Mã số: QT/4.

13/RIBE
QUY TRÌNH Lần ban hành: 1
KIỂM SOÁT HỒ SƠ Ngày ban hành: 01/7/2011
Số trang: 2/4

1. Mục đích
Qui định phạm vi, trách nhiệm, các bước tiến hành kiểm soát hồ sơ bao gồm việc
phân loại, ghi mã số nhận diện, tập hợp, lập danh mục, tiếp cận, sửa chữa hồ sơ
(khi cần thiết), lập tệp (file), lưu trữ, duy trì, thanh lý đối với các hồ sơ thuộc hệ
thống chất lượng kể cả hồ sơ kỹ thuật.
2. Phạm vi áp dụng:
Quy trình này áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ liên quan đến hệ thống chất
lượng, kể cả hồ sơ kỹ thuật.
3. Trách nhiệm:
Người được phân công nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện Quy trình này.
Lãnh đạo đơn vị hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm kiểm soát việc thực
hiện Quy trình.
4. Nội dung:

4.1. Phân loại, ghi mã số nhận diện, tập hợp, lập danh mục, tiếp cận hồ sơ
- Các trưởng bộ phận có trách nhiệm phân công người thực hiện việc phân loại,
ghi mã số nhận diện, tập hợp, lập danh mục và tiếp cận các hồ sơ có liên quan.
- Các hồ sơ được phân loại, ghi mã số nhận diện, tập hợp, lập danh mục theo biểu
mẫu BM 4.13/01/RIBE và tiếp cận bao gồm:

4.1.1. Các hồ sơ chất lượng liên quan đến hoạt động thử nghiệm như:
+ Hồ sơ đánh giá nội bộ.
+ Hồ sơ xem xét của lãnh đạo.
+ Hồ sơ công việc không phù hợp/hành động khắc phục
+ Hồ sơ hành động phòng ngừa.
+ Hồ sơ nhà cung cấp.
+ Hồ sơ nhà thầu phụ.
+ Hồ sơ giải quyết khiếu nại.
+ Các hồ sơ khác

4.1.2. Các hồ sơ kỹ thuật liên quan đến hoạt động thử nghiệm như:
 Mã số: QT/4.13/RIBE
QUY TRÌNH Lần ban hành: 1
KIỂM SOÁT HỒ SƠ Ngày ban hành: 01/7/2011
Số trang: 3/4

+ Hồ sơ liên quan đến công việc thử nghiệm (Dữ liệu đã xử lý và các thông tin
cần thiết để thiết lập việc đánh giá, bản sao báo cáo kết quả thử nghiệm...)
+ Hồ sơ hiệu chuẩn
+ Hồ sơ thiết bị, hoá chất và liên kết chuẩn.
+ Hồ sơ về nhân sự.
+ Các hồ sơ khác

4.1.3. Các hồ sơ khác trong hệ thống chất lượng

+ Hồ sơ kỹ thuật đối với mỗi phép thử nghiệm được ghi đầy đủ các thông tin để
tạo điều kiện nhận biết những ảnh hưởng đến độ không đảm bảo đo, tạo điều
kiện cho phép thử được lặp lại trong điều kiện gần với điều kiện ban đầu nhất.
+ Hồ sơ kỹ thuật có những dấu hiệu nhận biết. Người chịu trách nhiệm trong
từng công đoạn có liên quan đến việc thực hiện phép thử và người kiểm tra
kết quả.
+ Các dữ liệu và tính toán phải được ghi lại ngay và có thể phân biệt được theo
công việc cụ thể.
+ Đối với các loại hồ sơ được lưu trữ trên máy tính, nhân viên kiểm soát hồ sơ
có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra và đảm bảo hồ sơ được lưu theo đúng
quy định.

4.2. Sửa chữa hồ sơ

- Người đã ghi sai thông tin trên hồ sơ có trách nhiệm sửa chữa lỗi sai đó bằng
cách gạch ngang qua thông tin sai, ghi lại thông tin đúng bên cạnh và ký hoặc
viết tắt tên ngay bên cạnh.

