Quản trị hiệu suất liên tục

(Why - How - What)

Mai Xuân Đạt, okrs.vn

 okrs.vn

Checklist Goal-Setting
1. Mục tiêu rõ ràng
Xác định mục tiêu

2. Mục tiêu có thời hạn (không quá dài)

3. Mục tiêu đo lường được
4. Mục tiêu khó, thách thức
5. Mục tiêu không quá thách thức
6. Xác định các nhiệm vụ phải hoàn thành để đạt được mục tiêu
7. Làm rõ mong đợi từ người khác (cấp trên)
8. Cung cấp nguồn lực để thực hiện mục tiêu
9. Cần sự (tự nguyện) cam kết từ người sở hữu mục tiêu
10. Nêu rõ tầm quan trọng của việc đạt được mục tiêu với tổ chức
11. Làm rõ mong đợi ở bản thân với việc hoàn thành mục tiêu
Cam kết

Viết OKRs tốt

12. Mức độ tự tin hoàn thành mục tiêu không quá thấp
13. Người sở hữu mục tiêu tham gia vào việc xây dựng mục tiêu
14. Người sở hữu mục tiêu chấp nhận mục tiêu
15. Mục tiêu phù hợp với nhóm, tổ chức
16. Mục tiêu công khai, minh bạch
17. Cam kết từ người sở hữu mục tiêu với người có ảnh hưởng (cấp trên)
18. Khen ngợi gắn liền với Mục tiêu

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
19. Phần thưởng (nếu có) gắn liền với Mục tiêu
20. Phản hồi gắn liền với Mục tiêu
Phản hồi

21. Phàn hồi liên tục theo một tần suất cố định (tốt nhất là weekly)
22. Phản hồi gồm cả tích cực và tiêu cực
23. Phản hồi thẳng thắn, công bằng
24. Phản hồi về Kết quả (outcome) và Quy trình (Process)
25. Phản hồi về "chiến lược tiếp theo" để đạt được mục tiêu

Lưu ý:
• Hệ quy chiếu xác định độ khó mục tiêu là sự tự tin vào hiệu quả bản thân (self-efficacy), thành tích trong quá khứ ...
• Vai trò của người quản lý là giám sát (lắng nghe, thấu hiểu, dẫn dắt, đồng hành)
• Nếu mục tiêu quá phức tạp, cần chia nhỏ (cả về độ khó và độ gần của mục tiêu)
• Học từ mục tiêu thất bại hơn là trừng phạt

 okrs.vn

Các vấn đề của Doanh nghiệp

1 tháng 2 tháng 3 tháng
Rủi ro "cuối chu kỳ"
Nhân viên tùy hứng
& Quản lý không giám sát

Viết OKRs tốt

Rủi ro "bất chợt"
Thiếu thông tin

Rủi ro "chệch hướng"

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
Không giám sát

Không đạt kỳ vọng

Nhân viên thiếu cam kết
& Quản lý thiếu hỗ trợ

3
 okrs.vn

I chided The Wall Street Journal, Forbes, NPR, and

CNBC for featuring “The Boss is Watching You”
stories when it’s a simple fact of human nature
that people want to excel at work. They want to do a
great job. The real question: how can we help them?

Viết OKRs tốt

Tôi đã chỉ trích The Wall Street Journal , Forbes ,
NPR và CNBC vì đã giới thiệu những câu chuyện
“Ông chủ đang theo dõi bạn” trong khi sự thật đơn
Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
giản về bản chất con người là mọi người muốn trở
nên xuất sắc trong công việc. Họ muốn được làm
một công việc tuyệt vời. Câu hỏi thực sự: làm thế nào
chúng ta có thể giúp họ?
 okrs.vn

