La auditoria en el sector publico E ‘empleo de la auditoria en el sector pilico mantiene una relacién de congruencia {con los términos en los que se utiliza en las organizaciones privadas. Sin embargo, dispone de un instrumental disefado en funcién de la normatividad a la que tiene que apegarse y a los fines especticos que persigue. EI propésito fundamental de [a auditoria publica es permitir a los titulares de las Instituciones oficiales dar respuesta a las demandas de la cludadania por lo que toca al ejercicio racional de los recursos de que disponen a través de una administracién de «alidad, eficaz y honesta en el cumplimiento de los objetivos y metas que tienen enco- mendados, La auditoria en el sector piibico esta respaldada por toda una infraestructura nor- ‘mativa, elaborada con el fin de hacerla viable, accesible y funcional, independientemente de la naturaleza y complejidad de las organizaciones para las que fue concebida, En rea~ lidad, existen normas y lineamientos para cada aspecto prioritario, para cada instancia de decisién y para cada drea de influencia. Por lo anterior, en la selecci6n de los contenidos, se siguié el criterio de identificar no slo las normas generales mas representativas en la materia, sino aquelias que, por su interrelacin, establecen las bases para la aplicaci6n de la auditoria en el sector publica en forma consistente, esto es, que hacen posible la cobertura de todo tipo de audito- fa en toda clase de ambiente. La base normativa para alcanzar este propésito es la siguiente: + Programa Anual de Control y Auditoria, + Normas Generales de Auditoria Publica *La innovacién del valor ‘es.un concepto de estrategia distinto tanto de la creacién del valor come de la innovacién tecnolégica.” W. chan Kim La audicoria en e! sector pibce est respoldada por una infraestructura rnormativa, con e! fin de hacerla viable, accesible yfurcionel, Independientemente de la naturalezay complejdad de las ‘orgarizaciones para las ue fue concebida, aAuditoria administrativa a] = Marco de Actuacién de los Organos Internos de Control en las Dependencias cel Sector Central. + Marco de Actuacién de los Organos Internos de Control en las Entidades del Sector Paraestatal En forma complementaria se incluyen dos apéndices con criterios y Ineamientos que coadyuvan con la base normativa.! Con el objeto de contar con un marco de referencia claro acerca de las principales Instancias que se citan a Io largo del capitulo y sus apéndices, se incluyen las definicio~ nes correspondiente, Dependencia Institucién pablica subordinada al titular del Poder Ejecutivo Federal en al ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tiene encomendados, Dependencia de orientacion y apoyo global (globalizadora) Institucién pablica que cumple con funciones de cardcter normativo, de vigilancia, control ¥y apoyo a las denendencias y entidades que forman parte de la Administracién Pablica Federal Entidad Instituciones pAblcas que coadyuvan con el Poder Ejecutivo en los términos de la Ley Federal de Entidades Paraestatales, Comité de control y auditoria Grgano colegiado orientado a promover el mejoramiento de la gestién de las depen- dencias y entidades piblicas. Grganos internos de control Instancias responsables de prevenir, verificar, vigilar y evaluar el grado de transparencia con que se manejan los recursos publcos, as{ como del nivel de eficiencia, efcacia y ca~ lidad con que se alcanzan las metas y cbjetivos institucionales, Delegados de contraloria Grgano de vigilancia encargado de promover en las dependencias y érganos desconcen- trados los mecanismos de autocontrol, autocorreccién y autoevaluacién necesarios para propiciar el incremento ce la productividad, mejora continua de la calidad de los bienes y la prestacién de servicios y atencidn a la sociedad, "La Gula General de Aucitoria Publica, contiene lineamientos para normar y estandaricat los trabajos de auditor de los érganas de control interno de la Administracién Publica Federal (Se cretaria Ge Contraloria y Desarrollo Adrrinistratvo), La Guia General de Revisiones de Control, ‘establece os aspectos generales que deben conternplarse en la ejecucion de las revisiones de control por parte de los érganos internos de control ce la Adrninistracion Publica Federal (Se- cretarla de Ia Funcion PUplica). En ambos casos, desde st planeacién hasta la presentacin del Inforrne de resultados y su seguimiento,Capitulo 10: La auditoria en el sector publico Comisarios publicos Integrantes de los érganos de gobiemo o de control intemo de las entidades, cuya atri- ucién es la evaluar y dar seguimiento a medidas preventivas y correctivas en materia de control, asi como interpretar y apliar el marco normative que regula la administra~ cién piblica paraestatal PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORIA Con el propésito de otorgar alos é-ganos internos de control de las instituciones pablicas el apoya técnico y normative para el desarrollo eficaz y eficiente de sus intervenciones, asi como la fexibiidad y autonomia que la funcién requiere, se ha elaborado el Programa ‘Anual de Control y Auditoria, cuyo enfoque y contenido son de carécter normativa y de aplcacién general en la Administracién Pablica Federal Es conveniente destacar que la estructura del programa permite su adecuacién en funcién de la naturaleza, magnitud y caracteristicas de las instituciones, obedeciendo a la heteroganeidad de sus objetivos, programas, estructura, formas de operacién y marco legal aplicable OBJETIVO GENERAL stablecer lineamientos generales que regulen la realizacién de auditorias en lo que se refiere a las actividades previas, asi como a la elaboracién y presentacién del programa de las instituciones que confarman la administracién piblica federal, ‘OBJETIVOS ESPECIFICOS * Promover que los érganos internos de control lleven a cabo sus acciones en ma- teria de control y auditoria en forma programada y sistematica, orienten sus actividades hacia la Cotalidad de programas, funciones, recursos y Sreas de una institucién, y den preferencia a los aspectos sustantivos * Homogeneizar la formulacién y presentacién de los documentos que integran el programma, * Definir tipos de auditoria segtin los requerimientos de la globalizadora y las priori dades o necesidades de la instituci6n * Enunciar aspectos generales que sitvan de base a los érganos internos de control para determinar, de acuerdo con su fuerza de trabajo total, el namero, objetivos, alcance y tiempo en que realizardn sus aucitorias * Propiciar que en la programacién de las auditorias se atienda princi calidad de las revisiones, mas que a su cantidad, Imente ala AREAS DE APLICACION Los apartados del programa abarcan los principales aspectos que deben ser revisados, ta~ les como organizacién de las areas, planeacion de los recursos y actividades, observancia de las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal, la existencia de con- troles internos y contables adecuadas, la oportunidad y confiablidad del registro de las ‘operaciones, [a eficacia con que se logran las metas y adjetivos, asi como el cumplimien- to de las disposiciones legales, ‘También establecen los lineamientos generales para la planeacién y ejecucién de au- rias, pero hacen especial hincapié en la importancia de la supervision por parte del dix £1 Programa Anual de Control y Auditoria fue creado con e1 propésito de otersar os érganes internes de control de as instieuciones pablicas, el apoyo téenico y normative para el desarrollo efcaz yeficiente de sus fexibidas ‘yautonornia que la funcion requiere.El propésito de la Investigacin previa reas, operaciones, programas © recursos ‘2 auditar y obtener la informacisn que se utlizaré para ddeterminar los bases para planear las ‘actividades y elaborar un adecuado Programa ‘nual de Control vy Audieoria ia administrativa titular del érgano interno de control o del personal que éste designe, Como se puede aprecar, se estructura en dos apartados: el primero se refiere a la planeacién, don- de por su importancia se destaca lo referente a la investigacién previa, tipos de audi toria, la formulacién del programa, el examen y evaluacién de los sistemas de contral y {inalmente la elaboracién de los programas especiicos de revisién. £1 segundo menciona las actividades por desarrollar en la ejecucién, Los lineamientos son de cardcter enunciativo mas no limitativo, por lo que no se ‘excluye la posibilidad de adoptar otros principios complementarios que, de acuerdo con las caracteristicas y naturaleza de la operacién y con base en el criteria y experiencia del auditor pblico, redunden en la obtencién de mejores resultados en la revision. