STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) TATA CARA PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS MUHAMMADITYAH SUKABUMI Kode Dokumen Revisi ' Tanggal : 26 Mei 2012 Diajukan oleh : Sekretaris Senat Akademik Drs. Sakti Alamsyah, M.Pd Dikendalikan > Ketua Lembaga Penjaminan Mutu oleh Asep M. Ramdan.S.E..M.M. Disetujui oleh : Ketua Senat Prof. Dr. Asmawi Zainul SOP Pengelolaan Administrasi Kepegawaian | 1Tujuan Menctapkan tata cara pengelolaan administrasi kepegawaian di Universitas Muhammadiyah Sukabumi (UMMI). Ruang Lingkup Dokumen tata cara pengelolaan administrasi kepegawaian terdiri dari ; prosedur rekruitmen, tata cara pengaturan cuti, kenaikan pangkat, dan jenjang karir untuk seluruh pegawai baik pegawai edukatif maupun pegawai non edukatif. Definisi Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya 2. Pengelolaan adalah penyelenggaraan suatu kegiatan tertentu 3. Administrasi adalah cara untuk merapikan kegiatan dan segala hal agar sistem berjalan baik dan terdokumentasi. 4. Kepegawaian adalah penyelenggaraan kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan pegawai Rekruitmen adalah pengaturan penerimaan pegawai . Cuti adalah hak pegawai untuk tidak melaksanakan tugas dalam jangka waktu tertentu yang diizinkan. Pemberhentian adalah menghentikan pelaksanaan tugas atas dasar perintah atau aturan 8. Pangkat adalah kedudukan yang dimiliki sescorang atas dasar tugas yang dibebankan kepadanya 9. Jenjang adalah tahapan yang harus ditempuh 10.Karir adalah pekerjaan atau profesi yang dijalani oleh seseorang 11. Edukatif adalah hal-hal yang berurusan dengan kegiatan penyclenggaraan/proses pendidikan au ay Rujukan 1, Statuta UMMI 2012 2, SOTK UMMI 2012 SOP Pengelotzan Administrasi Kepegawaian | 23. Standar Nasional Indonesia BAN PTT tentang tata pamong di PT 4. Pedoman perguruan tinggi Muhammadiyah 2012 Garis Besar Prosedur 1, Pengelolaan administrasi kepegawaian berada di tingkat universitas 2. Administrasi kepegawaian meliputi urusan yang berhubungan dengan pelayanan administrasi untuk seluruh unit kerja universitas Tata cara rekruitmen pegawai di UMMI meliputi pegawai edukatif dan non edukatif Rekruitmen dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan dari perencanaan kepegawaian, Jika pegawai yang dibutuhkan cukup banyak maka dilakukan open rekruitmen secara berkala. Analisis kebutuhan pegawai dibuat Wakil Rector IT berdasarkan usulan dari seluruh pimpinan di UMMI (rektor, wakil rektor dan dekan) 2. Pelamar mengajukan lamaran kepada rektor dengan melampirkan kelengkapan administrasi yang menunjukkan kualifikasi dan tujuan lamaran dilakukan. 3. Rektor meminta pertimbangan analisis kebutuhan kepada para wakil rector terhadap penerimaan pegawai 4. Rektor mencruskan lamaran calon pegawai yang kualifikasinya dibutuhkan kepada kepala bagian urusan kepegawaian. Sedangkan calon pegawai yang tidak memenuhi kualifikasi langsung dibuatkan surat jawaban terhadap lamaran. . Kepala bagian urusan kepegawaian melakukan tahapan seleksi pegawai sesuai prosedur tetap tentang rekruitmen pegawai yang berlaku di UMMI SOP Pengelotzan AdministrasiKepegawaian | 32 Kepala bagian kepegawaian mengkompilasi hasil seleksi dan menyerahkan hasilnya kepada Wakil Rektor II untuk dianalisis hasilnya dan dibuatkan rekomendasinya Khusus pelamar dosen harus memiliki pula rekomendasi dari Wakil Rektor I 8, Jika pelamar Iwlus seleksi kemudian harus melalui wawaneara dengan BPH UMMI, khususnya untuk pelamar posisi dosen. 9, Pelamar yang lulus seleksi kemudian menandatangani kontrak kerja dengan status pegawai tenaga kontrak sebagai awal sesuai pedoman kepegawaian di UMMI. ay Tata cara pengaturan cuti untuk seluruh pegawai baik pegawal edukatif maupun pegawai non edukatif. 1, Pegawai edikatif dan non edukatif mengajukan permohonan cuti kepada Rektor cq. Kepala bagian kepegawaian. 2. Permohonan cuti dibuat oleh pribadi pegawai dengan tembusan ke unit kerja dimana dia bekerja sehari-hari. . Kepala kepegawaian memeriksa kesesuaian alokasi waktu cuti pegawai yang mengajukan permohonan. 