RAUL H. SAROKA CARLOS A. FERRARI ETCHETTO Organigramas Diseno e Interpretacion Ep EOE ConoomA 2 BUENOS ARES ORGANIGRAMAS DISERO E INTERPRETACIONTodos Jos derechos reservados Hecho el depésito que marca la ley 11723 © Copyright by Eorcrowas Macent $4, 1971 Cérdobe 2015~Buenos Aires Empresa adherida a la Cémara Argentina de Publicaciones INDICE Prélogo .. Ix Introduccion . 1 1. Propésito de los diagramas .. 3 2. Qué es un organigrama . 5 2.1. Concepto . 5 2.2. Uso de los diagramas de estructura .. 6 2.3. Limitaciones areas 8 3. Formas usuales de representacién .. uw 4. Técnica de diagramacion . 19 4.1. Simbologia ... 19 4.1.4, Recténgulos 19 4.12, Lineas a BY 4.1.3, Distribuci 21 4.1.4, Contenido de los recténgulos .. 23 4.1.5. Tamafio de los recténgulos .... 23 4.1.6. Distancia entre recténgulos .... 29 4.1.7. Representaciones grificas equi- valentes ... 29 42. 43. . Caracteristica de la hoja de diagrama . 32 Extensién del diagrama 4.3.1. Diagramas cuya extensién no per- mite su dibujo en la hoja normal 3544. 45. 6.1. 62. 63. 6.4. 43.2. Diagramas de sectores de 1a or- ganizacién - Simplicidad ........... Balance ....... Codificacién de los cargos del diagrama .. Distintos tipos de diagramas de estructura Introduccién . . Diagrama de estructura tipo jerarquia de cargos” .... Diagrama de estructura tipo “categoria de los empleados” ......2.-.2ss000+5 Diagrama de estructura tipo “nombre del personal” ..... 65. 6.6. 67. 68. 6.9. 6.10. Diagrama de estructura tipo “funcio- nes” Diagrama de estructura tipo “funcio- Bal od as Diagrama de estructura de organiza. cién tipo “categoria de sueldos” Diagrama de estructura tipo “cuenta presupuestaria” .... Diagrama de estructura tipo “dotacién de personal” ci Combinaciones ¢e los dingramas de es tructura tipo... 7. Construccién del diagrama de estructura . 8 Relevamiento de ta informacion «++... 9. Bibliografta 35 37 37 41 45 45 47 aT 49 49 51 54 57 57 63 65 nm PROLOGO En las distintas formas en que se definen los sis- iemas aparece siempre un factor, un comin deno- minador de total relevancia, que ¢s Ja relacién. Sea directa © indirectamente, hay una causalidad que vincula los componentes y transforma su individua- lidad real o aparente de tal modo que ya no tienen sentido sino dentro de ese conjunto. Esa relacién reiterada da lugar a una organizacién de las partes, cuyas reglas o leyes pueden ser estudia- das desde muchos aspectos dintintos. Cuando se trata de hacerlo dentro del campo de las ciencias so- ciales, esa relaci6n se genera, aunque sea parcialmen- te, a través de un proceso de informacién. En la creacién o anilisis de sistemas administrati- vos se da forma o se investiga la organizacién, pro- curando que responda a los fines que Jos justifican. Larga es la descripcién de los elementos que la cons- tituyen y, aun ms, la narracién més minuciosa no es siempre ni necesariamente la mejor manera de expli- carla o interpretarla. Para obviar este problema se acude aqui también al auxilio de los métodes creados por otras discipli- ras. Como toda técnica novedosa, quienes Ja utilizan hacen interpretaciones propias y por consiguiente heterogéneas que llevan a veces a resultados total- mente opuestos a Jo que se buscabaEn materia de organigramas, al igual que en otras formas de representacién gréfica adoptadas en los es- tudios de administracién, se ha producido entre no- sotros una situacién de incertidumbre, proveniente en parte de la diversidad de orfgenes de la bibliogra- fia utilizada. En busca de una solucién, los autores de este trabajo han reunido las reglas siguiendo una metodologia adecuada y haciendo recomendaciones al respecto. Algunas instrucciones sencillas acerca de los pasos previos a la confeccién de organigramas completan la obra que se agrega con aprecio al esca- so material original existente en nuestro idioma, es- perando sirva de ejemplo para otros jévenes docen- tes que posean, como éstos, condiciones relevantes para producir buen material pedagégico. ALEJANDRO César GELI Profescr Titular de Sistemas Administracivos Universidad de Buenos Aires iNTRODUCCION Este trabajo ha surgido como consecuencia de a experiencia que los autores han desarrollado en el Ambito del anélisis y disefio de organizaciones. Las distintas formas de diagramacién de un or- ganigrama y las diversas interpretaciones que los Jectores obtienen sobre una misma representacion grdfica ponen de manifiesto la necesidad de esta- blecer normas uniformes que permitan mejorar la comprensién y comunicacién entre los usuarios de ‘esta técnica. Existe abundante literatura acerca de lo que es un organigrama, pero es muy escasa Ia que se re fiere a su representacién, construccién e interpre- tacién. Por ello, el propésito de este trabajo es esta- blecer y difundir normas de uso general para la diagramacién de organigramas. Se utilizan con tal fin simbolos y formularios, los que se proponen de uso uniforme, para permitir una mejor inter- pretacién de los diagramas y un considerable aho- rro de tiempo en su disefio y andlisi4. PROPOSITO DE LOS DIAGRAMAS En la administracién de empresas es muy comur y diriamos imprescindible, el uso de diagramas co mo medio de comunicacién. En este sentido obser vamos frecuentemente su utilizacién para represen tar estructuras, secuencia de procedimientos, pro- cesos, recorridos, programas, carga de maquina, etc. En todos Jos casos mencionados 1a utilidad del dia- grama sv manifiesta en una descripcin més clara y simple que si los mismes hechos fueran expresados mediante palabras o mimeros. En general puedan enunciarse las siguientes yen- tajas de los diagramas: 1) Reducen el espacio de presentacién mediante Ja utilizacién de los simbolos. 