Universidad Nacional, Abertay a Distancia Bogotd, 24 de marzo de 2021 CIRCULAR INFORMATIVA, 400-021 PARA: Vicerrectorias, Decanos, Secretarios Académicos, Lideres Zonales de escuela, Lideres de Cadenas de Formacién y de Programas, Directores de Curso. ASUNTO: — Informacién y Cronograma para la realizacién del Ciere académico correspondiente a los periodos 16-01, 16-02, 8-03, 16-04, 8-05 y 16-06 de 2020 La Vicerrectoria Académica y de Investigacion VIACI y La Vicerrectoria de Innovacién y Emprendimiento VIEM, una vez finalizadas las jornadas de fortalecimiento en la implementacién del cierre académico, programadas y realizadas segiin lo dispuesto en la Circular Informativa No. 400.014 del 5 de marzo de 2021 y con el propésito de establecer claridades para la comprensién y realizacién de este proceso, se permiten socializar las siguientes orientaciones y pautas: ~ Centralizacion de Calificaciones: Es el proceso mediante el cual los docentes de un curso académico cargan y actualizan las calificaciones obtenidas por los estudiantes y registradas en las aulas virtuales de los cursos y en el aplicativo “Oferta Integrada de Laboratorios-OIL" (para cursos con componente practico), con la finalidad de integrar dicha informacién al Sil 4.0 y garantizar la custodia y Seguridad de estos datos, los cuales serén procesados, para obtener los resultados del desempefio académico por curso, programa, unidad académica y zona y seran ‘empleados para la toma de decisiones sobre la gestién académica y pedagégica de los procesos formativos. - Gierre Académico: Es el proceso mediante el cual los Directores de curso, certifican la veracidad y consistencia de las calificaciones importadas y registradas en el Médulo Centralizador de Calificaciones C2 del SIl 4.0 con los resultados obtenidos por los estudiantes en la evaluacién del aprendizaje. Luego del cierre académico no seré posible la modificacién de estas calificaciones en ninguna Gircunstancia. Es responsabilidad de los Directores de curso y lideres de programa certificar la validez de los datos y realizar el cierre para la exportacién de las calificaciones a los Planes de estudio individuales de los estudiantes, una vez finalicen los eventos evaluativos en el curso de acuerdo con la programacion establecida en el Calendario Académico.Uniestodtedont Abierta ya Distancia ANOS, ~ Centralizador de calificaciones: Aplicativo que conforma ei Sistema Integrado de Informacién Sil 4.0, que se encarga de recibir las calificaciones registradas por los docentes desde el campus virtual y en el aplicativo OIL, registra el seguimiento académico de calificaciones en los cursos por cada tutor, las habiltaciones y Supletorios. Este aplicativo offece a lideres de programa, Directores de curso y tutores herramientas para realizar el seguimiento y administracién académica de la centralizacién, certificacién y reporte de las calificaciones de los cursos en cada Periodo académico, brindando custodia sobre las mismas y realizando el andlisis del desempefio académico de los cursos. ~ Manual Paso a paso de la centralizacién de callficaciones y cierre académico Para tutores y directores de curso: Documento realizado por la VIEM, que orienta y describe los diferentes pasos para la realizacién de los procesos de Centralizacién de calificaciones y Cierre académico. Este Manual se encuentra disponible para todos los docentes, Directores de Curso y Lideres académicos con acceso al centralizador de calificaciones, como lo indica la siguiente imagen: Imogen 1. Pagina de inicio del Aolcativa Cetralzador de Calficaciones EI desarrollo del proceso de Cierre académico implica las siguientes acciones por Parte de los Lideres de programa y Directores de curs ~ Los lideres de programa deben realizar la revisién general del proceso de centralizacién de cursos desde el periodo 761-1601 del 2020 hasta el periodo 766- 1606 de 2020, a través del Reporte denominado “Avance, por programa’ en el Centralizador de Calificaciones, y verificar que en cada periodo académico se hayan centralizado las calificaciones de todos los cursos como se indica a continuacién: @ “i ts yI p i Universidad Nacional a Abierta y @ Distancia ANOS ai ») i ~ bes Directores de curso, deberdn verificar la consistencia de las calificaciones registradas en el Centralizador de calificaciones, asi como el registro de calficaciones obtenidas en habilitaciones y supletorios, en cada uno de los periodos académicos del 2020, para lo cual podrén utilizar la herramienta de