APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI

DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN

JAVA NETBEANS

Makalah

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Komunikasi dan Informatika

Diajukan Oleh :

Hermawan Susanto

Drs. Sudjalwo, M Kom.

Agus Supardi, S.T.,M.T.

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

OKTOBER 2013
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN

JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS

Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi

Department of Informatics, Faculty of communications and Informatics,

Muhammadiyah university of Surakarta

Email : hermaone28@gmail.com

ABSTRAKSI

Jeruk Miri Sragen is one of the villages located in Sragen. The process
of data collection and the archives are still using manual administration found
several problems such as difficulty in collecting the data, and errors in the
process of archiving . Therefore, to overcome this problem, the authors build
application-based data collection and administration of computerized records in
Jeruk village.

Data collection methods are interviews and observation. In designing

applications using application design DFD ( Data Flow Diagram ). Applications
archive collection and administration in Jeruk village with NetBeans java for
archiving in the Jeruk village has been successfully developed, so as to help
facilitate personnel in performing archiving and printing reports.

This application consists of a single user and includes some of the menu
settings of the program, set the user, user data, a data instance, a data unit, the data
classification, incoming mail, outgoing mail, outgoing data tables, agenda letters,
reports incoming mail, outgoing mail reports, agenda reports of incoming mail,
outgoing mail and agenda reports.

Keyword : Application Archive, Archive, Kelurahan Jeruk.

APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN

JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS

Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi

Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi Dan Informatika,

Universitas Muhammadiyah Surakarta

Email : hermaone28@gmail.com

ABSTRAKSI

Kelurahan Jeruk Miri Sragen merupakan salah satu kelurahan yang

terdapat di Kabupaten Sragen. Proses pendataan arsip dan administrasi masih
menggunakan secara manual yang ditemukan beberapa maslah seperti kesulitan
mengumpulkan data, dan kesalahan dalam proses pengarsipan. Untuk mengatasi
permasalahn ini, penulis membangun sebuat aplikasi pendatan arsip dan
adminitrasi berbasis komputerisasi di Kelurahan Jeruk.
Metode pengambilan data adalah wawancara dan observasi. Dalam
mendesain aplikasi menggunakan desain aplikasi DFD (Data Flow Diagram).
Aplikasi pendataan arsip dan adminitrasi di Kelurahan Jeruk dengan java
NetBeans untuk pengarsipkan di Kelurahan Jeruk tekah berhasil dikembangkan,
sehingga dapat membantu mempermudah petugas dalam melakukan pengarsipan
dan pencetakan laporan.
Aplikasi ini terdiri dari satu user dan meliputi beberapa menu yaitu
pengaturan program, atur user, data pengguna, data instansi, data unit kerja, data
klasifikasi, surat masuk, surat keluar, tabel data keluar, agenda surat, laporan surat
masuk, laporan surat keluar, laporan agenda surat masuk, dan laporan agenda
surat keluar.
Kata Kunci : Aplikasi Arsip, Arsip, Kelurahan Jeruk.
PENDAHULUAN Perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi saat ini
Setiap instansi pemerintah
menyebabkan perubahan disegala
mempunyai satu unit yang bertugas
aspek kehidupan, begitupula pada
dalam bidang adminitrasi. Dengan
arsip yang dahulunya merupakan
kata lain setiap instansi memerlukan
arsip media kertas namun sekarang
satu unit yang mengelola segala
berkembang menjadi arsip yang
sesuatu yang berhungan dengan
medianya tersaji dalam bentuk media
kegitan adminitrasi yang pada
baru. Dengan menggunakan media
akhirnya akan berhubungan dengan
elektronik dalam pengelolaan arsip
kegiatan kearsipan. Pada dasarnya
akan memudahkan dalam
kegiatan pengarsipan berfungsi untuk
pengelolaan data dan menghemat
menghasilkan, menerima, mengolah
biaya dalam pengelolaan arsip.
dan menyimpan berbagai surat,
Dengan alsan itu maka pada masa
laporan, formulir dan sebagainya.
sekarang banyak instansi yang
Kegiatan instansi menggunakan media elektronik
memerlukan data dan informasi, dalam pengelolaan arsip.
yang salah satu sumber data tersebut
Kelurahan Jeruk merupakan
adalah arsip. Arsip merupakan
salah satu instansi pemerintah dalam
inforamasi terekam dalam bentuk
dunia pelayanan masyarakat yang
media apapun, yang diciptakan,
bterdapat di Kecamatan Miri
diterima dan dikelola oleh suatu
Kabupaten Sragen. Dalam proses
instansi atau individu dalam rangka
pelayanan instansi Kelurahan Jeruk
pelaksanaan kegiatan atau karena
tidak lepas dari sebuah surat.
kewajiban legalnya. Arsip
Kelurahan Jeruk menyediakan
merupakan salah satu faktor yang
sebuah arsip dan administrasi. Yaitu
menunjang kelancaran
arsip yang dikelola adalah berkas
penyelenggaraan kegiatan di suatu
surat menyurat di Kelurahan Jeruk.
instansi.
Berkas surat menyurat ini belum
dilakukan secara elektronik. Peneliti
melakukan pembuatan program pengolahan data tanah, data ukur,
aplikasi dengan menggunakan Java data pemohon, data akad dan
NetBeans yang bertujuan untuk mengandung pengolahan data lebih
menata, menyimpan data, dan cepat, serta dapat menghindari
sebagai sarana temu balik elektronik kesalahan dalam pencatatan data asip
apabilan sewaktu-waktu berkas surat tanah.
tersebut digunakan kembali.
Berdasrkan penelitian-
Penelitian ini bertujuan untuk penelitian yang sudah ada, maka
memberikan kemudahan dalam peneliti bermaksud melakukan
pendataan, penyimpanan data dan penelitian yang lebih memfokuskan
penemuan kembali berkas surat di pada faktor-faktor dalam
Kelurahan Jeruk dalam mengelola administrasi pengarsipan surat
administrasi pemberkasan. menyuratbaik surat masuk maupun
surat keluar yang terdapat di
TINJAUAN PUSTAKA
Kelurahan Jeruk yang
Menurut Suparno (2008), terkomputerisasi.
sistem informasi pendataan
LANDASAN TEORI
penduduk pada kantor Kepala Desa
Ujungsuri akan sangat membantu Aplikasi yang akan dibuat
instansi pemerintah tersebut dalam dalam penelitian ini adalah sebuah
melakuakan pendataan dalam ruang aplikasi pendataan arsip dan
likup sebuah desa. Sistem ini akan administrasi yang memerlukan
melakukan proses pendataan seiring beberapa definisi yang berhubungan
dengan proses pengajuan surat-surat dengan kebutuhan dalam pembutan
kependudukan oleh setiap penduduk sistem ini.
yang datang kekantor kepala desa.
1. Pengertian Arsip
Menurut Nurul (2013), sistem
Menurut UU Nomor 43
komputerisasi pengarsipan jual-beli
Tahun 2009, Arsip adalah rekaman
tanah pada kantor Desa
kegiatan atau pristiwa dalam
Condongcatur memiliki fitur
berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkmbangan teknologi Kesimpulan administrasi
informasi dan komunikasi yang merupakan suatu proses
dibuat dan diterima oleh lembaga penyelenggaraan kegiatan kerja sama
negara, pemerintahan daerah, yang melibatkan sedikitnya dua
lembaga pendidikan, perusahaan, orang secara rasionalitas (nalar)
organisasi politik, organisasi yang tinggi untuk mencapai tujuan
kemasyarakatan, dan perseorangan yang telah ditetapkan.
dalam pelaksanaan kehidupan
3. Pengertian tentang SDLC
bermasyarakat, berbangsa, dan
Perancangan dan pembuatan
bernegara.
sistem baru menggantikan sistem
2. Pengertian Administrasi lama yang masih manual
menggunakan sebuah model
Ada dua pengertian administrasi
perancangan dan pengembangan
dalam arti sempit dan administrasi
sistem yaitu model SDLC. Ada
dalam arti luas. Adapun
beberapa langkah model yang ada
penjelasannya yaitu :
pada SDLC salah satu yang populer
1. Administrasi dalam pengertian adalah waterfall.
sempit adalah tata usaha atau
METODE PENELITIAN
office work yang meliputi
kegiatan catat-mencatat, tulis- 1. Metode Analisis
menulis, mengetik, Metode analisis yang
korespondensi, dan kearsipan. digunakan pada penelitian ini dengan
2. Administrasi dalam pengertian menggunakan metode analisis
luas adalah keseluruhan proses terstruktur dengan menggunakan
kerja sama antara dua orang atau teknik menentukan fakta-fakta dalam
lebih yang didasarkan atas mempelajari sistem yang ada. Pada
rasionalis tertentu untuk mencapai metode ini trasformasi masukan,
tujuan yang telah ditentukan proses dan keluaran dinyakan dengan
sebelumnay. Data Flow Diagram (DFD).
 Pengambilan data dalam Metode waterfall adalah
penelitian ini menggunakan beberapa metode perancangan berurutan
metode penelitian yaitu : yang menggunakan proses
1. Penelitian kepustakaan pendekatan secara sistematis
Dalam hal ini penulis mulai dari level pendefinisian
mengumpulkan informasi dari kebutuhan sistem sampai dengan
buku-buku dan internet yang maintenance.
berhubungan dengan masalah PERANCANGAN SISTEM
yang diteliti, sehingga dapat 1. Data Flow Diagram
membantru penyelesaian masalah Data flow diagram
ini. merupakan diagram aliran data
2. Penelitian lapangan yang menggambarkan bagaimana
Metode pengamatan secara data diproses oleh sistem. Selain
langsung ini digunakan untuk itu Data flow diagram (DFD)
mendapatkan data yang menggambarkan notasi- notasi
dibutuhkan penulis dengan cara aliran data di dalam sistem.
terjun langsung kelokasi pen a. DFD Level 0
elitian. Dalam Data flow
3. Metode Perancangan diagram Level 0 ini merupakan
Metode perancangan yang bentuk sistem yang paling
akan digunakan dalam global yang berisi proses dan
membangun sistem arsip adalah umumnya berfungsi sebagai
dengan menggunakan metode sistem masukan yang
waterfall seperti pada gambar berhubungan dengan external
diagram di bawah ini : entity (admin).

