visit us: http://www.pendidik2u.

my
Like us: www.facebook.com/pendidik2u

MAIL MERGE (TAJUK: MENCETAK SIJIL)

1. Pastikan senarai nama penerima sijil anda di simpan samada di dalam Word, Excel, Access
ataupun Text File (Notepad).
2. Contoh ini menggunakan Excel sebagai sumber data.
3. Fail data ini dinamakan Latihan Mailmerge.xls (lihat rajah)

4. Pastikan di folder mana anda meletakkan fail data di atas. Di sini, ianya diletakkan di dalam My
Documents.

5. Bersedia untuk mencipta sijil anda. Buka MS Word.

6. Setkan ‘template’ bentuk sijil yang anda ingini seperti contoh di bawah.
 RUANGAN NAMA

RUANGAN S.LAHIR

RUANGAN AKTIVITI

7. Pastikan anda meninggalkan ruang-ruang yang mencukupi untuk Nama, No. Sijil Lahir dan Aktiviti
penerima sijil tersebut.
8. Klik Tools->Letters and Mailings->Mail Merge

9. Lihat paparan di sebelah kanan skrin. Ianya dinamakan Mail Merge Wizard.

10. Klik Letters dan klik Next: Starting Document.

11. Klik Use the current document dan Next: Select Recepients
12. Klik Use Existing List dan Browse.
13. Cari fail Latihan Mailmerge dan klik Open.

14. Pilih Sheet1$ dan klik OK.

15. Lihat senarai data yang terkandung di dalam Sheet1. Klik OK.

16. Anda boleh untuk tidak memilih mana-mana pelajar hanya dengan klik kekotak
dan mematikan
tanda  .
17. Kemudian klik Next: Write Your Letter.
18. Anda boleh menutup Mail Merge Wizard jika diingini. Data anda sebenarnya telah diimport masuk.
19. Klik View->Toolbars->Mail Merge untuk menimbulkan toolbar Mail Merge. Perhatikan perubahan
pada toolbar anda.

20. Klik pada ruangan yang anda inginkan nama pelajar dimasukkan.

21. Klik ikon Insert Merge Fields. (ikon ke enam pada mail merge toolbar)
22. Pilih Nama dan Insert.

23. Tutup Kotak Dialog Insert Merge Fields dan lihat paparan pada sijil anda. Perkataan <<Nama>>
terpapar menandakan nama semua pelajar telah dimasukkan ke dalam dokumen.

24. Untuk melihat Nama sebenar, klik ikon View Merged Data.

25. Untuk melihat nama penerima sijil lain, klik anak panah
atau.
26. Lengkapkan No. Sijil Lahir dan Aktiviti dengan cara yang sama.
27. Cuba dapatkan paparan seperti contoh di bawah.

28. Perhatikan bahawa jenis dan saiz font boleh diubah mengikut citarasa masing-masing.
29. Semak kesemua senarai pelajar. Sekiranya anda telah melaksanakannya dengan betul, kini hanya
tinggal langkah mencetaknya sahaja.
30. Klik ikon Merge To Printer.

31. Pilih All untuk mencetak semua rekod.

32. Current Record untuk rekod yang sedang dipaprkan.
33. From->To adalah untuk memilih giliran rekod.
34. Sediakan Pencetak. Masukkan Kertas/Sijil dan klik OK. Untuk latihan ini, sediakan 35 helai sijil (35
penerima) dan pencetak akan mencetak semuanya sekali.
35. Nota: Mail Merge akan mencetak menggunakan Default Printer. Pastikan Printer anda!
36. Sekiranya dilaksanakan dengan betul, proses mencetak sijil walau seberapa banyak sekalipun
akan menjadi amat mudah.
SELAMAT MENCUBA!
Dapatkan Percutian Percuma di: www.salfordhotel.com