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån
04-GM-003
Teân saùch SAÙCH TIEÂU CHUAÅN NGHIEÄP
Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 4/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính
Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån
04-GM-003
Teân saùch SAÙCH TIEÂU CHUAÅN NGHIEÄP
Phuï kieän
Maõ soá 03-GM-001 VUÏ QUAÛN CHEÁ VAÊN KIEÄN / Trang 5/5 0
tieâu chuaån TÖ LIEÄU keøm theo
Ñôn vò Ngaøy Ngaøy
Boä xöôûng vuï 2003.01.01 2015.01.01 Baûn soá 2.0
cheá ñònh cheá ñònh ñính chính
thaùi coâng vieäc vaøo “Phieáu ghi luïc fax” (maåu 3) ñeå lôïi cho vieäc caùc
ñôn vò thu phaùt coù theå ñoái chieáu .
4. Vaên kieän lieân quan :
4.1.Bieän phaùp quaûn lyù vaên kieän phaåm chaát (02-GM-001) .
4.2.Bieän phaùp quaûn lyù tö lieäu coâng trình / vaên kieän töø ngoaøi ((02-GM
-004) .
5. Phuï kieän : tham khaûo “Soå ñôn phieáu”.
5.1.Phieáu ghi luïc thu phaùt vaên kieän / tö lieäu .
5.2.Maõ soá fax / daáu ngaøy thaùng .
5.3.Phieáu ghi luïc fax ((04-GM -025) .
6. Ghi luïc ñính chính : Khoâng coù
Phaùt Pheâ
Thaåm tra Cheá ñònh
haønh chuaån
04-GM-003