Інструкція по роботі з листом стажування

Структура інструкції

1. Робота зі вступною частиною листа

стажування……………………………………………………………….………………..2
1.1. Блок А. Організаційно-виробнича адаптація…………………………………………………………….
……………….….2
1.2. Задачі першого тижня
стажування…………………………………………………………………………………………….…3
2. Блок В. Стажування в одному з гіпермаркетів……………………………………………………………..
…………………….4
3. Блок С. Оцінка ефективності роботи стажиста протягом подальшого періоду
стажування…………………..6
3.1. Блок С1. Механіка
роботи…………………………………………………………………………………………………………………
……....6
3.2. Блок С2. Механіка роботи…………………………………………………………………………………………..
……………………………..7
4. Закриття періоду
стажування………………………………………………………………………………………………………
……..8

Прикінцеві
положення……………………………………………………………………………………………………………
………………..9

1
1. Робота зі вступною частиною листа стажування
 Дана інструкція пояснює механіку роботи з листом стажування та зони відповідальності сторін, що
приймають участь в стажуванні.
 Лист стажування видається стажисту в перший день виходу на стажування Департаментом управління
персоналом. Період стажування може співпадати чи не співпадати з випробовувальним терміном.
Період стажування не може тривати менше, ніж 1 місяць. На період стажування Наставником для
стажиста виступає безпосередній керівник.
 Контроль за якістю стажування та дотриманням правил заповнення листа стажування закріплено за
Департаментом управління персоналом.
 В першій(вступній) частині листа стажування відповідальні особи Департаменту управління
персоналу заповнюють «шапку» листа стажування та проводять визначені в вступній частині
організаційні процедури.
 Лист стажування складається з декількох частин.
 У вступній часині важливо вказати кому призначений даний лист стажування (ПІБ стажиста, його
відділ, департамент), а також хто відповідальний за процес стажування (ПІБ безпосереднього
керівника).

 Дата стажування визначається безпосереднім керівником стажиста. Датою початку стажування

вважається дата виходу на перший день стажування, датою завершення стажування являється день,
коли безпосередній керівник проводить фінальну бесіду впродовж якої визначає можливість
подальшої співпраці зі стажистом.

1.1. Блок А. Організаційно-виробнича адаптація

 Даний блок умовно поділяється на дві частини: ознайомчий та оціночний за отриманими результатами
першого тижня.
 Початок стажування передбачає обов′язкове проходження організаційно-виробничої адаптації. В
листі стажування вказані обов′язкові пункти та закріплена відповідальна особа. Визначені пункти
організаційно-виробничої адаптації необхідно провести протягом першого, але не пізніше п'ятого дня
стажування. Всього до даного блоку входить 11 пунктів.
 Навпроти кожного пункту відповідальна особа вказує дату, коли була виконана дана робота, ставить
свій підпис.

2
  Стажист в листі стажування ставить свій підпис, котрий свідчить про те, що він ознайомлений з даною
вимогою. Стажист має право не ставити свій підпис у випадку, якщо відповідальна особа провела
неякісну роботу і стажист не зрозумів вимог, що до нього пред′являються.
 Примітка по роботі з пунктом 1.10. Стажист пише про себе коротку презентацію, погоджує її з
безпосереднім керівником. В презентації рекомендовано відобразити ключові дані про стажиста: ПІБ,
посада в Компанії, коротко про попередній досвід роботи, хобі/захоплення. Також варто додати
фотографію. Форма презентації узгоджується стажистом з безпосереднім керівником (лист, формат
презентації, відеопрезентація та ін.). Безпосередній керівник стажиста при необхідності узгоджує дану
презентацію з керівником Департаменту та висилає Директору Департаменту управління персоналом,
котрий ініціює подальшу розсилку на колег.

1.2. Задачі першого тижня стажування

 Оцінка ефективності роботи стажиста протягом першого тижня стажування фіксується в листі
стажування.
 З цією метою безпосередній керівник вказує дати першого тижня стажування.

