CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin (về hàng hoá, về vận tải, bảo hiểm v.v..)
dùng để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi
thường... 
Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện Hợp đồng ngoại thương là những chứng từ xác nhận
việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc vận tải hàng, việc bảo
hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan. 
Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói
chung, chúng đều được trình bày trên những mẫu in sẵn. Những chi tiết chung cho nội dung của tất
cả các chứng từ là: tên của tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại và điện
tín của nó, tên chứng từ, ngày tháng và nơi lập chứng từ, số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp
đồng, tên tàu chở hàng và số vận đơn, tên hàng và mô tả hàng hoá, số lượng, (số kiện trọng lượng cả
bì, trọng lượng tịnh), loại bao bì và ký mã hiệu hàng hoá. 
Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ được chia thành các loại: Chứng từ hàng hoá, chứng
từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan. 
Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên luôn tiếp xúc với các phương tiện tín dụng như
Hối Phiếu, séc v.v... 
1. Chứng từ hàng hoá 
Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá.
Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Những
chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng
nhận phẩm chất. 
a. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) 
Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá; điều kiện cơ sở giao hàng;
phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng. Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và
được dùng trong nhiều việc khác nhau: hoá đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi
tiền hàng mà còn cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá cho cơ
quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế. 
Theo chức năng của nó, hoá đơn có thể được phân loại thành: 
- Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice) là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng
trong các trường hợp như: Giá hàng mới là giá tạm tính; việc nhận hàng về số lượng và chất lượng
được thực hiện ở cảng đến; hàng hoá được giao làm nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần
cho đến khi bên giao hàng xong mới thanh toán dứt khoát v.v...
- Hoá đơn chính thức (Final Invoice) là hoá đơn để dùng thanh toán cuối cùng tiền hàng.
- Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức như hoá đơn, nhưng không
dùng để thanh toán bởi vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Tuy nhiên điểm giống nhau trong chức
năng của nó với hoá đơn thông thường là: Nó nói rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Vì vậy nó có
tác dụng đại diện cho số hàng hoá gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng
hoặc để làm thủ tục xin nhập khẩu.
- Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm
việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (xem
mục chứng từ hải quan).
b. Bảng kê chi tiết (Specification) 
Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng
hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi
khác nhau và có phẩm cấp khác nhau. 
c. Phiếu đóng gói (Packing List) 
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container). v.v... Phiếu
đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để
trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. 
Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list)
nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutrai
packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành
loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list). 
d. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certiicate of Quality) 
Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với
các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất
có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám
định) hàng xuất khẩu cấp. 
Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông
thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất
cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên
thoả thuận. 
e. Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of Quantity)
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường
hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng
bao, rượu chai v.v... Giấy này có thể do công ty giám định cấp. 
2. Chứng từ vận tải
a. Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận
việc hàng hoá đã được tiếp nhận để chở khi hàng được chuyên chở bằng đường biển. Vận đơn
đường biển có chức năng chứng minh quyền sở hữu của người nhận hàng đối với lô hàng đang được
vận tải nên có thể sử dụng để thế chấp hoặc chuyển nhượng trong thời gian cần kíp về mặt tài chính.
b. Vận đơn hàng không (Airway Bill)
Do người chuyên chở cấp khi hàng hóa được chuyên chở bằng máy bay. Vận đơn hàng không có
cách sử dụng đơn giản hơn Vận đơn đường biển vì nó không có chức năng chứng minh quyền sở
hữu của người nhận hàng đối với lô hàng khi được vận tải.
c. Biên lai thuyền phó (Mates receipt)
Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu về việc đã nhận hàng chuyên chở.
Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá mà các nhân viên kiểm
kiện của tàu (Ships tallymen) đã tiến hành trong khi hàng hoá được bốc lên tàu.
Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá vì thế người ta thường phải đổi biên
lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng mua bán cho phép.
d. Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill)
Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế cho vận đơn đường biển. Tuy nhiên giấy gửi hàng
đường biển thường được ký phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển nhượng (negotiable).
Nó chỉ được dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc nhau và thường thanh toán bằng
cách ghi sổ.
e. Bản lược khai hàng (Manifest)
Bản lược khai hàng là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu (canifest), cung cấp thông tin về tiền cước
(freight manifest). Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và
để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.
f. Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading)
Là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt. Vận đơn đường sắt có
chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt và là biên lai của cơ
quan đường sắt xác nhận đã nhận hàng để chở.
Trong vận đơn đường sắt thường có những chi tiết cơ bản như: Tên người gửi hàng; tên, địa chỉ
người nhận hàng; tên ga đi; tên ga đến và tên của ga biên giới thông qua; tên hàng, số lượng kiện,
trọng lượng cả bì của hàng hoá tiền cước chuyên chở.
Cơ quan đường sắt thường ký kết phát một bản chính của vận đơn đường sắt và một số bản phụ
(duplicate). Bản chính được gửi kèm theo hàng và sẽ được trao cho người nhận hàng. Bản phụ được
trao cho người gửi hàng để người này dùng trong việc của mình như: thanh toán tiền hàng thông báo
giao hàng.