Giải pháp
Kiểm tra tiến trình liên tục & đều đặn

1 tháng 2 tháng 3 tháng

Viết OKRs tốt

Mục tiêu
Thời gian
Tiến độ

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs

Check-in

5
Họp hàng tuần, họp nhóm, tự phát Thất bại
2017

Học hỏi
Đầu 2019

Họp hàng tuần, riêng tư, có công thức Tốt hơn

Cuối 2019

Họp hàng tuần, riêng tư, có công thức, CFRs Thành công
p/s: CFRs là Conversation, Feedback, Recognition
2020
 okrs.vn

CFRs - Continuous Performance Management

Viết OKRs tốt

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs

Check-in (Weekly)

7
Khảo sát CFRs (SEONGON)
1. Mọi người ghét bị "đánh giá"

2. Người quản lý ghét việc đưa ra đánh giá tiêu cực

3. Phản ứng "chiến đấu hoặc bỏ chạy" trước các đánh giá hiệu suất

4. Hình thức và quan liêu ("Bạn có thực sự muốn tham gia vào một cuộc đánh giá không")

5. Tiêu tốn thời gian vào ngày cuối năm

6. Hàng năm là quá chậm, tốc độ thay đổi nhân viên nhanh hơn nhiều

7. Đánh giá bị ảnh hưởng bởi con người, thành kiến cá nhân

8. Đánh giá bị ảnh hưởng bởi môi trường

9. Đánh giá bị ảnh hưởng bởi "hiệu ứng sự việc gần nhất"

10.Đánh giá thiếu dữ liệu

 Đánh giá hiệu suất Thúc đẩy hiệu suất

Thiết lập mục tiêu

(Goal Setting)
Loại bỏ bất ngờ

Khen thưởng

Check-in
thường xuyên
Hệ thống "tự giám sát" (Kỷ luật)

Đánh giá
• "Hiệu suất" tăng
Quản lý hiệu suất
hàng năm Xếp hạng
liên tục • "Sự tham gia" tăng
truyền thống
• Nhân viên gắn bó hơn
Phản hồi là "món quà"
Phản hồi liên tục

Tăng hiệu suất

Ghi nhận trong

Đơn giản hóa quy trình
thời gian thực

 Check-in

1
okrs.vn
 okrs.vn

Công thức Check-in

1. Kiểm tra quá khứ:
• Mục tiêu của bạn tiến bộ đến đâu?
• Những công việc bạn đã thực hiện?
2. Xem xét hiện tại:
• Vấn đề nào đang xuất hiện?
• Công việc nào đang chậm lại?
• Trở ngại là gì?

Viết OKRs tốt

3. Hướng tới tương lai:
•
•
Những việc tiếp theo là gì?
Cần làm gì để vượt qua trở ngại?

Hoặc
•
•
là bạn viết OKRs đúng
Cần sự trợ giúp nào từ người quản lý?
Cần sự trợ giúp, phối hợp từ người nào khác?
cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
• Nguồn lực bổ sung là gì?
4. Kiểm tra Mục tiêu:
• Với những thông tin hiện có, mức độ tự tin với Mục tiêu là gì?
• Mục tiêu có cần thay đổi không?
• Có cần bỏ đi hoặc thêm mục tiêu không?

 okrs.vn

7 lợi ích quan trọng của việc check-in hàng tuần

1. Biết tiến bộ thường xuyên và tránh những điều bất ngờ

2. Xác định chướng ngại vật trước khi chúng làm hỏng các Key Results
3. Thay đổi cách thức và sửa chữa vấn đề sớm
4. Khuyến khích sự tương tác giữa người quản lý và nhân viên
5. Công nhận hiệu suất trong thời gian thực

Viết OKRs tốt

6. Giải quyết mọi thách thức về hiệu suất trong thời gian thực
7. Huấn luyện và đào tạo kỹ năng cho nhân viên dựa trên kết quả có thể đo lường được

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
Check-in thường xuyên (tốt nhất là hàng tuần),
là điều cần thiết để ngăn bạn trượt ra khỏi mục tiêu
- John Doerr