4.3. Lưu trữ và bảo quản

- Tất cả các hồ sơ đều phải được sắp xếp thành từng cặp, bên ngoài có dán nhãn
nhận biết, bên trong mỗi cặp có từng tệp (file) xếp theo nhóm, có danh mục theo
thứ tự thời gian cập nhật và số nhận diện. Mỗi loại hồ sơ thì lập danh mục hồ sơ.
- Hồ sơ được lưu trữ trong môi trường thích hợp để ngăn chặn hư hỏng, xuống cấp
cũng như phòng ngừa mất mát hồ sơ, số liệu, đồng thời phải đảm bảo tính an
toàn và bảo mật.
- Thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ, người chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản đối với
từng loại hồ sơ được thực hiện theo quy định.
 Mã số: QT/4.13/RIBE
QUY TRÌNH Lần ban hành: 1
KIỂM SOÁT HỒ SƠ Ngày ban hành: 01/7/2011
Số trang: 4/4

- Việc sao chép (dưới mọi hình thức) đối với hồ sơ lưu trữ chỉ được thực hiện khi
có sự cho phép của người có trách nhiệm.
- Thời gian lưu trữ hồ sơ được duy trì không ít hơn thời gian quy định trong tiêu
chuẩn liên quan hoặc 3 năm, tùy thuộc thời gian nào lâu hơn.
- Các hồ sơ cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn và
hoạt động tác nghiệp của hệ thống QLCL ít nhất 3 năm.

4.4. Thanh lý hồ sơ
- Định kỳ 1 năm/lần người quản lý hồ sơ lập danh mục các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ
trình Lãnh đạo phê duyệt để thanh lý.
- Tất cả các hồ sơ hết hạn lưu trữ được phê duyệt cho thanh lý phải được lấy ra
khỏi cặp, file, ghi chép thành biên bản theo mẫu số BM 4.13/02/RIBE trước khi
thực hiện việc thanh lý.
5. Hướng dẫn, biểu mẫu áp dụng

- BM 4.13/01/RIBE Danh sách các loại hồ sơ, dữ liệu và phân cấp quản lý
- BM 4.13/02/RIBE Biên bản hủy hồ sơ.
- BM 4.13/03/RIBE Danh mục hồ sơ
6. Hồ sơ:
Các loại hồ sơ được phân loại theo cách ghi mã số nhận diện và chế độ lưu trữ
như sau:

- Danh sách các loại hồ sơ, dữ liệu và phân cấp quản lý.
- Biên bản hủy hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ.
 Mã số: BM 4.13/01/RIBE
Lần ban hành: 1
DANH SÁCH HỒ SƠ, DỮ LIỆU VÀ PHÂN CẤP QUẢN LÝ Ngày ban hành: 01/7/2011
Số trang: 1/1

Stt Tên hồ sơ, dữ liệu Mã số Phương pháp lưu Thời gian lưu Bộ phận quản lý
Cơ cấu quản lý HS01 Thời gian Lâu dài QLCL
Hồ sơ nhân sự HS02

QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký tên và đóng dấu)
 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VIỆN NGHIÊN CỨU CÔNG NGHỆ SINH HỌC VÀ MÔI TRƯỜNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : …..…/BB-Tên … Tp. Hồ Chí Minh, ngày …. tháng …. năm 20……

BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ

Tên hồ sơ, Thời Bộ phận Ngày,

STT Mã số Nội dung cụ thể Người hủy
dữ liệu gian lưu quản lý nơi hủy

QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VIỆN TRƯỞNG

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký tên và đóng dấu)

BM 4.13/02/RIBE Lần ban hành: 01 Trang: 1/1

 Mã số: BM 4.13/03/RIBE

DANH MỤC HỒ SƠ Lần ban hành: 1

Ngày ban hành: 01/7/2011
Số trang: 1/1

Tên loại hồ sơ/ tập hồ sơ: ........................................................................................................... ...

Người theo dõi: ......................................................................................................................... ...

STT Tên hồ sơ Ký hiệu (nếu có) Ghi chú

 CÁCH LƯU HỒ SƠ PTN
- Chuẩn bị khoảng 10 – 20 file bìa còng, giấy ngăn, bao ny lông ; hoặc bao file nhựa
cho từng vấn đề (cho các Hồ sơ thiết bị nếu nội dung nhiều)
- Đánh số trên từng bìa còng và làm nhãn nội dung cho từng hồ sơ : HS 01 – HS 18
- Lập mục lục Hồ sơ cho từng file bìa còng