 Також в спеціально відведених графах безпосередній керівник вписує п′ять найважливіших задач, що
будуть поставлені стажисту на перший тиждень стажування. Задачі формуються згідно SMART-
критеріїв ( задача конкретно описана; є критерії оцінки отриманого результату; завдання поставлено з
урахуванням можливостей стажиста; надані ресурси для виконання задачі; заданий термін часу на
виконання задачі). Рекомендовано заповнювати даний блок, починаючи з другого дня стажування, а
перший день стажування залишити як вступний та ознайомчий.
 В графі «Дата оцінки роботи» безпосередній керівник вказує дату виконання поставленої задачі
стажистом.
 В графі «Критерії оцінки якості виконаної роботи» вказується показник вимірюваності даної
задачі.
 Також якість виконаної задачі необхідно перевести в бальну шкалу, де «10» - це абсолютно вірно
виконана задача, «1» - задача не виконана/задача виконана повністю невірно.
 Для підведення підсумків даного блоку необхідно підсумувати отримані бали по результатам
виконаних задач та вивести середній показник в балах та відсотках.
 Отриманий показник переноситься в зведену таблицю структури оцінки якості роботи стажиста
протягом випробовувального терміну. Це пункт 1. Отриманий бал в блоці А./Результати
організаційної адаптації/.

3
2. Блок В. Стажування в одному з гіпермаркетів
 Даний блок стажування є обов′язковим для всіх нових співробітників для всіх посад. Якщо стажист не
проходить даний блок, безпосередній керівник стажиста отримує адміністративну чи дисциплінарну
відповідальність. Стажування триває протягом двох днів підряд, дні стажування не розриваються. Два
дні стажування проходять на одному гіпермаркетів.
 Протягом першого тижня стажування безпосередній керівник стажиста надає менеджеру з навчання та
розвитку Керуючої Компанії дати дводенного стажування, рекомендації щодо магазину стажування та
пише перелік ключових задач, які має вивчити стажист протягом періоду стажування на магазині.
 Структура комунікації для узгодження стажування на одному з гіпермаркетів:

1. Менеджер з навчання 2.Безпосередній 3. Менеджер з навчання

Керуючої Компанії керівник новачка Керуючої Компанії
Пишу лист Вказує дати стажування, Перенаправляє дані
безпосередньому побажання щодо керуючому гіпермаркету
керівнику стажиста з гіпермаркету з копією на менеджера з
прохання вказати дати стажування, перелік навчання, закріпленого
стажування та вказує ключових задач для за даним магазином та
дату до которої керівник вивчення. керівника відділу
має відповісти. Даний навчання та розвитку
лист пишеться за три дні персоналу.
до завершення першого
тижня стажування.

4. М енедж ер з
н а в ч а н н я , з а к р іп л е н и й 5 .Б е з п о с е р е д н ій 6 . С таж и ст 7. М енед ж ер з
за м а гази н о м к е р ів н и к н о в а ч к а навчання Керую чої
К о м п а н ії
У зго д ж ує з К е р ую ч и м П р о в о д и т ь ін с т р у к т а ж П р и хо д и ть на м агази н
ка н д и д ату р у кур ато р а новачка п о п равилам д л я стаж уван ня в П и ш е л и с т н а в с іх
стаж уван н я, н ад ає стаж ув ан ня н а у стан о вл ен у д а ту у ч а с н и к ів с т а ж у в а н н я з
с п и с о к н а с т а в н и к ів г і п е р м а р к е т і, у т о ч н ю є стаж уван н я. п р о хан н ям н ад ати
л ін і й н о г о п е р с о н а л у , ф ін а л ь н і д а н і п о з в о р о т н ій з в 'я з о к п о
з д ій с н ю є і н с т р у к т а ж с та ж у в а н н ю (к о н та к ти , стаж уван н ю .
в ід п о в ід а л ь н и х о с іб з а к о н т е н т с та ж у в а н н я ).
стаж уван н я н а
м а г а з и н і.
П р и н е о б х ід н о с т і
утончю є зап ит
б е зпо сер ед нього
к е р ів н и к а с т а ж и с т а
щ о д о ко н те н ту
стаж уван н я.
П и ш е л и с т н а в с іх
у ч а с н и к ів с т а ж у в а н н я з
п е р е л ік о м в с іх
н е о б х ід н и х д а н и х п р и
н е о б х і д н о с т і.

