Nombre:

Isai Benjamín Fuentes Alvarado

Grado:

4to bachillerato en computación

Cátedra:

Laboratorio No. 1

Sección:

“”B””

Catedrático:

Ronald Velázquez

Trabajo No. 3

Combinar Correspondencia

Punteo:___________
___________
 Índice
Caratula……………………………… 1
Índice…………………………………. 2
Introducción…………………………… 3
Contenido……………………………… 4
Bibliografía……………………………. 5
 Introducción
Este trabajo es muy importante porque nos ayuda a
conocer un poco más sobre los contenidos que nos
dejan para que nosotros los investiguemos y
podamos aprender más sobre el funcionamiento de
los iconos y programas de la computadora

Las posibilidades de la combinación de

correspondencia
Puede usar la combinación de correspondencia para
crear un conjunto de documentos que sean
prácticamente iguales pero contengan elementos
exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que
anuncie un nuevo producto, el logotipo de la
organización y el texto sobre el producto aparecerán
en todas las cartas, pero la dirección y la línea de
saludo serán distintas en cada una de ellas.

Puede usar la combinación de correspondencia para

crear los siguientes elementos:
 Un conjunto de etiquetas o sobres     El remite
será el mismo en todas las etiquetas o sobres,
pero la dirección de destino es única en cada uno
de ellos.
 Un conjunto de cartas de formulario,
mensajes de correo electrónico o faxes.     El
contenido básico es el mismo en todas las cartas,
mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene
información específica de cada destinatario,
como el nombre, la dirección o cualquier otro
datos personal.
  Un conjunto de cupones numerados     Los
cupones son idénticos en todo excepto en que
cada uno de ellos contiene un número exclusivo.
Podría tardar horas en crear por separado cada carta,
mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra
en juego la combinación de correspondencia. Con la
característica de combinación de correspondencia, lo
único que debe hacer es crear un documento que
contenga la información que es igual en todas las
versiones y agregar marcadores de posición para la
información que es exclusiva de cada versión. Word
se encarga del resto.
Comenzar el proceso de combinación de
correspondencia
Para iniciar el proceso de combinación de correo:
1. Inicie Word.
Se abrirá un documento en blanco de manera
predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso
siguiente no funcionará.
2. En el menú Herramientas, elija Cartas y
correspondencia y haga clic en Combinar
correspondencia.
 Nota    En Word 2002, en el menú Herramientas,
elija Cartas y correspondencia y haga clic en el
Asistente para combinar correspondencia.
Se abrirá el panel Combinación de correspondencia.
Puede desplazarse por el proceso de combinación de
correspondencia utilizando los hipervínculos del panel
de tareas.
También puede realizar una combinación de
correspondencia utilizando los botones de la barra de
herramientas Combinación de correspondencia
(menú Ver, submenú Barras de herramientas,
comando Combinar correspondencia). No obstante,
le resultará probablemente más sencillo usar el panel
de tareas hasta que se familiarice con el proceso.
Siguiente paso
1: elegir un tipo de documento y un documento
principal

SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 1: elegir un tipo de documento y un
documento principal
El primer paso en el proceso de combinar
correspondencia implica dos elecciones. En primer
lugar, elige el tipo de documento en el que desea
combinar la información. A continuación, elige
el documento principal que desea utilizar.
Elegir el tipo de documento en el que se va a
combinar la información
El panel de tareas Combinar correspondencia se
abre con una pregunta sobre el tipo de documento
combinado que está creando. Una vez elegido, haga
clic en Siguiente en la parte inferior del panel de
tareas.

 NOTA    Si tiene compatibilidad de fax en su equipo

y un fax módem instalado, también verá Faxes en la
lista de tipos de documento.
Elegir el documento principal que desea utilizar
Si el documento principal (denominado el documento
inicial en el panel de tareas) ya está abierto, o está
empezando con un documento en blanco, puede hacer
clic en Utilizar el documento actual.
De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de
una plantilla o en Empezar a partir de un
documento existente y busque la plantilla o el
documento que desea utilizar.