2) Son un medio més eficaz’ de comunicacién y andlisis, 3) Permiten localizar con mayor rapidez incohe- rencias, errores, cuellos de botella, tendencias, etcétera, en Jos hechos que se representan. 4) Son més adecuados para la representacién de relaciones complejas. 5) Permiten una comparacién més facil entre dos ORGANIGRAMAS © més sistemas (actual y propuesto; distintas empresas, etc.). 6) Son més féciles de actualizar. 7) Suelen estar menos expuestos a interpretacio- nes diversas.2. QUE ES UN ORGANIGRAMA 2.4. Concepto El organigrama es la representacién gréfica sim- lifcada de la esfeactura Tormal que ba adopiado una organizaci s por lo tanto la representacién de lal pal en = estén dispuestas y relacionadas sus partes] Organigrama es la denominacién mAs comin de este tipo de representacién grafica, pero también se la conoce como organograma, grifica de organizacién, pirdmide de cargos, diagrama de or- ganizacion o diagrama de estructura.’ A nuestro jui- cio, la ultima denominacién es la més adecuada por Jo cual la adoptamos en Jo que sigue de este trabajo. El diagrama de estructura es_un elemento consti- tutivo del manual de organizacién. Este dltimo in- cluye ademés, entre otras, la descripcidn detallada de las funciones, tareas, responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto representado en el dia- grama. 1 Entendemes por estructura Ja forma sdoptada por una orgse nizaciéa, esto es, la manera en que estén dispuestas y relacionadas sus partes. ORGANIGRAMAS 2.2. Uso de Jos diagramas de estructura El uso de estos diagramas atiende basicamente a dos aspectos importantes de la estructura de Ja or- ganizacién: Comunicacién, y Andlisis. Como herramienta de comunicacién el dia de estructura puede ser ventajosamente uti para: cs 1) Informar a los miembros de la organizacién la posicién relativa que ocupan y la relacién que tienen con el resto de Ja estructura. 2) Proveer ua cuadro global de la estructura. 3) Facilitar a las personas que se incorporan a la organizacién la toma de contacto con la estruc- tura de la misma. 4) Facilitar la comprensién acerca de las posibi- lidades que tiene cada persona de ascender a otras posiciones de Ja estructura organizativa. 5) Informar a terceros interesados en la organi- zacién como se encuentra estructurada la mis- ma, Entre los terceros interesados se puede mencionar a instituciones bancarias y financie- ras, proveedores, accionistas, deudores y con- sultores. Como herramienta de anélisis el diagrama permite detectar fallas de estructuracién, ya sea a través de su observacién como asi también de las dificultades de disefio que se presenten]QUE PS UN ORGANIGRAMA Algunas de las situaciones mas importantes que pueden ser detectadas son: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Falias de control interno o sea cuando un car- go tiene asignadas funciones incompatibles desde el punto de vista del control interno, por ejemplo: funciones de Caja y Cuentas Co- rrientes asignadas a un mismo cargo. Departamentalizacion inadecuada: situacién que se presenta cuando aun cargo le han sido asignadas funciones heterogéneas de mane- ra tal que atentan contra los criterios de de- partamentalizacién, por ejemplo: funciones de Contadurfa y Ventas asignadas a un mis- mo cargo. Falta de unidad de mando: cuando dos 0 més personas supervisan a un mismo cargo. Superposicion de funciones: situacion que se presenta cuando dog o mas cargos tienen asig- nada responsabilidad por el cumplimiento de igual o similar funcién, Relacién de dependencia confusa: 0 sea cuan- do no est claramente determinada Ia rela- cién de autoridad con que un cargo o persona esté vinculado a lo$ otros cargos 0 personas de la organizacién. Situaciones de subordinacion unitaria: es de- cir cuando de un cargo depende un tinico su- bordinado del cual a su vez dependen uno 0 varios cargos (“tno sobre uno”). Indefinicion de los niveles a los cuales perte- nece el cargo, 0 sea cuando no esta clara la ORGANIGRAMAS posicién relativa que el cargo tiene en jerar- quia, remuneracién, etcétera. 8) Conjusion sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado al cargo: lineal, asesora, fun- cional. 