Tips để áp dụng GS & CPM

(Why - How - What)

Mai Xuân Đạt, okrs.vn

 okrs.vn

Quản lý hiệu suất liên tục

1. Mục tiêu rõ ràng
Xác định mục tiêu

2. Mục tiêu có thời hạn (không quá dài)

3. Mục tiêu đo lường được
4. Mục tiêu khó, thách thức
5. Mục tiêu không quá thách thức
6. Xác định các nhiệm vụ phải hoàn thành để đạt được mục tiêu
7. Làm rõ mong đợi từ người khác (cấp trên)
8. Cung cấp nguồn lực để thực hiện mục tiêu
9. Cần sự (tự nguyện) cam kết từ người sở hữu mục tiêu
10. Nêu rõ tầm quan trọng của việc đạt được mục tiêu với tổ chức
11. Làm rõ mong đợi ở bản thân với việc hoàn thành mục tiêu
Cam kết

12. Mức độ tự tin hoàn thành mục tiêu không quá thấp
13. Người sở hữu mục tiêu tham gia vào việc xây dựng mục tiêu
14. Người sở hữu mục tiêu chấp nhận mục tiêu

Viết OKRs tốt

15. Mục tiêu phù hợp với nhóm, tổ chức
16. Mục tiêu công khai, minh bạch
17. Cam kết từ người sở hữu mục tiêu với người có ảnh hưởng (cấp trên)
18. Check-in liên tục, định kỳ theo một tần suất cố định
Check-in

19. Check-in bắt buộc là 1:1 (riêng tư)

20. Nhân viên dẫn dắt buổi check-in
21. Trả lời đầy đủ các câu hỏi trong một buổi check-in
22. Người quản lý đặt câu hỏi nhằm "lắng nghe, thấu hiểu, đồng hành, dẫn dắt"

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
23. Phản hồi (2 chiều) trực tiếp trong buổi check-in
24. Phản hồi là một "món quà" cần sự tin tưởng
25. Phản hồi gắn liền với Mục tiêu
26. Phàn hồi liên tục theo một tần suất cố định (tốt nhất là weekly)
27. Phản hồi gồm cả tích cực và tiêu cực
Phản hồi

28. Phản hồi thẳng thắn, công bằng

29. Phản hồi "cái gì" chứ không phải "ai"
30. Phản hồi về Kết quả (outcome) và Quy trình (Process)
31. Phản hồi về "chiến lược tiếp theo" để đạt được mục tiêu
32. Khen ngợi gắn liền với Mục tiêu
33. Phần thưởng (nếu có) gắn liền với Mục tiêu

Lưu ý:
• Hệ quy chiếu xác định độ khó mục tiêu là sự tự tin vào hiệu quả bản thân (self-efficacy), thành tích trong quá khứ ...
• Vai trò của người quản lý là giám sát (lắng nghe, thấu hiểu, dẫn dắt, đồng hành)
• Nếu mục tiêu quá phức tạp, cần chia nhỏ (cả về độ khó và độ gần của mục tiêu)
• Học từ mục tiêu thất bại hơn là trừng phạt

 okrs.vn

Tips cam kết

4 bước tạo ra sự Cam kết: 4 bước tạo ra sự Cam kết:

1. Có Mục tiêu và công khai chúng 1. Dạy học 4 buổi và công khai thông báo

2. Gắn với trách nhiệm cá nhân 2. Gắn với trách nhiệm cá nhân
3. Thời gian 4 buổi rõ ràng

Viết OKRs tốt

3. Có thời hạn rõ ràng
4. Theo dõi liên tục theo một tần suất nhất định 4. Áp lực từ người học
5. Nhận được phản hồi tích cực

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
Điều chỉnh sau 1 chu kỳ và tiếp tục lặp lại

 okrs.vn

Tips check-in
1. Check-in bắt buộc là cuộc họp riêng tư 1:
2. Tấn suất cố định (kỷ luật cao
3. Nhân viên check-in nháp trước buổi chính thứ
4. Hoàn toàn tập trung

Viết OKRs tốt

5. Có tư duy đúng đắn
6. Nhân viên dẫn dắt buổi check-i
7. Giải quyết từng chủ đề một
Hoặc
8. Phảnlàhồi
bạn viết
ngay OKRs đúng cách, hoặc
khi check-i là bạn đừng làm OKRs
9. Ghi nhận (Recognition
10. Nhân viên bổ sung kế hoạch ngay sau check-in
.