Siguiente paso
conectarse con un archivo de datos y seleccionar
registros
Mostrar todo
SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 2: conectarse con un archivo de datos y
seleccionar registros
Para combinar información exclusiva en su
documento principal, debe conectarse(o crear y
conectarse) al archivo de datos en el que está
almacenada la información exclusiva. Si no desea
utilizar todos los datos del archivo que va a combinar,
puede elegir los registros que desea usar.
Conectarse al archivo de datos
En este paso del proceso de combinar
correspondencia, el usuario se conecta al archivo de
datos donde se encuentra almacenada la información
exclusiva que desea combinar en su documento.

Si la información de la lista de contactos de Microsoft

Office Outlook® es completa y está actualizada, este
es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas
para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo
tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos
de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta
Contactos.
Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office
Excel o de una base de datos de Microsoft Office
Access que contiene la información de sus clientes,
haga clic en Utilizar una lista existente y, a
continuación, en Examinar para buscar el archivo.
Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic
en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario
que se abre para crear su lista. La lista se guarda como
un archivo de base de datos de direcciones(.Mb) que
se puede reutilizar.
 NOTA   Si está creando mensajes de correo
electrónico o faxes combinados, asegúrese de que su
archivo de datos incluye una columna para la
dirección de correo electrónico o el número de fax.
Necesitará dicha columna más adelante en este
proceso.
Elegir los registros en el archivo de datos que desea
utilizar
Conectarse a un determinado archivo de datos no
significa que necesariamente tenga que combinar la
información de todos los registros (filas) de ese
archivo de datos en el documento principal.
El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia se abrirá tras conectarse con el
archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo
archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto
de registros para su combinación de correspondencia
ordenando o filtrando la lista.
 Siga uno de estos procedimientos:
 Para ordenar los registros en una columna en
orden ascendente o descendiente, haga clic en el
encabezado de columna.
 Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al
encabezado de columna que contiene el valor por el
que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic
en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el
que podrá establecer el valor. Haga clic
en (Espacios) para que se muestren sólo los registros
que no contienen información o en (Sin
espacios) para que sólo se muestren los registros que
contienen información.
Sugerencia
 Desactive la casilla de verificación situada junto
a un registro para excluirlo.
 Utilice los botones para seleccionar o excluir
todos los registros o para buscar registros concretos.
 Sugerencia
Si ha creado el archivo de datos como parte del
proceso de combinar correspondencia, el
botón Modificar estará disponible en este cuadro de
diálogo. Puede efectuar cambios a los registros si
desea actualizar el archivo.
Puede pasar al siguiente paso una vez elegidos lo
registros que desea.
Siguiente paso
agregar campos al documento principal

SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 3: agregar campos al
documento principal
Tras conectar el documento principal con un archivo
de datos, podrá empezar a agregar campos que
indiquen dónde aparecerá la información exclusiva en
cada copia del documento que genere al combinar.
Para asegurarse de que Word pueda encontrar una
columna en su archivo de datos que se corresponda
con cada dirección o saludo, es posible que tenga
que asignar campos.
Agregar campos
Si el documento principal todavía está en blanco,
escriba la información que aparecerá en cada copia.
Después, agregue campos haciendo clic en los
hipervínculos en el panel de tareas.
Los campos son marcadores que el usuario inserta en
el documento principal en ubicaciones donde desea
que aparezca información exclusiva. Por ejemplo,
puede hacer clic en los vínculos Bloque de
direcciones o en Línea de saludo del panel de tareas
para agregar campos junto a la parte superior de una
carta de un producto nuevo, de manera que cada carta
con destinatario contenga una dirección y un saludo
personalizados. Los campos aparecen en el
documento con comillas dobles, por
ejemplo, «Bloque de dirección».

Si hace clic en Más elementos en el panel de tareas,

puede agregar campos que coincidan con cualquiera
de las columnas del archivo de datos. Por ejemplo, los
datos pueden incluir una columna denominada Nota
personal. Al poner un campo Nota personal en la
parte inferior de una carta modelo, puede personalizar
cada copia todavía más. Incluso puede personalizar
los sobres agregando un código de barras postal, si
está utilizando la versión de Word en idioma inglés
(Estados Unidos), o el franqueo electrónico (si tiene
instalado un programa de franqueo electrónico).
Asignar campos
Si en el documento inserta un campo de bloque de
direcciones o un campo de línea de saludo, se le
pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo,
la ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea de
saludo que se abre al hacer clic en Línea de
saludo en la lista de tareas. La lista que hay
en Formato de la línea de saludo se utiliza para
realizar selecciones.

