ycreunstancias concreta que puede ‘uantificarse y cualficarse. ia administrativa ANALISIS MULTINIVEL £1 conocimiento del perf real de una organizacién a través de la implementacion de una auditoria administrativa dispone de mas de un marco de referencia, Si bien el empleo de las técnicas de recoleccién producto de la percepcién de la realidad y el contexto de actuaclén contenides en el clagnéstico prelieinar constituye un primer nivel de anali- sis, el examen de los resultados obtenides orientados por los indicadores de gesti6n ¥y alineados con la asignacién de valores siguiendo el método de precisar la situacién real de cada factor y las recomendaciones viables y de alll desprender las conclusiones consecuentes, en funcién del diferente grado de aplicacién de los enfoques administra~ ‘vos y cuantitativos involucradas, determinan un segundo nivel de analiss. luego de variables asociadas con los supuestos detras de las lineas de accidn, modelos tacitos {que cobran sentido por medio de la deteccién de reglas de juego no escritas, se transfor- man en un tercer nivel de andlisis. La definicén de un contexto de interdependencia @ Interaccion que vincula causas y efectos se traduce en un cuarto nivel de andliss, 5 a esto se asocia la reflexi6n de las tendencias del desempefio y el redireccionamiento propuesto, se puede inferir un quinto nivel. Ademas, cada vez que se realice una nueva revision de resultados alla luz del cambio como comin denom nador, es posible que sur jan nuevos niveles o entreniveles de andlisis que modifiquen o complementen cualquiera de los niveles previos. Queda claro, entonces, que una auditoria administrativa permite precisar el com- portamiento histérico de una organizacin, pero es también un elemento de decisin ue representa un recanismo de cambio, Es ali donde reside su capacidad sustantiva de perfllar oportunidades de mejora para innovar valor y convertirla en una ventaja competitiva sustentable, FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO BASE CONCEPTUAL La diagnosis, parte esencial de Ia aucitoria administrativa, es un recurso que ce los hechos y circunstancias en Informacién concreta, susceptible de cuantificarse y cualficarse. Es también una oportunidad para disefiar un marco global de andlisis para sistermatizar la informacién de la realidad de una organizacién, para establecer Ia natu- raleza y magnitud de sus necesidades, para identificar los factores mas relevantes de ‘su funcionamiento, para determinar los recursos disponibles para resolver sus proble- mas, para relacionar las causas de su comportamiento y el impacto de los efectos en sus resultados; y, sobre todo, para servir como cauce allas acciones necesarias que permitan su atencion eficaz, EI diagnéstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que furdamenta ¥y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permite fevaluar tendenclas y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analitico de la realidad de la organizacién, MARCO DE REFERENCIA Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de una base de in- formacién con la perspectiva dela génesis, inraestructura administrativa, forma de ope~ racion y posicién competitiva, lo que permite establecer las bases de actuacién con la certeza de que enmarca las variables y estrategias fundamentals.Capitulo 3: Metodologia de la auditoria admit CONTENIDO Para que el disanéstico administrativo aporte elementos de decision sustantivos a la auditoria tiene que incorporar los siguientes aspectos a. contexte + Fisonomia de la organizaci6n de acuerdo con su situaci6n actualy su trayecto- ria histérica Mecanica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento Esfera de accion Posicion en el mercado Ciclo de vida de la organizacién b. Informacién operativa * Gestion de funciones, procesos y proyectos * Coordinacién de las acciones + Administracién de la tecnologia de la informacién © Andlsis dela interaccién, planeacin, organizacién, direccién y control & Desemperio Manejo de indicadores financieros y de gestién Comportamiento organizacional Resultados alcanzados Margen de efectividad 4. Estrategia competitiva Propésito estratégico Enfoque estratégico Procesos estratégicos Habildades distintivas e, Uderazgo. Cultura organizacional Valores Trabajo en equipo Calidad de vida de la organizacion f. Perspectivas + estructura * Oportunidades de negocio * Administracién del cambio » Potencial de innavacian + Control estratégico INFORME AA finalizar el examen de la organizaci6n, de acuerdo con el procedimiento correspon diente, y una vez que se han seleccionado los enfogues de andlisis organizacional y cuantitatives y formulado el diagnéstico administrativo, es necesario preparar un in- forme, en el cual se consignen los resultados de la auditorla e identifique claramente istrativa HisUna ve2 selecclonadios los enfoques de anilisis organizacional youantisatives y fermulado el diagndstico administrativo, de la organizaciin es necesario preparar tun informe en e! cual se consignen los resultados de la uditoria e identifaue aramente el drea, sistema, programa 0 proyecto auditado, et ‘objeto de la revisién, su duraci,alcance, recursos