Ae
SPITALUL CLINIC COLTEA
B-dul L.C.Bratianu nr.
Sector 3, Bucuresti
Tel. 0213874100;Fax: =
0213874101
: i Www.ct Me
smrracotretiniceuttex: — WWw-coltea.ro
[REBT RAT
jintpares w....0 a
| ROMs. Qf aun... Y
CAIET DE SARCINI PENTRU. Y
de arhivare fizica si electronica, depozitare, selectionare a documentelor create de
aparatul propriu al Spitalulul Clinic Coltea Bucurest inventariere,preluare, transport si
curierat al documentelor,reactualizare nomenclator.
Autoritatea Contractanta:
Spitalul Clinic Coltea cu seciul in Bucuresti, bd. 1.C. Bratianu, nr. 1, sector 3, telefon:
021/3874300, fex: 0213874101, cod postal 010325;
|. OBIECTUL CAIETULUI DE SARCINI
1.4, Obiectiv general
ih conformitate cu prevederile Legi Arhivelor Nationale nr. 16 din 9 aprilie 1996 republicata,
Seitalul Clinic Coltea Bucuresti ist propune realizarea de operetiuni pentru constituirea si
ordonarea unitatilor arhivistice, intocmirea inventarelor de arhiva pentru documentele
Greate, selectionarea documentelor cu termen de pastrare expirat siarhivarea electronica a
documentelor.
Obiectul ecordului cadru const’ in achizitia serviciilor de:
¥ athivarea documentelor Spitalului Clinic Cottea Bucuresti si intocmirea inventarelor
pe suport de hartie si electronic;
¥ depozitarea documentelor deja achivate dar si a celor ce se arhivears Pe parcursul
prezentului acord-cadru;
¥ Servicii de selectionare a documentelor;
Colectare /Transport/ Accesare documente;
¥ Management al documentelor arhivate, acces online aplicatie management arhivistic
xIn acest sens, Spitalul Clinic Coltea Bucuresti in calitate de autoritate contractanta isi
Propune s& atribuie un acord cadru pentru servicii de arhivare fizica a documentelor create
de aparatul propriu pentru 0 perioada de 3 de ani de la semnarea acordului-cadru.
Prin efectuarea ,Serviciilor de arhivare” (prelucrare arhivistica) se va realiza igienizarea
documentelor, ordonarea acestora, Copertarea,indosarierea,legarea cu sfoara in coperti de
carton, numerotarez,deprafulrea, decapsarea,reactualizare nomenclator, inscrierea datelor
pe dosare, Intocmirea inventarelor si selectionarea documentelor.Pentru selectionare ce vor
Pregati dosarele pentru scoterea din evidentS dupa intocmirea documentatiei si avizarea
procesului-verbal de selectionare.
Prin efectuarea servicilor de depozitare se infelege depozitarea arhivel beneficiarului ia
Gonformitate cu Legea 16/1996 in spatiile de depozitare ale prestatorului,
Preluare, pastrare,conservare, transport tur-retur, consultare, mesagerie.
1.2, Date Generale privind obiectivele
Spitalul Clinic Coltea Bucuresti creeazé documente care trebuie constituite ca unitati
arhivistice, tn acceptia prevederilor legale in cea ce priveste indosarierea, copertarea,
mumerotarea, snuruirea, etichetarea, sigilares, inscrierea datelor pe coperta de dosar si
Intocmirea inventarelor pe suport de hartie si electronic.
De asemenea define documente cu termen de pastrare explrat care pot si trebuie s8 fle
scoase din evidenté, fiind necesars identificarea acestora.
1.3. Cerinte obligatorii pentru furnizorul de servicii de arhivare fizica
~ Servicile de arhivare a documentelor vor fi realizate de cdtre un operator ‘economic, care
va acoperi toata gama de servicii solicitate.
\n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, Autorizetia de
functionare este defintd ca un act emis de Arhivele Najionale care a dreptul uner operator
cenomic sd presteze servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare
arhivisticé $1 utilizare a documentelor.
~ Ofertantii trebule s8 detin’ resursele umane de specializare, necesare deruliri
conditii a servicillor solicitate;
< Ofertantl vor prezenta o declaratie pe proprie réspundere, privind faptul cd la elaborarea
ofertel au tinut cont de obligatile relevante din domenille mediulu, socal si al relatiilor de
munca pe toata durata de indeplinire a acordului-cadru, in conformitate cu prevederile art,
51 cin Legea nr.98/2016 privind ackizitile publice.
Obligatile referitoare la concitile de muncd si de protectie a muncii la nivel national, care
trebule respectate pe parcursul indepliniit acorduluicadru de servic cunt conform Legii
Securitatil si sénatatii in muncS, precum si a altor acte normative referitoare In acestea, in
vigoare la nivel national,
Institutllle competente de la care operatorii economici pot obtine informatii referitoare la
reglementarile referitoare la conditile de munca si protectia muncit sunt. Ministeral Muncii
si Justitiei Sociale, adresa web: htto://www.mmuncil.gov.ro/, Ministerul Sanatatii, adresa
web: _http://www.ms.gov.ro/, Inspectia Muncii, adresa web: http://www.
inspectiamuncii.ro/ iar cele referitoare la protectia meditlui la Ministerul Mediului, adresa
web: httn://www.mmediu.gov.ro/.
in bune,~ Ofertantul trebuie sa feca dovade implementari sistemului de management ISO 27001
care £2 asigure: stebilirea, implementarea, operarea, monitorizarea,revizuirea, mentinerea
si imbunatatirea unui sistem de management a securitatii informatiei, documentat in
contextul rscurilor generale de afaceri ale organizatiei; implementarea unor controle de
securitate personalizate nevoilor organizatici
Ofertantul trebuie sa faca dovada implementarii sistemului de management ISO 9001,
care $2 asigure: resursele necesare pentru implementarea_sistemului de management al
calitati;infrastrucrura necesara|ciadinutiitati,echipamente software, IT&C. ete ) conform
Specificului activitatit sale si sa actioneze in med corespunzator; mediul nececar pentru
Sorel) ca ee eselor(temperatura, umiditatea, igiena, iluminarea, factori psinologigi si
social) sa fle disponibile conform standardelor;resursele de masurare.identificere. «i
Plone Late COrespunzatoare pentru verificarea conformitatea produselor si servicilor;
Planificarea,implementarea si controlarea proceselor necesare pentru livrarea produselor
si servicillor catre client;controlarea proceselor externalizate(subcontractarea) ce au
Unpact esupra Conformitatii produselor si servicilor;comunicarea corespunzatoare cu
clientil in ceea ce priveste furnizarea do informatii privind produsele s1 serviciile; definirea
cerintelor pentru produsele si service livrate clientilor;respectarea angajamentelor pe
care le face cu privire la produsele si serviciile oferite; capacitatea de a farniea produse si
Servicii tinand cont de toate cerintele aplicabile; protejarea corespunzatoare a bunurilor
ce apartin clientlior; pastrarea corespunzatoare a bunurilor clientilor tinand cont de
identificare,manioulare, ambalare,controlul contaminaril si transportul;planificarea si
realizarea corespunzatoare a activitatilor de mentenantareciclare