9) Estructura desequilibrada, situacién que se presenta cuando un rea tiene exceso de ni- veles o personas con respecto a otra area. 10) Alcance del control excesivamente amplio, 0 sea cuando a un cargo se le asigna un mayor niimero de subordinados de los que puede su- pervisar eficazmente. 11) Inudecuada asignacién de niveles, situaci6n que se evidencia cuando una posicién tiene asignado un nivel no acorde con los niveles relativos que ocupan los otros cargos de la organizacién. 12) Designacién confusa de las funciones, catego- rias o nombre de los cargos. 2.3. Limitaciones La principal limitacién de los diagramas de estruc- tura esté contenida en su misma definicién cuando se expresa que es una representacién grafica simpli- ficada. Tal como se expone en las normas sobre dia- gramacién, la simplicidad es un requisito fundamen- tal para que los propésitos de los organigramas puedan ser cumplidos. Efectivamente(la simplicidad es la primer limita- cidiijque es preciso asumir ain con el riesgo de‘queQUE ES UN ORGANIGRAMA Ja informacién acerca de la estructura sea incom. pleta. {El diagrama representa parcialmente la estruc- tura formal de la organizacién, ya que por razones de conveniencia grifica 0 por imposibilidad de su representacién no se incluye cierto tipo de informa- cién] Asi, por ejemplo, nos encontramos que nor- malmente no se representan las I{neas de autoridad funcional ni las secretarias, asi como tampoco se puede determinar con detalle el grado de descentra- lizacion de la estructura, La segunda limitacion se origina en Ja necesidad de que. el organigrama [debe estar. permanentemente actualizado. Si as{ no se hiciera, se corre el riesgo de cgnvertirlo en herramienta de resultados nega- tivog] Efectivamente, cualquier cambio en la es- tructura transforma en obsoleto el diagrama vigen- te, y si el mismo sigue siendo utilizado sin ser mo- dificado hard que sus propésitos de comunicacién se distorsionen. Entre las consecuencias negativas més inmediatas tendremos las de confundir y de dar lugar a conflictos entre los miembros de la or- ganizacién. El nico medio para combatir esta in- fluencia negativa es mediante su actualizacién per- manente, propésito éste que tinicamente puede ser logrado si se asigna dicha responsabilidad a un car- go que, de acuerdo con las funciones que cumpla, cuente con informecién actualizada para hacerlo. 3. FORMAS USUALES DE REPRESENTACION En la representacién gréfica de los diagramas de estructura existen varias formas diferentes de dise- fo, Las mismas se utilizan con mayor o menor intensidad segan los usos y costumbres en los cua- les se desenvuelve la organizacién. Las formas de representacién de diagramas de estructuras mAs usuales son: 1) Representacién vertical (ver figura 1). 2) Representacién horizontal (ver figura 2). 3) Representacién circular (ver figura 3). 4) Representacién semicircular (ver figura 4). 5) Representacién lineal (ver figura 5). 6) Representacion segiin norma AFNOR * (ver fi- gura 6). De todas ellas se estima que la forma de repre- sentacién vertical es la de interpretacién mAs sim- ple, a la vez que presenta las mayores posibilidades en cuanto a la informacién a exponer. En consecuencia este trabajo se ha desarrollado sobre dicha forma de representacién a los efectos de proponer normas para su disefio € interpretacién. } AFNOR: Association Frangaise de Normalisation,Ficura 3 Departament Prebueto A Diagrama de estructura forma representacién circular 4. TECNICA DE DIAGRAMACION 4.4, Simbologia A los efectos de la diagramaci6n se utilizan dos elementos basicos: los recténgulos y las lineas, ‘Los _primeros se utilizan para representar car- gos, funciones, categorfas y/o personas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar, Jas. Iineas indicarén la relacién de autoridad existentes entre ellos, siendo de trazo completo aquellas que reflejen relaciones de autoridad lineal o jerarqui- ca. Las relaciones de tipo “staff” o de tipo funcio- ‘nal se reflejaran mediante una linea de trazo par- tido. 4.1.4. Recténgulos Se dibujan en posicién horizontal con trazo fino (0,5 mm) y su tamafo esté en relacién directa con Ja importancia relativa de la posicién que repre- senta.Ficura 7 izes i] AL eer] J [ Punto de unién entre lineas y recténgulos FORMAS DE REPRESENTACION 4.1.2. Lineas Se dibujan en sentido vertical u horizontal ex- clusivamente, de forma tal que la unién de cada una de ellas con los rectangulos o con otra linea forme un 4ngulo de 90 grados. Las lineas deben partir del punto medio del lado inferior de! rectan- gulo de mayor nivel y arribar al punto medio del lado izquierdo, derecho © superior del recténgulo de menor nivel (ver figura 7). Las lineas de conexién son de mayor grosor que las lineas del recténgulo; normalmente dos veces su tamafio (1 mm). El cumplimiento de este re- quisito permite una lectura més fluida del dia- grama y una més répida ubicacién en el mismo por parte del lector. Excepcionalmente, cuando sea posible Ja repre- sentacién de Iineas de autoridad funcional, éstas se dibujan con trazo partido originado en el punto medio inferior del recténgulo de mayor nivel para arribar al punto medio superior del recténgulo de menor nivel. En consecuencia la Hnea puede ser ‘oblicua tal como se observa en la figura 8. 