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA PLANEACION 1. INVESTIGACION PREVIA ‘Antes de la ejecucién del trabajo de ausitoria, el auditor debe realizar una investigacién para definir sus objetivos, akcance, procedimientos, recursos, tiempos y oportunidad de los mismos, precisandolos en sus programas de trabajo, EI propésito de la investigacién previa es seleccionar las reas, operaciones, progra~ mas 0 recursos donde se va a ejecutar la auditoria y obtener la informacién que se utilizara para determinar las bases para planear las actividades y elaborar un adecuado Programa Anual de Control y Auditaria, La investigacién previa ofrece una vista panorémica general de la institucién, por lo que es conveniente mencionar que el titular del 6rgano interno de control es el respon- Sable de supervisar al personal que participara en el desarrollo de esta investigacién, la ual, basicamente, permitiré conocer La reputacion e la entidad y sus principales servigores piblicas, ‘= Experiencia anterior en cuanto a la existencia de transacciones de naturaleza del- cada, errores, irregularidades o actos ilegales. Areas conde se recibieron observaciones por parte de las autoridades hacendarias, auditor externo, globalizadora u otra instancia de control y fiscalizacién, ‘= Recurrencia de las observaciones determinadas en las areas u operaciones. © Naturaleza y caracteristicas de las areas, operaciones, programas o recursos suje- tos a revisién considerados priorttarios o con mayor riesgo. *Indicadores financieros de evaluacién, de productividad, de eficiencia y de efecto en el desempef, entre otros. + Determinacién de prioridades a considerar en cuanto a la calidad del servicio pro- porcionado, con la finalidad de medir permanentemente el grado de eficacia,efi- ciancia, oportunidad y prouctividad de las diferentes areas, A finalizar esta investigacion, el titular del érgano interno de control podrsi * Identificar las unidades administrativas, Sreas, recursos, programas y operaciones que por su importancia deban ser revisadas, contemplando adicionalmente los requerimientos especiicas de la globalizadora, del titular de la institucian, del ér- gano de gobierno y del comité de control y auditoria, = Precisar los objetivos que se pretenden lograr en la ejecucién de la auditoria, de conformidad con las normas y ineamientos generales establecidos para cada una de las revisiones.Capitulo 10: La auditoria en el sector publico * Dafinir el tipo y alcance de cada revisién con base en los objetivas, el periodo en que se deban reportar los resultados ce la intervencién, los recursos financieros y materiales, yla experiencia y capacidag de los recursos humanas del érgano inter~ no de control. Considerar la coordinacién con otras instanclas de auditoria tales como auditores externos, auditores gubernamentales, profesionales independientes y especialis- tas en algun ramo determinado, 2. TIPOS DE AUDITORIA. Las auditorias deen orientarse a fortalecer las acciones preventivas, el seguimianto de programas y la evaluaci6n del desempefio a todos los niveles de cada area de la institu ibn, asi como a promover la creacién de un ambiente de autocontrol, autocorrecci6n y autoevaluacion, conceptos que por su naturaleza deberan formar parte de la estrategia dlcbal Por lo anterior y de acuerdo con las caracteristicas, alcance, profundidad y objetivos de cada revisién, se debern presentar conforme a los siguientes grupos de auditoria a) Audit jas integrales (enfoqui flujo de operacién) Esta clase de revisiones evaldan: + El grado y la forma en que los recursos financieros, materiales y humanos son administrados con honestidad, economia, eficiencla, efcacia y transparencia, asi como el cumplimiento de medidas de racionalidad, austeridad y discipina fjadas en el Presupuesto de Egresos de la Federacién y acordes con las dernan- das actuales de la sociedad, * La oportunidad con que son registradas en términos monetarios las operacio nes financiero-administrativas. + Elestricto cumplimianto de las disposiciones normativas, legales y reglamenta- rias aplicables. * Existencia de esquemas claros de rendicién de cuentas y curnplimiento oportu- ro de los mismos. La determinacion del alcance que deba darse ala auditoria integral estara sujeta a * La mision y los objetivos de la institucién. * Lanaturaleza, magnitud y complejidad de las funciones de las areas por revisa. + La existenca, confiablidad y calidad de sistemas de control interno tanto ‘operativo como contable y mecanismos de autocontrol, autocorreccién y au= toevaluacion, + La importancia relativa y el riesgo de las operaciones, Esta auditorfa integral supone efectuar durante su ejecuci6n un examen y eva- luaci6n de la planeacidn, organizacién, control interno operativo, control interno contable y mejoramniento administrativo, asi como el cumplimiento de las dispo~ siciones legales y administrativas aplicables al Area o programa por revisar, Las auditorias integrales se codifican en los siguientes flujos: * Néminas. # Egresos * conversion, Ingresos. Tesoreria, * Reporte financier. La audicaria integral supone efectuar un ‘examen y evaluacién de la planeacién, ‘orgarizaciin, ‘operative, control _y mejoramiento admainisrativ, asi camo el curnpimiento de las isposiiones legales yadninistrativas Hilesia administrativa cespecticas pueden ser administranvas, ‘operativas de estados Financiers, legates © sustantivas y deben fonentarse @ reforzar los obetivos de las audicorias incegrales » Los flujos enunciados se identifican con una clave, y se enfocan a la revision de: Recursos humanos, Adquisiciones, arrendamientos y servicios ‘Almacenes @ inventarios de bienes de consumo. Obra publica lnventarios y activos fijos. Produccin, Presupuesto (gasto de inversion y gasto corriente), Ingresos. Disponibilidades. Pasivos, Sistemas de informacién y registro, Las auditerfas integrates deben programarse con el aleance, fuerza de trabajo y temporalidad que estimen conveniente los érganos internos de control, reite~ randose la flexiblldad y autonomia de gestién, Par lo tanto, se deben cansiderar, entre otros aspectos, los siguientes * Las necesidades y prioridades de la institucién, periodos donde mas operacio~ nes se efecttien, se produzca la conclusion de las mismnas, 0 bien se eroguen las mayores cantidades de dinero, Procurar que las auditorias integrales se concluyan en los periodos en que fueron programadas, evitando en lo posible su reprogramacién, sustitucién cancelacién, Es recomendable que se pragramen y ejecuten durante el ejercicio las 12 re- visiones integrales, ya que ello permitird conocer al final del afic la trascendencia, de la problematica de las instituciones, Sin embargo, si por alguna raz6n se omite alguna revision integral, se deverd justificar mediante la documentacién corres- pondiente, Auditorias especificas Estas auditorias pueden ser administrativas, operativas, de estados nancieros, legales 0 sustantivas y deben orientarse a reforzar los objetivos de las auditorlas Integrales a través de revisiones con alcance, enfoque y objetives parviulares, hacia determinadas unidades administrativas, recursos, Sreas o programas que abarquen todas las fases que integran su operacién, sometiendo cada una de ellas, alos diferentes tipos de aucitaria que les sean aplicables, Las auditorias espectficas se pueden realizar cuando: * Sean de interés del pili en general o de una autoridad superior para informar ‘0 emprender acciones de tipo administrative, penal o civil segun corresponda. = La globalizadora, el ticular de la institucién u otra instancla facultada soliciten ex presamente una revisién con caracteristicas, alcances y lineamientos espectios, ‘= £1 6rgano interno de control, de acuerdo con una investigacién previa, detecte reas, recursos o programas de alto riesgo que deban ser revisados con mayor frecuencia y profundidad, ‘Se dirjan a unidades administrativo-operativas y representaciones de la propia institucién, o bien a otras instituciones coordinadas que no cuenten con érga~ no interno de contrel propio,Capitulo 10: La auditoria en el sector publico ©) Auditorias de evaluacién de programas Estas auditorias se crientan hacia la revision de los programas prioritarios, espe- ales 0 sectoriales que el gobierno asigna a una institucién. Las revisiones deben efectuarse con la oportunidad, frecuencia y tiempo que el érgano intemo de control determine, pero su propésito fundamental debe ser verifcar el cumplimiento de las metas, objetivos y de la normatividad aplicable, de acuerdo con la misién de la institucién. Estas intervenciones deben orientarse a comprobar sil presupuesto asignado fue el efectivamente ejercido, se cumplié en los tiempos comprometidos con los programas prioritarios y sustantivas, asi como a medir el grado y eficacia con que se lograron las metas y los objetivos, principalmente los contenidos en los progra~ ‘mas anual y operativo de trabajo, y la adopcién de mecanismos que coadyuvaron al mejoramiento administrativo para satisfacer a su poblacién objetivo y de la calidad de los servicios. Lo anterior, tanto a nivel institucional como de sus coordi- nadas sectoriales, sucursales 0 delegaciones, Enlas instituciones que cuenten con proyectos financiados parcial o totalmen- te con recursos provenientes de los bancos internacionales, de manera adicional allexamen de la consecuci6n de los programas sustantivos, se recomienda que los 6rganos internos de control consideren al menos dos revisiones enfocadas ala ob- servancia de los convenios contraldos. ) Auditorias de seguimiento Las auditorias de sequimiento se refferen a la verificacién que el érgano interno de control debe efectuar para asegurar que las areas ya auditadas atiendan, en los términos y plazos establecidos, las recomendaciones tanto preventivas como correctivas, asi como aquéllas referentes al mejoramiento administrative plan- teadas por el propio érgano y los diversos érganos fiscalizadores, ‘Ademas, es necesario comprobar que la normatividad vigente es observada por las reas sustantivas a fin de evitar la recurrencia de observaciones que se presentan con cada revisién, Es conveniente que con el fin de hornogeneizar estas revisiones se programen cuatro por afo, es decir, una al final de cada trimestre y se les destine la fuerza de trabajo y tiempo de revisi6n necesarios, tomando como base la problemtica que a esa fecha esté pendiente de resolucién, En cada una de las cuatro intervenciones se debe considerar el seguimiento del total de las salvedades, observaciones o recomendaciones informadas por: * El propio érgano interno de control, * Delegado o comisati. * Dependencia coordinadora de sector, * Globalizacora, = Despacho de auditores externos. » Autoridades hacendarias. * otras instancias fiscalizadoras. 