THỜI GIAN
STT TÊN HỒ SƠ NƠI LƯU NỘI DUNG
LƯU
- Quyết định thành lập PTN :Chức năng
và nhiệm vụ của phòng.
- Quyết định bổ nhiệm trưởng, phó phòng,
PTCL, PTKT
- Các quyết định ban hành
- Sơ đồ tổ chức của công ty.
- Sơ đồ bố trí mặt bằng PTN
- Các giấy cam kết, bằng chứng phổ biến
Hồ sơ Cơ cấu và Tủ 1, ngăn
1 Lâu dài mục tiêu chính sách
Quản lý- HS01 1
- Mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện
của phòng (theo năm)
- Các kế hoạch thực hiện (tham gia so
sánh liên phòng, đào tạo, hiệu chuẩn,
đánh giá nội bộ,…) theo năm
- Năng lực PTN
- Danh mục Hồ sơ PTN
- Danh mục gốc tài liệu PTN
- Danh sách nhân viên PTN
- Hồ sơ từng nhân viên : HS02-1
…..HS02-…
Hồ sơ Nhân sự và Đến khi nghĩ Tủ 1, ngăn
2 HS02-1 : + Lý lịch nhân viên, GCN,
đào tạo- HS02 việc 2
bằng cấp, phiếu yêu cầu đào tạo, báo
cáo sau đào tạo
+ Cam kết bảo mật (nếu có), đề cương
 THỜI GIAN
STT TÊN HỒ SƠ NƠI LƯU NỘI DUNG
LƯU
(nếu có)
+ Phiếu giao việc hoặc BẢn mô tả công
việc nhân viên
+ các thông tin khác (nếu có)
- Kế hoạch đào tạo theo năm
- Theo dõi đào tạo theo năm
- Đánh giá sau đào tạo
- Danh mục thiết bị
- Kế hoạch hiệu chuẩn/bảo trì/kiểm tra.
- Sơ đồ bố trí thiết bị PTN
- Các hồ sơ thiết bị :HS03-1 ….HS03-….
+ Lý lịch thiết bị
+ Các hướng dẫn sử dụng.
Hồ sơ Thiết bị- Đến khi thanh Tủ 1, ngăn
3 + Catalog của máy, hướng dẫn nhà sx
HS03 lý 3
+ Biên bản nghiệm thu; Giấy bảo hành
+ Giấy chứng nhận hiệu chuẩn (nếu có),
các bằng chứng kiểm tra/ theo dõi thiết
bị theo từng ngày/tháng (nếu có)
+ Các giấy sửa chữa/ bảo trì của thiết bị
+ Theo dõi thiết bị (ra vào PTN) (nếu có)
- Danh mục hóa chất/ chất chuẩn.
- Kế hoạch kiểm tra hóa chất/ chất
chuẩn.
3 năm/
Hồ sơ hóa chất/ Tủ 1, ngăn - Phiếu kiểm tra hóa chất/ chất chuẩn.
4 Đến khi hết
chất chuẩn – HS04 4 - Sổ tay pha chế hóa chất/ chất chuẩn
hạn dùng
(nếu có)
- Các giấy chứng nhận hóa chất/ chất
chuẩn
 THỜI GIAN
STT TÊN HỒ SƠ NƠI LƯU NỘI DUNG
LƯU
- Danh sách các phòng thí nghiệm HĐP
được chấp nhận
Hồ sơ Hợp đồng Tủ 1, ngăn - Trong hồ sơ từng phòng thí nghiệm:
5 3 năm
phụ - HS05 5 Ø Phiếu theo dõi PTN HĐP: Theo năm
Ø Bản sao giấy công nhận PTN
Ø Các chỉ tiêu được công nhận
- Kế hoạch mua sắm theo từng năm (nếu
có)
- Hồ sơ từng loại hàng mua: Bảng báo giá;
Đơn đặt hàng; Biên bản nghiệm thu.,
3 năm (sau
Hồ sơ mua sắm- Tủ 1, ngăn thanh lý Hđ
6 khi thanh lý
HS06 6 - Danh sách nhà cung ứng được phê duyệt
Hđ)
(theo từng năm)
- Bảng đánh giá nhà cung ứng
- Phiếu theo dõi nhà cung ứng/ hàng
mua,…
- Danh mục các yếu tố môi trường cần
Hồ sơ kiểm soát
Tủ 1, ngăn kiểm soát.
7 môi trường – 3 năm
7 - Phiếu theo dõi / kiểm tra (theo tháng/
HS07
năm)
- Kế hoạch tham gia TNTT/ So sánh liên
phòng
- Hồ sơ TNTT/ So sánh liên phòng
Hồ sơ Thử nghiệm
Theo phương Tủ 1, ngăn (theo số chương trình)
8 thành thạo/so sánh
pháp thử 8 + Thư mời tham gia từ ban tổ chức.
liên phòng – HS 08
+ Báo cáo thử nghiệm.
+ Báo cáo tổng hợp của cơ quan tổ chức
TNTT (nếu có).