4.13, Distribucién de los rectdngulos Las relaciones de autoridad existentes entre los conceptos que son representados por los rectén- gulos son indicadas por su distribucién espacial. De acuerdo a ello, en los rectangulos unidos porFORMAS DE REPRESENTACION las lineas de autoridad, los distintos niveles del di- bujo indican las relaciones de forma tal que el rec- tangulo superior evidencie una posicién con auto- ridad sobre la representada en un nivel inferior. Asimismo, en lo que hace a la distribucién horizon- tal se debe dibujar a igual nivel todas aquellas po- siciones que tengan igualdad de jerarquia en la estructura. 4.1.4. Contenido de los rectdngulos Desde el punto de vista de fa informacién que se_coloca en los rectangulos, los diagramas de es- tructura pueden ser clasificados en dos tipos prin- cipales: &) diagramas que indican en sus rectan- gulos el nombre de los cargos o funciones y/o per- sonas (ver figura 9) y b) diagramas que ademas del contenido sefialado en a) presentan en los rec: tangulos informacién sobre: cédigo del cargo, ni mero de la cuenta presupuestaria o centro de costos que se maneja desde el cargo y mimero de personas que del mismo dependen (ver figura 10).] 4.1.5. Tamafio de los rectdngulos Con el objeto de uniformar la simbologia de los diagramas de estructura y ante la necesidad ya e puesta de que los tamafios de los rectangulos re- presenten en’ forma clara los distintos niveles de ‘ORGANIGRAMAS la estructura de la organizacién, se observaré la si- guiente norma en cuanto al tamafio de los rectan- gulos a utilizar segin la distinta informacién que Jos mismos contengan: a) Diagramas de estructura en cuyos rectingu- los figura exclusivamente el nombre del cargo o funcién y/o persona. En este tipo de diagrama el tamaiio del rectan- gulo mds pequefio no ser inferior a dos centi- metros de base por uno de alto. Los rectangulos indicativos de los cargos de jerarquia superior iran aumentando por nivel alternativamente un centi- metro de ancho o medio centimetro de alto, segin se indica en ta figura 11. b) Diagrama de’ estructura en cuyos rectangulos figura el nombre del cargo, cédigo, nimero de la cuenta presupuestaria y mimero de per- sonas que de! cargo dependea. El tamaio de estos rect4ngulos se diferencia de Jo expuesto en el punto anterior en que en éstos la altura debe aumentarse en medio centimetro dado que se’debe agregar el espacio necesario para la informacién adicional que se suministra, Dicho me- dio centimetro estaré marcado por una linea mas fina que la que forma el rectdngulo y estara divi dido en tres partes iguales, las cuales serin utili- zadas segin se muestra en la figura 10. Consecuentemente el tamafio minimo seré de dos centimetros de base por uno y medio de alto, cre- ciendo a medida que se asciende de nivel, alternati- vamente un centimetro de ancho por medio de alto, sexi se indica en Ja figura 12. Para representar las posiciones “staff” se utili-Ficura 11 ‘TAMARO Bomxt om Bema tte em 4 oma" om, | | semx2 em 5 emx2 em 5 omx2% om El tamato de los recténgulow aumenta altenativamente: - 1) 1 em de ancho 2) % de alto Tamafio de fos recténgulos en los cuales figura exclusi- vamente el nombre del cargo 0 funcién 0 persone Figura 12 TAMAKO 2 om x 1% om nivel inferior Semx tie tm Semx2 em een 5 emx2% em 1 tamano de los rectingslos suments alternativamente: 1) + em de ancho 2) Ws em de lta Tamaio de los rectangulos en los cuales se indica el nombre de los cargos o funciones 0 personas, cédigo de cargo, nimero de la cuenta presupueste- ria y ndmero de personas que del mismo dependenFORMAS DE REPRESENTACION zarén recténgulos iguales a los que corresponden al nivel inmediato inferior de la posicién a la cual asesora (ver figura 16). 4.1.6, Distancia entre recténgulos Una adecuada representacién grdfica sugiere que se respete cierta distancia o separacién entre los diversos rectangulos que componen el diagrama. De esta manera se logra espacios en blanco que realzan la ubicacién de las diversas posiciones de Ja estructura. Con tal motivo se establece que {la separacién vertical que debe existir entre rectangulos de nive- les inmediatos esta dada por el alto del rectingu- Jo superior] Respecto de Ja separaci6n horizontal, no puede determinarse con precision la distancia a ser res- petada, Ella @sté én funcién de la cantidad de recténgulos que deban diagramarse a una misma altura y del espacio disponible] En términos gene- rales Se sugiere que la separacién no sca menor a la mitad del ancho de los recténgulos correspon- dientes a ese nivel.) 4.1.7. Representaciones grdficas equivalentes En determinadas circunstancias una misma si- tuacién puede representarse de muy diversas ma~ ORGANIGRAMAS neras, siendo su significado exactamente el mismo, Como ejemplo de lo antedicho mostramos en la figura 13 cuatro diagramas que representan la mis- ma situacién, La eleccién de una de ellas depende de dos ele- mentos: el espacio disponible y la preferencia per- sonal. 