comparacién de calificaciones con el Campus y la Sabana de notas descargable del centralizador, en el médulo de Seguimiento académico, como lo sefiala la siguiente imagen: ‘Seguimiento académico Bee ‘Imagen 3. Colfcaciones > Sequimiento Académico-Centralizador de Colfcaciones ~ Una vez se confirme que las calificaciones consignadas en el Centralizador de calificaciones corresponden a los resultados académicos obtenides por los estudiantes, el director de curso puede aplicar el proceso de “Cierre académico" teniendo en cuenta que: Las calificaciones no podran ser modificadas. No se aceptan nuevos supletorios ni habilitaciones. Los resultados son pasados a los planes de estudio individuales. Esta es una responsabilidad de los directores de curso. ooao Seiwa @ (S) @ 9 @ i itt ii fUniversidad Nacional Aber ya Dstancie ~ Para este proceso debe dar click en el botén *Cierre Académico’, ubicado en la parte Superior derecha de la pantalla y luego dar click en el botén “continuar’, como se sefiala en la siguiente imagen: sepia satis aa. = = Imagen 4, Ciere académico : ~ Una vez se ha confirmado el Cierre académico, las calificaciones del curso pasaran 8 ser registradas en el Plan de estudios individual de cada uno de los estudiantes que participaron del curso. En el caso en que el director de curso de los periodos académicos de! 2020, no se encuentre vinculado a Ia instituci6n, el proceso de verificacion y cierre académico deberd ser realizado por el Lider de programa. Para mas informacién sobre cada una de las acciones anteriormente descritas, los Lideres de programa y Directores de curso pueden consultar el Manual antes escrito, ubicado en la pagina de inicio del aplicativo Centralizador de calificaciones. Cronograma para la finalizacién del Clerre académico de los cursos desarrollados en los periodos académicos del 2020 Periodo académico Fecha maxima para la realizacion del clerre académico en cada uno de los cursos | 761 - 1601 2020 762 - 1602 2020 763 - 803 2020 9 de abril de 2021 764 - 1604 2020 765 - 805 2020 766 - 1606 2020 ‘3de mayo de 2027 Cronograma para Ia finalizacién del Cierre académico de los cursos desarrollados en los periodos académicos del 2020 (aplicable a aquellos casos donde el director de curso 0 lider de programa evidencie requerir soporte técnico para finalizar el ces)[ JN y @ wroimenaden ate) Kove dace Periodo académico Fecha maxima para la realizacion del cierre académico en cada uno de los cursos 761 - 1601 2020 12 de abril de 2021 762 - 1602 2020 19 de abril de 2027 763 - 803 2020 19 de abril de 2021 764 - 1604 2020 26 de abril de 2027 765 - 805 2020 26 de abril de 2021 766 - 1606 2020 3 de mayo de 2021 La verificacién de ta centralizacién de calificaciones y el oportuno desarrollo del Cierre Académico permitira la completa y correcta migracién de los resultados obtenidos por los estudiantes al Plan de Estudio Individual, lo que posibilitara la verificacién de los requisitos ‘académicos de los estudiantes para optar a su Graduacién. Cabe reiterar la responsabilidad de todos los docentes de garantizar de forma oportuna y Pertinente la realizacién de las evaluaciones, los reportes de las calificaciones, y la Verificacién de estas en el centralizador de calificaciones. Las calificaciones reportadas por los docentes en el Entomo de Evaluacién de los cursos en el campus virtual deberdn siempre ser certificadas y actualizadas en el Centralizador de Calificaciones. Alfinalizar cada periodo académico, el director de curso debera realizar el Cierre académico del curso académico en el Centralizador de Calificaciones y en caso de tener componente Practico también deberd realizar el cierre en el OIL, de manera que Ja informacién reportada ‘sea completamente fiable y veraz. . 'gualmente, es responsabilidad de los Lideres de programa, orientara los docentes bajo su direccién el funcionamiento del centralizador de calificaciones y realizar el seguimiento al desarrollo del proceso de centralizacién por parte de estos. El adecuado desarrollo de! proceso de centralizacién de calificaciones y de Cierre académico har mas eficiente la gestién académica y administrativa en toro al ‘mejoramiento de la calidad académica, la promocién, permanencia y graduacién oportuna de nuestros estudiantes, y también aportard al logro de mayores niveles de seguridad y transparencia a los procesos. Cordialmente, CONSTANZAABADIA GARCIA ESTO. SALINAS. Vioerrectora Académica y de Investigacion FVicerre vacion y Emprendimiento Proyecto: Helen Martinaz