4
 Стажування на гіпермаркеті проходить після першого тижня стажування в Керуючій Компанії, але не
пізніше двох тижнів від дати початку стажування.
 Під час стажування на гіпермаркеті стажист працює за офісним графіком з 09:00 до 18:00 з правом на
годину обідньої перерви. На даний період стажист підпорядковується правилам внутрішнього
розпорядку гіпермаркету для офісного персоналу (контактний огляд на посту охорони, стікерування
товару, паління лише згідно графіка магазину та виключно у встановлених місцях та ін.).
 На час стажування на гіпермаркеті для стажистів Керуючої Компанії назначаються куратори
стажування. Ключова задача куратора – улагодження організаційних питань по стажуванню,
контроль слідування стажування згідно листа стажування, контроль якості стажування стажиста.
 Куратором стажування на гіпермаркеті (далі ТП) можуть виступати:
1. Керуючий ТП.
2. Замісник Керуючого по збуту.
3. Замісник Керуючого по адміністративним питанням.
4. Керівник відділу збуту (відділ Фреш, ТШП, Пром.групи).
5. Керівник профільного напрямку чи сумісного за функціоналом структурного підрозділу.
 Перший день стажування проходить в торговому залі чи на касі. Стажування на лінії кас
проходять співробітники фінансового Департаменту. Співробітники інших Департаментів
проходять стажування як продавці торгового залу.
 На другий день стажування стажист направляються в профільний відділ з яким буде пов′язана його
взаємодія під час виконання службових обов′язків. Узгодження профільного відділу відбувається під
час направлення на стажування на ТП стажиста. Назву профільного відділу рекомендує безпосередній
керівник стажиста.
 Менеджер з навчання та розвитку Керуючої Компанії, що закріплений зі ТП на якому буде проходити
стажування узгоджує куратора стажування, дати стажування, ТП на якому буде проходити стажування
та надсилає підтвердження від ТП безпосередньому керівнику стажиста з копією на керівника відділу
навчання та розвитку персоналу.

Ключові дані по першому дню стажування.

 Стажист приходить у визначений день на ТП о 08:50 на службовий вхід та знаходиться на посту

охорони, записується в журналі обліку відвідувачів. При собі в обов'язковому порядку має мати
бейдж. Куратор стажування чи інша уповноважена особа, що була зазначена в листі, проводить
стажиста в офісну частину приміщення.
 Куратор стажування на ТП проводить стажисту всі зазначені в листі стажування організаційні
процедури, знайомить з керівником відділу/менеджером сектору де буде проходити стажування.
Організаційні процедури не можуть тривати довше ніж три години. Не пізніше 12:00 стажист має
розпочати роботу з Наставником в торговому залі.
 Керівник відділу/менеджер сектору надає необхідну інформацію, що буде корисною для його посади.
 Керівник відділу/менеджер сектору назначає для стажиста Наставника, що пройшов аудиторне
навчання для наставників. Наставник працює зі стажистом до завершення робочої зміни стажиста.
 Наставник передає стажисту базові знання по виконанню роботи, ставить задачі та перевіряє якість їх
виконання.
 За 30 хвилин до завершення робочої зміни стажиста о 17:30 Наставник заповнює свою частину в листі
стажування самостійно.
 В листі стажування Наставник вказує п′ять найсуттєвіших задач, що були поставлені стажисту та
оцінює якість їх виконання згідно балів. Наставник сумує отримані бали та виводить відсотковий
показник.

5
 Заповнений лист стажування Наставник передає куратору стажування на ТП.
 Куратор стажування на ТП протягом дня контролює загальний хід стажування та бере зворотній
зв'язок у Наставника про якість роботи стажиста та дотриманням ним правил внутрішнього
розпорядку, партнерського стилю спілкування. Отримані дані фіксує в листі стажування в підсумках
за перший день:

 У випадку, якщо стажист допускав некоректну поведінку по відношенню до Наставника, колег чи

Покупців, порушував правила внутрішнього трудового розпорядку, був безініціативним, не реагував
на зауваження Наставника чи колег і т.д. – куратор стажування пише в цей же день лист на
безпосереднього керівника стажиста, Директора Департаменту, Директора Департаменту управління
персоналом та керівника відділу навчання та розвитку з описом даного інциденту.
 У разі виявлення даного випадку до стажиста застосовується адміністративна чи дисциплінарна
відповідальність. Можливе припинення співпраці. Міра та вид відповідальності визначається
безпосереднім керівником.
 Заповнений лист стажування протягом першого дня стажування на ТП передається куратором
стажування на ТП керівнику профільного відділу.

Ключові дані по другому дню стажування

 Другий день стажування на ТП призначений для ознайомлення та вивчення роботи профільного

відділу на ТП.
 Другого дня керівник профільного відділу о 08:50 забирає стажиста на посту охорони на службовому
вході та проводить всі необхідні організацій процедури, що визначені в листі стажування.
 Протягом другого дня керівник профільного відділу також ставить для новачка задачі практичного
характеру, що стосується безпосереднього функціоналу відділу. Зміст поставлених задач визначається
на розсуд керівника профільного відділу та з урахуванням побажань безпосереднього керівника
Керуючої Компанії.
 По завершенню другого дня профільний керівник вносить поставлені задачі в лист стажування
новачка та в балах оцінює якість виконаної роботи. Бали підсумовуються та переводяться у відсотки.