4.2. Caracteristica de la hoja de diagrama (ver figura 14; se entrega junto con el templete) Se utiliza una hoja uniforme de diagramacién que retine las siguientes caracteristicas: a) Tamaio de la hoja: 420x297 mm (IRAM‘ norma 3001 - Formato A3). b) Recuadro exterior realizado a las siguientes distancias de los bordes de la hoja: marco sugerior: 9 mm. marco derecho: 10 mm. marco inferior: 8 mm. marco izquierdo: 30 mm. c) Recuadro de identificacién: ubicado en el vér- tice superior derecho que responde al siguien- te disefio (10x 3 cms). (Nombre de ta organicacién) (area relevada) Realizado por TRAM: Instituto Argentino de Racionatizacién de Materiales.FORMAS DE REPRESENTACION La ubicacién del recuadro de identifica. ci6n en e] Jugar mencionado esta motivada por el mejor aprovechamiento que se logra del es- pacio disponible en Ja hoja de diagrama. 4) En el vértice superior izquierdo se ubica un recuadro cuyo tamafio exterior es igual al se- fialado en c) y se utiliza con el propésito de vaclarar la simbologia;usada en el diagrama. e) El dis fel diagrama se extiende hasta me- dio centimetro de las lineas internas. £) Lineas guia (pautas): La hoja de diagrama- cién pre-impresa contiene: 55 lineas horizontales a medio cm cada una (56 filas); 37 lineas verticales a 1 cm cada una (38 co- Jumnas). EI pautado permite un répido y sencillo disefio de los rectangulos y lineas que com- ponen el diagrama, su impresion se realiza con lineas muy finas y suaves de manera tal que una vez disefiado el diagrama sean apenas perceptibles. 8) Se agregan ademés como referencia tres If- neas verticales dividiendo el pautado en 4 grandes columnas (las externas de 10 colum- nas y las internas de 9 columnas). Estas lineas son de trazo doble y coinciden con tres de las Iineas verticales ya sefialadas en f), En el caso de que las posiciones a represen- tar sean pocas puede utilizarse una hoja de 210x297 mm (IRAM norma 3001 - Formato 4), 0 sea la mitad de la hoja de diagrama uniforme. Ficura 15 Ca 5 Gerenela Comercial apartamento ' Mayorsta ' 1 i ' Divisién ‘ Minorista Sere eae ae 3 ivision Minorista oe vous oon Ventas nar Forma de representacién: los conectores de diagramasFORMAS DE REPRESENTACION 4.3, Extensién del diagrama 43.1. Diagramas cuya extension no permite su dibujo en la hoja normal No es necesario que la totalidad de Ja estructura se represente en un solo diagrama. Razones de claridad y de dimensiones del papel pueden obli- var a dividir en dos o mds partes el diagrama total. La capacidad de representacién estd dada por el tamafio de los recténgulos y del papel que se utiliza, que como se mencionan en los puntos 4.1.1. y 4.2. responden a una medida uniforme. En los casos en los cuales no es suficiente una hoja, se procede de manera tal que los diagramas siguientes al primero ubiquen como primer nivel una posicién ya representada en un diagrama an- terior. Para relacionar los diagramas que son continu: cién unos de otros utilizaremos como, “conector” alt miamero de cédigo asignado a los respectivos dia- / gramas. Su represéntacién se observa en la figu ra 15, 43.2. Diagramas de secteres de la organizacién Es comin que las necesidades que motivan una > representacion gréfica se limiten a un solo sector de la organizaci6n, ya sea porque se estan estudian- Uo especiales modificaciones en dicho sector, ya sea Ficura 16 Gerencia General Gerencia de Finanzas y Control Departamento de Finanzas Control Seccién Seccién Cont. ctos, Tesoreria Diagrama de un sector de la organizaciénFORMAS DE REPRESENTACION porque es un diagrama para uso exclusivo del mis- mo © por cualquier razén que nos obligue a prestar especial atencién a un sector con prescindencia del resto de la organizacién. En estos casos el dibujo deberé poner claramente de manifiesto que es solamente una parte de un diagrama mayor, para lo cual las lineas horizontales que vinculan el sector con Jos restantes seran bujadas con lineas de trazo partido (ver figura 16). 4.4. Simplicided La simplicidad de disefo tiene dos aspectos. El primero de ellos se refiere a la informacién que brinda, cuyo anilisis hemos visto en el punto 2.3. La segunda, aceptando la limitacién impuesta por Ja primera, hace referencia a la forma de represen- tar dicha informacién, Eneste aspecto se recomien- da evitar: —entrecruzamiento de Iineas —utilizacién de varios colores — sombreado de los rectangulos —informacién ajena a Ja estructura —utilizacién de otros simbolos que no sean los rectangulos y lineas. —tipografia que no sea de répida y facil lectura, 4.5. Equilibrio Esta condicién. de disefio hace referencia a la ne- Frcura 17 — = H Representacien Grifica Oesequitisrada Sa Representecion Grafice Equilibreda Equilibrio en ios diagremasFORMAS DE REPRESENTACION cesidad de que los rectangulos estén distribuidos de forma tal que muestren un diagrama equilibrado xy simétrico. Esta