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制訂單位 管理部 制訂日期 2003.01.01 修訂日期 2015.0.1.01 版次 2.0

1. 目的：有效管制品質文件、工程資料、連絡資料及集團內部傳真之收發作業。
2. 範圍：本事業處之品質文件、工程資料、連絡資料及集團內部傳真。
3. 作業說明：
3.1.各部門指定一名專職文件／資料收發人員。部門下屬單位指定一人兼職負責
文件／資料之管制。
3.2.品質文件及工程資料之管制
3.2.1. 本事業處品質文件及工程資料發行管制部門
文件／資料名稱 發行管制部門
品質文件 管理部
工程資料 技術部
3.2.2. 發行管制部門將文件／資料發給各部門文管人員，由各部門文管人員
管制部門內品質文件、工程資料及外來文件之收發。
3.2.3. 文管人員須將部門內品質文件及工程資料之收發狀況登錄於「文件／資
料收發記錄表」（附件 1）。收件編號為品質文件及工程資料及外來文件
之編號，文件／資料之收件人須於文件／資料收發記錄表簽章並註明收
件份數。
3.2.4. 文管人員接獲發行管制部門回收文件／資料之通知，須依據文件／資
料收發記錄表加以回收並交回發行管制部門。
3.2.5. 任何人均不得私自於品質文件、工程資料及外來文件加註文字、圖案、
標記或符號。
3.2.6. 各部門作業所需之表單由管理部提供原稿，各部門可自行影印使用，
使用頻率高之表單則交印刷廠大量印製。
3.2.7. 各部門亦可要求管理部提供表單之電腦檔案。如原電腦檔案無法滿足作
業需求，各部門可依原表單格式自行以適用之電腦作業系統（如 MS
EXCEL）另建電腦檔案。
3.2.8. 如表單格式有所修訂，管理部須抽換各部門之表單原稿，並修改各部
門所持有之電腦檔案。如部門有自建之電腦檔案亦須配合修改。
3.2.9. 除表單外，嚴禁私自影印品質文件、工程資料及外來文件或拷貝前述文
件、資料之電腦檔案。管理部依「採購管理辦法」影印工程資料予分包商則
不在此限。
3.3.連絡資料之管制
3.3.1. 文管人員須將所屬部門連絡資料之收發狀況登錄於文件／資料收發記
錄表。

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04-GM-003
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3.3.2. 發件作業：文管人員發出連絡資料前須編訂資料編號，將其註明於連
絡資料（第一頁）右上角，及文件／資料收發記錄表「發件編號」欄內。
發出後須請該連絡資料之收件人員於文件／資料收發記錄表「收件人／
收件份數」欄內簽章並註明收件份數。
3.3.3. 資料編號：□□□-□□□□第一碼為事業處代號，次兩碼為發件部門
代號，後四碼為流水號。
3.3.3.1. 事業處代號：2
3.3.3.2. 金越業處部門代號：
管理部：01 業務部：02 品保部：03
廠務部：04 資材部：05 技術部：06 开发部：07
注：此資料編號仅为开发部使用：□□□-□□□□□
第一碼為事業處代號，第二、三碼為發件部門代號，
第四码为开发部品牌第一字母代码，最後四碼為流水號。
3.3.3.3 流水号：0001-9999
3.3.4. 收件作業
3.3.4.1. 文管人員收到連絡資料後須將所收連絡資料之編號及概略內容
登錄於文件／資料收發記錄表「收件編號」及「內容簡述」欄內。
3.3.4.2. 文管人員將連絡資料分發予部門內適當人員，該連絡資料之收
件人須於文件／資料收發記錄表「收件人／收件份數」欄內簽章並
註明收件份數。
3.4.傳真作業之管制
3.4.1. 傳真收發部門
3.4.1.1. 總公司：生管中心。
3.4.1.2. 第一事業處：生管部、樣品室。
3.4.1.3. 金越事業處：管理部, 業務部, 開發部.
3.4.2. 傳真發出前須於傳真文件（第一頁）加蓋「傳真編號／日期章」（附件
2）並註明傳真編號及傳真日期。
3.4.3. 傳真編號：□□□□□□第一、二碼為傳真發出代號，後四碼為流水號。
注：此資料編號仅为开发部使用：□□□□□□□
第一、二碼為传出代號，
第三碼為开发部品牌第一字母代码，
最後四碼為流水號。
3.4.3.1 流水号：0001-9999

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傳真發出代號如下表：
接收部門 台灣 第一事業 第一事業 金越事業 金越事業處
發出部門 代號 總公司 處生管部 處樣品室 處管理部 業務部
台灣總公司 － AC AE AF AG
第一事業處管理部 BA － BE BF BG
第一事業處生管部 CA － － CF CG
第一事業處二廠廠務部 － DC － － －
第一事業處樣品室 EA EC － － EG
金越事業處管理部 FA FC － － －
金越事業處業務部 GA GC GE － －
金越事業處开发部 HA AB
3.4.4. 無傳真收發代號者， 無收發之權責，不得相互執行傳真業務。
3.4.5. 傳真發出部 門須將資料編號及傳真編號登錄於文件／資料收發記錄表，
並將傳真接收部門註明於「收件人」欄內。
3.4.6. 傳真接收部門須將所收傳真之資料編號及傳真編號登錄於文件／資料
收發記錄表「收件編號」及「傳真編號」欄內。如該份傳真須再傳予其它部
門，則須依 3.4.3 及 3.4.5 之規定另行編訂傳真編號並發出傳真。如該份
傳真須發予相關人員、部門，則請收件人員於文件／資料收發記錄表「收
件人／收件份數」欄內簽章並註明收件份數。
3.4.7. 除 3.4.5 及 3.4.6 之規定外，傳真收發部門須將資料傳出、傳入狀況登
錄於「傳真記錄表」（附件 3），以利各傳真收發部門進行對點作業。
4. 相關文件：
4.1.品質文件管理辦法過 （02-GM-001）
4.2.工程資料／外來文件管理辦法 （02-GM-004）
5. 附件：
5.1.文件／資料收發記錄表 （04-GM-029）
5.2.傳真編號／日期章
5.3.傳真記錄表 （04-GM-024）

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