6
  В період з 17:30 до 18:00 куратор стажування на ТП підводить підсумки по роботі стажиста протягом
двох днів стажування та фіксує результати в листі стажування. У випадку, якщо робочий час куратора
завершується раніше, то він назначає відповідальну особу про яку повідомляє керівника профільного
відділу та стажиста.
 Отримані бали, що були виставлені керівником профільного відділу на ТП переносяться в зведену
таблицю структури оцінки якості роботи стажиста протягом випробовувального терміну. Це пункт 2.
Отриманий бал в блоці В. /Результати стажування на ТП/.
 Стажування на ТП в регіонах можливе лише у випадку, якщо це в інтересах Компанії.

3. Блок С. Оцінка ефективності роботи стажиста протягом подальшого періоду стажування.

 Даний блок розподіляється на дві частини, що в практиці відбуваються паралельно.
 Блок С1. Безпосередній керівник стажиста фіксує, які знання, необхідні для роботи стажист отримав.
 Блок С2. Безпосередній керівник стажиста фіксує найважливіші задачі, що були поставлені стажисту та
оцінює якість їх виконання.
3.1. Блок С1. Механіка роботи.
 В даному блоці безпосередній керівник стажиста вказує дати всього періоду стажування, починаючи з
першого дня виходу на стажування.
 В блоці визначено десять пунктів, де безпосередній керівник стажиста вписує які знання стажист отримав
під час стажування, що необхідні для виконання його функціоналу. А також, виставляє в балах оцінку
засвоєння та розуміння даних знань. Оцінка може проводитись в ході усного інтерв'ювання чи письмового
опитування.

7
  Оцінка
може

проводитись в кінці періоду стажування чи по мірі надання інформації протягом періоду стажування.
 Отриману оцінку в блоці С1 безпосередній керівник переносить в зведену таблицю структури оцінки
якості роботи стажиста протягом випробовувального терміну. Це пункт 3. Отриманий бал в блоці
С1./Рівень якості засвоєння матеріалу/.

 Пункт 10 є обов'язковим для всіх стажистів, оскільки рішення Співробітників Керуючої Компанії
відображаються на роботі багатьох функціональних структур Компанії, саме тому важливо вміти оцінити
якість впровадженого організаційного рішення.
 Базовими методами оцінки ефективності бізнес-процесів рекомендовано вважати Матрицю SWOT та GAP-
аналіз.

Матриця SWOT дозволяє оцінити загальну ефективність бізнес-процесу. Експрес-приклад.

Назва бізнес-процесу /Приклад: Участь в благодійній акції для дітей-сиріт. Підсумки/

 Strengts (сильні сторони, переваги  Weaknesses (слабкі сторони, недоліки, що

запропонованого рішення для компанії). були виявлені).

Згуртування колективу. Організаційні накладки під час формування подарунків для

Формування позитивного іміджу компанії. дітей.
Накладки в комунікації магазинів з офісом через невірно
Реклама компанії.
визначених кураторів.

 Opportunities (внутрішні чи зовнішні  Тhreats (загрози, ризики).

8
 можливості, ресурси).
Проведення даного заходу відкриває наступні Обмежені можливості в об'єктів компанії надавати
можливості для компанії: подарунки для проведення даних акцій.
Підвищення рівня лояльності Співробітників для Проведення даних активностей частіше, ніж один раз в
квартал буде емоційно стомлювати персонал та
Компанії.
знижувати явку.
Формує поштовх до проявлення ініціативи в
Співробітників по проведенню соціальних заходів.

GAP-аналіз

 Це аналіз, що дозволяю в цілому побачити невідповідності між бажаним результатом та тим, що є на даний
момент та запропонувати рішення даних «розривів».
GAP-аналіз. Приклад структури.

Що є на даний момент Бажаний результат Програма дій /action plan

30% співробітників відділу
запізнюються на роботу на
постійній основі більше, ніж
на 10 хвилин.
Всі співробітники 1. Написати листа про недопустимість даної
відділу приходять на поведінки.
роботу в 08:55. 2. Провести зібрання на якому обсудити дане
питання, разом з колективом приймаємо рішення
про урегулювання даної ситуації.
3. Зафіксувати прийняте рішення та ознайомити всіх
співробітників відділу під підпис.
4. Ввести в дію прийняте рішення.