exigencia no significa de ninguna manera la posibilidad de tergiversar la realidad con el propé- sito de obtener un diagrama que retina estas con- diciones (ver figura 17), CODIFICACION DE LOS CARGOS DEL DIAGRAMA Una vez disefiado el diagrama de estructura se puede asignar un pimero de cédigo a cada uno de Jos puestos o funciones que se representan. La ven- taja del uso de nimeros es que sus digitos per. miten una més répida identificacién del puesto o funcién E! sistema de codificacién que mejor se adapt a Jas necesidades de un diagrama de estructura es el denominado decimal (ver figura 18) En éste, cada digito tiene un significado determi- nado y en nuestro caso simbolizar4 cada uno de los niveles de la estructura, de forma tal que el niimero de cédigo tendré tantos digitos como niveles tenga la estructura a representar: 10.000 Gerencis General 11.000 Gerencis de Finarzas y Control 1100 Departamento de Finanzas M0 Divisién Planificadién, 1H Seceiéa FinanciersCODIFICACION Las posiciones “staff” se codifican con el mis- ro niimero que ha sido asignado a la posicién que asesoran seguido de: /A (ver figura 18). 6. DISTINTOS TIPOS DE DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA 6.1. Introduccién Segiin la informacién a suministrar, los diagra- mas de estructura son disen: forma tal que evidencien determinados aspectos de ésta. En este sentidc es comin observar diagramas cuya finalidad principal reside en enfatizar algu- nos de los siguientes puntos: a) jerarquia de los cargos; ‘b); categoria de los empleados; ¢) nombre de las personas que ocupan los car- gOS; 4) funciones; €) categorias de sueldos asignados a los cargos; f) cuenta presupuestaria asignada al cargo; g) cantidad de puestos que dependen del cargo; (h) combinaciones de los puntos anteriores. En todos ellos la simbologia a utilizar es la mis- ma y la unién entre los rectdngulos significa en todos los casos relaciones de autoridad y depen- dencia. Sus diferencias radican en dos aspectos prin- cipales:DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA 1) La informacién que se coloca dentro de los recténgulos, y 2) los distintos niveles que ocupan los rectan- gulos segtin el propésito del diagrama. 6.2. Diagrama de estructura tipo “jerarquia El objetivo de este tipo de diagrama es el de po- ner de manifiesto la jerarquia que los cargos tienen dentro de Ja estructura de la organizacién. Con ese propésito en el margen izquierdo de la Koja del diagrama se traza una linea vertical frac- cionada de forma tal que cada seccién represente un nivel o jerarquia del cargo. El recténgulo contiene Ja denominacién de! cargo (ver figura 19). 6.3. Diagrama de estructura tipo “categoria de [os empleados” En este caso el objetivo es poner de manifiesto la categoria que tienen los empleados que est4n acu- pando los cargos. Fs comin observar que no ‘ pre existe una correlacién absoluta entre Ja catego- ria del cargo y la categoria escalafonaria que tiene el empleado que lo ocupa. El rectdngulo contiene la designacién del cargo y la linea vertical fraccio- nada representa la categoria escalafonaria de los empleados. DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA La diferencia mAs comin entre cargo y catego- ria del empleado es ia que se establece cuando un empleado cubre un cargo de nivel superior al de su jerarquia, tal cual se observa en el caso de la Ge- rencia de Finanzas y Control y del Departamento de Finanzas en la figura 20. Es menos comun observar el caso inverso, 0 sea cuando un cargo esta cubierto por una persona con mayor jerarquia escalafonaria que la que el cargo tiene, caso de la Divisién Venta Mayorista en la fi- ura mencionada. 6.8, Diegrama de estructura tipo “nombre del person Este diagrama pretende mostrar el nombre de las personas que ocupan los cargos de la estructura y su disposicién grafica se realiza respetando las relaciones de dependencia, independientemente de Ia categoria del cargo y del empleado. Es decir que cada persona figura en el nivel ininediato inferior al de su superior jerarquico (ver figura 21). 6.5. Diagrama de estructure tipo “funciones” Suele ser comin encontrar en una organizacién situaciones como las siguientes: asignacién de fun ciones heterogéneas 0 asignacién en exceso de funcio- nes a un mismo cargo, 0 por el contrario una in-DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA conveniente divisién de una funcién en dos o mas cargos, En todos estos casos la asignacién est detes minada por la naturaleza especifica. de las funcio- nes y por la cantidad y calidad de los recursos hu- manos con que cuenta la organizaci6n. En consecuencia, a los efectos de analizar la asig- nacién de tareas, el grado de especializacin y la separacién de funciones en vista al control inter- no, es de suma utilidad la confeccién del diagrama de estructura tipo funciones asignadas a los cargos. ‘Un mejor aprovechamiento de este tipo de dia- grama sugiere la colocacién en los recténgulos del nombre de las personas que desempefian las fun- ciones (ver figura 22). 