Si Word no puede hacer coincidir un elemento de

saludo o de dirección con una columna del archivo de
datos, las líneas de las direcciones y de los saludos no
se combinarán correctamente. Para ayudar a evitar
problemas, haga clic en Asignar campos. Se abrirá el
cuadro de diálogo Asignar campos.

Los elementos de una dirección y de un saludo se

enumeran a la izquierda y los encabezados de
columna del archivo de datos a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada
elemento. En la ilustración, Word automáticamente
hace coincidir la columna Apellido del archivo de
datos con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo
hacer coincidir otros elementos. En este archivo de
datos, por ejemplo, Word no puede hacer
coincidir Apellidos o Dirección 1.
Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la
columna de su archivo de datos que coincida con el
elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna
Nombre coincide ahora con Apellidos, y la
columna Dirección coincide con Dirección 1. No
importa si Tratamiento de
cortesía, Organización y Nombre del cónyuge no
presentan coincidencias puesto que no son relevantes
en los documentos que está creando.
Cuando haya terminado de agregar y asignar campos
en el documento principal, ya estará listo para dar el
siguiente paso.
Siguiente paso
obtener una vista previa de la combinación y
completarla

SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 4: obtener una vista
previa de la combinación y
completarla
Una vez agregados los campos al documento
principal, ya estará listo para obtener una obtener una
vista previa de los resultados de la combinación.
Cuando esté satisfecho de la vista previa,
puede completar la combinación.
Obtener una vista previa de la combinación
 Puede obtener una vista previa de los documentos
combinados y efectuar cambios antes de completar
del todo la combinación.

Para obtener una vista previa, siga uno de estos

procedimientos:
 Hojee los documentos combinados utilizando los
botones anterior y siguiente del panel de tareas.
 Obtenga una vista previa de un documento
concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.
 Haga clic en Excluir al destinatario si observa
que no desea incluir el registro que está mirando.
 Haga clic en Editar lista de destinatarios para
abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia, en el que puede filtrar la
lista si ve registros que no desea incluir.
 Haga clic en Anterior en la parte inferior del
panel de tareas para volver atrás un paso o dos si
necesita efectuar otros cambios.
Cuando esté satisfecho de los resultados de la
combinación, haga clic en Siguiente en la parte
inferior del panel de tareas.
Completar la combinación
Ahora todo depende del tipo de documento que esté
creando. Si está combinando cartas, puede
imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige
modificar las cartas, Word las guarda en un único
archivo, con una carta por página.

Independientemente del tipo de documento que esté

creando, puede imprimir, trasmitir o guardar todos los
documentos o únicamente un subconjunto de los
mismos.
Sugerencias sobre los mensajes de correo electrónico
Recuerde que los documento combinados que guarde
son independientes del documento principal. es una
buena idea guardar el documento principal si planea
utilizarlo en otra combinación de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, además de su
contenido y de sus campos, también se guarda su
 conexión con el archivo de datos. La próxima vez que
abra el documento principal, se le pedirá que elija si
desea volver combinar en el mismos la información
del archivo de datos.
 Si hace clic en Sí, el documento se abre con la
información del primer registro combinada. Si abre el
panel de tareas (menú Herramientas,
submenú Cartas y correo, comando Combinar
correspondencia), se encontrará en el
paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en
los hipervínculos del panel de tareas para modificar el
archivo de datos con el fin de que incluya un conjunto
de registros diferente o para conectarse a un archivo
de datos diferente. A continuación, puede hacer clic
en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas
para continuar con la combinación.
 Si hace clic en No, se perderá la conexión entre
el documento principal y el archivo de datos. El
documento principal se convierte en un documento
estándar de Word. Los campos se sustituyen por la
información exclusiva del primer registro.
 Bibliografía

Este trabajo fue sacado de las siguientes paginas:

www.mamografia.com
www.guikipedialibre.com
Y otras así como
www.infolibre.com