 Tiến độ công việc Trở ngại là gì Giải pháp

Tuần 1 Đi làm muộn Tắc đường Đi sớm hơn

Tuần 2 Đi làm muộn Ngủ dậy muộn Ngủ sớm hơn

Tuần 3 Đi làm muộn Hỏng xe Kiểm tra kỹ xe

Tuần 4 Đi làm muộn Công An bắt ...

Hãy để nhân viên điều khiển buổi check-in

Người quản lý Lắng nghe - Thấu hiểu - Dẫn dắt - Đồng hành
=> Tiến độ - Vấn đề - Trở ngại - Giải pháp
 okrs.vn

Tips Phản hồi

1. Phản hồi nên gắn với Mục tiê
2. Kiểm tra "ý định" của bạ
3. Sử dụng "yêu cầu" và "xin phép" khi phản hồ
4. Phản hồi liên tục, trong thời gian thự

Viết OKRs tốt

5. Tập trung vào hành vi, hoạt động cụ thể thay vì con ngườ
6. Giải thích tác động của hành v
7. Đưa lời khuyên hoặc "làm mẫu" nếu cần thiế
Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
8. Phản hồi tích cực là quan trọn
9. Lắng nghe sau khi phản hồ
10. Tránh gắn với cảm xúc
n

 okrs.vn

Balzac Một số lời khuyên Balzac về việc Phản hồi

1. Loại bỏ tất cả các hộp kiểm và thang số. “Hiệu suất phức tạp hơn thế,” anh nói. “Một hệ thống tốt cần làm nổi bật các sự cố quan trọng, cung cấp các ví dụ rõ ràng về các hành vi tích
cực và tiêu cực, và bao gồm các chi tiết cụ thể.” 
2. Đây có phải là sự hy sinh nhân sự không? Không, Balzac nói: “Có một giả định cố hữu rằng xếp hạng bắt buộc là lâm sàng và khách quan. Chỉ vì chúng ta gán một con số nào đó
không làm cho nó trở nên lâm sàng hay khách quan. Nó chỉ là một con số, và những con số cảm thấy tốt, hợp lý và khoa học. Chúng ta mất rất nhiều thông tin khi chúng ta biến mọi
thứ thành những con số. Các sắc thái và ý nghĩa bị xóa bỏ, điều này khiến chúng ta không biết hiệu suất có thể đang diễn ra như thế nào và mọi người thực sự đang làm gì. "
3. Cung cấp phản hồi về những điều nhân viên có thể thay đổi. Tránh nói về những đặc điểm tính cách hoặc đặc điểm mà họ không thể thay đổi.
4. Khi đưa ra phản hồi tiêu cực, hãy tập trung vào các sự cố và ví dụ cụ thể. Nói về ấn tượng và cảm xúc của bạn, và đừng bao giờ phán xét về những gì đang diễn ra trong đầu của nhân

Viết OKRs tốt

viên, chẳng hạn bằng cách nói: “Rõ ràng là bạn không quan tâm đến dự án này”.
5. Đừng thiết lập các thành viên trong nhóm của bạn cạnh tranh với nhau. “Ngay sau khi bạn làm điều đó, đánh giá hiệu suất chỉ là cái cớ để quảng bá bản thân và làm phiền các đồng
đội của bạn,” Balzac nói. “Tôi nghe rất nhiều về việc một chuyên gia thực sự sẽ không bao giờ làm điều đó. Nếu anh tin điều đó, tôi có cầu bán anh ”.
6. Tập trung vào điểm mạnh nhiều hơn điểm yếu. “Tập trung vào điểm yếu sẽ gửi đi thông điệp 'Bạn bị sao vậy?' Tập trung vào sức mạnh giúp mọi người hào hứng và có động lực để