4. Atas rekomendasi kepala bagian kepegawaian setelah pemeriksaan kesesuaian, maka surat cuti diterbitkan dan ditandatangani oleh rektor. 5. Surat izin cuti tersebut ditembuskan kepada wakil rektor II, dckan, ketua program studi atau kepala unit kerja pegawai bersangkutan dan arsip di kepegawaian. we Prosedur penataan jenjang karir, reward and punishment untuk seluruh pegawai baik pegawai edukatif maupun pegawai non edukatif. 1, Pegawai edikatif dan non edukatif di UMMI diperhatikan dalam hal jenjang karir serta perolehan reward and punishment yang adil. SOP Pengelotzan Administrasi Kepegawaian | 4a . Pengelolaan jenjang karir serta perolehan reward and punishment berdasarkan kinerja sungguh-sungguh pegawai yang bersangkutan Laporan kinerja dilakukan secara berkala oleh setiap unit kerja . Kinerja yang dibuat oleh setiap unit kerja akan selalu dilakukan monitoring dan evaluasi internal oleh Rektor melalui Lembaga Penjaminan Mutu. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi internal dan rekomendasi oleh LPM maka pimpinan dapat memutuskan reward and punishment yang harus diberikan kepada pegawai. Pengajuan kenaikan pangkat ini dilakukan secara berkala dan otomatis oleh bagian kepegawaian yang secara rutin memeriksa kinerja hasil pegawai, kejujuran, kesungguhan berkeja, komitmen, dan loyalitas pegawai terhadap UMMI SOP Pengelotzan Administrasi Kepegawaian | 5Bagan Alir 1. Prosedur pengusulan anggaran ke fakultas dan universitas Mienyampaikan Usulan anggaran dar program kerja yang kemudian cikompilasi oleh program studi dan upr 4 Menerima dan mempelajan usulan Fakultes anggaran dan program kerja dan proram studi dan UPT ¥ Meneruskan usulan anggaran dan Fokuitas | program kerja kempilasi dari fakulta ke rektor melalui wakil rektor Il dengan tembusan program kerja ke WR I a Mempolajari dan menyetujui usulan Wakil Roktor Il anggaran serta memasukkannya ke dalam RAPB universitas 1 ak Rextor | Menyampaikan persetujuan anggaren Wane ke fakultas ¥ Menerima, mengarsipkan dan meneruskan persetujuan anggaran kepada program studilunit kerja masing-masing Unit kerja , Program studi, laboratorium, petpustakaan, dil Fakultas Selesai SOP Pengelotzan AdministrasiKepegawaian | 62. Prosedur pencairan dana kegiatan ke fakultas dan universitas Mulai Unit kerja; Program —_| Menyampaian usulan pencairan dana studi, laboratorium, sesuai persetujuan anggaran ke perpustakaan, dll fakultas ¥ Menerima dan mempelajari usulan Fokultas | pencairan dana dari program stuai dan UPT Fein Meneruskan usulan pencairan dana dari program kerja/UPT kompilasi dari fakultas ke rektor melalui wakil rektor It t Mempelajan dan menyetujui usulan Wakil Rektor Il peneairan dana dan menersukannya ke bagian keuangan universitas a Mengoluarkan dana anggaran sesual Bepien keuenigen usulan dan persetujuan ke fakultas q Menerima, mengarsipkan dan Fakultas mendistribusikan dana ke unit kerja dibawahnya untuk digunakan Selesai SOP Pengelotzan Administrasi Kepegawaian | 73. Prosedur pelaporan penggunaan anggaran universitas Unit kerja ; Program studi, laboratorium, perpustakaan, dll Fakultas Fakultas Wakil Rektor Il Mulai Menyampaikan laporan penggunaan anggaran sesuai pelaksanaan program kerja ke fakultas ¥ Menerima dan mempelajari laporan penggunaan anggaran dari program studi dan UPT ¥ Meneruskan laporan penggunaan dana dari program kerja/UPT kompilasi dari fakultas ke rektor melalui wakil rektor Il ¥ Mempelajari dan menerima laporan penggunaan dana dan meneruskannya ke bagian keuangan universitas untuk diarsipkan Selesai ke fakultas SOP Pengelotzan Administrasi Kepegawaian | 84, Prosedur kegiatan monitoring dan evaluasi Mulai Roktor melalui wakil roktor Il Rektor melakukan monitoring dan evaluasi terhadap laporan penggunaan dana ¥ Mempersiapkan instrumen monev dan LPM jadwal melakukan money untuk unit kerja yang dimaksud 4 Lem Melakukan kegiatan monev dan ‘menyusun laporannya t Menyampeikan hasil monev kepada wakil rektor II dan tembusannya ke ‘fakultas serta unit kerja yang bersangkuten LPM Selesai SOP Pengelotzan Administrasi Kepegawaian | 9