3. FORMULACION DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORIA Los documentos que integran este programa forman parte del sistema de informa~ cin periddica son los siguientes: resumen del programa anual de control y auditoria y programa anual de control y auditeria detallado, los cuales debersn ser formulados de conformidad con los lineamientos en la materia, Las auditorias de evaluacién de programas se orientan hacia la revisién de fos programas prioritarios, especiales 0 sectorales que e! gobierno asigna (una institucis, En las audicorias de sequirriento el Srgane interno de control debe verfiar {que las dreas ya ‘udicadas atiendan las recomendaciones ‘tanto preventivas come correctivas, y aquélas referentes al mejoramiento adrinistativ, planteadas por el propio érgano y los diversos érganos fiscaizadores Heo:La fnalidad det programa anual de «control y autora (devalado) es determinar los aspectos que se auditorias que se los abjetivos que se pretende lograr, ia administrativa a) Programa anual de control y auditoria (resumen) El objetivo de este programa es mostrar de manera grafica las auditar‘as que rea~ lizard el érgano interna de control de una institucién en cada trimestre de un ao calendario, yla fuerza de trabajo que se destinard para este efecto. Traténdose de dependencias que controlen a entidades o de entidades que controlen a otras con su propio érgano interno de control, es conveniente que las revisiones en cada una de las controladas se hagan de manera simultnea, progra~ mandolas en el mismo lapso con el objeto de determinar a una fecha la situacién general del Srea, recurso 0 programa por revisar y emitir solamente un informe con resultados consolidados. En este caso, la revision habra de ser programada con un solo numero de identi ficacién, aun tratandose de distintas instancias (corporativo, regional, sucursal, dele~ {gacién), Por consiguiente, los reportes que se deriven seran consolidados, a forma en que se asignaran los nimeros progresivos de revisién y su respectiva descripcién se har de acuerdo con el orden siguiente: 10, Auditorias integrales. 20, Auditorias especficas. 430, Auditorias de evaluacién de programas. 40, Auditorias de seguimiento. Cuando se programe una auditoria especifica 0 una auditoria de evaluacién de programas, la descripcién de la rev'sién deberé mencionar el nombre de la unidad ad~ rministrativa, érea o programa en el que se practicard la revision; el nirmero y nombre del proyecto financiado con créditos externos, en caso de contar con este titimo. El resumen, mostrard la concliacién entre las semanas-hombre destinadas a fun~ ciones de control y ausitoria yla fuerza de trabajo total, considerando aquellas activi- dades que no redinen las caracteristicas técnicas y administrativas de una auditoria, b) Programa anual de control y auditoria (detallado) La finalidad de este programa es determinar los aspectos que se revisarén en las auditorias que se realizardn en las instituciones, asi como los objetivos que se pre- tende lograr, el dia en gue se inicia y finaliza, el total de tiempo de revision y el total de horas-hombre que se utilzaran. Alas auditorias integrales, especficas y de evaluacion de programas se les debe dar un enfoque preventivo y tendiente al mejoramiento administrativo de las activi- dades de la institucién, Por otra parte, las auditorias de seguimiento deben repartar, entre sus actividades principales, el proceso de implantacién de dichas medidas en los términos y plazos establecidos, asi como la forma en que se enriquezcan los linea~ mientos y procedimientos de control interno para evitar la recurrencia de observacio- nes que posteriormente puedan provocar dafos en su imagen y patrimonio, Este documenta debe descrisi cada una de las auditorias que se mencionen en el programa resumen, respetando el numero progresivo, clave de programa y la misma Secuencia; es decir se iniciaré con la descripcién de las aucitorias integrales (enfoque de flujo de operacién), luego las especficas, las de evaluacién de programas y las de seguimiento, De la misma manera, el total de horas-hombre debe coincidircon el total utiizado len funciones de control y auditoria del resumen,Capitulo 10: La auditoria en el sector publico © Informa Alos programas resumen y detallados se debe anexar la siguiente documentacion complementaria + Bases y critetios considerados para la seleccidn de las revisiones. * Organigrama, plantila y proyecto de presupuesto asignado al érgano interno de control * Integracién de la fuerza de trabajo que se describe en el resumen, Sila entidad est en proceso de desincorporacién, se debe presentar una breve escripcién de Ia etapa en que se encuentra, 4d) Lineamientes para la presentacién del programa anual de control y auditoria Con a finalidad de agihzar y simplificar a presentacién y andlisis del programa, los 6r~ ganos internos de control deberin remitir los programas resumen y detallado, junto con la documentacién complementaria, para su oportuna aprobacién a la globaliza~ dora, a mas tardar en el décimo primer mes del afio anterior al que corresponda el programa, Es importante sefalar que el programa que autorice la glabalizadora puede modi- ficarse previa aprobacién de los rganos responsables en la materia, 4, EXAMEN Y EVALUACION DE LOS SISTEMAS DE CONTROL La Norma General de Auditoria PUblica indica que el auditor deberd efect cuado examen y evaluacién del control interno tanto operative como contable de la institucién, lo que conduce a verificar: # Existenciay suficiencia de los sistemas de control * Eficacia de los sistemas de control 5. ELABORACION DE PROGRAMAS ESPECIFICOS DE REVISION stos programas incican los objetivos, alcances, procedimientos que se aplicarsn, per sonal que intervendrd, responsable de la supervisi6n de la auditoria, tiempo estimado y oportunidad de las actividades que se cesarrollaran. onstituyen una guia para las intervenciones, pues detallan el aué, cémo y cuando se hard el trabajo, precisan las actividades que se realizarn y la aplicaciGn de procedimien- +05; proporcionan un apoyo al trabajo de supervision y delimitacién de responsabilidades ¥y constituyen una base para futuras revisiones, La preparacién de estos programas garantiza la revision de los aspectos relevantes y la oatencién de resultados que permitiran diagnosticar la prablematica detectada El procedimiento para formular los programas especificos de revision incluye los si- guientes aspectos: + Examen de papeles de trabajo de las Ulkimas ravisiones para precisar la problems: tea detectada, su origen y recomendaciones establecidas por los auditores que las realizaron, * Resultados cel estudio del control interno, disposiciones legales aplicables al caso, cobjetivos, politcas, estructura orginica e informacién financiera del area, progra- ma o actividad por revisar, informes de auditorias anteriores, visitas al érea o instalaciones a examinar, Los programas especticos de revisinindican fos ‘objetivos, alcances, procedimientos, personal que intervendrs y responsable de la superisién, Liempo estimado y ‘oportunidad de las facivdaces que se desaerolarin, meia administrativa Introduccién y antecedentes La introduccién y los antecedentes deben estar vinculados con los objetivos generales de la auditoria publica, enunclarse en forma explicita, concisa, ser factibles de obtener, susceptibles de medicion y expresar resultados concretos, En el proceso para establecer estos objetivos deben participar los integrantes del 6rgano interno de control con mayor experiencia, debidamente supervisados por su titular. Ademas, su correcta determinacién depender’ del tipo de auditoria que se vaya a realizar, pero siempre deben estar orientados a *# Verificar que el programa, area o actividad por examinar sat'sfaga las necesidades establecidas por la institucién, = Comprobar el estricto apego a Ia legislacin vigente. * constatar que la organizaci6n, sistemas y procedimientos del area por revisar Permitan el adecuado desarrollo de sus funciones o actividades, * Proponer acciones preventivas, correctivas y de mejoram/ento administrativo, as como establecer mecanismos de autocontrol, autocorreccién y autoevaluacién para optimizar el funcionamiente del tea, operacién, programa © recurso por * Definiros procedimientos y técnicas de auditoria requeridos para alcanzar el cum- plimiento de los objetivos especticos. Alcance de la revision Esta fase implica la delimitacién o grado de profundidad con que se revisars el rea, programa o actividad. Esta seré mas extenso en los casos que denoten escasa confiabilidad, mayor riesgo © reincidencia de irregularidades, Metodologia de la audite: Es necesario describir claramente la metodologia, esto es, indicar pruebas y procedi- mientos, asi como los métodos de muestreo que se consideren aplicables. En el caso de auditorias coordinadas, se deberan unificar las criterios para asegurar que la informnacisn que se obtenga en las distintas sucursales o localidades sea comparable. Instrucciones especiales n las auditorias en las que participara un grupo de auditores, es fundamental delimi- ‘tar la responsabilidad de cada uno, por lo cue se refiere a la preparacién de srogramas especificos, intearacién de papeles de trabajo, informes de avance, preparacion de bo~ rradores de informes, obtencién y evaluacién de comentarios de los auditados, asi como la preparacién del informe final de resultados, bajo la estricta supervisin del titular del Grgano interno de contro Informe final I programa de auditoria para elaborar el informe deber’ ‘© Incluir el formato general para este propésite, * Calendarizar las actividades que se requlera ejecutar en la auditoria, ‘= Nombrar al responsable de la revision y asignar los recursos humanos necesarios para el desarrollo oportuno de las actividades, de acuerdo con su experiencia y Peril profesional,Capitulo 10: La auditoria en el sector publico © Presentar