6.6, Diagrama\de estructura tipo “funcional Este /diagrama cumple objetivos similares a los descriptos en el punto 6.5. Ademdés de incluir in- formacién sobre nombre del cargo y/o nombre del empleado incluye una descripcién ‘elativamente detallada de las funciones que se cumplen en dicha posicién, Para representar este diagrama es necesario apar- tarse de las normas de dibujo uniformes estableci- das en el punto 4.1.5, en lo atinente al tamafio de los rectangulos y distancia entre los mismos. Un ejemplo de este diagrama se presenta en la figura NP 23, Ste = epresenteciones gréticas oquivalentesORGANIGRAMAS 8.7. Diagrama de estructura tipo “categoria de sueldos” Para el manejo de la politica de remuneraciones y para obtener una visién global de la misma, este tipo de diagrama presta un indudable servicio. Su so mds comin es utilizarlo con alguna combin cién de los diagramas tipo ya mencionados, en es- pecial con el diagrama de jerarquia de cargos. A los efectos de su representacién grafica se tra- za en el margen izquierdo de la hoja una Ifnea ver- tical fraccionada, en la cual cada seccién represen- ta la categorfa de sueldo que est4 asignada al car go (ver figura 24). 68. Diagrama de estructura tipo “cuenta presupuestaria” A raiz del uso cada vez més amplio del presupues- to como herramienta de planeamiento y control, se considera de gran importancia manifestar la rela- in existente entre el cargo y la cuenta presupues- taria y/o centro de costos que desde el mismo se controla, En este sentido es que se crea el diagrama tipo cuenta presupuestaria:asignada al cargo, indi- cando el correspondiente nimero © mimeros de la cuenta presupuestaria y/o centro de costos dentro de los rectngulos representativos de cargos, o fun- ciones y/o personas (ver figura 25). DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA 6.9. Diagrama de estructura tipo “dotacién de personal” Como instrumento de analisis es importante vi- sualizar la cantidad total de personas que dependen de cada posicién de la estructura Dicho numero puede ser mayor que Ja suma de las dotaciones de los puestos subordinados repre- sentados, si exister puestos tales como secretarias, personal de maestranza, etc., que por razones de plicidad no suelen aparecer en el diagrama (ver ura 26) 6.10. Combinaciones de los diagramas de estructura tipo Normalmente Ia informacion que es necesario representar mediante el disefio de os diagramas es Jo suficientemente compleja como para determinar Ja necesidad de efectuar combinaciones entre los \gramas tipo de forma tal de lograr un equilibrio entre la informacién que se presenta, la simplicidad de lectura del diagrama y el propésito de su re- presentacién. En tal sentido se pueden presentar entre otras ulgunas de las siguientes combinaciones: a) Diagrama de jerarquia del cargo, cédigo de! cargo, cuenta presupuestaria y mimero de personas que dependen del cargo. b) Diagrama de categoria y nombre de los em- pleados.DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA ¢) Diograma de jerarquia del cargo y nombre de fa persona que ocupa ¢l mismo. ) Diagrama de categoria de sueldos y nombre de le persona. e) Diagrama de jerarquia del cargo y categoria de sueldos respetandose en el dibujo la estruc- tura de la jerarquia de los cargos 0 viceversa. De todos ellos, el primero mencionado es el que se adapta a la mayoria de las necesidades de infor- macién de una organizacién, raz6n por la cual pro- ponemos su uso generalizado (ver figura 27) 7. CONSTRUCCION DEL DIAGRAMA DE ESTRUCTURA Es comin que en diversas tareas de dibujo se utilice una plantilla que sirva de patrén de los simbolos a utilizar, especialmente cuando los mis- mos se usan frecuentemente, Con dicho propésito se ha construido una plantilla para facilitar el di- bujo de los diagramas de estructura donde se in- cluyen las series de recténgulos propuestos en las figuras 11 y 12. No ha sido necesario incluir los 13 rectdngulos all{ representados, dado que tres de ellos son de igual medida. Se ha‘ completado la plantilla con el simbolo utilizado para relacionar dos diagramas, o sea el “conector” Cada una de las figuras incluidas en la plantilla eva un cédigo (mimero y/o letra) que los identi- fica con los respectivos simbolos de las ya mencio- nadas figuras 11 y 12. Para los rectdngulos de la figura 12 se les ha agregado una marca referencial, la que permite trazar la linea divisoria tal cual se indica en el pun- to 4.1.5, La plantilla a que hacemos referencia se acompafia con este libro.8. RELEVAMIENTO DE LA INFORMACION: La construccién del diagrama exige como paso previo Ja obtencién de Ja informacién que habré de ser representada. Los medios comtinmente uti- izados en la recoleccién de informacién son la en- trevista y el cuestionario. A tal efecto se suministran dos modelos de cues- tionarios que pueden ser utilizados para ese pro- pésito, MODELO 1 RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA DATOS