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
phát triển. Tập trung vào điểm yếu thực sự nói rằng điểm mạnh của bạn không quan trọng. Bạn có thể khen ngợi [cầu thủ Boston Red Sox] David Ortiz vì là một cầu thủ chạy đường trên
sân nhà tuyệt vời hoặc bạn có thể sa thải anh ta vì là một tay ném tồi tệ. "
7. Đừng quên những hành vi vô hình. “Thật khó để đánh giá các hành vi như giúp đỡ một thành viên trong nhóm hoặc thúc đẩy tinh thần. Các bài đánh giá cần tổng thể hơn và tìm cách
xem xét các hành vi xây dựng nhóm không rõ ràng. Người giúp giữ tâm trạng của mọi người khác khi mọi thứ khó khăn được đánh giá cao, nhưng không thực sự được chú ý - cho đến
khi họ ra đi."

 okrs.vn

Viết OKRs tốt

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
 okrs.vn

Việc cần làm

• Trao đổi với toàn công ty về CPM

• Các quản lý cần hiểu về lợi ích và cách thực hiện CPM
• Đào tạo về CPM (Check-in, Feedback)
Viết OKRs tốt
• Đề ra quy tắc/quy định/kỷ luật bắt buộc
• Khảo sát trước khi ứng dụng CPM
Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
• Sử dụng GoalF để đưa văn hóa check-in, feedback vào Doanh nghiệp
• Khảo sát sau khi ứng dụng CPM

 okrs.vn

Vai trò của phần mềm

Để có hiệu quả, việc quản lý hiệu suất liên tục cần phải hợp tác, thường xuyên và diễn ra trong thời gian thực thay vì theo dõi, kiểm tra khi mọi việc đã trôi
qua. Văn hóa theo dõi mục tiêu, phản hồi liên tục cần được giám sát để đảm bảo được thực hiện một cách hiệu quả. 

1. Mục tiêu công khai, rõ ràng

2. Mục tiêu đo lường được
3. Tự chủ mục tiêu
4. Theo dõi tiến độ và tự tin đối với mục tiêu

Viết OKRs tốt

5.
6.
7.
Đảm bảo Kỷ luật Check-in được tuân thủ
Tiêu chuẩn hóa các buổi check-in
Nâng cao khả năng nhân viên "tự soi gương"
8. Ghi chú lịch sử, theo dõi các sự kiện
Hoặc làcácbạn
9. Thống kê trở ngại,viết
giải phápOKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
10. Phản hồi liên tục
11. Nhắc nhở khi không thực hiện kỷ luật check-in và phản hồi
12. CEO & HR theo dõi kỷ luật check-in và tần suất feedback toàn công ty
13. Đánh giá hiệu suất liên tục
14. Sử dụng "Sao" để tạo văn hóa phản hồi

VNOK Group Youtube OKRs OKRs Blog Sách OKRs

VNOKRs Tool Lớp học HN Lớp học HCM Lớp học ĐN

Đưa những lý thuyết đúng đắn, chính quy của thế giới về với Việt Nam,
nhằm phát triển năng suất của các doanh nghiệp
và mang lại cuộc sống hạnh phúc cho doanh nhân

GoalF

 okrs.vn

Các loại phản hồi

1. Phản hồi về Hiệu suất Công việc 
Khi đưa ra phản hồi, bạn nên thận trọng với cách bạn kể và miêu tả nó. Cố gắng suy nghĩ về cách giải quyết cá nhân và hoàn cảnh trước khi cung cấp phản hồi. Một ví dụ tích cực
về phản hồi có thể là: “Alex, tuần trước bạn đã vượt mục tiêu sản xuất 20%. Bạn đã làm rất tốt. Điều đó thực sự sẽ giúp chúng tôi đạt được các mục tiêu tài chính và sản xuất
chung của nhà máy. Bạn đã làm nó như thế nào?" Bạn có thể không muốn thưởng cho công việc chăm chỉ bằng công việc khó khăn hơn nữa: “Chris, tôi vừa nhận thấy anh đã vượt
mục tiêu sản xuất của mình vào tháng trước. Bạn đã làm rất tốt. Mục tiêu của tháng này sẽ được tăng lên 20%." Ví dụ đầu tiên cho thấy sự quan tâm đến kỹ năng của nhân viên
của bạn, trong khi ví dụ thứ hai cho nhân viên một cảm giác tiêu cực. Câu trả lời cuối cùng có lẽ đã thuyết phục họ không làm việc chăm chỉ như vậy nữa. 
2. Phản hồi về hành vi
Phản hồi hành vi là phản hồi tập trung vào hành vi cụ thể của nhân viên cần điều chỉnh. Nếu nhân viên bán hàng không đạt được các mục tiêu liên hệ hàng tuần của họ, thì việc nói
với họ rằng họ cần phải làm tốt hơn có thể không hiệu quả. Người quản lý nên tìm hiểu lý do tại sao các cuộc gọi được thực hiện không hiệu quả như mong đợi. Một ví dụ về phản