para su aprobacién los programas especificos de revisién al titular del 6rgano interno de control, el cual previamente debe verificar que contengan todos los elementos para conducir la auditoria hacia los abjetivos planteados, Lineamientos generales para la ejecucion EI objetivo de esta etapa es obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente que permita al auditor o grupo de auditores llegar a un grado razonable de convencimiento acerca de la realidad de los hechos y situaciones sujetas a examen, la veracidad de la documentacién revisada y la confiablidad de los sisternas de control ope~ rativo y contable. La validez de los juicios emitidos por el ausitor depende de Ia calidad de la evicencia obtenida Todo lo anterior debe estar respaldado con cédulas y documentos denorninados pa- peles de trabajo, necesarios para corroborar el cumplimiento de la auditoria y consti tuyen el vinculo entre la labor realizada y el informe de auditoria Los papeles de trabajo se deben formular con claridad y exactitud, consignar los da- tos referentes al analisis, comprobacién, opinién y conclusiones sobre los hechos,trans- acciones o situaciones especificas examinadas y desviaciones con respecto a los criterios y notmas establecidos o previsiones presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la suficiencia, relevancia, competencia y pertinencia de la evi- dencia en que se fundamenten las observaciones, conclusiones y recomendaciones con~ tenidas en el informe final Asimismo, todas ellas se ceben plantear en forma clara, precisa, alcanzable y con- Vincente, dandole prioridad a indicaciones preventivas orientadas hacia la eliminacién de las causas que originan las abservaciones y su repeticién. Ademas, se debe promover la avencin inmediata de las recomendacianes correct vas con el propésito de subsanar las deficiencias y desviaciones detectadas, También se debe impulsar el mejoramiento adrninistratwo de las reas estudiadas. Es conveniente destacar que el titular del érgano interno de control tiene la respon- sabildad de efectuar una adecuada supervisidn de las actividades que conforman las bases para la realizacién de auditorias, especialmente de la preparacién, presentacién ¥y ejecucién del programa, por lo que se requerira Unicamente su firma, para avatar su razonabilidad, NORMAS GENERALES DE AUDITORIA PUBLICA La auditoria pdblica es una herramienta fundamental del sistema integral de control y evaluacién de la administraci6n pablica, ya que permite conocer la forma en que funcio~ nan las instituciones de este sector, A través de las auditorias que efectiian las diversas instancias de fiscalizacién se obtienen las hechos que permiten madir el grado de eficien- cia, eficacia y economia con que se han administrado los recursos humanos, materiales y presupuestarios, asf como el cumplimiento de sus metas, objetivos y de su marco legal plicable, emiciendo las recomendaciones correctivas y preventivas pervinentes a cada desviacién encontrada, lo que incluye atribuir las responsabildades que procedan, Para que tenga credlbildad, la auditoria debe cubrir una serie de requisitos que en- marcan la actuacién del aucitor y que se conocen can el nombre de Normas Generales de Auditoria Estas normas establecen los requisitos minimos que deberd observar el auditor piblico para llevar a cabo los programas de auditoria, con el propésito de contribuir al proceso de cambios estructurales que demanda el pals, asi como de vigllar el uso me:Auditoria administrativa Las normmas generales de auditerla pablica cestablecen los requistos minimos (que deberd observar el oudltor piibico para evar a cabo programas de ud ria, con e| propésito de contriouir al proceso de cambi cestructurales y de vigilar ef uso efcience de los recursos paiblicos yl cumpliento ‘portune, transparente y veraz de! rendimiento de cuentas ala cudadania a audicoria publica se furdamenta en ‘econémicos de que disponga el gobierno, respectivas instancas, eben adeninstrarse con efiienca,efcacia yhonrade2 para satisacer los objet alos que estén destinadas. ee 2 cficiente de los recursos piiblicos y el cumplimiento oportuno, transparente y veraz del rendimiento ce cuentas a la cudadania. CONCEPTO, NATURALEZA Y OBJETIVO DE LA AUDITORIA PUBLICA La auditoria pablica es una actividad independiente, de apoyo a la funcién directiva, que se enfoca en el examen objetivo, sistematico y evaluatorio de las operaciones finan cieras y administrativas realizadas; en los sistemas y procedimientos implantados; a la ‘estructura orginica en operacién, y en los objetivos, planes, programas y metas obteni- dos por las instituciones, con el propésito de determinar el grado de economia, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos piilicos que les fueron suministrados, asf como la calidad ¥y calidez con que prestan sus servicios a la cludadaria, RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS EN EL ESTABLECIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO La auditoria pablica se fundamenta en el precepto que establece que los recursos eco- némicos de que disponga el gobierno, asi coma sus respectivas instancias, deben adm ristrarse con eficiencia, eicacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que este: destinados. Derivago de dicha disposicién, los servidores plblicos, responsables directos de la ad~ ministracién de los fondos del erario federal deben definr, establecer, mantener y vigilar la aplicacién de mecanismos que aseguren el logro de metas y abjetivos; la salvaguarda de los bienes, fonds y valores pUpicos; el cumplimiento del marco legal aplicable a la ‘Acministracién PAblica Federal, y la obtenci6n oportuna, veraz, clara y suficiente de lai formacin financiera y presupuestaria. Al conjunto de dichos mecanismos se les conace coma sistema de control interno © simplemente control interno, y es a partir de la evaluacién de dicho sistema que la au- ditoria pablica determina la profundidad de la revision y promueve el establecimiento © fortalecimiento de instrumentos de control para garantizar una administracién publica honesta, eficiente y eficaz, RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR PUBLICO Las Normas Generales de Auditoria Publica confieren a las instancias que conforman el Sistema Integral de Control y Evaluacién de la Gestién Publica en su conjunto y a todos y ‘ada uno de los auditores piblicos, entendiendo como tales a qulenes en sus dversos nive- les jerarquicos intervienen en na auditor‘a publica, la responsabilidad de garanizar que: 1. Preserven su independencia mental 2, Cada auditorfa sea ejecutada por personal que posea los conocimientos técnicos y la capacidad profesional necesarios para el caso particular 3. Cumplan con la aplcacién de las normas relativas a la ejecucién del trabajo, del informe y del sequimiento de auditoria, 4, Se sujeten a un programa de capactacién y autoevaluacion para lograr la excelen- cia en su trabajo. NORMAS PERSONALES Las Normas Generales de Aucitoria Pablica representan las requisitos minimos de ca~ idad relativos a la personalidad del auditor plblico, el trabajo que desarrollay la infor-Capitulo 10: La auditoria en el sector publico ‘macién que obtiene como resultado de las revisiones que practica, que se clasifican en personales, de ejecucién del trabajo y sobre el informe de auditoria y su seguimiento, Independencia Son las cualidades que el aucitor pUblico debe tener para asumit con profesionalismo su trabajo de auditoria, En todos los asuntos relacionadas con la augitaria, el personal de las instancias de control debe estar lire de impedimentos para mantener su integridad de juicio, auto~ rnomia y cbjetividad, Esto significa que debe proceder a planear sus revisiones, seleccio~ nar sus muestras, aplicar las técnicas y procedimientos de aucitoria, asf como a emitir ‘sus conclusiones, opiniones y recomendaciones con firmeza, desde el punto de vista forganizacional, para que su labor sea totalmente imparcia Los impecimentos a que pueden estar sujetos los auditores publicos son de natura leza personaly externa 1a) Impedimentos personales. Son aquellas circunstancias que involucran directa ‘mente al auditor pablico que pueden afectar su imparcialidad, Los titulares de las instancias Ge control deben establecer polticas y procedi- imientos que permitan identifcar dichas circunstancias, afin de tomar las provisio- nes suficientes para evitar la particpacién del o los auditores pUblicos impedidos ppara ejercer su independencia mental; por su parte, los auditores publicos tienen Ia obligacién de informar a sus supetiores de cualquier impedimento personal que pudieran tener. Entre los impediments personales se pueden mencionar: * Relaciones ofciales, profesionales, personales o financieras con el personal de las reas o unidades administrativas a revisar * Responsabilidad previa en las dac’siones o en la administracién de las operacio~ nes o actividades que se revisaran, * Prejuicios que resulten de prestar servicios o de guardar lealtad a determinada persona, grupo de personas, asociaciones, organismos o de actividades en las ue el auditor se vio afectado o benefciado. * Interds econémico, directo o indirecto, b) Impedimentos externos. Son aquellos factores ajenos al auditor pero que lo l- mitan o le obstaculizan el alcance, enfoque, selecciin de a muestra o la aplicacién de una técnica o procedimienta en una auditoria Accontinuacién se sefialan algunas circunstancias que podrian afectar negativa~ mente ala auditoria e impedir que el auditor formule con entera libertad un juicio Indegendiente y objetivo: = Interferencia o accién externa al érgano fiscalizador o al auditor pubico, que en forma improcedente o imprudente limite el alcance de una auditoria o modifi= que su enfoque, * Inflvencia externa