 THỜI GIAN
STT TÊN HỒ SƠ NƠI LƯU NỘI DUNG
LƯU
+ Phiếu báo cáo/đánh giá kết quả.
+ Bản sao Các HĐKPPN (NẾU CÓ)
- Kế hoạch kiểm tra tay nghề nhân viên
(theo năm)
Hồ sơ Kiểm tra
Tủ 1, ngăn - Hồ sơ kiểm tra tay nghề (từng nhân viên)
9 tay nghề nhân viên 3 năm
9 + Báo cáo thử nghiệm.
– HS 09
+ Phiếu báo cáo/đánh giá kết quả.
+ Các hành động khắc phục(nếu có)
- Kế hoạch xây dựng phương pháp thử
nội bộ (nếu có)
- Hồ sơ phê duyệt cho từng phương pháp
+ Phiếu phê duyệt phương pháp
+ Hướng dẫn phê duyệt cho phép thử
(hướng dẫn tính độ không đảm bảo đo,
Phê duyệt phương Theo từng Tủ 1, ngăn
10 độ lặp lại, độ tái lập, giới hạn phát hiện,
pháp thử - HS 10 phép thử 10
phạm vi,….)
+ Các báo cáo thử nghiệm trong quá
trình thực hiện phê duyệt PP
+ Các bằng chứng so sánh liên phòng /
tính toán độ không đảm bảo đo cho
phương pháp (nếu có)
Lưu theo từng hồ sơ KPH
- Báo cáo phát hiện công việc không
Hồ sơ Kiểm soát phù hợp
Tủ 1, ngăn
11 công việc KPH- 3năm - Các bằng chứng giải quyết công việc
11
HS 11 KPH
- Bản sao Các phiếu KPPN (NẾU CÓ)
- Sổ theo dõi công việc KPH
 THỜI GIAN
STT TÊN HỒ SƠ NƠI LƯU NỘI DUNG
LƯU
Lưu theo từng hồ sơ KPPN
- Báo cáo HÀNH ĐỘNG KPPN
- Các bằng chứng thực hiện KPPN
Hồ sơ khắn phục /
Tủ 1, ngăn - Sổ theo dõi KPPN
12 phòng ngừa/ Cải 3 năm
12 - Sổ theo dõi Cải tiến
tiến- HS 12
Lưu ý Hồ sơ KPPN nên kèm theo các
bản sao các điểm KPH từ ĐGNB, KPH,
XXLĐ; Khiếu nại khách hàng
Lưu theo số Hồ sơ giải quyết, gồm có:
- Thư khiếu nại góp ý
- Thư trả lời khiếu nại/ Công văn giải
Hồ sơ giải quyết
Tủ 1, ngăn quyết khiếu nại
13 khiếu nại khách 3năm
13 - Báo cáo giải quyết khiếu nại.
hàng- HS 13
- Bản sao các HĐKPPN
Sổ theo dõi khiếu nại.
Phiếu ghi nhận thông tin từ khách hàng.
- Chương trình đánh giá năm.
- Danh sách đánh giá viên (nếu có)
- Kế hoạch đánh giá. (theo năm)
- Các Hồ sơ đánh giá nội bộ (theo kế
Hồ sơ Đánh giá Tủ 1, ngăn
14 3 năm hoạch)
nội bộ - HS 14 14
+ Báo cáo đánh giá.
+ Ghi chép đánh giá
+ Bản sao các HĐKPPN
+ Báo cáo đánh giá tổng hợp.
- Thông báo họp
Hồ sơ Xem xét Tủ 1, ngăn
15 3 năm - Biên bản họp xem xét lãnh đạo.
lãnh đạo - 15 15
- Báo cáo chất lượng (PTKT, PTCL)
 THỜI GIAN
STT TÊN HỒ SƠ NƠI LƯU NỘI DUNG
LƯU
- Danh sách người tham dự.
Mẫu từ phòng …. hoặc KHÁCH HÀNG
Sổ nhận mẫu – HS Theo số mã Tủ 2, ngăn bên ngoài gởi đến PTN được ghi vào sổ
16
16 hóa 1 nhận mẫu THEO SỐ MÃ HÓA và chuyển
đến kiểm nghiệm viên NHẬN VIỆC
Mẫu sau khi thử nghiệm nếu cần lưu thì ghi
Sổ lưu mẫu – HS Theo số mã Tủ 2, ngăn
17 nhận vào sổ lưu mẫu THEO SỐ MÃ HÓA
17 hóa 2
và ký nhận chuyển thanh lý khi đến hạn
Lưu theo số mã hóa, mỗi hồ sơ bao gồm:
- Phiếu yêu cầu và nhận mẫu thử nghiệm.
- Báo cáo thử nghiệm/ sổ tay ghi chép (có
số liệu quan trắc gốc)
Hồ sơ Thử nghiệm Theo số mã Tủ 2, ngăn
18 - Phiếu kết quả thử nghiệm (nếu có)
HS18-… hóa 3 - ……
- Biên bản lấy mẫu (nếu có)
- Nhật ký lấy mẫu (nếu có)
- Phiếu yêu cầu Hợp đồng phụ (nếu có)
- Kết quả phân tích của hợp đồng phụ.