PERSONALES ta 12, Aeelidos Wombres | [Antigedad Empresa 22, Indique personas supervisadas directaments por ated aunque ne dependan de usted) Nombre Cargo Tipo de supervision LForma parte do algin Comité © grupo de trabajo? En caso aflrmativo Indigo:Beene MODELO 2 CUESTIONARIO DE RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA Apellido y Nombre Denominacién del cargo que ocupa Jerarquia escalafonaria (de la persona) Jerarquia del cargo Quign es su Jefe inmediato superior 5.1. Apellido y Nombre 5.2, Denominacién del cargo 5.3, Jerarquia escalafonaria 5.4, Jerarquia del cargo 5.5. Tipo de supervision Existen otras personas que lo-supervisan di- rectamente, le dan 6rdenes, instrucciones, etc. Para cada uno: Apellido y Nombre Denominacién del cargo Jerarquia escalafonaria Jerarquia del cargo Tipo de supervision 10. 1. 12. 13, 14, ORGANIGRAMAS Quignes son sus subordinados directos. Para cada uno: 7.1. Apellido y Nombre 7.2. Denominacién del cargo 7.3. Jerarquia escalafonaria 74. Terarguia del cargo 7.8. Tipo de supervision Existen otras personas sobre las cuales ejerce algin tipo de supervision, de drdenes, insirue- ciones, controla, etc. Para cada uno: 8.1. Apellido y Nombre 8.2..Denominacién del cargo 8.3. Jerarquia escalafonaria 8.4. Jerarquia del cargo 8.5. Tipo de supervision Forma usted parte de algiin comité 9.1, Denominacién del mismo 9.2. Cardcter del comité (ejecutivo, consulti- vo, de estudio, etc.) Integrantes Frecuencia de las reuniones Temas que se tratan Nivel del comité (a quienes ordenan, ase- soran, etc.) Funciones de Ja dependencia Tareas que usted Jleva a cabo Numero de cuenta prespuestaria asignada a su cargo Tipo de relaciones de comunicacién que usted mantiene con otros sectores de la organizacién Sugerencias que usted harfa para mejorar la estructura.BIBLIOGRAFIA Alford, L. P. y Bangs, J. R., Manual de la Produccién, Edi- torial UTEHA. Allen, L., Management and Organization. Alluson, R.. Los Organigramas, Edit. F, Casanovas, Barce- Jona, 1961. Benielli,J., Practica de la Simplificacion del Trabajo, Edito- rial Sagitario, Buenos Aires, 1964. Dale; E., Cémo Planear y Establecer la Organizacién de una Empresa, Bilt. Reverté, México, 1960. 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"Utilidad de los Esquemas de Administracién”, Revista de Documentacion Administrativa, N° 22, Madrid, 1959.Ficura 1 avecia Genest eS eee ‘Onvencia do Gerencin de Covencia, Comertt Prosucion Paar y Conirok ‘epartameona Deparamento Minos uct "A Drasion Diasion arora awe Geese] [ Seccan Sexi Geecioe Bocein Gan intro Jcamecioa} [one Diagrama de estructura forma representacién verticalFicura 2 “Gane de Foams y Comat Gerencia Genera Caenes | ‘Deion ee Conuel —_ onc Deparameno Fanos Sen tae Tesora Prosecooe Deparomeats| ase 8 Deparamene| recta" Desaraments| |} {= ayerita Diagrama de estructura forma representacién horizontal.Froura 4 Gerencia Diagrama de estructura forma representacién semicircularFrcura 6 ~Gerencia i, Niece Gerentes | | Tafes Dapart falas Secel pasa lrefes Oficina Subsefes =| Atrituctones : § CI S| Ci Color Brat, Cuenta Presupuastarial AC CD CTE Wt Cuenta | Diagrama de estructura “Forms segdn normas AF.N.O.R.”Ficura 9 Gerencia General y Control Geroncie de Produceisa l ale Gorencia Comercial Dar ai Finanzas ‘Division Contr [ ‘Departamento Producto "A Producto "8" [ “Departamento Minoriste Division Mayorista Diagrama que indica en sus rectangulos el nombre de los cargosFroura 10 eneoia ‘ornenat ome [ie [os __ . ai aoa ams ame Rot =e courte [ime Toe Ta vam [ow [ow hobs a | a Orgminents Desetamente Deneromente Depatanants a Price” rau Meee naw [v0] 5 aw | ane | w pao bie | 7 aml. Lome omnia [ere ‘Ct Meyrin me [Fabel faae[ioo a Diaarama que Indica en sus recténgulos el nombre de fos cargos, cédigo del cargo, numero de Ia cuenta presupuestaria y nimero de personas que de! mismo dependen.Ficura 5 ‘cenerat Gerenca Gerancts Geren do Comer te Pressecon nasa y Conta opartmente Departamento nora oe Faanses ida Dnata. Mayas Conia Seciin Secon Secciin ——Saceiin Sect Sactin Coil tenor Cons Grok Com Cost Mantiacion Tenens Diagrama de estructura forma representacién linealFicura 9 - Departamento Minariste Gerencia de sia Goreacin de Gerencia aeel Produecion Comercial Depariamento Departamento ‘Bopartamento Finanzas Producto “A” Producto Division Division Contra! Mayorista| Diagrame que indica en sus recténgulos el nombre de los cargosFicura 10 exneneaa Seen rr cerocn evens orewcin rodeo Feo vrovuceron coment. iam [vom [a vm [om [ ‘ame vam [a = ‘Producto “A” Producto “8” Minerisie: 5 [ia [ane [a elo [o wep | I ie an eacoe oni = Sep ree aa en cL at [Fangf ae] > [oe] sae] # — a aan ook Didgrama que inaica en sus recténgulos el nombre de los catgos, cédigo del cargo, numero de la cuenta presupuestaria y nimero de personas que de! mismo dependen.Froura 8 Representacién de autoridad funcionaleeneNci aie =e ees es ;o9uGT oN aa] = t+ 'SECOION 'SEGCION. maa c “Leraravia del cares. L ‘él eet cage Weenie fe cesas | i te