en la seleccin o aplicacién de técnicas y procedimientos de auditoria, seleccién de muestras, asignacién de personal o emisién de opinio~ nes y recomendaciones, Las Normas Generales de Auchtoria Pablca representan ios requisites minimos de calidad relatives 4a personalidad de! auditor piblic, su trabajo y la informacién que ‘obtiene; se lasifean fen personales, de ejecucisn del trabajo ‘ysobre el informe de auditoria y su seguimiento. Independencia: e personal de las Instancias de control debe estar ibre de impedimentos para mantener su Integra de ui, y objetividad. Mei‘odmiento téenico y capacidad profesional poseer la preparaciin -yexperlens profesionoles que site al auditor en condiciones de prestor ia administrativa * Restricciones de los fondos u otros recursos que se suministren al érgano fis~ ‘alizador que puedan limitar su capacidad para cumnplt las responsabilidades a su cargo, * Influencia que haga peligrar la permanencia del auditor en su puesto de trabajo por motivos ajenos a su capacidad profesional 0 ala necesidad de sus servicios. En caso de que a pesar de existir alguna limitacién el auditor pulico se viere obligado a realizar la auditoria, hard constar en su informe la situacién en que se Conocimiento técni y capacidad profesional | auditor pablico encargado de realizar funciones en la materia debe poseer la prepa- racion y experiencia profesionales que lo sitae en condiciones de prestar satisfactoria~ mente sus servicios Conocimiento técnico. Est determinade por el conjunto de conocimientos recibidos cen as instituciones educativas, los que el auditor debe actualizar mediante capacitacién continua, que le permita tener acceso a las normas técnicas y procedimientos de la auditoria pablica, asi come a los programas, planes, actividades, funciones, servicios y normatividad legal y administrativa de la funcién gubernamental. Capacidad profesional. Es la integracién de los conocimientos y experiencias que ad- quiere el auditor pablico en la practica de sus actividades profesionales y que a través cel tiempo le proporcionan la madurez de juicio necesaria para evaluar y juzgar los actos u omisiones determinadas en las revisiones que efectda, Actualizaci6n de los conocimientos técnicos. £| rea de auditoria debe establecer un programa de capacitacién continua, que garantice la actualzacién de los conocimientos ‘éenicos y la compatitividad profesional de los auditores publics. Independientemente de su participacién en los cursos que oftezca el area de auditoria, ‘el auditor piblico debe mantener actualizados sus conocimientas técnicos a través dela suscripcionyy lectura de lbros y revistas especializadas, asistencia a serninatios, cursos de actualizacién y estudios de posgrado en las reas contable, informatica, administrativa, ‘economica, financiera, fiscal, legal, y otras complementarias de las especialidades del auditor pAblico, tales como ingenierla, medicina, programacién, etc, Es importante que conserve las constancias, diplomas y/o certificados de los estudios realizados. El personal que realice una auditoria publica, debera tener: * Conocimiento de métodos, técnicas y experiencia aplicables a la auditorla pdblica ‘= Nociones de los organismos, programas, actividades y furciones gubernamentales. * Capacidad para comunicarse con claridad y eficacia, tanto en forma oral como escrita, ‘= Lapractica necesaria para desempehar el tipo dé bajo de auditaria encomendado, lade y diligencia profesionales €1 auditor pablico debe ejecutar su trabajo de auditoria cuidadosamente, con esmero integridad, poniendo siempre toda su capackdad y habllidad profesional, la atencion, el cui- dado y la diligencia que puede esperarse ce una persona con sentido de responsabilidad, Proceder con el debido cuidado profesional significa emplear correctamente el cite- rio para determinar el alcance de la auditoria y para seleccionar los métodos, técnicas,Capitulo 10: La auditoria en el sector publico pruebas y procedimientos que habran de aplicarse en ella, asi como para evaluar los resultados de la auditoria y presentar los informes correspondiente. El culdado y dilgencia profesionales también implican la apropiada integracién de los conocimientos y normas técnicas de la auditoria publica, de manera prudente y jus- ta conforme a las circunstancias especificas de cada revisién. Su ausencia puede puede ‘ser causa de responsabilidades administrativas o penales, Cédigo de ética del auditor pal Son las reglas que debe observar el auditor ptislico de manera cotidiana, como parte del culdado y la dligencia profesionales, a efecto de garantizar la prestacin de servicios de alta calidad, que reduzcan el riesgo de errores en beneficio de la comunidad y de la Imagen del auditor public. Las principales reglas de conducta que debe observar un auditor pdlico son: Honestidad. Lealtad al pais y a sus instituciones, por lo que debe cuidar con esmnero los recursos que le corresponde superv'sar y no desviar la accién de los abjetivos propuestos. Credibilidad. Desempefiarse con integridad psicol6gica y factual para que la funcién pa blica sea ejernplo en todos los actos de gobierno, Imparcialidad, La objetividad y neutralidad deben caracterizar su actuacién, dado que la esencia de su funcién es prevenir y salaguardar los interases del gobierno, esto es, dela sociedad. Institucionalidad, En cualquier acto en ejerciclo de la funcién publica, los auditores deben recordar que los interases generales est’n por encima de los intereses particu- lares 0 de grupo, Io cual los obliga a proteger la autoridad que los asiste y la confianza depositada por la sociedad, Compromiso. Siempre debe tener presente su obligacién con el pais, con las institucio~ nes publicas y con una actitud de servicio ‘Supervisién, Debe vigllar el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y adminis- trativas con el propésito de que sus informes tengan objetividad y sirvan de orientacién en la toma de decisiones, riterio, Debe establecer lineamientas de operacién que contribuyan a ejercer con eficiencia, responsabilidad y madurez su funcién, Integracién. Su funcién le impone en todo momento aplicar sistemas de control, seguimiento y evaluacién congruentes para conformar sistemas homagéneos y com- patibles que facliten y orienten las decisiones en todas las instituciones del sector pablic. Responsabilidad. Es imprescindible que mantenga una canducta intachable en el ejer- cio de la funcién encomendada, Objetividad. Debe evitar juicios que no respondan estrictamente al propésito de las acciones de vigilancia y cuidar que las recomendaciones derivadas del ejercicio de la ta~ rea no presenten omisiones y/o fallas que puedan parecer premeditadas por falta de cuidado, Cuidado y dige profesional: el auditor piblico debe ejecutar su Lrabajo de auditoria cuidadosamente, con ‘esmero © integridad, poniendo siempre en tlio toda su capacidad ‘y habilidad profesional éaigo de ética del ‘auditor polio: reglas que debe observar el oudiar pibico de ‘manera cotidiana, «como parte del cuidado y la diigencia profesionales, a efecto de gorantizor la prestacién de servicios 4e alta calidad, Eisia administrativa Creatividad. &s obligacién del auditor desarrollar con solvencia, entereza y dedicacién sus labores, buscando siempre resultados éptimos con los recursos disponibles, con la prontitud, la transparencia y el respeto necesarios. Equilibrio. én la medida de lo posible debe evitar relaciones personales muy estrechas ‘on los usuarios, dientes y proveedores para no comprometer la independencia que debe prevalecer en su actividad, Confidencialidad, Debe quardar el debido secreto respecto de la informacidn que ob- ‘tengan y a no utiizarla en beneficio propio o de intereses ajenos a la unidad adminis trativa auditada, Normas de ejecucién del trabajo Planeacion Elaudtor debe definir | €l titular de la instancla de control debe elaborar anualmente un programa general de los obetivos de su revisiones, con un enfoque actual, para fortalecer las acciones preventivas, el seguimien- trabajo, asf coro to de programas y la evaluacién del desempero, asi como para operar en un ambiente la profundidad y de autocontrol, autocorreccién y autoevaluacién. ‘metodologia destinada El trabajo debe ser adecuadamente planeado. Por lo tanto, el auditor debe definir a conseguir los objetivos de su trabajo, asi como la profundidad y metodologia destinada a conse- guirlos, Los objetivos identifican las fases de la auditoria desde el alcance hasta la forma y ‘oportunidad en que se presentaran los hallazgos. El alcance constituye los limites del trabajo a realizar, con los cue es pasiale lograr los objetivos predeterminacos e incluye el periodo que se revisard y los programas que se desahogaran, as! como el porcentaje 0 proporcién de las actividades que se van a revisar, Los programas de trabajo reflejan el resultado de la planeacién y son un enunciado l6gico, ordenado y clasificado de los procedimientos que deben emplearse, la extensién que tendrén, la oportunidad con que se aplicaran y el personal que los va a desarrollar, La metodologia consiste en la forrna en que el auditor obtendré la informacién y los métodas analiticos que emplears para akcanzar los objetivos, La coordinaci6n que, en su caso, deba o pueda existir con otras instanclas de fiscali- zacién a fin de cooperar en los programas de interés comin, con el propésito de que los, auditores puedan utilizar el trabajo de otros y evitar la duplicidad de esfuerzos inverti- dos en las auditorias. ‘Alplanear la auditaria, el ausitor publica debe: a. Comprender as actividades que va a auditar a través del conocimiento que adqui- Fird por medio de la Investigacion y la observacion, b. Tomar en cuenta las nacesicades de los usuarios potenciales del informe de audi- toria ya