y los métodos cempleados, er ia administrativa cl rea, sistema, programa, proyecto, etc, auditado, el objeto de la revisién, la duracién, alcance, recursos y métodos empleados. En virtud de que en este documento se seAalan los hallazgos asi como las conclusio nes y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente informa ién respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relacién con el nimero de casos 6 transacciones revisadas en funcién de las operaciones que realiza la organizaci6n, Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debida~ mente documentada en los papeles de trabajo del auditor Los resultados, conclusianes y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberdn reunir atributos tales como: ‘© Objetividad Visi6n imparcial de los hechos. = oportunidad Disponbbiléad de la informacién en tiempo y lugar. * Gridad Facil comprensién del contenido. * Utilidad Provecho que puede obtenerse de la informacién, * Calidad Apego a las normas de administracién de la calidad y elementos del sis- ema de gestién de la calidad Logica Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas. El informe constituye un factor invaluable debido a que posibilta conocer si los ins- trumentos y criterios aplicados contemplaban las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentacién previa al titular de la organizacién para determinar los lo~ 4gros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos probatorios 0 de juicio ue no fueron captados en la aplicacién dela aucitoria. Asimismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentaci6n e instrumentacin, En caso de una modifi- cacion significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendré que ajustarse. ASPECTOS OPERATIVOS ‘Antes de presentar la versién definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos précticos, con base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operatva, Para abordar este aspect, es recomendable seguir el orden siguiente 1. Introduccién Criterios considerados para emprender y elecutar la auditoria 2. Antecedentes Informacién que enmarca la génesis y situacién actual de la orga- rizacion, 3. Justificacién Elementos que hicieron necesaria su aplicacién, |. Objetivos de la auditoria Razones por las que se efectué la auditor'a y los fines {que se persiguen con el informe. - Estrategia Cursos de accién sequidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos - Recursos Requerimientos humanos, materiales y tecnolégicos empleados, Costo Recursos financieros utilizados en su desarrollo, - Alcance Ambito, profundidad y cobertura del trabajo. ‘Acciones Pasos 0 actividades realizados en cada etapa,Capitulo 3: Metodologia de la auditoria administrativa 10. Metodologia Marco de trabajo, técnicas e indicadores en que se sustenté la au- ditoria, 11, Resultados Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte, 12. Conclusiones Inferencias basadas en las pruebas obtenicas, 13, Recomendaciones Sefalamientos para mejorar el desempef. 14, Alternativas de implantaci6n Programa y métodos viables, 15. Desviaciones significativas Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoria 16, Opiniones de los responsables de las dreas auditadas Puntos de vista expuestos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. 17. Asuntos especiales Toda clase de aspectos que requieran de un estudio mas profundo, LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempefio de una organizacién, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atencién a la formu- lacién de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la préctica, también con una visién cestratégica, para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos: ‘a. No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. b. Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabildad, . Sxplorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes 4 los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas © correctivas, segin sea el caso. 4d. Homogeneizar la integracién y presentacién de los resultados para que exsta coherencia entre las hallazgos y los criterios para su atencién, Aprovechar todo el apayo posible para fundamentar sélidamente los resultados, Allagar a los niveles de decisin los elementos idéneos para una toma de decisio~ nes objetiva y congruente, 4g. Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacién permanente, h, Crear conciencia en los niveles de decisién de la importancia que reviste el incum= plimiento (0 hacerlo extemporaneamente) de las medidas recomendadas, |. Establecer la forma y contenido que deberén observar los reportes y seguimiento de las acciones, J. Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con antetioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acci6n tomados en la implementacién de re~ sultados, Es conveniente que antes de emnitir el informe, una persona independiente a la apli- cacién dela auditoria revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verifcar que se han cumpldo con todas las normas legales y éticas y que la opinidn que se vaya a presentar esté justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado, ate