3.2. Блок С2. Механіка роботи.

 В даному блоці безпосередній керівник стажиста фіксує задачі, що були поставлені стажисту протягом
терміну стажування без урахування задач першого тижня стажування згідно SMART-критеріїв.
Фіксує дату прийому виконаної задачі, коротко описує критерії оцінки задачі, оцінює якість виконаної
задачі в балах.
 Даний блок заповнюється протягом всього періоду стажування.
 Отримані бали в блоці С2, що далі переводяться в відсотки безпосередній керівник переносить в
зведену таблицю структури оцінки якості роботи стажиста протягом випробовувального терміну. Це
пункт 4. Отриманий бал в блоці С2./Оцінка отриманих результатів/

9
4. Закриття періоду стажування
 Для закриття періоду стажування безпосередній керівник стажиста заповнює зведену структуру оцінки
якості роботи стажиста протягом терміну стажування.
 Оцінка пункту 5 здійснюється Директором департаменту в відсотках, де «100%» - максимальний
показник, «0%» - мінімальний показник.
 Оцінка пункту 6 здійснюється безпосереднім керівником через надсилання письмового запиту про
якість роботи стажистам колегам. Серед критеріїв оцінки роботи можуть бути наступні:
1. Доступне, чітке та зрозуміле викладення інформації в письмовому листування.
2. Дотримання правил рівнопартнеського спілкування та правил ділового етикету в письмовому та
усному спілкуванні.
3. Запит на feed-back (зворотній зв'язок) с проханням оцінити якість роботи, надати рекомендації щодо
покращення і .д. колегам з якими працював над вирішенням поставлених задач.
4. Завершення розпочатих задач та надання колегам зворотнього зв'язку по отриманим результатам.
5. Бачить проблемні зони та першим ініціює варіанти їх рішення.
6. При виконанні службові обов'язків враховує інтереси сторін та вміє врегульовувати гострі ситуації.
 Отримані результати письмового запиту безпосередній керівник підсумовує та виставляє відсоток,
которий на його думку, найбільш об'єктивно відображає отриманий результат.
 Отримані результати підсумовуються та виводиться единий бал за період стажування.

 Також в листі стажування вносяться дані по оцінці стажистом якості процесу стажування.
Відповідальність за проведення даного заходу та внесення отриманого результату покладено на
менеджера з навчання та розвитку. Менеджер з навчання та розвитку по даній анкеті надає зворотній

10
 зв'язок протягом трьох днів від дати заповнення стажистом анкети в письмовій формі безпосередньому
керівнику з копією на керівника відділу навчання та розвитку.
 Після того, як безпосередній керівник заповнив зведену структуру оцінки стажиста протягом всього
періоду стажування, стажист заповнив бланк оцінки якості процесу стажування, безпосередній
керівник приймає рішення щодо подальшої співпраці та фіксує його в спеціальні графі.

 Заповнений лист стажування безпосередній керівник передає Директору свого департаменту, котрий
узгоджує кадрове рішення безпосереднього керівника та ставить свою резолюцію (підпис).
 Лист стажування з резолюцією Директора департаменту передається безпосереднім керівником
стажиста Директору департаменту управління персоналом, котрий у випадку, згоди з прийнятим
кадровим рішенням, ставить свою резолюцію.

Прикінцеві положення

 Якщо стажист отримав сумарні бали по зведеній структурі оцінки нижче, ніж 85%, то стажист
проходить повторне стажування по блоках, де набрав найнижчу кількість балів чи безпосередній
керівник приймає рішення про припинення співпраці зі стажистом. Прохідним балом по кожному
блоку вважається 85%.
 Повністю заповнений лист стажування Директор департаменту управління персоналом передає
менеджеру з навчання.
 Менеджер з навчання фіксує динаміку проходження стажування в спеціальній формі звітності та
кожного місяці формує звіт для керівника відділу навчання та розвитку.
 Заповнений лист стажування зберігається в особовій справі співробітника до завершення ним
співпраці з Компанією. У випадку, якщо співробітник завершив співпрацю з компанією, лист
стажування підлягає фізичному знищенню.
 Контроль за дотриманням якості стажування новачка покладений на Директора департаменту
управління персоналом.
 Протягом двох місяців після затвердження та опублікування даної інструкції вона буде функціонувати
як beta-версія. Загальна оцінка ефективності даного бізнес-процесу покладена на відділ навчання та
розвитку персоналу.

11