que las consideraciones Ge calidad y cantidad son factores esenciales para determina la importancia, Entre los factores mas importantes se incluyen * Objetividad y sensibiidad de la actividad bajo examen. * Originalidad de la actividad y cambios en sus condiciones, + Papel de la auditoria al proporcionar informacién que pueda mejorar la respon sabilidad ante el piblico y la toma de decisiones. = Nively extensién de la revision u otras formas de supervisién independiente, a «cl Programa de auditoria, La conformacién del programa general asegura la adecuada cobertura de los aspectos priortarios de la institucién, conceptos funciones que seCapitulo 10: La auditoria en el sector publico deben revisar, prever oportunamente los recursos necesarios e informar a los niveles directivos o autoridades competentes con la debida anticipacién acerca de los trabajos que se realizaran, Para identifica las éreas, operaciones, programas o recursos prioritarias y para deter- ‘minar las clases y tipos de auditoria que se aplicaran, asi como su alcance general, deben considerarse los resultados de la investigaci6n previa y los factores de importancia rela~ ‘ta, riesgo potencial y calidad de los contrales, Asimismo, debe cerciorarse de incorporar los requerimientos especificos de los niveles directivos o autoridades competentes, para que el programa pueda ser oportunamente comentado y sancionado con los mismos, Formulacién de los programas especificos de revisién. Concluida la investigacién pre~ via y estructurado un programa general, es necesario levar a cabo una planeaci6n deta~ llada, por lo que se deben elaborar por escrito los pragramas espectficas de revision, lo que permite: 1. Que las auditorias se efectéen con eficiencia 2. La descripcion de los métodos, técnicas y procedimientos que se sugiere aplicar para alcanzar los objetivos de la auditor, 3. Determinar la base para asignar sistematicamente el trabajo a los auditores y a sus supervisores. 4. Concretar los elementos de juico para llevar el registro del trabajo realizado, Los programas deben indluir Introduccién y antecedentes. Proporcionar informacién sobre la legislacién que sive de fundamento a la dependencia, entidad, programa, actividad o funcién que se vaya a auditar, sus antecedentes, sus objetivos actuales y los sitios donde se efectGen principalmente las operaciones correspondientes, asi como cualauler tra informacion semejante que requiera el auditor para comprender y ejecutar el programma, Obj 's de la auditoria. Enunciar con precisin los fines que se persiguen. Alcance de la auditoria. SeAalar con claridad el ambito en el que se aplicara la revision. Métodos de auditoria. Descriir caramente la metodologia indicando pruebas y demas procedimientos que se sugiera aplicar, asi como los planes de muestreo que se seguirin, Cuando se trate de auditorias coordinadas, el grupo de audito- res que se encargue de planear el trabajo regularmente debe sugerir los métodos que habran de ernplearse, para asegurar que sera comparable la informacin que se obtenga en distintas localidades. Instrucciones especiales. Los auditores deben comprender claramente las res ponsabllidades inherentes a cada auditoria, especialmente cuando el trabajo esté disefado para ser dirgigo por un grupo ce ausitores central y deba realizarse fn distintas localidades. En la seccidn correspondiente del programa se pueden precisar las responsabilidades de cada grupo de auditores, como elaborar los pro- gramas, supervisar el trabajo, preparar los borradores de las informes, obtener y evaluar los comentarios de los auditados, y procesar el informe final. Informe. Debe incluir el formato general que se va a utilizar e indicar, en la medida len que sea posible, los distintos tipos de informacién que se vaya a presentar, El programa de dudivoria asegura adecuada cobertura de los aspectos prionitanes de la Instituci, conceptos fo funciones que se eben revise, prever ‘oporcunamente loz riveles diectivos fo autoridades competentes con a debica antiipacién acerca de fos trabajos MeLos sisternas de Incluyer los procesos de planeacisn, lorgarizaciin, poiticas, métodos yprocedimientos ddependencia 0 ene con el propssito de promover a efciencia ‘peracional, Para asegurar que los procedimientos adecuados en las auditorias, es esencial superisar alos udicores ia administrativa Sistemas de control interno Los sistemas de control interno incluyen los procesos de planeacién, organizacién, po iticas, métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta la dependencia © centidad con el propésito de promover la eficiencia operational El auditor debe comprender los sistemas de control interno de la institucié, proyec- +o, programa o recurso sujeto a revisién, con base en la suficiencia 0 insuficiencia de los mecanismos de control encontrados, para determinar el grado de confianza que debe depositar en los mismos y de esta manera establecer el alcance, la profundidad y la oportunidad que requieren sus pruebas de auditoria, El conocimiento de los sistemas de control interno se logra a través de indagaciones, observaciones, inspeccién de documentos y registras o revisién de informes de otras auditorias, Para que el auditor se concentre en la comprension ce los controles admi- ristrativos y de su importancia con respecto a los abjetivas, es necesario que tome en los siguientes elementos: ‘Operaciones del programa. Incluyen politicas y procedimientos implementados para asegurar razonablemente que un programa logre sus objetivos, Validez y confiabilidad de Ia informacién, Incluyen politicas y procedimientos imple- mentados para asegurar que la informacién que se obtenga sea valida y confiable, y que permita conocer si los programas operan adecuadamente, Cumplimiento de las leyes y disposiciones administrativas. Examinar paliticas y pro- cegimientos implementados para asegurar que el uso de los recursos sea congruente con las leyes y disposiciones administrativas. Salvaguarda de los recursos. Revisar las politicas y procedimientos que tienen por ab- jeto poner a salvo los recursos contra el malgasto, pérdida y uso indebido, ‘Supervision del trabajo de auditoria Para asegurar que se siguen todos los procedimientos adecuados en las auditorias, es ‘esencial supervisar a los auditores, Por lo tanto, el directive de mayor jerarqula del grupo de auditores debe delegar esa tarea en el rango inmediato inferior que dependa de él, por ser responsable de la totalidad del trabajo, establecer mecanismos adecuados de Viglancia, Sila auditoria es lo suficentermente compleja como para requerir los servicios, de varios auditores, se debe establecer una linea de mando con un auditor como super- visor de la misma, responsabilidad que debe recaer en el auditor de mayor experiencia y capacidad profesional Para este efecto, la supervision implica * Dirigirlos esfuerzos de los auditores involucrados e instruitlas continuamente, + Mantenerse informado de problemas signficativos, revisar el trabajo realizado y proporcionar capacitacion en el campo. = Asegurarse de que el personal subalverno entiende claramente el trabajo que rea~ lizaré, por qué se va a efectuar y qué se espera lograr, ‘© Definir que debe cjercer en todos los niveles o categorias del personal que inter- venga en el trabajo de auditor‘a y en proporcién inversa a la experiencia la prepa~ racién técnica y la capacidad profesional cel auditor supervisado,Capitulo 10: La auditoria en el sector publico La supervisién en las diferentes fases de la ejecucién de la auditoria comprende: * Revisién del programma de auditoria, preparado con base en el resultado del estudio y la evaluacién del control interno, * Explicacion a los auditores, de acuerdo con el grado de experiencia que cada uno tenga, de la forma en que debe llevarse a cabo el trabajo, los elementos de infor macién de la institucién con que se cuente y el tiempo estimado para realizar las pruebas de auditoria, * Presentar os auditores al personal del érea que se auditara y explicarles los siste- ‘mas, registros y dems elementos con los que van a trabajar. * Vigilancia constante y estrecha de las acciones de los auditores, adernas de la acla- racién oportuna de las dudas que presenten en el transcurso del trabajo. * Control del tiemnpo invertido por cada uno de los auditares, esto es, analisis de las variaciones con respecto al estimado. La vigilancia oportuna puede detectar defi- encias, 0 areas en las que se requiera modificar el programa de auditoria * Revisién oportuna y minuciosa de todos los papeles de trabajo preparados por los auditores de niveles inferiores. * Revisién final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estén completas y que se ha cumplido con las normas de auditoria, *# Se sugiere que antes de emitir el informe, una persona de un area ajena al tra- bajo especfico, revise los borradores y ciertos papeles a fin de verificar que se han cumplido todas las normas de auditoria y que la opinin que se vaya a emitir esté justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado, = Revisién y aprobaci6n del titular de Ia instancia fiscalizadora del informe que resul- ta del trabajo de auditoria realizado, Es recomendable dejar evidencia de la supervisin del trabajo de la siguiente manera: * Que el responsable de la revision escriba sus inicales sobre los papeles preparados por los autores o supervisores, cuando su importancia asi lo requiera * Hacer anotaciones en papeles ce trabajo, complementando las efectuadas por los auditores de menos experiencia para describir de mejor manera el trabajo efec~ tuado y las conclusiones, * Preparar informes sobre la actuaci6n de los auditores en donde se indiquen los trabajos efectuados, la eficacia con que se hicieron, asi como el rivel de capacidad ¥ preparacién técnica