Viết OKRs tốt

hồi tích cực về hành vi có thể là, "Nancy, tôi nhận thấy trong vài tuần qua rằng bạn đã phải vật lộn để đạt được các mục tiêu liên hệ của mình. Tôi đang xem xét các số của bạn và
có vẻ như chúng tôi có thể làm gì đó để cải thiện. dường như bạn có thể thực hiện các cuộc gọi bán hàng không đúng thời điểm. Bạn nghĩ sao? " Một ví dụ tồi có thể là, "Nancy,
bạn cần phải làm việc chăm chỉ hơn để tạo nhiều liên hệ hơn với khách hàng tiềm năng của chúng tôi." Nó đã được thiết lập rằng Nancy có thể không được tốt. Bạn sẽ không
thuyết phục cô ấy cải thiện hành vi của mình bằng cách bảo cô ấy làm việc nhiều hơn. Câu trả lời đầu tiên xác định một vấn đề có thể xảy ra trong khi cô ấy cũng suy nghĩ. 
3. Phản hồi nghề nghiệp
Nếu bạn có một nhân viên thể hiện tiềm năng lãnh đạo, bạn có thể thử ví dụ sau: “Matt, tôi nghĩ bạn có tiềm năng lãnh đạo . Bạn đã chứng tỏ khả năng thúc đẩy các nhóm, bạn có

Hoặc là bạn viết OKRs đúng cách, hoặc là bạn đừng làm OKRs
thể đối phó với sự mơ hồ và bạn là một nghiên cứu nhanh chóng. Khả năng lãnh đạo có phải là điều bạn muốn khám phá không? ” Nếu bạn cho nhân viên một lựa chọn và thời
gian để suy nghĩ về điều đó, bạn có thể ngạc nhiên về phản ứng đó. Điều này mang lại cho Matt một cái gì đó để xem xét, xây dựng và tự hào hơn là đặt anh ta vào vị trí bằng một
sự thăng tiến đột ngột. Anh ấy có thể từ chối lời đề nghị, nhưng bạn đã không ép anh ấy vào góc và bắt anh ấy làm điều gì đó mà anh ấy chưa sẵn sàng.
4. Phản hồi về vấn đề cá nhân
Ai cũng có những lúc đấu tranh cá nhân. Nếu bạn nhận thấy sự khác biệt trong kết quả làm việc của nhân viên, hãy chứng minh sự ủng hộ của bạn và đề nghị hỗ trợ. “Ann, tôi nhận
thấy rằng bạn đã không còn là chính mình trong hai tuần qua. Bạn đã mắc hai lỗi quan trọng trong hai đề xuất cuối cùng của mình, bạn đã bỏ lỡ một thời hạn quan trọng và khi
chúng ta gặp nhau ngày hôm qua, bạn dường như không chú ý đến tôi. Tôi đã phải lặp lại chính mình hai lần. Tôi lo lắng vì điều này không giống bạn chút nào. Nếu có điều gì đó
xảy ra trong cuộc sống của bạn, tôi nhận ra rằng đó có thể là chuyện riêng tư và không phải việc của tôi, nhưng tôi lo ngại rằng nó ảnh hưởng đến công việc của bạn.Tôi có thể làm
được gì không? " Một cách tiếp cận kém đối với một vấn đề cá nhân sẽ là: "Ann, bạn và chồng bạn có vấn đề gì không?"

Lưu ý rằng cách tiếp cận đầu tiên không cố gắng xác định vấn đề cá nhân. Nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng vì quyền riêng tư của cô ấy được tôn trọng. Bám sát vào việc giải quyết
hiệu suất công việc và đề nghị hỗ trợ nếu bạn có thể. Hãy giới thiệu đến một chương trình hỗ trợ nhân viên nếu bạn có.