16

 Feedback

2
okrs.vn
 okrs.vn

Phản hồi là một món quà

Phản hồi là một  món quà để tặng  (tức

là chúng ta nên trao nó một cách tử tế và

Viết OKRs tốt

tôn trọng)
Thông tin phản hồi là một  món quà để
nhận  (chúng ta mở nó ra một cách cẩn
Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách,
thận, trân trọng và cảm ơn người tặng). hoặc là bạn đừng làm OKRs

 okrs.vn

Nghiên cứu cho thấy rằng khi không nhận được phản hồi tại nơi làm việc,
chúng ta sẽ trở nên lo lắng, nghi ngờ và nói chung là kém hiệu quả
hơn. Chúng ta lo lắng về những gì người khác sẽ nói và chúng ta cảm thấy
không chắc chắn về tương lai của mình. 
Viết OKRs tốt
Trên thực tế, khi con người bị đặt trong điều kiện thiếu thốn về cảm giác và
Hoặc
khônglànhận
bạnđược
viết OKRs đúng
phản hồi, họ cách, hoặc
bắt đầu là bạn
trở nên đừng
"hoảng làm OKRs
loạn"! Đây là những gì
xảy ra tại nơi làm việc khi chúng ta không biết mình đang đứng ở đâu.

 okrs.vn

Viết OKRs tốt

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
 okrs.vn

Phản hồi
• Tiến trình tiến tới mục tiêu cần vòng phản hồi, là việc đưa ra so sánh tiêu cực hoặc tích cực giữa đầu ra (output) với mục tiêu.
➡ Các vòng lặp phản hồi tiêu cực dẫn đến việc tăng đầu vào (input) liên quan đến việc đạt được mục tiêu để cải thiện đầu ra
(output) trong chu kỳ lặp tiếp theo.
➡ Các vòng lặp phản hồi tích cực nếu không được củng cố đầy đủ có thể dẫn đến việc thiết lập các mục tiêu tiếp theo ở mức
độ khó hơn

Viết OKRs tốt

• Nếu không có các kênh phản hồi thích hợp, nhân viên không thể thích ứng hoặc điều chỉnh theo hành vi được yêu cầu. Các nhà
quản lý nên theo dõi kết quả hoạt động để cho phép nhân viên thấy họ đã đạt được mục tiêu hiệu quả như thế nào. Cung cấp
phản hồi về các mục tiêu ngắn hạn giúp duy trì động lực và cam kết với mục tiêu. Khi không có phản hồi, nhân viên có thể
nghĩ rằng họ không đạt đủ tiến bộ. Điều này có thể làm giảm "self-ef cacy" và do đó gây hại cho kết quả hoạt động về lâu dài. 
Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
• Có hai hình thức phản hồi mà nhân viên có thể nhận được: phản hồi về Kết quả (outcome) và Quy trình (process). Phản hồi kết
quả là sau khi mục tiêu hoặc hoạt động kết thúc và phản hồi về quy trình là trong quá trình hoàn thành mục tiêu

• Cần cung cấp cả phản hồi về các "chiến lược tiếp theo" nhằm đạt được mục tiêu.
.

fi
.

 okrs.vn

Conversation = Check-in

Viết OKRs tốt

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs

22
 okrs.vn

Feedback

Viết OKRs tốt

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs

23
 okrs.vn

Feedback

Viết OKRs tốt

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs

24
 Ghi nhận

3
okrs.vn
 okrs.vn

Recognition

Viết OKRs tốt

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs

26
 okrs.vn

Feedback & Recognition

Viết OKRs tốt

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs

27
 okrs.vn

Recognition

OKRs (Nỗ lực) + Hiệu suất (KPIs) + Phù hợp (Văn hóa) + Giá trị tăng thêm (Tiền)

Viết OKRs tốt Thưởng "trải nghiệm" Tiền mặt

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs

28