demostrados, Evidencia Esta norma establece que se deben obtener las pruebas suficientes, competentes y relovantes para fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formulen los auditores, Consiste en comprobar la informacién y datos, que sean importantes con respecto a lo que se examina y que pueda influenciar al emitir su opinion. El auditor debe reunir toca la informacién que considere adecuada, conde contemple el riesgo la importancia relativa y el costo como factores de juicio, ademas de la confia~ bilidad y calidad de Ia evidencia, la que se clasifica en: Fisica, Se obtiene mediante inspeccién u observacion directa de las actividades, bienes 0 sucesos, y se presenta a través de notas, fotografias, graficas, cuadros, mapas 0 mues~ tras de materiales, La evidencia consiste pruebas suficientes, competentes y relevantes para fundamentor razonablemente lor Jucios y corcusiones {ue formuien los audicores. i>Auditoria administrativa Los popeles de trabajo son registros auditor sabre los procedimientos ‘apicados, las pruebas reazadas, la Informacién obtenida ¥ylas conclusiones Includdas en su ZY Documental, Emana de la informacién contenida en cartas, contratos, registros de con- tabilidad, facturas y documentos de la administracién relacionados con su desempeho, Testimonial, Se capta de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones 0 entrevistas. Analitica, Se desprende de los cSlculos, comparaciones, razonamientos y separacién de la informacién en sus componentes, La evidencia debe someterse a prueba para asegurar de que cumpla con los requisi~ tos basicas ce ser Suficiente, Esto es, indispensable para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomen- daciones de los auditores. competente, implica que debe ser consistente, convincente, confiable y valldada por el auditor public, Relevante, Cuando su uso se justfigue para demostrar 0 refutar un hecho en forma l6giea y concluyente, Pertinente. Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y reco- ‘mendaciones de la auditoria, El auditor debe aplicar los procedimientos y técnicas de auditoria con la oportunidad ¥y alcance que juzgue necesarios, de acuerdo con los abjetivas de la revision, la arn ‘ud del universo sujeto a examen y las circunstancias especiicas del trabajo a fin de reunir los suficientes elementos de juicio. Por ragla general, las pruebas para respaldar las conclusiones del informe se deben hacer por muestreo, La comprobacion absoluta puede resultar costosa en relacién con {el beneficio que se espera de la auditoria; no obstante, si en el curso de la revision se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas deberdn ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente. Papeles de trabajo Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la Informacin obtenida y las conclusiones incluidas en su resumen, que sitven para: ‘= Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo las observa~ cones, hechos, argumentos, entre otros, ‘+ Ayudarle a ejecutar y supervisar el trabajo. ‘© Presantarse como evidencia en caso de aclaracién o demanda legal. ‘Ademas, deben formularse con claridad, pukritud y exactitud, En ellos se deben consignar los datos referentes al andlisis, comprobacién, opinién y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones especificos examinados, asi como sobre las des Viaciones que presentan respecto de los criterios y normas establecidos o previsiones presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia ‘en que se basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el Informe de auditoria,Capitulo 10: La auditoria en el sector publico El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido se debe disefiar conforme a las circunstancias especificas de la auditoria que realice, y ‘tendrin que apegarse alos siguientes criterios: + Incluir el programa de auditoria y sus modificaciones por escrito, con las referen- clas correspondientes, + contener indices, referencias, cédulas y resamenes adecuados. Estar fechados y firmados por la persona que los prepare, © Limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir con los objetivos del trabajo encomendado. * Estar preparados en forma ordenada y legible, pues de lo contrario podrian perder su valor como evidencia, + Contener informacin suficiente para que un auditor experimentado, sin conexion previa con la auditoria, obtenga de ellos la evidentia que respalde las conclusiones ¥ juicios elaboradas por el auditor. Los papeles de trabajo deben incorporar documentacién que demuestre que: * El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente. © Elsistema de contral interno ha sido suficientemnente estudiado y evaluado para determinar si deben aplicarse otras pracedimientos de auditoria, * La evidencia obtenida durante la auditorla, los procedimientos aplicados y las pruebas realizadas han proporcionada suficientes elementos comprobatorios para fundarentar una apinién sobre bases razonables, Los papeles de trabajo que prepara el auditor son exclusivos de la instancia fiscaliza- dora, ya que la informacién que contienen es confidencial. Sin embargo, el auditor podra proporcionarlos, cuando reciba una orden o citatorio jucical para brindar la informacion contenida en éstos, El auditor debe adoptar procecimientos razonables a fin de mantener en custogia segura los papeles de trabajo y debera conservarlos por un periodo suficiente para cum~ plir con las necesidades de su préctica profesional y satisfacer cualquier requisito legal sobre la retencién de los mismos. De acuerdo con el tipo de revisin efectuada serd el tiempo que la instancia fiscaliza- dora debera retener o quardar los papeles de trabajo mientras sean importantes para las auditorias subsecuentes o para cumplir con las dispasiciones legales o administracivas. ‘Tratamiento de irregularidades Es importante vigilar el cumplimiento de las disposiciones juridico-administrativas, por lo que el auctor debe disefiar la auditoria con una seguridad razonable de que se ha ob~ servado este aspacto, y deberd estar alerva a situacones o transacciones que pudieran Indicar actos ilegales 0 de abuso, AAl estudiar y evaluar el control interno deberd considerar en todas las actividades Imporcantes lo siguiente: * Detectar los tipos de errores o irtegularidades potenciales que pueden existir * Determinar los mecanismos de control existentes que pueden prevenir o detectar Un error o irregularidad, = Revisar silos mecanismos de control operan de manera eficaz * Evaluar el efecto de la falta o inobservancia de los mecanismos de control El eratamiento de iregularidades consiste en vilar el cumplimiente de las disposiiones juridico~ adrinistrativas, por lo (ue a auditoria debe disefarse con una seguridad razonable de que se ha observado este aspecto, y estar fo transacciones que ppudieran indcar actos ilegoles 0 de abuso, Me:ia administrativa * Identificar las leyes y disposiciones administrativas que involucran aspectos espe- cificos de la actividad auditada, A continuacién se mencionan algunas situaciones que incrementan el riesgo de exis- tencia de un error o rregularidad: 1, Dudas con respecto a la integridad o competencia de la organizacién de la depen- dentia o entidad, ‘= Estructura organizacional compleja, no justificada, ‘© Continua rotacién de personal clave en las areas de contabilidad y finanzas, ‘+ Falta de personal competente en el Srea de contablidac. 2. Opetaciones inusitadas: operaciones extraordinarias especialmente en fechas pré- ximas al cierre del periodo y que tienen repercusiones importantes en los estados financieros, 3. Problemas para obtener una evicencia suficiente y competente en la auditor, = Registros inadecuados tales como: archivos incompletos, ajustes excesivos, transacciones no registradas de acuerdo con los procedimientos normales, = Documentacién inadecuada de las operaciones, como falta de autorizacion apropiada o de documentos de apoyo o alteracién de documentos, ‘ Diferencias excesivas entre los ragistros contables y las confirmaciones de ter- ceras personas. 4, Clertos factores de procesamiento computarizado dela informacién que se rela~ cionan con las condiciones anteriormente descritas, ‘© Inmposiblidad de obtener informacién de las bases de datos debido a una documentacién insuficiente u obsoleta de programas o del contenido de los registros. ‘+ Incongruencia entre las bases de datos y las operaciones procesadas con base en los registros contables. El auditor debe considerar su efecto potencial en los estados financieros si durante la revision surgieran incicios de la existencia de algiin error o irregularidad. ‘Adams, debe comunicar oportunamente al titular de la instancia de control de la Institucién: ‘= La posibiidad de que pudiera existir una irregularidad, aun cuando sus efectos potenciales sobre la informacién financiera no fueran significativas, y El descubrimiento de un error o una irregularidad de importancia El auditor debe proceder con el debido cuidado profesional al dar seguimiento a los Indios de actos ilcitos para no interferir con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en el futuro, El debido cuidado implica que, cuando sea necesario, consulte previamente a los asesores legales apropiados y/o a ls autoridades acreditadas para aplicar las leyes correspondientes, En ciertas crcunstancias, las leyes, reglamentos o polticas aplicables disponen que el auditor, antes de ampli las pruebas y otros procedimientos de auditoria, informe de o2 inmediao de os nds de actos letos alas autordades alas que compet irvestigarCapitulo 10: La auditoria en el sector publico ‘esa dase de hechos o aplcar las leyes correspondientes, El auditor también puede ser obligado a suspender o a posponer Ia auditoria © una parte de ella para na interferir