Gambar 1. Metode Waterfall Gambar 2. Diagram Konteks

HASIL DAN PEMBAHASAN digunakan untuk mengganti
1. Form Menu Utama background, buka file teks,
Form menu utama simpan digunakan untuk
merupakan form yang pertama menyimpan data penggaturan
kali muncul saat program yang sudah diinputkan, dan
dijalankan. Dalam form menu tombol tutup yang digunakan
utama terdapat 3 toolbar yaitu untuk menutup form pengaturan
beranda, data dan surat. Namun program.
yang pertama kali aktif adalah
toolbar beranda yang akan
digunakan admin untuk login.

Gambar 5. Form pengaturan

program
4. Form Surat Masuk
Gambar 3. Form menu utama
Form surat masuk
2. Form Login
digunakan untuk memasukkan
Form login digunakan untuk
data-data surat masuk yang masuk
menjaga agar tidak sembarang
kepada Kelurahan Jeruk.
orang bisa mengakses aplikasi ini.

Gambar 4. Form login

Gambar 6. Form surat masuk
3. Form Pengaturan Program
Dalam form ini terdapat 4
tombol yaitu wajah yang
5. Form Surat Keluar
Form surat masuk
digunakan untuk memasukkan
data-data surat keluar yang keluar
dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 9. hasil surat keluar

8. Hasil Laporan Agenda Surat

Masuk
Form hasil laporan agenda
Gambar 7. Form surat keluar surat masuk digunakan untuk
6. Hasil Laporan Surat Masuk melihat semua data-data surat
Form hasil laporan surat masuk yang masuk dari
masuk digunakan untuk melihat Kelurahan Jeruk.
data-data surat masuk yang masuk
dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 10. Hasil laporan agenda

surat masuk
Gambar 8. hasil surat masuk 9. Hasil Laporan Agenda Surat
7. Hasil Laporan Surat Keluar Keluar
Form hasil laporan surat Form hasil laporan agenda
keluar digunakan untuk melihat surat keluar digunakan untuk
data-data surat keluar yang masuk melihat semua data-data surat
dari Kelurahan Jeruk. keluar yang masuk dari Kelurahan
Jeruk.
 Tabel 1. Tabel Kuisoner

Gambar 11. Hasil laporan surat

keluar Berdasarkan hasil yang
diperoleh dari 20 user atau pengguna
ANALISIS DAN PEMBAHASAN maka dapat dilihat mengunakan
Aplikasi pendataan arsip grafik sebagai berikut:
dan administrasi yang telah dibuat
Hasil Pengujian
akan dilakukan pengujian untuk Aplikasi
mengetahui kelebihan dan 15 Sangat
10 Setuju
kekurangan dari aplikasi ini.
5 Setuju
Pengujian dilakukan dilakukan dua 0
Data /…
Kelengkapa…
Aplikasi…

Tidak Setuju
tahap yaitu dari penulis dan
tampilan
Aplikasi

pengujian dari mahasiswa atau Tidak Setuju

petugas instansi. Aplikasi pendataan

arsip dan administrasi yang sudah Gambar 12. Grafik Hasil

berjalan sebagaimana mestinya, Pengujian

pengujian dan penilaian dilakukan KESIMPULAN

oleh mahasiswa dan petugas
Berdasarkan uraian dari
kelurahan. Pengujian dan penilaian
perancangan dan pengujian sistem
itu meliputi : aplikasi, tampilan,
maka dapat diperoleh kesimpulan
data/informasi, kelengkapan menu,
sebagai berikut :
aplikasi keseluruhan. Berikut ini
merupakan data yang didapatkan dari 1. Aplikasi pendataan arsip dan
20 user atau pengguna. administrasi di Kelurahan Jeruk
 dengan Java NetBeans untuk
pengarsipan di Kelurahan Jeruk
telah berhasil dikembangkan,
sehingga dapat membantu
mempermudah petugas dalam
melakukan pengarsipan dan
pencetakan laporan.
2. Aplikasi ini hanya terdiri dari satu
user dan meliputi beberapa menu
yaitu pengaturan program, atur
user, data pengguna, data instansi,
data unit kerja, data klafisikasi,
surat masuk, surat keluar, tabel
data keluar, agenda surat, laporan
surat masuk, laopran surat keluar,
laporan agenda surat masuk, dan
laporan agenda surat keluar.
 DAFTAR PUSTAKA

Iman, Nurul. (2013). Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Jual-

Beli Tanah Kantor Desa Condongcatur. Yogyakarta : Jurusan Sistem
Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Teknik Informatika dan
Komputer.
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta :
Kanisius.
Prastyo, Suparmo. (2008). Sistem Informasi Pendataan Penduduk Pada Kantor
Kepala Desa Ujungsari Kabupaten Tegal. Semarang : Jurusan Teknik
Informatika Teknologi Industri, Universitas Islam Sultan Agung.