con una investigacién en particular Por otra parte, debe documentar adecuadamente en sus papeles de trabajo la forma len que comunicé a los niveles apropiados la existencia 0 posibilidad de un error o irregu= laridad, las conclusiones a que lleg6, la forma en que ese evento afect6 la informacién financiera y su revelacién adecuada en el dictamen NORMAS SOBRE EL INFORME DE AUDITORIA Y SU SEGUIMIENTO Informe £1 informe es el documento que sefiala los hallazgos del auditor, asf como las conclu siones y recomendaciones generadas en relacién con los cbjetivos propuestos para el examen de que se trate, Al término de cada intervencién, el titular de la instancia de control debe presentarlo ala autoridad competente, por escrito y con su firma. Enla presentacién de informes de auditoria se tiene que considerar la forma, el con tenido y la distrioucion de los mismaos. = Forma La forma de presentacién del informe tiene que realizarse respetando los siguientes Oportunidad. Se debe emitir con la mayor celeridad posible, para que la informacién pueda ser utlizada oportunamente por los se-vidores piblicos correspondientes. completo, Debe contener toda la informacién necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria, pero permitir una comprensién adecuada y correcta de los asuntos que se informen y que satisfagan los requisitos de contenido, Es indispensable que el informe ofrezca suficiente informacién respecto de la magni- tud e importancia de los hallazgos, su frecuencia comparada con el namero de casos © transacciones revisadas y su relacin con las operacones de la institucén, Exactitud, La exactitud requiere que [a evidencia que se presente sea verdadera y que los hallazgos sean correctamente presentados, ‘Sélo deberd incluir informacién, hallazges y conclusiones sustentadas por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del au- diver. Objetividad. £1 informe de auditoria no puede prestarse a interpretaciones erréneas, ‘exponienda los resultados con imparcialidad, evitando la tendencia a exagerar o resakar el desempefio defciente, Convincente, Los resultados de la aucitoria deben correspander a sus objetivos, por lo que es necesario que los hallazgos se presenten de una manera persuasiva, y que las recomendaciones y conclusiones se fundamenten en los hechos expuestos, Claridad, La redacci6n, de lenguaje sencilo y de facil lectura y comprension, debe estar desprovista de tecnicismas y vaguedades Conciso. él informe debe ser concreto, esto es, no tiene que ser mas extenso de lo necesario para transmitir el mensaje, ya que el exceso de detalles distrae la atencién y puede ocultar el mensaje o confundir al lector documento que os hallazgos de auditor, ai como las conclusiones y recomendociones {generadas en relacin «on los objetivos propuestos para el ‘examen de que se trate, me:Dbjetivos: exponen las razones para efectuar la auditora y los fines que persigue el informe, Acance: indica la profundidad vy cobertura del trabajo que se haya cefectuado para los abjetvos de la audicoria, Metodlogia expla aramente las bécricas que se ‘emplearon para ‘obtener yanalizar la cevidencla necesaria para curnpli con los objetivos de la cudicoria, Resultados de auditria presentan con clara os hhaliazges sigificativos, con la informacién yrelevante que face su comprensin, \y que perma su ‘exposicién de manera convincente y objetva 2 ia administrativa Utilidad. Debe aportar elementos que propicien la optimizacién del uso de los recursos y elmajoramiento ce Ia administracién, * contenido Para presentar los informes de auditoria se debe tomar en cuenta el contenido, que comprende: Objetivos, alcance y metodologia. Los objetivos tienen que exponer las razones por las que se efectué la aucitaria y los fines que persigue el informe. En cuanto al akance, se debe indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya efectuado para lograr los objetivos de la auditoria, En relacién con la metodologla, el informe debe explicar claramente las técnicas que ‘se emplearon para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir can los objeti vos de la auditoria, También deben descrivirse las técnicas comparativas utilzadas, los crterios ¢ indicadores y, cuando se hayan empleado métodos de rmuestreo, explicar la forma en que se disehé la muestra, Resultados de auditorfa. Se deben presentar con claridad los hallazgos signficativos, con la informacin suficiente, competente y relevante que facilite su comprensién, y que permita su exposicién de manera corvincente y objetiva, Asimismo, cuando lo requieran los objetivos de la auditoria, las conclusiones debersn ser inferencias l6gicas sobre el programa, basadas en las pruebas de la auditoria, El auditor tiene cue analizar su informe antes de su presentacién formal con los responsables de las areas examinadas, para dar a conocer a éstos las falas detectadas en sus Sreas, Recomendaciones. Las recomendaciones son criterios para la aplicacién de acciones especificas dirigidas a quien corresponda emprenderlas, por lo que los auditores las incorporaran en sus informes cuando, con base en los hallazgos correspondientes, se demuestre que existe la posiblidad de mejorar la operacién y el desemperc, Declaracién sobre normas de auditoria, Declarard en su informe que la auditoria se realiz6 de acuerdo con las Normas Generales de Auditoria Publica Cumplimiento de las disposiciones juridico-administrativas. El informe tiene que contener todos los casos significativos de incumplimiento y abuso que se hayan encon~ trado durante la auditoria o que tengan conexién con ella Incumplimiento. Se informara sobre los casos significativos en que no se cumplié, con clin de evaluar la frecuencia y sus consecuencias y establecer la relacian de éstas con el universo 0 con aquellos que se hayan examinade. Presentacién directa de informes sobre actos ilicitos, En ciertas circunstancias, los auditores son responsables de informar sobre actos indebidos directamente al titular de Ia instancla fiscalizadora de la institucién auditada, Controles administrativos, En los reportes se debe incluir el alcance del trabajo en los sistemas de control y cualquier deficiencia significativa que se encuentre durante la auditoria, Opiniones de los funcionarios responsables. Los auditores deben incluir la opinién pertinente que el servidor piblico responsable del érea, programa, actividad o funcién au- ditada haya manifestado en relacién com las hallazgos, conclusiones y recomendaciones, asi como las medidas correctivas que se hayan planeado al respecte,Capitulo 10: La auditoria en el sector publico Reconocimiento de logros notables, Se tienen que incluir los logros importantes en la ejecucién de la ausitoria, especialmente cuande las medidas adoptadas para mejorar un rea puedan aplicarse en otras. ‘Asuntos que requieran de estudio adicional. Es necesario que se especifiquen todos los asuntos importantes que requieran de mayor estudio y consideracién pata efectos de planear el trabajo futuro de auditoria. ‘Ademis, la instancia fiscalizadora debe presentar oportunamente su informe de auditoria por escrito a las autoridades competentes, asi como a los responsables de las Sreas comprendidas en la auditoria practicada, con el fin de que se tomen las medidas ne~ cesarias para llevar a cabo las recomandaciones planteadas. Seguimiento de las recomendaciones Es importante sefalar que el propésito fundamental de la auditoria piblica consiste en contribuir a que las acciones cortectivas y de mejora se lleven a cabo, por lo cual, una ver definidas las recomendaciones y abservaciones, la instancia fiscal/zadora levara un control del seguimiento de las medidas adoptadas, a fin de que en las fechas sefialadas en el informe de auditoria se visite al rea auditada, y se compruebe su cumplimien- 0 en los términos y fechas establecidas de acuerdo con: * Las disposiciones administrativas o legales emitidas en las abservaciones en las que se fincaron responsabilidades de tipo civil, penal o administrative, + Elestablecimiento de las medidas correctivas con importes a recuperar y que de no subsanarse en los términos y fechas acordadas puedan derivar en el fincamien- to de responsabilidades civiles, penales 0 administrativas, * Las sugerencias de tipo preventivo con la finalidad de evitar la recurrencia de las observaciones detectadas por la instancia fiscalizadora, Cuando a juicio del auditor no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que sean importantes para el logro de los objetivos 0 de la eficiencia en las operaciones de las reas auditadas, hard constar este hecho en los informes que presente posterior- mente a las autoridades competentes, ‘Asimismo, se debe analizar la procedencia de las causas por las que no se cumplieron las recomendaciones formuladas, y en su caso, se procederd de acuerdo con lo estable~ ido en la Ley Federal de Responsabildades de los Servidores Pablicos, ‘Asimismo, es necesaric replantear las recomendaciones que se consideren indispen- sables, en especial cuando existan cambios olenamente justificados de las condiciones que dieron origen a las observaciones. Excepcionalmente, y de comtin acuerdo con el titular o responsable del area auditada, ‘se pueden reprogramar las fechas compromise para implantar las recomendaciones, en los casos en que éstas no se hayan adoptado o bien se hayan atendido parcialmente. Cuando se detecten nuevas irregularidades o actos ilitos, se ampliard el alcance de los procedimientos de ausitoria con la finalidad de plantear al titular © responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromiso, na vez defindas las recomendaciones yobservaciones, la instancia fiscal Nevard un control del seguimiento de las ‘medidas adoptadas para contrbulr a que las accones correctvas de mejora se leven Miles